שליטה ב-Legal Hold ב-Microsoft Purview: מה כל מנהל IT צריך לדעת

By Mirko Peters · 2026-08-13

ברוכים השבים למדריך הנלווה לבלוג של סדרת הפודקאסטים שלנו על ממשל ארגוני, ציות וניהול. כאשר רגולטור מבקש רשומות של החברה…

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

ברוכים השבים לנספח הבלוג של סדרת הפודקאסטים שלנו בנושא ממשל ארגוני, ציות וניהול. כשרגולטור מבקש רשומות של החברה, משאבי אנוש פותחים בחקירה, או כשצוותי משפט צריכים לשמר ראיות קריטיות, הלחץ עובר מיד למנהלי ה-IT. חיפוש ידני בתיבות הדואר של Outlook, בצ'אטים של Teams, באתרי SharePoint ובתיקיות OneDrive הוא איטי, מועד לטעויות, ולעיתים בלתי אפשרי לחלוטין בקנה מידה ארגוני. בפרק האחרון שלנו, Microsoft Purview eDiscovery — Simply Explained, הסברנו כיצד ארגונים יכולים לגלות, לשמר, לסקור ולייצא נתונים של Microsoft 365 בצורה מאובטחת, באמצעות תהליך מובנה המבוסס על תיקים. היום נצלול הרבה יותר לעומק לאחד מעמודי התווך החשובים והמובנים פחות בתהליך הזה: ה-Legal Hold.

עבור מנהלי IT, הבנה של האופן שבו מגדירים, מנהלים ומשחררים Legal Hold ב-Microsoft Purview אינה רק יתרון טכני; זוהי דרישה תפעולית מרכזית. אם ראיות קריטיות יימחקו בטעות בשל מדיניות שמירה סטנדרטית או פעולה של משתמש במהלך חקירה פעילה, ההשלכות המשפטיות והכספיות על העסק עלולות להיות הרסניות. בואו נבחן את המנגנונים, האסטרטגיות ושיטות העבודה המומלצות שכל מנהל IT צריך לשלוט בהן.

מבוא ל-Legal Hold ב-Microsoft Purview

במהותו, Legal Hold הוא מנגנון שימור ייעודי ב-Microsoft Purview שמונע ממשתמשים למחוק לצמיתות או לשנות תוכן שעשוי להיות רלוונטי להליך משפטי תלוי או צפוי, לביקורת או לחקירה פנימית. כאשר מניחים משתמש, תיבת דואר, אתר או מקור נתונים ספציפי תחת Legal Hold, Microsoft 365 מיירט את התנהגויות המחיקה הרגילות. גם אם משתמש קצה מוחק הודעת דואר מתיקיית הפריטים שנמחקו, מרוקן תיקייה זו, או עורך מסמך ב-SharePoint, הגרסה המקורית וכל הגרסאות שעברו שינוי נשמרות באזורי אחסון מאובטחים ונסתרים מאחורי הקלעים.

עבור מנהלי IT, יישום Legal Hold פירושו מעבר משימור פאסיבי לשימור אקטיבי וממוקד. הדבר דורש איזון עדין בין ביצוע טכני לבין הקפדה על ההנחיות המשפטיות. אתם האחראים על התשתית הטכנית, אך צוותי המשפט והציות הם שקובעים את היקף מה שחייב להישמר. הבנת הגבול הזה היא הצעד הראשון לשליטה בניהול ציות ב-Microsoft 365.

מדוע מקומות עבודה מודרניים זקוקים לכלי שימור מתקדמים

מקום העבודה המודרני נראה שונה לגמרי ממה שהיה לפני עשור. שיחות עסקיות כבר לא מתקיימות אך ורק בשרשורי דואר מסורתיים. כיום מתקבלות החלטות קריטיות לאורך מערכת אקולוגית רחבה של כלי שיתוף פעולה. מידע חשוב עשוי להיות מפוזר בין הודעות דואר ב-Exchange Online, שרשורי צ'אט מהירים ב-Microsoft Teams, ספריות מסמכים שיתופיות ב-SharePoint Online, חשבונות OneDrive for Business אישיים, Microsoft 365 Groups ושיחות ב-Viva Engage.

שיטת עבודה מבוזרת זו יוצרת אתגרים עצומים במהלך חקירה. אם עובד נמצא תחת בדיקה, הוא עלול למחוק הודעת Teams רגישה, לנקות שרשור דואר או לדרוס גיליון אלקטרוני ב-SharePoint. ללא כלי שימור מתקדמים המשולבים ישירות בתשתית הענן, כמעט בלתי אפשרי לשחזר ציר זמן מקיף של האירועים. Microsoft Purview מספק את המסגרת הארכיטקטונית הדרושה כדי ללכוד ולאבטח את טביעת הרגל הדיגיטלית הרב-ערוצית הזו באופן מיידי, ולהבטיח שהראיות הקריטיות יישארו שלמות, יהיה מיקומן ב-Microsoft 365 דייר אשר יהיה.

Legal Hold לעומת מדיניות שמירה סטנדרטית: מה ההבדל?

אחת הנקודות הנפוצות ביותר לבלבול אצל מנהלי IT זוטרים – ואפילו אצל אנשי IT ותיקים – היא ההבדל בין מדיניות שמירה סטנדרטית של Microsoft 365 לבין Legal Hold. למרות ששתי התכונות נועדו לשמור על נתונים, המטרה, היקף הפעולה וניהול מחזור החיים שלהן שונים מהותית.

מדיניות שמירה סטנדרטית היא אמצעי ממשל יזום. היא מיושמת באופן רחב בכל הארגון – או במחלקות מסוימות – כדי להבטיח עמידה בלוחות זמנים פנימיים לניהול רשומות או במסגרות רגולטוריות חיצוניות. לדוגמה, מדיניות שמירה עשויה לקבוע שכל הרשומות הכספיות חייבות להישמר במשך שבע שנים, ולאחר מכן יימחקו אוטומטית. מדיניות כזו חלה על כל המשתמשים בהיקף שהוגדר לה, ללא יוצא מן הכלל.

לעומת זאת, Legal Hold הוא אמצעי תגובתי, ממוקד ותלוי מקרה. הוא מופעל בעקבות אירוע מסוים, כגון תביעה, פנייה רגולטורית או חקירת משאבי אנוש. והכי חשוב: Legal Hold גובר על מדיניות שמירה סטנדרטית. אם מדיניות שמירה קובעת שפריט צריך להימחק לאחר שלוש שנים, אבל הפריט נכלל ב-Legal Hold פעיל, הפריט ישמר לתקופה בלתי מוגבלת עד שהמותר המוסמך ישחרר את ההשהיה באופן רשמי. מנהלי IT חייבים להבין ש-Legal Hold גובר באופן מוחלט על שגרות ניקוי נתונים רגילות.

המנגנון של שימור ראיות ב-Microsoft 365

כדי לפתור תקלות ולנהל Legal Hold ביעילות, מנהלי IT צריכים להבין מה קורה מאחורי הקלעים ב-Microsoft 365. כאשר תיבת דואר או אתר SharePoint מונחים תחת השהיה, המערכת משנה את אופן הטיפול בפריטים שעברו שינוי או נמחקו.

ב-Exchange Online, שימור הנתונים נשען במידה רבה על התיקייה Recoverable Items ועל תת-תיקיות מוסתרות כמו Purges ו-Deletions. כאשר משתמש משנה או מוחק פריט, הפריט המקורי מועבר לתיקיית Recoverable Items במקום להימחק לצמיתות. כאשר Legal Hold פעיל, תהליכי הרקע מבטיחים שפריטים בתיקיית Recoverable Items לא יימחקו על ידי פעולת המשתמש או על ידי managed folder assistant, גם אם המשתמש ינסה לעקוף את מגבלות השמירה. באופן דומה, ב-SharePoint Online וב-OneDrive for Business נעשה שימוש בספרייה מיוחדת בשם Preservation Hold Library. כל קובץ ששונה או נמחק מועתק לספרייה המוסתרת הזו, שם הוא נותר מוסתר מהמשתמש הקצה אך נגיש במלואו לחיפושי eDiscovery.

הגדרת Legal Hold ב-Microsoft Purview

הגדרת Legal Hold במרכז הציות של Microsoft Purview דורשת הרשאות מתאימות – בדרך כלל, יש להיות חבר בקבוצת התפקידים eDiscovery Manager או להיות מוקצה לתפקיד eDiscovery Administrator. התהליך מתחיל בתוך סביבת העבודה של הפתרון eDiscovery, שבה מנהלים יוצרים תיק ייעודי לחקירה.

לאחר שהתיק נוצר, נכנסים ללשונית Holds כדי ליצור מדיניות השהיה חדשה. האשף יבקש ממכם לתת שם להשהיה, להוסיף תיאור ולבחור את מקורות הנתונים או הדיירים הספציפיים שברצונכם לכלול. ניתן להגדיר השהיות מבוססות שאילתה כדי לצמצם את השימור למילות מפתח, טווחי תאריכים או שולחים מסוימים, או להחיל השהיה בלתי מותנית ששומרת על כל התוכן המשויך לדיירים שנבחרו. לאחר הפעלת ההשהיה, Microsoft 365 מתחיל מיד בתהליכי הסנכרון ברקע הנדרשים לאבטחת מקורות הנתונים שנבחרו.

בחירת מקורות הנתונים הנכונים ב-Exchange, Teams ו-SharePoint

דיוק הוא קריטי בהגדרת Legal Hold. שימור יתר, על ידי הטלת השהיה על הארגון כולו, מבזבז משאבי אחסון יקרי ערך ועלול ליצור סיבוכים מיותרים בתחום הפרטיות. לעומת זאת, שימור חסר, כלומר החמצה של מאגר נתונים קריטי, עלול להוביל לאישומים בגין השמדת ראיות (spoliation of evidence).

בעת הגדרת מקורות הנתונים, יש לבחון את התמונה המלאה של הרגלי העבודה הדיגיטליים של הדייר. ב-Exchange Online, יש לכלול גם את תיבת הדואר הראשית וגם את תיבת הארכיון המשויכת אליה, אם היא מופעלת. ב-Microsoft Teams, יש לזכור שצ'אטים אישיים, צ'אטים קבוצתיים והודעות בערוצים מאוחסנים למעשה בתיבות הדואר של המשתתפים או של הקבוצה, ולכן השהיית תיבת הדואר של משתמש שומרת אוטומטית גם על היסטוריית הצ'אטים שלו. בשיתוף פעולה על מסמכים, יש לכלול במפורש גם את חשבון ה-OneDrive שלו וכן כל אתר SharePoint או Microsoft 365 Group שבהם הוא פעיל בשיתוף קבצים.

שיטות עבודה מומלצות למנהלי IT המנהלים חקירות פעילות

ניהול חקירות פעילות דורש גישה משמעתית לניהול, לאבטחה ולתקשורת. מנהלי IT צריכים לפעול לפי מספר שיטות עבודה מקובלות בתעשייה כדי להבטיח תהליך חקירה תקין:

• שמרו על סודיות קפדנית: אל תדונו לעולם בהשהיות משפטיות פעילות או בחקירות מחוץ לערוצים המורשים. דליפת מידע על השהיה עלולה לפגוע בחקירה פנימית או להפר מדיניות ארגונית.
• שתפו פעולה הדוקה עם היועצים המשפטיים: תמיד אמתו את היקף הבעלים של המידע ומקורות הנתונים מול צוותי המשפט או משאבי האנוש לפני החלת השהיה או שינויה. אל תנחשו מה צריך לשמר.
• תעדו הכול: נהלו יומן מפורט של מועד החלת כל השהיה, מקורות הנתונים שנבחרו ומי אישר את הפעולה. התיעוד הזה מהווה חלק ממסלול ביקורת שניתן להגן עליו.
• הימנעו מהיקף מופרז: השתמשו בהשהיות מבוססות שאילתה כשזה מתאים, כדי למקד טווחי זמן או נושאים מסוימים. כך מפחיתים את העומס על הסוקרים ומצמצמים איסוף מיותר של מידע אישי של עובדים.

ביקורת, ציות ושחרור השהיה משפטית

חקירה אינה נמשכת לנצח. לאחר שעניין משפטי מסתיים, בירור רגולטורי נסגר או ביקורת פנימית הושלמה, יש לשחרר את ההשהיה המשפטית באופן שיטתי. שחרור ההשהיה מאפשר למדיניות השמירה הסטנדרטית ולמנגנוני המחיקה לחזור לפעול כרגיל עבור המשתמשים ומקורות הנתונים המושפעים.

כדי לשמור על עמדה שניתן להגן עליה, מנהלי IT לעולם אינם צריכים למחוק מקרה eDiscovery או לשחרר השהיה ללא אישור מפורש ומתועד מהיועצים המשפטיים או מקציני הציות. לאחר שניתנה הוראת השחרור, פשוט מכבים או מוחקים את ההשהיה בתוך פורטל הציות של Microsoft Purview. לאחר הסרת ההשהיה, Microsoft 365 משחררת את הנעילות על ספריות השימור הנסתרות ועל התיקיות Recoverable Items, ומאפשרת לניהול מחזור החיים ולשחרור נפח האחסון לפעול כרגיל. יתרה מכך, כל הפעולות המנהליות הקשורות ביצירת השהיות, שינויין ושחרורן מתועדות במלואן ביומן הביקורת של Microsoft Purview, כך שהאחריות מלאה ושקופה.

סיכום ועיקרי הדברים למנהלי IT

שליטה בהשהיה משפטית ב-Microsoft Purview היא מיומנות חיונית לכל מנהל IT או איש ציות מודרני. מעבר לניהול אחסון בסיסי והבנת המנגנונים המורכבים של שימור ראיות, אתם מגנים על הארגון מפני הסיכונים החמורים הכרוכים באובדן נתונים במהלך חקירות פעילות. זכרו שאסטרטגיית השהיה משפטית מוצלחת נשענת על מיקוד מדויק ב-Exchange, Teams ו-SharePoint, על שיתוף פעולה הדוק עם בעלי העניין המשפטיים ועל קיום קפדני של תהליך עבודת eDiscovery המובנה.

כדי ללמוד עוד על האופן שבו ארגונים יכולים לגלות, לשמר, לסקור ולייצא נתונים של Microsoft 365 בצורה מאובטחת, הקשיבו לפרק הפודקאסט הקשור, Microsoft Purview eDiscovery — Simply Explained. בפרק הזה אנחנו עוברים על תהליך eDiscovery המלא מקצה לקצה בשפה פשוטה, ועוזרים לכם להתכונן לחקירות מורכבות וגם להסמכות של Microsoft. הישארו מאובטחים, שמרו על הממשל התקין שלכם, ונתראה בפרק הבא!