スプレッドシートの混乱を解消する: ビジネスに単一の正しい製品情報源が必要な理由

By Mirko Peters · 2026-08-27

また、現代の企業をスムーズに動かしている業務の仕組みを掘り下げる本エピソードへようこそ。事業を運営したことがある方や、倉庫を管理したことがある方なら…

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エンタープライズ運用の仕組みに関する深掘り企画へ、ようこそお戻りください。事業を運営したことがある方、倉庫を管理したことがある方、購買を統括したことがある方、あるいはデジタルストアの立ち上げに携わったことがある方なら、データの不一致がもたらす嫌な感覚をよくご存じでしょう。ある部署では製品の重さが5キログラムだと考えているのに、別の部署では10キログラムだと考えている。あるスプレッドシートでは製品が販売終了になっているのに、ECサイトではその製品のフラッシュセールが実施中である。これがスプレッドシートの混乱であり、誤った出荷処理、不満を抱えた顧客、無駄になる従業員の時間を通じて、静かに収益を削っています。今回は、集中管理された製品情報によって、この組織的な頭痛の種を根本から解消できる方法を解説します。これらの概念を音声で解説した内容は、関連エピソードDynamics 365 Product Information Management - Simply Explainedでご確認ください。

スプレッドシートの混乱を解消する: 製品データの不一致が生む見えないコスト

営業、購買、倉庫チーム、そしてオンラインストアが、まったく同じ製品について異なる情報を持っていたらどうなるでしょうか。サプライヤーが仕様を変更し、一つのスプレッドシートは更新されても別のシステムは更新されない。その結果、顧客は古い情報を受け取り、従業員は誤った商品を発注してしまいます。誰かが故意に誤った情報を作っているわけではありません。根本的な問題は、部署ごとに分断された別々の「正しい情報」のコピーをもとに作業していることにあります。データが、つながりのない Excel ファイル、ローカルのメモ、旧式のデータベースに散在していると、ビジネスの機敏さが失われます。従業員は説明文が最新かどうかを確認するために貴重な時間を費やし、顧客は注文した商品と届いた商品が一致しないことで信頼を失います。

Dynamics 365 Product Information Management とは何ですか？

この摩擦をなくすには、製品データを定義し維持するための集中型の基盤が必要です。Dynamics 365 Product Information Management は、まさにこの機能を提供します。購買部門にはサプライヤー情報と計量単位が必要です。倉庫チームには、入荷、保管、ピッキングのための正確な情報が必要です。営業には、顧客に響く分かりやすい製品名が必要です。経理には、原価計算と評価のための正しい製品設定が必要です。一方、コマースチャネルには、詳細な説明、画像、仕様が必要です。共通の製品定義がなければ、各部署は同じ現実について独自のバージョンを作ってしまいます。PIM は、これらの異なる業務プロセスがすべて頼れる共通の基盤を提供します。

単一の製品レコードの構造

たとえば、当初500ミリリットルの製品として販売されていた断熱ウォーターボトルを考えてみましょう。サプライヤーがこれを750ミリリットルに変更します。購買部門は新しい仕様を受け取りますが、オンラインストアには依然として500ミリリットルと表示されたままです。営業は古い仕様書を顧客に送付し、倉庫の従業員は注文内容と一致しないラベルを目にします。Product Information Management は、合意された製品情報を管理・再利用できる、一元的な製品定義を作成します。製品番号は、チームごとに用語が異なっていても、一貫した識別子を提供します。また、このレコードには、名称、説明、単位、画像、添付ファイル、カテゴリ、属性、翻訳を含めることができ、全員が全く同じページを基に作業できるようにします。

単品製品と製品マスター／バリアントの違い

製品カタログを構築する際には、現代のエンタープライズリソースプランニングシステムがアイテムをどのように分類するかを理解することが重要です。Dynamics 365 では、単品製品と製品マスターを区別します。単品製品は、別個のバリアントを生み出す選択肢のない、一つの固定されたアイテムを表します。製品マスターは、関連する製品ファミリー全体を表します。ジーンズが良い例です。顧客にとっては一つの製品かもしれませんが、倉庫では青のMサイズと黒のLサイズを区別する必要があります。製品マスターにはジーンズ・ラインの共通情報が含まれ、個々のバリアントは、従業員が実際に購入、在庫管理、販売、出荷するアイテムを表します。

製品ディメンションと物理ディメンションの理解

製品マスターを扱う際には、製品ディメンションと物理ディメンションに必ず出会うことになり、両者を混同しないことが極めて重要です。Dynamics 365 Supply Chain Management には、Color（色）、Size（サイズ）、Style（スタイル）、Configuration（構成）、Version（バージョン）の 5 つの製品ディメンションがあります。色やサイズは衣料品にわかりやすい例です。Style では、レギュラーフィットとスリムフィットのような違いを区別できます。Configuration は特定のビルドやセットアップを識別でき、Version は時間の経過に伴うエンジニアリング変更を区別できます。製品ディメンションは、誰が求めている具体的なバリアントが何かを特定するものです。一方、物理ディメンションは、重量、高さ、幅、長さ、容量など、製品の物理的な特性を表します。倉庫業務では、物理ディメンションによって、ビンやトラックにどれだけのスペースが必要かを判断でき、製品ディメンションによって、顧客が注文した正確な品目を確実に受け取れるようになります。

製品バリアントを構成する 3 つの方法

事業はそれぞれ異なり、すべての製品ファミリーが同じ構造になっているわけではありません。Dynamics 365 Supply Chain Management では、バリアントを構成するための 3 つの異なるアプローチをサポートしています。事前定義バリアント、ディメンションベースの構成、制約ベースの構成です。事前定義バリアントは、組織がどの組み合わせを販売するかをすでに把握している場合に適しています。小売業者は、実際には存在しない組み合わせを数学的に生成することなく、特定の色とサイズの組み合わせをリストアップするためによくこの方法を使用します。ディメンションベースの構成は製造業で有効です。異なるセットアップには、共有の部品表（BOM）に紐付いた特定のコンポーネントが必要になるためです。制約ベースの構成は、顧客が多くのオプションから選択できる一方で、すべての組み合わせが技術的に可能とは限らない場合に威力を発揮します。これにより、無効な構成が工場の現場に届く前に、システムがそれを防止できます。

カテゴリと属性によるカタログの構成

製品の一覧が膨大でも、目的の製品が見つからなければ意味がありません。カテゴリは、整理された店舗の通路のように、製品情報を構造的に整理する役割を果たします。異なる事業要件に対応する複数のカテゴリに、1 つの製品が同時に属することもできます。カテゴリに加えて、属性は製品を説明する追加の構造化された詳細情報を提供します。たとえば水筒であれば、属性には素材、容量、ふたの種類、断熱性、ブランドなどが含まれる可能性があります。産業機器であれば、電力要件や温度範囲を属性で表すことができます。これにより、個々の品目に対して無秩序な自由記述のフィールドを作るのではなく、有用なデータを構造化された形で管理できます。

テキストを超えて：画像、添付ファイル、翻訳の管理

製品情報が構造化された数値やテキストフィールドだけに限られることはほとんどありません。画像は、倉庫の従業員、営業担当者、オンラインの購入者がひと目で品目を視覚的に認識するのに役立ちます。添付ファイルには、サプライヤーの重要なドキュメント、安全コンプライアンスシート、詳細な技術仕様書を含めることができます。一方、翻訳によって、製品名と説明を、同一の基礎となる製品定義を維持したまま、各言語や地域市場に適切に提示できます。これらの機能を組み合わせることで、製品レコードは、オムニチャネルの成功を支える、リッチでマルチメディアな信頼できる情報源へと変わります。

チームをまたいだ製品データへのアクセス制御

大きな力には大きな責任が伴い、すべての従業員がすべての製品レコードを変更できるべきではありません。製品名、仕様、カテゴリを管理されないまま変更すると、在庫、販売、フルフィルメントの各システム全体に大きな下流への影響が及ぶ可能性があります。幸い、Dynamics 365 では、管理者がカテゴリ単位または個々の製品単位で製品データへのアクセス規則を適用できます。異なるチームは、自分が専門知識と責任を持つ製品領域を管理でき、機密性の高い製品や制限された製品には、より厳格で安全な管理上の制御を適用できます。

単一の製品の信頼できる情報源が必要な理由

スプレッドシートの乱立を解消することは、もはや単なるIT上の優先課題ではなく、事業戦略の根幹です。営業チーム、購買担当者、倉庫スタッフ、そしてデジタルストアフロントが、製品情報の単一の一元化されたソースを参照するようになると、ミスは激減し、効率は大きく向上し、顧客満足度も高まります。カタログを一元化することで、データはサプライヤーから最終顧客まで、翻訳の途中で失われたり、古いスプレッドシートに埋もれたりすることなく、円滑に流れるようになります。専門家の知見や実例、そして貴社の組織でこうした施策を実装する方法の詳細な解説については、ぜひ本日公開のエピソードDynamics 365 Product Information Management - Simply Explainedを最後までお聴きください。