Опанування фінансової звітності Dynamics 365: виходимо за межі Excel

By Mirko Peters · 2026-08-27

Раді знову бачити вас у блозі! Якщо ви колись проводили останні дні місяця, поспішно копіюючи й вставляючи цифри між окремими таблицями та звіряючи …

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Ласкаво просимо назад у блог! Якщо ви колись проводили останні дні місяця, судорожно копіюючи й вставляючи цифри між окремими таблицями, зіставляючи рахунки головної книги та вручну додаючи формули відхилень лише для того, щоб підготувати звіт про фінансові результати, знайте: ви не самотні. Безліч фінансових команд і бухгалтерів потрапляють у пастку, використовуючи Excel як основну базу даних, а не як аналітичний інструмент. Але що як існує кращий спосіб? Сьогодні ми доповнюємо наш останній випуск подкасту й розглянемо, як перехід до структурованих систем може кардинально змінити ваше закриття місяця. Обов’язково послухайте повний випуск Dynamics 365 Financial Reporting - Simply Explained, щоб не пропустити жодного важливого висновку.

Вступ до фінансової звітності Dynamics 365

Фінансова звітність у Dynamics 365 Finance створена, щоб допомогти організаціям вийти з безкінечного циклу ручного створення таблиць. Замість того щоб щомісяця збирати фінансові звіти з нуля, команди можуть використовувати інструменти, які безпосередньо працюють із проведеними бухгалтерськими даними. Це спеціалізований звітний механізм, який обробляє необроблені записи головної книги та структурує їх у достовірні звіти про фінансові результати, баланси, звіти про рух грошових коштів і порівняння бюджету з фактом. Завдяки відмові від ручної обробки даних фінансові команди витрачають менше часу на виправлення зламаних формул Excel і більше на аналіз результатів бізнесу.

Що таке фінансова звітність Dynamics 365?

Щоб справді зрозуміти цю можливість, варто розвіяти поширене хибне уявлення. Фінансова звітність не є ще однією бухгалтерською книгою. Кожна повсякденна операція, зокрема рахунки-фактури клієнтів, платежі постачальникам, загальні журнали, виплати заробітної плати та коригування запасів, спершу має бути проведена безпосередньо в Dynamics 365 Finance. Щойно ці операції надійно зберігаються в системі, фінансова звітність зчитує результати та впорядковує їх у змістовні звіти. Уявіть головну книгу як надійну фінансову картотеку, а фінансову звітність як професійну звітну кімнату, яка розкладає ці документи так, щоб зацікавлені сторони легко їх розуміли.

Головна книга як основа

Кожен надійний фінансовий звіт починається з чистих, належним чином структурованих бухгалтерських даних. Головна книга містить фінансовий вплив кожної господарської операції. Кожна грошова сума прив’язана до конкретного основного рахунку, який визначає, що саме сталося з фінансової точки зору. Надходження готівки, виручка від продажів, орендна плата, заробітна плата, дебіторська заборгованість чи податкові зобов’язання: кожна з цих позицій має власний основний рахунок. Фінансові звіти не створюють ці цифри за помахом чарівної палички; вони лише узагальнюють і агрегують залишки, які вже є в головній книзі.

Типи та категорії основних рахунків

Типи основних рахунків задають широку бухгалтерську класифікацію: вони розділяють рахунки прибутків і збитків, які відстежують доходи та витрати за період, і балансові рахунки, які відстежують активи, зобов’язання та капітал. Понад це категорії основних рахунків додають ще один потужний рівень звітності. Наприклад, в організації може бути кілька окремих банківських рахунків, каси для дрібних витрат і рахунки клірингу, але всі вони можуть належати до однієї загальнішої категорії «Грошові кошти». Це дозволяє фінансовому звіту показувати один зрозумілий рядок грошових коштів, тоді як фінансова служба зберігає детальні рахунки всередині.

Фінансові виміри додають бізнес-контекст

Якщо основні рахунки пояснюють, що сталося з фінансової точки зору, то фінансові виміри пояснюють, де, хто або який підрозділ організації відповідав за операцію. Виміри зазвичай відображають відділи, центри витрат, бізнес-одиниці, регіони, локації або конкретні проєкти. Уявіть три окремі операції, проведені на один і той самий рахунок орендних витрат. Застосувавши фінансові виміри, їх можна позначити відповідно як Головний офіс, Склад і Retail North. Так фінансова служба бачить загальні витрати на оренду по компанії, а окремі менеджери можуть аналізувати свою зону відповідальності.

Фінансові виміри проти фінансових тегів

Типова помилка під час налаштування корпоративної системи — перетворювати кожну окрему точку даних на фінансовий вимір. Виміри слід залишати для багаторазових значень, за якими ваша організація очікує регулярно формувати звіти, наприклад для підрозділів або регіонів. Для гнучкіших посилань на транзакції, як-от номери рахунків-фактур, номери замовлень на закупівлю чи ідентифікатори зовнішніх систем, ідеальним інструментом є фінансові теги. Якщо переповнити систему тисячами унікальних значень вимірів, фінансова структура лише стане без потреби складною.

Типові фінансові звіти

Не обов’язково проєктувати кожен звіт з нуля. Dynamics 365 Finance одразу постачається з 22 типовими фінансовими звітами. Серед них стандартні шаблони звітів про прибутки та збитки, балансових звітів, звітів про рух грошових коштів, детальних і зведених оборотних відомостей, звітів про ковзні витрати та порівнянь «бюджет — факт». Організації можуть просто відкрити типовий звіт, перевірити його за фактичними залишками в книзі обліку та скоригувати під свій точний план рахунків і корпоративні стандарти подання.

Financial Reporting порівняно з Power BI, Excel та іншими інструментами

Dynamics 365 пропонує кілька технологій звітності, кожна з яких створена для певного призначення. Financial Reporting спеціально розроблено для структурованих фінансових звітів на основі головної книги. Power BI найкраще підходить, коли потрібні інтерактивні панелі, візуальний аналіз трендів і довільна фільтрація. Excel залишається незамінним для поглибленого аналізу, офлайн-моделювання та дослідження даних. Водночас SSRS формує звіти фіксованого формату для операційних документів, а Electronic Reporting відповідає за структуровані файли, як-от податкова звітність і банківські формати. Використання правильного інструмента для кожного завдання робить вашу екосистему звітності чистою та ефективною.

Як працюють визначення рядків

Визначення рядків керує всім, що відображається в лівій частині фінансового звіту. У звіті про прибутки та збитки рядками можуть бути виручка, собівартість продажів, валовий прибуток, операційні витрати та чистий результат. Рядки можуть отримувати дані з окремих головних рахунків, діапазонів рахунків, категорій або розрахованих підсумків. Наприклад, валовий прибуток не обов’язково прив’язувати до одного рахунку: його можна налаштувати як розрахований підсумок, де собівартість продажів віднімається від виручки. Зрештою, визначення рядків задає логічну послідовність вашого звіту.

Як працюють визначення стовпців

Визначення стовпців визначають, як фінансова інформація відображається по горизонталі сторінки. Стовпці можуть показувати поточний місяць, результати з початку року, показники минулого року, суми бюджету, прогнози або розраховані відсоткові відхилення. Замість того щоб щомісяця експортувати дані в Excel і вручну будувати формули порівняння, ваш управлінський звіт про прибутки та збитки може автоматично виводити поруч поточний місяць, рік від початку, бюджет і відхилення.

Визначення звітів

Визначення звіту — це головний елемент, який з’єднує структури рядків і стовпців у повноцінно згенерований звіт. Фінансовий відділ може створити визначення рядків для звіту про прибутки та збитки та поєднати його з визначенням стовпців «Фактично за місяць, бюджет і відхилення», зберігши цю комбінацію як місячний управлінський звіт про прибутки та збитки. Такий модульний підхід дає змогу повторно використовувати ті самі структурні шаблони для різних періодів і параметрів перегляду, а не будувати звіти заново.

Звітні дерева

Звітні дерева дозволяють організаціям структурувати фінансові звіти за складною організаційною ієрархією. Це можуть бути окремі юридичні особи, географічні регіони або операційні бізнес-одиниці. Компанія з кількома дочірніми структурами може формувати окремі звіти для кожного бізнесу та одночасно консолідувати їх у загальне зведення по групі. Регіональний бізнес може показувати результати по дивізіонах «Північ», «Південь» і «Захід» окремо, а потім загальний підсумок по компанії, задовольняючи і місцевих керівників, і централізовані фінансові команди.

Зведення, деталізація та перехід до джерела

Фінансові звіти ніколи не повинні бути статичними документами, що лежать на столі. За допомогою динамічних інструментів звітності користувачі можуть почати з високорівневого зведення із загальними доходами та витратами, а потім перейти безпосередньо до базових транзакцій, коли якийсь показник потребує розслідування. Якщо операційні витрати суттєво перевищили бюджет, фінансист може клацнути просто по зведеній сумі, щоб переглянути проводки, дати проведення, документи та деталі транзакцій. Так статичний звіт перетворюється на активний інструмент аналізу.

Фільтрування фінансових звітів

Перевага централізованої структури звітності в тому, що одне визначення звіту може відповісти на безліч питань завдяки динамічній фільтрації. Користувачі можуть на льоту змінювати дати звіту, валюти, рівні деталізації та фінансові виміри. Фінансовий менеджер може легко перейти від перегляду загального звіту про прибутки та збитки по компанії до фільтрації того самого макета для окремого бізнес-підрозділу або конкретного періоду, повністю позбавляючись потреби вести десятки окремих версій таблиць для різних відділів.

Планування та звітність для кількох юридичних осіб

Послідовність є ключем до плавного фінансового закриття періоду. Фінансові звіти можна налаштувати на автоматичний запуск із щоденною, щотижневою або щомісячною періодичністю, що зручно підтримує management packs, огляди бюджету та рутинні процедури закриття періоду. Крім того, організації, що працюють у кількох юридичних особах, можуть формувати консолідовані звіти по компаніях групи з урахуванням різних валют звітності. Дочірні компанії при цьому ведуть локальний облік, а керівництво групи бачить загальну картину.

Збереження звітів і копії для аудиту

Під час формування фінансової звітності важливо враховувати політики збереження звітів. Щойно створені звіти зазвичай отримують стандартний термін дії 90 днів, який уповноважені користувачі можуть змінити за потреби. Оскільки збережені звіти можуть отримувати оновлені дані транзакцій у реальному часі під час повторного запуску або деталізації, організаціям, яким потрібна незмінна копія для аудиту завершеного періоду, варто експортувати остаточний звіт у PDF або Excel і архівувати його відповідно до внутрішніх політик управління документами.

Висновок

Відмова від ручних таблиць на користь Dynamics 365 Financial Reporting — один із найефективніших кроків, який може зробити бухгалтерська команда. Безпосередньо працюючи з головною книгою через структуровані рядки, стовпці, виміри та дерева звітності, організації можуть позбутися годин рутинного введення даних і щомісяця формувати надійну фінансову звітність. Щоб глибше зануритися в тему та почути експертні думки про оптимізацію процесу закриття періоду, обов'язково послухайте супровідний випуск Dynamics 365 Financial Reporting - Simply Explained. Дякую, що читаєте, і до зустрічі в наступному дописі!