SharePoint في Microsoft 365: الدليل الشامل

By Mirko Peters · 2026-04-22

SharePoint هو واحد من تلك الأدوات في Microsoft 365 التي تُمكّن فرقك من العمل معًا، وتتبّع المستندات، والحفاظ على معلومات الشركة آمنة، كل ذلك تحت سقف افتراضي واحد…

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

SharePoint هو واحد من تلك الأدوات في Microsoft 365 التي تُمكّن فرقك من العمل معًا، وتتبّع المستندات، والحفاظ على معلومات الشركة آمنة، كل ذلك تحت سقف افتراضي واحد. في عالم اليوم القائم على العمل عن بُعد والرقمنة أولًا، لم يعد SharePoint مجرد مكان لتخزين الملفات. إنه العمود الفقري لمشاركة المعرفة، وأتمتة سير العمل، ويجعل التعاون بسهولة تكاد تكون مصافحة بسيطة.

يُعد هذا الدليل خارطة طريقك لفهم كل تفاصيل SharePoint في Microsoft 365. سنتناول الأساسيات: ما هو SharePoint، ولماذا يهم، وكيف تطوّر. وبينما نتعمق أكثر، ستحصلون على استراتيجيات عملية حول الحوكمة، والتكاملات الأذكى، ودعم تبنّي المستخدمين. سواء كنتم تطلقون أول موقع فريق لكم أو تديرون intranet عالميًا، سنساعدكم على تجنب العقبات، وتنظيم مستنداتكم، وجعل SharePoint أداة يرغب فريقكم فعلًا في استخدامها.

ما هو SharePoint في Microsoft 365؟

تخيّل SharePoint في Microsoft 365 بوصفه المقر الرقمي للمؤسسة. هنا تُحفظ المستندات، وتتبادل الفرق الأفكار، ويُنجز العمل خلف الكواليس. إنه أكثر من مجرد تخزين للملفات؛ فهو يوفّر طرقًا منظمة لمشاركة المعلومات، وإدارة المشاريع، وإبقاء الجميع يسيرون في الاتجاه نفسه، سواء كان الأفراد في المكتب أو يعملون عن بُعد.

يساعدك SharePoint على تنظيم المحتوى، وفرض الأذونات، وأتمتة المهام اليومية حتى يتمكن الفرق من التركيز على ما يهم. يسد الفجوة بين الإدارات، ويوفّر مكانًا واحدًا للسياسات، والأخبار، والنماذج، والمستندات التعاونية. وتستخدم المؤسسات SharePoint لبناء كل شيء من بوابات الشركة الداخلية ومواقع الموارد البشرية، إلى مساحات عمل الفرق ومراكز المشاريع.

ما يميّز SharePoint هو مدى تكامله الوثيق مع بقية Microsoft 365. سواء كنتم تُعدّون سير العمل باستخدام Power Automate أو تتعاونون مباشرةً في Microsoft Teams، فإن SharePoint يعمل في الخلفية للحفاظ على تنظيم الملفات وأمانها وسهولة العثور عليها. في الأقسام التالية، سنفصّل ما هو SharePoint على المستوى الأساسي، ونتتبع كيف أصبح المنصة الناضجة القائمة على السحابة التي تراها اليوم.

أساسيات SharePoint للمبتدئين

في جوهره، SharePoint منصة تعمل عبر الويب طوّرتها Microsoft لمساعدتك على تخزين المعلومات وتنظيمها ومشاركتها بأمان. داخل SharePoint ستجد «المواقع»، وهي بمثابة غرف رقمية للمشاريع أو الإدارات. يمكن لكل موقع أن يحتوي على مكتبات مستندات (حيث تُحفظ الملفات والمجلدات)، وقوائم (لتتبع أشياء مثل المصاريف أو جهات الاتصال)، وصفحات مليئة بالإعلانات أو المصادر المفيدة.

المهمة الرئيسية لـ SharePoint هي جعل العمل الجماعي سلسًا. فهو يتيح لك إنشاء مساحات عمل مشتركة، والتحكم في من يرى ماذا، والتأكد من أن الجميع يعمل على أحدث إصدار. ولا تحتاج إلى أن تكون خبيرًا في تقنية المعلومات لاستخدامه؛ فهو يدعم المتمرّسين في التقنية والذين يريدون فقط إنجاز عملهم دون تعقيد.

نشأة SharePoint وتطوره

ظهر SharePoint إلى الساحة عام 2001، حين رأت Microsoft الحاجة إلى طريقة أفضل تتيح للمؤسسات التعاون رقميًا. بدأت المنصة كنظام أساسي لإدارة المحتوى وتخزين المستندات. ومع مرور السنوات، نما بسرعة، فأضاف سير العمل، وميزات البحث، وأدوات أغنى لبناء intranet.

مع كل إصدار رئيسي (2007 و2010 و2013 و2016 و2019)، انتقل SharePoint من الخوادم المحلية إلى التكامل السحابي الوثيق الذي نراه اليوم ضمن Microsoft 365. لم يعد SharePoint مجرد مشاركة ملفات، بل أصبح مجموعة تعاون متكاملة، ومتشابكة بعمق مع Teams وOneDrive وMicrosoft Copilot المدعوم بالذكاء الاصطناعي. ومعرفة المسافة التي قطعها تساعد الفرق على الثقة ببنيته المتينة، والتخطيط لما هو قادم.

خيارات نشر SharePoint: عبر الإنترنت، والخادم، والهجين

عند اختيار طريقة تشغيل SharePoint لمؤسستكم، هناك أكثر من خيار لإنجاز المهمة. تختار بعض المؤسسات الاستمرار مع SharePoint Online، وهي النسخة السحابية الموجودة ضمن Microsoft 365، بينما تشغّل مؤسسات أخرى SharePoint Server محليًا على أجهزتها الخاصة. أما من يريد الجمع بين الخيارين، فإن النهج الهجين يسد الفجوة بينهما.

تحديد المسار الذي ستسلكه يعتمد على حاجتك إلى التحكم والامتثال والتطوير المخصص. يوفّر الخيار عبر الإنترنت صيانةً سهلة وتحديثات منتظمة، لكن إذا كانت لديك قواعد صارمة لإقامة البيانات أو كنت تريد تحكمًا كاملًا، فقد يكون الخيار المحلي (on-premises) أكثر منطقية. تتيح الإعدادات الهجينة الجمع بين مزايا الخيارين، فتدعم التطبيقات القديمة مع الاستفادة من مرونة السحابة.

ستوضح الأقسام التالية كيفية مقارنة نماذج النشر هذه ببعضها، وتبيّن أي إصدار أو طبعة من SharePoint تناسب كل سيناريو، لمساعدتك على اتخاذ القرار الذي يناسب بيئة تقنية المعلومات لديك وأهداف عملك.

مقارنة SharePoint Online وإصدارات الخادم

1. الصيانة والتحديثات: يتولى SharePoint Online العبء الأكبر، إذ تطرح Microsoft التحديثات والترقيعات والميزات الجديدة نيابةً عنك، غالبًا في الخلفية. أما مع SharePoint Server (المحلي)، فإن فريق تقنية المعلومات مسؤول عن تثبيت التحديثات وإدارة النسخ الاحتياطي وضمان التوفر، مما يتطلب موارد وتخطيطًا أكبر.
2. التحكم والتخصيص: يعني تشغيل Server أنك تتحكم في كل شيء، من الأجهزة وصولًا إلى خيارات التخصيص. تحتاج بعض المؤسسات إلى هذا المستوى العميق من الوصول لأغراض التكاملات المخصصة أو متطلبات الامتثال. أما على الإنترنت، فرغم إمكانية التخصيص، فإنه يحدّ من بعض الإعدادات العميقة وكود الخادم، مما يجعله أقرب إلى نموذج "ما تراه هو ما تحصل عليه".
3. الترخيص والتكلفة: يعمل SharePoint Online وفق نموذج اشتراك يضم الدعم والميزات ضمن مظلة Microsoft 365، مع فواتير شهرية متوقعة. أما SharePoint Server فيُرخَّص مسبقًا (إضافةً إلى تراخيص CAL)، وتتحمل أنت تكلفة الأجهزة، لكنه قد يوفّر المال إذا كانت البنية التحتية متوفرة لديك بالفعل.
4. السيناريوهات وحالات الاستخدام: إذا كان لديك فريق عمل موزّع على مناطق بعيدة أو تحتاج إلى التوسع عالميًا، فإن الخيار عبر الإنترنت أسهل. أما الخيار المحلي فهو الأنسب للمؤسسات ذات متطلبات الامتثال والأمان المرتفعة، أو حين لا يكون الانتقال إلى السحابة خيارًا ممكنًا. ويُبقي النموذج الهجين المشاريع القديمة قيد التشغيل مع نقل أعباء العمل الجديدة إلى السحابة.
5. مثال من الواقع: قد تزدهر وكالة تسويق تتعامل مع مشاريع عملاء منتظمة وحساسة للوقت باستخدام SharePoint Online، مستفيدةً من Microsoft Teams ومن التحديثات السريعة والتلقائية. أما جهة حكومية ذات متطلبات صارمة لخصوصية البيانات، فقد تعتمد على Server مع أجهزة محلية، مع تخصيص الأذونات وسير العمل بما يتوافق مع سياساتها.

إصدارات SharePoint وطبعاته بالتفصيل

• SharePoint 2013: الميزات الكلاسيكية الأساسية، لكنه يقترب من نهاية الدعم، مع تكامل محدود لسير العمل الحديث.
• SharePoint 2016: استقرار أعلى، وخيارات اتصال هجين، ودعم أفضل للتقسيمات بين المحلي والسحابة.
• SharePoint 2019: تجربة مستخدم حديثة، وتكامل هجين محسّن، وتحسينات في الأداء.
• SharePoint Server Subscription Edition: طبعة قائمة على الاشتراك، تقدّم تحديثات مستمرة للميزات والأمان، وصُممت للدعم طويل الأمد والتقارب مع السحابة مع بقائها محلية.

تختلف توفر الميزات والجداول الزمنية للدعم، لذا ينبغي على مخططي تقنية المعلومات مراجعة جداول دورة الحياة الرسمية من Microsoft قبل التخطيط لعمليات الترحيل أو الترقية.

ميزات SharePoint وقدراته في Microsoft 365

تكمن القوة الحقيقية لـ SharePoint في المؤسسات الحديثة في طريقة إدارته للمستندات، ودعمه للعمل الجماعي، وأتمتته لعمليات العمل المتكررة، وكل ذلك على نطاق واسع. عندما تحتاج إلى مكان واحد لتنظيم الملفات وإجراء النقاشات وتتبع المهام، فإن SharePoint يلبي هذه الحاجة.

ضمن Microsoft 365، يعمل SharePoint كمنصة لمكتبات المستندات ومواقع المشاريع وبوابات الموارد البشرية وغيرها. يتيح لك تطبيق ضوابط محتوى دقيقة، وإعداد سير العمل، وإبقاء الجميع متعاونين بكفاءة، سواء كانوا في الموقع أو على الجانب الآخر من العالم. وإلى جانب ذلك، يتكامل بإحكام مع تطبيقات مثل Teams وPower Automate وOneDrive لتوفير تجربة مكتب رقمي سلسة.

في الأقسام التالية، سنتعمق في قدرات SharePoint على التحكم في المحتوى، ودوره الأساسي في التعاون (خصوصًا داخل Teams)، وكيف تحوّل الأتمتة المهام الروتينية إلى عمليات تُنجز بنقرة واحدة.

مكتبات إدارة المستندات والتحكم في المحتوى

1. مكتبات المستندات: يمكن لكل فريق أو موقع مشروع في SharePoint أن يمتلك مكتبة مستندات خاصة به، وهي مساحة مركزية لتخزين الملفات والمجلدات والقوالب. تدعم هذه المكتبات حجمًا بمقياس المؤسسات وأداءً قويًا، بحيث لن تتجاوز قدرة نظامك احتياجاتك أبدًا.
2. التحكم في الإصدارات: تتتبع SharePoint سجل التعديلات الكامل لكل ملف، ما يتيح للمستخدمين استعادة الإصدارات القديمة، ومعرفة من أجرى التغييرات، ومنع الكتابة فوق الملفات عن طريق الخطأ. وهذا منقذ حقيقي عندما تحتاج إلى استرداد عمل مفقود أو تتبع المساهمات لأغراض الامتثال.
3. وسم البيانات الوصفية: بدلًا من الاعتماد على المجلدات المعقدة فحسب، يمكنك تعيين بيانات وصفية (وسوم أو فئات) للمستندات. وهذا يجعل البحث والفرز والأتمتة أمرًا سهلًا، لا سيما في المكتبات الكبيرة حيث تكثر فوضى المجلدات.
4. إدارة السجلات: باستخدام تسميات الاستبقاء ونهج الاستبقاء، يمكن للشركات تعريف الملفات كسجلات، وتأمينها، وإثبات الامتثال من خلال سجلات التدقيق. تساعد النهج الآلية على ضمان الاحتفاظ بالملفات الصحيحة أو حذفها في موعدها، ما يبقيك ملتزمًا بالمتطلبات القانونية ومنظمًا.
5. الوصول والأذونات المركزية: يمكن للمسؤولين التحكم بدقة في من يرى كل مكتبة أو يعدّلها، بما يدعم المشاركة الآمنة والوصول السهل للأشخاص المناسبين، ويساعد على تقليل عزل المعلومات وتكنولوجيا الظل (Shadow IT).

التعاون والعمود الفقري لـ Microsoft Teams

1. التأليف المشترك في الوقت الفعلي: مع SharePoint كمحرك، يمكن لأعضاء الفريق فتح مستند Word أو Excel نفسه وتحريره والتعليق عليه في الوقت ذاته، دون الحاجة إلى التساؤل "من يملك النسخة الأحدث؟". إنه عمل جماعي دون الحاجة إلى مرفقات البريد الإلكتروني.
2. مساحات عمل متكاملة في Teams: في كل مرة تُنشئ فيها فريقًا في Microsoft Teams، يعمل موقع SharePoint مرتبط به تلقائيًا في الخلفية لإدارة الملفات والمحتوى. تبقى المحادثات في Teams، بينما تُحفظ الملفات والملاحظات المنظمة في SharePoint.
3. القوائم والمكتبات لمشاريع الفريق: تتبّع المهام، وأدر الأصول، وسجّل جهات الاتصال، وغير ذلك الكثير، باستخدام قوائم SharePoint ومكتباتها التي تتزامن بسلاسة مع علامات تبويب Teams والمحادثات. وهذا يوفر مرجعًا واحدًا شاملًا لعمل فريقك.
4. دمج المحادثات ولوحات المعلومات: ضمّن لوحات المعلومات، وأتمت الإشعارات، وشجّع النقاشات الحية في سياقها. للاطلاع على مقارنة معمّقة بين SharePoint وTeams كوجهتين للوحات المعلومات، تفضّل بزيارة Teams vs. SharePoint: The Dashboard Showdown.
5. حوكمة التعاون: لا يقتصر نجاح العمل الجماعي على الأدوات وحدها، فخطة حوكمة متينة أمر بالغ الأهمية. تعرّف على المزيد حول كيفية إعداد Teams وSharePoint للتعاون الآمن والواثق من خلال How Teams Governance Drives Collaboration and Success.

أتمتة سير العمل وتكامل SharePoint

1. التكامل مع Power Automate: تعمل SharePoint مع Power Automate لتتيح لك إنشاء سير عمل آلية، مثل "عند رفع مستند، ابدأ عملية الموافقة" أو "أرسل تذكيرات عند اقتراب موعد المهام". دون الحاجة إلى برمجة معقدة.
2. سير العمل الجاهز: العمليات التجارية الشائعة (الموافقات، وتوجيه المستندات، والإشعارات) جاهزة للاستخدام، ما يتيح لك أتمتة الأعمال المتكررة بنقرات قليلة.
3. التدفقات المخصصة والتكامل المتقدم: للاحتياجات الخاصة، يمكنك تصميم تدفقات مخصصة باستخدام Power Automate أو SharePoint Designer، لربط مستنداتك بكل شيء من رسائل البريد الإلكتروني إلى التطبيقات التابعة لجهات خارجية.
4. فرض قواعد العمل: تساعد سير العمل على فرض النهج تلقائيًا، مثل الاستبقاء على السجلات، والمشاركة الآمنة، والموافقات متعددة المراحل. وهذا يقلل الأخطاء اليدوية ويُبقي عملياتك جاهزة للتدقيق.
5. Copilot والتنسيق بالذكاء الاصطناعي: تعمل المساعدات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، مثل Microsoft Copilot، على رفع مستوى الاجتماعات والمحادثات وأتمتة سير العمل. للتعمق في كيفية تحويل Copilot لـ SharePoint وTeams، اطلع على How M365 Copilot Orchestrates Meetings, Chat, and Workflow Automation.

أمان SharePoint والتحكم في الوصول والامتثال

الأمان لا يُضاف في SharePoint كفكرة لاحقة، بل هو مدمج في كل جزء من التجربة. سواء كنت تشارك ملفًا واحدًا مع زميل أو تنشر مستندات الامتثال على مستوى المؤسسة، فالمنصة تضمن بقاء معلوماتك محمية وخاصة ومتوافقة مع متطلبات الشركة والمتطلبات القانونية.

تتيح لك أذونات المستخدم الدقيقة في SharePoint أن تحدد، حتى على مستوى المستند الواحد، من يمكنه الاطلاع على ماذا ومن يمكنه اتخاذ إجراء. تساعدك أدوات الامتثال الآلية على حماية المعلومات الحساسة وتتبع الوصول إليها وإعداد تقارير عنها، والوفاء بمتطلبات التدقيق دون جهد يدوي مرهق. وإذا احتاج فريقك يومًا إلى مشاركة المحتوى مع العملاء أو الشركاء الخارجيين، فإن SharePoint يوفر قنوات آمنة ورؤية كاملة لمن لديه حق الوصول.

تابع أفضل الممارسات والأدلة المعمّقة حول موضوعات مثل التحكم في الوصول استنادًا إلى الأدوار، واستبقاء البيانات، والمشاركة الخارجية الموثوقة، في الأقسام الفرعية التالية. وبالنسبة للمؤسسات التي تتبنى الذكاء الاصطناعي، يُعد فهم تقاطعه مع الخصوصية والحوكمة أمرًا بالغ الأهمية. اقرأ المزيد في Microsoft Copilot Data Privacy: What Every Organization Needs to Know وMicrosoft Copilot Governance Strategy: Best Practices for Secure and Effective Deployment.

كيفية التحكم في الوصول والأذونات في SharePoint

• أدوار المستخدمين: عيّن الأعضاء كمالكين للموقع أو مساهمين أو مشاهدين للتحكم في مستويات التحرير والوصول.
• أذونات المجموعات: استخدم المجموعات المدمجة أو المخصصة لإدارة الوصول للفرق والأقسام أو المشاريع المحددة.
• أمان على مستوى العنصر: قيّد الوصول إلى المستندات أو القوائم الحساسة بحيث لا يتمكن من عرضها أو تحريرها أو مشاركتها سوى أشخاص محددين.
• نهج المشاركة: طبّق قواعد المشاركة المعتمدة في المؤسسة، مثل الاستخدام الداخلي فقط، أو المشاركة الخارجية مع النطاقات المعتمدة، أو الوصول المحدد بوقت، وفقًا للحساسية.

الأمان والامتثال ونهج الاستبقاء

1. تسميات الاستبقاء: ضع وسمًا تلقائيًا على المستندات لتحديد فترات الاستبقاء المطلوبة، بما يضمن عدم حذفها أو تعديلها حتى تسمح الأنظمة بذلك.
2. إدارة السجلات: حدد الملفات كسجلات لتجميد التعديلات والحذف، بما يحفظ الامتثال لأغراض التدقيق.
3. سجلات التدقيق: احتفظ بسجل كامل لمن وصل إلى الملفات أو حررها أو شاركها، بما يدعم الرقابة الشفافة والتحقيقات في الحوادث.
4. فرض النهج: استخدم مراكز الامتثال المدمجة لتعيين القواعد وتطبيقها على مستوى المؤسسة، بما يضمن الوفاء بمتطلبات GDPR وHIPAA أو المتطلبات الخاصة بالقطاع.

المشاركة الخارجية وإشراك المؤسسات العميلة

1. إدارة الدعوات: أرسل دعوات آمنة وقابلة للتدقيق إلى المستخدمين الخارجيين، مع قصر وصولهم على ما هو ضروري فقط.
2. ضوابط التدقيق: سجّل النشاط الخارجي وراقبه لاكتشاف الوصول المشبوه أو تسرب البيانات قبل أن يتسبب في مشكلات حقيقية.
3. أفضل الممارسات: أنشئ "مناطق مشاركة خارجية" بإعدادات مشاركة وانتهاء صلاحية خاصة بكل منها، مع اشتراط المصادقة دائمًا وفرض أقل قدر ممكن من الامتياز في الوصول.

التكاملات: SharePoint وOffice 365 والأدوات التابعة لجهات خارجية

SharePoint ليس مجرد مكتبة مستندات؛ بل هو الرابط الذي يجمع منظومة Microsoft 365 بأكملها وما يتجاوزها. في كل مرة تعمل فيها على Word أو تجدول اجتماعات في Outlook أو تتعاون في Teams، يعمل SharePoint في الخلفية للحفاظ على تنظيم بياناتك وقابليتها للبحث وأمانها.

تترابط المنصة بسلاسة مع OneDrive for Business للملفات الشخصية، وPower BI لإعداد التقارير، وجميع تطبيقات Office التي تستخدمها. ويمكن أيضًا توسيع SharePoint بتطبيقات مخصصة وواجهات برمجة تطبيقات أو حلول تابعة لجهات خارجية، مما يتيح للمؤسسات بناء الإنترانت أو عملية الأعمال التي تحتاجها تمامًا، دون حلول ترقيعية في تقنية المعلومات.

بعد ذلك، تعرّف على كيفية تكامل SharePoint مع OneDrive، وكيف يعمل بسلاسة مع تطبيقات Office، وكيف يمكن لمؤسستك تشكيله ليناسب أكثر متطلبات الأعمال تعقيدًا.

SharePoint وOneDrive: فهم العلاقة بينهما

يوفّر كل من SharePoint وOneDrive for Business التخزين السحابي، لكنهما يخدمان احتياجات مختلفة. فـOneDrive هو مساحة عملك الشخصية للملفات التي تملكها أو تعدّها قبل مشاركتها. أما SharePoint فهو موجّه نحو الفريق، وهو مكان تُخزَّن فيه المستندات وتُشارَك وتُدار بشكل جماعي. عندما تشارك ملفًا في Teams أو في موقع فريق، يُخزَّن الملف في SharePoint. والمنصتان مترابطتان بإحكام، إذ يتيح لك OneDrive حتى مزامنة ملفات SharePoint مع جهازك، فيربط بين مساحات العمل الشخصية وفرق العمل لتجربة Microsoft 365 متكاملة.

التكامل مع تطبيقات Office 365 والخدمات

• التحرير المشترك في Word وExcel وPowerPoint: تعاون في الوقت الفعلي على المستندات المخزنة في SharePoint، مع ظهور التحديثات والتعليقات لجميع المستخدمين فورًا.
• التكامل مع Microsoft Teams: يحصل كل فريق في Teams على موقع SharePoint مرتبط به، وتتم إدارة الملفات بسلاسة في الخلفية.
• تقارير Power BI: ادمج لوحات معلومات Power BI مباشرةً في صفحات SharePoint لعرض مؤشرات الأعمال الرئيسية حيث يعمل فريقك.
• الذكاء الاصطناعي من Microsoft Copilot: عزّز إنتاجية الذكاء الاصطناعي من خلال المستندات المترابطة والأتمتة والمساعدة عبر المحادثة. للإعداد، اطّلع على How to Enable Microsoft Copilot in Microsoft 365.

التطبيقات المخصصة والتهيئة والقابلية للتوسعة في SharePoint

1. الحلول منخفضة التعليمات البرمجية: استخدم أدوات التهيئة المدمجة في SharePoint أو Power Platform (مثل Power Apps وPower Automate) لتخصيص سير العمل وعمليات الموافقة ونماذج جمع البيانات، دون الحاجة إلى ترميز متقدم.
2. التخصيص عالي التعليمات البرمجية: يمكن للمطورين التعمق أكثر باستخدام واجهات برمجة تطبيقات SharePoint وweb hooks وPowerShell لبناء تطبيقات مخصصة، أو دمج أنظمة الجهات الخارجية، أو فرض قواعد عمل معقدة.
3. تطبيقات Teams المخصصة والروبوتات: وسّع نطاق التعاون في Teams من خلال بناء روبوتات وعلامات تبويب وملحقات رسائل مخصصة تتفاعل مع بيانات SharePoint. للمزيد من الإرشادات، اطّلع على Building Custom Teams Apps with Bots, Tabs, and Message Extensions وCustom Teams Bots: No Code, No Limits.
4. الأمان والحوكمة: مع كل تخصيص تأتي مسؤولية، فتأكد من أن التطبيقات المخصصة تستخدم OAuth وSSO وتلتزم بسياسات تقنية المعلومات للحفاظ على أمان البيانات وامتثالها.
5. النشر عبر الويب: انشر التخصيصات وحدّثها دون تعطيل بيئة SharePoint الخاصة بك، مستخدمًا أدوات المسؤول في SharePoint للحفاظ على إعدادك محدثًا وموثوقًا.

التنقل في SharePoint: المواقع والمكتبات والبحث

قد يبدو الدخول إلى SharePoint للمرة الأولى أشبه بالدخول إلى مكتبة ضخمة دون خريطة، إلى أن تتعرف على طريقة عمل المواقع والمكتبات وميزات البحث معًا. فمعرفة طريقك داخل المنصة هي السر في جعل SharePoint أقل شبهًا بالمتاهة، وأشبه بنظام GPS لعملك.

تجمع المواقع في SharePoint الموارد ذات الصلة، مثل الملفات في مكتبات المستندات أو البيانات في القوائم، مما يبقي المشاريع والإدارات على المسار الصحيح. ويتيح التنقل المخصص للمؤسسات الكبيرة الحفاظ على تنظيم المحتوى، في حين تجعل أدوات البحث المتقدمة العثور على المستند المطلوب سريعًا، حتى لو نسيت اسمه.

دعنا نستعرض نصائح عملية لإنشاء مواقع جديدة وتنظيم المحتوى، ثم ننتقل إلى رفع مستوى إنتاجيتك بميزات البحث القوية في SharePoint.

إنشاء مواقع SharePoint ومكتباته وتنظيمها

• إنشاء مواقع حديثة: أنشئ مواقع جديدة للإدارات والمشاريع أو للتواصل على مستوى الشركة. اختر مواقع الفرق للعمل التفاعلي والتواصل، ومواقع الاتصال للإعلانات والأخبار.
• تنظيم المكتبات: اجمع الملفات في مكتبات حسنة التسمية باستخدام المجلدات أو علامات البيانات الوصفية لتبسيط التنقل وتجنب الفوضى.
• تخصيص التنقل: استخدم الروابط السريعة والقوائم الموسعة ومراكز المواقع لربط المواقع ذات الصلة، وضمان ألا يضيع المستخدمون.

البحث عن المحتوى باستخدام بحث SharePoint

تتعمق ميزات البحث في SharePoint في استكشاف محيطك، فتعثر على المستندات والمواقع وحتى المحادثات. تساعد البيانات الوصفية في تحسين النتائج، بحيث يمكنك إيجاد الملفات حسب المشروع أو المؤلف أو الفئة بدلًا من التنقل بين المجلدات. وتتيح مرشحات البحث تضييق النتائج بسرعة حسب نوع الملف أو التاريخ أو العلامات، حتى في أكبر بيئات المؤسسات، مما يضمن عدم فقدان أي معلومة حساسة.

الدعم والشهادات وخيارات التعلم لـ SharePoint

سواء كنت مبتدئًا تمامًا في SharePoint أو محترفًا في تقنية المعلومات يسعى إلى تطوير مهاراته، تقدم Microsoft والمجتمع دعمًا وتدريبًا متينين. تُثبت الشهادات مهاراتك، وتبني مسارات التدريب معرفة عملية حقيقية، وتجيب مصادر مثل المنتديات والوثائق الرسمية عن أصعب مشكلات المسؤولين.

الحصول على شهادة معتمدة يمكن أن يدعم مسيرتك المهنية، كما يمنح مؤسستك ثقةً في قدراتك، وهو خيار مثالي لمسؤولي النظام ومستخدمي الأعمال الراغبين في الاستفادة القصوى من استثمارهم في Microsoft 365. في الأقسام التالية، سنستعرض أفضل الشهادات لمحترفي SharePoint، ونقدّم لك مجموعة من المصادر لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها، والتعلّم، والحصول على الدعم من المجتمع.

شهادات Microsoft 365 وأدوار SharePoint

• Microsoft 365 Certified: Teams Administrator Associate: يثبت مهاراتك في تهيئة Teams ونشره وإدارته، وربطه بـ SharePoint.
• MCSE: Productivity: يركّز على أدوات التعاون (بما في ذلك SharePoint) عبر منظومة Microsoft 365.
• MCSD: App Builder: موجّهة للمطوّرين الذين يبنون تطبيقات وسير عمل مخصصة في SharePoint والمنصات ذات الصلة.
• SharePoint Administrator/Engineer: تشمل المسؤوليات المعتادة لهذا الدور إدارة المواقع، والأذونات، والامتثال، والأتمتة.

المساعدة، والأسئلة المتداولة، ومصادر SharePoint المفيدة

1. Microsoft Docs: المستودع الرسمي لتوثيق SharePoint، ويغطي موضوعات المسؤولين والمستخدمين والمطوّرين.
2. Microsoft Tech Community: دعم من نظير إلى نظير، ونقاشات حول أفضل الممارسات، وأسئلة وأجوبة مع خبراء.
3. Office 365 Support: احصل على الدعم الفني واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، من مشكلات تسجيل دخول المستخدمين إلى تعقيدات الترحيل.
4. Frequent FAQs: تعرّف على المشكلات الشائعة مثل الأذونات والمزامنة واسترداد المستندات، مع حلول واضحة لكل منها.
5. Feedback and UserVoice: قدّم اقتراحاتك أو اطلب ميزات جديدة مباشرةً من فريق منتج SharePoint.

مستقبل SharePoint: الذكاء الاصطناعي والجوال والميزات من الجيل التالي

SharePoint لا يقف ساكنًا؛ فـ Microsoft تضيف ميزات جديدة وتكاملات وطرقًا أذكى للعمل كل ربع سنة تقريبًا. تتجاوز المرحلة التالية أتمتة سير العمل والتعاون، لتشمل الذكاء الاصطناعي، والتصميم الذي يُعطي الأولوية للجوال، والرؤى المبنية على التحليلات.

سواءً تعلّق الأمر بإنشاء المستندات بالذكاء الاصطناعي، أو البحث بلغة طبيعية، أو ربط SharePoint بالتطبيقات اليومية على هاتفك، فإن الاستعداد لما هو قادم يُبقي بيئة عملك الرقمية في الطليعة. ومع التحديثات المنتظمة التي تُقدَّم عبر Microsoft 365، تحصل على هذه الميزات الجديدة دون انتظار، ودون القلق من التخلف عن الركب.

في الأقسام الفرعية القادمة، سترى كيف يُحوّل Copilot والذكاء الاصطناعي SharePoint بهدوء من مستودع للمستندات إلى مساعد ذكي لمكان العمل، وكيف تُبقي تطبيقات الجوال فرقك متصلة في أي مكان، وما التحديثات الجديدة التي تلوح في الأفق.

كيف يُحوّل Copilot والذكاء الاصطناعي SharePoint

يعيد الذكاء الاصطناعي كتابة دليل عمل SharePoint. يقدّم Microsoft Copilot، وهو اليوم جزء أساسي من المنصة، إنشاءً للمحتوى مدعومًا بالذكاء الاصطناعي، وبحثًا محسّنًا، وتوصيات آلية في الصدارة. يمكن للفرق تلخيص الاجتماعات، وإنشاء المستندات، والحصول على إجابات فورية من قاعدة معارف مؤسستهم، كل ذلك داخل SharePoint. لمزيد من المعلومات حول تفعيل الإنتاجية المدعومة بالذكاء الاصطناعي، راجع How to Enable Microsoft Copilot in Microsoft 365 وBest Prompts for Microsoft Copilot: Unlocking Productivity and Innovation.

الوصول إلى SharePoint من أي مكان: دعم الجوال والمتصفح

1. تطبيقات الجوال: يُبقي تطبيق SharePoint للجوال على نظامي Android وiOS المستخدمين متصلين خارج المكتب، ويتيح لهم رفع المستندات وتحريرها ومشاركتها من أجهزتهم.
2. توافق المتصفحات: يعمل SharePoint مع جميع المتصفحات الحديثة، مثل Edge وChrome وFirefox وSafari، لتتمكن من الوصول إلى المحتوى من أي مكان تقريبًا يتوفر فيه اتصال بالإنترنت.
3. المزامنة عبر الأجهزة: مع تكامل OneDrive، تُزامَن جميع ملفاتك الأساسية محليًا للاستخدام دون اتصال، وتُحدَّث في SharePoint عند إعادة الاتصال.
4. التعاون عن بُعد: تضمن الإشعارات وخلاصات الأخبار ومحادثات المستندات بقاء الفرق البعيدة والهجينة على اطلاع دائم أينما كانت.

الجديد والقادم في SharePoint

• أحدث التحديثات: تُطرح بانتظام تحسينات على التصميم، وتحليلات محدَّثة، وتكاملات أوثق مع Teams وPower BI.
• الميزات المخططة: توسيع وظائف Copilot والذكاء الاصطناعي وتحسين الأتمتة مدرجان ضمن خارطة الطريق. ترقّبوا المزيد، وتابعوا تحديثات Microsoft 365 للاطلاع على آخر الأخبار.
• رؤية استراتيجية: بالنسبة للمؤسسات التي تنظر إلى المستقبل، يتطلب توسيع نطاق الأتمتة تخطيطًا مسبقًا. لمزيد من المعلومات، تفضّلوا بزيارة Microsoft 365 Copilot Explained.

الحوكمة الاستراتيجية لـ SharePoint وهندسة المعلومات

لن تنقذك كل الميزات في العالم من الفوضى إن لم يكن لديك خطة. تمثّل حوكمة SharePoint وهندسة المعلومات مبادئك التنظيمية، فهما تساعدان على إبقاء المواقع مرتبة، وسهولة العثور على المحتوى، واستدامة النمو مع تطور بيئة العمل الرقمية لديك.

تمنع الحوكمة الجيدة تشتت المواقع والمحتوى، وتضمن تجارب مستخدم متسقة، وتتأكد من أن الجميع يلتزم بالقواعد دون أن يشعر بالتقييد. تحدد هندسة المعلومات بنية المواقع والتنقل وممارسات الوسم، بما يتيح للمستخدمين البحث عن المعلومات ومشاركتها وأتمتة أعمالهم بسهولة. كما يُجنّب التصميم الاستراتيجي المتاعب لاحقًا، وهو ضروري للامتثال في المؤسسات المعقدة.

في الأقسام التالية، ستحصلون على إرشادات عملية لتصميم هياكل مواقع قابلة للتوسع واستراتيجيات بيانات وصفية ذكية. وللسيطرة على تشتت التعاون، فكّروا في الدروس المستفادة من How Teams Governance Turns Chaos Into Confident Collaboration وTaming Microsoft Teams Sprawl: Automated Lifecycle Governance.

تصميم هياكل المواقع وبنى التنقل

1. مواقع المحور: استخدموا مواقع المحور كعمود فقري لبيئتكم، لتجميع مواقع الفرق ذات الصلة، وعرض الأخبار المجمّعة، والحفاظ على تناسق التنقل.
2. مواقع الفريق: مثالية للأقسام أو مجموعات المشاريع التي تحتاج إلى مساحات عمل مشتركة ومكتبات مستندات وأدوات تعاون.
3. مواقع الاتصال: استخدموها لنشر أخبار الشركة على نطاق واسع، والرسائل التنفيذية، أو مراكز الموارد، وهي مساحات عالية الظهور ومنخفضة التعاون.
4. المواقع الفرعية: استخدموها بحذر في الحالات التي تتطلب توارث أذونات خاص؛ إذ تعتمد معظم المؤسسات بشكل أكبر على مواقع مسطحة ومتصلة بالمحور لتحقيق المرونة.
5. أنماط التنقل: التزموا بالقوائم البديهية والقوائم الموسعة والتنقل العام لتسهيل العثور على المعلومات بسرعة وتجربة مريحة للمستخدم، أياً كان الغرض من الموقع.

أفضل الممارسات لإدارة البيانات الوصفية وتنظيم المحتوى

• تطبيق بيانات وصفية متسقة: ضعوا وسومًا على المستندات باستخدام حقول أساسية (المشروع، والقسم، والسنة) لتعزيز البحث وأتمتة الفرز.
• استخدام أنواع المحتوى: حددوا الأنواع مع بيانات وصفية إلزامية لتوحيد طريقة تخزين المعلومات وإدارتها عبر المواقع.
• وضع تصنيف هرمي (Taxonomy): خططوا لأنظمة تسمية ووسم واضحة وفرضوها لمنع التكرار والالتباس.
• أتمتة إدارة دورة الحياة: استفيدوا من Power Automate والمشغّلات المبنية على البيانات الوصفية لتحديد المحتوى القديم، أو تحديث الوسوم، أو بدء سير عمل الاستبقاء. وللاطلاع على فرض البيانات الوصفية تلقائيًا، راجعوا Taming Microsoft Teams Sprawl: Automated Lifecycle Governance.

دفع تبنّي المستخدمين وإدارة التغيير في SharePoint

حتى أفضل إعداد لـ SharePoint لن يحقق عائدًا إن لم يستخدمه الناس. فنشر SharePoint والحفاظ على استخدامه يتطلبان أكثر من تقنية جيدة؛ إذ يعتمدان على طريقة توصيل التغيير، وتدريب الفرق، وإثبات القيمة التجارية باستخدام بيانات الاستخدام الفعلية.

تبنّي المستخدمين ليس أمرًا تلقائيًا، خاصة عند الانتقال من مشاركات الملفات القديمة أو الأدوات المتنافسة. توقّعوا الأسئلة والمقاومة وكثيرًا من تساؤلات «لماذا نغيّر؟». تُشرك المؤسسات الناجحة المستخدمين مبكرًا، وتشرح الفوائد، وتدعمهم بالتدريب والتحليلات المستمرة.

التالي: سنعرض استراتيجيات للتغلب على مقاومة الانتقال، وتتبع التبنّي باستخدام تحليلات قابلة للتنفيذ، حتى تتمكنوا من إثبات العائد على الاستثمار والاستمرار في التحسين.

التغلب على مقاومة الانتقال إلى SharePoint

1. تحديد أسباب المقاومة الشائعة: يخشى الموظفون فقدان الملفات أو الحاجة إلى سير عمل جديد، أو ببساطة لا يحبذون التغيير. لذا يجب التعرّف على هذه المخاوف ومعالجتها مبكرًا.
2. التواصل المتسق: شارك الجداول الزمنية الواضحة والفوائد ورسائل "ما الذي سأجنيه من ذلك؟" عبر الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمتحمسين للمشروع.
3. تدريب مخصص: وفّر عروضًا عملية وأدلة خطوة بخطوة ومساعدة عند الطلب للمستخدمين على اختلاف مستويات مهاراتهم التقنية.
4. إشراك أصحاب المصلحة: أشرِك قادة الأقسام في التخطيط والاختبار والدعوة للتبني، لمنح عملية النشر المصداقية والثقة.
5. النشر على مراحل: انقل الفرق على دفعات، ووفّر حلقات تغذية راجعة، وكن مستعدًا لتعديل الخطط بناءً على الدروس المستفادة.

قياس استخدام تحليلات SharePoint وتحسينه

• الوصول إلى تقارير الاستخدام: تتبّع زيارات المواقع وتعديلات الملفات والمستخدمين الفريدين من خلال تحليلات SharePoint المدمجة.
• تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: حدّد مقاييس النجاح الخاصة بك، مثل عدد المستخدمين النشطين، ومعدل التبني، وعدد الملفات المشتركة، أو أتمتة سير العمل.
• التحليل والتكرار: استخدم البيانات لرصد نقاط الضعف. إذا كان تفاعل فريق ما منخفضًا، فقدّم تدريبًا تنشيطيًا أو عدّل تنقل الموقع.
• التحسين المستمر: راجع التحليلات بانتظام للتأكد من تحقيق الأهداف التجارية، ولتوجيه تحسينات SharePoint الجديدة أو احتياجات التدريب.