Segreteria telefonica in Teams: la guida completa per utenti e amministratori di Microsoft Teams

By Mirko Peters · 2026-05-14

Questa guida ti offre tutto ciò che serve per sfruttare al meglio la segreteria telefonica in Microsoft Teams, qualunque sia il tuo punto di partenza. Forse vuoi solo essere sicuro di non perdere mai una chiamata, oppure gestisci l'intero servizio come amministratore responsabile di centinaia di utenti. In ogni caso troverai ciò che ti serve, esposto in modo chiaro: configurazione passo passo, ris

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Titelbild: Voicemail in Teams: The Complete Guide for Microsoft Teams Users and Admins

Ti chiedi come registrare il primo messaggio di benvenuto, o come mantenere la conformità al massimo livello per i messaggi vocali riservati? Abbiamo raccolto i dettagli pratici, insieme ad alcuni approfondimenti su privacy, integrazioni e su come far funzionare meglio la segreteria telefonica di Teams per la tua attività. Vediamo insieme ogni aspetto della segreteria cloud in Teams, così potrai gestire i messaggi come un professionista, proteggendo le tue informazioni e il tuo team.

Come iniziare con la segreteria telefonica in Microsoft Teams

Se stai iniziando a usare la segreteria telefonica di Microsoft Teams, non sei certamente l'unico. In sostanza, Teams trasforma le chiamate perse in messaggi digitali che puoi ascoltare e anche leggere come trascrizione, direttamente nell'app, sul computer o sul telefono. Che tu lavori da solo o in un piccolo team, avere una configurazione affidabile della segreteria significa che clienti, partner e colleghi possono raggiungerti in qualsiasi momento, anche quando sei lontano dalla scrivania.

La segreteria di Teams non serve solo a raccogliere i classici messaggi del tipo «scusa, ti ho mancato». Offre alcune funzioni utili che rendono semplice la gestione dei messaggi: riproduzione rapida, trascrizioni automatiche (in più lingue) e una facile personalizzazione del messaggio di benvenuto. Iniziando, imparerai a configurare il messaggio di benvenuto, a gestire le impostazioni della segreteria e a usare le funzionalità essenziali che aiutano a mantenere fluide le comunicazioni. Tutti i passaggi operativi arrivano subito dopo, così saprai esattamente quali pulsanti premere, cosa significa ogni impostazione e come far funzionare la segreteria di Teams per te.

Configurare la segreteria e registrare un messaggio di benvenuto in Teams

Accedere alle impostazioni della segreteria di TeamsApri l'app Microsoft Teams sul computer o sul dispositivo mobile. Fai clic (o tocca) sulla foto profilo in alto a destra, quindi seleziona «Impostazioni». Dal menu scegli «Chiamate» e scorri fino alla sezione denominata «Segreteria».
Attivare la segreteria per la prima voltaVedrai le opzioni per attivare la segreteria, se non è già abilitata. Assicurati che sia impostata su «Attivata» in modo che tutte le chiamate senza risposta vengano inoltrate alla casella vocale. La segreteria di Teams è di solito attiva per impostazione predefinita, ma conviene verificarlo, nel caso in cui l'amministratore o il reparto IT non l'abbiano ancora attivata.
Registrare un messaggio di benvenuto personaleFai clic su «Configura segreteria» (a volte compare la dicitura «Registra un messaggio di benvenuto»). Segui le istruzioni per registrare il tuo messaggio personalizzato. Parla in modo chiaro e cerca di ridurre al minimo i rumori di fondo, perché questo aiuta sia la riproduzione sia la precisione della trascrizione. Puoi ascoltare l'anteprima del messaggio e registrarlo di nuovo finché non sei soddisfatto. Se salti questo passaggio, i chiamanti sentiranno il messaggio predefinito fornito da Teams.
Personalizzare la lingua del messaggio e le richiesteDi solito Teams sceglie la lingua predefinita in base alle impostazioni del tuo account, ma gli amministratori (o tu, se è consentito) possono modificare la lingua del messaggio di benvenuto e della trascrizione in base al pubblico di riferimento. Questo è particolarmente utile negli ambienti di lavoro multilingue o se ti rivolgi a clienti internazionali.
Salvare e verificareNon dimenticare di fare clic su «Salva» al termine! Fatti chiamare da un collega e lascia che la chiamata finisca in segreteria, così puoi verificare che tutto suoni correttamente e che il messaggio di benvenuto sia di tuo gradimento. Puoi aggiornare o modificare il messaggio in qualsiasi momento ripetendo questi passaggi.

Se usi l'app mobile di Teams, il procedimento è simile: vai su Impostazioni > Chiamate > Segreteria. Registrare un rapido messaggio di benvenuto direttamente dal telefono ti dà flessibilità, anche quando lavori da remoto o sei in viaggio.

I messaggi di benvenuto personalizzati fanno una grande differenza. Fanno capire a chi chiama che ha raggiunto proprio te e non un generico reparto. E se lavori in un ambiente bilingue o internazionale, adattare la lingua rende la tua segreteria più cordiale e professionale. Questo tocco in più fa sempre la differenza.

Configurazione amministrativa della segreteria cloud in Teams

Impostare la segreteria per un singolo utente è semplice, ma se gestisci la segreteria per un'azienda o un team più grande, entrano in gioco molti più elementi. Gli amministratori devono poter controllare chi ha la segreteria, quali sono le regole e come vengono archiviati i messaggi. Teams offre strumenti di amministrazione per gestire la segreteria su larga scala, così puoi configurarla per singoli utenti o interi gruppi, usare l'automazione e mantenere sicuri e conformi i dati della tua organizzazione.

Questa sezione presenta tutte le opzioni di amministrazione, dalla configurazione di utenti e criteri in blocco, alla gestione avanzata tramite PowerShell, fino all'abilitazione delle funzionalità di sicurezza e conformità come la segreteria protetta. Che tu debba gestire qualche utente o migliaia, queste funzionalità ti aiutano a tenere tutto sotto controllo e a garantire che nessuna chiamata importante resti senza risposta. Come vedrai, anche per la segreteria la governance è importante, esattamente come per il resto di Teams. Se vuoi approfondire come la governance generale di Teams mantiene ordine, leggi questo articolo sulla governance di Teams per avere un quadro di riferimento.

Gestione di utenti e gruppi della segreteria cloud

Accedi a Teams Admin CenterInizia aprendo Teams Admin Center nel browser. Questa è la tua dashboard principale per la gestione di utenti, criteri di chiamata e impostazioni della segreteria in tutta l'organizzazione. Gli amministratori IT usano questo hub per assegnare le funzionalità di segreteria su larga scala.
Assegna criteri di segreteria ai singoli utentiSeleziona la sezione Utenti, quindi trova il dipendente (o i dipendenti) per cui vuoi configurare la segreteria. Modifica il loro criterio di chiamata per assicurarti che la segreteria sia abilitata e conforme agli standard aziendali. Puoi personalizzare impostazioni come le regole di risposta alle chiamate, i messaggi di benvenuto e la durata di permanenza dei messaggi nella casella.
Imposta criteri di segreteria per i gruppiPer team o reparti più numerosi, è più efficiente usare i criteri di gruppo. Assegna le impostazioni della segreteria ai gruppi in base a reparto, sede o ruolo, così resti organizzato e riduci il lavoro manuale. Configurare questi criteri a livello di gruppo significa che tutti i membri del gruppo avranno un comportamento e un livello di sicurezza della segreteria coerenti.
Gestione in blocco e automazione dei criteriSe hai molti utenti, usa le opzioni di assegnazione in blocco per gestire le impostazioni della segreteria per più persone contemporaneamente. Così eviti aggiornamenti manuali ripetitivi e riduci il rischio di errori. Gli amministratori possono anche configurare il provisioning automatico per semplificare l'onboarding dei nuovi utenti e le modifiche.
Monitoraggio e aggiornamento dei criteriUsa gli strumenti di reporting nell'interfaccia di amministrazione per verificare che la segreteria funzioni come previsto per ogni utente e gruppo. Controlla regolarmente il feedback degli utenti e apporta modifiche ai criteri quando necessario. Questo è particolarmente importante nei team in rapida crescita, così la configurazione della segreteria cresce insieme all'organizzazione.

Gestire utenti e gruppi tramite Teams Admin Center ti permette di costruire una configurazione della segreteria ordinata, sicura e facile da aggiornare, indipendentemente da come cambia il tuo team nel tempo.

Configurare le impostazioni della segreteria con PowerShell

Apri PowerShell e connettiti a TeamsPer prima cosa avvia Windows PowerShell e connettiti al tuo ambiente Microsoft Teams usando il modulo PowerShell di Teams. Accedi con le tue credenziali di amministratore per iniziare a effettuare le modifiche necessarie.
Automatizza la configurazione della segreteria per gli utentiCon PowerShell puoi creare script per abilitare, disabilitare o modificare le impostazioni della segreteria in blocco. Ad esempio, il cmdlet Set-CsOnlineVoicemailPolicy ti consente di assegnare automaticamente i criteri della segreteria, facendoti risparmiare ore rispetto agli aggiornamenti manuali nell'interfaccia grafica. Specifica dettagli come le preferenze di trascrizione, le regole di notifica o le lingue consentite.
Modifica le impostazioni della segreteria per gruppi o ruoliInvece di navigare tra i menu per ogni persona, usa comandi come Grant-CsOnlineVoicemailPolicy per applicare in un colpo solo le regole della segreteria a interi gruppi di Office 365 o team. È ideale per l'inserimento di nuovo personale, la riorganizzazione dei reparti o la modifica delle impostazioni di sicurezza in tutta l'organizzazione.
Verifica e controlla la configurazione della segreteriaEsegui script di reporting con cmdlet come Get-CsOnlineVoicemailPolicy per ottenere l'elenco di tutti gli utenti e delle relative impostazioni attuali della segreteria. Questo aiuta a mantenere ordine e a individuare chi non dispone delle funzionalità o delle protezioni necessarie. Per implementazioni più grandi, combina questi dati con i log o con le dashboard di Power BI.
Automatizzare governance e gestione del ciclo di vitaPowerShell dà il meglio di sé quando lo combini con strumenti come Power Platform per l'automazione, oppure usi Microsoft Graph API per una governance più avanzata. Puoi consultare questa guida alla gestione della proliferazione di Teams e del ciclo di vita per approfondire l'automazione semplificata e per tenere sotto controllo i tuoi Teams e, con loro, le segreterie vocali.

PowerShell è la scelta ideale per modifiche su larga scala e ripetibili. È efficiente, facile da verificare e perfetto per le organizzazioni che puntano sull'automazione o che gestiscono un numero elevato di utenti.

Abilitare la segreteria vocale protetta per conformità e sicurezza

La segreteria vocale protetta in Teams ti aiuta a mantenere sicuri, cifrati e conformi alle normative di settore i messaggi vocali. Quando attivi questa funzionalità, i messaggi vengono cifrati sia a riposo sia in transito, rispettando standard rigorosi per le organizzazioni che lavorano con informazioni sensibili o operano in settori regolamentati come la sanità o la finanza.

Gli amministratori attivano la segreteria vocale protetta nell'interfaccia di amministrazione di Teams oppure tramite i controlli di conformità di Microsoft 365. Puoi aggiungere ulteriori protezioni, come criteri di conservazione o eliminazione automatica dei messaggi, per rispettare i requisiti di privacy e di governance dei dati. Vuoi saperne di più sull'approccio di Microsoft a privacy e conformità? Consulta questo approfondimento sulla privacy dei dati di Microsoft 365 e su come si integra con i servizi di intelligenza artificiale e cloud.

Per le aziende soggette al GDPR, a HIPAA o ad altre esigenze di conformità, la segreteria vocale protetta è essenziale per proteggere i dati aziendali e degli utenti, pur garantendo un accesso semplice ai messaggi importanti.

Controllare la segreteria vocale sul computer e nell'app desktop di Teams

Apri l'app Teams e vai alla segreteria vocaleSul desktop Windows o Mac, avvia Microsoft Teams e vai alla scheda « Chiamate » nella barra laterale sinistra. Qui troverai la sezione « Segreteria vocale »: è il punto di accesso unico per tutti i messaggi vocali nuovi e salvati.
Controlla l'elenco della segreteria vocale e le notificheI messaggi più recenti compaiono in cima, con informazioni sul chiamante, orario e durata. I messaggi non ascoltati sono in grassetto, così vedi a colpo d'occhio cosa richiede attenzione. Teams ti avvisa anche con un badge di notifica o un banner quando arriva un nuovo messaggio.
Riproduci i messaggi e usa i comandi di riproduzioneFai clic su un messaggio vocale per riprodurre l'audio direttamente nella finestra di Teams. I comandi di riproduzione familiari ti permettono di mettere in pausa, riavvolgere o avanzare rapidamente. Regola il volume per una migliore chiarezza, soprattutto se stai recuperando i messaggi in un ufficio rumoroso o in movimento.
Leggi le trascrizioni dei messaggi vocaliTeams fornisce di solito una trascrizione automatica sotto il lettore audio. Questo ti consente di scorrere rapidamente i messaggi (utile se hai lasciato le cuffie a casa) oppure di avere una traccia scritta per il futuro. Puoi copiare il testo in un'altra app, se necessario.
Gestisci, elimina o archivia i messaggi vocaliElimina i messaggi che non ti servono più oppure salva quelli importanti per dopo. Gestire così la segreteria vocale mantiene la casella ordinata e aiuta con la conservazione dei dati, soprattutto se la tua organizzazione ha criteri specifici su archiviazione ed eliminazione automatica dei messaggi.

Con il desktop di Teams, controllare la segreteria vocale è semplice come fare qualche clic. Tutto avviene direttamente nell'app: nessun passaggio complicato, nessuna password e nessuna ricerca tra vecchi registri delle chiamate del telefono. Questa semplicità ti mantiene in controllo e al passo con le tue chiamate.

Usare le funzionalità della segreteria vocale sui telefoni da scrivania Teams

Accedi al menu della segreteria vocale dal telefono da scrivaniaSui telefoni da scrivania certificati per Teams, come i dispositivi Poly, premi il pulsante dedicato alla segreteria vocale, identificabile con l'icona della « busta », sulla tastiera. Ti porta direttamente alla casella della segreteria vocale.
Ascolta e gestisci i messaggiUsa lo schermo del telefono o i tasti funzione per scorrere i messaggi nuovi e salvati. Riproduci, metti in pausa ed elimina i messaggi direttamente dal telefono, proprio come nell'app Teams.
Sincronizzazione con la segreteria vocale di TeamsQualsiasi modifica che apporti (ascoltare, eliminare o salvare i messaggi) viene sincronizzata automaticamente tra il telefono da scrivania e l'app Teams sul computer o sul dispositivo mobile. Non rischi più di perdere messaggi nei giorni di maggior lavoro o quando sei lontano dalla scrivania.

I telefoni da scrivania offrono un controllo rapido e diretto della segreteria vocale per gli utenti che preferiscono un dispositivo fisico o lavorano in uffici condivisi. L'esperienza è pensata per risultare familiare, così puoi ottenere il meglio della comunicazione tradizionale e di quella moderna.

Funzionalità avanzate: smistamento automatico dei messaggi vocali con l'AI

Microsoft Teams sta introducendo funzionalità intelligenti per la segreteria vocale, basate sull'AI, che eliminano le congetture nella gestione dei messaggi. Con lo smistamento automatico dei messaggi vocali, Teams può usare il machine learning per ordinare, contrassegnare e dare priorità ai messaggi urgenti, facendoti risparmiare il tempo che altrimenti andrebbe perso a scorrere lunghi elenchi di chiamate senza risposta.

Quando questa funzionalità è abilitata (attualmente in anteprima privata per alcune organizzazioni), l'AI può analizzare i messaggi vocali, individuare i temi principali e suggerire quali messaggi sono più importanti in base all'urgenza o alle tue regole di risposta personalizzate. Questi strumenti intelligenti raggruppano anche i messaggi vocali simili, rendendo più rapida la gestione delle richieste ripetitive e aiutandoti a individuare le tendenze nelle comunicazioni con clienti o team.

Man mano che Microsoft amplia le funzionalità AI della segreteria vocale di Teams, vedrai automazioni migliori e una gestione più personalizzata dei messaggi vocali. Aspettati novità come la definizione predittiva delle priorità, la creazione integrata di attività e un filtraggio più intelligente delle notifiche. Se vuoi capire perché le funzionalità AI a volte richiedono interventi di risoluzione dei problemi, questa guida sulla risoluzione dei problemi di Microsoft Copilot può offrirti un contesto utile per mantenere operativa l'AI di Teams.

Questi cambiamenti significano più produttività e meno messaggi critici persi, mettendo saldamente nelle tue mani il potere di una comunicazione intelligente.

Risoluzione dei problemi e soluzioni per la segreteria vocale nel tuo ambiente

Verifica la disponibilità della funzionalità di segreteria vocaleSe la segreteria vocale non funziona, verifica che la tua licenza e il tuo piano di chiamata supportino la segreteria vocale in Teams. A volte gli amministratori dimenticano di assegnare le licenze necessarie o di abilitare le impostazioni corrette per i nuovi utenti o gruppi.
Diagnostica i problemi di riproduzione o di notificaSe non ricevi le notifiche della segreteria vocale, riavvia l'app Teams e controlla le impostazioni di notifica. Su desktop, assicurati che Teams possa riprodurre l'audio e che gli altoparlanti del dispositivo o la cuffia siano selezionati come dispositivo di riproduzione predefinito.
Risolvi i messaggi mancanti o in ritardoOccasionalmente i messaggi non compaiono subito a causa di ritardi di rete o problemi di sincronizzazione. Passa a un altro dispositivo per verificare se il messaggio vocale è presente. Se i messaggi mancano ovunque, chiedi al tuo amministratore IT di controllare l'integrità del servizio o eventuali problemi lato back-end in Microsoft 365.
Verifica le impostazioni di segreteria vocale per amministratori e gruppiPer gli amministratori: assicurati che i criteri siano applicati correttamente a utenti o gruppi. Le modifiche possono richiedere alcuni minuti per essere effettive, soprattutto negli ambienti di grandi dimensioni. Controlla i log nell'interfaccia di amministrazione di Teams alla ricerca di errori o di autorizzazioni bloccate che potrebbero interferire con la consegna dei messaggi vocali.
Escalation dei problemi complessiAncora bloccato? Usa il portale di supporto di Microsoft Teams o i forum della community per codici di errore specifici o passaggi di risoluzione dei problemi. La maggior parte dei problemi comuni con la segreteria vocale si risolve con aggiornamenti, risincronizzazioni o correzione delle autorizzazioni, ma sapere dove guardare per primo fa risparmiare tempo e grattacapi.

Diagnosticare la segreteria vocale può sembrare un po' un lavoro da detective, ma con questi passaggi risolverai la maggior parte dei problemi prima che si trasformino in grattacapi più gravi. Sii proattivo e la tua segreteria vocale resterà affidabile.

Ulteriore assistenza, domande e feedback per gli utenti della segreteria vocale nel cloud

Supporto Microsoft e help deskPer problemi tecnici o domande sulla segreteria vocale di Teams, rivolgiti all'help desk IT della tua organizzazione o al portale di supporto ufficiale di Microsoft. Sono in grado di gestire tutto, dalle semplici guide pratiche alla risoluzione dei problemi più complessi.
Feedback degli utenti e richieste di funzionalitàCondividi le tue esperienze o suggerisci miglioramenti tramite lo strumento di feedback di Teams (a volte nel menu Guida dell'app). Microsoft analizza attivamente i suggerimenti degli utenti per aggiornamenti e nuove funzionalità, quindi il tuo contributo può contribuire a definire le versioni future.
Forum della community e discussioniPer consigli tra colleghi e soluzioni concrete da altri utenti e amministratori di Teams, partecipa ai forum della Tech Community di Microsoft o ai gruppi LinkedIn correlati. Troverai risposte ai problemi più comuni e soluzioni alternative originali condivise da altri.
Documentazione e formazioneLa documentazione ufficiale di Microsoft su Teams viene aggiornata continuamente con articoli passo passo, quindi consulta sempre lì le indicazioni più recenti. Anche la formazione online e i webinar sono ottime risorse per scoprire le nuove funzionalità della segreteria telefonica man mano che diventano disponibili.

Di aiuto ce n'è parecchio: devi solo sapere dove cercare e non esitare a chiedere. Restare in contatto con il supporto e le community di utenti rende molto più semplice sfruttare al meglio la segreteria telefonica di Teams.