Segreteria telefonica in Teams: la guida completa per utenti e amministratori di Microsoft Teams

By Mirko Peters · 2026-05-14 · Updated 2026-07-28

La segreteria telefonica in Teams va progettata partendo da uno scenario di business chiaro, da un responsabile definito e dai controlli appropriati di Microsoft 365. Parti dal risultato che vuoi ottenere, verifica autorizzazioni e impostazioni dei criteri, testa l'approccio con utenti rappresentativi e documenta le decisioni su supporto e revisione prima di estenderlo a tutta l'organizzazione.

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Cover: Microsoft Teams Phone and Telephony | Simply Explained

Segreteria telefonica in Teams: checklist pratica

Definisci il caso d'uso, il responsabile e il risultato atteso.
Verifica autorizzazioni, criteri, sicurezza e impatto sugli utenti.
Testa con un pilota e documenta il modello operativo.

Usa Microsoft Learn per le indicazioni aggiornate.

Ultima revisione: luglio 2026.

Questa guida ti offre tutto ciò che serve per sfruttare al meglio la segreteria telefonica in Microsoft Teams, indipendentemente da dove parti. Forse vuoi semplicemente non perdere mai una chiamata, oppure gestisci l'intero servizio come amministratore responsabile di centinaia di utenti. In ogni caso troverai ciò che ti serve, esposto in modo chiaro: configurazione passo dopo passo, risoluzione dei problemi, consigli sulla sicurezza e uno sguardo alle ultime funzionalità di IA per gestire i messaggi.

Vuoi sapere come registrare il primo messaggio di benvenuto o come mantenere la conformità per i messaggi vocali sensibili? Abbiamo i dettagli pratici, insieme ad alcuni approfondimenti su privacy, integrazioni e su come far funzionare meglio la segreteria telefonica di Teams per la tua azienda. Esploriamo ogni aspetto della segreteria telefonica cloud in Teams, così potrai gestire i messaggi come un professionista, proteggendo i tuoi dati e il tuo team e mantenendo tutto in ordine.

Primi passi con la segreteria telefonica in Microsoft Teams

Se sei nuovo alla segreteria telefonica di Microsoft Teams, non sei certo il solo. Nel suo nucleo, Teams trasforma le chiamate perse in messaggi digitali che puoi ascoltare e anche leggere sotto forma di trascrizione, direttamente nell'app, sul computer o sul telefono. Che tu lavori da solo o in un piccolo team, avere una configurazione affidabile della segreteria significa che clienti, partner e colleghi possono raggiungerti in qualsiasi momento, anche quando sei lontano dalla scrivania.

La segreteria telefonica di Teams non serve solo a raccogliere i classici messaggi del tipo « scusa, ti ho perso ». Offre alcune funzioni utili che rendono semplice la gestione dei messaggi: riproduzione rapida, trascrizioni automatiche (in più lingue) e facile personalizzazione del messaggio di benvenuto. Mentre inizi, imparerai a configurare il messaggio di benvenuto, a gestire le impostazioni della segreteria e a usare le funzioni essenziali che aiutano a mantenere fluide le comunicazioni. Le guide passo dopo passo arrivano subito dopo, così saprai esattamente quali pulsanti premere, cosa significa ogni impostazione e come far funzionare la segreteria di Teams per te.

Configurare la segreteria e registrare un messaggio di benvenuto in Teams

Accedi alle impostazioni della segreteria di TeamsApri l'app Microsoft Teams sul computer o sul dispositivo mobile. Fai clic (o tocca) sulla tua foto profilo in alto a destra, quindi seleziona "Impostazioni". Dal menu scegli "Chiamate" e scorri fino alla sezione denominata "Segreteria".
Configura la segreteria per la prima voltaVedrai le opzioni per attivare la segreteria, se non è già abilitata. Assicurati che sia impostata su "Attiva", così tutte le chiamate senza risposta finiranno nella tua casella vocale. La segreteria in Teams di solito è già attiva per impostazione predefinita, ma conviene verificarlo nel caso il tuo amministratore o il reparto IT non l'abbiano ancora attivata.
Registra un messaggio di benvenuto personaleFai clic su "Configura segreteria" (a volte il pulsante riporta "Registra un messaggio di benvenuto"). Segui le istruzioni per registrare il tuo messaggio personalizzato. Parla in modo chiaro e riduci al minimo i rumori di fondo: questo aiuta sia la riproduzione sia la trascrizione accurata. Puoi ascoltare l'anteprima del messaggio e registrarlo di nuovo finché non sei soddisfatto. Se salti questo passaggio, i chiamanti sentiranno il messaggio predefinito fornito da Teams.
Personalizza la lingua del messaggio di benvenuto e delle richiesteTeams di solito sceglie la lingua predefinita in base alle impostazioni del tuo account, ma gli amministratori (o tu, se consentito) possono modificare la lingua del messaggio di benvenuto e delle trascrizioni per adattarla al pubblico. Questo è particolarmente utile negli ambienti di lavoro multilingue o se servi clienti internazionali.
Salva e provaNon dimenticare di premere «Salva» al termine! Fatti chiamare da un collega e lascia che la chiamata finisca in segreteria, così verifichi che tutto suoni bene e che il messaggio di benvenuto ti soddisfi. Puoi aggiornare o modificare il saluto in qualsiasi momento ripetendo questi passaggi.

Se usi l'app mobile di Teams, il procedimento è simile: vai su Impostazioni > Chiamate > Segreteria. Registrare un saluto rapido direttamente dal telefono ti offre flessibilità, anche quando lavori da remoto o sei in trasferta.

I saluti personalizzati fanno una grande differenza. Fanno capire al chiamante di aver raggiunto proprio te, e non un generico reparto. E se lavori in un ambiente bilingue o internazionale, adattare la lingua rende la tua segreteria più cordiale e professionale. Questo tocco in più conta sempre.

Configurazione amministrativa della segreteria cloud in Teams

Impostare la segreteria per un singolo utente è semplice, ma se sei tu a gestire un'azienda o un team più grande, le variabili in gioco sono molte di più. Gli amministratori devono poter controllare chi dispone della segreteria, quali sono le regole e come vengono archiviati i messaggi. Teams mette a disposizione strumenti amministrativi per gestire la segreteria su larga scala, così puoi configurarla per singoli utenti o interi gruppi, usare l'automazione e mantenere sicuri e conformi i dati della tua organizzazione.

Questa sezione presenta tutte le opzioni a livello amministrativo, dalla configurazione di utenti e criteri in blocco, fino alla gestione avanzata tramite PowerShell e all'attivazione di funzionalità di sicurezza e conformità, come la segreteria protetta. Che tu debba gestire pochi utenti o migliaia, queste funzionalità ti aiutano a mantenere tutto sotto controllo e a far sì che nessuna chiamata importante resti senza risposta. Come vedrai, la governance è importante anche per la segreteria, proprio come per il resto di Teams. Se vuoi saperne di più su come la governance complessiva di Teams mantiene ordine, consulta questo articolo sulla governance di Teams per approfondire il contesto.

Gestione di utenti e gruppi della segreteria cloud

Accedi all'interfaccia di amministrazione di TeamsInizia aprendo l'interfaccia di amministrazione di Teams nel browser web. È la tua dashboard principale per gestire utenti, criteri di chiamata e impostazioni della segreteria in tutta l'organizzazione. Gli amministratori IT usano questo hub per assegnare le funzionalità della segreteria su larga scala.
Assegna criteri della segreteria ai singoli utentiSeleziona la sezione Utenti, quindi trova il dipendente (o i dipendenti) che vuoi configurare con la segreteria. Modifica il loro criterio di chiamata per assicurarti che la segreteria sia attiva e rispetti gli standard aziendali. Puoi regolare impostazioni come le regole di risposta alle chiamate, i saluti e la durata di conservazione dei messaggi nella casella.
Imposta i criteri della segreteria per i gruppiPer team o reparti più numerosi, è più efficiente usare i criteri di gruppo. Assegna le impostazioni della segreteria ai gruppi in base a reparto, sede o ruolo, così resti organizzato e riduci il lavoro manuale. Configurare questi criteri a livello di gruppo significa che tutti i membri del gruppo avranno un comportamento e un livello di sicurezza uniformi per la segreteria.
Gestione in blocco e automazione dei criteriSe hai molti utenti, usa le opzioni di assegnazione in blocco per gestire le impostazioni della segreteria per più persone contemporaneamente. Così eviti aggiornamenti manuali ripetitivi e riduci il rischio di errori. Gli amministratori possono inoltre configurare il provisioning automatico per semplificare l'onboarding dei nuovi utenti e le modifiche.
Monitoraggio e aggiornamento dei criteriUsa gli strumenti di reporting nell'interfaccia di amministrazione per verificare che la segreteria funzioni come previsto per ogni utente e gruppo. Controlla regolarmente il feedback degli utenti e apporta modifiche ai criteri quando necessario. Questo è particolarmente importante nei team in rapida crescita, così la configurazione della segreteria cresce insieme alla tua organizzazione.

Gestire utenti e gruppi tramite l'interfaccia di amministrazione di Teams ti permette di creare una configurazione della segreteria ordinata, sicura e facile da aggiornare, indipendentemente da come cambia il tuo team nel tempo.

Configurare le impostazioni della segreteria con PowerShell

Apri PowerShell e connettiti a TeamsPer prima cosa avvia Windows PowerShell e connettiti al tuo ambiente Microsoft Teams usando il modulo PowerShell di Teams. Accedi con le tue credenziali di amministratore per iniziare ad apportare le modifiche necessarie.
Automatizzare la configurazione della segreteria vocale per gli utentiCon PowerShell puoi creare script per abilitare, disabilitare o modificare in blocco le impostazioni della segreteria vocale. Ad esempio, il cmdlet Set-CsOnlineVoicemailPolicy ti permette di assegnare automaticamente i criteri della segreteria vocale, facendoti risparmiare ore rispetto agli aggiornamenti manuali nell'interfaccia grafica. Puoi specificare dettagli come le preferenze di trascrizione, le regole di notifica o le lingue consentite.
Modificare le impostazioni della segreteria vocale per gruppi o ruoliInvece di navigare nei menu per ogni persona, usa comandi come Grant-CsOnlineVoicemailPolicy per applicare in un colpo solo le regole della segreteria vocale a interi gruppi di Microsoft 365 o a Teams. È ideale per l'inserimento di nuovo personale, la riorganizzazione dei reparti o la modifica delle impostazioni di sicurezza in tutta l'organizzazione.
Verificare e controllare la configurazione della segreteria vocaleEsegui script di reportistica con cmdlet come Get-CsOnlineVoicemailPolicy per recuperare un elenco di tutti gli utenti e delle relative impostazioni attuali della segreteria vocale. Questo aiuta a mantenere tutto in ordine e a individuare chi non dispone delle funzionalità o delle protezioni necessarie. Per implementazioni più ampie, combinalo con i log o con i dashboard di Power BI.
Automatizzare la governance e la gestione del ciclo di vitaPowerShell funziona al meglio se lo combini con strumenti come Power Platform per l'automazione oppure con Microsoft Graph API per una governance più avanzata. Puoi consultare questa guida alla gestione della proliferazione di Teams e del ciclo di vita per saperne di più sull'automazione semplificata e per mantenere ordinati i tuoi Teams, e anche le tue segreterie vocali.

PowerShell è la soluzione ideale per modifiche su larga scala e ripetibili. È efficiente, facile da controllare e perfetto per le organizzazioni che vogliono automazione o che gestiscono un gran numero di utenti.

Abilitare la segreteria vocale protetta per conformità e sicurezza

La segreteria vocale protetta in Teams ti aiuta a mantenere i messaggi vocali sicuri, cifrati e conformi alle normative di settore. Quando abiliti questa funzionalità, i messaggi vengono cifrati sia a riposo sia durante la trasmissione, rispettando standard rigorosi per le organizzazioni che gestiscono informazioni sensibili o operano in settori regolamentati come la sanità o la finanza.

Gli amministratori attivano la segreteria vocale protetta nell'interfaccia di amministrazione di Teams oppure tramite i controlli di conformità di Microsoft 365. Puoi aggiungere ulteriori protezioni, come regole di conservazione o l'eliminazione automatica dei messaggi, per rispettare i requisiti di privacy e di governance dei dati. Vuoi saperne di più sull'approccio di Microsoft a privacy e conformità? Leggi questo approfondimento sulla privacy dei dati in Microsoft 365 e su come funziona insieme ai servizi di intelligenza artificiale e cloud.

Per i team soggetti al GDPR, all'HIPAA o ad altre esigenze di conformità, la segreteria vocale protetta è essenziale per tutelare i dati aziendali e degli utenti, pur garantendo un accesso semplice ai messaggi importanti.

Controllare la segreteria vocale sul computer e nell'app desktop di Teams

Apri l'app Teams e vai alla segreteria vocaleSul desktop Windows o Mac, avvia Microsoft Teams e vai alla scheda «Chiamate» nella barra laterale sinistra. Qui troverai la sezione «Segreteria vocale»: è il punto di riferimento per tutti i messaggi vocali nuovi e salvati.
Controllare l'elenco dei messaggi e le notificheI messaggi più recenti compaiono in cima, con le informazioni sul chiamante, l'orario e la durata. I messaggi non ascoltati sono in grassetto, così vedi a colpo d'occhio cosa richiede la tua attenzione. Teams ti avvisa anche con un badge o un banner di notifica quando arriva un nuovo messaggio.
Riprodurre i messaggi e usare i controlli di riproduzioneFai clic su un messaggio vocale per riprodurre l'audio direttamente dalla finestra di Teams. I classici controlli di riproduzione ti permettono di mettere in pausa, riavvolgere o avanzare velocemente. Regola il volume per una migliore chiarezza, soprattutto se stai recuperando i messaggi in un ufficio rumoroso o mentre sei in movimento.
Leggere le trascrizioni dei messaggi vocaliTeams di solito fornisce una trascrizione automatica sotto il lettore audio. Ti permette di scorrere rapidamente i messaggi (utile se hai lasciato le cuffie a casa) oppure di avere una registrazione scritta per il futuro. Puoi copiare il testo in un'altra app, se necessario.
Gestire, eliminare o archiviare i messaggi vocaliElimina i messaggi che non ti servono più oppure conserva quelli importanti per dopo. Gestire così la segreteria mantiene ordinata la casella di posta e aiuta con la conservazione dei dati, soprattutto se la tua organizzazione ha criteri specifici sulla conservazione e sull'eliminazione automatica dei messaggi.

Con il client desktop di Teams, controllare la segreteria richiede solo pochi clic. Tutto avviene direttamente nell'app, senza passaggi complicati, password o ricerche nei vecchi registri delle chiamate del telefono. Questa semplicità ti tiene sotto controllo e ti permette di non perdere di vista le chiamate.

Uso delle funzionalità della segreteria sui telefoni da scrivania di Teams

Accedere al menu della segreteria dal telefono da scrivaniaSui telefoni da scrivania certificati per Teams, come i dispositivi Poly, premi il tasto dedicato alla segreteria o all'icona della «busta» sulla tastiera. Ti porta direttamente alla casella della segreteria.
Ascoltare e gestire i messaggiUsa lo schermo del telefono o i tasti funzione per scorrere i messaggi nuovi e salvati. Riproduci, metti in pausa ed elimina i messaggi direttamente dal telefono, proprio come nell'app Teams.
Sincronizzazione con la segreteria di TeamsTutte le modifiche che apporti, come ascoltare, eliminare o salvare i messaggi, si sincronizzano automaticamente tra il telefono da scrivania e l'app Teams sul computer o sul dispositivo mobile. Niente più timore di perdere messaggi nelle giornate intense o quando sei lontano dalla scrivania.

I telefoni da scrivania offrono un controllo rapido e diretto della segreteria, utile a chi preferisce un dispositivo fisico o lavora in uffici condivisi. L'esperienza è pensata per risultare familiare, così puoi avere il meglio della comunicazione tradizionale e di quella moderna.

Funzionalità avanzate: triage automatico dei messaggi vocali con l'AI

Microsoft Teams sta introducendo funzionalità intelligenti per la segreteria, basate sull'AI, che eliminano le congetture nella gestione dei messaggi. Con il triage automatico dei messaggi vocali, Teams può usare il machine learning per ordinare, contrassegnare e dare priorità ai messaggi urgenti, facendoti risparmiare il tempo che altrimenti dedicheresti a scorrere lunghi elenchi di chiamate perse.

Quando questa funzionalità è abilitata (attualmente in anteprima privata per alcune organizzazioni), l'AI può analizzare i messaggi vocali, individuarne i temi principali e suggerire quali sono più importanti in base all'urgenza o alle tue regole personalizzate per le risposte. Questi strumenti intelligenti raggruppano anche i messaggi simili, rendendo più rapido gestire richieste ripetitive e aiutandoti a individuare tendenze nelle comunicazioni con clienti o team.

Man mano che Microsoft amplia le funzionalità AI della segreteria di Teams, vedrai automazioni migliori e una gestione più personalizzata dei messaggi vocali. Aspettati novità come la priorità predittiva, la creazione integrata di attività e un filtraggio più intelligente delle notifiche. Se vuoi capire perché le funzionalità AI a volte richiedono di essere risolte, potresti trovare utile questa guida sulla risoluzione dei problemi di Microsoft Copilot, che offre un contesto utile per mantenere funzionante l'AI di Teams.

Questi cambiamenti significano più produttività e meno messaggi critici persi, mettendo il potere di una comunicazione intelligente saldamente nelle tue mani.

Risoluzione dei problemi e soluzioni per la segreteria nel tuo ambiente

Verificare la disponibilità della funzionalità segreteriaSe la segreteria non funziona, verifica che la tua licenza e il tuo piano di chiamata supportino la segreteria in Teams. A volte gli amministratori dimenticano di assegnare le licenze necessarie o di abilitare le impostazioni corrette per nuovi utenti o gruppi.
Diagnosticare problemi di riproduzione o notificaSe non ricevi notifiche della segreteria, riavvia l'app Teams e controlla le impostazioni di notifica. Su desktop, assicurati che Teams possa riprodurre audio e che gli altoparlanti o le cuffie del dispositivo siano selezionati come dispositivo di riproduzione predefinito.
Risolvere messaggi mancanti o in ritardoTalvolta i messaggi non compaiono subito a causa di ritardi di rete o problemi di sincronizzazione. Passa a un altro dispositivo per verificare se il messaggio è lì. Se i messaggi mancano ovunque, chiedi al tuo amministratore IT di verificare l'integrità del servizio o eventuali problemi lato back-end in Microsoft 365.
Controllare le impostazioni della segreteria per amministratori e gruppiPer gli amministratori, assicurati che i criteri siano applicati correttamente a utenti o gruppi. Le modifiche possono richiedere alcuni minuti per essere effettive, soprattutto in ambienti di grandi dimensioni. Consulta i log nell'interfaccia di amministrazione di Teams per individuare errori o autorizzazioni bloccate che potrebbero interferire con la consegna dei messaggi vocali.
Escalation dei problemi complessiAncora bloccato? Usa il portale di supporto di Microsoft Teams o i forum della community per codici di errore specifici o passaggi di risoluzione dei problemi. La maggior parte dei problemi comuni della segreteria vocale si risolve con aggiornamenti, risincronizzazioni o correzione delle autorizzazioni, ma sapere dove cercare per primo ti fa risparmiare tempo e grattacapi.

Diagnosticare la segreteria vocale può sembrare un po' un lavoro da detective, ma seguendo questi passaggi risolverai la maggior parte dei problemi prima che diventino problemi più grossi. Sii proattivo e la tua segreteria vocale resterà affidabile.

Ulteriore assistenza, domande e feedback degli utenti per gli utenti della segreteria vocale nel cloud

Supporto Microsoft e help deskPer problemi tecnici o domande sulla segreteria vocale di Teams, rivolgiti all'help desk IT della tua organizzazione o al portale di supporto ufficiale di Microsoft. Sono in grado di gestire tutto, dalle semplici procedure alle risoluzioni più complesse.
Feedback degli utenti e richieste di funzionalitàCondividi la tua esperienza o suggerisci miglioramenti tramite lo strumento di feedback di Teams (a volte nel menu della guida dell'app). Microsoft esamina attivamente i suggerimenti degli utenti per aggiornamenti e nuove funzionalità, quindi il tuo contributo può aiutare a definire le versioni future.
Forum della community e discussioniPer consigli tra colleghi e soluzioni concrete da altri utenti e amministratori di Teams, partecipa ai forum Tech Community di Microsoft o ai gruppi LinkedIn correlati. Troverai risposte ai problemi più comuni e soluzioni alternative creative condivise da altri.
Documentazione e formazioneLa documentazione ufficiale di Microsoft su Teams viene aggiornata continuamente con articoli passo passo, quindi consulta lì le indicazioni più recenti. Anche la formazione online e i webinar sono risorse utili per conoscere le nuove funzionalità della segreteria vocale man mano che diventano disponibili.

Di aiuto ce n'è in abbondanza: basta sapere dove cercare e non esitare a chiedere. Restare in contatto con il supporto e le community degli utenti rende l'uso della segreteria vocale di Teams molto più semplice.

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