واجهة SharePoint موضحة: دليل شامل

By Mirko Peters · 2026-04-23

يرشدك هذا الدليل إلى واجهة SharePoint، سواء كنت جديدًا عليها أو كنت تستخدمها منذ سنوات. ستحصل على شروح واضحة لأهم مكوّنات SharePoint، وتتعرّف على خيارات النشر المختلفة، وتتعرف على كيفية دعم أدواته للتعاون والأمان. من الميزات الأساسية مثل المواقع والمكتبات والقوائم، إلى الإضافات ونصائح المسؤولين والاستخدام عبر الأجهزة المحمولة، ستجد نصائح عملية تساعدك على جعل SharePoint يعمل بكفاءة لمؤسستك. إذا كنت

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

يرشدك هذا الدليل إلى واجهة SharePoint، سواء كنت جديدًا عليها أو كنت تستخدمها منذ سنوات. ستحصل على شروح واضحة لأهم مكوّنات SharePoint، وتتعرّف على خيارات النشر المختلفة، وتتعرف على كيفية دعم أدواته للتعاون والأمان. من الميزات الأساسية مثل المواقع والمكتبات والقوائم، إلى الإضافات ونصائح المسؤولين والاستخدام عبر الأجهزة المحمولة، ستجد نصائح عملية تساعدك على جعل SharePoint يعمل بكفاءة لمؤسستك. إذا كنت تريد الاستفادة القصوى من استثمارك، ومساعدة فرقك على العمل معًا بسلاسة، فأنت في المكان الصحيح.

سنشرح كل شيء ببساطة دون إثقال كاهلك بالمصطلحات التقنية، ونغطي ما تحتاج فعلًا إلى معرفته للبدء، أو للارتقاء ببيئة SharePoint لديك إلى المستوى التالي. استعد لترى كيف يبقي SharePoint الشركات الحديثة متصلة ومنتجة وآمنة.

ما هو SharePoint ولماذا يهم الأعمال الحديثة

SharePoint أكثر من مجرد مكتبة مستندات أو مكان لتخزين ملفات الشركة. إنه منصة أعمال متكاملة من Microsoft تعمل كالعمود الفقري الرقمي للعديد من المؤسسات. سواء كنت تتحدث عن الشبكات الداخلية للشركات، أو مساحات المشاريع التعاونية، أو تطبيقات الأعمال المخصصة، فإن SharePoint يوفر الأدوات اللازمة لربط الأشخاص والمعلومات عبر أعمالك.

بيئة العمل اليوم تتحرك بسرعة. الفرق موزعة عبر مواقع متعددة، والعمل عن بُعد أصبح أمرًا دائمًا، ويجب أن تتدفق المعلومات بين الأشخاص والأجهزة وحتى التطبيقات الأخرى. يأتي SharePoint ليكون الرابط الذي يجمع كل ذلك، إذ يتيح التعاون الآمن ومشاركة المستندات وإدارة المحتوى ضمن منظومة واحدة متكاملة مع Microsoft 365. ومع مرور السنوات، تكيّف مع الاتجاهات الحديثة، وانتقل من كونه منتجًا خادمًا إلى منصة تعتمد على السحابة أولًا وتناسب الأجهزة المحمولة.

إذا كنت تتساءل كيف تدير المؤسسات معلوماتها، وكيف تبني عمل جماعي حقيقيًا، وكيف تحافظ على الامتثال في عالم رقمي معقد اليوم، فغالبًا ما يكون SharePoint هو الجواب في صميم ذلك. تتناول الأقسام التالية بالتفصيل ماهية SharePoint، وجذوره، وأهم الأسباب التي تجعل الشركات تعتمد عليه في تشغيل عملياتها اليومية.

ما هو SharePoint؟ فهم منصة Microsoft

SharePoint منصة للتعاون وإدارة المحتوى طورتها Microsoft. وتوفر للمؤسسات مكانًا آمنًا ومركزيًا لتخزين المعلومات وتنظيمها ومشاركتها والوصول إليها من أي جهاز. وتتكامل المنصة بإحكام مع خدمات Microsoft 365 الأخرى، مثل Teams وOneDrive وOutlook، لتشكّل بيئة عمل رقمية موحدة.

يمكنك استخدام SharePoint لبناء الشبكات الداخلية للشركات، وإدارة المستندات، وتنسيق مشاريع الفرق، أو إنشاء قواعد المعرفة. ومرونته تتيح لك تصميم مساحات لأي شيء، من التهيئة الوظيفية للموظفين الجدد إلى تتبع مشاريع البناء. وفي النهاية، يساعد SharePoint الفرق على العمل معًا، وإدارة البيانات، وتبسيط العمليات التجارية، كل ذلك تحت مظلة الأمان الخاصة بـ Microsoft.

نشأة SharePoint وتطوره

أُطلق SharePoint لأول مرة عام 2001 كنظام لإدارة المستندات وتخزينها. ركزت الإصدارات الأولى، مثل SharePoint 2010 وSharePoint 2013، على مساعدة المؤسسات في تخزين الملفات وبناء مواقع الشبكة الداخلية ضمن مراكز البيانات الخاصة بها. ومع الوقت، أضاف SharePoint إدارة محتوى الويب، والميزات الاجتماعية، وتكاملًا أوثق مع منتجات Microsoft الأخرى.

كان التغيير الكبير مع SharePoint Online، وهو جزء من Microsoft 365، الذي نقل SharePoint إلى السحابة. أما الإصدارات الأحدث، مثل SharePoint Server 2019، فتجمع بين استقرار الخوادم المحلية وابتكارات السحابة. واليوم، يمثل SharePoint مركزًا حديثًا للتعاون يعمل بقوة السحابة، ويدعم كل شيء من الأقسام التقليدية إلى الفرق البعيدة والهجينة.

أهم فوائد SharePoint للشركات اليوم

1. تعاون مبسّط: يتيح SharePoint للفرق تأليف المستندات بشكل مشترك، ومشاركة الملفات بأمان، والعمل معًا في الوقت الفعلي، دون الحاجة إلى إرسال مرفقات لا تنتهي.
2. إدارة مركزية للمعلومات: مع وجود كل شيء في مكان واحد، يستطيع الموظفون العثور على المحتوى وتحديثه وإدارته بسهولة، مما يقلل التكرار والارتباك.
3. الأتمتة والتكامل: تعمل سير العمل المدمجة والتكامل مع Microsoft Power Platform على أتمتة مهام مثل الموافقات وتتبع الحالات، مما يعزز الإنتاجية.
4. قابلية التوسع والتخصيص: ينمو SharePoint مع نمو عملك. يمكنك بناء مواقع وتطبيقات ولوحات معلومات مخصصة لأي احتياج تقريبًا أو لأي قسم.
5. دعم اتجاهات بيئة العمل الرقمية: يشكّل SharePoint أساس الإنترانت الحديثة، ويدعم المستخدمين عن بُعد والمستخدمين المتنقلين، ويستجيب بسرعة للتغيرات في متطلبات السوق. وهو أداة حيوية للمؤسسات التي تتبنى التحول الرقمي.

نماذج نشر SharePoint: الخيارات السحابية والمحلية والهجينة

عند الشروع في نشر SharePoint، ستجد أمامك عدة خيارات، لكل منها نقاط قوته. يمكن للمؤسسات الاعتماد كليًا على SharePoint Online (السحابة)، أو الاستمرار في استخدام SharePoint Server على بنيتها التحتية الخاصة (محليًا)، أو الجمع بين الاثنين في إعداد هجين. تمنحك هذه المرونة القدرة على مطابقة النشر مع احتياجات عملك وميزانيتك ومتطلبات الامتثال الخاصة بك بدقة.

يُعد فهم الفروق بين SharePoint Online وعمليات النشر المحلية أمرًا بالغ الأهمية. إذ يوفر كل منهما مستويات مختلفة من التحكم والوصول ومسؤوليات الصيانة. وتمنحك الاستراتيجيات الهجينة والاستراتيجيات التي تعتمد السحابة أولًا أفضل ما في العالمين، إذ تتيح لك الاستفادة من ابتكارات السحابة مع الإبقاء على بعض أحمال العمل داخل المؤسسة لأسباب تتعلق بالأمان أو دعم الأنظمة القديمة أو متطلبات أماكن تخزين البيانات.

وأنت تستكشف الخيارات، تذكّر أن الأمر يتعلق بتحقيق التوازن بين الابتكار والتحكم، واختيار ما يدعم أهداف عملك. تتناول الأقسام التالية الفروق الرئيسية ولماذا قد يفضّل قادة تقنية المعلومات نهجًا معينًا أو يتجهون إلى النهج الهجين.

مقارنة بين SharePoint Online وعمليات النشر المحلية

1. قابلية التوسّع: يتوسّع SharePoint Online تلقائيًا في السحابة. أما عمليات النشر المحلية فتعتمد على أجهزتك الخاصة، مما يجعل التوسّع أكثر تعقيدًا.
2. الصيانة والتحديثات: تتولى Microsoft عمليات الترقية والتصحيحات في SharePoint Online، فيتفرغ فريق تقنية المعلومات للتخطيط الاستراتيجي. أما النشر المحلي فيتطلب إدارة داخلية.
3. إصدار الميزات: تُطرح الميزات الجديدة أولًا في SharePoint Online، بينما تتلقى الإصدارات المحلية التحديثات بوتيرة أقل، وقد تفتقد بعض الأدوات الحصرية للسحابة.
4. التكامل: يتصل SharePoint Online بسهولة مع Teams وOneDrive وخدمات 365. وقد يحتاج التكامل المحلي إلى إعداد إضافي أو ترخيص إضافي.
5. الأمان والامتثال: يوفر النشر المحلي تحكمًا كاملًا ويدعم متطلبات أمان خاصة. أما SharePoint Online فيضمن أمانًا بمستوى المؤسسات، مع خيارات امتثال مصممة لتناسب مختلف القطاعات.

الاستراتيجيات الهجينة والاستراتيجيات التي تعتمد السحابة أولًا مع SharePoint

تتبنى كثير من المؤسسات استراتيجيات SharePoint هجينة أو تعتمد السحابة أولًا، لتجمع بين تحكم البيئة المحلية ومرونة السحابة. تربط الإعدادات الهجينة بيئات SharePoint Server الحالية مع SharePoint Online، مما يمنح الشركات القدرة على إبقاء البيانات الحساسة داخل المؤسسة مع الاستفادة من أدوات التعاون والأتمتة في السحابة.

تتيح الأساليب التي تعتمد السحابة أولًا، والمدعومة بخطة Microsoft 365، للمؤسسات إعطاء الأولوية للابتكار وتنقل المستخدمين، مع الاستفادة من التحديثات المنتظمة والتكامل السلس. وهذه المرونة تعني أن الشركات لا تحتاج إلى الاختيار بين الأنظمة القديمة والمستقبل، إذ يمكنها المضي بالوتيرة التي تناسبها، والجمع بين العالمين وفق الحاجة.

استكشاف واجهة SharePoint: المكونات الأساسية والتنقل

عندما تدخل SharePoint للمرة الأولى، ستلاحظ أن الواجهة مبنية على عدد من المكونات الأساسية. تمثّل المواقع "بيوتًا رقمية" لفرقك أو مشاريعك. وتُجمَّع هذه المواقع في مجموعات مواقع، وفي المؤسسات الكبيرة، ضمن مواقع المحاور التي تربط مساحات العمل ذات الصلة ببعضها. وتخزّن مكتبات المستندات الملفات وتنظمها، بينما تتابع القوائم كل شيء من المهام إلى جرد الأصول.

وفوق هذه المكونات، يُعد التنقل عنصرًا حاسمًا. فالقوائم السهلة الاستخدام والتخطيطات الواضحة تتيح للمستخدمين العثور فعلًا على ما يبحثون عنه، سواء كانت ملاحظات اجتماع الأسبوع الماضي أو مجلد مشروع هذا الصباح. وتتيح لك تطبيقات SharePoint والتخصيصات ضبط مساحات العمل لتناسب احتياجات عملك الخاصة، دون الغرق في التفاصيل.

تتكامل هذه اللبنات الأساسية، أي المواقع ومجموعات المواقع والمكتبات والقوائم والتطبيقات، لتقدم واجهة قادرة على التكيف والتوسع مع نمو شركتك. وستتناول الأقسام التالية كل عنصر على حدة، موضحةً كيف يسهم التصميم الفعّال والتنقل الجيد في تحقيق تجربة مستخدم سلسة في SharePoint.

المواقع ومجموعات المواقع: تنظيم المحتوى في SharePoint

فكّر في مواقع SharePoint على أنها مقرات للفرق، إذ يمكن لكل قسم أو مشروع أو مجموعة أن يحصل على موقعه الخاص، مستندًا إلى قوالب جاهزة للاستخدام. ومجموعة المواقع ليست سوى حزمة من هذه المواقع تحت سقف واحد، وغالبًا ما تُجمَّع لقسم بعينه مثل الموارد البشرية أو العمليات.

تجمع مواقع المحور مجموعات المواقع ذات الصلة معاً، ما يتيح للمؤسسات إنشاء تسلسل هرمي منطقي يعكس بنيتها التنظيمية. وهذا الإعداد لا يدعم التعاون فحسب، بل يسهّل أيضاً التنقل وإدارة المعلومات. ستجد طريقك بفضل التنقل العام والمحلي الذي يربط المساحات ذات الصلة، فلن تضيع في الطريق.

إدارة المستندات والملفات باستخدام مكتبات المستندات

تُعدّ مكتبة المستندات القلب النابض لإدارة الملفات في SharePoint. فهنا يمكن للفرق تحميل المحتوى وتنظيمه والتعاون عليه، سواء كان ذلك جداول بيانات Excel أو مستندات السياسات. تدعم كل مكتبة المجلدات والبيانات الوصفية، وهي بمثابة التصنيفات والوسوم، لتبقي المستندات منظمة وقابلة للبحث وسهلة الوصول.

توفر مكتبات المستندات التحكم في الإصدارات، ما يعني أنك تعرف دائماً مَن غيّر ماذا، ومتى. ويمكنك استعادة الإصدارات السابقة بنقرات قليلة إذا سارت الأمور في الاتجاه الخاطئ. وتضمن الأذونات وصول الأشخاص المناسبين إلى الملفات الحساسة، كما تساعد عناصر التحكم الدقيقة في منع التغييرات أو التسريبات غير المقصودة.

يتيح التكامل السلس لـ SharePoint مع OneDrive وTeams تحرير الملفات في الوقت الفعلي، سواء على سطح المكتب أو الهاتف أو مباشرة في المتصفح. والمكتبات ليست مجرد مساحات تخزين، بل هي محور التعاون والامتثال، وتساعد الفرق على تجنب تكرار الملفات والبقاء على اطلاع دائم على أحدث المعلومات.

للحفاظ على إنتاجية مكتباتك وامتثالها، يستحق الأمر وضع اتفاقيات تسمية للملفات، وتنظيمها حسب الحاجة التجارية (بدلاً من المجلدات فقط)، واستخدام البيانات الوصفية بعناية. فهذا يجعل التوسع مع نمو المحتوى أسهل بكثير، والعثور على ما تحتاجه دون عناء.

كيفية تحميل الملفات ونسخها في مكتبات SharePoint

1. تحميل الملفات: اسحب الملفات وأفلتها مباشرةً في المكتبة، أو انقر على "Upload" لاختيار الملفات من جهازك. يمكنك أيضاً تحميل مجلدات كاملة، وليس الملفات الفردية فقط.
2. نسخ الملفات والمجلدات: حدد الملف أو المجلد، واختر "Copy to" أو "Move to"، ثم حدد المكتبة أو المجلد الوجهة. يساعد هذا في تنظيم المستندات عبر المواقع دون فقدان المتابعة.
3. إدارة الأخطاء: انتبه لحدود حجم الملفات أو أنواع الملفات المحظورة. وإذا ظهر لك خطأ، فتحقق من إعدادات المكتبة أو اسأل المسؤول، فأحياناً قد تسبب الأذونات أو اتفاقيات التسمية مشكلات.
4. نصيحة لتحسين الكفاءة: استخدم البيانات الوصفية والمرشحات لفرز المستندات وتجميعها والعثور عليها بسرعة أكبر، فذلك يوفر الوقت الذي يضيع في البحث بين المجلدات.

قوائم SharePoint والتطبيقات: تتبع البيانات وتخصيصها

1. تتبع المهام والمشكلات: تساعد القوائم الفرق على تتبع المهام والمشكلات أو خطوات المشروع، من خلال أعمدة مدمجة مثل الأولوية وتاريخ الاستحقاق والتكليف. يمكنك الفرز والتصفية وإنشاء طرق عرض مخصصة مع تطور المشروع.
2. التطبيقات المخصصة: يدعم SharePoint، إلى جانب القوائم الأساسية، تطبيقات مخصصة مثل التقويمات وأدوات تتبع الأصول ونماذج المصروفات، وهي مصممة خصيصاً لعملية معينة أو لقسم بعينه.
3. التكامل والأتمتة: يمكن ربط القوائم بـ Power Automate لتشغيل سير العمل، مثل الإشعارات والموافقات ومزامنة البيانات مع تطبيقات أخرى، ما يجعل الأعمال المتكررة من الماضي.
4. خيارات الإعداد: اضبط أعمدة القائمة أو الأذونات أو النماذج بما يناسب احتياجاتك. أضف التنسيق الشرطي لتمييز العناصر العاجلة، أو استخدم الأعمدة المحسوبة للحصول على المجاميع والملخصات تلقائياً.
5. خدمات التطبيقات والإضافات: يوفر متجر SharePoint حلولاً جاهزة لكل شيء، من إدارة علاقات العملاء إلى اعتماد سجلات الدوام، مما يوسّع قدرات قوائمك ومكتباتك.

أفضل الممارسات لتصميم واجهة SharePoint وسهولة استخدامها

تأتي قوة SharePoint مع تحدٍّ واضح، فهو قد يُربك المستخدمين إذا لم تُصمَّم واجهته بعناية. إن إنشاء تنقل واضح ومنطقي وتخطيطات بديهية هو ما يفصل بيئة العمل الرقمية السلسة عن متاهة مربكة من الروابط. ومن خلال التركيز على تجربة المستخدم (UX)، تساعد فرقك على إنجاز المزيد بإحباط أقل.

تجعل مواقع SharePoint الحديثة إمكانية الوصول والتصميم المتجاوب من الأولويات، لكي يتمكن كل فرد في فريقك، بغض النظر عن جهازه أو قدراته، من العمل بإنتاجية. ويعني ذلك اتباع أفضل الممارسات، مثل القوائم الواضحة والتسلسل البصري القوي والمحتوى المقروء والالتزام بمعايير إمكانية الوصول.

سواء كنت تبني موقع قسم بسيط أو إنترانت ضخماً على مستوى الشركة، فإن الاهتمام بسهولة الاستخدام يعزز التبني ويُبقي الارتباك بعيداً. والقادم: كيف تُتقن التنقل، وكيف تصمم صفحات ودودة بقدر ما هي عملية.

إنشاء هياكل تنقل واضحة في SharePoint

1. التنقل العام في الأعلى: استخدم شريط تنقل عامًا موحدًا للروابط المشتركة على مستوى الشركة، مثل الصفحة الرئيسية أو الموارد البشرية أو السياسات. يساعد ذلك المستخدمين على تحديد موقعهم في أي مكان يكونون فيه.
2. تنقل المحور: اجمع المواقع ذات الصلة معًا باستخدام تنقل المحور. وإذا كان لديك عدة مواقع للمشاريع أو الإدارات، فاربطها ضمن محور واحد لتسهيل التنقل بينها بسلاسة.
3. قوائم الإطلاق السريع: ضع الروابط الأساسية إلى مكتبات المستندات والقوائم والتطبيقات في القائمة الإطلاق السريع الموجودة على الجانب الأيسر للوصول إليها بسرعة، وتجنَّب القوائم الطويلة والمزدحمة.
4. تخطيطات قابلة للتوسع: صمّم التنقل بحيث ينمو مع مؤسستك. استخدم القوائم المنسدلة أو القوائم الكبيرة متعددة الأعمدة عند الحاجة، مع الحفاظ على الوضوح لتقليل النقرات والالتباس.

تحسين صفحات SharePoint من حيث إمكانية الوصول وسهولة القراءة

1. التسلسل البصري: استخدم العناوين (H1 وH2 وH3) والأعمدة لتقسيم المحتوى وتوجيه نظر القارئ، مما يجعل الصفحات سهلة التصفح السريع.
2. معايير إمكانية الوصول: تأكد من تباين الألوان، واستخدم النص البديل للصور، والتزم بإرشادات WCAG حتى يكون المحتوى متاحًا للجميع، بمن فيهم مستخدمو قارئات الشاشة.
3. تخطيطات متجاوبة: عاين صفحتك على الهاتف المحمول وسطح المكتب، واستخدم أجزاء الويب المُحسّنة لجميع الأجهزة. تجنَّب الشبكات الكثيفة والصور الكبيرة التي تُربك عرض الهاتف المحمول أو تُبطئه.
4. محتوى سهل القراءة: اختر خطوطًا واضحة، واستخدم القوائم النقطية والملخصات والفقرات القصيرة. البساطة أفضل، فلا ينبغي لأحد أن يحتاج إلى مفتاح لفك الشيفرة ليقرأ الإنترانت الخاص بك.

إمكانات التعاون وإدارة المستندات في SharePoint

التعاون الحقيقي هو جوهر SharePoint. فقد صُمم لمساعدة فرقك على العمل معًا بسلاسة، سواء كنت تحرر ملفًا في الوقت نفسه، أو تترك تعليقات، أو تشارك مجلدات المشاريع بأمان. كما أن إدارة المستندات القوية وسجل الإصدارات يضمنان ألا تفقد تتبّع التغييرات أبدًا، ولا تقع في الكتابة فوق الملفات عن طريق الخطأ.

يضع التكامل مع Microsoft Teams وOutlook وOneDrive منصة SharePoint في قلب بيئة العمل الرقمية لديك. وفي الممارسة العملية، يمكنك الدردشة والاجتماع والمشاركة والأتمتة، وكل ذلك عبر أدوات مترابطة. كما تحافظ إعدادات أمان المستندات والمشاركة والأذونات الدقيقة على سلامة معلوماتك حتى مع نمو الفرق وتغيّرها.

تشرح الأقسام التالية كيفية التعاون في الوقت الفعلي، وتتبّع تغييرات المستندات، والاستفادة من التكامل العميق لـ SharePoint مع Microsoft 365 لتحقيق عمل جماعي سلس وآمن.

التعاون في المستندات ومشاركتها في الوقت الفعلي

1. التحرير المتزامن: يمكن لعدة مستخدمين فتح مستندات Word أو Excel أو PowerPoint وتحريرها في الوقت نفسه، ورؤية تغييرات بعضهم البعض فورًا، دون انتظار أو التعامل مع نسخ متعارضة.
2. إعدادات المشاركة: شارك الملفات أو المجلدات مع أفراد أو فرق أو ضيوف. حدّد أذونات العرض أو التحرير، ويمكنك حتى اشتراط تسجيل الدخول أو تحديد تواريخ انتهاء الصلاحية للمعلومات الحساسة.
3. أدوات التعاون: يتيح تكامل SharePoint مع Teams وOutlook إرسال الروابط، ومناقشة المستندات في الدردشة، أو إعداد الموافقات الآلية باستخدام Power Automate. للاطلاع على تفاصيل إعداد مشاريع الفرق، راجع هذا الدليل خطوة بخطوة حول تنظيم المشاريع في Teams باستخدام SharePoint.

تتبّع التغييرات باستخدام سجل الإصدارات في SharePoint

1. التحكم في الإصدارات: يحفظ SharePoint تلقائيًا الإصدارات السابقة من المستندات. يمكنك الاطلاع على من أجرى التغييرات، ومتى، وما الذي تغيّر.
2. استعادة الإصدارات السابقة: إذا وقع خطأ أو حُذفت معلومات، يمكنك بسهولة استعادة الملف إلى أي إصدار سابق، دون الحاجة إلى تذاكر دعم فني.
3. سجلات التدقيق: احتفظ بسجل كامل لدورة حياة المستندات للامتثال أو لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها. ويُعد ذلك مفيدًا بشكل خاص في القطاعات الخاضعة للتنظيم.
4. أفضل الممارسات: راجع الإصدارات القديمة وتخلّص منها بشكل دوري لإدارة مساحة التخزين، واضبط النهج بحيث يُحتفظ بسجل الإصدارات طالما تحتاجه عملك.

تكامل SharePoint مع Microsoft Teams وMicrosoft 365

يرتبط SharePoint ارتباطًا وثيقًا بمنظومة Microsoft 365. فهو يتصل مباشرة بـ Microsoft Teams، ويوفّر تخزين الملفات لكل قناة فريق، ويدعم ميزات مثل التعاون في الوقت الفعلي، وربط المستندات، وسير العمل القائم على الدردشة. كما تتولى مزامنة OneDrive تخزين الملفات الشخصية ومشاركتها، بينما يُدرج Outlook روابط المستندات ضمن تدفق البريد الإلكتروني اليومي.

يتيح لك هذا التكامل العميق ربط البيانات وأتمتة سير العمل وتضمين لوحات المعلومات عبر بيئة العمل الرقمية بأكملها. إذا كنت تفكر في المكان الذي ستعرض فيه لوحات المعلومات والتقارير، فاطّلع على هذه المقارنة بين تضمين لوحات المعلومات في Teams وSharePoint. وإن كنت مهتمًا بكيفية إسهام الحوكمة القوية في تعزيز التعاون والأمان، فاطّلع على هذا الدليل حول حوكمة Teams.

الأمان والإدارة والحوكمة في SharePoint

إذا كنت تتعامل مع معلومات الأعمال، فالأمان ليس أمرًا قابلًا للتفاوض. يتضمن SharePoint ضوابط قوية لإدارة من يمكنه الاطلاع على ماذا، ويحمي المستندات الحساسة بإحكام، ويدعم الامتثال للوائح مثل GDPR أو HIPAA. وإلى جانب الأذونات اليومية للمستخدمين، تتوفر لك أدوات لمراقبة الوصول وإعداد عمليات التدقيق والتأكد من أن بيئة SharePoint الخاصة بك تستوفي متطلبات المؤسسة والمتطلبات التنظيمية.

تتراوح خيارات الإدارة من خيارات بسيطة قائمة على النقر في مركز الإدارة المستند إلى الويب، وصولًا إلى تخصيصات أعمق عبر PowerShell وأدوات مستوى المزرعة. تمنع النهج الذكية والحوكمة الفوضى، وتحدّ من انتشار المواقع غير المنضبط، وتضمن أن الجميع على الصفحة نفسها.

لمزيد من الرؤى حول كيفية تحويل الحوكمة المنظمة بيئات Teams وSharePoint من الفوضى إلى الاحترافية، اقرأ هذا الشرح لأفضل ممارسات حوكمة Teams. بعد ذلك، سنتناول التفاصيل العملية للوصول إلى المستخدمين وميزات الأمان وأدوات الإدارة في SharePoint.

إدارة وصول المستخدمين والأذونات

1. الوصول المستند إلى الأدوار: عيّن للمستخدمين أدوارًا مثل مالك الموقع أو العضو أو الزائر، ولكل دور مجموعة خاصة به من الأذونات وعناصر التحكم.
2. مستويات الأذونات: تُضبط على مستوى الموقع أو المكتبة أو المستند. اضبط بدقة من يحق له القراءة أو التعديل أو الحذف أو إدارة المحتوى لضمان تحكم قوي في الوصول.
3. ضوابط المشاركة: قيّد المشاركة خارج مؤسستك، أو اشترط الموافقة على أي وصول جديد، وهو أمر مفيد للمستندات الحساسة والقطاعات الخاضعة للتنظيم.
4. أفضل الممارسات: راجع الأذونات بانتظام. أزل المستخدمين الذين لم يعودوا بحاجة إلى الوصول، واستخدم Microsoft Entra ID أو Active Directory للإدارة المركزية.

ميزات الأمان والامتثال في SharePoint

1. مجموعة الأمان الموحدة: يفرض SharePoint التشفير أثناء التخزين وأثناء النقل. وتُدرج حماية بمستوى المؤسسات افتراضيًا، مع تكامل كامل مع Microsoft 365 Defender وMicrosoft Purview.
2. منع فقدان البيانات (DLP): يحمي المعلومات الحساسة عبر وضع علامة على الإجراءات الخطرة أو حظرها تلقائيًا، مثل البيانات المالية والسجلات الصحية والملفات السرية.
3. منظومة الامتثال: توفر سجلات التدقيق المدمجة ونهج الاستبقاء وميزات الحجز القانوني ما يضمن استيفاء اللوائح التنظيمية للقطاع دون الحاجة إلى أدوات إضافية. اطّلع على كيفية تفعيل Copilot بأمان في Microsoft 365، أو تعرّف على خصوصية بيانات Microsoft Copilot والامتثال المدمج في تصميمه.
4. تقييم المخاطر المستمر: حدّث أدوات الامتثال وراقبها بانتظام لمواكبة التغيرات في القوانين والسياسات الداخلية.

أدوات الإدارة الأساسية وخيارات الإعداد

1. مركز الإدارة المستند إلى الويب: يتيح لك مركز إدارة SharePoint إدارة المواقع ومراقبة الاستخدام وضبط المشاركة الخارجية وإعداد النهج، كل ذلك من المتصفح.
2. أدوات PowerShell وسطر الأوامر: يستخدم المسؤولون المتقدمون نصوص PowerShell لأتمتة الإعداد ونقل المواقع أو تطبيق التغييرات الجماعية، مما يوفر وقتًا كبيرًا.
3. ضوابط مستوى المزرعة: في البيئات المحلية، تتيح "المزارع" تخصيصًا عميقًا والتكامل مع التطبيقات القديمة أو إعدادات التوفر العالي لأحمال العمل الحرجة.
4. نصائح التحسين: راجع استخدام المواقع بانتظام، وتحقق من تغييرات الإعدادات، واستفد من أفضل ممارسات Microsoft لتجنب التضخم وتوقف الخدمة.

توسيع SharePoint: Power Platform وتطبيقات الجوال والإضافات

بعد التثبيت الافتراضي، يؤدي SharePoint الكثير من المهام، لكن هناك طرق عديدة لتكييفه بشكل أدق مع نشاط مؤسستك. يتيح التكامل مع Microsoft Power Platform أتمتة المهام الروتينية، وإنشاء نماذج مخصصة، أو ربط مصادر البيانات التي تستخدمها بالفعل. كما تتيح إضافات Marketplace والامتدادات من جهات خارجية إدخال حلول التحليلات وتتبع المشاريع أو الأمان مباشرةً إلى SharePoint.

إضافةً إلى ذلك، يعني تطبيق SharePoint للجوال أنك لست مقيّداً بمكتبك. سواء كنت تفحص المرافق، أو تتابع تحديثات المشاريع من الميدان، أو تراجع المستندات أثناء التنقل، فإن المحتوى المحسّن للأجهزة المحمولة يُبقي الجميع على اتصال.

تحوّل هذه الإضافات SharePoint من مستودع ثابت إلى مساحة عمل رقمية حيّة تتكيف مع احتياجات فريقك. تتناول الأقسام التالية أتمتة سير العمل، والوصول عبر الجوال، والتكاملات التي تساعد SharePoint على تقديم المزيد لمؤسستك.

استخدام Power Automate وPower Apps في SharePoint

1. أتمتة الموافقات: يتيح لك Power Automate إعداد سير عمل، مثل الموافقة على المستندات، أو إشعارات عند رفع ملفات جديدة، أو تذكيرات بالمراجعات، مباشرةً داخل SharePoint.
2. نماذج وتطبيقات مخصصة: استخدم Power Apps لإنشاء نماذج مصممة خصيصاً لعمليات مثل التأهيل للعمل، والإبلاغ عن الحوادث، أو إدارة المصروفات، بما يجعل إدخال البيانات وتتبعها أمراً بسيطاً.
3. التكامل: اربط SharePoint بسهولة بتطبيقات الأعمال الأخرى أو مصادر البيانات، ومزامنة المهام أو تحديث السجلات تلقائياً.
4. ابدأ الآن: استخدم القوالب في Power Automate، أو ابدأ من الصفر. يستطيع مستخدمو الأعمال ومحترفو تقنية المعلومات على حد سواء بناء تدفقات مفيدة دون الحاجة إلى برمجة معقدة.

الوصول إلى SharePoint أثناء التنقل عبر تطبيق الجوال

يضع تطبيق SharePoint للجوال مواقع شركتك ومستنداتها وقوائمها في جيبك. يمكنك عرض الأخبار، والتنقل بين المواقع، والوصول إلى الملفات من أجهزة iOS أو Android، سواء كنت في المكتب أو في موقع العمل. ويستطيع الموظفون نشر التحديثات بسرعة، وقراءة الإعلانات، والاطلاع على الموارد المشتركة، دون الحاجة إلى حاسوب محمول.

رغم أن معظم المهام اليومية تعمل بسلاسة على الجوال، فهناك بعض القيود. فإدارة الملفات المتقدمة أو ميزات التخصيص المعقدة قد تتطلب سطح المكتب أو المتصفح. أما بالنسبة للفرق الموزعة والعاملة عن بُعد، فيُعدّ تطبيق الجوال شريان حياة للبقاء على اتصال وإنتاجية أثناء التنقل.

توسيع SharePoint بالإضافات والتكاملات الخارجية

• أدوات إدارة المشاريع: ادمج حلول تتبع المهام ومخططات Gantt والتقارير لتبسيط الإشراف على المشاريع.
• التحليلات وذكاء الأعمال: تتيح الإضافات مثل Power BI تضمين لوحات المعلومات مباشرةً داخل SharePoint، مما يجعل رؤى الأعمال قابلة للتنفيذ.
• أمان معزز: أضف طبقات إضافية من أدوات التدقيق والمراقبة أو التشفير للمؤسسات ذات متطلبات الأمان الصارمة.
• امتدادات سير العمل: استخدم الموصلات من جهات خارجية لتوسيع الأتمتة، وادمج مع إدارة علاقات العملاء أو تخطيط موارد المؤسسات أو قواعد البيانات الخارجية مع نمو عملياتك.

البدء مع SharePoint: تأهيل المستخدمين وأفضل الممارسات

إذا كان SharePoint اسماً جديداً في أروقة مؤسستك، أو كنت تقود عملية النشر، فإن التأهيل هو المرحلة التي تبدأ فيها الأمور فعلياً. يحتاج المستخدمون الجدد إلى فهم عام للبيئة، ونصائح أساسية للتنقل، وشرحاً مبسطاً للمصطلحات، بينما ينبغي أن يحصل المسؤولون ومالكو المواقع على تدريب مكثف حول الأدوار والمسؤوليات والحوكمة الذكية.

لا يقتصر التأهيل الجيد على تعليمات خطوة بخطوة. فهو يشمل كيفية البحث والتعاون وتجنب الأخطاء المبتدئة، ويحدد كذلك توقعات تنظيم المحتوى وأعمال الصيانة الرقمية الدورية. ويساعدك نموذج حوكمة واضح على إبقاء الأمور منظمة مع نمو بيئتك، ومن ذلك التسمية المتسقة، والتنظيف المنتظم، والتدريب المستمر للمستخدمين.

تُسلّط الأقسام التالية الضوء على الأساسيات العملية للمستخدمين، وتوضح الأدوار المختلفة (المالك، والعضو، والمساهم) حتى يعرف الجميع موقعه ضمن الفريق. ابنِ أساساً قوياً الآن، وسيكون التوسع لاحقاً أكثر سلاسة بكثير.

أساسيات SharePoint للمستخدمين الجدد

1. التنقل: استخدم القائمة الرئيسية للموقع أو شريط التشغيل السريع للوصول إلى مكتبات المستندات والقوائم والمواقع الحديثة.
2. الإجراءات الشائعة: رفع المستندات، وإنشاء مجلدات جديدة، ومشاركة الروابط، ومراجعة التحديثات الأخيرة، وكل ذلك يتم بنقرات قليلة.
3. المصطلحات الأساسية: "الموقع" هو مساحة عمل فريقك أو قسمك، و"المكتبة" تحتوي على الملفات، و"القائمة" تتتبع المهام أو البيانات، و"جزء الويب" يضيف محتوى مخصصاً أو تخطيطاً إلى الصفحات.
4. روابط التعلم السريعة: استكشف بوابة التعلم من Microsoft للحصول على أدلة للمبتدئين، أو استخدم مصادر التدريب الخاصة بمؤسستك للحصول على شروحات عملية خطوة بخطوة.

أدوار وأفضل الممارسات لحوكمة SharePoint

• مالك الموقع: يدير الإعدادات والأذونات والبنية. يضع قواعد العمل لمساحة عمل فريقه.
• المساهم: يمكنه إضافة المحتوى وتعديله وحذفه. ويتولى مسؤولية إبقاء المستندات والقوائم محدّثة.
• الزائر: يملك وصولاً للقراءة فقط، وهو الخيار الأمثل لمن يحتاج إلى الاطلاع على المحتوى دون تغييره.
• اصطلاحات التسمية: استخدم أسماءً متسقة للمواقع والمجلدات والملفات لتسهيل البحث والفرز مع نمو المؤسسة.
• تدريب المستخدمين: تضمن جلسات التدريب المستمرة والمواد المرجعية ألا يُفاجأ أحد بالميزات والتخطيطات والنهج الجديدة.

الخاتمة والخطوات التالية لإتقان SharePoint

يعتمد الإلمام بـ SharePoint على التقدم المستمر، فابدأ بالأساسيات، ثم تعمّق في ميزات مثل بنى المواقع والأذونات والتخصيص والوصول من الأجهزة المحمولة. وتذكّر أن تصميم مواقعك مع مراعاة وضوح التنقل وإمكانية الوصول يسهّل الأمور على جميع أعضاء فريقك.

للمضي أبعد، استكشف كيف يمكن لاستهداف الجمهور وMicrosoft Viva أن يخصصا التجارب لمستخدميك. وابقَ على اطلاع دائم بأفضل ممارسات الحوكمة، فإذا كنت تعمل مع Microsoft Teams، فاطّلع على هذا الدليل حول حوكمة Teams للحصول على مزيد من الاستراتيجيات. ولا تتوقف هنا: فوثائق SharePoint الرسمية من Microsoft ومنتديات المجتمع كنز حقيقي من النصائح والتجارب العملية.