DLP לא חל על Teams: פתרון בעיות ופתרונות

By Mirko Peters · 2026-04-20

אם אתם מגרדים בראש כי מדיניות מניעת אובדן נתונים (DLP) לא נכנסת לתוקף ב-Microsoft Teams, אתם לא לבד. לא מעט אנשי IT נתקלים בבעיה הזו, וזה לא עניין פעוט – אחרי הכול, DLP הוא קו ההגנה המרכזי שמונע ממידע רגיש לדלוף לאן שהוא לא אמור להגיע.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Titelbild: DLP Not Applying to Teams: Troubleshooting and Solutions

המדריך הזה נועד לפרק לגורמים את הסיבות לכך ש-DLP לעיתים לא חל ב-Teams, ולהציג מה ניתן לעשות בנדון. נדבר על האופן שבו Teams משתלב בתמונה הרחבה של הציות ב-Microsoft 365, על הטעויות הנפוצות ביותר שמכשילות אנשים, ואף נחשוף כמה מלכודות נסתרות שלא הייתם מצפים להן. לצד הוראות שלב אחר שלב וטיפים לפתרון בעיות, תקבלו את התובנות הנדרשות כדי לסגור פערי ציות ולשמור על כיסוי DLP חזק ב-Teams, בלי להקשות על המשתמשים. מנקודת מוצא של מכשולים מתחילים ועד מקרים מתקדמים, תמצאו עצות מעשיות (ומשאבים שימושיים) שיעזרו לכם גם להקים וגם לשמור על כיסוי DLP יציב ב-Teams.

הבנת DLP ב-Microsoft Teams: למה זה חשוב

דליפות מידע ב-Microsoft Teams הן לא רק מביכות – הן זוכות לכותרות, עלולות לפגוע בקריירה ויכולות להפוך לסיוט IT בקנה מידה מלא. עליית Teams כמרחב עבודה מרכזי מביאה את הצ'אט, השיחות, שיתוף הקבצים והשיתוף הפעולה אל תחת קורת גג אחת, וזה הופך אותו ליעד מרכזי לתקלות במידע, בין אם מקריות ובין אם מכוונות. כאן נכנסת לתמונה מדיניות DLP, שנותנת לכם את היכולת לזהות, לחסום או להזהיר אוטומטית משתמשים כשמידע רגיש משותף במקום שבו הוא לא אמור להיות.

אבל העניין הוא לא רק להחיל כללים – מדובר בתמיכה בסביבת עבודה שבה אנשים יכולים לשתף פעולה בחופשיות, תוך שמירה הדוקה על המידע החשוב ביותר. Microsoft Teams DLP מאפשר לסרוק דברים כמו מספרי ביטוח לאומי, נתוני כרטיסי אשראי או פרטים עסקיים חסויים, לפני שהם יוצאים דרך הדלת הווירטואלית. כשעושים זאת נכון, המשתמשים נשארים פרודוקטיביים, ובאותה עת אנשי הציות, המחלקות המשפטיות והנהלת העסק מקבלים את הביטחון שהם צריכים.

יותר מתמיד, DLP ב-Teams נמצא בליבה של ספר המשחקים הכולל שלכם להגנת מידע ב-Microsoft 365. הוא עוזר לשלוט לא רק במה שמשותף בצ'אטים ובערוצים, אלא גם באופן שבו התוכן הזה מתקשר עם Exchange, SharePoint, OneDrive ואפילו עם תכונות מבוססות בינה מלאכותית כמו Copilot. ביצוע נכון של DLP ב-Teams הוא קריטי אם רוצים ניהול סיכונים חזק וציות רגולטורי אמיתי. למידע נוסף על יישום בקרות של הרשאות מינימליות והרחבת DLP לתוכן שנוצר בינה מלאכותית, ראו מדריך הציות הזה ל-Copilot.

איך עובדות מדיניות DLP של Teams והיקף הכיסוי שלהן ב-Microsoft 365

מדיניות DLP ב-Microsoft Teams פועלת כחלק ממנוע הציות והאבטחה הרחב של Microsoft 365. ניתן לבנות מדיניות שבודקת מידע רגיש בהודעות צ'אט ובהודעות ערוץ של Teams, וכן בקבצים ששותפו באתרי SharePoint מחוברים ובתיקיות OneDrive. מדיניות DLP אלה אינן מבודדות – להחלטות שמתקבלות בהגדרות Exchange, SharePoint או OneDrive יש השפעה משנית, והן משפיעות על מה שנאכף ב-Teams.

כשיוצרים מדיניות DLP, בוחרים את המיקומים שהיא תנטר – צ'אט של Teams, הודעות ערוץ ב-Teams וקבצים הם מתגים נפרדים. מגדירים גם איזה מידע רגיש לחפש, איך להגיב אם המידע מזוהה (לחסום, להזהיר או רק לתעד בביקורת), ואילו משתמשים או קבוצות מכוסים. פועלת כאן סוג של הורשת מדיניות; לדוגמה, כלל שמכוון לכל מיקומי Microsoft 365 ישפיע על Teams כברירת מחדל, אלא אם הוגדר חריג או מדיניות ייעודית ל-Teams בלבד שמונחת מעליו.

חשוב מאוד להבין את הגבולות האלה. DLP של Exchange Online חל על דואר אלקטרוני, DLP של SharePoint ו-OneDrive חל על קבצים משותפים, ו-DLP של Teams מכוון בעיקר לתוכן ההודעות. תרחישים כמו "האם מדיניות חסימה ב-SharePoint מונעת ממישהו להעלות את אותו קובץ ב-Teams?" תלויים באינטגרציות האלה. למידע נוסף על DLP חוצה שירותים והקמת אכיפה, כדאי לעיין במדריך DLP מפורט זה ל-Microsoft 365.

הוספת Microsoft Teams כמיקום DLP וארגון המדיניות

לפני שמדיניות DLP כלשהי תוכל לזהות מידע רגיש ב-Teams, יש לומר ל-Microsoft 365 ש-Teams נמצא ברשימה, כלומר יש להוסיף את Teams כמיקום מנוטר בהגדרות DLP במרכז הציות של Microsoft 365. זה נשמע פשוט, אך לעתים קרובות מפספסים את זה כשארגונים מטמיעים DLP לראשונה (או כשעומסי עבודה חדשים של Teams מופיעים לאחר ההגדרה הראשונית).

חשוב גם להבין את ההבדל בין מדיניות DLP ברמת הארגון לבין מדיניות ייעודית ל-Teams. בעוד שמדיניות ברמת הארגון מספקת לרוב כיסוי רחב, ייתכן שתצטרכו למקד את Teams בכללים מדויקים יותר, במיוחד אם אתם רוצים בקרות נפרדות לשיחות צ'אט לעומת דיונים בערוצים. האופן שבו מארגנים את השכבות האלה, כללי מול ממוקד, יכול להשפיע הן על היקף הכיסוי והן על תוצאות הציות.

אופן ארגון המדיניות משחק גם תפקיד מרכזי בפתרון תקלות כש-DLP אינו פועל. אם Teams לא נבחר במפורש כמיקום מכוסה, או אם סדר העדיפויות בין המדיניות מתבלבל, תתהו מדוע שום דבר לא מופעל. לתובנות על ארגון DLP לשירותים מורכבים, האזינו לאסטרטגיות ה-DLP האלה שמראות מדוע ממשל מחברים וארכיטקטורת מדיניות חייבים ללכת יד ביד.

יצירת מדיניות DLP מותאמת אישית ל-Teams

מדיניות DLP מותאמת אישית ל-Teams מספקת שליטה מדויקת יותר כשתבניות המדיניות ברירת המחדל אינן מספיקות. Microsoft מספקת מדיניות מוכנה מראש שמכסה סוגי מידע רגיש בסיסיים, אך הסיכונים הייחודיים של הארגון עשויים לדרוש פיקוח חזק יותר, ייעודי ל-Teams, למשל כשמחקר פנימי, מידע על מטופלים או חוזי לקוחות מסתובבים בצ'אטים קבוצתיים או בערוצים.

יצירת מדיניות מותאמת מתחילה בציון הודעות צ'אט וערוצים של Teams כמיקום המכוסה בפורטל הציות. לאחר מכן מגדירים אילו סוגי מידע רגיש לזהות (כמו מידע מזהה אישי, נתונים פיננסיים או תנאים קנייניים), ואילו פעולות לנקוט, כגון חסימת שיתוף לחלוטין, הגבלה רק למשתמשים חיצוניים, או התראה למנהלי אבטחה על התאמות למדיניות. מדיניות מותאמת מאפשרת יצירת תנאים מדויקים: אולי תרצו בקרות מחמירות יותר כשמשתמשים משוחחים עם אורחים, לעומת עמיתים רגילים, או לדרוש סריקה עמוקה יותר של סוגי קבצים מסוימים מאשר של הודעות.

דיוק הוא המפתח. צמצמו את התנאים כדי להימנע מיותר מדי התראות שגויות, שעלולות לתסכל משתמשים ולהחליש את השפעתו של DLP. למדריך מלא ליצירת מדיניות ב-Microsoft 365, כולל טיפים לשילוב עם Teams, בקרו במדריך ההגדרה המעשי הזה ל-DLP.

פתרון תקלות בשגיאות הגדרה של DLP ובמדיניות שאינה מיושמת

כש-מדיניות DLP מתעלמת מהודעות או מקבצים ב-Teams, קל להאשים את Microsoft, אבל הגורם האמיתי הוא בדרך כלל טעות הגדרה פשוטה. גם מנהלים מנוסים יכולים לפספס את הפרטים הקטנים שמונעים אכיפה של DLP, למשל Teams שלא סומן כמיקום, תנאי כלל שגויים, או שילובי מדיניות שפשוט אינם נתמכים בצד השרת של השירות.

זיהוי מוקדם של שגיאות הגדרה יכול לחסוך הרבה כאב ראש. יש להיזהר מטעויות כמו לוגיקת כללים לא שלמה, סוגי קבצים שאינם נתמכים, או מדיניות שהועתקה מ-Exchange ואינה מתאימה ליכולות של Teams. שגיאות בסדר העדיפויות בין המדיניות, בסדר החלתן או בחריגים שנשכחו עלולות גם הן לגרום לבעיות, ולהשאיר אתכם עם תחושת ביטחון שגויה בזמן שמידע דולף בשקט.

אבל זה לא רק עניין של טעויות מנהלים. לפעמים הגדרות בצד הלקוח או תכונות שנשכחו (כמו MailTips או DLP Tips מושבתים) חוסמות את ההתראות למשתמשים. הדרך לשחזר כיסוי מלא היא לבדוק את שני צדי המשוואה. אם אתם צריכים ניתוח מעמיק יותר של DLP לתהליכי עבודה אוטומטיים, כדאי לעיין בטיפים לפתרון תקלות ב-DLP של Power Platform לגילוי שורש הבעיה, שרלוונטיים גם ל-Teams.

תיקון בעיות MailTips ו-DLP Tips ב-Outlook וב-Teams

ודאו ש-MailTips ו-DLP Tips מופעלים.
אם MailTips מכובים בהגדרות הלקוח של Outlook או Teams, טיפים של מדיניות פשוט לא יוצגו. ודאו שגם משתמשי הקצה וגם מנהלים לא כיבו את התכונות האלה. בדקו שוב את תצורות המדיניות ברמת הארגון, שכן שינויים גלובליים עלולים לכבות טיפים עבור כולם.
אמתו שגרסאות הלקוח נכונות.
לקוחות Teams או Outlook ישנים עלולים לא לתמוך בטיפים של מדיניות DLP, או להציג אותם שגוי. ודאו שכל הלקוחות מעודכנים, במיוחד אפליקציות Teams לשולחן העבודה ולאינטרנט, שכן תכונות חדשות רבות תלויות בבניינים העדכניים ביותר.
הסירו תוספים והתנגשויות מדיניות.
לפעמים כמה תוספים של Outlook או מדיניות חופפות יכולים לדכא או לעקוף טיפים של DLP. הסירו תוספים מתנגשים, או הפרידו את כללי DLP לשלבים כדי לבודד איזה מהם גורם לבעיה.
בדקו עם הפרות לדוגמה.
לאחר שוידאתם שההגדרות נכונות, צרו הודעת בדיקה שמכילה מידע רגיש לדוגמה, ובדקו אם טיפ DLP מופעל. אם לא, ייתכן שתצטרכו לשנות את תנאי DLP או לבדוק שגיאות סנכרון בין הלקוח לשרת.

שימוש ב-Fiddler Traces לאבחון טיפים חסרים של מדיניות DLP

לכדו פעילות רשת עם Fiddler. הפעילו את Fiddler ושחזרו את תרחיש הפעלת DLP. חפשו בקשות HTTP בשם “GetDLPPolicyTip” מהלקוח לנקודות הקצה של שירותי Microsoft.
נתחו תעבורת בקשות ותגובות. בדקו את התגובות שהוחזרו: האם מידע המדיניות קיים, או שאתם מקבלים שגיאות או אובייקטים ריקים? חוסר במידע מצביע על בעיות בצד השירות או על תצורות מדיניות שגויות.
זהו קודי שגיאה ספציפיים. חפשו בעיות אימות (“403 Forbidden”), מדיניות שלא נמצאה, או פסקי זמן. אלה יכולים לאתר אם הכשלים מתרחשים בלקוח, במהלך ההעברה, או בשירות הציות עצמו.
אמתו שהתגובה תואמת את כוונת המדיניות. אם השירות מגיב אך אינו מסמן את ההפרה, ייתכן שהמדיניות אינה תואמת את תוכן ההודעה בפועל. התאימו את התנאים, ואז בצעו בדיקה חוזרת.

התאמה אישית של טיפים של מדיניות DLP לחינוך משתמשי Microsoft Teams

לאחר שמדיניות ה-DLP שלכם פועלת מבחינה טכנית, המשימה הבאה היא לוודא שמשתמשי הקצה באמת מבינים מה קורה ומה עליהם לעשות. טיפים של מדיניות אינם רק דגלים אדומים; הם תזכורת, אזהרה, או הדרכה קצרה ברגע שבו מישהו עומד לבצע מהלך מסוכן. הניסוח של הטיפ (ומה הפעולות שהוא מציע) משנה מאוד אם אנשים ישימו לב אליו או פשוט ילחצו עליו מתוך תסכול.

טיפים של מדיניות ב-Teams צריכים להיות ישירים, תומכים וברורים לחלוטין, הן לגבי הסיכון והן לגבי הצעדים הבאים. אולי תרצו לומר “שימו לב: אל תשלחו נתוני לקוחות מחוץ לארגון”, או להציע קישור למדיניות השימוש המקובלת שלכם. רמזים חזותיים כמו צבעים או סמלים יכולים לעזור לטיפים לבלוט בזמן צ'אט או העלאת קובץ, אבל הימנעו מטקטיקות של הפחדה או ז'argon שגורמים למשתמשים לשנוא את DLP כולו.

טיפים יעילים של מדיניות ב-Teams מאזנים בין התראה למשתמש לבין אי-האטת העבודה. ככל שהארגון לומד, אפשר לשנות את ניסוח הטיפ והפעולות המוצעות למצבים נפוצים (למשל, הנחיות שונות לאורחים לעומת עובדים פנימיים, או הקשר נוסף לתפקידים מסוימים). התוצאה? תרבות של ציות שבה אנשים פעילים ולא רק מגיבים, ומגינים באופן יזום על מידע רגיש.

ודאו שטיפי DLP מיושמים נכון עבור משתמשי Teams

אמתו את היקף המדיניות לפי סוג משתמש.
עובדים פנימיים בדרך כלל רואים טיפים של DLP מיד כשהם מפעילים מדיניות, בעוד שאורחים ומשתמשים חיצוניים עשויים לא לראות אותם. בדקו תמיד התראות DLP עם כל קבוצת משתמשים, במיוחד אורחים, שעשויים להיות פטורים מבדיקות מסוימות או שאין להם את הרישיונות הנדרשים.
שקלו טריגרים מותנים לצ'אט לעומת ערוצים.
טיפים של DLP פועלים אחרת בצ'אטים אישיים או קבוצתיים בהשוואה לערוצים ציבוריים. בדקו פעמיים שהמדיניות חלה על שניהם, ווודאו שאין עיכוב בזמן אמת (נפוץ בצ'אטים פרטיים) שגורם לכך שהטיפים לא יופיעו עד לאחר שההודעה נשלחה.
הדמו פעולות הודעה ושיתוף חיצוני.
משתמשים שמנסים לשתף נתונים מוגנים מחוץ לארגון אמורים לקבל טיפים בהתאם לתנאי השיתוף החיצוני של המדיניות. אם משתמשים לא רואים את האזהרות הללו, בחנו מחדש את הכללים שלכם ובדקו עם תרחישים מייצגים.
עקבו אחר הופעה לא עקבית של טיפים של מדיניות.
אם רק חלק מהמשתמשים רואים את הטיפים, ייתכן שמדובר במדיניות שאינה חלה עליהם, באי-התאמה במיקום, או בבעיות רישוי. השתמשו בכלי הניהול ובטפסי המשוב כדי לעקוב אחר המקומות שבהם העקביות נשברת, ואל תשכחו את מחזור החיים של משתמשי אורחים, כפי שמוצג במדריך לניהול חשבונות אורח הזה.

דיווח ומשוב משתמשים עבור מדיניות DLP ב-Teams

DLP טוב אינו "מגדירים ושוכחים". צריך לנטר, לבחון ולשפר כל הזמן את האופן שבו המדיניות פוגעת במשתמשים בפועל. למרבה המזל, Microsoft 365 כולל כלי דיווח מובנים ל-DLP שמאפשרים להציץ פנימה: לראות מי מפעיל מדיניות, איזה סוג מידע מפעיל אותה, ובאיזו תדירות מתרחשים אירועי חסימה לעומת אירועי הרשאה. השתמשו בדוחות האלה כדי לזהות התראות שגויות, פערי ציות או שורשים של אי-הבנות, לפני שהן מסלימות.

בפרט עבור Teams, כדאי להסתכל על דוחות שמפרטים התאמות מדיניות בפעילויות צ'אט, ערוץ וקבצים. מעקב אחר "ספירת מופעים" (כמה פעמים כלל מסוים מופעל) ואחר המשתמשים שחוזרים ומפעילים את אותם כללים יראה לכם היכן נדרשים הדרכה או כוונון מדיניות. זכרו לשלב גם את דוחות ה-Teams הספציפיים וגם מערכי נתונים מצטברים של Microsoft 365, כדי לקבל תמונה אמיתית.

משוב משתמשים הוא אוצר נסתר: כאשר משתמשים רואים טיפי DLP, עודדו אותם לדווח על בלבול או להציע שיפורים דרך האפשרות המובנית "האם זה היה מועיל?". דפוסים בתלונות משתמשים או בפניות לתמיכה חושפים לעיתים בעיות מורכבות יותר מאשר המספרים הגולמיים. לביקורת של השפעות המדיניות והתנהגות המשתמשים בהיקף גדול, כלים כמו Microsoft Purview Audit (ראו מדריך פעילות הביקורת הזה) מציעים יכולות חקירה עשירות לצורכי ציות, סיכון ואימוץ.

התייחסות להיקף מדיניות DLP ולתוכן שאינו נתמך ב-Teams

הכיסוי של DLP ב-Teams אינו מושלם. יש בו נקודות עיוורון, ואם לא תהיו מודעים אליהן, אתם עלולים לחשוב ש-DLP עושה יותר ממה שהוא עושה בפועל. יסודות מסוימים ב-Teams, כמו מדבקות, GIF, תגובות (אגודל למעלה, לבבות) או הודעות מאפליקציות שאינן סטנדרטיות, אינם נסרקים כלל על ידי DLP. כך גם לגבי חלק מהשילובים של צד שלישי, הוקרות (shoutouts) או הודעות שנשלחות על ידי בוטים. כל אלה עלולים להתחמק מהמכ"ם של DLP.

מעבר לכך, DLP סורק בעיקר תוכן טקסטואלי וקבצי Office. סוגי קבצים שאינם נתמכים, כמו ארכיונים דחוסים או נתוני אפליקציות מותאמים אישית, עשויים לעקוף את הבדיקה. באופן דומה, דברים כמו תמונות שהודבקו בצ'אט, קטעי קוד או צילומי מסך אינם נבדקים לאיתור מידע רגיש. הסתמכות על DLP בלבד עלולה להשאיר מידע ארגוני חשוב במקומות שחשבתם שמוגנים.

הגישה הטובה ביותר היא הגנה רב-שכבתית והדרכה פרואקטיבית למשתמשים. הפכו את המשתמשים למודעים למה שאינו מכוסה, ושקלו לנסח מדיניות או סקריפטים של ממשל כדי לסגור פערים של DLP. אם אתם צריכים מבט רחב יותר על אשליות שליטה ומחזורי ממשל ב-Teams, כדאי לצפות בפודקאסט הממשל הזה על Teams. הוא יפקח את עיניכם לגבי האופן שבו תהליך מתמשך (ולא רק מדיניות) שומר עליכם מאובטחים לטווח הארוך.

כיצד Conditional Access וזהות משפיעים על DLP ב-Teams

גם מדיניות DLP שנבנתה הכי טוב לא תעבוד אם כללי Conditional Access או תנאי זהות חוסמים את הערכתה מלכתחילה. בארגונים שפועלים במודלים היברידיים או zero-trust, חשוב להבין ש-DLP תלוי לא רק בהגדרות המדיניות, אלא גם בשאלה אם המשתמש, המכשיר או חשבון האורח עומדים בדרישות הציות כדי להפעיל את הסריקה מלכתחילה.

קיימים כמה מלכודות נסתרות: משתמשי אורח עלולים שלא לקבל אכיפה מלאה של המדיניות אם חשבונותיהם נמצאים מחוץ לדרישות רישוי או אימות מסוימות. משתפי פעולה חיצוניים שעובדים ממכשירים לא מנוהלים או לא תואמים עלולים לחמוק, אם Conditional Access לא מכוונת כראוי. אימות רב-שלבי (MFA), רישום מכשירים ורשומות Entra ID (Azure AD) עדכניות הם תנאים מוקדמים שיכולים לעצור לחלוטין הפעלות של DLP עד שהמשתמשים יעמדו בדרישות האלה.

כדי לזהות את הבעיות האלה, קודם כול ודאו שאין חריגות רחבות מדי במדיניות הגישה המותנית (Conditional Access). מדיניות CA עם פערים עלולה לערער את ה-DLP, כי היא מאפשרת לסשנים או לחשבונות מסוכנים לעקוף בדיקות. באותו אופן, שמרו על סקירה קבועה וצמצום של הגישה של חשבונות אורח, כפי שמודגש ב-מדריך הסיכונים החיוניים הזה לגבי אורחים. לסקירה של קבוצת בקרות בסיסיות ל-Conditional Access ותוכניות פריסה מעשיות ששומרות על ה-DLP יציב, ראו משאב שעוסק בשיטות עבודה מומלצות ל-Conditional Access. כאשר משלבים זהות חזקה ותאימות מכשירים עם DLP, מקבלים כיסוי אטום ל-Teams, וחוסמים את דליפות הנתונים הזדוניות במקור.