איך Copilot ניגש לקבצים ב-SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-17 · Updated 2026-09-13

למדו כיצד Microsoft Copilot ניגש לקבצים ב-SharePoint דרך Microsoft Graph והרשאות משתמש, וכן על ממשל נתונים, אבטחה ופתרון בעיות גישה.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Microsoft Copilot שזור עמוקות בחבילת Microsoft 365, ומאפשר למשתמשים לעבוד עם קבצי SharePoint שלהם בדרכים חכמות וחדשות. אבל איך Copilot בעצם מקבל גישה למסמכי SharePoint האלה? זה בדיוק מה שנעבור עליו כאן.

תקבלו מבט ברור על התהליך שמאחורי החיבור של Copilot ל-SharePoint, כולל איך הוא שולף, מסכם ומעבד את הקבצים שלכם. נפרק את ההרשאות שתחתיהן Copilot פועל, מדוע הן חשובות, ומה הארגונים צריכים לדעת כדי לשמור על אבטחת המידע. בסופו של דבר תבינו מה מתרחש מאחורי הקלעים כש-Copilot עוזר לכם לעבוד חכם יותר ב-SharePoint, ותהיו מצוידים לשמור על הנתונים שלכם ועל בקרת הגישה לאורך כל הדרך.

מהו Copilot ב-SharePoint

Copilot ב-SharePoint הוא עוזר מבוסס בינה מלאכותית של Microsoft, שנועד לעזור לכם להפיק יותר מקבצי SharePoint. הוא משתמש בבינה מלאכותית מתקדמת כדי לחפש, לסכם ואף ליצור תוכן ממסמכים השמורים באתרי SharePoint שלכם.

חשבו על Copilot ככלי חיפוש על-טעון: הוא יכול לאתר במהירות קבצים רלוונטיים, לענות על שאלות לגבי המסמכים שלכם, ולכתוב סיכומים או תוכן חדש באמצעות הנתונים הקיימים שלכם. המטרה היא לחסוך לכם זמן במחקר ובניהול מסמכים, לייעל שיתוף פעולה ולהקל על צוותים למצוא ולהשתמש בידע הטמון בקבצי הארגון.

איך Copilot מתחבר לקבצי SharePoint

עכשיו נרד לפרטים. כשאתם משתמשים ב-Copilot בתוך Microsoft 365, הוא מתחבר ל-SharePoint מאחורי הקלעים באמצעות טכנולוגיות מאובטחות של Microsoft. ל-Copilot אין "מפתחות קסם": הוא פועל על ידי אימות דרך חשבון Microsoft שלכם, כלומר אתם תמיד שולטים במה שהוא יכול לראות.

כך זה בדרך כלל עובד: כשאתם שואלים את Copilot שאלה או מבקשים סיכום, הוא פונה לענן של Microsoft 365. הוא משתמש במחברי נתונים ובממשקי API, בעיקר Microsoft Graph, כדי לתקשר עם SharePoint בצורה מאובטחת. כך Copilot יכול לחפש בקבצים שלכם, לשלוף תוכן ולהחזיר תשובות, והכול בהתאם להרשאות המדויקות שלכם.

השילוב של Copilot תוכנן להיות חלק ללא תפרים. הוא מתקשר עם SharePoint בדיוק כמו שאפליקציות אחרות של Microsoft 365 עושות, כך שתקבלו חוויה עקבית ואמינה. כל בדיקות הגישה והאישורים מתבצעים ברקע, כך שלא תצטרכו לדאוג לשלבים נוספים בכל פעם שאתם משתמשים ב-Copilot.

בקצרה, Copilot מנצל את פלטפורמת הענן של Microsoft, סשנים של משתמשים מאומתים ומערך של ממשקי API מוגנים היטב, כדי לפעול מול קבצי SharePoint שלכם בבטחה. הוא שולף רק את הקבצים והמידע שחשבון Microsoft שלכם מורשה לגשת אליהם, ולא מעבר לכך.

הרשאות משתמש ובקרות גישה

Copilot תמיד פועל לפי הכללים שהארגון שלכם מגדיר ב-SharePoint. בכל הנוגע לגישה לקבצים, Copilot לא רואה ולא משתף דבר שלא הייתם יכולים להשיג בעצמכם. הוא פועל רק במסגרת ההרשאות המקושרות לחשבון Microsoft 365 שלכם.

אם אין לכם גישה למסמך או לתיקייה מסוימים ב-SharePoint, Copilot גם לא יוכל לקרוא אותם או ליצור תוכן מהם. כך מוגנים מסמכים חסויים או מוגבלים, תוך כיבוד כל הרשאה ותפקיד שהמנהל הגדיר. Copilot לעולם אינו עוקף בקרות אלו ואינו חושף מידע חדש למשתמשים שאמורים לא להכיר אותו.

הקפדה קפדנית על הרשאות משתמש זו לב הליבה של הטמעה אחראית של בינה מלאכותית ב-Microsoft 365. לכן, אם אתם מודאגים מכך ש-Copilot "פותח" גישה, היו רגועים: הוא יכול רק לשקף את מה שאתם, המשתמשים המחוברים, מורשים לראות. להעמקה בעקרונות ההבדל בין הרשאה לבעלות, ואיך בינה מלאכותית שומרת על גבולות הנתונים של הארגון, עיינו במדריך זה על ממשל גישה לנתונים ב-Microsoft 365.

בפועל, כיבוד בקרות הגישה של SharePoint על ידי Copilot עוזר למנוע דליפות מידע מקריות, מפחית סיכוני פנים ושומר על שיתוף פעולה פרודקטיבי ומאובטח.

אבטחת נתונים בעת שימוש ב-Copilot וב-SharePoint

אבטחה היא עניין רציני כשמאפשרים לכלי בינה מלאכותית כמו Copilot לתקשר עם הנתונים הקריטיים של הארגון. Microsoft מודעת לכך, ושילוב Copilot עם SharePoint תוכנן מההתחלה עם הגנות בראש סדר העדיפויות. בכל פעם ש-Copilot ניגש לקובץ, הצפנה והעברת נתונים מאובטחת מובנות בתהליך.

ארגונים רוצים לוודא ש-Copilot לא ידליף קבצים בטעות ולא יחשוף מידע במקום שאליו הוא אינו שייך. לכן מנגנוני אבטחה, החל מגישה מוצפנת ועד אכיפה קפדנית של כללי פרטיות הנתונים, פועלים בכל שלב. תשימו לב גם לכך שאימות מאובטח, ביקורת שוטפת וניטור תאימות משולבים באופן שבו Copilot ניגש לקבצי SharePoint ומשתמש בהם.

בחלקים הבאים נתעמק יותר בטכנולוגיה שמאחורי ההגנות האלה, כולל האופן שבו Microsoft משתמשת בפלטפורמות כמו Microsoft Graph, ובאמצעים שאפשר לנקוט כדי לחזק עוד יותר את האבטחה של שילוב הבינה המלאכותית. לפרטים נוספים על כלים ושיטות עבודה מומלצות לשמירה על Copilot תואם ובטוח, ראו את המידע על ניהול ואבטחה של Copilot בסביבות מפוקחות.

כיצד Copilot משתמש ב-Microsoft Graph לגישה לקבצים

הלב של החיבור בין Copilot ל-SharePoint הוא Microsoft Graph. מדובר בפלטפורמה מאובטחת של ממשקי API שפותחה על ידי Microsoft, והיא משמשת כגשר בין Copilot לנתוני SharePoint שלכם.

כשמבקשים מ-Copilot לאתר קובץ או לסכם תוכן, הוא משתמש ב-Microsoft Graph כדי לשלוח בקשות ולשלוף מידע. Graph אוכף את כל ההרשאות שלכם, ומאפשר ל-Copilot לראות רק את מה שהחשבון שלכם רואה. כך מובטח שמידע רגיש או פרטי לעולם לא ייחשף מחוץ לגבולות שהגדרתם ב-SharePoint.

ממשל ארגוני עבור Copilot ו-SharePoint

הכנסת Copilot לסביבת SharePoint שלכם אינה עניין של הפעלת מתג. ארגונים צריכים ממשל מסודר כדי לוודא ששליטה בגישה, בשימוש ובטיפול בנתונים נשמרת ככל שכלי הבינה המלאכותית הופכים לחלק משגרת העבודה היומיומית.

ממשל טוב מחבר בין המדיניות הקיימת של החברה ומאמצי ניהול מחזור החיים שלה לבין השיקולים החדשים שמגיעים עם כלים מבוססי בינה מלאכותית. המשמעות היא לחשוב על כל דבר, החל מהאופן שבו מוגדרות הרשאות הגישה ועד לאופן שבו הפעילות מנוטרת ונבדקת מאחורי הקלעים.

עם Copilot, מקבלי ההחלטות מקבלים יכולות חדשות, אבל גם אחריות חדשה. פרקטיקות ממשל עקביות מסייעות להפחית את הסיכון לחשיפת יתר לא מכוונת של נתונים או לאי-עמידה בדרישות, במיוחד ככל שהכללים והתקנים החיצוניים מתפתחים. להנחיות לבניית מדיניות אפקטיבית ל-Copilot, עיינו בדיון הזה על אסטרטגיות ממשל ל-Copilot. ואם המטרה שלכם היא לייעל את SharePoint, ייתכן שתמצאו ערך נוסף בפרק הזה על ממשל בינה מלאכותית ב-SharePoint ואסטרטגיית נתונים מסודרת.

שיטות עבודה מומלצות להגדרת גישה

• בדקו הרשאות של אתרים ותיקיות באופן קבוע. הפכו להרגל בדיקה של מי יש גישה למה ב-SharePoint. הסירו חשבונות שאינם בשימוש וחדדו תפקידים קיימים, כך שרק האנשים הנכונים יגשו לקבצים רגישים.
• החילו תוויות רגישות. השתמשו בתוויות כדי לסמן מסמכים סודיים, פנימיים או ציבוריים. זה נותן ל-Copilot ולמשתמשים שלכם הבנה ברורה של האופן שבו יש לטפל בקבצים, ומשפר את הציות ואת ההגנה.
• אוטומטו ביקורת וניטור. השתמשו בכלים כמו Microsoft Purview Audit כדי לקבל תובנות מעמיקות יותר על מי ניגש למה ומתי. אם אתם פועלים בתעשייה מפוקחת, שדרוג ל-Purview Audit Premium משפר את יכולות המעקב. לפרטים נוספים, ראו את הפירוט הזה על ביקורת פעילות משתמשים עם Purview.
• שלטו בשיתוף חיצוני בהדוק. הימנעו מהסיכונים של שיתוף יתר בטעות, על ידי הגדרת מדיניות קפדנית לגישה חיצונית והפעלת ביקורת מתקדמת לאיתור פעילות מסוכנת מוקדם. למסגרת מעשית, ראו את עצירת שיתוף חיצוני עיוור ב-SharePoint וב-OneDrive.
• השקיעו בהדרכת משתמשים. ודאו שהמשתמשים מבינים לא רק איך Copilot פועל, אלא גם את המגבלות על מה שהוא יכול לגשת אליו. הדרכת הצוות עוזרת למנוע חשיפה מקרית של נתונים ומקדמת הרגלי עבודה דיגיטליים נכונים.

שילוב Copilot עם אפליקציות אחרות של M365

השילוב של Copilot עם SharePoint אינו מוגבל רק ל-SharePoint. כאשר יש קבצים מאוחסנים ב-Teams, ב-Outlook או ב-OneDrive, Copilot יכול לזהות קשרים ולעזור לכם לעבוד על פני כל הסביבה של Microsoft 365.

לדוגמה, אפשר לשאול את Copilot ב-Teams על קבצים שנמצאים באתר צוות המגובה ב-SharePoint, או להשתמש ב-Copilot ב-Outlook כדי להתייחס לתוכן רלוונטי מ-SharePoint במהלך שרשורי דוא"ל. שילובי הנתונים האלה מאפשרים לצוותים לשתף פעולה ביעילות רבה יותר ולהפוך עבודה חוזרת לאוטומטית, וכך נוצרת חוויית עבודה מאוחדת ומונעת בינה מלאכותית.

מגבלות ובעיות ידועות ב-Copilot ב-SharePoint

• סוגי קבצים שאינם נתמכים. Copilot לא יכול לשלוף תוכן מכל סוג קובץ המאוחסן ב-SharePoint. פורמטים כמו חלק מקבצי PDF, תמונות או קבצים ייעודיים לתוכנה מסוימת עלולים להיות לא נגישים לחיפוש או לסיכום.
• עיכובים ובעיות ביצועים. לעיתים משתמשים חווים השהיות כאשר Copilot שולף או מנתח מסמכים ב-SharePoint, במיוחד בזמני עומס גבוה או בספריות קבצים גדולות.
• מגבלות שפה והתאמה מקומית. ההבנה של Copilot טובה ביותר באנגלית ובכמה שפות עיקריות נוספות. תוכן מורכב, רב-לשוני או מטה-נתונים מותאם אישית אינו תמיד מטופל בצורה מדויקת.
• כשלי גישה עקב אי-התאמה בהרשאות. אם הרשאות המשתמש השתנו לאחרונה, Copilot עלול לדווח על שגיאות גישה או להיכשל בשליפה ובסיכום של התוכן הצפוי.
• בעיות דיוק מדי פעם. תשובות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית אינן חסינות מטעויות. סיכומים עלולים לעיתים להשמיט פרטים חשובים, או שההקשר עלול לאבד במהלך התרגום, במיוחד במסמכים ארוכים או טכניים מאוד.

שלבים לפתרון בעיות גישה של Copilot ב-SharePoint

1. בדקו הרשאות משתמש ב-SharePoint. ודאו שלחשבון שמשתמש ב-Copilot יש גישה ישירה לספרייה או לקובץ הספציפי. ההרשאות צריכות להיות מורשות בצורה נכונה, וחברויות בקבוצות מעודכנות.
2. אמתו את הרישוי של Copilot ואת תוכנית Microsoft 365. ודאו שאתם משתמשים בתוכנית הכוללת תכונות של Copilot, ושהמנהל שלכם הקצה את הרישיון לחשבון שלכם.
3. בדקו את בריאות השירותים במרכז הניהול של Microsoft 365. לעיתים, תקלות או תחזוקה מתוכננת עלולות להשפיע על Copilot או על SharePoint. מרכז הניהול יציג לכם את מצב השירות בזמן אמת.
4. בדקו אפליקציות מחוברות והרשאות API. בדקו את הרשאות ה-API ב-Entra ID (לשעבר Azure AD). ודאו ש-Copilot מקבל גישה מתאימה ל-Graph API המוגבלת להרשאות ברמת משתמש, ולא הרשאות של מנהל גלובלי או הרשאות עודפות.
5. בדקו אילוצים ברמת המסמך. חפשו הגדרות אבטחה ברמת הקובץ, תוויות רגישות או דרישות לנעילה (check-out) שעלולות לחסום את Copilot.
6. עיינו ביומני ביקורת ובדוחות פעילות. השתמשו ב-Microsoft Purview או ביומני SharePoint המובנים כדי לבדוק אם בוצעו בקשות של Copilot, ואם גישה נדחתה או סומנה מסיבות של תאימות.
7. נקו את המטמון של הדפדפן והפעילו מחדש את אפליקציית הלקוח. לעיתים, רענון פשוט או הפעלה מחדש של האפליקציה פותרים תקלות בסשן או בעיות באסימונים (tokens) שמונעות מ-Copilot לפעול בשמכם.
8. פנו לתמיכה של Microsoft במידת הצורך. לבעיות מתמשכות, פתחו קריאה לתמיכה עם הודעות שגיאה מפורטות ויומנים, כדי לקבל סיוע ייעודי ממהנדסי Microsoft.

שאלות נפוצות על Copilot וקבצי SharePoint

• האם Copilot מאפשר למשתמשים לראות מסמכים שלא יכלו לגשת אליהם קודם? לא. Copilot מציג או מסכם רק קבצים שלמשתמשים כבר יש הרשאה ישירה לצפות בהם ב-SharePoint.
• האם Copilot יכול לגשת לספריות SharePoint רגישות או מוגבלות? Copilot אוכף את כל הרשאות SharePoint ובקרות מבוססות תפקידים, ולכן הוא לעולם אינו עוקף הגדרות סודיות או חושף נתונים מוגבלים.
• האם Copilot זמין בכל תוכניות Microsoft 365? Copilot מוצע בתוכניות נבחרות של Microsoft 365 לעסקים ולארגונים, ודורש הקצאת רישיון נפרדת על ידי המנהל.
• מה קורה לגישה של Copilot אם ההרשאות של משתמש משתנות? כל שינוי בגישה של משתמש ל-SharePoint מתעדכן בזמן אמת, ו-Copilot מאבד את הגישה מיד אם משתמש הוסר או קיבל הרשאות מופחתות.
• האם שאילתות של Copilot וסיכומי מסמכים נרשמים ביומן או נבדקים? כן. פעולות של Copilot נלכדות ביומני הביקורת של Microsoft 365, ומאפשרות לצוותי ה-IT והאבטחה הארגוניים לנטר ולעמוד בדרישות הציות.

עיקרי הדברים לשילוב מאובטח של Copilot עם SharePoint

• Copilot פועל רק במסגרת ההרשאות של המשתמש. הוא אף פעם לא מעניק גישה חדשה ולא עוקף את הבקרות של SharePoint.
• אכפו סקירות וביקורות הרשאות באופן קבוע. ניטור הגישה מונע חשיפה בלתי מכוונת של מידע רגיש, הן על ידי ה-AI והן על ידי המשתמשים.
• החילו ממשל נתונים ותיוג רגישות. הגנו על קבצים סודיים באמצעות הכלים המובנים של SharePoint ומדיניות ברורה.
• הדריכו את המשתמשים הסופיים לגבי המגבלות והאחריות של Copilot. הכשרה נכונה מצמצמת טעויות ובונה אמון בתהליכי עבודה מבוססי AI.
• שלבו את Copilot באופן מאובטח עם אפליקציות M365 נוספות. שמרו על ממשל עקבי ונטרו את הפעילות ב-Teams, ב-Outlook וב-OneDrive, כדי לקבל מקום עבודה מוגן ויעיל באמת.