Maîtriser la conservation à des fins juridiques dans Microsoft Purview : ce que tout administrateur informatique doit savoir

Par Mirko Peters · 2026-08-13

Bienvenue à nouveau sur le blog d’accompagnement de notre série de podcasts consacrée à la gouvernance, à la conformité et à l’administration en entreprise. Lorsqu’un régulateur demande les documents de l’entreprise…

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Bienvenue sur le blog d’accompagnement de notre série de podcasts consacrée à la gouvernance, à la conformité et à l’administration en entreprise. Lorsqu’un régulateur demande des documents d’entreprise, que les RH ouvrent une enquête ou que les équipes juridiques doivent préserver des éléments de preuve essentiels, la pression se reporte immédiatement sur les administrateurs informatiques. Rechercher manuellement dans les boîtes aux lettres Outlook, les conversations Teams, les sites SharePoint et les dossiers OneDrive est lent, source d’erreurs et souvent tout simplement impossible à l’échelle d’une entreprise. Dans notre épisode récent, Microsoft Purview eDiscovery — Simply Explained, nous avons expliqué comment les organisations peuvent découvrir, conserver, examiner et exporter en toute sécurité les données Microsoft 365, grâce à un processus structuré fondé sur des dossiers. Aujourd’hui, nous allons nous pencher beaucoup plus en détail sur l’un des piliers les plus essentiels, et les plus mal compris, de ce processus : la conservation à des fins juridiques.

Pour les administrateurs informatiques, savoir configurer, gérer et lever correctement une conservation à des fins juridiques dans Microsoft Purview n’est pas un simple atout technique ; c’est une exigence opérationnelle fondamentale. Si des éléments de preuve essentiels sont purgés par inadvertance en raison des stratégies de rétention standard ou d’une action d’utilisateur pendant une enquête en cours, les conséquences juridiques et financières pour l’entreprise peuvent être désastreuses. Explorons ensemble les mécanismes, les stratégies et les bonnes pratiques que tout administrateur informatique doit maîtriser.

Introduction à la conservation à des fins juridiques dans Microsoft Purview

Dans son principe, la conservation à des fins juridiques est un mécanisme de préservation spécialisé au sein de Microsoft Purview, qui empêche les utilisateurs de supprimer définitivement ou de modifier des contenus susceptibles de se rapporter à une procédure judiciaire en cours ou envisagée, à un audit ou à une enquête interne. Lorsque vous placez un utilisateur, une boîte aux lettres, un site ou une source de données spécifique en conservation à des fins juridiques, Microsoft 365 intercepte les comportements de suppression habituels. Même si un utilisateur supprime un e-mail de son dossier Éléments supprimés, vide ce dossier ou modifie un document dans SharePoint, la version d’origine et toutes les versions modifiées sont conservées dans des zones de stockage sécurisées et masquées, en arrière-plan.

Pour les administrateurs informatiques, mettre en place une conservation à des fins juridiques revient à passer d’une gouvernance passive à une préservation active et ciblée. Cela exige un équilibre délicat entre l’exécution technique et le respect strict des directives juridiques. Vous êtes le gardien de l’infrastructure technique, mais ce sont les équipes juridiques et de conformité qui définissent le périmètre de ce qui doit être préservé. Comprendre cette limite est la première étape pour maîtriser l’administration de la conformité dans Microsoft 365.

Pourquoi les environnements de travail modernes ont besoin d’outils de préservation avancés

Le environnement de travail moderne n’a plus grand-chose à voir avec celui d’il y a dix ans. Les échanges professionnels ne vivent plus exclusivement dans les fils de messagerie traditionnels. Aujourd’hui, les décisions importantes se prennent au sein d’un écosystème foisonnant d’outils de collaboration. Le contexte essentiel peut être dispersé entre les e-mails Exchange Online, les fils de discussion Microsoft Teams, les bibliothèques de documents SharePoint Online collaboratives, les comptes OneDrive Entreprise personnels, les groupes Microsoft 365 et les conversations Viva Engage.

Cette manière décentralisée de travailler complique considérablement les enquêtes. Si un collaborateur fait l’objet d’un examen, il peut supprimer un message Teams sensible, purger un fil d’e-mails ou écraser une feuille de calcul dans SharePoint. Sans outils de préservation avancés intégrés directement à l’infrastructure cloud, reconstituer une chronologie complète des événements relève de l’impossible. Microsoft Purview fournit le cadre architectural nécessaire pour capturer et sécuriser instantanément cette empreinte numérique multicanale, et garantir que les éléments de preuve restent intacts, quel que soit leur emplacement au sein du locataire Microsoft 365.

Conservation à des fins juridiques ou stratégies de rétention standard : quelle différence ?

L’une des confusions les plus fréquentes, y compris chez des professionnels informatiques chevronnés, concerne la différence entre les stratégies de rétention standard de Microsoft 365 et les conservations à des fins juridiques. Si ces deux fonctionnalités visent à conserver des données, leur finalité, leur périmètre et leur cycle de gestion sont fondamentalement différents.

Les stratégies de rétention standard sont des mesures de gouvernance proactives. Elles s’appliquent largement à l’ensemble d’une organisation, ou à certains services en particulier, afin de garantir la conformité avec les calendriers internes de gestion des enregistrements ou avec les référentiels réglementaires externes. Par exemple, une stratégie de rétention peut imposer la conservation de tous les documents financiers pendant sept ans, avant leur suppression automatique. Ces stratégies s’appliquent uniformément à tous les utilisateurs du périmètre ciblé.

En revanche, une mise en attente juridique (Legal Hold) est réactive, ciblée et propre à un cas précis. Elle est déclenchée par un événement spécifique, tel qu’une action en justice, une enquête réglementaire ou une investigation RH. Point crucial, une mise en attente juridique prime sur les stratégies de rétention standard. Si une stratégie de rétention prévoit la suppression d’un élément au bout de trois ans, mais que cet élément est visé par une mise en attente juridique active, il sera conservé indéfiniment jusqu’à la levée officielle de la mise en attente par le personnel autorisé. Les administrateurs informatiques doivent avoir conscience que les mises en attente juridique l’emportent absolument sur les routines standard de nettoyage des données.

Le fonctionnement de la préservation des preuves dans Microsoft 365

Pour dépanner et gérer efficacement les mises en attente juridique, les administrateurs informatiques doivent comprendre ce qui se passe en coulisses dans Microsoft 365. Lorsqu’une boîte aux lettres ou un site SharePoint est placé en attente, le système modifie la manière dont il traite les éléments modifiés et supprimés.

Dans Exchange Online, la préservation des données repose largement sur le dossier Éléments récupérables et sur des sous-dossiers masqués, tels que Purges et Suppressions. Lorsqu’un utilisateur modifie ou supprime un élément, l’original est déplacé vers le dossier Éléments récupérables au lieu d’être effacé définitivement. Lorsqu’une mise en attente juridique est active, des processus en arrière-plan garantissent que les éléments du dossier Éléments récupérables ne peuvent être purgés ni par une action de l’utilisateur, ni par l’assistant de dossiers gérés, même si celui-ci tente de contourner les limites de rétention. De même, dans SharePoint Online et OneDrive Entreprise, une bibliothèque de préservation (Preservation Hold Library) est utilisée. Tout fichier modifié ou supprimé voit sa version d’origine copiée en lieu sûr dans cette bibliothèque masquée, où elle reste invisible pour l’utilisateur final, mais entièrement accessible aux recherches eDiscovery.

Mise en place d’une mise en attente juridique dans Microsoft Purview

La mise en place d’une mise en attente juridique dans le portail de conformité Microsoft Purview requiert les autorisations appropriées : en règle générale, vous devez être membre du groupe de rôles Gestionnaire eDiscovery ou vous voir attribuer le rôle Administrateur eDiscovery. Le processus commence dans l’espace de travail de la solution eDiscovery, où les administrateurs créent un dossier dédié à l’investigation.

Une fois le dossier créé, accédez à l’onglet Mises en attente pour créer une nouvelle stratégie de mise en attente. L’assistant vous demandera de nommer la mise en attente, d’en fournir une description et de sélectionner les emplacements de données ou les dépositaires spécifiques que vous souhaitez cibler. Vous pouvez configurer des mises en attente basées sur une requête afin de limiter la préservation à des mots-clés, des plages de dates ou des expéditeurs précis, ou appliquer une mise en attente inconditionnelle qui préserve l’intégralité du contenu associé aux dépositaires sélectionnés. Une fois la mise en attente activée, Microsoft 365 lance immédiatement les processus de synchronisation en arrière-plan nécessaires à la sécurisation des sources de données désignées.

Cibler les bonnes sources de données dans Exchange, Teams et SharePoint

La précision est essentielle lors de la configuration d’une mise en attente juridique. Placer en attente l’ensemble d’une entreprise permet de surprotéger les données, ce qui consomme inutilement des ressources de stockage et peut engendrer des complications inutiles en matière de confidentialité. À l’inverse, une protection insuffisante, qui omet un référentiel de données critique, peut entraîner des poursuites pour destruction de preuves.

Lors de la définition de vos sources de données, vous devez avoir une vue d’ensemble des habitudes numériques du dépositaire. Pour Exchange Online, veillez à inclure à la fois sa boîte aux lettres principale et sa boîte aux lettres d’archive, si elle est activée. Pour Microsoft Teams, gardez à l’esprit que les conversations individuelles, les discussions de groupe et les messages de canal sont en réalité stockés dans les boîtes aux lettres respectives des participants ou dans celles du groupe. Ainsi, placer en attente la boîte aux lettres d’un utilisateur préserve automatiquement l’historique de ses conversations. Pour la collaboration sur les documents, vous devez cibler explicitement son compte OneDrive, ainsi que les sites SharePoint ou les groupes Microsoft 365 sur lesquels il collabore activement sur des fichiers.

Bonnes pratiques pour les administrateurs informatiques gérant des investigations en cours

La gestion des investigations en cours exige une approche rigoureuse en matière d’administration, de sécurité et de communication. Les administrateurs informatiques doivent respecter plusieurs bonnes pratiques du secteur pour garantir le bon déroulement du processus d’investigation :

• Préserver une stricte confidentialité : ne discutez jamais des conservations à des fins juridiques ou des enquêtes en cours en dehors des canaux autorisés. Divulguer des informations sur une conservation peut compromettre une enquête interne ou enfreindre la stratégie de l’entreprise.
• Collaborer étroitement avec le service juridique : vérifiez toujours le périmètre des dépositaires et des sources de données auprès des équipes juridiques ou RH avant d’appliquer ou de modifier une conservation. Ne devinez jamais ce qui doit être préservé.
• Tout documenter : tenez un journal détaillé indiquant quand les conservations ont été appliquées, quelles sources de données sont visées et qui a autorisé l’action. Cette documentation fait partie de la piste d’audit défendable.
• Éviter un périmètre trop large : utilisez des conservations basées sur des requêtes lorsque c’est pertinent, afin de cibler des périodes ou des sujets précis. Vous réduisez ainsi la charge des évaluateurs et limitez la collecte inutile de données personnelles des collaborateurs.

Audit, conformité et levée d’une conservation à des fins juridiques

Une enquête ne dure pas éternellement. Une fois l’affaire juridique réglée, l’enquête réglementaire close ou l’audit interne terminé, la conservation à des fins juridiques doit être systématiquement levée. La levée d’une conservation permet aux stratégies de rétention standard et aux mécanismes de suppression de reprendre leur fonctionnement normal pour les utilisateurs et les sources de données concernés.

Pour garder une position défendable, les administrateurs informatiques ne doivent jamais supprimer un dossier eDiscovery ni lever une conservation sans accord explicite et documenté du service juridique ou du responsable de la conformité. Une fois l’ordre de levée donné, il vous suffit de désactiver ou de supprimer la conservation dans le portail de conformité Microsoft Purview. Après la levée, Microsoft 365 libère les verrous sur les bibliothèques de préservation masquées et sur les dossiers Éléments récupérables, ce qui permet à la gestion normale du cycle de vie et à la récupération de stockage de reprendre. Par ailleurs, toutes les actions administratives liées à la création, à la modification et à la levée des conservations sont intégralement consignées dans le journal d’audit de Microsoft Purview, ce qui garantit une traçabilité complète.

Conclusion et points clés pour les administrateurs informatiques

Maîtriser la conservation à des fins juridiques dans Microsoft Purview est une compétence essentielle pour tout administrateur informatique ou tout professionnel de la conformité. En allant au-delà de la simple gestion du stockage et en comprenant les mécanismes précis de préservation des preuves, vous protégez votre organisation contre les risques graves liés à la perte de données pendant une enquête active. Retenez qu’une stratégie de conservation efficace repose sur un ciblage précis dans Exchange, Teams et SharePoint, une collaboration étroite avec les acteurs juridiques et le respect rigoureux du processus eDiscovery structuré.

Pour en savoir plus sur la manière dont les organisations peuvent découvrir, préserver, examiner et exporter en toute sécurité les données Microsoft 365, écoutez notre épisode de podcast associé, « Microsoft Purview eDiscovery — Simply Explained ». Dans cet épisode, nous parcourons le processus eDiscovery complet, de bout en bout, en langage clair, pour vous aider à préparer des enquêtes complexes ainsi que les certifications Microsoft. Restez en sécurité, gardez une gouvernance rigoureuse, et rendez-vous dans le prochain épisode !