הגבלות ערוצים משותפים ב-Teams, מוסבר

By Mirko Peters · 2026-04-15

מיפוי מפרטים של ערוצים משותפים בפלטפורמות שיתוף פעולה. למדו על המגבלות של חברי צוות ושימוש בערוצים פרטיים בתוך ערוצים משותפים.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

אם אתם מנהלים את Microsoft Teams בארגון, הבנת הערוצים המשותפים היא לא "נחמד שיהיה לדעת" – זה קריטי. ערוצים משותפים הם כלי חזק, אבל יש להם גבולות נסתרים שתופסים גם מנהלים מנוסים לא מוכנים. המאמר הזה בוחן את המגבלות המעשיות של ערוצים משותפים ב-Teams, מהתקלות הטכניות ועד לכאבי הראש היומיומיים של ניהול.

תגלו בדיוק איך ערוצים משותפים פועלים, היכן הם עדיפים על ערוצים רגילים, ומה חשוב לא פחות – היכן הם נופלים. תקבלו הסברים ישירים, בהירות לגבי צורכי מדיניות ממשל, ועצות מעשיות להימנע מהמלכודות הנפוצות. אם העבודה שלכם כוללת שמירה על Teams תקין ומאובטח, או הובלת שיתוף פעולה בין מחלקות (ולעיתים גם דרך הביורוקרטיה הארגונית), תמצאו כאן את התשובות שאתם צריכים.

המדריך הזה מיועד במיוחד לאנשי IT וממשל – למי שאין זמן להפתעות ורוצה לבנות נכון את מבנה Teams מההתחלה.

הבנת ערוצים משותפים ב-Microsoft Teams

ערוצים משותפים ב-Microsoft Teams משנים את כללי המשחק בשיתוף הפעולה, ומעניקים לכם ולשותפים שלכם מקום אחד להתחבר בו – לא משנה באיזו מחלקה או חברה הם פועלים. חשבו עליהם כגשרים שנבנו ישירות בתוך Teams, שמאפשרים לעבוד יחד בלי לפתוח את הדלתות הדיגיטליות שלכם לגמרי. המשמעות היא שאפשר להזמין אדם מהקצה השני של העולם או מהחדר הסמוך, והוא יראה רק את מה שאתם מחליטים שיראה – לא יותר ולא פחות.

למה ארגונים בוחרים בערוצים משותפים במקום להישאר עם ערוצים רגילים או פרטיים? לפעמים צריך גמישות כדי להביא שותפים חיצוניים או לשלב חלק קטן מצוות אחרת – בלי להעניק גישה מלאה ובלי ליצור עשרות צוותים חדשים. ערוצים משותפים מספקים בדיוק את השליטה הזו, וכשעובדים בתעשיות מפוקחות או תחת הנחיות נתונים מחמירות, שיתוף פעולה ממוקד כזה חשוב מאוד.

אבל יש עוד הרבה מתחת לפני השטח. ערוצים משותפים פועלים עם הרשאות והתנהגויות ייחודיות, שמבדילות אותם גם מערוצים רגילים וגם מערוצים פרטיים. אם תדעו היכן עובר הגבול, תוכלו להתאים את שיתוף הפעולה בדיוק למדיניות הממשל שלכם. חוסר הבנה של ההבדלים האלה עלול להוביל לסביבות Teams מבולגנות וקשות לניהול, או – והיא הגרועה מכל – לחשיפת נתונים לא רצויה. הבנת ההבחנות האלה היא הצעד הראשון לפני שנצלול לפרטים הטכניים והתפעוליים של המגבלות. אם תרצו השוואה מעמיקה יותר בין אפשרויות הערוצים, כדאי לעיין במדריך זה על ערוצים פרטיים מול ערוצים משותפים לתובנות נוספות.

ערוצים משותפים ב-Microsoft Teams

הגדרה: ערוצים משותפים ב-Microsoft Teams הם סוג ערוץ שמאפשר לחברים מצוותים, מארגונים או מדיירים שונים לשתף פעולה ישירות בתוך ערוץ אחד, בלי לעבור בין צוותים ובלי להוסיף אורחים לצוות המארח.

הסבר קצר: ערוצים משותפים מספקים דרך מאובטחת ומדויקת לשתף שיחות, קבצים ואפליקציות עם שותפים חיצוניים או עם צוותים פנימיים אחרים, תוך שמירה על מדיניות הממשל והתאימות של כל ארגון. הם תומכים בחברות ישירה ממספר צוותים ודיירים, מפשטים שיתוף פעולה בין ארגונים, ומפחיתים את הצורך בשכפול צוותים. מנהלים צריכים לבחון את המגבלות של ערוצים משותפים ב-Teams – כגון זמינות אפליקציות, תכונות תאימות והגבלות מדיניות בין-דיירים – בעת תכנון הפריסה, כדי לוודא שהתכונה עומדת בדרישות האבטחה והממשל.

מה מבדיל ערוצים משותפים מערוצים רגילים

• גמישות חברות: ערוצים משותפים מאפשרים להוסיף אנשים מתוך הארגון ומחוצה לו – ישירות לתוך ערוץ אחד – בלי להפוך אותם לחברים בכל הצוות.
• שיתוף פעולה חיצוני: עם ערוצים משותפים אפשר לשלב שותפים חיצוניים בחלקות, בעוד שערוצים רגילים מגבילים אתכם לאנשים שבצוות או בדייר שלכם בלבד.
• שליטה בהרשאות: ערוצים משותפים מציעים שליטה מדויקת, כך שמי שמחוץ לצוות רואה רק את התוכן שהתכוונתם אליו – בלי חדירה לקבצים או לשיחות לא קשורים.
• הבדלים בממשל: ערוצים משותפים דורשים סגנון ניהול משלהם, במיוחד עבור ציות ומחזור חיים, בניגוד לערוצים רגילים שבהם הכול נשמר בתוך הארגון ופשוט לניהול.
• שימוש בין ארגונים: הם מתאימים מאוד לפרויקטים היברידיים או לעבודה בין ארגונים, במקומות שבהם ערוצים רגילים פשוט לא מספיקים.

רוצים להעמיק? כדאי לקרוא מדריך זה שמשווה בין ערוצים פרטיים לערוצים משותפים זה לצד זה.

מגבלות עיקריות של ערוצים משותפים

ערוצים משותפים מבטיחים שיתוף פעולה חלק ויעיל, אבל יש להם גם מחירים. גם אם הם מאפשרים תהליכי עבודה מרשימים בין צוותים ובין ארגונים, הם כפופים הן לתכנון של Microsoft והן למציאות המורכבת של ארגונים. תמצאו כמה יכולות חסרות, כמה כללים שקשה יותר לאכוף, ומספר תקלות קטנות שעלולות להאט את העבודה אם לא תדעו למה לצפות.

עבור מנהלי IT ובעלי צוותים, חשוב מאוד להעריך את הגבולות האלה. האם ערוצים משותפים גמישים מספיק לפרויקטים החיצוניים שלכם, או שכללי החברות בהם יאטו אתכם? האם אתם יכולים לחיות עם מגבלות האפליקציות והאינטגרציות, או שתעדיפו להשאיר את הדברים בערוצים פרטיים או סטנדרטיים לשליטה רבה יותר? אלה לא "מה אם" היפותטיים – אלה שאלות שצצות כל יום בניהול Teams בעולם האמיתי.

בסעיפים הבאים נסקור את האתגרים הטכניים והתפעוליים העיקריים שמגיעים יחד עם ערוצים משותפים. ההכרה מראש במוקדי הקושי נותנת לכם יתרון משמעותי: פריסות חלקות יותר, ממשל טוב יותר, ופחות הפתעות כשמשתמשים פונים אליכם עם שאלות או בעיות.

אילוצים פונקציונליים וטכניים שכדאי שמשתמשים יכירו

• אין תמיכה באורחים מסורתיים: בניגוד לערוצים רגילים, ערוצים משותפים אינם מאפשרים להוסיף משתמשי "אורח" מארגונים חיצוניים. משתמשים חיצוניים צריכים להיכנס דרך B2B Direct Connect, וזה אומר שחלק מהארגונים נשארים בחוץ.
• אינטגרציות יישומים מוגבלות: אפליקציות צד שלישי רבות, בוטים וקונקטורים של Teams לא יעבדו בערוצים משותפים. אם תהליך העבודה שלכם תלוי בכלים מסוימים, עלול להיתקל בחסם.
• הגבלה על חברות: לערוצים משותפים יש מגבלות מחמירות על מספר המשתמשים או הצוותים שניתן להוסיף. הדבר עלול להשפיע על פרויקטים גדולים עם צרכי שיתוף פעולה רחבים.
• תקלות בקבצי SharePoint: הקבצים מאוחסנים באתר SharePoint נפרד (אוסף אתרים) המשויך לערוץ, וזה לפעמים יוצר בלבול או גישה לא עקבית למשתמשים חיצוניים.
• מגבלות בניהול מחזור חיים: לא תמיד ניתן לשחזר ערוצים משותפים שנמחקו בקלות, ושחזור קבצים או שיחות אינו פשוט כמו בערוצים רגילים.
• בעיות ביצועים בין דיירים: סנכרון הודעות וגישה לקבצים בין דיירים עלולים להתעכב או לגרום לתקלות גישה זמניות, במיוחד כשהעומס גבוה או הרשת איטית.
• פערים בשליטת מנהלים: בהשוואה לערוצים רגילים, ערוצים משותפים מציעים אפשרויות מוגבלות יותר לאכיפת מדיניות ולניהול משתמשים, במיוחד בחברות בין דיירים.

ניהול ערוצים וממשל ב-Teams

ניהול Microsoft Teams ללא אסטרטגיית ממשל ערוצים מוגדרת דומה להפעלת מחסן ללא מדפים ותוויות: תאבדו שליטה על מה שחשוב, ותתקלו בבעיות רבות כשתצטרכו לאתר, לאבטח או למחוק דברים. בערוצים משותפים הממשל הופך לחשוב עוד יותר, כי לעתים קרובות אתם חוצים גבולות פנימיים (מחלקות) או אפילו גבולות ארגוניים (שותפים חיצוניים).

החלק הזה מתמקד במסגרות ובהחלטות מדיניות שנדרשות לערוצים משותפים. תלמדו כיצד להגדיר גבולות ברורים, ליצור תהליכי אישור הגיוניים ולעקוב אחר מי רואה מה, כדי להגן על מידע רגיש ולהימנע מהתעוררות פתאומית להתפשטות בלתי מבוקרת של Teams. אם הארגון שלכם פועל בתחום מפוקח, או שחוויתם בעבר את הכאב של שיתוף פעולה לא מסודר, כדאי לכם לשים לב במיוחד.

רוצים להבין יותר את ה"למה" וה"איך" שמאחורי ממשל Teams יעיל? היכנסו להמדריך המעשי הזה, שמסביר איך להפוך את הכאוס ב-Teams לשיתוף פעולה בטוח, או קראו על איך ממשל למעשה תורם להצלחה ארגונית. המשאבים האלה מעמיקים במה שהופך אסטרטגיית ממשל של Teams לאפקטיבית.

טעויות נפוצות בנוגע לערוצים משותפים ב-Microsoft Teams

להלן אי-הבנות וטעויות נפוצות הקשורות למגבלות ולשימוש בערוצים משותפים ב-Teams.

• ההנחה שכל המשתמשים יכולים ליצור ערוצים משותפים: האמונה שכל המשתמשים יכולים ליצור ערוצים משותפים, בעוד שמנהלי הדייר עשויים להגביל את היצירה באמצעות מדיניות או הגדרות ארגוניות.
• ציפייה לזהות מלאה של תכונות עם ערוצים רגילים: ההנחה שערוצים משותפים תומכים בכל תכונות Teams (אפליקציות, מחברים, חלק מפונקציונליות הפגישות) באותה מידה; חלק מהאפליקציות וההשתלבויות מוגבלות או אינן נתמכות.
• התעלמות ממורכבות ההרשאות בין דיירים: ההנחה שהוספת משתמשים חיצוניים היא עניין פשוט; גישה בין דיירים דורשת הגדרות ארגוניות ו-Azure AD מתאימות, ולעיתים גם הגדרה של אורחים או חיבור ישיר B2B.
• בלבול בין מודלי חברות: ערבוב בין ערוצים משותפים לבין גישת אורחים וחברות ברמת הצוות, מה שמוביל להנחות שגויות לגבי ירושת הרשאות ונראות.
• התעלמות מכללי ציות ומיקום מגורי נתונים: ההנחה שערוצים משותפים עוקפים דרישות ציות, ביקורת או מיקום מגורי נתונים; ערוצים משותפים כפופים לבקרות הציות של הדייר ולמגבלות eDiscovery.
• הערכת חסר של מגבלות אפליקציות ובוטים: ציפייה שכל אפליקציה של צד שלישי או אפליקציה מותאמת אישית תפעל בתוך ערוץ משותף; אפליקציות רבות דורשות התקנה בדייר או תמיכה מפורשת בערוצים משותפים.
• פרשנות שגויה של התנהגות הגישה לקבצים: האמונה שהקבצים תמיד נמצאים באתר SharePoint של הצוות; קבצים בערוצים משותפים נמצאים באתרי SharePoint נפרדים, ועשויים להיות כפופים להתנהגויות שיתוף ולמגבלות שונות.
• אי-תכנון של מחזור החיים של האורחים ומיפוי הזהויות: כשלון בתיאום הניהול של משתמשים חיצוניים בין דיירים עלול להוביל לניתוק גישה כשזהויות משתנות או מוסרות.
• ההנחה שהגדרות מדיניות וציות חלות אוטומטית: ציפייה שמדיניות קיימת של הצוותים (שמירה, DLP, תוויות רגישות) תתנהג באותו אופן גם בערוצים משותפים, ללא אימות של ההגדרות בפועל.
• התעלמות ממגבלות על מספר הערוצים המשותפים או החברויות: אי-התחשבות במגבלות ברמת הדייר על מספר הערוצים המשותפים שניתן ליצור או על מספר החברים שערוץ יכול לכלול, מה שמוביל לבעיות בקנה מידה.
• הסתמכות בלעדית על ממשק המשתמש לקביעת מצב הגישה: אמון רק בתוויות בממשק כדי לזהות גישה חיצונית; עדיף לוודא ב-Azure AD ובמרכז הניהול של Teams כדי לדעת את מצב הגישה בפועל.
• אי-הדרכת משתמשים על גילוי וניווט: משתמשים עלולים לא למצוא ערוצים משותפים או להבין את ההבדל בינם לבין צוותים, מה שיוביל לכפילויות או להחמצת הזדמנויות לשיתוף פעולה.

מדיניות ממשל לערוצים משותפים

• ניהול זכויות גישה: הגדירו בבירור מי רשאי ליצור, להיות בעלים ולהשתתף בערוצים משותפים. הדבר מונע שיתוף נתונים לא מורשה ושומר על שיתוף פעולה ממוקד.
• מעקב אחר חברות: עקבו אחר מי שמצטרף לערוצים משותפים או עוזב אותם, במיוחד כשמעורבים שותפים חיצוניים. סקירות קבועות יעזרו למנוע דליפות מקריות.
• אכיפת מדיניות ציות: השתמשו במדיניות מוגדרת מראש כדי לוודא שכל הפעילות בערוצים עומדת בדרישות הציות שלכם – בין אם מדובר במיקום נתונים, שמירת רשומות או נורמות תקשורת.
• בהירות באחריות לבעלות: הגדירו בעלים ברורים לכל ערוץ משותף, כדי שתהיה אחריות ישירה על החברות, התוכן והגדרות האבטחה.
• ביקורת שוטפת: תזמנו סקירות של הגדרות ותוכן בערוצים המשותפים, כדי לוודא שהם ממשיכים להתאים לרמת הסיכון ולמסגרות הציות של הארגון שלכם. למידע נוסף על אשליית השליטה בממשל נתונים, כדאי לצפות בפודקאסט על ממשל שמעורר מחשבה.

ניהול מחזור חיים ויצירת ערוצים

• בקרות יצירה מחמירות: אפשרו יצירת ערוצים משותפים רק למשתמשים או לתפקידים מוגדרים. כך מצטמצם הפיזור המיותר, והסביבה מוגנת מחשיפת נתונים מקרית.
• שמות ומטא-דאטה אחידים: החילו תבניות ותגי מטא-דאטה בעת היצירה, כדי לשמור על סדר בערוצים ולהקל על חיפוש ודיווח על מחזור החיים שלהם.
• תהליכי אישור: הגדירו שלבי אישור אוטומטיים – למשל באמצעות Power Automate – כדי לוודא שלכל ערוץ משותף חדש יש הצדקה עסקית תקפה והוא עומד בדרישות הממשל שלכם. למידע נוסף על ממשל מחזור חיים אוטומטי, קראו במדריך מפורט ומעשי.
• זיהוי אוטומטי של חוסר פעילות: השתמשו בכלים או בסקריפטים כדי לזהות ערוצים משותפים לא פעילים, ולהנחות את הבעלים לנקות, לארכב או למחוק ערוצים שאינם בשימוש.
• מדיניות שמירה ומחיקה: הגדירו כללים ברורים למחיקת ערוצים משותפים, כולל שלבי אישור ומסגרות זמן לשחזור תוכן שנמחק, כך שדבר קריטי לא יאבד בטעות.
• בקרת נראות: הגבילו את הנראות של ערוצים בספריית Teams רק למשתמשים הנכונים. כך שיתופי פעולה רגישים או חסויים יישארו מוגנים כראוי.

פעולות ניהול והגדרות ערוצים למנהלים

• שינויי בעלות: מנהלים יכולים להעביר בעלות על ערוצים משותפים, אך רק במסגרת הפרמטרים המותרים ותוך תשומת לב מיוחדת להרשאות חוצות דיירים.
• התאמות חברות: ניתן לעדכן או להסיר משתמשים וצוותים מערוץ משותף, אך צפו למגבלות מסוימות כשמעורבים משתתפים חיצוניים.
• שליטה מוגבלת בהגדרות: למנהלים עשויות להיות פחות אפשרויות לאכוף בקרות תוכן או להגביל הודעות בערוצים משותפים, במיוחד כשארגונים חיצוניים הם חברים.
• נראות לביקורת וציות: מעקב אחר שימוש, יומני פעילות וניטור תוכן עשויים להיות פחות מקיפים מעבר לגבולות דיירים, ולכן נדרשת זהירות נוספת.
• אוטומציה ואינטגרציה: מומלץ להשתמש באוטומציה (למשל עם Power Automate) למשימות ניהול חוזרות, אך זכרו שלא כל תהליך יתחבר בצורה חלקה כשהערוצים משותפים עם דיירים חיצוניים. לטיפים לארגון פרויקטים, ראו מדריך מפורט לארגון פרויקטים ב-Teams.

אבטחה וציות בערוצים משותפים ב-Teams

אבטחה וציות הולכים יד ביד כשמכניסים אנשים מבחוץ אל לב שיתוף הפעולה שלכם. ערוצים משותפים, מטבעם, מביאים עמם סיכונים חדשים – במיוחד כשמשתמשים עוברים בין דיירים וארגונים. כשפותחים את הדלת לשותפים חיצוניים, קו ההגנה של הארגון מתרחב, ולעיתים נחשפים סדקים שלא ידעתם שקיימים.

הסעיף הזה מתעמק במנגנוני ההגנה ששומרים על המידע שלכם ומונעים מהאדמינים להיכנס לבעיות. תמצאו כאן אילו כלים Microsoft מציעה להצפנה, לשליטה במדיניות ולרישום ביקורת, ואילו בקרות אבטחה דורשות מכם תשומת לב רבה יותר. למי שעובד בסביבות מפוקחות, או למי שנפגע מדליפת מידע בעבר, התובנות האלה חיוניות ליצירת סביבת Teams תואמת דרישות ואמינה.

אם אתם מוכנים לחרוג מהבסיס, כדאי לעיין במדריך לחיזוק האבטחה של Microsoft Teams, שמציג אסטרטגיות הגנה רב-שכבתיות. הפרטים האלה הם ההבדל בין מצב בטוח לבין מצב של "הייתי צריך לדעת" בעולם המחובר של היום.

תכונות אבטחה ואמצעי תאימות

• הצפנת נתונים: כל תוכן ההודעות והקבצים בערוצים משותפים מוצפן הן במעבר והן במנוחה, וכך מספק הגנה ברמת התעשייה למידע רגיש בשיתוף פעולה.
• מדיניות גישה מותנית: הארגונים יכולים לדרוש אימות רב-שלבי, לאכוף הגבלות מיקום ולחסום כניסות מסוכנות לכל מי שניגש לערוצים משותפים.
• מניעת אובדן מידע (DLP): מדיניות DLP יכולה לסרוק הודעות, קבצים וקובצי מצורף כדי לאתר מידע רגיש, ולהפעיל אוטומטית אמצעי הגנה או לחסום שיתוף מידע מסוכן.
• מחסומי מידע: הבקרות האלה מונעות ממשתמשים או מקבוצות מסוימות לתקשר באופן בלתי הולם, וזה שימושי במיוחד בתחומים מפוקחים או כאשר הפרדת מידע נדרשת מבחינה משפטית.
• עקבות ביקורת: רישום מלא של פעילויות, כמו גישה לקבצים ופעולות חברות, מאפשר עמידה בדרישות תאימות וניתוח פורנזי אם יתעוררו בעיות. לטיפים מעשיים נוספים, האזינו לפודקאסט על אבטחת Teams בחמש שכבות.

סיכוני גישה חיצונית ושיתוף פעולה בין דיירים

• הזמנות חיצוניות מבוקרות: האדמינים קובעים מי רשאי להזמין משתמשים חיצוניים, אבל הזמנות לא מורשות ו-Shadow IT הם סיכונים ממשיים אם הבקרות אינן נאכפות בהידוק.
• פערים בניטור בין דיירים: קשה יותר לראות ביקורות ולנטר אירועי אבטחה כאשר הפעילות חוצה גבולות ארגוניים. יומני הפעילות עשויים לא לעקוב אחרי אורחים חיצוניים באותה צמידות שבה הם עוקבים אחרי משתמשים פנימיים.
• קושי באכיפת מדיניות: החלת כללי תאימות אחידים על כל חברי הערוץ המשותף היא אתגר, במיוחד כאשר שותפים פועלים לפי תקני אבטחה מתירניים יותר.
• סיכוני דליפת מידע: קבצים או הודעות המיועדים לשימוש פנימי מגיעים לפעמים לידיים הלא נכונות כאשר נוצרים קישורים חיצוניים או משותפים בטעות.
• מורכבות בשיתוף הפעולה: ארגונים רבים עם מדיניות אבטחה מנוגדת יכולים להאט פתרון תקלות, להקשות על חוויית המשתמש וליצור נקודות עיוורון בלתי צפויות מבחינת תאימות.
• שלבים נוספים לאורחים: משתתפים חיצוניים עשויים להיתקל במכשולי אימות נוספים, ולאבד פרודוקטיביות או לוותר לגמרי על הצטרפות לערוצים משותפים. שוב, עיינו בשיטות העבודה המומלצות לאבטחה האלה לקבלת אסטרטגיות הפחתה טובות.

גישה לקבצים ושילוב עם SharePoint

קבצים הם עורק החיים של רוב שיתופי הפעולה ב-Teams, ובערוצים משותפים האחסון והגישה מקבלים פן חדש. לכל ערוץ משותף יש אתר SharePoint מחובר משלו, וזה מאפשר הרשאות מדויקות יותר, אבל לפעמים גם יותר בלבול. ככל שמוסיפים משתמשים חיצוניים או חברים מדיירים אחרים, הכללים לגבי מי יכול לפתוח, לערוך ולשתף קבצים נעשים מסובכים יותר למעקב.

ניהול נכון של הגישה לקבצים אינו רק "נחמד שיהיה", אלא סוגיה של תאימות וגם של שגרת העבודה היומיומית. אם לקוח לא יכול להוריד מסמך שהוא צריך, או אם האדם הלא נכון מצליח להיכנס לתיקייה רגישה, הפרויקט שלכם (ואולי גם האמון שנותנים בכם) נפגע מהר מאוד. הבנה של אופן פעולת SharePoint עם ערוצים משותפים, ומתי היא שונה מקבצים רגילים ב-Teams, מאפשרת לזהות בעיות לפני שהמשתמשים שלכם בכלל מבינים שהן קיימות.

אם אתם מחפשים טיפים לאיזון בין גישה להגנה, במיוחד אם אתם מטמיעים גם לוחות מחוונים של Power BI או משלבים את SharePoint לדיווח ההנהלה, כדאי לעיין בהשוואה הברורה הזו בין לוחות מחוונים של Teams לעומת SharePoint, כדי להפיק יותר מכל אחת מהפלטפורמות.

איך עובדים קבצים והרשאות בערוצים משותפים

• אתרי SharePoint ייעודיים לכל ערוץ: לכל ערוץ משותף מוקצה אתר SharePoint משלו, נפרד מהאתר של הצוות האב. הדבר מונע חפיפה מקרית של נתונים, אבל מוסיף מורכבות למנהלים שמנהלים את ההרשאות.
• ירושת הרשאות מותאמת אישית: הרשאות שמוגדרות בערוץ המשותף גוברות על הירושה הרגילה של SharePoint. בעלי הערוץ שולטים בגישה, אבל שינויים אינם מתפשטים אוטומטית לחשבונות של משתמשים חיצוניים, ולעיתים זה יוצר גישה לא עקבית.
• גישה של משתמשים חיצוניים: משתתפים מחוץ לארגון רואים רק קבצים המקושרים לערוץ המשותף, ולא שום דבר אחר מהצוות או מאתר SharePoint הראשי של הצוות.
• הגבלות שיתוף קבצים: אורחים חיצוניים עשויים שלא להיות מסוגלים לשתף הלאה קבצים או תיקיות, מה שמגביל שיתוף פעולה אם הם צריכים להפיץ מסמכים באופן רחב יותר בתוך הארגון שלהם.
• מגבלות בקישורים למסמכים: קישורי שיתוף עשויים להישבר או לפעול אחרת עבור משתמשים מחוץ לדייר שלכם, וזה גורם לפניות לתמיכה (וגם להודעות דוא"ל נואשות) יותר ממה שציפיתם.
• בקרת מחזור חיים של נתונים: כאשר ערוץ משותף נמחק, גם אתר ה-SharePoint הנפרד שלו נמחק עמו, ולכן ודאו שיש לכם גיבויים או מדיניות שמירה לצורך עמידה בדרישות רגולציה.

הודעות ופגישות בערוצים משותפים

• הודעות כוללניות: גם משתמשים פנימיים וגם חיצוניים יכולים לפרסם בערוץ המשותף, וכך כולם נשארים על אותו עמוד. עם זאת, שיחות ישירות מחוץ לערוץ עשויות להיות חסומות, בהתאם להגדרות הדייר.
• שילוב פגישות: אפשר לתזמן פגישות Teams ישירות מתוך ערוצים משותפים, אבל חלק מחוויות הפגישה והתכונות עשויות להיות מוגבלות לאורחים ולמשתמשים מדיירים אחרים.
• חיפוש הודעות וציות: הודעות בערוצים משותפים ניתנות לאיתור בחיפושי ציות, אבל הנראות בין דיירים עשויה להיות חלקית, אם כלי eDiscovery או כלי ביקורת אינם מגיעים מעבר לארגון הבית שלכם.
• מגבלות אפליקציות ובוטים: בוטים ואפליקציות מותאמים אישית המצורפים לפגישות עשויים שלא להיות נתמכים במלואם, וזה עלול לעכב פרויקטים של אוטומציה של תהליכי עבודה או של שיפור פגישות. למדריך מעמיק על פגישות מתקדמות, ראו המדריך המומחה הזה להרחבת פגישות Teams.

מקרי שימוש נפוצים ואתגרים בערוצים משותפים

לערוצים משותפים יש את הנקודה החזקה שלהם, בתרחישי שיתוף פעולה שבהם Teams הרגיל פשוט לא מספיק. אולי מדובר בשיתוף פעולה עם סוכנויות חיצוניות, בהפעלת מיזמים משותפים, או בחיבור בין יחידות עסקיות לצורך הטמעה של פרויקט גדול. עם זאת, לכל כלי יש קצוות חדים, וערוצים משותפים ייבחנו את הסבלנות שלכם אם תיכנסו אליהם בלי הכנה.

החלק הבא מתעמק בתרחישים מהחיים האמיתיים שבהם ערוצים משותפים מצטיינים, ועוזר לזהות את הסימנים הברורים שהגיע הזמן להשתמש בהם (או להימנע מהם). הוא גם מפרק מה קורה כשהדברים לא מתנהלים בצורה מושלמת, כמו כאבי ראש בהרשאות או סיכוני ציות בלתי צפויים. המפתח הוא להכיר גם את היתרונות וגם את הבעיות לפני שמחייבים את הצוותים והנתונים שלכם.

יש גם לא מעט סיפורים ולקחים מהשטח, ולכן אם תרצו ללמוד מטעויות של אחרים (בלי לחזור עליהן), עיינו במדריך ההחלטה הזה שמשווה בין סוגי ערוצים, עם דוגמאות טובות ואזהרות מהשטח.

מתי ערוצים משותפים הם הבחירה הנכונה

• שיתוף פעולה בפרויקטים חיצוניים: עבודה עם שותפים, ספקים או לקוחות שזקוקים לגישה מתמשכת לקבצים או לדיונים מסוימים בלבד. ערוצים משותפים הופכים את זה לחלק.
• יוזמות חוצות מחלקות: כאשר פרויקט כולל כמה צוותים פנימיים אבל לא את כל החברה, ערוצים משותפים מאפשרים לשתף רק את המשתמשים הרלוונטיים.
• קבוצות עבודה אד-הוק: עבור מאמצים מוגבלי זמן ומרוכזים במיוחד (כמו מענה למשבר) שחוצים ארגונים, ערוצים משותפים מציעים מהירות וגמישות.
• צמצום הפיזור של Teams: במקום להקים צוות חדש לכל שיתוף פעולה, ערוצים משותפים שומרים על הספרייה מסודרת וממוקדת.
• פישוט הציות לרגולציה: בסביבות מפוקחות, ערוצים משותפים מאפשרים להחיל מדיניות רק על מה שצריך להגן עליו, ובכך נמנעים מכאבי ראש של ממשל רחב יותר.

אתגרים ודרכים להתמודד איתם

• ממשל ובעלות מורכבים: כאשר מספר מנהלים מנסים להנחות ערוץ משותף על פני ארגונים, המדיניות עלולה להתנגש. פתרון: מנו בעלים ברורים וקבעו כללים אחידים בעת היצירה. בצעו סקירות קבועות כדי שכולם יהיו מיושרים לגבי האחריות והשינויים.
• בלבול בהרשאות: משתמשים חיצוניים מאבדים לעיתים גישה באופן בלתי צפוי או נחסמים ממסמכים. פתרון: הסבירו למשתמשים כיצד הרשאות ברמת הערוץ ואתרי SharePoint פועלים יחד. בצעו ביקורות קבועות של רשימות החברים ובדקו גישה של אורחים כדי לזהות בעיות לפני שהן מסלימות.
• פערים באפליקציות ובאינטגרציות: משתמשים עשויים לצפות שבוטים או תהליכי Power Automate יפעלו כמו בצוותים רגילים, אך אינטגרציות רבות נשברות. פתרון: הודיעו בבירור אילו אפליקציות נתמכות. אם אתם צריכים יכולות מתקדמות, נתבו את האוטומציה דרך צוותים אחרים או מרחבי SharePoint שבהם יש אינטגרציה מלאה.
• עיכובים בתקשורת חוצת דיירים: סנכרון הודעות וקבצים עלול להתעכב, במיוחד כאשר הרשתות עמוסות או כאשר יש תצורה שגויה של הדייר. פתרון: הגבילו את החברות לארגונים הקריטיים המעורבים, עקבו אחר תקינות הערוץ ושמרו על ארגון מסודר של הקבצים כדי לצמצם את עומס הסנכרון.
• מחזור חיים ובקרת פיזור: ערוצים משותפים נטושים עלולים להצטבר אם לא מנהלים אותם. פתרון: הטמיעו בדיקות חוסר פעילות תקופתיות, הזכירו לבעלים לנקות, וקשרו את מחיקת הערוץ למדיניות שמירה כדי למנוע אובדן נתונים או עומס מיותר.
• נקודות עיוורון בציות: מעקב אחר פעילות חיצונית בין דיירים אינו תמיד פשוט, והדבר עלול להוביל לכשלים בביקורות או לאירועים שלא זוהו. פתרון: נצלו את כל כלי הביקורת הזמינים של Microsoft וצדדים שלישיים, סגרו פערי ניטור ביומנים ידניים בעת הצורך, והמשיכו לאכוף מדיניות ולהדריך באופן יזום.

מגבלות ביצועים וסקלביליות בערוצים משותפים

ככל שתסתמכו יותר על ערוצים משותפים לשיתופי פעולה מפוזרים ורב-ארגוניים, כך תבחינו מוקדם יותר בסדקים בביצועים. Teams נבנה לגמישות, אך ערוצים משותפים דוחפים את הגמישות הזו אל מול צווארי בקבוק מהמציאות: השהיית הודעות, גישה איטית יותר לקבצים ולעיתים כשלי סנכרון מוחלטים, במיוחד כאשר משתמשים רבים מצטרפים או כאשר מחברים מספר דיירים חיצוניים.

אם הפריסה שלכם קטנה, עם חמישה שותפים וכמה עשרות קבצים, כנראה שלא תרגישו דבר. אבל כשמנהלים פרויקטים בקנה מידה ארגוני, עם מאות משתמשים או גיגabytes של מסמכים משותפים, מתחילים לראות עד כמה Teams יכול להימתח. זו לא רק בעיה של צוותי IT; גם אנשי ציות ומנהלי פרויקטים יתעניינו בכך, אחרי השיחה הראשונה שלהם בנושא "למה הערוץ הזה כל כך איטי?".

במבט קדימה, אם הארגון שלכם מתכנן להפוך ערוצים משותפים למרכז של שיתוף פעולה בין חברות או עם ספקים, שימו לב לגבולות הביצועים האלה. עדיף לתכנן את הארכיטקטורה תוך התחשבות במגבלות מאשר לנסות לתקן דברים אחרי שמשתמשים מתחילים לפגר בלוחות הזמנים בגלל עיכובים או בעיות נתונים.

כיצד מגבלות משתמשים וקבצים משפיעות על ביצועי ערוצים משותפים

• תקרות משתמשים: לערוצים משותפים יש תקרת חברות קשיחה (כיום 5,000 משתמשים ועד 50 צוותים), והירידה בביצועים, כמו טעינת הודעות איטית וסנכרון איטי, עלולה להופיע הרבה לפני שמגיעים למגבלה המוחלטת.
• ספי נפח קבצים: ככל שמספר הקבצים והנפח הכולל של הערוץ גדלים (במיוחד עם קבצים גדולים), הגישה לקבצים מואטת, והאינדוקס והחיפוש נעשים איטיים יותר עבור כולם, במיוחד עבור משתמשים חיצוניים.
• השהיה חוצת דיירים: ככל שמחברים יותר דיירים, כך גדל הסיכון לעיכובים בהודעות, להתראות שהוחמצו או לאובדן הקשר בשיחות משורשרות.
• בעיות סנכרון מסמכים: שימוש אינטנסיבי בעריכה במקביל או בהעלאות בו-זמניות עלול לגרום לשגיאות סנכרון ולנעילות "lockout" של קבצים עבור חלק מהמשתפים.
• שיטות עבודה מומלצות: כדי לשמור על שיתוף פעולה זורם, יש לנקות מדי פעם את חברי הערוצים, לצמצם את העומס של קבצים מיותרים ולארכב פרויקטים שהסתיימו, במקום לאפשר לערוצים לגדול ללא הגבלה.

השתמשו ברשימת בדיקה זו כדי להעריך ולתכנן את המגבלות וההגדרות של ערוצים משותפים ב-Microsoft Teams לפני הפריסה.

8 עובדות מפתיעות על Shared Channels ב-Microsoft Teams (וגם מגבלות חשובות של Teams Shared Channels)

1. גישה מדויקת לאורחים בלי להוסיף אותם לצוות: Shared Channels מאפשרים להזמין אנשים וארגונים שלמים ישירות לערוץ, בלי להוסיף אותם לצוות האב. עם זאת, מגבלה מרכזית של Teams Shared Channels היא שחלק מהתכונות בין-דיירים (כמו אפליקציות ברמת הארגון) עלולות לפעול אחרת מאשר בתוך צוות.
2. שיתוף פעולה בין דיירים עדיין יכול להיות מוגבל: למרות ש-Shared Channels מאפשרים גישה בין דיירים, מנהלי הדייר יכולים לחסום או להגביל שיתוף בין דיירים. לכן מדיניות ממשל היא מגבלה מעשית של Teams Shared Channels.
3. לא כל האפליקציות תומכות ב-Shared Channels: אפליקציות רבות של צד שלישי, ואפילו חלק מאפליקציות Microsoft, אינן פועלות בתוך Shared Channels. זו מגבלה נפוצה של Teams Shared Channels שכדאי לבדוק לפני העברת תהליכי עבודה.
4. הקבצים מאוחסנים באופן שונה: קבצים ב-Shared Channels מאוחסנים באוסף אתרים ייעודי שנגיש לחברי הערוץ. התכנון הזה משפר את הבידוד, אבל יוצר מגבלות של Teams Shared Channels סביב מדיניות שמירה ותצורות eDiscovery, שעלולות להיות שונות מאלה של קבצי צוות.
5. יכולות הערוצים הפרטיים שונות: Shared Channels נפרדים מערוצים פרטיים. ב-Shared Channels ניתן להוסיף חברים חיצוניים, ואילו ערוצים פרטיים מוגבלים לחברי הצוות. החפיפה המבלבלת בין השניים היא מגבלה מעשית של Teams Shared Channels עבור מתכננים שמגדירים מודלי גישה.
6. בקרות מדיניות וציות יכולות להיות מורכבות: החלה אחידה של תוויות רגישות, DLP או מדיניות שמירה עשויה להיות קשה יותר ב-Shared Channels, ולכן פערים במדיניות הם מגבלה משמעותית של Teams Shared Channels עבור ארגונים מפוקחים.
7. התנהגות הפגישות והיומנים עשויה להשתנות: לפגישות שנקבעות ב-Shared Channels יש נראות שונה ביומן וחוויות הצטרפות שונות בין דיירים. זו מגבלה של Teams Shared Channels בתזמון פגישות ובניהול משתתפים.
8. כלי העברה וגיבוי עשויים שלא לתמוך בהם במלואם: כלי העברה, גיבוי וביקורת רבים עדיין אינם תומכים במלואם ב-Shared Channels, ולכן העברת נתוני ערוצים או הגנה עליהם עשויות להיות מוגבלות. זו מגבלה קריטית של Teams Shared Channels שיש לתכנן מראש.

מגבלות ושיקולים בערוצים פרטיים

מהן המגבלות העיקריות של ערוצים פרטיים לעומת Shared Channels?

ערוצים פרטיים מוגבלים לחברי הצוות האב ואינם תומכים בשיתוף פעולה בערוץ משותף עם גורמים חיצוניים. לכל ערוץ פרטי נוצר אתר SharePoint Online נפרד המבוסס על קבוצת Microsoft 365, עם ספריית מסמכים נפרדת. קיים גם מכסה למספר הערוצים הפרטיים שניתן ליצור בכל צוות, שמוכרת בדרך כלל כ-30 ערוצים פרטיים לצוות. לא ניתן להשתמש בערוצים פרטיים לשיתוף פעולה בין דיירים באמצעות Microsoft Teams Connect או B2B Direct Connect, ובעלי הצוות שולטיםביצירה ובחברות.

האם בעלי ערוץ פרטי יכולים לנהל משתתפים חיצוניים?

לא. בעלי ערוץ פרטי מנהלים רק חברים השייכים לאותו דייר Microsoft 365, וערוצים פרטיים אינם מאפשרים השתתפות של אנשים מחוץ לדייר. כדי לשתף פעולה עם משתמשים חיצוניים, יש להשתמש ב-Shared Channels או במנגנוני שיתוף חיצוניים אחרים שמבוססים על Microsoft Entra ID והגדרות הדייר.

שימוש ב-Shared Channels: הגדרה ושיטות עבודה מומלצות

איך יוצרים ערוץ משותף, ומהן המגבלות?

כדי ליצור ערוץ משותף, בעלי הצוות או משתמשים בעלי הרשאה בוחרים באפשרות 'יצירת ערוץ משותף' בלקוח Teams, ובוחרים חברים ומשתתפים חיצוניים בהתאם למותר במדיניות הערוצים של הדייר. לחלופין, ניתן להתחבר באמצעות B2B Direct Connect. המגבלות כוללות מדיניות לכל דייר שקובעת מי יכול ליצור ערוצים משותפים, הגבלות אפשריות מהגדרות Microsoft Entra ID, תלות בגישה לאתר SharePoint עבור קבצים (לערוץ משותף יש אוסף אתרים משלו), ומכסות של ערוצים לכל צוות וסך ערוצים משותפים, בהתאם להגדרות ברמת הארגון.

מי יכול ליצור ערוצים משותפים, ואיך מדיניות ארגונית משפיעה על כך?

בעלי צוות יכולים ליצור ערוצים משותפים כאשר מדיניות הערוצים של הדייר והגדרות הצוות מאפשרות זאת. חלק מהארגונים מגבילים את היצירה לבעלי צוות או לתפקידים מסוימים. מנהלי הדייר של Microsoft 365 שולטים במדיניות באמצעות מרכז הניהול של Teams והגדרות Microsoft Entra ID. אם היצירה חסומה, החברים צריכים לבקש יצירה דרך המנהלים או לפעול לפי נהלי הארגון.

B2B Direct Connect לשיתוף פעולה חיצוני משותף

מהו B2B Direct Connect וכיצד הוא משפיע על מגבלות הערוצים המשותפים?

B2B Direct Connect היא יכולת המאפשרת שיתוף פעולה מאובטח ופשוט בין דיירים, ללא צורך להוסיף משתמשים כאורחים. כאשר היא מופעלת, משתתפים חיצוניים יכולים להשתמש בערוצים משותפים של Teams Connect בין דיירים. המגבלות כוללות הגדרות ניהול ב-Microsoft Entra ID, הגדרות אמון בין דיירים ואילוצים שמגדירה מדיניות הערוץ. בקרות ביצועים, ממשל ותאימות חלות גם הן.

האם אנשים מחוץ לארגון שלנו יכולים להצטרף לערוץ משותף באמצעות B2B Direct Connect?

כן. כאשר B2B Direct Connect ומדיניות הדייר המתאימה מופעלות, משתתפים חיצוניים יכולים להצטרף לערוץ משותף ולשתף פעולה. עם זאת, זרימות ההזמנה, האימות דרך Microsoft Entra ID ומדיניות הדייר היעד קובעים את החוויה. גישה משותפת חיצונית עשויה להיות מוגבלת על ידי הגדרות צוותים ברמת הארגון או על ידי מדיניות הערוץ.

אחריות בעלי ערוצים משותפים

מי הם בעלי ערוצים משותפים ומה הם יכולים לעשות?

בעלי ערוצים משותפים הם בדרך כלל בעלי הצוות או בעלי ערוץ שנקבעו לכך, והם מנהלים את חברות הערוץ, ההגדרות והמודרציה. הם יכולים להזמין חברים לערוץ משותף או להסיר אותם, להגדיר מדיניות מודרציה ולנהל מי רשאי לפרסם. חלק מהפעולות עשויות עדיין לדרוש הרשאות מנהל דייר, למשל שינוי תכונות אמון בין דיירים או פתרון בעיות גישה לאתר SharePoint.

האם בעלי ערוצים משותפים יכולים לגשת לאתר SharePoint של הערוץ?

כן. לכל ערוץ משותף יש אתר SharePoint משלו (אוסף אתרים או ספריית מסמכים) ב-SharePoint Online. בעלי ערוצים משותפים וחברים בעלי הרשאות מתאימות יכולים לגשת לספריית המסמכים של הערוץ המשותף. הגישה כפופה למדיניות הדייר ולקשרי Microsoft Entra ID בין הדיירים, ועשוי להידרש אישור מנהל לגישה לקבצים בין דיירים.

שימוש משותף: ממשל ומדיניות ערוץ

מהי מדיניות ערוץ וכיצד היא מגבילה את השימוש בערוצים משותפים?

מדיניות ערוץ, שמוגדרת על ידי מנהלי Microsoft Teams, שולטת ביצירה, בגישה חיצונית, בהגדרות מודרציה ובשמירה של ערוצים משותפים. היא מגבילה מי יכול ליצור ערוצים משותפים, האם משתתפים חיצוניים מורשים ואילו יכולות (כמו אפליקציות או תכונות פגישה) זמינות. מנהלים צריכים ליישר את מדיניות הערוץ עם עדכוני אבטחה ועם צרכי הציות של הארגון.

כיצד אני מנהל ערוצים משותפים בהתאם למדיניות הארגון?

כדי לנהל ערוצים משותפים, השתמשו במרכז הניהול של Teams כדי להחיל מדיניות ערוץ, לעקוב אחר רשימת הערוצים והשימוש בהם, ולשלוט במי יכול ליצור ולשתף ערוצים. יש לוודא שהגדרות Microsoft Entra ID וקבוצות Microsoft 365 מוגדרות כראוי, לסקור הרשאות באתר SharePoint Online עבור ספריות המסמכים, ולהשתמש בביקורת ובמדיניות שמירה כדי לעמוד בדרישות התאימות.

ניהול ערוצים משותפים: חברות וגישה

כמה חברים יכול לכלול ערוץ משותף, והאם יש מגבלות?

ערוצים משותפים תומכים במספר רב של חברים, כולל משתתפים חיצוניים, אך המגבלות המעשיות תלויות בהגדרות הדייר, בביצועי לקוח Teams ובמכסות הערוצים לכל צוות. המספרים המדויקים עשויים להשתנות. עיינו ב-Microsoft Learn או בתמיכה של Microsoft לקבלת המגבלות המפורסמות והעדכניות. לשיתוף פעולה בקנה מידה גדול, שקלו שימוש בצוותים ברמת הארגון, בחברות צוות ובשאלה האם צוות או ערוץ משותף הוא המודל הנכון יותר.

האם חברים בערוץ משותף יכולים לגשת לקבצים ולספריית המסמכים?

כן. חברי הערוץ המשותף יכולים לגשת לספריית המסמכים של הערוץ ב-SharePoint Online, בתנאי שהגישה בין דיירים והרשאות האתר מוגדרות כראוי. אתר SharePoint של הערוץ המשותף נפרד מאתר הצוות האב, ולכן יש לוודא שהחברים מתווספים לערוץ המשותף כדי שיוכלו לגשת לקבצים ולשתף פעולה.

יצירת ערוצים משותפים: שלבים טכניים ומעשיים

מהם השלבים ליצירת ערוץ משותף בלקוח Teams?

בלקוח Teams, בחרו את הצוות, לחצו על 'הוספת ערוץ', בחרו 'משותף' כסוג הערוץ, תנו שם לערוץ, הגדירו פרטיות וחברות, והזמינו משתתפים פנימיים או חיצוניים. ודאו שבעלי הצוותים יכולים ליצור ערוצים משותפים בהתאם למדיניות הערוצים, ובדקו את Microsoft Entra ID ואת הגדרות הדייר עבור שיתוף פעולה חיצוני. לאחר היצירה, לערוץ המשותף יהיה אתר SharePoint משלו לקבצים.

האם יש מגבלות כשיוצרים ערוצים משותפים רבים או ערוצים רבים בצוות?

כן, קיימות מגבלות על מספר הערוצים בכל צוות, על מספר הערוצים המשותפים בכל דייר ועל המספר הכולל של הערוצים, בהתאם למגבלות השירות ולשיקולי ביצועים. מטרות המגבלה כוללות ביצועי מערכת, יכולת ניהול וציות לדרישות. עיינו ב-Microsoft Learn לקבלת הסף העדכני, ותכננו את מבנה הצוותים בהתאם.

בעל ערוץ והרשאות

אילו הרשאות יש לבעל ערוץ לעומת בעל צוות?

בעל ערוץ מנהל את החברות וההגדרות של אותו ערוץ ספציפי (משותף או פרטי), ויכול לנהל שיחות, לנהל קבצים ולקבוע הרשאות פרסום. בעלי צוותים מנהלים את הצוות המרכזי ואת ההגדרות הרחבות יותר, כגון חברות בצוות והיכולת ליצור ערוצים, בכפוף למדיניות הערוצים. בעלים יכולים ליצור ערוצים משותפים אם מדיניות הדייר מאפשרת זאת.

האם בעלים יכולים ליצור ערוצים משותפים בשם אחרים?

כן, אם מדיניות הערוצים והגדרות הצוות מאפשרות זאת, בעלים יכולים ליצור ערוצים משותפים ולהזמין חברים או משתתפים חיצוניים. מנהלים עשויים להגביל את היצירה לתפקידים מסוימים, ולכן אם בעלים אינם יכולים ליצור ערוצים משותפים, בדקו את מדיניות הערוצים ברמת הדייר ואת תצורת Microsoft Entra ID.

צוותים וערוצים: שיתוף פעולה ושיתוף חיצוני

במה ערוצים משותפים שונים מערוצים רגילים בשיתוף פעולה עם משתמשים חיצוניים?

ערוצים רגילים דורשים הוספת משתמשים חיצוניים כאורחים לצוות, מה שיוצר חשבונות אורח בדייר של Microsoft 365. ערוצים משותפים (באמצעות Microsoft Teams Connect) מאפשרים למשתתפים חיצוניים לשתף פעולה ללא חשבונות אורח, כאשר מוגדר B2B Direct Connect. כך שיתוף הפעולה החיצוני פשוט יותר, אך הוא כפוף למדיניות הערוצים, ל-Microsoft Entra ID ולהגדרות השיתוף ברמת הדייר.

האם משתמשים יכולים לשתף פעולה בין דיירים מבלי להתווסף לערוץ המשותף כאורחים?

כן, עם Microsoft Teams Connect ו-B2B Direct Connect, משתמשים חיצוניים יכולים להשתתף בערוץ משותף מבלי להיות אורחים מלאים בדייר, בתנאי ששני הדיירים מאפשרים זאת, ושהגדרות Microsoft Entra ID ומדיניות הערוצים מוגדרות כך שיאפשרו שיתוף פעולה בין דיירים.

אתר SharePoint וגישה לקבצים עבור ערוצים משותפים

האם לכל ערוץ משותף יש אתר SharePoint וספריית מסמכים משלו?

כן, לערוץ משותף יש בדרך כלל אוסף אתרים וספריית מסמכים משלו ב-SharePoint Online, נפרדים מאתר הצוות המרכזי. תכנון זה מבודד את הקבצים וההרשאות לערוץ המשותף, ולכן ניהול הגישה דורש לוודא שלחברי הערוץ המשותף הוענקו ההרשאות המתאימות באתר SharePoint זה.

איך אני מאתר תקלות בגישה לספריית המסמכים של הערוץ המשותף?

קודם כל, ודאו את חברות הערוץ המשותף ואת הרשאות אתר SharePoint של הערוץ. בדקו מדיניות ברמת הדייר ב-Microsoft Entra ID ובהגדרות הניהול של Teams שעלולות לחסום גישה חיצונית. השתמשו במשאבי התמיכה של Microsoft ובתיעוד Microsoft Learn לקבלת שלבי פתרון תקלות מפורטים, ושתפו את מנהלי ה-IT כדי לבדוק את תצורת SharePoint Online ואת קבוצות Microsoft 365 במידת הצורך.