Голосовая почта в Teams: полное руководство для пользователей и администраторов Microsoft Teams

By Mirko Peters · 2026-05-14

Это руководство содержит всё, что нужно, чтобы по максимуму использовать голосовую почту в Microsoft Teams, независимо от того, с чего вы начинаете. Возможно, вам просто нужно не пропускать ни одного звонка, или же вы администратор, отвечающий за сотни пользователей. В любом случае вы найдёте нужное: пошаговую настройку, решения типичных проблем, советы по безопасности и обзор новых функций ИИ для

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Это руководство содержит всё, что нужно, чтобы по максимуму использовать голосовую почту в Microsoft Teams, независимо от того, с чего вы начинаете. Возможно, вам просто нужно не пропускать ни одного звонка, или же вы администратор, отвечающий за сотни пользователей. В любом случае вы найдёте нужное, изложенное просто: пошаговую настройку, полезные приёмы устранения неполадок, советы по безопасности и обзор новейших функций ИИ для управления сообщениями.

Хотите узнать, как записать первое приветствие или как надёжно соблюдать требования соответствия для конфиденциальных голосовых сообщений? Мы собрали практические детали, а также дополнительные наблюдения о конфиденциальности, интеграциях и о том, как сделать голосовую почту Teams более полезной для вашего бизнеса. Давайте пройдёмся по всем аспектам облачной голосовой почты в Teams, чтобы вы могли работать с сообщениями как профессионал, сохраняя при этом безопасность и порядок в своей информации и в команде.

Начало работы с голосовой почтой в Microsoft Teams

Если вы только начинаете пользоваться голосовой почтой Microsoft Teams, вы точно не одиноки. По сути, Teams превращает пропущенные звонки в цифровые сообщения, которые можно прослушать и даже прочитать в виде расшифровки прямо в приложении, на компьютере или в телефоне. Работаете ли вы самостоятельно или в составе небольшой команды, надёжная настройка голосовой почты означает, что клиенты, заказчики и коллеги смогут связаться с вами в любое время, даже когда вас нет на рабочем месте.

Голосовая почта Teams предназначена не только для того, чтобы принимать сообщения вида «извините, я пропустил ваш звонок». Она предлагает полезные дополнительные возможности, которые делают управление сообщениями простым: быстрое воспроизведение, автоматическая расшифровка (на нескольких языках) и простая настройка приветствия. Начав работу, вы научитесь задавать приветствие, управлять параметрами голосовой почты и пользоваться основными функциями, которые помогают поддерживать бесперебойное общение. Пошаговые инструкции идут дальше, так что вы точно будете знать, какие кнопки нажимать, что означает каждый параметр и как сделать голосовую почту Teams полезной для вас.

Настройка голосовой почты и запись приветствия в Teams

1. Открытие параметров голосовой почты TeamsОткройте приложение Microsoft Teams на компьютере или мобильном устройстве. Нажмите (или коснитесь) свою фотографию профиля в правом верхнем углу и выберите «Параметры». В меню выберите «Звонки» и прокрутите вниз до раздела «Голосовая почта».
2. Первичная настройка голосовой почтыВы увидите параметры включения голосовой почты, если она ещё не включена. Убедитесь, что она переключена в положение «Вкл.», чтобы все неотвеченные звонки направлялись в ваш почтовый ящик голосовой почты. Обычно голосовая почта в Teams настроена по умолчанию, но стоит проверить, на случай если администратор или ИТ-служба ещё не включили её.
3. Запись персонального приветствияНажмите «Настроить голосовую почту» (иногда кнопка называется «Записать приветствие»). Следуйте подсказкам, чтобы записать своё приветствие. Говорите чётко и по возможности избегайте фонового шума: это помогает и качеству воспроизведения, и точности расшифровки. Вы можете прослушать приветствие и перезаписать его, пока не будете довольны результатом. Если пропустить этот шаг, звонящие услышат стандартное приветствие, которое предоставляет Teams.
4. Настройка языка приветствия и подсказокTeams обычно выбирает язык по умолчанию на основе параметров вашей учётной записи, но администраторы (или вы, если это разрешено) могут изменить язык приветствия и расшифровки сообщений, чтобы он соответствовал вашей аудитории. Это особенно полезно в многоязычных коллективах или если вы работаете с зарубежными клиентами.
5. Сохранение и проверкаНе забудьте нажать «Сохранить» по завершении! Попросите коллегу позвонить вам и дать звонку перейти в голосовую почту, чтобы убедиться, что всё звучит правильно и приветствие вас устраивает. Вы можете обновить или изменить приветствие в любое время, повторив эти шаги.

Если вы пользуетесь мобильным приложением Teams, процесс похож: перейдите в раздел Параметры > Звонки > Голосовая почта. Запись быстрого приветствия прямо с телефона даёт гибкость, особенно когда вы работаете удалённо или в командировке.

Персонализированные приветствия имеют большое значение. Они дают понять, что звонящий попал именно к вам, а не в общий отдел. А если вы работаете в двуязычной или международной среде, настройка языка делает голосовую почту более дружелюбной и профессиональной. Такая мелочь всегда важна.

Администрирование облачной голосовой почты в Teams

Настроить голосовую почту для себя одного несложно, но если вы отвечаете за работу бизнеса или большой команды, движущихся частей становится намного больше. Администраторам нужны способы контролировать, кому доступна голосовая почта, какие у неё правила и как хранятся сообщения. Teams предоставляет инструменты администратора для управления голосовой почтой в масштабе: её можно настроить для отдельных пользователей или целых групп, использовать автоматизацию и при этом сохранять безопасность и соответствие требованиям данных вашей организации.

Этот раздел знакомит вас со всеми параметрами администратора: от массовой настройки пользователей и политик до расширенного управления с помощью PowerShell и включения функций безопасности и соответствия требованиям, таких как защищённая голосовая почта. Работаете ли вы с несколькими пользователями или с тысячами, эти возможности помогают держать всё под контролем и гарантируют, что ни один важный звонок не останется без ответа. Как вы увидите, управление имеет значение для голосовой почты так же, как и для всего остального в Teams. Если хотите узнать больше о том, как общее управление Teams наводит порядок, ознакомьтесь с этой статьёй об управлении Teams, там есть полезный контекст.

Управление пользователями и группами облачной голосовой почты

1. Откройте центр администрирования TeamsНачните с открытия центра администрирования Teams в веб-браузере. Это ваша главная панель для управления пользователями, политиками вызовов и параметрами голосовой почты во всей организации. ИТ-администраторы используют этот центр, чтобы назначать функции голосовой почты в масштабе.
2. Назначение политик голосовой почты отдельным пользователямВыберите раздел «Пользователи», затем найдите сотрудника (или сотрудников), для которых нужно настроить голосовую почту. Измените их политику вызовов, чтобы голосовая почта была включена и соответствовала стандартам вашей компании. Можно настроить такие параметры, как правила ответа на вызовы, приветствия и срок хранения голосовых сообщений во входящих.
3. Настройка политик голосовой почты для группДля больших команд или подразделений эффективнее использовать групповые политики. Назначайте параметры голосовой почты группам по отделу, местоположению или роли, это поможет сохранять порядок и сократить объём ручной работы. Настройка этих политик на уровне группы означает, что все участники группы получат единообразное поведение голосовой почты и одинаковый уровень безопасности.
4. Массовое управление и автоматизация политикЕсли пользователей много, используйте параметры массового назначения, чтобы управлять настройками голосовой почты сразу для многих людей. Это избавляет от однотипных ручных изменений и снижает риск ошибок. Администраторы также могут настроить автоматическое подключение, чтобы упростить подключение новых пользователей и внесение изменений.
5. Мониторинг политик и обновленияИспользуйте инструменты отчётности в центре администрирования, чтобы проверить, как работает голосовая почта у каждого пользователя и в каждой группе. Регулярно изучайте отзывы пользователей и при необходимости корректируйте политики. Это особенно важно в быстрорастущих командах, чтобы настройка голосовой почты масштабировалась вместе с сотрудниками.

Управление пользователями и группами через центр администрирования Teams позволяет построить настройку голосовой почты, которая будет организованной, безопасной и простой в обновлении, как бы ни менялась ваша команда со временем.

Настройка параметров голосовой почты с помощью PowerShell

1. Откройте PowerShell и подключитесь к TeamsСначала запустите Windows PowerShell и подключитесь к среде Microsoft Teams с помощью модуля PowerShell для Teams. Войдите с учётными данными администратора, чтобы при необходимости начать вносить изменения.
2. Автоматизация настройки голосовой почты для пользователейС помощью PowerShell можно создавать скрипты для включения, отключения или изменения параметров голосовой почты в массовом режиме. Например, командлет Set-CsOnlineVoicemailPolicy позволяет назначать политики голосовой почты автоматически, что экономит часы по сравнению с ручными изменениями в графическом интерфейсе. Укажите такие параметры, как предпочтения транскрипции, правила уведомлений или допустимые языки.
3. Изменение параметров голосовой почты для групп или ролейВместо того чтобы проходить меню для каждого человека, используйте команды вроде Grant-CsOnlineVoicemailPolicy, чтобы сразу применить правила голосовой почты ко всем группам Office 365 или Teams. Это идеально подходит для подключения новых сотрудников, реорганизации подразделений или изменения параметров безопасности во всей организации.
4. Проверка и аудит конфигурации голосовой почтыЗапускайте скрипты отчётности с командлетами вроде Get-CsOnlineVoicemailPolicy, чтобы получить список всех пользователей и их текущих параметров голосовой почты. Это помогает поддерживать порядок и выявить тех, у кого не хватает нужных функций или средств защиты. Для крупных развёртываний объедините это с журналами или панелями Power BI.
5. Автоматизация управления и жизненного циклаPowerShell лучше всего работает в связке с инструментами вроде Power Platform для автоматизации или с Microsoft Graph API для более продвинутого управления. Познакомьтесь с этим руководством по управлению разрастанием Teams и жизненным циклом, чтобы узнать больше об упорядоченной автоматизации и о том, как держать в порядке свои команды — и свою голосовую почту.

PowerShell — ваш основной инструмент для масштабных и повторяемых изменений. Он эффективен, легко поддаётся аудиту и идеально подходит для организаций, которые хотят автоматизации или работают с большим количеством пользователей.

Включение защищённой голосовой почты для соответствия требованиям и безопасности

Защищённая голосовая почта в Teams помогает сохранять голосовые сообщения в безопасности, зашифрованными и соответствующими отраслевым нормативам. Когда вы включаете эту функцию, сообщения шифруются как при хранении, так и при передаче, что соответствует строгим стандартам для организаций, работающих с конфиденциальной информацией или в регулируемых отраслях, таких как здравоохранение или финансы.

Администраторы включают защищённую голосовую почту в центре администрирования Teams или с помощью средств соответствия требованиям в Microsoft 365. Вы можете добавить дополнительные уровни защиты — например, правила хранения или автоматическое удаление сообщений, — чтобы соответствовать требованиям к конфиденциальности и управлению данными. Хотите узнать больше о подходе Microsoft к конфиденциальности и соответствию требованиям? Ознакомьтесь с этим обзором конфиденциальности данных в Microsoft 365 и с тем, как она работает с ИИ и облачными сервисами.

Для команд, на которые распространяется GDPR, HIPAA или другие требования соответствия, защищённая голосовая почта необходима для защиты данных бизнеса и пользователей, при этом сохраняя простой доступ к важным сообщениям.

Проверка голосовой почты на компьютере и в классическом приложении Teams

1. Откройте приложение Teams и перейдите в голосовую почтуНа компьютере с Windows или Mac запустите Microsoft Teams и перейдите на вкладку «Звонки» в левой боковой панели. Здесь вы найдёте раздел «Голосовая почта» — это единое место для всех новых и сохранённых голосовых сообщений.
2. Просмотрите список голосовых сообщений и уведомленияСамые новые голосовые сообщения отображаются вверху, с информацией о звонящем, временем и длительностью сообщения. Непрослушанные сообщения выделены жирным шрифтом, поэтому вы сразу видите, что требует внимания. Teams также уведомит вас значком или баннером, когда поступит новое сообщение.
3. Воспроизводите сообщения и используйте элементы управленияЩёлкните любое голосовое сообщение, чтобы воспроизвести аудио прямо в окне Teams. Привычные элементы управления позволяют приостановить, перемотать назад или вперёд. Настройте громкость для лучшей разборчивости, особенно если вы слушаете сообщения в шумном офисе или в пути.
4. Читайте расшифровки голосовых сообщенийTeams обычно предоставляет автоматическую расшифровку под аудиоплеером. Это позволяет быстро просмотреть сообщения (удобно, если вы забыли наушники дома) или получить письменную запись для дальнейшего использования. При необходимости вы можете скопировать текст в другое приложение.
5. Управляйте, удаляйте или архивируйте голосовые сообщенияУдаляйте ненужные сообщения или сохраняйте важные на потом. Такой подход к управлению голосовой почтой помогает поддерживать порядок во входящих и упрощает хранение данных, особенно если в вашей организации действуют конкретные политики хранения сообщений и автоматического удаления.

Проверка голосовой почты в настольном приложении Teams занимает всего несколько кликов. Всё происходит прямо в приложении — никаких сложных шагов, паролей или поиска в старых журналах звонков. Такая простота помогает держать ситуацию под контролем и не пропускать звонки.

Использование функций голосовой почты на настольных телефонах Teams

• Доступ к меню голосовой почты через настольный телефонНа настольных телефонах, сертифицированных для Teams, например на устройствах Poly, нажмите специальную кнопку голосовой почты или кнопку «конверт» на клавиатуре набора номера. Это сразу откроет ваш почтовый ящик голосовых сообщений.
• Прослушивание и управление сообщениямиИспользуйте экран телефона или программные клавиши, чтобы прокручивать новые и сохранённые сообщения. Воспроизводите, приостанавливайте и удаляйте сообщения прямо с телефона, так же как в приложении Teams.
• Синхронизация с голосовой почтой TeamsЛюбые изменения, которые вы вносите — прослушивание, удаление или сохранение сообщений, — автоматически синхронизируются между настольным телефоном и приложением Teams на вашем компьютере или мобильном устройстве. Больше не нужно беспокоиться о пропущенных сообщениях в напряжённые дни или когда вы вне рабочего места.

Настольные телефоны обеспечивают быстрое и удобное управление голосовой почтой для пользователей, которые предпочитают физическое устройство или работают в общих офисах. Интерфейс сделан привычным, так что вы получаете лучшее от классической и современной связи.

Расширенные возможности: автоматическая сортировка голосовых сообщений с помощью ИИ

Microsoft Teams внедряет умные функции голосовой почты на основе ИИ, которые избавляют от лишней работы при управлении сообщениями. Благодаря автоматической сортировке голосовых сообщений Teams может использовать машинное обучение, чтобы сортировать, помечать и расставлять приоритеты для срочных сообщений, экономя время, которое уходило бы на просмотр длинных списков пропущенных вызовов.

Когда эта функция включена (сейчас она доступна в закрытом preview для некоторых организаций), ИИ может анализировать голосовые сообщения, выделять ключевые темы и предлагать, какие из них наиболее важны с учетом срочности или ваших пользовательских правил ответа. Эти инструменты также объединяют похожие голосовые сообщения в группы, что упрощает работу с повторяющимися запросами и помогает замечать тенденции в обращениях клиентов или коммуникациях команды.

По мере того как Microsoft расширяет возможности ИИ в голосовой почте Teams, вы увидите более совершенную автоматизацию и персонализированное управление голосовыми сообщениями. Ожидайте такие возможности, как предиктивная приоритизация, интегрированное создание задач и более умная фильтрация уведомлений. Если вам нужно понять, почему функции ИИ иногда требуют устранения неполадок, вам может пригодиться это руководство по устранению неполадок Microsoft Copilot, которое поможет поддерживать стабильную работу ИИ в Teams.

Эти изменения означают больше продуктивности и меньше пропущенных важных сообщений, а возможности умной коммуникации остаются в ваших руках.

Устранение неполадок с голосовой почтой в вашей среде

1. Проверьте доступность голосовой почтыЕсли голосовая почта не работает, убедитесь, что ваша лицензия и тарифный план поддерживают голосовую почту в Teams. Иногда администраторы забывают назначить нужные лицензии или включить правильные параметры для новых пользователей или групп.
2. Диагностируйте проблемы с воспроизведением или уведомлениямиЕсли уведомления о голосовых сообщениях не приходят, перезапустите приложение Teams и проверьте настройки уведомлений. На компьютере убедитесь, что Teams может воспроизводить звук, а динамики или гарнитура выбраны в качестве устройства воспроизведения по умолчанию.
3. Устраните пропавшие или задержанные сообщенияИногда сообщения появляются не сразу из-за задержки сети или проблем синхронизации. Проверьте, есть ли голосовое сообщение, на другом устройстве. Если сообщения пропали везде, попросите ИТ-администратора проверить состояние служб или серверные проблемы в Microsoft 365.
4. Проверьте параметры голосовой почты для администраторов и группАдминистраторам стоит убедиться, что политики корректно применены к пользователям или группам. Изменения могут вступать в силу несколько минут, особенно в крупных средах. Проверьте журналы в центре администрирования Teams на наличие ошибок или заблокированных разрешений, которые могут мешать доставке голосовых сообщений.
5. Передайте сложные проблемы в поддержкуВсё ещё не получается? Используйте портал поддержки Microsoft Teams или сообщества для поиска решений по конкретным кодам ошибок и шагам устранения неполадок. Большинство распространённых проблем с голосовой почтой решаются обновлениями, повторной синхронизацией или исправлением разрешений, но знание того, где искать в первую очередь, экономит время и нервы.

Диагностика голосовой почты может напоминать детективную работу, но с помощью этих шагов большинство проблем удастся решить до того, как они превратятся в серьёзные головные боли. Действуйте на опережение, и ваша голосовая почта будет работать надёжно.

Дополнительная помощь, вопросы и отзывы пользователей облачной голосовой почты

• Служба поддержки Microsoft и служба помощиПо техническим сбоям или вопросам о голосовой почте Teams обращайтесь в ИТ-службу поддержки вашей организации или на официальный портал поддержки Microsoft. Они помогут со всем: от базовых инструкций до сложного устранения неполадок.
• Отзывы пользователей и запросы на новые функцииДелитесь своим опытом или предлагайте улучшения через инструмент «Отзыв» в Teams (иногда он находится в меню справки приложения). Microsoft внимательно изучает предложения пользователей для обновлений и новых функций, поэтому ваш отзыв может повлиять на будущие выпуски.
• Сообщества и обсужденияЧтобы получить советы от других пользователей и администраторов Teams, а также реальные решения, присоединяйтесь к форумам Microsoft Tech Community или связанным группам в LinkedIn. Там вы найдете ответы на типичные проблемы и нестандартные обходные пути, которыми делятся другие участники.
• Документация и обучениеОфициальная документация Microsoft по Teams постоянно обновляется пошаговыми статьями, поэтому актуальные рекомендации стоит искать именно там. Онлайн-курсы и вебинары также полезны для изучения новых функций голосовой почты по мере их появления.

Помощи здесь более чем достаточно — главное знать, где её искать, и не стесняться задавать вопросы. Общение со службой поддержки и сообществами пользователей значительно упрощает работу с голосовой почтой в Teams и помогает получить от неё максимум.