Almacenamiento de archivos en Teams y SharePoint: guía completa

By Mirko Peters · 2026-05-18 · Updated 2026-07-28

Microsoft Teams almacena los archivos de los canales en SharePoint, mientras que los archivos compartidos en chats privados se guardan en el OneDrive del remitente y se comparten con los participantes. Usa las bibliotecas de canal para el trabajo que pertenece al equipo, el uso compartido en chats para conversaciones más pequeñas y los permisos, los metadatos y los controles de retención de ShareP

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Microsoft Teams almacena los archivos de los canales en SharePoint, mientras que los archivos compartidos en chats privados se guardan en el OneDrive del remitente y se comparten con los participantes. Usa las bibliotecas de canal para el trabajo que pertenece al equipo, el uso compartido en chats para conversaciones más pequeñas y los permisos, los metadatos y los controles de retención de SharePoint para el contenido que requiera una gobernanza más amplia.

Si alguna vez has intentado averiguar dónde se esconden todos esos documentos, hojas de cálculo y notas de reuniones en Microsoft Teams, no eres el único. Microsoft Teams no guarda tus archivos en una nube misteriosa; por debajo, depende en gran medida de SharePoint para que todo funcione sin problemas. Eso significa que tus archivos de Teams se almacenan, organizan y protegen con la plataforma de gestión documental empresarial de Microsoft, lo sepas o no.

Esta guía explica con detalle cómo Teams y SharePoint trabajan juntos para gestionar tus archivos dentro del mundo de Microsoft 365. Encontrarás explicaciones claras sobre dónde viven los archivos cuando se comparten en chats y en canales, formas de encontrar y acceder a lo que necesitas y los mejores enfoques para mantener tu contenido organizado. También veremos los permisos de archivos, los límites de almacenamiento, el control de versiones y por qué una buena estrategia de gestión de archivos no es solo otra lista de tareas de TI, sino algo esencial para la colaboración, el cumplimiento y para mantener la información de tu organización segura, protegida y localizable.

Descripción del almacenamiento de Teams con la integración de SharePoint de Microsoft

El ingrediente clave del almacenamiento de archivos de Teams es la integración con SharePoint. Aunque parezca que solo subes archivos a un canal de Teams o los compartes con tus compañeros, todo lo que ocurre en el backend se gestiona de forma ordenada a través de las bibliotecas de documentos de SharePoint. Esta conexión sin fisuras te permite colaborar sin preocuparte por servidores de archivos independientes ni por buscar adjuntos enterrados en interminables hilos de correo electrónico.

Entender cómo encajan Teams y SharePoint marca una diferencia real. Te ayuda a solucionar problemas de acceso, a comprender por qué tus archivos están organizados de cierta manera y a gestionar con confianza la propiedad del contenido y la configuración de uso compartido. La mayoría de los usuarios solo ve la interfaz sencilla de Teams, pero los administradores de TI y los usuarios avanzados reconocen la arquitectura más profunda que impulsa el almacenamiento, la seguridad y la búsqueda de documentos.

Cada vez que creas un equipo o un canal, SharePoint trabaja en segundo plano creando sitios y preparando carpetas para tu contenido compartido. Y no se trata solo de almacenamiento: se trata de dar soporte a la colaboración en tiempo real, a controles de permisos muy precisos y a las comprobaciones de cumplimiento sólidas que necesitan las organizaciones actuales.

Si te interesa cómo esta base afecta a todo, desde los paneles de proyectos hasta la gobernanza, la misma base de SharePoint también impulsa los despliegues de inteligencia empresarial. Por ejemplo, puedes ver las diferencias entre desplegar paneles de Power BI en Teams o en SharePoint en esta guía práctica.

Cómo se asigna el almacenamiento de Teams en Microsoft 365 al almacenamiento de SharePoint

Microsoft Teams utiliza SharePoint Online como motor de almacenamiento de archivos. Cada equipo que creas en Teams obtiene en segundo plano un sitio de SharePoint dedicado, aunque nunca lo veas. Cuando compartes archivos en un canal estándar de un equipo, esos archivos se cargan directamente en una biblioteca Documentos dentro del sitio de SharePoint de ese equipo.

La conexión es precisa. Cada canal público (estándar) tiene su propia carpeta dentro de la biblioteca Documentos, con el nombre exacto del canal. Así, si tu canal se llama «Design», la carpeta en SharePoint también se llamará «Design». Esto facilita mucho asociar la actividad de Teams directamente con SharePoint, y viceversa.

Los archivos de los canales privados funcionan de forma algo distinta: se almacenan en un sitio de SharePoint independiente, creado automáticamente solo para ese canal. Esto permite unos permisos más estrictos y un mayor aislamiento. Los canales compartidos, una opción más reciente, te permiten colaborar con personas ajenas a tu equipo manteniendo los archivos dentro del sitio de SharePoint de tu equipo principal. Al entender esta estructura, tienes control sobre dónde se guardan los archivos, cómo accede la gente a ellos y cómo gestionar aspectos como las copias de seguridad y el cumplimiento en Teams y SharePoint.

Introducción a la arquitectura de archivos de Teams y SharePoint

La base de la gestión de archivos de Microsoft Teams es una arquitectura de archivos por capas, vinculada directamente a SharePoint. Cada equipo se asigna a un sitio de SharePoint único, y cada canal dentro de ese equipo tiene su propia carpeta en la biblioteca de documentos del sitio. Los archivos no están dispersos en cualquier lugar: se almacenan en estas carpetas según el lugar donde se compartan.

Esta estructura mantiene todo organizado y hace que encontrar archivos sea predecible, tanto si usas Teams y SharePoint como si buscas desde OneDrive. Saber dónde están tus archivos sienta las bases para mantener el orden y abordar después temas como los permisos y la gestión del ciclo de vida.

Dónde encontrar los archivos en los canales y chats de Teams

Cuando compartes y colaboras en Microsoft Teams, el recorrido que siguen tus archivos por detrás no siempre es evidente. Un documento de Word que subiste a un canal de equipo no acaba en el mismo lugar que un PDF que enviaste a un compañero en un chat privado. Cómo almacena Teams los archivos depende de dónde y cómo los compartas, y esta diferencia afecta no solo al almacenamiento, sino también al acceso, los permisos y el cumplimiento normativo.

Esta sección aborda la mayor fuente de confusión para los usuarios: los archivos compartidos en canales frente a los compartidos en chats. Saber qué plataforma, SharePoint u OneDrive, aloja tu contenido te ayuda a recuperar documentos, configurar los permisos adecuados y mantener todo organizado. No es un detalle técnico sin importancia: es la clave para gestionar la colaboración de todo tu grupo o de la organización.

Y si te interesan las diferencias entre los canales privados y los canales compartidos, o necesitas orientación sobre cuál usar para trabajo confidencial o trabajo entre equipos, consulta esta guía práctica.

Archivos de los canales de Teams frente a archivos en canales y chats

1. Archivos en los canales estándar de Teams: Cuando subes o compartes un archivo en un canal normal de Teams, se almacena en una biblioteca de documentos de SharePoint Online, concretamente en la biblioteca "Documentos" del sitio de SharePoint de ese equipo. Cada canal tiene una carpeta con su nombre, que ves en la pestaña Archivos de Teams. Así, si añades un archivo en el canal "Finanzas", lo encontrarás en la carpeta "Finanzas" dentro de SharePoint. Esto hace que la organización sea clara y predecible.
2. Archivos en los canales privados: Los canales privados son un caso particular. Cuando compartes archivos aquí, no se almacenan en el sitio principal de SharePoint del equipo. En su lugar, Teams crea un sitio de SharePoint independiente y dedicado solo a ese canal privado. Los archivos compartidos en la pestaña Archivos del canal privado se guardan en este sitio aislado, lo que garantiza que solo accedan los miembros invitados. Esta separación añade una capa de control adicional. Para un desglose completo de cuándo usar cada tipo de canal, consulta esta guía.
3. Archivos en los canales compartidos: Los canales compartidos permiten colaborar con usuarios que no forman parte de tu equipo principal. Los archivos compartidos aquí se almacenan en el sitio de SharePoint del equipo principal, no en sitios separados. De este modo, los colaboradores externos pueden acceder a los archivos de forma segura sin crear nuevos equipos ni duplicar contenido.
4. Archivos en los chats (directos o de grupo): Si compartes un archivo en un chat individual o de grupo (no en un canal), Teams guarda el archivo en OneDrive para la Empresa del remitente, en una carpeta especial llamada "Archivos de chat de Microsoft Teams". Estos archivos se comparten automáticamente con todos los participantes del chat, con los permisos establecidos al subirlos. A diferencia de los archivos de los canales, no son visibles en SharePoint: se gestionan en OneDrive.
5. Cómo encontrar archivos rápidamente: En Teams, pulsa la pestaña Archivos de cualquier canal para ver los archivos en contexto, o usa la aplicación Archivos para ver una lista de todos tus equipos y chats. Los proyectos se benefician de estructuras de carpetas claras y convenciones de nombres, como se explica en esta guía de organización, para que el contenido siga siendo localizable a medida que aumenta el trabajo.

Cómo se almacenan los archivos de las sesiones de chat en OneDrive

Los archivos que compartes con alguien en un chat privado o de grupo en Teams no se almacenan en SharePoint, sino que van directamente a tu cuenta personal de OneDrive para la Empresa. En concreto, Teams crea una carpeta llamada "Microsoft Teams Chat Files" en tu OneDrive. Cada archivo que envías se guarda aquí y se comparte automáticamente con todas las personas de esa conversación de chat.

Si alguna vez necesitas encontrar un archivo de un chat, puedes acceder a él directamente desde el chat en Teams o ir a tu OneDrive y abrir la carpeta "Microsoft Teams Chat Files". Así siempre sabrás dónde están tus archivos compartidos, tanto si los enviaste la semana pasada como hace un año.

Cómo navegar entre Teams y SharePoint para acceder a los archivos

Saber dónde están tus archivos es solo una parte de la historia; lo realmente útil es poder encontrarlos y abrirlos rápidamente. Microsoft Teams te ofrece un acceso cómodo dentro de cada canal y chat, pero a veces necesitas la potencia y la flexibilidad de SharePoint Online para una organización más profunda, búsquedas avanzadas u opciones de uso compartido.

Esta parte de la guía te ayuda a ganar confianza al moverte entre Teams y SharePoint, para que nunca tengas que preguntarte "¿Dónde está ese documento?". También veremos los permisos, porque hacer clic en un archivo no siempre garantiza que puedas acceder a él. Dominar estos pasos te ahorra tiempo, reduce el estrés y mantiene el trabajo en equipo en marcha. Y, con las habilidades adecuadas, puedes evitar el caos que provocan los archivos extraviados o las estructuras de carpetas poco claras, un problema que se aborda con consejos de gobernanza como los de esta guía de gobernanza.

Cómo acceder a los archivos y navegar por el almacenamiento de SharePoint Online

• En Teams: pestaña Archivos: Abre cualquier canal y haz clic en la pestaña Archivos en la parte superior. Verás todos los archivos compartidos en la carpeta de SharePoint de ese canal.
• En Teams: aplicación Archivos: Ve a la aplicación Archivos en la barra lateral de Teams. Aquí aparecen los archivos recientes de todos tus equipos y chats.
• En SharePoint Online: Desde Teams, haz clic en "Abrir en SharePoint" para ir directamente a la ubicación del archivo en línea. Aquí tienes opciones adicionales para compartir, gestionar metadatos y administrar carpetas.
• Con OneDrive: Para los archivos compartidos en chats, ve a tu OneDrive para la Empresa y busca la carpeta "Microsoft Teams Chat Files".
• Comprueba los permisos: Si no puedes abrir un archivo, verifica tus permisos en Teams o SharePoint, o pide al propietario que actualice tu acceso.

Control del acceso y de los permisos de uso compartido en Teams y SharePoint

La colaboración no sirve de nada si las personas equivocadas tienen acceso o si los archivos confidenciales acaban expuestos por accidente. Teams y SharePoint incluyen controles de acceso potentes para que tu organización pueda compartir archivos ampliamente, pero solo con las personas adecuadas. La clave está en entender cómo se cruzan los permisos entre ambas plataformas y saber cuándo necesitas un control detallado o una acción de uso compartido rápida y sencilla.

Esta parte de la guía te lleva desde el uso compartido básico a nivel de usuario hasta la gestión de invitados externos y la personalización de permisos detallados. Esto es fundamental a medida que tu organización crece y más información sensible circula por chats, canales y carpetas compartidas. También entenderás las mejores prácticas de uso compartido externo seguro, cumplimiento y gobernanza continua, algo que cualquier equipo necesita, sobre todo cuando amenazas de seguridad como el uso compartido accidental o la proliferación de invitados son cada vez más comunes. Si buscas consejos avanzados de endurecimiento de la seguridad, consulta el enfoque de cinco capas que se describe en este resumen del podcast.

Concesión de acceso y gestión de colaboradores externos

• Conceder acceso en Teams/SharePoint: En Teams, al compartir un archivo con tu equipo, se concede acceso automáticamente a todos sus miembros, sin pasos adicionales.
• Para ajustar el acceso, usa "Administrar acceso" desde la biblioteca de documentos de SharePoint Online. Desde aquí puedes conceder, restringir o quitar permisos a nivel de archivo o de carpeta.
• Enlaces para compartir explicados: SharePoint te permite elegir entre "Personas de tu organización", "Personas específicas" o "Cualquier persona con el vínculo". Elige con criterio según la confidencialidad.
• El uso compartido externo debe ser "Personas específicas" siempre que sea posible, para evitar compartir en exceso por accidente.
• Colaboración externa segura:Para trabajar con proveedores, clientes u otros socios, habilita el acceso de invitados en Teams y SharePoint, pero limita lo que las personas externas pueden ver o hacer. Esto es esencial para el cumplimiento normativo y la confianza.
• Revisa periódicamente quién tiene acceso y revoca los permisos de los usuarios que ya no los necesitan.
• Cumplimiento y buenas prácticas:Establece reglas claras y utiliza herramientas como los centros de cumplimiento de Microsoft 365 para gobernar el uso compartido de archivos. Esto minimiza las fugas de datos y los riesgos de seguridad.
• A medida que tu entorno crezca, establece y documenta una estructura de gobernanza para que todos conozcan las reglas para compartir. Puedes ver cómo una gobernanza sólida transforma la colaboración en este recurso.

Supervisión y optimización del espacio en el almacenamiento de Teams y SharePoint

Si lo único que haces es añadir archivos, vas a topar con los límites de almacenamiento, y quizá antes de lo que crees. Microsoft 365 ofrece a las organizaciones herramientas para controlar cuánto espacio utilizan, detectar qué consume más y evitar sorpresas que pueden paralizar la colaboración en seco. Una gestión inteligente del espacio también significa que se pierden menos archivos entre el desorden digital y que sabrás exactamente por dónde empezar si alguna vez necesitas eliminar contenido antiguo.

Esta sección te presenta los paneles y las métricas que muestran qué está ocupando tu espacio en SharePoint y Teams. También introduce la importancia de la Papelera de reciclaje como red de seguridad que, si se gestiona bien, te permite recuperarte de eliminaciones accidentales (o vaciarla por completo cuando necesites liberar espacio). Incluso hay potencial de automatización, como el que encontrarás para gestionar la proliferación de Teams con Power Platform y Graph API en este análisis en profundidad.

Uso de las métricas de almacenamiento y de los archivos de la Papelera de reciclaje para la gestión del espacio

• Consulta las métricas de almacenamiento en SharePoint:Ve a tu sitio de SharePoint, haz clic en el icono de engranaje de Configuración y, después, en «Uso del sitio». Este panel te muestra los detalles del almacenamiento que consume todo tu equipo, lo que te permite detectar rápidamente las bibliotecas grandes y a los usuarios que más espacio utilizan.
• Consulta el consumo de almacenamiento del equipo desde el Centro de administración:Los administradores de Microsoft 365 pueden supervisar el almacenamiento de todos los sitios y equipos en el Centro de administración de SharePoint, con desgloses detallados por sitio y por usuario.
• Localiza y gestiona los archivos grandes o antiguos:Ordena tus bibliotecas de documentos de SharePoint por tamaño o por fecha de modificación para ver qué archivos o carpetas ocupan más almacenamiento. Exporta las listas para analizarlas con más detalle o configura alertas automáticas cuando las bibliotecas superen determinados umbrales de tamaño.
• Vacía la Papelera de reciclaje de SharePoint:Los archivos eliminados pasan primero a la Papelera de reciclaje, que te da un periodo de gracia de 93 días (valor predeterminado) para recuperarlos o eliminarlos definitivamente. Asegúrate de vaciarla cuando necesites liberar espacio, pero comprueba antes que no vas a necesitar ninguno de los archivos.
• Adopta un plan de gobernanza del almacenamiento:Establece reglas para archivar, conservar o eliminar periódicamente los archivos antiguos. Las revisiones periódicas pueden evitar la acumulación innecesaria de almacenamiento y garantizar que tu organización siga cumpliendo la normativa.

Buenas prácticas para copias de seguridad y control de versiones en el almacenamiento de Microsoft 365 Teams

Aunque Microsoft cuente con redundancia integrada, confiar los archivos críticos para el negocio a la suerte no es buena idea. Las copias de seguridad periódicas y un control de versiones sólido son tu póliza de seguro frente a desastres, y te protegen desde eliminaciones accidentales y archivos sobrescritos hasta ataques de ransomware completos o errores de permisos.

Esta sección final explica cómo crear una red de seguridad real alrededor de tus archivos de Teams y SharePoint. Aprenderás por qué depender solo de la papelera de reciclaje no basta, cómo el historial de versiones te ayuda a recuperarte de los errores y cómo las herramientas de copia de seguridad de terceros pueden añadir una capa extra de recuperación (y evitarte fines de semana perdidos restaurando datos). Estas estrategias hacen que tu organización sea resiliente, no solo reactiva.

Por qué son esenciales las copias de seguridad de Microsoft 365 y el control de versiones

• Protección frente a eliminaciones accidentales y ransomware: Incluso con la papelera de reciclaje y el control de versiones de SharePoint, algunas eliminaciones o ataques (como el ransomware) pueden borrar datos cruciales. Las copias de seguridad garantizan que restaures el contenido perdido de forma rápida y completa.
• Control de versiones integrado: SharePoint y Teams conservan versiones anteriores de tus archivos, lo que facilita revertir cambios si alguien sobrescribe o corrompe un documento. No confíes solo en esto, ya que el número de versiones que se conservan tiene límites.
• Errores de permisos y recuperación de auditoría: Si se cometen errores de acceso a archivos o los permisos se configuran mal, las herramientas de copia de seguridad externas (como BackupAssist) te permiten recuperar no solo los datos, sino también la configuración de uso compartido anterior, para garantizar la continuidad completa del negocio.
• Herramientas de terceros para mayor seguridad: Existen soluciones de copia de seguridad en la nube diseñadas específicamente para Microsoft 365. Ofrecen retención ampliada, copias fuera de las instalaciones, búsqueda avanzada y una recuperación más rápida que las herramientas nativas.

Conclusión y ayuda con el almacenamiento de archivos de Teams

Si solo recuerdas una cosa sobre el almacenamiento de archivos en Teams y SharePoint, que sea esta: cada archivo que compartes o guardas en Teams se almacena de forma segura en SharePoint o OneDrive, organizado según dónde y cómo lo compartes. La organización de archivos, los nombres inteligentes y la supervisión de los permisos son lo que marca la diferencia entre el caos y una colaboración con confianza.

¿Tienes una pregunta, encuentras algo confuso o te topas con errores molestos como "mailbox exist"? No te lo guardes: comparte tus comentarios, pide ayuda o consulta estos valiosos consejos de gobernanza de Teams aquí. Recuerda que aplicar buenas prácticas hoy mantendrá tus archivos localizables, seguros y bajo control mañana.

Elige la ubicación adecuada para los archivos de Microsoft Teams

Consulta la guía de soporte actual de Microsoft Teams y la documentación de SharePoint al planificar permisos o el diseño de bibliotecas.

Consejos de gobernanza del almacenamiento de archivos

• Haz que el propietario de cada equipo o sitio sea responsable del acceso y de la finalidad del contenido.
• Evita usar los datos adjuntos del chat como sustituto de una biblioteca compartida del proyecto.
• Usa nombres claros y ubicaciones acordadas antes de crear varias copias del mismo documento de negocio.

Última revisión: julio de 2026.

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