إتقان مطالبات Copilot لدعوات الاجتماعات في Microsoft 365

By Mirko Peters · 2026-04-23

إذا كنت تريد أن تسير الاجتماعات بسلاسة أكبر وأن تُهدر وقتاً أقل في الترتيبات اللوجستية، فإن Microsoft 365 Copilot هو ورقتك الرابحة الجديدة. بمطالبات بسيطة وطبيعية، يمكنك جدولة…

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

إذا كنت تريد أن تسير الاجتماعات بسلاسة أكبر وأن تُهدر وقتاً أقل في الترتيبات اللوجستية، فإن Microsoft 365 Copilot هو ورقتك الرابحة الجديدة. بمطالبات بسيطة وطبيعية، يمكنك جدولة الاجتماعات وتحسينها، بل ومتابعتها بعد انعقادها، دون التراسل المعتاد ذهاباً وإياباً. ولا يقف Copilot عند حدود الحجز، بل يساعدك على صياغة دعوات أكثر وضوحاً، ويلخّص سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، ويتتبع بنود العمل بعد انتهاء الاجتماع.

اعتبر هذا المقال دليلك الشامل لتطوير كل جانب من جوانب الاجتماعات. سواء كنت تنسّق جداول مواعيد متعددة التخصصات، أو توضح الأهداف، أو توثّق القرارات للجولة التالية، فإن مطالبات Copilot تجعل ذلك سريعاً وبسيطاً. سنتناول الجدولة الذكية، وصياغة الدعوات بفعالية، وميزات الذاكرة، وغير ذلك، مع تسليط الضوء على كيفية جعل الدعوات شخصية وخالية من التعارضات وموجهة نحو الأهداف. هل أنت مستعد لتخفيف صداع الاجتماعات؟ هيا نبدأ.

جدولة أذكى مع مطالبات Microsoft 365 Copilot

لنكن واقعيين: جدولة الاجتماعات عادةً ما تكون لغزاً بقطع أكثر مما تتمنى. مع Microsoft 365 Copilot، يتراجع هذا التعقيد كثيراً. فبدلاً من تصفح التقويمات يدوياً أو تبادل الرسائل الإلكترونية، ما عليك سوى أن تخبر Copilot بما تحتاجه. فهو يحوّل طلباتك العفوية، مثل "ابحث عن فترة متاحة للفريق الأسبوع المقبل"، إلى أحداث مجدولة مع دعوة جميع المعنيين.

تكمن قوة Copilot في التفاصيل التي يتولاها عنك. فهو يوازن بين فروق المناطق الزمنية، ويتحقق من مواعيد انشغال كل شخص، ويقترح بدائل أفضل إذا وقع تعارض في الوقت. سواء كنت تخطط لاجتماع دوري قصير للفريق، أو جلسة تأهيل للموظفين الجدد، أو مكالمة استراتيجية عالية الأولوية، فإن Copilot يخفف العبء بأتمتة كل الجوانب المزعجة في الجدولة.

ستحصل أيضاً على القدرة على تخصيص دعوات الاجتماعات بحسب المشاركين، إذ يمكنك تكييف جدول الأعمال أو مواد التحضير ديناميكياً. وإذا احتجت إلى مزامنة التقاويم عبر فرق المشاريع أو الأقسام، فإن ميزات المزامنة في Copilot تغطي ذلك. هل أنت مستعد لترى كيف تستخدمه بالتحديد؟ ستشرح الأقسام التالية مطالبات مجربة لجدولة بلا عناء، وتبيّن كيفية التخطيط لاجتماعات تحقق نتائج فعلية.

أمثلة على مطالبات لجدولة الاجتماعات ومزامنتها بسهولة

1. "جدول اجتماعاً فردياً مع Alan الأسبوع المقبل."قلها كما تقولها لزميل في العمل. سيجد Copilot الفترات المتاحة، ويقترح الأوقات، ويرسل الدعوة، دون أي متاعب تتعلق بالحجز المزدوج.
2. "اقترح ثلاثة أوقات هذا الأسبوع يكون فيها فريق المشروع متاحاً."استخدم هذه المطالبة لإيجاد أوقات تناسب الجميع، حتى عبر الأقسام أو المناطق. يتحقق Copilot من تقاويم الجميع دفعة واحدة، دون جولات لا تنتهي من تبادل سؤال "ما رأيكم في يوم الأربعاء؟"
3. "زامن هذا الاجتماع مع تقويمي فريقي التسويق والمبيعات."إذا كنت تحتاج إلى ظهور اجتماعك في أكثر من تقويم، فما عليك إلا أن تطلب ذلك. يضيفه Copilot في كل مكان يلزم، فيصعب جداً أن يفوّت أحد الاجتماع.
4. "احجز اجتماع متابعة أسبوعياً متكرراً أيام الجمعة الساعة 10 صباحاً مع المرؤوسين المباشرين."اضبطه ونسِّه. يستطيع Copilot تثبيت الاجتماعات المتكررة بفترات زمنية مخصصة، وهو مفيد لطقوس الفريق أو اجتماعات الوقوف اليومية الروتينية.
5. "أي وقت للاجتماع المنتظم يحمل أقل التعارضات لفريق التصميم؟"تستفيد هذه المطالبة من قدرات Copilot التحليلية لفحص الجداول، بل وتنبّه إلى احتمال الإرهاق الزائد، مما يساعدك على اختيار الخيار الأقل إخلالاً بسير عمل الفريق.
6. "أضف Sarah وراجع مساهماتها في الاجتماع السابق لتوفير السياق."لا يقتصر دور Copilot على دعوة أشخاص جدد في اللحظة، بل يمكنه الرجوع إلى Copilot Memory للتأكد من أن المشاركين الجدد على اطلاع كامل، وأن سياق الدعوة يتطور معه.

مطالبات قائمة على المهام لتحديد الأولويات وتخطيط الدعوات

• "صغ دعوة اجتماع بنقاط جدول الأعمال الخمس التالية:" استخدم ذلك لتنظيم اجتماعك حتى يعرف المشاركون ما هو مطروح على الطاولة، مما يحافظ على تركيز النقاش.
• "أضف قسماً للقراءة المسبقة واربط تقرير الشهر الماضي." يمكن لـ Copilot تضمين مواد التحضير داخل الدعوة مباشرة، ليأتي المشاركون مستعدين.
• "حدد أهداف الاجتماع لاتخاذ القرارات المتعلقة بتخصيص الميزانية." ضع أهدافاً واضحة للمشاركين قبل حضورهم.
• "رتّب بنود جدول الأعمال حسب الإلحاح." يرتب Copilot الموضوعات بحسب الأهمية، حتى تبدأ بالأمور الضرورية أولاً.
• “حدِّد الأدوار والمسؤوليات في الدعوة.” عيّن مالكًا لكل موضوع، من تدوين الملاحظات حتى مهام المتابعة، بما يعزز مساءلة الفريق.

تحسين التواصل في الاجتماعات باستخدام ميزات Copilot Chat

لنكن واقعيين، فنصف التحدي في الاجتماعات هو التأكد من أن الجميع يفهم ما يجري، وما المتوقع منه، ومتى. يمكن لـ Copilot في Teams وOutlook أن يساعدك على تطوير هذا التواصل بسهولة. فبدلًا من كتابة دعوات جامدة ومربكة، أو إغراق صناديق البريد بنصوص طويلة، يساعدك Copilot على صقل رسالتك وإيصالها بالنبرة المناسبة للموقف.

مع ميزات Copilot Chat، لا تكتفي بتحسين صياغة الدعوات، بل تسهّل بقدر كبير إيصال التوجيهات الواضحة، والإشارة إلى الموضوعات الحساسة، وضمان أن يكون كل ملاحظة أو هدف أو بند في جدول الأعمال سهل الاستيعاب. ويُجيد الذكاء الاصطناعي إبراز ما هو مهم، وتعديل النبرة لمجموعات مختلفة، وجعل التفاصيل الجافة أو المرهقة أقرب إلى الطابع الإنساني.

هل تحتاج إلى اللحاق بمحادثة جارية، أو تهيئة شخص انضم حديثًا إلى سلسلة رسائل مطوّلة؟ يستطيع Copilot تلخيص جوهر أطول الرسائل، أو عرض ما جرى في المحادثة، حتى لا يدخل أحد الاجتماع دون فهم للسياق. تغطي الأقسام التالية أفضل الأوامر لإعادة صياغة الدعوات والتنقل في سجل الاجتماعات، لتصل رسالتك بالشكل الذي تقصده تمامًا.

إعادة كتابة دعوات الاجتماعات وصقلها لتحقيق الوضوح وسهولة القراءة

1. “أعد كتابة هذه الدعوة بلغة إنجليزية بسيطة.”سيأخذ Copilot دعوتك الرسمية أو غير المنظمة ويجعلها أقرب إلى القارئ، عبر إزالة المصطلحات المعقدة وتعزيز الوضوح لكل مدعو، بغض النظر عن دوره.
2. “اصقل تفاصيل الاجتماع لتناسب قراءة الإدارة التنفيذية.”يُستخدم هذا الأمر عندما يكون كبار المسؤولين التنفيذيين معنيين بالأمر؛ إذ يعدّل Copilot دعوتك للوصول مباشرة إلى المقصود، مع الحفاظ على الإيجاز والتركيز حتى لا يضيع أحد في التفاصيل.
3. “حسّن هذه الدعوة لتكون بنبرة مهنية وودّية.”إذا أردت أن تبدو رسالتك إنسانية وقريبة من القارئ دون أن تكون غير رسمية، فسيحقق Copilot التوازن المناسب بين الرسمية والألفة.
4. “أبرز بنود الإجراءات والقرارات المطلوبة في نص الدعوة.”يستخرج هذا الأمر العناصر الحاسمة، مثل ما يحتاج إلى موافقة، ومن المتوقع أن يقدم تقريرًا، أو المواعيد النهائية، ما يجعل المسؤوليات واضحة من البداية.
5. “خصّص الدعوة لكل مدعو بحسب الدور والإدارة.”ما عليك سوى أن تطلب من Copilot تخصيص اللغة أو تركيز جدول الأعمال للمديرين التنفيذيين أو المساهمين أو الشركاء من إدارات مختلفة، بما يضمن الصلة بالموضوع وتحقيق التفاعل لدى الجميع.
6. “افحص المواضيع الحساسة أو النبرة قبل الإرسال.”يراجع Copilot رسالتك، ويشير إلى الكلمات أو الصياغات التي قد تثير إشكالات، ويقترح التعديلات، وهو مفيد بصفة خاصة عندما تكون المخاطر أو المشاعر مرتفعة.

تلخيص سلاسل الرسائل والاطلاع على السياق الأساسي للاجتماع

1. “لخّص سلسلة الرسائل هذه في 5 نقاط للتحضير للاجتماع.”يستطيع Copilot تكثيف المحادثات الطويلة والمتشعبة في نقاط سريعة وسهلة الاستيعاب، وهي مثالية لمن ينضم متأخرًا أو يحتاج إلى مراجعة سريعة.
2. “ما بنود الإجراءات الرئيسية من نقاش الأسبوع الماضي؟”يساعدك هذا الأمر أنت أو فريقك على البقاء مركزين، عبر استخراج المهام الضرورية فقط من كم هائل من الرسائل أو من سجل محادثة الاجتماع.
3. “اعرض جوهر محادثات المشروع الأخيرة لتحقيق التوافق السريع.”يستخرج Copilot أبرز ما جاء فيها، من قرارات وعوائق وتحديثات للخطة، ليكون الجميع على اطلاع واحد قبل بدء الاجتماع.
4. “اذكر الملاحظات السابقة للمدعوين المتعلقة بموضوع هذا الاجتماع.”بفضل ميزة الاسترجاع في Copilot Memory، يمكنك تخصيص السياق لكل مشارك، عبر استحضار تعليقاته السابقة أو مخاوفه أو إنجازاته، لتكييف الدعوة وجدول الأعمال وفقها.
5. “حدِّد أي موضوعات متكررة أو مخاوف في المراسلات الأخيرة.”استخدم Copilot لرصد الأنماط والموضوعات المتكررة أو القضايا غير المحسومة، حتى لا يفوتك شيء، وحتى تبدو دائمًا متقدمًا بخطوة.

أتمتة ملخصات ما بعد الاجتماع وبنود الإجراءات باستخدام Copilot

بعد انتهاء الاجتماع غالبًا ما يبدأ العمل الفعلي، من جمع الملاحظات ومشاركة الملخصات ومتابعة من عليه تنفيذ ما يلي. يجعل Copilot هذا الجزء من إدارة الاجتماعات سهلًا وموثوقًا. ومع الميزات المدمجة في Teams وOutlook، يمكنك إنشاء ملخصات موجزة، واستعراض القرارات المتخذة، وحتى أتمتة قوائم بنود الإجراءات المرهقة.

لا يكتفي Copilot بإعادة ملخص بسيط. فهو ينظّم محتوى المحادثات، ويستخلص السياق من علامة التبويب الخاصة بالملخص، ويمكنه حتى حفظ التفاصيل المهمة في ذاكرته لاجتماعاتكم القادمة. يساعد ذلك الفرق على تجنّب النقاشات المكررة والانتقال مباشرة إلى التنفيذ، مع العلم بأن الجميع على اطلاع على الأمر نفسه.

إذا سئمت البحث عمّا اتفقتم عليه الثلاثاء الماضي، أو تمنيت لو كان بإمكانك تتبّع المتابعات تلقائياً، فإن أدوات Copilot لإدارة معرفة الاجتماعات تمنحك هذه القدرة. في ما يلي، ستتعرّف على الأوامر الدقيقة التي يمكنك استخدامها للملخصات، وكيفية الوصول إلى القرارات المحفوظة والسياق دون عناء يُذكر.

إنشاء ملخصات فعّالة للاجتماعات وتلخيص تفاعلاتها

1. “لخّص هذا الاجتماع مع النتائج الرئيسية و5 بنود إجرائية.”يستخلص Copilot النتائج الجوهرية ويحوّلها إلى خطوات قابلة للتنفيذ، فينقلك من نقاشات غامضة إلى خطة واضحة دون الجهد المعتاد.
2. “أبرز أي قرارات اتُّخذت، واذكر الخطوات التالية مع المسؤولين عنها.”بأمر واحد، يستخرج Copilot القرارات ويُسند المسؤوليات، مما يسهّل معرفة من يتحمل مسؤولية كل أمر مباشرة بعد الاجتماع.
3. “أنشئ ملخصاً من بيانات علامة التبويب الخاصة بالملخص في Teams/Outlook.”سواء أُجري الاجتماع في Teams أو Outlook أو حتى بشكل مختلط، يمكن لـ Copilot أن يصوغ ملخصاً منظماً مباشرة من سجلّك الرقمي للاجتماع، وهو مثالي للمشاركة أو الأرشفة.
4. “حوّل سلسلة المحادثة هذه إلى قائمة نقطية بأبرز نقاط النقاش.”إذا تشعّبت المحادثة، يمكن لـ Copilot تقسيمها إلى نقاط أو محاور، بحيث لا يرى أصحاب المشغولية الكبيرة إلا ما يهمّهم فعلاً.
5. “أعدّ نسخة تنفيذية موجزة من ملخص الاجتماع.”هل تحتاج إلى تحديث القيادة بسرعة؟ يُكيّف Copilot الملخص ليناسب الجمهور الذي يهتم بالصورة العامة، فيستبعد التفاصيل الدقيقة ويركّز على ما يهم الإدارة التنفيذية.

الاستفادة من ذاكرة Copilot لتخزين رؤى الاجتماعات واسترجاعها

• “احفظ الرؤى الرئيسية لهذا الاجتماع للرجوع إليها لاحقاً.” يمكن لـ Copilot تذكّر الاتفاقات والتفضيلات والاستراتيجيات، فلا تفقد السياق أبداً عبر الاجتماعات المتكررة.
• “استذكر القرارات التي اتُّخذت في مراجعة الربع الأخير لهذه الدعوة.” يسترجع الملخصات وملفات الإدارة التنفيذية أو النقاط عالية المستوى المرتبطة بالاجتماعات السابقة، مما يحافظ على اتساق خطواتك التالية.
• “استرجع الملخصات التنفيذية السابقة للمشروع X.” يتيح الوصول الفوري إلى التقارير المحفوظة في الذاكرة، مما يسرّع التوافق مع الإدارة التنفيذية.
• “حدّث ملف الإدارة التنفيذية بنتائج هذا الاجتماع.” يضمن بقاء أبرز الإنجازات والملاحظات والدروس المستفادة متاحة دائماً للإحاطات القيادية المستقبلية.

مطالبات Copilot المتقدمة للاجتماعات التنفيذية والاستراتيجية

الاجتماعات التنفيذية ليست مجرد متابعة عادية، فهي تتطلب ملخصات دقيقة وأهدافاً واضحة وتبصراً استراتيجياً. يساند Copilot هذه الجلسات عالية الأهمية بتحويل بيانات الاجتماعات الخام إلى ملخصات تنفيذية مصقولة وسرديات تعتمد على البيانات ومواد تحضيرية مركّزة. وبعبارة أخرى: وقت أقل في تتبع التفاصيل، ووقت أكبر في اتخاذ القرارات المهمة.

لا يقتصر دور Copilot على صياغة تحديثات موجزة للمجلس أو تحليلات تنافسية، بل يساعد كذلك في بناء التوافق بين الفرق المختلفة. وعند التحضير لمراجعة قيادية أو تعمّق في شؤون القطاع، يستطيع Copilot تحليل ملاحظات الفرق وتحركات السوق والأولويات المؤسسية، ليضع أكثر الرؤى صلةً في المقدمة.

إذا كانت حوكمة البيانات والأمن يهمّان فريقك، وهما كذلك دائماً، فيجب أن يتضمن دمج Copilot رقابة مناسبة. ننصحك بالاطلاع على هذا الدليل العملي حول الحوكمة المتقدمة لـ Copilot وأمن البيانات للحفاظ على سرية البيانات التنفيذية الحساسة. والآن، لنستعرض أكثر أفكار المطالبات تأثيراً للملخصات التنفيذية والتحضير الاستراتيجي.

إنشاء الملخصات التنفيذية والسرديات المعتمدة على البيانات باستخدام Copilot

• “أنشئ تقريراً تنفيذياً يلخّص اجتماعات الربع الماضي.” يستخلص Copilot كمّاً كبيراً من الملاحظات والنتائج في ملخص واحد موجز، وهو مثالي للإحاطات السريعة لكبار المسؤولين التنفيذيين.
• “صُغ تحديثاً مبنياً على البيانات للمجلس، يركّز على مؤشرات الأداء الرئيسية والاتجاهات.” يُنشئ فوراً تحديثات مصقولة في شكل نقاط تتضمن المقاييس والمخططات والاستنتاجات التي تُقدّرها القيادة.
• “لخّص المخاطر الرئيسية وإجراءات التخفيف من النقاشات الاستراتيجية.” لا يكشف هذا المطالب ما نوقش فحسب، بل أيضاً ما هو على المحك وأي القرارات تُحدث الفرق فعلاً.
• “اربط السرد التنفيذي بقالب لوحة المجلس أو لوحة المعلومات الحالية لديك.” مفيد للاحتفاظ بسجل الاجتماع أو لمزامنة التحديثات مع النماذج والأدوات القائمة.
• “أبرز المعالم الرئيسية ونقاط القرار التي تم بلوغها.” يضمن أن تظهر الإنجازات الكبرى وقرارات المضي قدمًا أو التوقف في الصدارة ضمن وثائق القيادة لديك.

التحضير الاستراتيجي للاجتماعات وتحليل تحركات المنافسين

• “لخّص تحركات المنافسين خلال الربعين الأخيرين.” يمسح Copilot الملاحظات وتحديثات السوق والمحادثات الداخلية بسرعة لتجميع الرؤى، مما يهيئ فريقك للصورة الأشمل.
• “اذكر الفرص الجديدة التي تم رصدها خلال اجتماعات الاستراتيجية الأخيرة.” مفيد لتتبع المجالات التي يمكن لفريقك أن يبتكر فيها أو يتفوق فيها على الآخرين، مع الحفاظ على جدول أعمال حاد وموجه نحو الفرص.
• “صِغ هذا العرض التقديمي للتنفيذيين استنادًا إلى ملاحظاتهم الأخيرة.” يستند إلى سجلات الاجتماعات السابقة (نعم، يستطيع Copilot أن يتذكر!) لكي يتحدث عرضك أو مقترحك التالي لغتهم في كل مرة.
• “أنشئ نقاطًا للحديث مع الفرق متعددة الوظائف استنادًا إلى اتجاهات السوق الحالية.” مثالي لمواءمة فرق المبيعات والتسويق والمنتجات قبل خطوة كبيرة أو تحول في الاتجاه.

أفضل الممارسات والمزالق في استخدام مطالبات Copilot للاجتماعات

على الرغم من أن Copilot يُبسّط سير عمل الاجتماعات بدرجة كبيرة، فإنه، مثل أي أداة، يعمل بأفضل صورة عند استخدامه بالطريقة الصحيحة. تعدّ كتابة المطالبات الفعّالة مفتاح النجاح: فكلما كان طلبك أوضح، كانت نتائجك أفضل. إن الانتباه إلى التفاصيل، من نبرة الخطاب والسياق والتعليمات الموجهة، سيجنبك الأخطاء المحرجة وسوء الفهم مع زملائك.

يقدم هذا القسم دليلًا عمليًا حول كيفية كتابة مطالبات تحقق نتائج واضحة وقابلة للتنفيذ، لا فوضى مربكة. ستتعرف على استراتيجيات ذكية لتحديد السياق وتقديم الخلفية الضرورية والتحقق من مخرجات Copilot قبل الإرسال. لا تقلق، فالأمر ليس معقدًا، وقليل من الممارسة يصنع فرقًا كبيرًا.

تجدر الإشارة أيضًا إلى أن الذكاء الاصطناعي قد يقع في أخطاء، فالأتمتة المفرطة قد تُفقد الرسالة سياقها، والرسائل غير المتسقة تربك الناس بسرعة. كما أن الاستخدام غير الحذر قد يشكّل مخاطر إذا تسرّبت معلومات حساسة. لمن يرغب في الحفاظ على أمان البيانات أثناء استخدام الذكاء الاصطناعي، يمكنه الاطلاع على هذا المصدر حول أفضل ممارسات حوكمة Copilot والامتثال. والآن، ننتقل إلى ما يجب فعله وما يجب تجنبه.

مطالبات Copilot الفعّالة ونتائج موثوقة

1. كن محددًا في طلباتك. بدلًا من “لخّص هذا الاجتماع”، جرّب “لخّص القرارات الرئيسية وبنود العمل المسندة من مكالمة المشروع اليوم”. كلما زادت التفاصيل التي تقدمها، اقترب Copilot أكثر مما تريده.
2. حدّد النبرة والجمهور بوضوح. استخدم مطالبات مثل “اكتب هذا الملخص لجمهور تنفيذي” أو “اجعل اللغة ودية وموجزة”. هذا يضمن أن تتناسب دعواتك أو ملخصاتك مع الجمهور المستهدف.
3. أضف أي خلفية أو مستندات ضرورية. أرفق الملفات أو اطلب من Copilot الرجوع إلى ملاحظات الاجتماع، مثل: “أدرج المستند التمهيدي المرفق عند صياغة الدعوة”.
4. اطلب من Copilot التحقق من المجالات الحساسة. عبارة “افحص المواضيع الحساسة أو احتمالات التعارض قبل الإرسال” تساعد في تقليل الأخطاء في الاجتماعات عالية المخاطر.

ما يجب تجنبه وأشهر المزالق في اجتماعات Copilot

• لا تُغفل السياق. المطالبات الغامضة تنتج دعوات غامضة. حدّد دائمًا الأهداف والجمهور والمرفقات.
• لا تعتمد على Copilot في قراءة أفكارك. إذا أردت نبرة أو موعدًا نهائيًا أو تنسيقًا محددًا، فاذكره صراحةً.
• لا تتجاهل مراجعة المخرجات. Copilot ذكي لكنه ليس معصومًا من الخطأ، فراجع عمله، خاصةً إذا كان موجهًا للتنفيذيين أو يتضمن معلومات حساسة.
• لا تُفرط في الأتمتة. الاعتماد الكامل على الأداة قد يجعل الدعوات باهتة أو ناقصة، وأحيانًا يكون للمسة الشخصية أثر مهم!

توسيع قدرات Copilot عبر تطبيقات Microsoft 365 للاجتماعات

سحر Copilot لا يقتصر على Teams أو Outlook. تزداد كفاءة الاجتماعات بشكل أكبر عند الاستفادة من Copilot عبر Excel وPowerPoint وOneNote أيضًا. فكّر في الأمر: إعداد جداول أعمال قائمة على البيانات مباشرةً من Excel، أو إنشاء عروض شرائح من مستند Word، أو صياغة ملاحظات اجتماع منظمة فورًا في OneNote، كل ذلك دون التنقل بين عشرات النوافذ.

يُمهّد هذا القسم للاطلاع على سير العمل المترابطة التي يمكنك بناءها عندما يعمل Copilot على كل تطبيق من تطبيقات Microsoft 365. نظّم ملاحظات الملخص، وأنشئ قوالب قابلة لإعادة الاستخدام، أو ولّد قوائم تحقق للتهيئة والإعداد. يساعدك Copilot على تحويل كل مستند أو جدول بيانات أو محادثة إلى محتوى جاهز للاجتماع في غضون ثوانٍ.

إذا أرهقتك كثرة التطبيقات وإرهاق التدريب، ففكّر في هذه النصيحة: إن تركيز التعلّم والتبنّي في مركز موارد مخصص لـ Copilot يجعل الميزات الجديدة تُستوعب بشكل أسرع. يُعد Copilot Learning Center نقطة انطلاق ممتازة إذا كنت تسعى إلى تعزيز التبنّي أو قياس العائد الحقيقي على الاستثمار في Copilot داخل مؤسستك. وفي الخطوة التالية، سنستعرض ما يمكن لـ Copilot فعله في كل تطبيق، وكيفية تحويل المستندات بسلاسة إلى مواد تحضيرية ومتابعات.

استخدام Copilot في Teams وOutlook وExcel وPowerPoint وOneNote

• Teams: جدوِل الاجتماعات فورًا، أو أنشئ ملخصات سريعة، أو استخرج بنود العمل مباشرةً داخل المحادثة أو علامات تبويب الاجتماع.
• Outlook: أنشئ دعوات منظمة بصيغة رسمية، وخصّص الرسائل لمختلف المستلمين، وابدأ بملخصات للمحادثات المتسلسلة.
• Excel: أنشئ تقارير بيانات أو لوحات معلومات لأداء الاجتماعات تلقائيًا، لمشاركة الإحصاءات والمؤشرات الرئيسية قبل مراجعات الاستراتيجية.
• PowerPoint: حوّل ملاحظات الاجتماع أو مستندات جدول الأعمال إلى مخططات شرائح مرئية أو عروض تقديمية سريعة القراءة.
• OneNote: نظّم الملاحظات التعاونية، وعلّم بنود العمل أثناء الاجتماع، وأنشئ بسرعة سجلات قابلة للمشاركة من الاجتماعات، مما يسهّل نقل المعرفة.

تحويل المستندات إلى مخططات شرائح أو جداول أعمال أو إعلانات

• “حوّل مستند جدول الأعمال هذا إلى ملخص اجتماع من 5 شرائح.” سيستخرج Copilot النقاط الرئيسية والعناصر المرئية وبنود العمل، ويحوّل الخطط إلى عروض تقديمية.
• “أنشئ قائمة تحقق للتهيئة من مستند التدريب هذا.” بسّط عملية تهيئة الموظفين الجدد بتوفير عليهم البحث في الملفات القديمة.
• “أنشئ إعلانًا داخليًا باستخدام ملخص هذا الاجتماع.” يحوّل Copilot ملاحظات الاجتماع الرسمية إلى تحديثات للموظفين، لتبقى الفرق على اطلاع دائم.
• “لخّص بنود جدول الأعمال الرئيسية وأرفقها بملف PDF.” بالنسبة للفرق التي تحتاج إلى المحتوى بعدة صيغ، يتولى Copilot المهام الروتينية المرهقة.

التوسع باستخدام المطالبات المجدولة وموارد التعلّم

بعد إتقان الأساسيات، يمكن لتوسيع استخدام Copilot أن يعزز العمليات الروتينية ويساعد فريقك على اكتساب مهارات جديدة دون إشراف مستمر. تساعدك المطالبات المجدولة على أتمتة المهام المتكررة، مثل اجتماعات حالة المشروع الأسبوعية، وملخصات نهاية الأسبوع، أو تذكيرات مراجعة تقدم المشروع. إنها أتمتة لسير العمل مصممة لوتيرة العمل الواقعية.

دعونا لا نتجاهل الفيل في الغرفة: منحنيات التعلّم قد تكون صعبة. وأفضل ما في الأمر أن Microsoft والشركاء الموثوقين يطرحون باستمرار موارد تعلّم أفضل، بدءًا من الشروحات الإرشادية وصولًا إلى نصائح متقدمة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها. يُبقي ذلك فريقك على اطلاع، ويرفع معدلات التبنّي، ومن ثم مزيد من الإنتاجية، وعدد أقل من المتابعات الفائتة، ووقت أقل مهدور في المهام الإدارية.

وإذا سبق أن أوقعك تدريب غير متسق أو قديم في مشكلات، فاعتمد على مراكز التعلّم القائمة على أفضل الممارسات. يمكن لمركز Copilot محكوم، مثل Copilot Learning Center، أن يساعد مؤسستك على تفادي الالتباس الناتج عن الوثائق المتفرقة، وأن يُبقي الجميع على أهبة الاستعداد. وفيما يلي، تعرّف على أفضل المطالبات لأتمتة مهام الاجتماعات، وأين يمكنك مواصلة التعلّم بعد هذا الدليل.

أتمتة مهام الاجتماعات المتكررة باستخدام المطالبات المجدولة

• “جدوِل مزامنة أسبوعية لحالة المشروع، وأرسل تلقائيًا ملخص الأسبوع الماضي.” يُبقي الفرق على اطلاع دون جهد يدوي.
• “ذكّر أعضاء الفريق كل يوم جمعة بعد الظهر بملخص بنود العمل.” يمنع سقوط المهام من الحسبان، ويعزز المساءلة.
• “أطلق مطالبة شهرية بعنوان ‘أسبوع الحصاد’ لمراجعة نتائج المشروع.” يؤتمت المراجعات نهاية الشهر، ويجعل إعداد التقارير أقل إرهاقًا.
• “أرسل طلبات متابعة تلقائية كل صباح اثنين.” يضمن إطلاق استطلاعات صحة الفريق ومشاركته المتكررة في موعدها.

مصادر التعلّم لإتقان مطالبات Copilot للاجتماعات

• مركز تعلم Copilot: مركز مركزي ومُحكَم لإدارة الدروس التعليمية والأسئلة المتداولة الدائمة الصلاحية ونصائح استكشاف الأخطاء وإصلاحها، مصمَّم لتعزيز الاعتماد على الأداة وزيادة الإنتاجية.
• الوثائق الرسمية من Microsoft: أدلة خطوة بخطوة حول استخدام Copilot مع تطبيقات Microsoft 365.
• أدلة "أرني كيف" المدمجة: وحدات تعلم داخل التطبيقات ومساعدة سياقية لإتقان الأداء أثناء العمل.
• منتديات المجتمع وأفضل الممارسات التي يتبادلها الأقران: أمثلة واقعية، وأفكار إبداعية للمطالبات (Prompts)، ونقاشات حول حالات الاستخدام.