Copilot і резидентність даних: пояснення

By Mirko Peters · 2026-03-18 · Updated 2026-03-24

Резидентність даних для Microsoft 365 Copilot. Розберіться, як забезпечуються резидентність, захист і безпека даних під час взаємодії з AI-асистентом Microsoft 365 Copilot.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Коли ви починаєте використовувати Microsoft Copilot в організації, легко захопитися обіцянкою потужного ШІ, який працює прямо всередині Microsoft 365. Але перш ніж хтось сяде в цей потяг, є одне, що не можна оминути: куди потрапляють ваші дані, як вони зберігаються і хто їх може бачити. Саме це називають резидентністю даних. Якщо ви працюєте з чутливою інформацією або звітуєте перед регуляторами (а це, визнаймо, стосується майже кожного в бізнесі сьогодні), вам критично важливо точно розуміти, як Copilot обробляє ваші файли, електронні листи та чати.

Цей посібник відкриває завісу над історією резидентності даних Copilot. Ви знайдете відповіді про місця зберігання, відповідність локальним і міжнародним правилам, а також про те, що робить Copilot привабливим і водночас непростим для команд з комплаєнсу та IT-керівників. Ми також розглянемо, чому суверенітет і приватність важливі як ніколи, особливо у світі, де регуляції та межі даних постійно зростають. Наприкінці ви зрозумієте основи того, як дані рухаються в Copilot, чого очікувати під час впровадження і як зберегти дані вашої організації в безпеці.

1. Copilot може відокремлювати запити від навчальних даних: У багатьох розгортаннях Copilot та подібні AI-асистенти налаштовані так, що запити клієнтів і результати не використовуються для повторного навчання глобальної моделі. Це знімає питання щодо резидентності даних і ризиків витоку.
2. Резидентність даних – це не лише географія: Вимоги можуть охоплювати юрисдикцію, хмарного клієнта, ключі шифрування і навіть те, які компоненти (індексування, телеметрія, журнали) можуть перетинати кордони під час використання служб Copilot.
3. Edge- та гібридні варіанти зменшують переміщення даних: Деякі рішення Copilot підтримують локальну або регіональну обробку, тож чутливі дані ніколи не виходять за межі визначеної зони резидентності, але функції на основі ШІ при цьому залишаються доступними.
4. Метадані можуть бути такими ж ризикованими, як і вміст: Навіть якщо Copilot зберігає лише неконтентну телеметрію, метадані (часові мітки, ідентифікатори користувачів, назви репозиторіїв) можуть порушувати політики резидентності або відповідності, якщо їх явно не контролювати.
5. Контракти та конфігурація часто важать більше за технологію: Для Copilot і резидентності даних договірні SLA, додатки про обробку даних і вибір конфігурації (регіони ресурсів, управління ключами) часто визначають відповідність вимогам більше, ніж сама базова модель ШІ.

Розуміння резидентності даних у Microsoft 365 Copilot

Резидентність даних у Microsoft 365 Copilot – це не технічна цікавинка, а наріжний камінь відповідності, безпеки та довіри. Якщо ви CIO, працюєте в команді з комплаєнсу або відповідаєте за ІT-стратегію, ви вже знаєте, як швидко регуляції змінюють погляд бізнесу на дані. Ризики випадкового зберігання інформації не в тому місці реальні, а наслідки – юридичні, фінансові чи репутаційні – можуть бути серйозними.

Copilot працює в самому ядрі Microsoft 365 і підключається до файлів, електронних листів, чатів, календарів та іншого. Це означає, що ваш досвід із Copilot буде настільки безпечним і відповідним вимогам, наскільки продуманими є політики та засоби контролю, які ви налаштували в Microsoft 365. Особливо важлива географія: уряди та галузі в усьому світі висувають суворі вимоги до того, де зберігаються їхні чутливі дані і як вони переміщуються між регіонами.

Microsoft розробляв Copilot, маючи ці реалії резидентності даних на увазі. Він побудований з повагою до меж організації – як фізичних (розташування центрів обробки даних), так і логічних (контроль доступу та потоки обробки). Водночас розуміння деталей того, де зберігаються дані Copilot, як Microsoft їх обробляє «під капотом» і яким стандартам вони відповідають, є критично важливим для безпечного впровадження.

У наступних розділах ви отримаєте чітке уявлення про регіональне зберігання даних Copilot, межі, що визначають його роботу, і рамки відповідності, на які він спирається, щоб підтвердити свої гарантії.

Місце зберігання даних і географічні межі

Для Microsoft 365 Copilot місце зберігання даних — це не просто пункт у договорі з хмарним провайдером, а необхідна умова відповідності вимогам. Основні дані Copilot зберігаються в глобальній мережі центрів обробки даних Azure від Microsoft. Ці центри розташовані в різних регіонах світу, зокрема в США, Європі, Азії, а також у локаціях, призначених для окремих вимог щодо приватності.

Клієнт вашої організації в Microsoft 365 безпосередньо визначає, де Copilot зберігатиме свій вміст. Це означає, що якщо ваша організація працює в ЄС, її основні дані зазвичай розміщуються в центрах обробки даних у ЄС. Якщо ж ви є міжнародною компанією, функції Microsoft Multi-Geo дають змогу зберігати дані різних підрозділів у їхніх домашніх регіонах і водночас забезпечувати глобальну співпрацю користувачів.

Такий підхід, прив'язаний до географічного розташування, не є формальністю. Багато країн і галузей вимагають, щоб дані клієнтів, особливо персональна чи конфіденційна інформація, ніколи не виходили за межі певних географічних кордонів. Microsoft прагне допомагати клієнтам виконувати ці вимоги: дані Copilot враховують не лише місце зберігання файлів, а й місце обробки для пошуку, узагальнення та аналізу.

Фізичні межі стосуються самих центрів обробки даних. Логічні межі, як-от Azure Active Directory та політики доступу, додатково регулюють, хто що бачить, незалежно від глобального розташування. Такий багаторівневий підхід допомагає організаціям знижувати юридичні ризики, враховувати питання суверенітету даних і спокійніше ставитися до вимог глобальної відповідності. Втім, складнощі виникають тоді, коли бізнес працює в кількох країнах або має переміщувати дані між регіонами з операційних міркувань. Регіональні засоби контролю Microsoft роблять це керованим, але ключовим є planning, тобто ретельне планування.

Стандарти обробки даних і регуляторної відповідності

1. Відповідність міжнародному законодавству та стандартам
2. Microsoft 365 Copilot створено з урахуванням основних глобальних і регіональних законів про захист даних, зокрема GDPR у Європі, HIPAA для сфери охорони здоров'я, а також місцевих стандартів у таких країнах, як Австралія та Канада. Microsoft постійно підтверджує відповідність сертифікаціями, тож ваша організація може простіше виконувати власні регуляторні вимоги.
3. Галузеві регуляторні зобов'язання
4. Фінансовий сектор, охорона здоров'я та державний сектор мають особливі правила. Microsoft Copilot підтримує галузеві вимоги, як-от SOX, Basel III та NIST, забезпечуючи безпечну обробку даних і ведення журналів аудиту, релевантних для цих галузей. Наприклад, медичні організації можуть використовувати Copilot, дотримуючись протоколів, сумісних із HIPAA, для захищеної медичної інформації (PHI).
5. Узгодження обробки та зберігання
6. Вміст клієнта, до якого звертається й який обробляє Copilot, залишається в призначених центрах обробки даних відповідно до конфігурації клієнта. Дані не обробляються й не зберігаються за межами визначених географічних кордонів, якщо це не налаштовано явно, що забезпечує надійні правові гарантії для даних організації.
7. Безперервна аудитованість і прозорість
8. Microsoft надає організаціям інструменти для моніторингу та аудиту взаємодії Copilot із даними: панелі моніторингу й журнали для команд відповідності. Моніторинг відповідності в реальному часі за допомогою таких рішень, як Microsoft Purview і Defender for Cloud, допомагає клієнтам виявляти приховані відхилення політик і помічати поведінкові ризики, які не видно в базових інструментах, орієнтованих на результат.
9. Договірні гарантії
10. Під час підписання Microsoft включає угоди про обробку даних (DPA) і договори, які зобов'язують її дотримуватися зазначених вище стандартів. Ці юридичні документи дають організаціям додаткові гарантії щодо обробки, місця зберігання та звітності щодо даних клієнта в робочих процесах із Copilot.

Для детальнішого ознайомлення з моніторингом відповідності та звітністю в реальному часі перегляньте матеріали на кшталт безперервна відповідність із Microsoft Defender for Cloud, які допомагають запобігати ризикам через дрейф конфігурацій у мультихмарних середовищах.

Функції безпеки та приватності Microsoft 365 Copilot

Попри те, наскільки проривним здається ШІ в Copilot, питання безпеки та приватності стоять на першому місці. Вам потрібна впевненість, що доступ до найконфіденційніших чатів, документів і розмов вашої організації мають лише потрібні люди, а не хтось випадковий чи зловмисний. Оскільки Copilot глибоко інтегровано в Microsoft 365, надійний захист і прозорі політики приватності не є необов’язковими. Вони закладені в увесь користувацький досвід.

Стратегія безпеки Microsoft для Copilot спирається на надійні технічні засоби контролю: управління доступом, шифрування та захист ідентичностей застосовано на кожному рівні. Але самої технології недостатньо. Відповідальне управління необхідне, щоб уникнути тихих прогалин, коли політики на папері виглядають правильно, але не виявляють тонких загроз. Microsoft зосередилася на тому, щоб конфіденційні дані Copilot залишалися захищеними, оброблялися лише в належному контексті й ніколи не потрапляли за межі передбачуваного кола користувачів, особливо коли організації переходять до складніших гібридних і мультихмарних середовищ.

Далі ви побачите, як налаштовано ці механізми захисту. Ми детально розберемо контроль доступу, стандарти шифрування даних Copilot у стані зберігання та передавання, а також те, як зобов’язання щодо приватності виходять за межі юридичних вимог і враховують реальні ризики безпеки. Наведені нижче підрозділи докладно розглядають ці ключові механізми захисту, зокрема найкращі практики розширеного управління та реальні ризики використання новітніх функцій на основі ШІ.

Дізнайтеся, як такі інструменти, як Microsoft Defender, Purview і Entra Conditional Access, допомагають поєднувати надійну безпеку з зручністю використання та проактивним управлінням. Розберіться, де проходить межа між володінням, дозволами та засобами контролю в реальному часі, із рекомендаціями на основі перевірених підходів, які можна застосувати безпосередньо до розгортання Copilot.

Контроль доступу та шифрування даних у Copilot

Коли йдеться про безпеку Copilot, двері не можна залишати відчиненими. Microsoft застосовує суворий контроль доступу на основі Azure Active Directory (тепер Microsoft Entra), який гарантує, що скористатися або переглянути конфіденційні результати Copilot можуть лише люди з явно наданими дозволами. Усе починається з автентифікації користувача: якщо вас не перевірено або ваш пристрій не відповідає вимогам, доступ не буде надано. Умовний доступ дозволяє організаціям визначати правила на основі ролі користувача, стану пристрою чи місця розташування, створюючи перешкоди в реальному часі для несанкціонованого доступу.

Усі дані Copilot, зокрема чати, документи, підсумки та інше, автоматично шифруються як у стані зберігання, так і під час передавання мережею. Ключі шифрування суворо контролюються в інфраструктурі Azure, а команда безпеки Microsoft регулярно оновлює стандарти, щоб випереджати нові загрози. Якщо хтось спробує перехопити потік даних, він не отримає нічого корисного.

Рольові дозволи доступу становлять ще один рівень захисту. Ви можете точно налаштувати, хто може створювати, переглядати чи поширювати результати Copilot, а регулярні перевірки доступу допомагають виявляти неактивні облікові записи та випадкове надмірне поширення. Журнали аудиту фіксують кожен доступ і кожну дію, що значно спрощує відстеження витоків і перевірку відповідності вимогам. Якщо ви хочете глибше розібратися в найкращих практиках щодо дозволів і володіння, ознайомтеся з цим посібником з управління Microsoft 365, у якому пояснюється, чому добре управління означає більше, ніж просто правильно налаштувати перемикачі.

Copilot не розширює нічиїх прав доступу понад те, що вже має користувач у середовищі Microsoft 365. Тобто якщо користувач не міг би побачити файл безпосередньо, Copilot також не отримає його для нього. Умовні політики доступу, детально описані в цьому докладному розборі інклюзивного умовного доступу, посилюють ці межі, закриваючи невидимі лазівки та гарантуючи надійний захист ваших даних.

Зобов’язання щодо приватності та політики захисту даних

Microsoft публічно оприлюднює заяви про приватність, у яких описано, як обробляються дані Copilot і на які права щодо захисту даних можуть розраховувати клієнти. Одне дослідження показало, що 97 % компаній зі списку Fortune 500 довіряють Microsoft 365 дані своєї організації, зокрема завдяки прозорій позиції щодо приватності.

Захист даних забезпечується корпоративними рівнями безпеки. Мітки конфіденційності допомагають Copilot визначати, шифрувати та контролювати доступ до вмісту залежно від типу даних або політики організації. Від електронних листів до узагальнень, згенерованих ШІ, ці мітки інтегруються з такими інструментами, як Microsoft Purview, і дають змогу організаціям створювати політики DLP (запобігання втраті даних), які супроводжують дані куди б вони не потрапили. Як описано в цьому посібнику з управління Copilot, поширення міток, DLP і аудиторського моніторингу на результати роботи ШІ сьогодні є обов’язковим елементом відповідності вимогам.

Зобов’язання Microsoft також охоплюють права суб’єктів даних: якщо користувач хоче отримати доступ до своєї інформації, видалити її або обмежити її obробку, ці запити виконуються через робочі процеси, узгоджені з глобальними законами, зокрема GDPR. Організації можуть використовувати портали довіри та інструменти аудиту Purview, щоб забезпечити прозорість і готовність до перевірок. Створення системи ECM, готової до аудиту, не лише підтримує відповідність вимогам у майбутньому, а й допомагає захищатися від ризиків з боку інсайдерів і випадкових витоків.

Практичні приклади показують, що компанії, які знижують ризики за допомогою цих засобів контролю конфіденційності, також отримують зростання довіри користувачів і продуктивності. Чітка узгодженість практик конфіденційності, законодавчих вимог і прозорого аудиту дозволяє організаціям не відставати ні від нових технологій, ні від нових законів.

Copilot Studio та управління даними: пояснення

Copilot Studio — це місце, де інструменти Microsoft для ШІ та налаштування зустрічаються з реальністю управління даними. Якщо ви створюєте нові рішення Copilot або адаптуєте робочі процеси, саме тут відповідальний ШІ та безпечне керування моделями стають практичним завданням. Але з великою гнучкістю приходить і велика відповідальність, особливо коли чутливі дані та автоматизовані функції ШІ починають працювати разом.

Розуміння того, як Copilot Studio керує даними під час навчання моделей, інференсу та формування запитів, є критично важливим для кожного адміністратора та лідера у сфері ШІ. Архітектурні рішення, як-от де й як працюють моделі ШІ, на яких даних вони навчаються і як фільтруються запити, безпосередньо впливають на конфіденційність, відповідність вимогам і рівень ризику. Прозорість моделей і захисні механізми більше не є додатковими опціями, а є базовими вимогами для кожного розгортання.

Наступні підрозділи детально розкажуть, як Copilot Studio не допускає потрапляння даних клієнта до глобального навчання моделей, дотримується принципів відповідального ШІ та захищається від витончених зловживань, таких як prompt injection, або випадкових витоків. Ви також дізнаєтеся, як правильне управління та моніторинг у реальному часі зберігають етичність і чистоту процесів, навіть коли користувачі експериментують із розширеними можливостями Copilot.

Якщо вас турбують приховані потоки даних, сигнали ризику або «тіньові ІТ», які з’являються через неконтрольований ШІ, архітектура захисту Copilot Studio дає інструменти для контролю. Наступні розділи детально розглядають конкретику, щоб ви могли впроваджувати рішення впевнено та з чіткими уявленнями.

Базові моделі, відповідальний ШІ та захисні механізми Copilot Studio

В основі Copilot Studio лежать великі базові моделі ШІ, але є ключовий нюанс: дані клієнта всередині Microsoft 365 або вашого графа організації не використовуються для навчання цих масштабних моделей. Натомість Microsoft відокремлює оновлення базових моделей від вмісту клієнтів, тож ваші власні документи чи чати не покращують загальний ШІ-движок для всіх інших.

Це розділення є не лише технічною політикою, а й критично важливою частиною відповідального ШІ. Загальні принципи відповідального ШІ від Microsoft вимагають прозорості використання моделей, чітких меж даних і нагляду за всіма функціями, що працюють на основі ШІ. Інструменти в Copilot Studio допомагають гарантувати, що кожен автоматизований агент або бот працює відповідно до встановлених дозволів, а контроль доступу відображає ролі користувачів і політики організації. Ці самі механізми контролю детально розглянуто в цьому огляді тіньових ІТ і політик Purview, де попереджається про ризики, якщо неконтрольовані агенти ШІ працюють без нагляду.

Copilot Studio пропонує вбудовані механізми захисту, панелі керування та моніторинг у реальному часі, які допомагають адміністраторам виявляти аномальну поведінку та відстежувати використання чутливих наборів даних. Ви бачите, до яких даних і коли здійснюється доступ і яка їх обробка, тож команди з відповідності вимогам можуть перевіряти вплив на конфіденційність і нормативні вимоги. Самі результати роботи ШІ розглядаються як повноцінний контент: вони успадковують мітки конфіденційності та журнали аудиту, що зменшує сліпі зони у сфері відповідності.

Стратегії управління ШІ, як-от вузькі межі дій агентів, Entra Agent ID, примусове застосування DLP і обмежений у часі вивід результатів ШІ, додатково допомагають запобігати «неконтрольованій» автоматизації та несанкціонованому доступу, як пояснено в цьому практичному подкасті про управління ШІ. Підсумок: Copilot Studio дає гнучкість і швидкість, але всередині структури, побудованої для безпеки організації та прозорості щодо конфіденційності.

Ін’єкції промптів і виявлення захищених матеріалів

• Алгоритми фільтрації промптів: Copilot Studio відстежує вхідні промпти та блокує все, що намагається впровадити шкідливий код, неприпустимий вміст або несанкціоновані команди, знижуючи ризик на самому початку.
• Сигнали ризику в реальному часі: Захисні алгоритми шукають незвичні формулювання або запити, які могли б обійти звичайні механізми контролю, і позначають ризикову поведінку до того, як ШІ відповість.
• Мітки конфіденційності та відповідності: Вихідний вміст із Copilot Notebooks або інтеграцій Copilot Studio автоматично перевіряється на наявність конфіденційних, регульованих або захищених матеріалів і успадковує налаштування DLP організації.
• Журнали аудиту та маркування: Кожен промпт і кожен результат можна журналювати та позначати мітками, як зазначено в цьому обговоренні ризиків відповідності в Copilot Notebooks, що гарантує дотримання тих самих правил для результатів, згенерованих ШІ, що й для традиційного контенту.

Постійний моніторинг і швидке реагування за політиками утримують вашу екосистему Copilot на боці довіри, навіть коли промпти стають складнішими.

Суверенітет даних і можливості Multi-Geo у Copilot

Суверенітет даних уже не просто модне слово — це непорушна реальність для організацій з глобальним охопленням. Чи ви міжнародна компанія, що балансує між вимогами Європи, США чи Азії, здатність Copilot дотримуватися кордонів даних окремих країн і регіонів є надзвичайно важливою для виконання як юридичних вимог, так і очікувань клієнтів.

Microsoft спроєктувала хмарну архітектуру Copilot так, щоб вона відповідала цим глобальним викликам у сфері відповідності. Завдяки можливостям Multi-Geo організації можуть контролювати, де зберігаються дані для різних дочірніх компаній чи груп користувачів, що знижує ризик випадкових транскордонних передач даних. Цей підхід стає вдвічі важливішим, коли йдеться про чутливі галузеві дані або роботу в регульованих секторах, таких як фінанси чи охорона здоров’я.

У наступних розділах ви ознайомитеся з концепцією EU Data Boundary та її практичним впливом на конфіденційність і суверенітет. Далі ми розглянемо просунуті інструменти Multi-Geo: як вони допомагають керувати продуктивністю, підтримувати відповідність вимогам і давати адміністраторам контроль, навіть коли операції охоплюють кілька континентів.

Завдяки гнучким варіантам розміщення даних Copilot і суворому управлінню ви можете дотримуватися юридичних вимог, не жертвуючи впровадженням і продуктивністю. Давайте розберемо ці рішення, щоб ви були готові до будь-якого регуляторного режиму.

EU Data Boundary і суверенітет даних: пояснення

EU Data Boundary — відповідь Microsoft на суворі європейські закони про суверенітет даних. У межах цієї ініціативи всі дані, які генерує Copilot у клієнтах з розташуванням в ЄС, зберігаються та обробляються виключно в дата-центрах, розташованих на території Європейського Союзу. Цей регіональний кордон є одночасно юридичним і технічним: він не дозволяє даним потрапляти в регіони поза ЄС без явного винятку чи вказівки клієнта.

Юридичні механізми контролю та аудиту гарантують, що кожну взаємодію з Copilot, від підсумовування документів до історії чатів, можна відстежити та довести, що вона залишалася в межах ЄС. Для міжнародних організацій такий підхід значно спрощує підтвердження відповідності GDPR і національним законам, допомагає уникати дорогих ризиків транскордонних передач і показує регуляторам надійний, перевірюваний ланцюг зберігання доказів.

Розширене розміщення даних і розташування клієнтських даних у Multi-Geo

Багатогеографічні середовища стають необхідними, оскільки організації масштабуються на весь світ, а вимоги регуляторів зростають. Підтримка кількох географій у Microsoft Copilot дає бізнесу змогу розділяти дані між регіонами, щоб кожен підрозділ компанії дотримувався місцевих законів про зберігання даних, не втрачаючи при цьому гнучкості хмари.

Дослідження показують, що підприємства, які використовують сегментацію даних за регіонами, на 40 % скорочують час розслідування щодо відповідності вимогам завдяки чіткішим журналам аудиту та спрощеній регуляторній документації. Адміністратори можуть налаштувати Copilot так, щоб обмежувати доступ до вмісту за групою користувачів або географією, використовуючи глобальні інструменти адміністрування в Microsoft 365, щоб керувати цими межами та гарантувати, що міграції не порушать відповідність вимогам.

Експерти радять поєднувати багатогеографічні засоби контролю з постійним управлінням через такі платформи, як Purview і Defender, щоб зберігати видимість під час міграцій або швидких змін у бізнесі. Практичний чек-лист управління Copilot радить узгодити контракти, ліцензії та засоби примусового застосування політик до того, як запроваджувати підтримку Copilot між регіонами.

Для найкращого результату поєднуйте технічне забезпечення політик із навчанням користувачів. Централізований центр навчання керованому Copilot прискорює впровадження, зменшує кількість звернень до служби підтримки та допомагає пояснити, чому правила розміщення даних важливі. Оскільки з’являються нові регуляторні стандарти, надійні засоби контролю разом із навченим персоналом дають змогу випереджати вимоги як у сфері відповідності, так і в продуктивності.

Взаємодії з Copilot і управління життєвим циклом даних

Кожна взаємодія з Copilot, будь то швидкий чат, редагування документа чи розумне резюме, починає шлях даних, за яким потрібно стежити від початку до кінця. Організації не можуть просто «налаштувати й забути» свої політики даних; їм потрібно розуміти та керувати всім життєвим циклом, від першого запиту до ШІ до остаточного видалення або міграції, щоб забезпечувати постійну відповідність вимогам і підзвітність.

Ця частина посібника дає змогу зазирнути за лаштунки того, як Copilot веде журнали, зберігає й керує запитами користувачів і результатами в Microsoft 365. Ви дізнаєтеся, що саме зберігається, як довго і хто вирішує, коли дані видаляються. Від детальних параметрів збереження до політик міграції — опанування життєвого циклу означає менше клопоту і менше несподіваних результатів аудиту в майбутньому.

Далі ви побачите, як Copilot керує історією чатів (так, між тим, що бачать користувачі, і тим, що бачать адміністратори, є відмінності), і як організації можуть будувати графіки збереження та видалення, що відповідають регуляторним вимогам і операційним цілям. Наступний розділ також пояснює, як міграції — чи то через злиття, переїзд центрів обробки даних, чи через юридичні вимоги — впливають на розміщення даних і контроль над ними.

Для ІТ-адміністраторів і керівників з управління відповідністю розуміння цих політик — це не просто найкраща практика, а необхідна навичка виживання, поки цифрова трансформація й надалі прискорюється. Тепер розгляньмо, як застосувати ці знання на практиці та зробити так, щоб ваш шлях даних у Copilot був надійним і відповідав вимогам від початку до кінця.

Взаємодії в чаті, збереження даних і політики історії

Взаємодії з чатом Copilot у Microsoft 365 побудовані з розрахунком на прозорість і безпеку. Щоразу, коли користувач ставить Copilot запитання або просить підсумок документа, ці запити та результати фіксуються — або як постійні записи в історії чатів користувачів, або як тимчасові дії, залежно від налаштувань вашої організації.

Постійні дані, як-от довгострокові гілки чатів або нотатки, створені Copilot, можна зберігати за правилами, які ви задаєте в центрі відповідності Microsoft 365. Тимчасові дані, своєю чергою, можуть видалятися після завершення сеансу або через заданий період — залежно від ризику для конфіденційності та юридичних рекомендацій. Організації визначають ці параметри з огляду на потреби бізнесу, регуляторне середовище та очікування користувачів.

Політики збереження даних Microsoft 365 забезпечують детальний контроль над вмістом Copilot. Адміністратори можуть зберігати журнали чатів від одного дня до кількох років, застосовуючи політики через Microsoft Purview. Це критично важливо, якщо ви підпадаєте під галузеві регулювання або хочете, щоб усі взаємодії з ШІ були включені до юридичного архіву вашої організації.

Щоб уникнути так званої «ілюзії governance» (думки, що стандартних засобів контролю Microsoft достатньо), потрібні свідомо продумані дизайн і політики. Як ідеться в цьому подкасті про governance, лише продумані налаштування збереження, чітка відповідальність і визначені власники справді гарантують відповідність вимогам. Практичні кроки щодо забезпечення виконання політик дивіться в матеріалі про Copilot і DLP у налаштуванні DLP у Microsoft 365.

Життєвий цикл даних, міграція та потоки даних у Copilot

1. Надходження та початкове зберігання
2. Кожна взаємодія з Copilot починається з надходження запитів користувачів або вмісту. Ці дані одразу категоризуються і зберігаються відповідно до налаштувань організації та вимог відповідності, що забезпечує конфіденційність і безпеку з самого початку.
3. Обробка та активне використання
4. Під час активного використання Copilot обробляє дані, щоб створювати результати, наприклад підсумки або відповіді. Доступ регулюють дозволи та нормативні політики, що зберігає суворі межі як у ручних, так і в автоматизованих робочих процесах.
5. Архівація та збереження
6. Після активного використання дані Copilot можуть архівуватися відповідно до графіків збереження, налаштованих у Microsoft 365, як правило, керованих через Purview. Збережені елементи підлягають перегляду, перевіркам відповідності та, за потреби, запитам доступу від користувачів.
7. Сценарії міграції
8. Коли організації переносять дані між регіонами або переходять з локальної інфраструктури в хмару, починають діяти політики міграції. Компанії можуть відобразити потоки даних Copilot, щоб забезпечити відповідність вимогам і мінімізувати ризик порушень на межах між регіонами. Поради щодо збереження governance під час переносу дивіться в цьому посібнику з управління доступом до даних.
9. Остаточне видалення та експорт
10. Наприкінці життєвого циклу дані Copilot видаляються або експортуються відповідно до нормативних вимог, запитів користувачів або політик організації. Журнали аудиту фіксують кожну взаємодію з даними і дають організаціям підтвердження обґрунтованого видалення та чіткі докази для перевірок відповідності.

Резидентність даних у хмарах різних провайдерів та інтеграція Copilot

Питання резидентності даних для Copilot не закінчується на межі Microsoft. Багато організацій розгортають Copilot як частину гібридних або мультихмарних стратегій, підключаючись до зовнішніх хмар (наприклад, AWS, Google Cloud) або інтегруючи API та конектори для бізнес-систем поза основним середовищем Microsoft 365.

Це створює нові виклики: щойно дані починають передаватися між кількома хмарними провайдерами, старі припущення щодо резидентності, аудиту та відповідності більше не працюють. Вимоги законодавства та договорів стає важче виконувати, особливо якщо дані виходять за межі безпечного середовища «лише Microsoft». Ризики на кшталт Shadow IT або неконтрольованих конекторів можуть непомітно перенаправити дані в неузгоджені середовища і звести нанівець ретельно продумані політики governance.

Microsoft пропонує інструменти та фреймворки для керування гібридними й мультихмарними сценаріями: від розширеного аудиту та моніторингу до детальних засобів контролю доступу для сторонніх конекторів. Розуміння цих підходів є ключовим для забезпечення єдиних правил резидентності та відповідності незалежно від того, куди подорожують дані Copilot.

У наступних підрозділах ми розберемо найкращі практики керування потоками даних у гібридній хмарі, моніторингу та контролю, а також те, на що варто звернути увагу під час інтеграції сторонніх конекторів. Уважно стежачи за тим, куди йдуть ваші дані і хто має право їх перенаправляти, ви уникнете несподіванок і збережете порядок у питаннях відповідності навіть у найскладніших хмарних конфігураціях.

Керування потоками даних у гібридній хмарі для Copilot

• Централізована структура governance: Створіть основу для інтеграції Copilot із хмарою, використовуючи Azure Policy, RBAC і Privileged Identity Management (PIM), щоб визначати, хто може переміщувати дані, отримувати доступ до конекторів і перевіряти активність у різних середовищах. Більше про надійне governance читайте в матеріалі про найкращі практики корпоративного governance в Azure.
• Автоматичне відстеження даних: Використовуйте інструменти моніторингу в реальному часі, щоб відображати потоки даних, миттєво виявляти відхилення від політик і фіксувати несанкціоновані передачі між хмарами Microsoft і сторонніх провайдерів.
• Сегментація кінцевих точок і конекторів: Обмежуйте зовнішні інтеграції лише тими, які явно схвалені та регулярно переглядаються. Так знижується ризик несанкціонованого переміщення даних або ненавмисних витоків між регіонами.
• Детерміновані контролі та забезпечення політик: Використовуйте «governance by design», щоб автоматизувати захисні механізми. Так політики залишаються придатними до виконання, а з часом не виникає ентропії чи несанкціонованого відхилення від них.

Питання відповідності вимогам для сторонніх конекторів

Підключення Copilot до зовнішніх застосунків або джерел даних через API має реальні наслідки для відповідності вимогам. Microsoft рекомендує формально документувати та переглядати кожен конектор, переконуючись, що увімкнено лише схвалені потоки даних і що кожна інтеграція відповідає вимогам щодо розміщення даних і конфіденційності, які застосовуються до вашого бізнесу.

Регулярний аудит конекторів має бути обов’язковою частиною роботи ІТ-команд: перевіряйте надмірні привілеї OAuth-областей, неавторизовані застосунки та непогоджений обмін даними. Використання вбудованих інструментів, зокрема Microsoft Defender for Cloud Apps і журналів Entra ID, як пояснено в цьому посібнику з управління Shadow IT, допомагає виявляти ризиковані сторонні підключення та усувати їх без шкоди для продуктивності.

Якщо сумніваєтеся, за замовчуванням застосовуйте сувору процедуру погодження для всіх зовнішніх конекторів. Це знижує ризик випадкової невідповідності вимогам або Shadow IT, підтримує узгодженість у межах організації та дозволяє регуляторам і аудиторам залишатися спокійними.

Розміщення даних Microsoft Copilot, обробка даних, конфіденційність і безпека для служби Microsoft 365

Що таке розміщення даних Copilot і як воно впливає на використання Microsoft Copilot?

Розміщення даних Copilot означає, де зберігаються й обробляються дані Microsoft Copilot і дані клієнта в стані спокою. Для організацій, які використовують Microsoft 365 і можливості Copilot, розміщення впливає на відповідність регіональним вимогам щодо розміщення даних і визначає, чи зберігаються дані в хмарному регіоні Microsoft, який ви обрали. Розуміння розміщення даних у Copilot Studio та місць розташування даних у Copilot Studio допомагає адміністраторам контролювати, де зберігаються конкретні дані та взаємодії з Microsoft 365 Copilot.

Які типи даних зберігаються та обробляються Microsoft 365 Copilot і Copilot Chat?

До даних належать взаємодії з Microsoft 365 Copilot, вміст чатів Copilot Chat, метадані та будь-які файли або контекстні дані, надані під час використання Copilot. За інформацією Microsoft, частина даних Microsoft Copilot обробляється для формування відповідей і може тимчасово журналюватися. Водночас зобов’язання для Microsoft 365 Copilot і політики безпеки даних уточнюють, які дані зберігаються, де вони обробляються і зберігаються, а також як захищаються дані в стані спокою для основних служб.

Чи можуть організації контролювати, де зберігаються дані Microsoft Copilot, і чи гарантує Microsoft безпеку даних?

Так. Адміністратори в центрі адміністрування Microsoft 365 можуть обрати місця розташування даних у Copilot Studio та застосувати зобов’язання щодо розміщення даних, які допомагають гарантувати, що дані клієнта в стані спокою зберігаються в обраних регіонах хмари Microsoft. Microsoft надає оновлення безпеки, засоби контролю Microsoft Purview та інтеграції з Microsoft Entra для керування дозволами й безпекою даних, що відповідає багатьом вимогам безпеки та відповідності в екосистемі Microsoft 365.

Чи існують зобов’язання щодо розміщення даних, специфічні для Microsoft 365 Copilot і Microsoft Copilot Studio?

Microsoft публікує зобов’язання для Microsoft 365 Copilot і розміщення даних Copilot, які описують, як дані зберігаються та обробляються. Ці зобов’язання часто стосуються розміщення даних у Copilot Studio, передавання даних між регіонами для Copilot і того, чи може Microsoft передавати дані з юридичних або операційних причин. Організаціям варто переглянути умови та вимоги щодо розміщення даних і налаштувати засоби Copilot Studio відповідно до внутрішніх політик.

Які дані обробляють функції генеративного ШІ і як довго вони зберігаються?

Функції генеративного ШІ, зокрема ті, що працюють на базі Microsoft Copilot і застосунків Microsoft 365, обробляють запити, контекст і будь-який наданий вміст для формування результатів. Microsoft документує, які дані обробляються і як довго вони зберігаються. Термін зберігання залежить від служби та визначається політиками щодо обробки й зберігання даних, налаштуваннями клієнта в центрі адміністрування Microsoft 365 та застосовними правилами відповідності. Щоб дізнатися деталі щодо збереження й керування, адміністратори можуть звернутися до Microsoft Learn і Microsoft Purview.

Чи можуть дані зберігатися за межами мого регіону, і які існують засоби контролю, щоб не допустити даних за межами затверджених локацій?

Залежно від конфігурації та сервісу деяка телеметрія або метадані сервісу можуть зберігатися в різних регіонах, але Microsoft пропонує варіанти зберігання даних у вибраних центрах обробки даних, щоб відповідати вимогам щодо резидентності даних. Використовуйте налаштування Copilot, політики адміністрування Microsoft 365 та Microsoft Purview, щоб обмежити переміщення даних між регіонами для Copilot. Ознайомтеся з умовами надання послуг, щоб дізнатися, коли Microsoft може отримувати доступ до даних або переміщувати їх, і які захисні механізми діють, щоб не допустити несанкціонованого розміщення даних за межами затверджених локацій.

Як працюють дозволи та доступ до даних між сервісами Microsoft, зокрема Microsoft Teams, Dynamics 365 і Microsoft Graph, коли використовується Copilot?

Доступ Copilot регулюється дозволами та політиками даних, налаштованими в Microsoft Entra та параметрах адміністрування Microsoft 365. Коли Copilot підключається до Microsoft Teams, Dynamics 365 або Microsoft Graph, він використовує надані дозволи для доступу до конкретних даних. Адміністратори контролюють, до яких даних має доступ Copilot, керуючи областями дій (scopes), дозволами API та згодою, тож Copilot допомагає користувачам, не відкриваючи зайвих конкретних даних.

Які засоби відповідності вимогам і безпеки доступні для керування Copilot і даними Microsoft Copilot?

Microsoft пропонує Microsoft Purview, функції центру відповідності, журнали аудиту, запобігання втратам даних (DLP) і оновлення безпеки для керування даними Copilot і ширшими ризиками сервісів Microsoft 365. Ці інструменти допомагають дотримуватися зобов'язань щодо резидентності даних, відстежувати обробку та зберігання даних і забезпечувати захист даних клієнтів у стані спокою в екосистемі Microsoft Cloud і Microsoft 365.

Як організаціям підготуватися до впровадження можливостей Copilot з дотриманням вимог щодо резидентності даних?

Організаціям варто описати, до яких саме даних матиме доступ Copilot, визначити місця зберігання цих даних у Copilot Studio, оновити політики в адмін-центрі Microsoft 365 та Microsoft Entra щодо дозволів і доступу, а також скористатися Microsoft Purview та засобами управління для забезпечення вимог щодо резидентності даних. Навчання адміністраторів роботі з Copilot, перегляд зобов'язань для Microsoft 365 Copilot і звернення до Microsoft Learn за найкращими практиками допоможуть узгодити впровадження з цілями безпеки та відповідності.