ממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint: שיטות עבודה מומלצות לשיתוף פעולה מאובטח

By Mirko Peters · 2026-04-18

שיתוף חיצוני ב-SharePoint ב-Microsoft 365: שיתוף תוכן של SharePoint ו-OneDrive עם משתמשים חיצוניים בצורה מאובטחת. מידע על הגדרות ואפשרויות שיתוף ב-Microsoft 365.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

שיתוף חיצוני ב-SharePoint פותח עולם של שיתוף פעולה בזמן אמת עם שותפים, לקוחות וספקים מחוץ לארגון. אבל נהיה כנים: לכל דלת פתוחה צריך מנעול חזק. איזון בין עבודת צוות גמישה לבין אבטחה ותאימות הדוקות הוא כיום עדיפות עליונה לארגונים בסביבת Microsoft 365. אם אתם רוצים שהשיתוף החיצוני שלכם יהיה חכם, בטוח ויעיל, אסטרטגיות ממשל חזקות הן החבר הכי טוב שלכם. במדריך זה נפרק את המשמעות של שיתוף חיצוני, נסביר מדוע אי אפשר להתעלם מהסיכונים, ונראה איך לעצב מדיניות שמתאימה לעסק שלכם בלי לפגוע בפרודוקטיביות. ראו בזה את המפה שלכם להבטחת יכולת לשתף פעולה בביטחון עם העולם החיצון, תוך שמירה על הנתונים, המוניטין ותוכניות התאימות של הארגון.

ממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint

הגדרה: שיתוף חיצוני ב-SharePoint הוא היכולת ב-Microsoft SharePoint וב-Microsoft 365 המאפשרת לארגונים לשתף אתרים, קבצים ותיקיות עם משתמשים מחוץ לארגון (משתמשים חיצוניים), תוך החלת בקרות ומדיניות להגנה על הנתונים ולשמירה על תאימות.

הסבר קצר: שיתוף חיצוני מאפשר שיתוף פעולה עם שותפים, קבלנים ולקוחות, באמצעות מתן גישה למשתמשים חיצוניים דרך חשבונות אורח, קישורים anonymous או הזמנות מאובטחות. ממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint קובע מי רשאי לשתף, מה ניתן לשתף, כמה זמן נמשכת הגישה, ואילו דרישות אימות וביקורת חלות. ממשל אפקטיבי מאזן בין נוחות לאבטחה באמצעות הגדרות ברמת הדייר וברמת האתר, גישה מותנית, סוגי קישורי שיתוף, מדיניות תפוגה, סקירות הרשאות וניטור, כדי להפחית חשיפת נתונים ולהבטיח עמידה במדיניות הארגונית ובדרישות הרגולטוריות.

הבנת השיתוף החיצוני ב-SharePoint

חשבו על שיתוף חיצוני ב-SharePoint כדרך שבה הארגון שלכם מכניס אנשים מבחוץ אל סביבת העבודה הדיגיטלית שלו, תוך שמירה על האבטחה. ארגונים משתמשים בו כדי להתחבר לקבלנים, שותפים עסקיים או לקוחות שאין להם חשבון פנימי ב-Microsoft 365. למה? כי פרויקטים מתקדמים מהר יותר כשכולם נמצאים באותו חדר דיגיטלי.

בבסיסו, שיתוף חיצוני עוסק במתן הרמה הנכונה של גישה לאנשים הנכונים, ורק למה שהם צריכים, לא יותר ולא פחות. בעוד ששיתוף פנימי מתבצע עם עובדים שנמצאים בבטחה בתוך היקף הארגון הדיגיטלי, שיתוף חיצוני מאפשר לאנשים מבחוץ להציץ או ללחוץ יד, אך לא לצאת לפיקניק. מדובר בשיתוף מונחה מטרה ולא בבית פתוח. בחירה להשתמש ב-SharePoint לשיתוף פעולה חיצוני משמעה שאתם חושבים גם על הפרודוקטיביות וגם על הסיכונים שמגיעים איתה.

נכנסים לתמונה סוגי משתמשים שונים: אולי יש לכם ספק מהימן שצריך גישה לתיקייה מסוימת, או לקוח שרוצה לבדוק קובץ אחד. לכל תרחיש נדרש שילוב משלו של הרשאות ובקרות. המפתח הוא תמיד איזון: לפשט את שיתוף הפעולה, אבל לא להרפות עד כדי כך שמידע רגיש יוכל לצאת מהארגון בלי שתדעו על כך. בזמן שהמנגנונים והתכונות מפורטים בפרקים הבאים, דעו שאתם סוללים את הדרך לעבודת צוות מאובטחת ומכוונת מטרה, שמקדמת את הארגון ומגנה עליו.

7 עובדות מפתיעות על שיתוף חיצוני ב-SharePoint

• ניתן להפעיל שיתוף חיצוני בכמה שכבות: הגדרות שיתוף קיימות ברמת הארגון, במרכז הניהול של SharePoint, באוסף האתרים וברמת הפריט הבודד. הגדרות מתירניות בשכבה גבוהה יותר אינן מאפשרות שיתוף אוטומטית אם שכבה נמוכה יותר מגבילה אותו.
• קישורי גישה אנונימית נשארים פעילים עד לביטולם במפורש: קישורי "כל אחד" (גישה אנונימית) ממשיכים לעבוד עד לתפוגתם או לביטול ידני, גם אם תגבילו בהמשך את השיתוף החיצוני באופן גלובלי, אלא אם תפוגו או תסירו את הקישורים האלה באופן יזום.
• משתמשים חיצוניים עשויים להופיע ב-Azure AD בלי שהוזמנו ישירות: ניתן ליצור חשבונות אורח B2B באמצעות הזמנות, קישורים שאושרו או סנכרון ממערכות אחרות, מה שעלול להוביל לחשבונות אורח לא צפויים אם הממשל אינו נאכף.
• ביקורות שיתוף עלולות לפספס הקשר ללא הגדרת רישום נכונה: יומני ביקורת מתעדים אירועי שיתוף, אבל בלי שמירה מאוחדת, התראות מתקדמות וטלמטריה מתואמת (למשל גישה מותנית, DLP), קשה לזהות דפוסים מסוכנים או גישה חיצונית ישנה שנותרה פעילה.
• הגדרות שיתוף ברמת האתר עשויות להיחסם על ידי תוויות רגישות: תוויות רגישות עם הגבלות שיתוף יכולות לעקוף את יכולות השיתוף של אוסף האתרים, ולאפשר ממשל מרכזי שמשנה את ההתנהגות ללא קשר לבחירות של מנהלי האתר.
• לאורחים יש רוב ההרשאות של משתמשים, אבל עם מגבלות עדינות: לאורחים יש רוב יכולות השיתוף, אבל תכונות כמו חוויות מסוימות המחוברות לקבוצות Microsoft 365, גישה חיצונית מסוימת לצ'אטים של Teams או אינטגרציות צד שלישי מסוימות עשויות לפעול אחרת — וליצור נקודות עיוורון בממשל.
• בקרות מחזור חיים אוטומטיות יכולות לשחזר או לבודד גישה חיצונית: כלים של Microsoft ופתרונות צד שלישי יכולים לבדוק אוטומטית גישת אורחים, תפוגה וקישורים חיצוניים לא פעילים, ולנקוט פעולות (ביטול, התראה או ארכיון). כך ממשל מתמשך הופך לאפשרי, אבל לעיתים קרובות לא נעשה בו שימוש מספיק.

איך פועל שיתוף חיצוני ב-SharePoint

ברמה הטכנית, שיתוף חיצוני ב-SharePoint סובב סביב האופן שבו מזמינים ומנהלים אנשים שאינם חלק מהדייר של Microsoft 365 בארגון. התהליך מתחיל במשתמש (לרוב בעל אתר או חבר בו) ששולח הזמנה לתוכן מסוים — מסמך, תיקייה, אתר או ספרייה שלמה — לכתובת דוא"ל חיצונית.

ההזמנה כוללת בדרך כלל קישור, ואפשרויות השיתוף תלויות באופן שבו מנהלי המערכת הגדירו את הכללים. הנמענים עשויים להתבקש לאמת את זהותם באמצעות חשבון Microsoft אישי, חשבון עבודה או לימודים, או — אם הופעל — לגשת לתוכן כאורח אנונימי (רק עם הקישור, ללא צורך בהתחברות).

לתפקידים כאן יש משמעות: "אורחים" הם משתמשים חיצוניים שמתחברים וניתנים לניהול, ואילו "משתמשים אנונימיים" יכולים לגשת לתוכן רק באמצעות הקישור, אבל אינם מנוטרים. מנהלים יכולים להגדיר שיתוף בכמה רמות: אוספי אתרים, קבצים בודדים או ספריות שלמות. לכל רמה יש ניואנס משלה לגבי מי יכול לעשות מה עם הנתונים המשותפים.

ניתן לשתף תוכן עם הרשאות עריכה או צפייה, וניתן לבטל שיתוף בכל רגע, וזה שימושי כשחוזה של שותף מסתיים או כשיש חשד שהגיעו לתוכן שלכם עיניים שלא היו אמורות לראות אותו. בין אם משתפים קובץ בודד ובין אם מעניקים גישה לאתר SharePoint שלם, תהליכי עבודה מלווים את התהליך מההזמנה ועד שיתוף הפעולה, ועד הסרת הגישה. הגדרה נכונה של ההגדרות שומרת על הכול פועל בצורה חלקה, בלי להפעיל אזעקות אבטחת מידע.

תכונות ואפשרויות שיתוף חיצוני ב-SharePoint

• קישורי שיתוף: יצירת קישורים עם הרשאות גישה ייחודיות, כגון צפייה בלבד, עריכה או גישה אנונימית לאורחים, שמעניקים שליטה מדויקת במה משותף ובאיזה אופן.
• בקרות תפוגה: הגדרת תאריכי תפוגה אוטומטיים לקישורי שיתוף, כך שהגישה לא תהיה פתוחה לעד. כך שיתופי פעולה מוגבלי זמן נשארים בשליטה, והסיכון פוחת.
• הגבלות דומיין: אישור או חסימה של שיתוף עם דומיינים ספציפיים של דוא"ל, שמאפשר להתאים את הגישה לשותפים מהימנים ולסכל אורחים לא רצויים.
• ניהול משתמשים חיצוניים: הזמנה, הסרה או בדיקה של משתמשי אורח ישירות ב-SharePoint ובמרכז הניהול של Microsoft 365, כך שהפיקוח נשמר ככל שהצוותים והפרויקטים מתפתחים.
• אינטגרציה עם Teams ו-OneDrive: הגדרות השיתוף החיצוני זורמות בכל Microsoft 365, כך ששיתוף פעולה בשירותים כמו Teams או OneDrive פועל יד ביד עם בקרות SharePoint לגישה מאוחדת.

סיכונים של שיתוף חיצוני ב-SharePoint

פתיחת שערי SharePoint למשתמשים חיצוניים מקדמת את הזריזות העסקית, אבל אל תטעו: זו גם הזמנה פתוחה לסיכונים להיכנס אם לא תהיו זהירים. בין אם מדובר בקבצים רגישים שנופלים לידיים הלא נכונות ובין אם בבעיות ציות שנגרמות מחוסר שליטה, ההימורים אמיתיים לכל ארגון שמטפל בחומרים חסויים או מוסדרים.

שיתוף חיצוני פירושו שאין לכם עוד שליטה מלאה על כל מי שיש לו גישה לנתונים שלכם. שיתוף יתר בטעות, הרשאות שהוגדרו לא נכון או העברת קישורים עלולים להסלים במהירות לדליפות מידע ולבעיות ביקורת. ובסביבות כמו שירותי בריאות, חינוך או פיננסים, דרישות ציות כמו HIPAA, FERPA או GDPR מעלות את הרף לגבי מה שנמצא בסיכון.

לכן פיקוח וממשל הדוק הם הכרחיים. בלעדיהם, אתם עלולים להיתקל בכל דבר, מדליפת מידע מביכה ועד הפרות ציות יקרות. הסיכונים אינם טכניים בלבד, הם עסקיים, משפטיים ותדמיתיים גם יחד. בהמשך נפרט את סוגי האיומים ואתגרי הציות הספציפיים, כדי שתבינו בדיוק מדוע ממשל שיתוף חיצוני מוקפד אינו רק מומלץ, אלא נדרש.

סיכוני אבטחה ופרטיות נפוצים

• גישה בלתי מורשית: כאשר קישורים או הזמנות נופלים לידיים לא מתאימות, גורמים מבחוץ עלולים לקבל גישה למסמכים סודיים. הסיכון גבוה במיוחד אם הגדרות השיתוף רופפות מדי או אם הקישורים אינם פגים לעולם.
• דליפת מידע: שיתוף רחב מדי או מעקב לקוי אחר גישת אורחים עלולים לגרום לכך שקבצים רגישים ייפתחו, יועתקו או יועברו הלאה מחוץ לשליטתכם, וייחשפו מידע קנייני או מידע המוסדר בחוק.
• וקטורים של פישינג והנדסה חברתית: תוקפים עלולים ליירט או לחקות הזמנות שיתוף כדי להונות משתמשים ולגרום להם לחשוף פרטי התחברות או ללחוץ על קישורים זדוניים, ובכך לפתוח דלת לפריצה רחבה יותר.
• התנהגות Shadow IT: עובדים עלולים לעקוף ערוצים רשמיים ולשתף נתונים דרך דואר אלקטרוני אישי או דיסקים ענן פרטיים, אם שיתוף חיצוני אינו מנוהל או אינו נוח לשימוש. כך גדל הסיכון לזרימת נתונים שאינה מנוטרת.
• הצטברות הרשאות (Permission Creep): ללא סקירה מתמשכת, משתמשים חיצוניים עלולים להמשיך לשמור על גישה מיושנת, ולצבור הרשאות הרבה אחרי שצורכי העסק השתנו. כך הם הופכים לנקודות תורפה לאירועים עתידיים.

לארגונים שכבר מחזקים את סביבות Microsoft Teams או SharePoint שלהם, כדאי לבחון אסטרטגיות אבטחה רב-שכבתיות, כמו אלה שמופיעות ב-שיטות עבודה מומלצות להקשחת אבטחה ב-Teams. גישה משמעתית סוגרת פערים, במקום להשאיר את הממשל כתחושת ביטחון מזויפת. להעמקה בנושא הימנעות מ-"אשליית השליטה", ראו אשליות הממשל ב-Microsoft Teams.

אתגרי ציות בשיתוף חיצוני

רגולציות כמו HIPAA, FERPA ו-GDPR מטילות לחץ רגולטורי רציני על ארגונים בארה"ב המשתפים תוכן דרך SharePoint. שיתוף חיצוני מגדיל את הסיכוי שנתונים יחרגו מהגבולות המוגנים, ומעלה את הרף לגבי ניטור, תיעוד ומסלולי ביקורת. כל קובץ משותף הופך לחבות ציותית פוטנציאלית, אם השיתוף אינו מנוהל כראוי.

גישה חיצונית שאינה מנוהלת היטב עלולה להפר כללים הנוגעים למיקום אחסון הנתונים, להסכמה ולחשיפה. סוגיות של ריבונות נתונים עולות לדיון במיוחד כאשר מדובר בשיתוף בינלאומי. אם אתם משתמשים ביכולות מתקדמות של Microsoft 365 כמו Copilot, שמירה על ציות ופרטיות נעשית קריטית עוד יותר. כדאי להכיר את האופן שבו Copilot מטפל בפרטיות נתונים ב-Microsoft 365 להבנה מעמיקה יותר. בסופו של דבר, ציות אינו תהליך של "הגדירו ושכחו". ממשל מוקפד הוא רשת הביטחון הטובה ביותר שלכם.

עקרונות ממשל לשיתוף חיצוני ב-SharePoint

בסיס ממשל איתן הוא עמוד השדרה של שיתוף פעולה חיצוני מאובטח. ללא עקרונות ברורים שמנחים מתי ואיך משתפים, גם משתמשים בעלי כוונות טובות עלולים לטעות בקלות, ולגרום לאובדן מידע או להפרות ציות. עקרונות הממשל המרכזיים עוזרים לארגון להחליט מה מקובל, מה נדרש, ומה פשוט אסור, כשמדובר בהכנסת גורמים חיצוניים לעולם SharePoint שלכם.

עקרונות כמו הרשאות מינימליות, שקיפות וניהול מחזור חיים משמשים כמצפן לתכנון מדיניות מעשית וניתנת לאכיפה. הם מזכירים לנו שהעובדה שניתן מבחינה טכנית לשתף לא אומרת שכל תרחיש הוא רעיון טוב. כפי שתראו בסעיף הבא, התאמת העקרונות האלה לסובלנות הסיכון ולצרכים העסקיים של הארגון שלכם היא קריטית לבניית אמון ויעילות כאחד.

כשה"למה" נמצא תמיד בחזית, יוצרים סביבת ממשל שבה בטיחות ופרודוקטיביות יכולות באמת לתמוך זו בזו. המושגים ברמה הגבוהה הללו מכינים את הקרקע לשיטות העבודה המומלצות, לבקרות ולמדיניות הספציפיות שנפרט בהמשך, ומבטיחים שכולם יבינו גם את הרוח וגם את הלשון של שיתוף חיצוני מאובטח.

עקרונות ממשל מרכזיים לאבטחת שיתוף חיצוני

• אפס אמון (Zero Trust): יש לאמת תמיד משתמשים חיצוניים ולעולם לא להניח אמון אוטומטי – גם אם מדובר בשותף מוכר.
• צמצום נתונים (Data Minimization): יש להגביל את הגישה החיצונית רק למה שנדרש למשימה או לשיתוף הפעולה, וכך להפחית סיכון מלכתחילה.
• הרשאות מינימליות (Least Privilege): יש להעניק את רמת ההרשאות הנמוכה ביותר שנדרשת, לעולם לא יותר, כדי למנוע חשיפה מקרית של נתונים.
• ניהול מחזור חיים (Lifecycle Management): יש לסקור, לעדכן ולבטל גישה חיצונית באופן קבוע, ככל שהצרכים משתנים או הפרויקטים מסתיימים.
• שקיפות ואחריותיות (Transparency and Accountability): יש לעקוב אחר כל פעילויות השיתוף, לבקר אותן ולתעד אותן, כדי לאפשר פיקוח ברור והבטחת עמידה בדרישות הציות. למידע נוסף על הפיכת כאוס לשיתוף פעולה בביטחון, ראו מדריך זה על ממשל ב-Teams.

רשימת בדיקה לממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint

השתמשו ברשימה זו כדי לתכנן, ליישם ולתחזק ממשל שיתוף חיצוני יעיל ב-SharePoint.

• הגדירו מטרות והיקף ברורים למדיניות השיתוף החיצוני
• ציינו אילו סוגי משתמשים חיצוניים מורשים (חשבונות אורח, B2B, קישורים anonymous)
• קבעו כללי סיווג לתוכן שמותר לשתף החוצה
• הגדירו תהליכי אישור לחריגים ולתוכן בסיכון גבוה
• תעדו דרישות שמירה, מיקום נתונים ודרישות משפטיות/ציות
• הקצו בעלי ממשל ונתיבי הסלמה

• הגדירו הגדרות שיתוף חיצוני ברמת הדייר בהתאם למדיניות
• הגדירו בקרות שיתוף ברמת אתר SharePoint לפי רגישות
• השביתו או הגבילו קישורי anonymous/anyone היכן שאינם נדרשים
• אכפו תפוגה לקישורים אנונימיים ולקישורי אורחים
• הפעילו גישה מותנית והגבלות מבוססות מכשיר
• שלבו תוויות רגישות והצפנה לתוכן מסווג

• יישמו גישה בהרשאות מינימליות למשתמשים חיצוניים
• השתמשו בקבוצות או ברשימות שיתוף במקום הרשאות פרטניות, היכן שניתן
• דרשו נימוק לגישת אורח ואישור מהבעלים
• הגדירו מחזור חיים לחשבונות אורח וכללים להסרה אוטומטית
• סקרו ואשרו באופן קבוע את הגישה של משתמשים חיצוניים
• מנעו ממשתמשים חיצוניים לשתף הלאה, אלא אם כן הדבר הותר במפורש

• הפעילו וריכזו יומני ביקורת של שיתוף ושל כניסות ב-SharePoint
• עקבו אחר ספי פעילות שיתוף חיצוני וחריגות
• הפיקו דוחות על משתמשים חיצוניים פעילים, אתרים המשותפים החוצה וקישורים אנונימיים
• תזמנו דוחות ציות תקופתיים לבעלי העניין
• שלבו התראות על שיתוף בסיכון גבוה או על דפוסי הוצאת נתונים

• קבעו תהליכי קליטה ושחרור שכוללים טיפול בחשבונות אורח
• הגדירו הקצאת אתרים עם הגדרות שיתוף ברירת מחדל לפי רגישות
• הקימו תהליך בקשה ואישור לחריגים בשיתוף חיצוני
• נהלו רישום של אתרים ומערכי נתונים המשותפים החוצה
• יישמו סקירה ותיקון אוטומטיים לקישורים חיצוניים ישנים

• החילו מדיניות DLP לחסימה או להתרעה על שיתוף מידע רגיש החוצה
• השתמשו בתוויות רגישות לאכיפת הצפנה והגבלות גישה
• אכפו MFA לגישה חיצונית ולגישה בעלת הרשאות
• ודאו שתהליכי גיבוי ושחזור כוללים גם תוכן המשותף החוצה
• בדקו באופן קבוע את בקרות המניעה ואת תגובת האירוע לדליפות נתונים

• ספקו הדרכה מותאמת תפקיד בנוגע למדיניות ולסיכונים של שיתוף חיצוני
• הדריכו בעלי אתרים בנוגע לפרקטיקות שיתוף בטוחות ולניקיון הרשאות
• שתפו מדריכי עזר קצרים למשתמשי הקצה בנוגע לאופן השיתוף המאובטח
• הגדירו את ההשלכות ושלבי ההסלמה במקרה של הפרת מדיניות

• הגדירו playbooks לתגובה לאירועים במקרה של פריצה בשיתוף חיצוני
• זהו את השלבים לביטול גישה, איפוס קישורים ותיקון חשיפת מידע
• שלבו את התהליך עם ה-SOC לצורך חקירה ורישום לצורכי פורנזיקה
• תחזקו תבניות תקשורת להודעה לבעלי העניין ולגורמים שנפגעו

• קבעו סקירות ממשל תקופתיות ועדכוני מדיניות
• בצעו ביקורות תקופתיות של הגדרות השיתוף החיצוני והפעילות בו
• מדדו את האפקטיביות באמצעות KPIs (לדוגמה: מספר השיתופים החיצוניים, מספר האירועים וזמן הביטול)
• שלבו את הלקחים שנלמדו מאירועים וממצאי ביקורת

רשימת בדיקה שנוצרה לממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint — התאימו את הפריטים לפרופיל הסיכון ולדרישות הציות של הארגון שלכם.

הגדרת מדיניות ממשל לשיתוף חיצוני

כוונון מדיניות השיתוף החיצוני שלכם עוסק בהבהרת הכוונות שלכם והפיכתן לאכיפות, הן עבור המשתמשים והן עבור הכלים המגנים על הנתונים שלכם. מדיניות ממשל מגדירה את כללי המשחק: מי רשאי לשתף, מה ניתן לשתף, ועד כמה ההזמנה חורגת מגבולות הסביבה הדיגיטלית של החברה.

מסגרות מדיניות איתנות עוזרות לארגונים לשמור על איזון זהיר: מזעור הסיכון מבלי לחנוק את שיתוף הפעולה. הן מחברות בין אסטרטגיית העסק ברמה הגבוהה להגדרות טכנולוגיות ולאחריות המשתמשים. כאשר יש פערים, כמו שיתוף "כל מי שיש לו את הקישור" שמופעל ללא תאריך תפוגה, תדעו איפה לחזק בקרות או הדרכה למשתמשים.

חשבו על המדיניות כעל מעקות בטיחות לכל תרחיש של שיתוף חיצוני. היא מבהירה מקרי קצה, מנחה את ההגדרות הטכניות ועוזרת לוודא שהמדיניות לא רק קיימת, אלא מובנת ונאכפת בפועל. בסעיפים הבאים תראו כיצד לסווג סוגים שונים של משתמשים חיצוניים ותרחישים, וכיצד לכוונן את הגדרות SharePoint כך שיתאימו לפרופיל הסיכון ולצרכי זרימת העבודה של הארגון.

סוגי משתמשים חיצוניים ותרחישי שיתוף

• משתמשי אורח: שותפים חיצוניים שהוזמנו באמצעות חשבון Microsoft; בדרך כלל משתפי פעולה מהימנים שזקוקים לגישה מתמשכת או חוזרת. מדיניות במקרים אלה נוטה להעניק יותר הרשאות, אך כדאי לכלול בה סקירות תכופות.
• ספקים ונותני שירות: יועצים חיצוניים או שותפי שירותים מנוהלים שיש להם גישה לפרויקטים או למשאבים מסוימים; בדיקת מדיניות מוגברת עוזרת לבלום סיכונים אפשריים הנובעים משינויים ביחסי העסק.
• משתמשים אנונימיים: כל מי שניגש לתוכן באמצעות קישור ללא אימות; רצוי להגביל זאת לקבצים בעלי רגישות נמוכה ולהשתמש בכך רק בתרחישים נדירים ומבוקרים, בשל הסיכון לאובדן מידע.
• לקוחות: משתמשים חיצוניים שיש להם גישה לתוצרים, למשוב או לאישורי פרויקט; מדיניות מתאימה מגדירה בדיוק מה ניתן לשתף וכמה זמן הגישה נמשכת.

הגדרות מדיניות חיוניות לשיתוף חיצוני ב-SharePoint

1. הגבלות ברמת השיתוף: קבעו אם השיתוף יכול להתבצע ברמת הארגון, האתר או הקובץ/התיקייה. הגבלת השיתוף לאתרים או לקבצים בעלי מטרה עסקית ברורה מפחיתה חשיפה מקרית, אך עשויה לדרוש תיאום הדוק יותר עם בעלי האתרים.
2. רשימות הרשאה וחסימה של דומיינים: אפשרו שיתוף עם דומיינים מהימנים מסוימים, או חסמו דומיינים מסוכנים לחלוטין. זה עוזר בניהול ספקים ומבטיח שקבלנים מחברות מתחרות לא יקבלו כניסה קלה.
3. תפוגת קישורים: קישורי שיתוף פוקעים אוטומטית לאחר תקופה קבועה. קישורים קצרי מועד פחות צפויים לשימוש לרעה בעתיד, ומעודדים סקירות בזמן על ידי בעלי התוכן.
4. הורשת מדיניות וחריגים: קבעו מדיניות גלובלית שחלה על כל האתרים, עם חריגים מוגבלים בלבד למקרים בעלי אמון גבוה או צורך גבוה. תיעוד ומעקב אחר חריגים אלה מונעים סחף באכיפת המדיניות לאורך זמן.
5. סקירת משתמשים וניקוי: קבעו ביקורות תקופתיות של חשבונות משתמשי אורח, עם תזכורות אוטומטיות והסרה של משתמשים לא פעילים. פעולה זו שומרת על הסביבה מסודרת ותומכת בציות בפרויקטים ארוכי טווח.

טעויות נפוצות בממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint

ארגונים רבים מגדירים בטעות או מבינים לא נכון את הממשל של שיתוף חיצוני ב-SharePoint. להלן טעויות נפוצות ואופן שבו הן פוגעות באבטחה, בציות ובשיתוף הפעולה.

• הנחה שההגדרות ברירת המחדל מאובטחות — האמונה שאפשרויות השיתוף החיצוני ברירת המחדל של SharePoint עונות על צרכי האבטחה הארגוניים. אפשרויות ברירת המחדל עלולות להיות מתירניות ומחייבות התאמה למדיניות, לתוויות רגישות ולגישה מותנית.
• היעדר מדיניות או אחריות ברורה — חוסר במדיניות מתועדת לממשל השיתוף החיצוני ב-SharePoint וללא בעל תפקיד מוגדר מוביל להחלטות לא עקביות, לאתרים יתומים ולכשלים בתהליכי הסקירה.
• התייחסות לשיתוף חיצוני כאל נושא טכני בלבד — התמקדות בהגדרות בלבד תוך התעלמות מאישורים משפטיים, רגולטוריים ועסקיים מביאה לבקרות לא מתואמות ולחשיפה לסיכונים.
• היקף שיתוף רחב מדי — הרשאת קישורים אנונימיים או גישה חיצונית לכלל הדייר ללא הצדקה מגדילה את הסיכון לדליפת מידע. עקרון ההרשאות המינימליות לרוב מתעלמים ממנו.
• ביקורות שיתוף נדירות או חסרות — אי-בדיקה סדירה של מי שיש לו גישה חיצונית, של קישורי שיתוף ושל חשבונות אורח מובילה להרשאות מיושנות ולחשיפות שלא מזוהות.
• ניהול לקוי של מחזור החיים של אורחים — אי-הקצאה, סקירה והסרה של משתמשי אורח (כולל חשבונות לא פעילים וקבלנים לשעבר) יוצרת סיכוני גישה לטווח ארוך.
• אין הבחנה לפי רגישות המידע — החלת אותם כללי שיתוף חיצוני על כל האתרים מתעלמת מרמות הרגישות. תוכן רגיש דורש בקרה ומעקב מחמירים יותר.
• התעלמות מאימות זהות של משתמשים חיצוניים — מתן גישה למשתמשים חיצוניים לא מאומתים או לא מנוהלים, במקום לדרוש חשבונות Microsoft או Azure AD B2B, מפחית את יכולת הייחוס והביקורת.
• היעדר ניטור והתראות — אי-שימוש ביומני הביקורת של SharePoint ו-Microsoft 365, בהתראות או במדיניות DLP פירושו שאירועי שיתוף חשודים נשארים ללא זיהוי.
• הדרכה לא מספקת למשתמשים ותכנון חוויית שימוש לקויה — משתמשים שמשתמשים לרעה באפשרויות השיתוף, משום שאינם מבינים את ההשלכות או משום שתהליכי העבודה המאובטחים מסורבלים, מובילים לשיתוף צללי (Shadow Sharing).
• הסתמכות יתר על בעלי אתרים — ציפייה מבעלי אתרים לאכוף ממשל ללא מסגרת מרכזית, תבניות או מדיניות אוטומטית מובילה לאכיפה לא עקבית.
• היעדר שילוב עם ממשל רחב יותר — טיפול בשיתוף חיצוני ב-SharePoint כנושא נפרד, במקום לשלב אותו עם זהות ארגונית, CASB, DLP ומדיניות שמירה, מחליש את ההגנה הכוללת.
• אי-תיעוד חריגים — אי-רישום של חריגים מוצדקים מכללי השיתוף מקשה על ביקורות ומאפשר להמשיך בפרקטיקות מסוכנות שנעשות ללא תכנון.
• הזנחת תרחישי נייד וסנכרון — התעלמות מאופן הפעולה של סנכרון OneDrive, גישה מהנייד וקישורי שיתוף מחוץ לרשת הארגונית עלולה לחשוף מידע מחוץ לבקרות שהוגדרו.
• אי-בדיקת תגובה לאירועים — ללא תרגילי שולחן או נהלי תגובה לחשיפת מידע חיצונית, הארגון מגיב לאט לפריצות שנגרמות משיתוף חיצוני.

טיפול בטעויות אלה משפר את ממשל השיתוף החיצוני ב-SharePoint, משום שהוא מאזן בין צורכי שיתוף הפעולה לבין אבטחה וציות. מומלץ להתחיל ממדיניות ברורה, לאכוף אותה באמצעות בקרות טכניות ולשמור על ניטור רציף ועל פרקטיקות לניהול מחזור החיים.

שיטות עבודה מומלצות לניהול שיתוף חיצוני ב-SharePoint

יש הבדל בין מדיניות ועקרונות לבין הפיכתם למציאות בכל אתר, בכל צוות ולכל משתמש. הדבר דורש שיטות עבודה מעשיות שניתן ליישם כבר היום. ממשל מודרני ב-SharePoint אינו עניין של תיעוד בלבד; מדובר במחזור מתמשך של ניטור, אוטומציה והדרכה שמתאים את עצמו לשינויים בארגון ובנוף האיומים.

במדריך זה תמצאו אסטרטגיות מעשיות שנועדו לשפר בפועל גם את האבטחה וגם את שיתוף הפעולה. חשבו על כך כמעבר מהתיאוריה לפעולה בשטח, החל מפריסת כלים מתקדמים ועד העלאת המודעות לאבטחה בקרב משתמשי הקצה.

חפשו דרכים לשלב את הבקרות המובנות של SharePoint עם כלי Microsoft 365 רחבים יותר, כמו גישה מותנית וסקירת ציות אוטומטית. אל תמעיטו בערך ההדרכה למשתמשים: ההגדרות הטכניות הטובות ביותר לא יועילו אם המשתמשים אינם יודעים מתי ואיך להשתמש בהן. הסעיפים הבאים יספקו לכם טיפים לאוטומציה, לפיקוח ולבניית תרבות פרואקטיבית, כדי שהממשל שלכם יעמוד בקצב צורכי העסק.

הטמעת גישה מותנית ותוויות רגישות

כללי גישה מותנית, הזמינים דרך Microsoft 365, מאפשרים לאכוף בקרות מדויקות כמו חסימת כניסות מסוכנות או דרישת אימות מרובה גורמים למשתמשים חיצוניים. השתמשו בהם כדי להתאים את הגישה לפי רמת הסיכון, מצב המכשיר או מיקום המשתמש. תוויות רגישות מאפשרות לסווג נתונים ולהגביל שיתוף אוטומטית עבור חומר רגיש יותר. לדוגמה, תוויות ברגישות גבוהה יכולות לחסום שיתוף חיצוני לחלוטין או לדרוש אישורים נוספים לפני מתן גישה. שילוב של גישה מותנית ותוויות רגישות שומר על שיתוף יתר בשליטה ומבטיח שחשיפת הנתונים תתאים לסיכון בעולם האמיתי.

ניטור וביקורת של גישה חיצונית

ניטור מתמיד הוא מערכת האזהרה המוקדמת שלכם לשיתוף חיצוני מסוכן. יומני ביקורת ב-Microsoft 365 מתעדים פעולות שיתוף, ואילו כלי התראות מסמנים פעילות חריגה, כמו זינוק פתאומי בהורדות קבצים על ידי משתמש חיצוני. לוחות מחוונים אוטומטיים מקלים על זיהוי מגמות לאורך זמן או על איתור חריגות. שילוב בתהליך העבודה של מרכז פעולות האבטחה (SOC) מייעל את תגובה לאירועים, במיוחד בזכות התקדמות בחקירות מונעות בינה מלאכותית כמו Microsoft Security Copilot. סקירות קבועות ונתיבי הסלמה מתועדים מבטיחים שבעיות יזוהו ויתוקנו לפני שהן הופכות לפריצות אבטחה או לכאבי ראש רגולטוריים.

חינוך משתמשים לשיתוף חיצוני מאובטח

• הדרכת מודעות אבטחה: הסבירו למשתמשים מה כדאי ומה אסור לעשות בשיתוף חיצוני, כולל דוגמאות מהחיים האמיתיים של האופן שבו טעויות תמימות עלולות להוביל לדליפת מידע או לבעיות תאימות.
• תזכורות מדיניות והנחיה ברגע הנכון: הציגו טיפים למדיניות בדיוק בעת השיתוף, ישירות באפליקציה, כדי לעזור למשתמשים לקבל החלטות נכונות בלי מאמץ מיותר.
• תרגילי דיוג מדומים ותרחישים מהחיים: הריצו תרגולים שמשקפים סיכונים אמיתיים, כדי שהמשתמשים יישארו ערניים וחשדניים כלפי הזמנות או בקשות שיתוף לא צפויות.
• כלי דיווח פשוטים: אפשרו למשתמשים לדווח בקלות על שיתוף חשוד או על שיתוף יתר בשוגג, כך שייבנו תרבות של אחריותיות ותגובה מהירה.
• רענון שוטף: קבעו נקודות מגע קבועות, כמו עלוני חדשות או סרטונים קצרים, כדי לשמור על נהלי שיתוף חיצוני מעודכנים בראש המחשבות, והתאימו את התוכן ככל שהמדיניות והאיומים משתנים.

שילוב שיתוף חיצוני של SharePoint בממשל רחב של Microsoft 365

שיתוף חיצוני ב-SharePoint אינו פועל בחלל ריק. הוא רק חלק אחד מפאזל הממשל הרחב יותר של Microsoft 365, לצד Teams ו-OneDrive. כאשר מיישרים את המדיניות בין הפלטפורמות האלה, שומרים על שיתוף פעולה זורם, מאובטח ועקבי עבור כולם, וזה החשוב מכל.

יישור הגדרות המדיניות עבור SharePoint, Teams ו-OneDrive הוא יותר מסתם סימון תיבות. מדובר בהבטחה שמשתמשים חיצוניים יקבלו חוויה מוכרת ומבוקרת בכל מקום שבו הם מתקשרים. לדוגמה, החלת אותם כללי גישה מותנית וכללי שיתוף על פני השירותים מצמצמת בלבול אצל המשתמשים וסיכון של פתרונות מקוטעים, ותומכת בתאימות באופן פשוט.

אוטומציה מעניקה לאסטרטגיית הממשל שיניים של ממש. כלים כמו Power Platform, Graph API ו-Power BI יכולים להפוך אישורים לאוטומטיים, לנטר פעילות שיתוף ולאכוף כללי מחזור חיים. לא רק שזה שולט בהתפשטות הבלתי מבוקרת, אלא שזה גם שומר על סביבות העבודה מסודרות, בדיוק כמו שאסטרטגיות ממשל Teams טובות עושות לגבי התפשטות קבוצות ובקרת גישה.

ממשל מאוחד על פני Microsoft 365 לא רק שומר על הכללים הוגנים; זו ניצחון אסטרטגי. עם מסגרות ברורות ומשותפות, נמנעים משיתוף יתר בשוגג ומצמצמים כאבי ראש רגולטוריים. והחשוב מכל, מעניקים לכולם סביבה צפויה שבה אפשר לשתף פעולה בביטחון, וזה עמוד השדרה של עבודת צוות מאובטחת ופרודוקטיבית.

יתרונות וחסרונות של ממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint

סקירה: ממשל יעיל של שיתוף חיצוני ב-SharePoint מאזן בין שיתוף פעולה לאבטחה, על ידי הגדרת מדיניות, בקרות וניטור לשיתוף חיצוני. להלן יתרונות וחסרונות תמציתיים שכדאי לשקול בעת יישום ממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint.

יתרונות

• אבטחה ותאימות משופרות: ממשל הנתונים אוכף מדיניות (סיווג נתונים, שמירה ו-DLP) שמפחיתה את הסיכון לדליפת מידע ועוזרת לעמוד בדרישות רגולטוריות.
• שליטה בגישה חיצונית: בקרות מרכזיות (הגדרות ברמת האתר, קישורי שיתוף והמדיניות לגישת אורחים) מגבילות מי יכול לשתף ואילו תוכן ניתן לשתף החוצה.
• חוויית משתמש עקבית: תהליכים ותבניות סטנדרטיים מבטיחים התנהגות שיתוף אחידה בין אתרים וצוותים, ומפחיתים חשיפה מקרית.
• יכולת ביקורת ונראות: רישום יומנים, דיווחים והתראות מספקים נראות לפעילויות שיתוף חיצוני לצורך חקירות וביקורות תאימות.
• הפחתת עומס ניהולי: מדיניות אוטומטית (תוויות רגישות, גישה מותנית ותפוגה של גישת אורחים) מייעלת את האכיפה ומפחיתה עבודה ידנית.
• תמיכה בשיתוף פעולה מאובטח: מאפשרת לשותפים עסקיים, ספקים ולקוחות לשתף פעולה תוך שמירה על הבקרות הארגוניות.
• גישה מבוססת סיכון: שילוב עם ניהול זהויות וגישה מאפשר בקרות adaptive (MFA, הגבלות סשן) בהתאם לאותות סיכון.

חסרונות

• מורכבות והיקף מאמץ ליישום: תכנון ופריסה של מודל ממשל מקיף דורשים זמן, תיאום בין צוותים ומשאבים מיומנים.
• פשרות בשימושיות: בקרות מחמירות עלולות לתסכל משתמשים, להאט שיתוף פעולה ולהוביל ל-Shadow IT אם המדיניות מגבילה או מסורבלת מדי.
• נדרשת תחזוקה שוטפת: מדיניות, הרשאות וכללי ניטור דורשים בדיקה ועדכון מתמשכים ככל שצרכים עסקיים ואיומים מתפתחים.
• פוטנציאל לתצורה שגויה: הגדרות שיתוף או מדיניות שהוגדרו בצורה שגויה עלולות או לחשוף יתר על המידה נתונים, או לחסום שיתוף פעולה חיצוני לגיטימי.
• עלויות הטמעה והדרכה: משתמשים ובעלי אתרים זקוקים להדרכה כדי להבין את כללי הממשל ואת נוהלי השיתוף הנכונים.
• תלות ביכולות הפלטפורמה: אפקטיביות הממשל מוגבלת על ידי התכונות והרישוי של SharePoint ושל Microsoft 365, וייתכן שחלק מהבקרות המתקדמות ידרשו רישיונות נוספים.
• תחושת ביטחון מדומה: ממשל מפחית סיכון אך אינו מבטל אותו; טעות אנוש, חשבונות שנפרצו או מערכות של צד שלישי עדיין עלולים ליצור חשיפה.

הגדרות שיתוף חיצוני

מהו ממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint?

ממשל שיתוף חיצוני ב-SharePoint הוא קבוצת המדיניות, הבקרות והתהליכים שבאמצעותם הארגון מנהל שיתוף חיצוני ב-SharePoint Online וב-OneDrive במסגרת Microsoft 365. הוא כולל הרשאות לארגון שלכם, הגדרות שיתוף פעולה חיצוני ב-Microsoft Entra, בקרות ברמת האתר, ביקורת, ניטור באמצעות Compliance של Microsoft 365, ואחריות תפעולית של מנהל SharePoint או של בעלי האתרים לצמצום הסיכון החיצוני.

כיצד הגדרות שיתוף ברמת הארגון והגדרות ברמת האתר פועלות יחד?

הגדרות שיתוף ברמת הארגון במרכז הניהול של SharePoint ובהגדרות שיתוף הפעולה החיצוני של Microsoft Entra קובעות את היקף השיתוף החיצוני המרבי המותר בכל אתרי SharePoint ו-OneDrive. בעלי אתרים יכולים להחיל הגדרות מחמירות יותר ברמת האתר או עבור אתר צוות, אך אינם יכולים לעקוף מגבלות ברמת הארגון כדי להפוך את ההגדרות למתירות יותר. מודל זה מבטיח ממשל תקין ומאפשר גמישות לצרכים ספציפיים של אתרים.

אילו אפשרויות שיתוף חיצוני זמינות ב-SharePoint Online?

אפשרויות השיתוף החיצוני ב-Microsoft 365 כוללות: שיתוף רק עם אנשים בארגון, שיתוף עם משתמשים חיצוניים מאומתים (Microsoft Entra ID או חשבונות שאינם של Microsoft), אפשרות לקישורי אורחים אנונימיים לקבצים ולתיקיות, והגבלת השיתוף לדומיינים מסוימים. מנהלים יכולים להגדיר אפשרויות אלו במרכז הניהול של SharePoint ובאמצעות הגדרות שיתוף הפעולה החיצוני של Microsoft Entra.

כיצד הגדרות שיתוף הפעולה החיצוני של Microsoft Entra משפיעות על השיתוף ב-SharePoint וב-OneDrive?

הגדרות שיתוף הפעולה החיצוני של Microsoft Entra ID שולטות באופן שבו זהויות חיצוניות מטופלות בכל Microsoft 365, כולל SharePoint Online ו-OneDrive. הגדרות אלו יכולות להגביל מי יכול להיות מוזמן, לדרוש מדיניות למחזור חיים של משתמשי אורחים, ולהשפיע על השאלה אם משתמשים חיצוניים חייבים חשבון Microsoft או יכולים להתחבר באמצעות ספק זהויות אחר, ובכך לסייע באכיפת ממשל ואבטחה בשיתוף חיצוני.

SharePoint Online ו-OneDrive

האם משתמשים יכולים לשתף קבצים של SharePoint ותיקיות של OneDrive עם משתמשים חיצוניים?

כן, בהתאם להגדרות השיתוף החיצוני. שיתוף ב-SharePoint וב-OneDrive יכול לאפשר למשתמשים לשתף קבצים ותיקיות ב-SharePoint וב-OneDrive עם משתמשים חיצוניים, באמצעות שליחת קישורי שיתוף או הזמנות לאורחים. מנהלים יכולים להגביל אילו משתמשים רשאים לשתף, להגביל את סוגי הקישורים, או לנטרל שיתוף חיצוני לגמרי עבור אתרים מסוימים או עבור OneDrive, כדי לעמוד בדרישות הממשל הארגוני.

מה קורה אם משתמש חיצוני אינו מחזיק בחשבון Microsoft?

אם לאורח אין חשבון Microsoft, ההתנהגות תלויה בהגדרות הדייר: ניתן לדרוש ממנו ליצור חשבון Microsoft או להשתמש באחד קיים, לאפשר לו לממש הזמנות באמצעות קוד חד-פעמי, או להתיר אימות באמצעות ספקי זהות נתמכים שהוגדרו ב-Microsoft Entra. המנהל קובע אם תרחישים של "אין לי חשבון Microsoft" מותרים בשיתוף פעולה חיצוני.

האם יש להשתמש ב-OneDrive או ב-SharePoint לשיתוף פעולה חיצוני?

השתמשו ב-OneDrive לשיתוף קבצי עבודה אישיים ולשיתופי פעולה חיצוניים מהירים; השתמשו ב-SharePoint לאתרי צוות, ספריות משותפות ושיתוף פעולה חיצוני מובנה בתוך פרויקט או מחלקה. הממשל הארגוני צריך להגדיר אילו תרחישים דורשים אתר צוות ב-SharePoint ואילו מתאימים לשיתוף דרך OneDrive, כדי לשלוט באופן עקבי בהרשאות, בשמירה ובציות.

כיצד Microsoft 365 Groups ו-Microsoft Teams משפיעים על שיתוף חיצוני?

Microsoft 365 Groups מקימים אתרי צוות של SharePoint ומשאבים נלווים. אם קבוצה של Microsoft 365 או צוות ב-Microsoft Teams מאפשרים גישה לאורחים, אתר SharePoint הבסיסי והקבצים שבו יורשים את יכולת השיתוף החיצוני הזו. הממשל חייב לתאם בין יצירת קבוצות, מדיניות האורחים והגדרות מרכז הניהול של SharePoint, כדי להבטיח ששיתוף חיצוני יהיה מבוקר וצפוי.

הרשאות עבור הארגון שלך

מי יכול לשנות הגדרות שיתוף חיצוני במרכז הניהול של SharePoint?

מנהלי SharePoint ומנהלים גלובליים ב-Microsoft 365 יכולים לשנות הגדרות שיתוף חיצוני ברמת הארגון. בעלי אתרים יכולים להחמיר את הגדרות השיתוף ברמת האתר, אך לא להרחיב אותן מעבר להגדרות הארגון. יש לנהל תפקידים מבוססי הרשאות, כגון תפקידים במרכז הניהול של SharePoint, כחלק מהממשל ומשיטות העבודה של SharePoint Advanced Management.

מהן שיטות העבודה המומלצות להגבלת שיתוף חיצוני?

שיטות העבודה המומלצות כוללות: הגדרת ברירות מחדל שמרניות לשיתוף ברמת הארגון; דרישת אישור או נימוק להפעלת שיתוף חיצוני באתרים רגישים; הגדרת משך חיים מוגבל לקישורים אנונימיים; הגבלת השיתוף החיצוני לדומיינים מסוימים; שימוש במדיניות גישה מותנית ובמדיניות אורחים של Microsoft Entra; הדרכת משתמשים פנימיים בנוגע לשיתוף ב-SharePoint וב-OneDrive; וניטור פעילות השיתוף באמצעות כלי הציות והביקורת של 365.

כיצד מנהלים יכולים לבצע ביקורת על מי משתף ומה הוא משתף?

מנהלים יכולים להשתמש במרכז הניהול של SharePoint, במרכז הציות של Microsoft 365 וביומני הביקורת כדי לעקוב אחר אירועי שיתוף, הזמנות של משתמשי אורח ודפוסי גישה ב-SharePoint Online וב-OneDrive. התראות, דוחות ותכונות של Advanced Management עוזרים לזהות מתי משותפים קבצים רגישים או מתי משתמשים משתפים שלא לפי המדיניות, ומאפשרים טיפול בבעיות ואכיפת הממשל.

אילו רמות הרשאה יש להעניק למשתפי פעולה חיצוניים?

העניקו למשתפי פעולה חיצוניים את הרשאות המינימום הנדרשות: השתמשו בקישורי צפייה בלבד לגישה חד-כיוונית, הענקו הרשאות עריכה רק כשזה הכרחי, הימנעו ממתן תפקיד של בעלים של אתר לאורחים, ונהלו הרשאות ברמת התיקייה כדי להגביל חשיפה. הממשל צריך להגדיר תבניות הרשאות ברירת מחדל לפעולות שיתוף בדפים ולתרחישי שיתוף פעולה נפוצים.

כיצד אני מונע ממשתמשים לשתף אתרים שלמים או ספריות רגישות עם גורמים חיצוניים?

כדי למנוע שיתוף חיצוני ברמת האתר, יש לנטרל גישה חיצונית לאוספי אתרים מסוימים במרכז הניהול של SharePoint, להסיר יכולות שיתוף מתהליך יצירת הקבוצות, להשתמש בתוויות רגישות או במדיניות גישה מותנית כדי לחסום שיתוף של תוכן רגיש, ולהגדיר מדיניות ב-Microsoft Entra להגבלת גישת אורחים. יש לשלב זאת בהדרכה, כדי שמשתמשים פנימיים יבינו מתי לא לשתף.

האם קיימות דרכים אוטומטיות לאכיפת מדיניות שיתוף על פני כל אתרי SharePoint?

כן. השתמשו בכלי הניהול המתקדמים של SharePoint, בסקריפטים של PowerShell, ב-Microsoft Graph, במדיניות אוטומטיות דרך מרכז הציות של Microsoft 365, ובתהליכי ממשל כדי להחיל ולאכוף הגדרות שיתוף חיצוני על כל אתרי SharePoint ו-OneDrive. אוטומציה יכולה לוודא שברירות המחדל שנבחרו מיושמות, ולתקן סטיות ממדיניות.

מה עליי לעשות אם יש לבטל את הגישה של משתמש חיצוני?

הסירו את משתמש האורח מ-Microsoft Entra, הסירו את ההרשאות שלו מהאתר או מהפריטים המשותפים, ובטלו את קישורי השיתוף. לתיקון רחב יותר, בדקו את הגישה דרך מרכז הניהול של Microsoft 365 ויומני הביקורת, ובמידת הצורך אפסו קישורים והרשאות בקבצים ובתיקיות המושפעים ב-SharePoint וב-OneDrive כדי למנוע גישה נוספת.

היכן מנהלים יכולים ללמוד עוד על הגדרת שיתוף חיצוני?

מנהלים מומלץ לעיין בתיעוד של Microsoft Learn, שמספק הנחיות שלב אחר שלב לשיתוף חיצוני ב-Microsoft 365, במרכז הניהול של SharePoint ובהגדרות שיתוף פעולה חיצוני של Microsoft Entra. Microsoft Learn כולל שיטות עבודה מומלצות, מדריכים ל-SharePoint Online ול-OneDrive, ופירוט של תכונות הציות והאבטחה של 365.

השוואת הגדרות: שיתוף חיצוני ב-SharePoint