SharePoint 스토리지 거버넌스: 조직을 위한 모범 사례

By Mirko Peters · 2026-04-17

SharePoint 거버넌스 가이드: SharePoint Online의 스토리지 공간 관리. SharePoint 사이트 스토리지 한도와 관리 센터에서 적용할 수 있는 모범 사례를 알아봅니다.

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효과적인 SharePoint 스토리지 거버넌스는 선택 사항이 아니라 디지털 작업 공간이 커져도 콘텐츠를 안전하고 규정에 맞으며 체계적으로 유지하는 데 필수적입니다. 원격 근무하는 팀이 늘고 데이터가 날마다 불어나면서 느슨한 관리는 금세 실질적인 비즈니스 위험으로 번질 수 있습니다. 통제되지 않은 스토리지는 비용 상승, 규정 준수 문제, 보안 위협으로 이어집니다. 그래서 조직에는 누가 무엇을, 어디에, 얼마나 오래 저장하는지를 명확하게 관리하는 체계적인 접근이 필요합니다. 이 가이드에서는 거버넌스 프레임워크, 실용적인 정책, 유용한 도구를 활용해 파일을 보호하고 규정을 준수하며 효율적이고 간결한 Microsoft 365 환경을 운영하는 방법을 살펴봅니다.

SharePoint 환경을 건강하게 유지하는 데 필요한 핵심 사항을 짚어 보고, Microsoft 365 관리를 더 원활하고 안전하게 만들 수 있는 즉각적인 기회도 함께 살펴보겠습니다. 걸린 것이 큰 만큼 이를 제대로 해낼 때 얻는 보상도 큽니다.

SharePoint 스토리지에 관한 7가지 놀라운 사실

• 스토리지 할당량은 사용자에게 보이지 않을 수 있습니다: 사이트 컬렉션과 OneDrive 할당량은 백엔드에서 적용되므로, 관리자에게 보이는 할당량 경고가 나타날 때까지 사용자는 계속 업로드할 수 있습니다. 사전 모니터링이 없으면 이는 실질적인 SharePoint 스토리지 거버넌스를 더 어렵게 만듭니다.
• 삭제된 항목도 여전히 스토리지를 차지합니다: 휴지통과 사이트 컬렉션의 2단계 휴지통에 있는 파일은 영구 삭제되기 전까지 SharePoint 스토리지에 계속 포함됩니다. 거버넌스 정책으로 관리하지 않으면 체감 사용량이 두 배로 늘어나는 경우가 많습니다.
• 버전 관리는 사용량을 빠르게 늘립니다: 버전 관리를 사용하면(특히 대용량 파일의 경우) 스토리지 사용량이 빠르게 증가할 수 있습니다. 증가를 통제하려면 거버넌스 규칙에서 버전 수 제한과 보존 기간을 정의해야 합니다.
• 스토리지 지표는 실시간 변화를 따라잡지 못합니다: SharePoint 스토리지 보고서와 관리 센터 지표는 몇 시간씩 지연될 수 있습니다. 따라서 타사 도구나 스크립트 기반 보고가 없다면 실시간 거버넌스와 할당량 적용이 어려워집니다.
• OneDrive와 SharePoint는 테넌트 스토리지 풀을 공유합니다: 테넌트 수준 스토리지는 OneDrive와 SharePoint 사이트 전체에서 공유되므로, 사용자 OneDrive를 제대로 관리하지 않으면 중앙 SharePoint 콘텐츠와 앱에 필요한 공간이 고갈될 수 있습니다.
• 외부 공유와 백업은 용량 계획에 영향을 줍니다: 외부 공유 링크, 게스트 액세스를 위해 만든 복사본, 타사 백업 스냅샷은 모두 전체 저장 데이터를 늘립니다. 효과적인 SharePoint 스토리지 거버넌스는 이러한 간접적인 소비 요인까지 고려해야 합니다.
• 사용하지 않는 사이트도 공간을 차지하고 난립 위험을 높입니다: 비활성 사이트 컬렉션, 보관된 콘텐츠, 잊혀진 허브 연결은 테넌트 스토리지를 계속 소비합니다. 자동화된 수명 주기 및 보존 거버넌스를 적용하면 예상치 못한 장기 비용을 줄일 수 있습니다.

SharePoint 스토리지 거버넌스 이해하기

SharePoint 스토리지 거버넌스 - 정의

SharePoint 스토리지 거버넌스는 조직이 SharePoint 및 관련 Microsoft 365 서비스 내에서 스토리지를 어떻게 할당하고, 사용하고, 모니터링하고, 최적화하는지를 관리하기 위해 사용하는 정책, 역할, 프로세스, 기술 통제의 집합입니다. 누가 사이트와 라이브러리를 만들 수 있는지, 얼마나 많은 스토리지를 사용할 수 있는지, 보존 및 삭제 규칙, 할당량 적용, 분류, 보고 방식을 정의하여 스토리지 리소스를 효율적이고 안전하며 규정에 맞게 사용하도록 합니다.

간략한 설명: 효과적인 SharePoint 스토리지 거버넌스는 통제되지 않은 증가를 막고, 비용을 줄이며, 성능과 규정 준수를 유지함으로써 비즈니스 요구와 IT 제약의 균형을 맞춥니다. 핵심 요소로는 스토리지 할당 정책(사이트 및 테넌트 할당량), 수명 주기 관리(보존, 보관, 삭제), 프로비저닝 워크플로, 메타데이터 및 분류 표준, 모니터링 및 알림, 사이트 소유자와 관리자의 역할 및 책임이 있습니다. 이러한 조치를 함께 적용하면 조직은 스토리지 사용량을 통제하고, 보안 및 규정 준수 요구 사항을 시행하며, SharePoint 스토리지를 올바르게 사용하도록 사용자와 관리자에게 명확한 지침을 제공할 수 있습니다.

SharePoint 스토리지 거버넌스는 SharePoint 사이트와 문서 라이브러리 전반에서 데이터를 관리하기 위한 명확한 규칙, 프로세스, 역할을 설정하는 관행입니다. 단순히 저장 공간이 부족해지는 것을 막는 문제가 아니라, 정보의 수명 주기 전반에서 보안을 유지하고, 규정을 준수하며, 쉽게 찾을 수 있도록 보장하는 일입니다. 여기에는 누가 무엇에 접근할 수 있는지 추적하고, 데이터를 어떻게 분류하며, 언제 보관 처리하거나 삭제해야 하는지 관리하는 작업이 포함됩니다.

좋은 거버넌스는 법적 요구 사항과 비즈니스 운영을 모두 뒷받침하는 기반을 만들어 줍니다. 민감한 문서가 권한 없는 사람의 눈에 띄지 않도록 보호하고, 팀이 더 효율적으로 일할 수 있도록 돕습니다. 스토리지, 보존, 접근에 대한 정책은 기술적인 이유만이 아니라 조직의 목표와 문화를 지원하기 위해 수립됩니다.

거버넌스는 SharePoint 환경이 어수선해지거나 위험해지지 않도록 막아 주는 가드레일이라고 생각하면 됩니다. 기술, 사람, 정책이 결합된 것이며, 자동화된 점검과 전통적인 상식이 함께 작동하여 SharePoint를 어떻게 사용하고 관리해야 하는지를 모든 구성원에게 알려 줍니다. 하이브리드 근무와 협업에 의존하는 기업이 늘어나면서, 공식화된 스토리지 관행은 “시간이 나면 하자”는 선택 사항이 아니라 제대로 사업을 운영하기 위한 필수 요소가 되었습니다.

SharePoint 스토리지 거버넌스의 핵심 개념

1. 스토리지 할당량: SharePoint 사이트 또는 사이트 컬렉션에 저장할 수 있는 전체 데이터 양을 제어하기 위해 설정하는 한도입니다. 할당량은 사이트가 사용 가능한 용량을 필요 이상으로 차지하지 못하도록 막아, 초과 비용, 예상치 못한 지출, 성능 저하를 방지하는 데 도움이 됩니다.
2. 사이트 수명 주기 관리: 사이트가 생성, 검토, 보관, 삭제되는 방식을 관리하는 것입니다. 수명 주기 정책은 오래되었거나 방치된 사이트가 공간을 차지하고 규정 준수 위험을 만드는 일을 막아 줍니다. 체계적인 수명 주기 프로세스는 SharePoint 환경을 깔끔하고 최신 상태로 유지합니다.
3. 정보 아키텍처: 파일, 폴더, 문서 라이브러리, 메타데이터를 정리하는 전체 구조입니다. 잘 설계된 아키텍처는 검색 용이성을 높이고, 규정 준수 태깅을 지원하며, 콘텐츠를 저장하는 방법과 위치를 표준화하여 자동화를 가능하게 합니다.
4. 접근 제어: 누가 문서를 보고, 편집하고, 공유할 수 있는지 정의하는 것은 거버넌스의 핵심 원칙입니다. 접근 제어에는 권한 모델, 공유 정책, 게스트 접근 규칙이 포함되며, 민감하거나 규제 대상인 데이터에 올바른 사람만 접근하도록 보장합니다.
5. 규정 준수 요구 사항: 이러한 규칙은 SharePoint 데이터 처리가 내부 정책이나 외부 규제와 일치하도록 보장합니다. 여기에는 보존 레이블 적용, 감사 로그, 콘텐츠가 어떻게 사용되고 공유되는지 추적하는 모니터링 도구가 포함되며, 재무, 법률, 개인 정보를 다룰 때 특히 중요합니다.

이러한 원칙을 이해하면, 큰 틀의 정책이 조직이 SharePoint 환경을 계속 통제할 수 있도록 돕는 실질적이고 일상적인 모범 사례로 어떻게 이어지는지 파악할 수 있습니다.

조직에 SharePoint 스토리지 거버넌스가 필요한 이유

1. 위험 완화: 거버넌스가 없으면 우발적인 데이터 유출, 무단 접근, 통제되지 않는 데이터 증가가 비즈니스 위험이 됩니다. 통제력을 잃으면 민감한 재무, 직원, 고객 데이터가 노출될 수 있습니다.
2. 비용 통제: 스토리지를 제대로 관리하지 않으면 필요 없는 공간에 비용을 지불하게 됩니다. 비효율적인 구성은 중복 콘텐츠를 낳고, 라이선스나 구독 한도를 지키기 어렵게 만듭니다.
3. 규정 준수 의무: 금융, 의료, 교육 등 규제가 엄격한 산업의 조직은 데이터 보존과 개인 정보 보호 준수를 입증해야 합니다. 거버넌스가 부족하면 감사에 실패하거나 법규를 위반했을 때 막대한 벌금이 부과될 수 있습니다.
4. 데이터 보안: 강력한 거버넌스는 기밀 데이터가 부적절한 사람의 손에 들어가지 않도록 합니다. 권한을 적용하고, 지식 재산을 보호하며, 회사 내부와 외부 모두에서 위험한 파일 공유를 제한합니다.
5. 협업 목표: 명확한 규칙은 팀이 더 열심히 일하기보다 더 똑똑하게 일하도록 돕습니다. 거버넌스는 “어디에 저장할지”에 대한 혼란을 막고, 중복되거나 오래된 문서가 만드는 혼잡을 방지합니다.

실제 현장에서는 파일 유실, 영업 비밀 노출, 통제되지 않은 사이트 확산으로 인한 비용 급증 같은 문제가 발생합니다. 스토리지 거버넌스가 부실하면 신뢰와 운영이 무너지는 모습을 쉽게 볼 수 있습니다. 반대로 명확한 규칙과 프레임워크는 비용을 절감하고 가치를 지키며, 조직이 안전하고 자신 있게 협업할 수 있는 기반을 마련해 줍니다. Microsoft 365에서 거버넌스가 팀 협업을 어떻게 바꾸는지 더 알고 싶다면 Microsoft Teams 거버넌스에 관한 이 자료를 참고하세요.

SharePoint 스토리지 구성 요소와 할당량 핵심 요약

SharePoint 스토리지 거버넌스의 출발점은 무엇을 관리하는지 정확히 이해하는 것입니다. SharePoint는 단순한 대용량 파일 저장소가 아니라 사이트 모음에서 문서 라이브러리에 이르기까지 여러 구성 요소로 이루어져 있으며, 각 구성 요소는 고유한 용량과 액세스 제어를 가집니다. 스토리지 할당량은 이러한 구성 요소의 한계를 설정하는 가드레일 역할을 하며, IT 팀이 전체 용량을 파악하고 관리하는 데 도움을 줍니다.

데이터가 어디에 있고 여유 공간이 얼마나 남았는지 아는 것이 나중에 발생할 문제를 피하는 첫걸음입니다. 이러한 구성 요소를 잘못 관리하면 스토리지 한도를 훌쩍 넘기거나 민감한 파일의 행방을 놓치는 상황이 생길 수 있습니다. 이 기본 구성 요소를 익혀 두면 효과적인 거버넌스 정책을 실행하고, 갑작스러운 Microsoft 365 청구 비용 문제를 미리 방지하는 데 훨씬 유리합니다.

다음 섹션에서는 마주하게 될 SharePoint 스토리지의 유형을 자세히 살펴보고, 할당량이 실제로 내부에서 어떻게 작동하는지 설명합니다. 이 기본 개념을 확실히 이해하면 보고부터 자동화까지 스토리지 거버넌스의 나머지 부분이 훨씬 명확하게 다가올 것입니다.

SharePoint 스토리지 유형

• 사이트 모음: 모든 SharePoint 콘텐츠를 담는 최상위 컨테이너로, 각각 고유한 스토리지 경계, 권한, 거버넌스 규칙을 가집니다. 보통 부서, 프로젝트 또는 사업 단위별로 만들어집니다.
• 문서 라이브러리: SharePoint 사이트의 핵심 구성 요소인 문서 라이브러리는 파일을 정리하고, 메타데이터를 적용하며, 버전 관리와 공동 작성 같은 고급 협업 기능을 지원합니다.
• 개인 OneDrive 스토리지: 라이선스가 할당된 각 사용자는 OneDrive for Business를 통해 자신만의 클라우드 스토리지 공간을 받습니다. 이 공간은 조직 내 개인 파일 관리를 위해 SharePoint와 긴밀하게 통합됩니다.
• 공유 채널: Microsoft Teams 환경에서 사용되는 공유 채널은 팀 간 및 외부 협업을 지원하며, 파일은 상위 Team의 SharePoint 사이트에 저장됩니다. 자세한 내용은 공유 채널과 비공개 채널 비교 가이드를 참고하세요.
• Teams 연결 사이트: Microsoft Teams에 직접 연결된 파일 스토리지로, 모든 채널 문서가 기본 SharePoint 문서 라이브러리에 정리됩니다. Teams와 SharePoint 파일 환경 비교에 대한 자세한 내용도 확인해 보세요.

SharePoint 스토리지 할당량의 작동 방식

SharePoint 스토리지 할당량은 사이트 모음이 조직의 Microsoft 365 스토리지 풀 안에서 저장할 수 있는 최대 데이터 양을 의미합니다. 관리자는 개별 사이트가 용량을 지나치게 차지하지 않도록 이 할당량을 설정합니다. 할당량에 도달하면 사용자는 새 콘텐츠를 업로드하지 못하거나, 삭제 또는 정리가 필요하다는 경고를 받을 수 있습니다.

최신 SharePoint Online에서는 스토리지가 테넌트 전체에 걸쳐 풀로 관리되며, 조직은 전체 용량을 필요에 따라 여러 사이트에 배분할 수 있습니다. 관리자는 SharePoint 관리 센터에서 사용량을 모니터링하고, 비즈니스 요구, 성장 전망, 변화하는 프로젝트에 맞춰 할당량을 조정합니다. 온프레미스 SharePoint에 익숙하다면, SharePoint Online은 스토리지를 더 유연하게 처리한다는 점을 참고하세요. 다만 구독한 한도를 초과하면 Microsoft로부터 추가 요금이 청구됩니다.

할당량에는 두 가지 유형이 있습니다. 기가바이트나 테라바이트 단위로 설정하는 스토리지 할당량과, 클래식 환경의 서버 리소스 같은 항목을 대상으로 하는 리소스 할당량입니다. 정책으로 고정 할당량 또는 자동 확장 할당량을 적용할 수 있으며, SharePoint Online에서는 사이트 스토리지를 자동으로 관리하여 관리자의 부담을 덜면서도 비용 통제를 위해 초과 사용량을 계속 표시합니다.

명확한 할당량은 예측 가능한 비용을 제공하고, 팀이 오래된 콘텐츠를 삭제하거나 더 이상 필요 없는 항목을 보관하는 등 좋은 스토리지 관리 습관을 기르도록 돕습니다. 스토리지 할당량을 올바르게 설정하고 모니터링하면 조직은 예상치 못한 문제를 피하고 중요한 사이트의 성능을 최상으로 유지할 수 있습니다.

SharePoint 스토리지 거버넌스를 위한 SharePoint 스토리지 할당량의 주요 이점

SharePoint 스토리지 할당량 구현은 효과적인 SharePoint 스토리지 거버넌스의 핵심 요소입니다. 다음 이점은 대규모로 콘텐츠와 협업을 관리하는 조직에서 할당량이 왜 가치 있는지를 설명합니다.

• 용량 사용 통제 — 개별 사이트 또는 사이트 컬렉션이 과도한 스토리지를 사용하는 것을 방지하여 전체 용량 사용을 예측 가능하게 유지합니다.
• 비용 관리 — 제한을 적용하고 예기치 않은 초과 사용이나 계획되지 않은 확장을 막아, 스토리지 관련 비용을 예측하고 제한하는 데 도움을 줍니다.
• 성능 향상 — 사이트 컬렉션을 합리적인 크기 한도 내에 유지함으로써 검색, 백업, 복원 및 전반적인 사이트 응답성이 더 일관되게 유지됩니다.
• 운영 예측 가능성 — 관리자는 스토리지 수요에 대한 더 명확한 기대치를 바탕으로 유지 관리, 백업 및 확장 작업을 계획할 수 있습니다.
• 콘텐츠 위생 관리 촉진 — 할당량은 사용자가 오래된 콘텐츠를 삭제하거나 보관하고, 중복을 줄이며, 한도 내에 머무르기 위해 보존 정책을 채택하도록 장려합니다.
• 감독을 갖춘 분산 거버넌스 — 사이트 소유자에게 스토리지 책임을 위임하는 동시에, 중앙 IT가 조직 전체 정책을 적용하고 사용량을 모니터링할 수 있도록 합니다.
• 자동 적용 — 할당량은 자동 차단 또는 경고 임계값을 제공하여, 지속적인 수동 개입 없이도 의도치 않은 과다 사용을 방지합니다.
• 컴플라이언스 및 감사 가능성 강화 — 대량의 콘텐츠가 어디에 있는지 더 쉽게 추적하고, 더 넓은 거버넌스의 일환으로 보존, 보호 또는 법적 보류 조치를 적용할 수 있습니다.
• 차지백 또는 쇼백 모델 지원 — 실제 사용량을 기준으로 스토리지 비용을 사업부에 공정하게 배분하거나 보고할 수 있도록 합니다.
• 확장성 및 정책 일관성 — 표준화된 할당량 설정은 여러 사이트 컬렉션에 걸쳐 거버넌스의 일관성을 유지하면서 SharePoint 환경을 더 간단하게 확장할 수 있도록 합니다.

SharePoint 스토리지 증가 관리

SharePoint에서 스토리지 증가를 통제하지 않으면 예산이 조용히 소진되고, 환경 속도가 느려지며, 컴플라이언스 감사가 필요 이상으로 어려워질 수 있습니다. 스토리지 규칙을 만드는 것만으로는 충분하지 않으며, 조직은 플랫폼이 성장함에 따라 공간이 어떻게 사용되는지 주시하고 불필요한 항목을 적극적으로 관리해야 합니다.

SharePoint 사이트, 문서 라이브러리, Teams와 연결된 파일은 특히 하이브리드 또는 완전 원격 근무 환경에서 협업이 활발해질수록 상당한 속도로 데이터를 생성합니다. 콘텐츠 무분별 확산의 징후를 방치하면, 적절한 통제와 정기적인 점검으로 피할 수 있었던 병목 현상과 위험으로 빠르게 이어질 수 있습니다.

그래서 스토리지 사용량을 추적하고 자동 정리 루틴을 설정하는 것이 SharePoint를 가볍고 효율적으로 유지하는 핵심입니다. 다음 섹션에서는 큰 문제가 되기 전에 사전에 문제를 파악하는 방법과, 관리자가 수동 정리 작업에 파묻히지 않도록 수명 주기 관리를 자동화하는 방법을 자세히 살펴봅니다.

SharePoint 스토리지 사용량 모니터링

1. SharePoint 관리 센터 보고서: SharePoint 관리 포털은 사이트별 스토리지 사용량, 사용 추세 및 예측을 보여주는 상세한 대시보드를 제공합니다. 관리자는 어떤 사이트나 사용자가 가장 빠르게 증가하는지 살펴보고, 심각해지기 전에 문제를 발견할 수 있습니다.
2. 사이트 사용 분석: 모든 SharePoint 사이트에는 가장 큰 파일, 문서 수, 활성/비활성 콘텐츠를 나열하는 기본 분석 대시보드가 포함되어 있습니다. 이 데이터를 검토하면 관리자가 공간을 많이 차지하는 항목, 휴면 사이트, 또는 정리가 밀린 위치를 정확히 찾아내는 데 도움이 됩니다.
3. Microsoft 365 규정 준수 센터: 데이터 손실 방지(DLP) 및 감사 로그를 포함한 고급 보고 기능을 제공하여, 위험이나 규정 준수 문제를 일으킬 수 있는 비정상적인 활동이나 대규모 콘텐츠 이동을 표시합니다.
4. PowerShell 및 API: 직접 작업하는 관리자를 위해, PowerShell 스크립트와 Graph API로 스토리지 데이터 추출을 자동화하고, 사용자 지정 보고서를 만들거나 할당량이 한도에 가까워지면 알림을 보낼 수 있습니다.
5. 서드파티 도구: 여러 벤더가 더 풍부한 대시보드, 스토리지 예측, 자동 알림 기능을 갖춘 도구를 제공합니다. 이러한 도구를 사용하면 대용량 파일, 사용되지 않는 콘텐츠, 임박한 비용 급증을 더 쉽게 파악할 수 있습니다.

정기적인 모니터링을 통해 문제를 조기에 해결하고, 스토리지 할당을 최적화하며, SharePoint가 확장되더라도 자신 있게 관리할 수 있습니다.

스토리지 정리 및 수명 주기 정책 자동화

1. Microsoft 365 보존 레이블: 이 레이블을 사용하면 문서와 이메일에 대한 보존 또는 삭제 정책을 분류하고 자동화할 수 있습니다. 비즈니스 규칙에 따라 파일을 일정 기간 후 삭제하거나 보관하도록 설정할 수 있습니다.
2. 자동 정리 워크플로: Power Automate와 같은 도구를 사용하면 특정 조건이 충족될 때 파일을 이동, 보관 또는 삭제하는 흐름을 구성할 수 있습니다. 더 이상 오래된 데이터를 찾느라 몇 시간을 허비할 필요가 없습니다.
3. Teams 및 SharePoint의 수명 주기 자동화: 수명 주기 정책을 자동화하면 최근 활동이 없는 사이트와 Teams를 일괄 검토하거나 제거할 수 있어 무분별한 확산을 방지할 수 있습니다. Power Platform과 Graph API 같은 자동화 도구가 관리되지 않는 증가를 줄이는 데 어떻게 도움이 되는지는 이 자동화된 수명 주기 거버넌스 가이드에서 확인할 수 있습니다.
4. 메타데이터 및 템플릿: 일관된 메타데이터와 사이트 템플릿은 더 나은 구성을 지원할 뿐만 아니라 규칙 기반 자동화를 가능하게 합니다. 콘텐츠에 적절히 태그를 지정하면 보관 또는 보존에 해당하는 정책이 자동으로 적용됩니다.
5. 소유자 알림: 사이트 또는 Teams 소유자에게 오래된 콘텐츠를 검토하고 정리하도록 자동으로 안내하여, 스토리지 정리를 IT만의 업무가 아닌 공동의 책임으로 만듭니다.

이러한 자동화 전략을 활용하면 조직은 끝없는 수작업 없이도 SharePoint 환경을 깔끔하고 규정을 준수하며 비용 효율적으로 유지할 수 있습니다.

SharePoint 스토리지 정책 및 규정 준수 제어

• 데이터 보존 정책: 파일과 이메일을 삭제하거나 보관하기 전까지 얼마나 오래 보관할지에 대한 규칙을 설정합니다. 이러한 정책은 법적 및 규제 요건을 충족하고, 오래된 불필요한 콘텐츠를 줄이며, 대량 정리를 자동화하는 데 도움이 됩니다.
• 액세스 관리 정책: 특정 파일과 폴더를 누가 읽고, 편집하고, 공유할 수 있는지 정의합니다. 역할 기반 액세스 제어, 게스트 제한, 동적 그룹 멤버십을 사용하여 세분화와 개인 정보 보호를 적용할 수 있습니다.
• 외부 공유 제한: 사용자가 조직 외부로 문서나 사이트를 공유할 수 있는지 여부와 방법을 제어합니다. 이러한 설정은 지적 재산을 보호하고 무단 유출을 방지하는 데 필수적입니다.
• 버전 관리 규칙: 문서 라이브러리 내 버전 한도를 구성하여 무제한 복사본이 중요한 공간을 차지하지 않도록 하면서, 필요할 때 사용자가 이전 작업으로 되돌리거나 복원할 수 있도록 합니다.
• 감사 및 규정 준수 모니터링: SharePoint와 Microsoft 365의 기본 제공 도구를 사용하여 활동을 기록하고, 비정상적인 액세스를 모니터링하며, 규제 기관을 위한 보고서를 생성합니다. 규정 준수 모니터링을 통해 올바른 제어가 마련되어 있고 제대로 작동하고 있음을 입증할 수 있습니다.

SharePoint의 기능을 내부 비즈니스 목표와 외부 요구 사항 모두에 맞춤으로써, 조직은 위험을 완화하고 민감한 데이터를 보호하며, 디지털 작업 공간이 까다로운 업계 표준까지 충족한다는 확신을 가지고 운영할 수 있습니다.

SharePoint 스토리지 정책 및 규정 준수 제어에 관해 사람들이 흔히 저지르는 실수

아래는 SharePoint 스토리지 거버넌스를 구현할 때 조직이 자주 저지르는 실수와 이를 피하는 데 도움이 되는 간략한 설명입니다.

• 기본 설정이면 충분하다고 가정하기 — 비즈니스 요구에 맞게 조정하지 않고 기본 제공 할당량, 보존, 공유 설정에만 의존하면 제어와 규정 준수에 공백이 생깁니다.
• 정책을 거버넌스 목표와 맞추지 않기 — IT, 법무, 비즈니스 부서가 각각 따로 구현한 정책은 서로 충돌하거나 전체 규제 및 운영 요건을 충족하지 못하는 경우가 많습니다.
• 수명 주기 관리 무시하기 — 명확한 보존, 삭제, 보관 규칙을 정의하지 않으면 데이터가 통제 없이 증가하고 불필요하거나 위험한 콘텐츠가 남게 됩니다.
• 스토리지 할당량 및 한도를 잘못 정의하기 — 임의의 할당량을 설정하거나 아예 설정하지 않으면 리소스가 낭비되거나, 사용자 업무가 자주 중단되고 섀도 IT 우회 방식이 생기게 됩니다.
• 분류 및 메타데이터 전략 부재 — 일관된 분류와 메타데이터가 없으면 자동화된 보존, eDiscovery 및 액세스 제어를 안정적으로 적용할 수 없습니다.
• 수동 적용에 대한 과도한 의존 — 관리자나 사용자가 수동으로 제어를 적용하기를 기대하면 오류가 발생하기 쉽습니다. 규모를 갖추려면 자동화(레이블, 정책, 스크립트)가 필요합니다.
• 액세스 및 공유 제어 소홀 — 외부 공유, 게스트 액세스, 권한 확산을 충분히 통제하지 않으면 노출 위험과 규정 준수 위험이 커집니다.
• 스토리지 사용량 및 추세 모니터링 누락 — 사전 모니터링과 알림이 없으면 조직은 용량이 한계에 도달하거나 정책을 위반한 뒤에야 문제를 발견하게 됩니다.
• 보존 및 법적 보존의 규정 준수 프로세스 통합 실패 — 법적 보존이나 보존 레이블을 일관성 없이 적용하면 eDiscovery 및 규제 대응이 무너질 수 있습니다.
• 최종 사용자 영향과 교육 필요성 과소평가 — 교육 없이 정책을 변경하면 혼란과 저항이 생기고, 사용자가 정책을 우회하게 됩니다.
• 변경 관리 및 문서화 부실 — 추적되지 않는 정책 변경과 문서 부재는 감사 실패와 일관되지 않은 정책 적용으로 이어집니다.
• 대규모 정책 테스트 누락 — 파일럿 테스트 없이 정책을 적용하면 예기치 않은 삭제, 액세스 변경 또는 성능 문제가 발생할 수 있습니다.
• 타사 및 통합 기능의 영향 간과 — 커넥터, 마이그레이션 도구, 외부 앱은 검증하지 않으면 SharePoint 정책을 우회하거나 충돌할 수 있습니다.
• 클라우드 공급자가 모든 규정 준수를 처리한다고 가정 — SharePoint(Microsoft 365)를 사용한다고 해서 분류, 보존 결정, 규제 의무에 대한 조직의 책임이 면제되지는 않습니다.

SharePoint 사이트용 데이터 액세스 거버넌스 보고서

SharePoint의 데이터 액세스 거버넌스 보고서는 누가, 언제, 어떻게 무엇에 액세스하는지 명확하게 보여 주도록 설계되었습니다. 이 보고서는 조직의 사이트와 문서 라이브러리 전반에서 권한, 공유 활동, 액세스 패턴을 추적합니다. 기본 제공 대시보드와 다운로드 가능한 로그를 통해 관리자는 민감한 데이터가 과도하게 노출되었거나 정책 위반이 발생할 가능성이 있는 영역을 신속하게 식별할 수 있습니다.

거버넌스 보고서에서는 어떤 사용자나 그룹이 제한된 파일에 액세스할 수 있는지, 외부 공유 이벤트가 있었는지, 액세스 수준이 넓거나 위험한 사이트가 어디인지 확인할 수 있습니다. 이 정보를 활용하면 권한을 강화하고, 과거 변경 내역을 검토하며, 중요한 비즈니스 문서에 올바른 사람만 액세스하도록 할 수 있습니다.

이러한 인사이트를 해석하면 조직은 잠재적인 취약점을 발견하고, 규정 준수 요구 사항을 시행하며, 데이터 유출이나 무단 사용과 관련한 질문이 제기되었을 때 인시던트 대응을 지원할 수 있습니다. 거버넌스 중심 보고서를 사용하면 관리자는 정책을 조정하고, 불필요한 액세스를 제거하고, 규제 기관이나 IT 리더십을 위한 감사 추적을 유지하면서 신속하게 조치할 수 있습니다.

SharePoint 사이트용 데이터 액세스 거버넌스 보고서의 장단점

장점

• 가시성 향상: 누가, 언제, 얼마나 자주 콘텐츠에 액세스하는지에 대한 상세한 인사이트를 제공하며, 이는 효과적인 SharePoint 스토리지 거버넌스에 필수적입니다.
• 보안 및 규정 준수 강화: 부적절한 액세스 패턴을 식별하고 감사 요구 사항과 규제 보고를 지원하는 데 도움이 됩니다.
• 최소 권한 원칙 시행 지원: 과도하게 노출된 권한을 드러내어 관리자가 액세스를 강화하고 스토리지 위험을 줄일 수 있도록 합니다.
• 스토리지 사용 최적화: 액세스 빈도와 스토리지 위치를 연관지어 팀이 오래된 콘텐츠를 보관하거나 제거하여 SharePoint 스토리지 거버넌스 정책을 시행할 수 있습니다.
• 조사 지원: 중앙 집중식 보고서는 인시던트 이후의 포렌식 분석 속도를 높이고 규정 준수 검토를 위한 증거 추적 자료를 제공합니다.
• 거버넌스 결정 촉진: 사용 추세와 액세스 이상 징후는 여러 사이트에 걸친 보존, 공유, 분류 정책에 대한 근거가 됩니다.
• 자동화 및 예약: 보고서 자동화는 수작업을 줄이고, SharePoint 스토리지 거버넌스 프로그램의 일부로서 지속적인 모니터링을 보장합니다.

단점

• 데이터 양 및 복잡성: 상세한 액세스 로그를 생성하고 저장하면 스토리지 요구량이 늘어나며, 신중한 계획 없이는 SharePoint 스토리지 거버넌스 분석이 복잡해질 수 있습니다.
• 성능 영향: 광범위한 감사 및 보고는 조절(스로틀링)하거나 분석 플랫폼으로 분리하지 않으면 SharePoint 성능에 영향을 줄 수 있습니다.
• 개인정보 및 규정 준수 우려: 상세한 보고서는 민감한 사용자 행동을 노출할 수 있으며, 조직은 모니터링과 개인정보 보호 규정 사이에서 균형을 맞춰야 합니다.
• 오탐 및 노이즈: 일상적인 업무 활동도 이상 징후로 나타날 수 있으며, 이로 인해 경보 피로와 추가적인 관리 부담이 발생할 수 있습니다.
• 전문 역량 필요: 보고서를 해석하고 그 결과를 거버넌스 조치로 옮기려면 숙련된 인력과 명확한 거버넌스 정책이 필요합니다.
• 도구 및 통합 비용: 고급 보고 기능을 구현하려면 타사 도구나 추가 Microsoft 라이선스가 필요한 경우가 많아 총소유비용(TCO)이 늘어납니다.
• 유지 관리 부담: 보고서 정의, 임곗값, 액세스 제어는 변화하는 sharepoint storage governance 요구 사항에 맞춰 지속적으로 업데이트해야 합니다.

SharePoint 스토리지 거버넌스 모범 사례

SharePoint에서 탄탄한 스토리지 거버넌스를 구현하려면 명확한 전략, 반복 가능한 프로세스, 플랫폼을 사용하는 모든 사람이 일상에서 실천하는 습관이 함께 필요합니다. 훌륭한 거버넌스는 한 번 끝내는 프로젝트가 아니라, 비즈니스가 발전하는 동안 데이터를 안전하고 체계적이며 관리 가능한 상태로 유지하는 모범 사례의 집합입니다.

이 섹션에서는 확장 가능한 프레임워크를 구축하는 데 도움이 되는 구조화된 조언과 실행 가능한 방법을 소개합니다. 이어지는 하위 섹션에서는 정책 수립에 대한 단계별 안내, 강력한 데이터 개인정보 보호를 위한 실용적인 팁, 가장 중요한 규칙을 사용자가 따르도록 하는 방법을 다룹니다. 프로세스, 문화, 도구를 적절히 결합하면 SharePoint 환경을 무분별한 확산, 위험, 비효율로부터 더 든든하게 보호할 수 있습니다.

스토리지 거버넌스 프레임워크 수립

1. 역할과 책임 정의: IT 관리자와 비즈니스 이해관계자 모두에게 스토리지 거버넌스에 대한 명확한 책임을 부여하십시오. 사이트 관리, 할당량 설정, 규정 준수 감독을 담당할 사람을 반드시 지정해야 하며, 이를 우연에 맡겨서는 안 됩니다.
2. 정책 문서화: 스토리지 한도, 파일 이름 지정, 액세스 권한, 보존, 공유에 관한 규칙을 말로만 논의하지 말고 반드시 문서로 작성하십시오. 그래야 모든 사람이 같은 기준에 따라 움직일 수 있습니다.
3. 검토 주기 수립: 사이트 사용량, 스토리지 증가, 정책 준수 여부를 정기적으로 검토하도록 일정을 잡으십시오. 분기별 점검은 문제를 조기에 발견하고 거버넌스를 실제 변화에 맞춰 유지하는 데 도움이 됩니다.
4. 사이트 생성 표준화: 새 사이트와 Teams에 대해 템플릿을 사용하여 처음부터 정책 설정과 메타데이터를 포함시키십시오. 이렇게 일관성을 유지하면 향후 자동화와 보고가 훨씬 쉬워집니다.
5. 가능한 부분 자동화: Power Automate 흐름을 설정하고, Microsoft 365 수명 주기 정책을 사용하며, 타사 도구도 검토하여 수작업을 줄이고 거버넌스 규칙이 백그라운드에서 적용되도록 하십시오.
6. 사용자 교육 및 지원: 온보딩 과정에 정책 교육을 포함하고, 업데이트가 배포될 때마다 복습 교육을 제공하십시오. 사람들이 기대되는 바를 이해하면 실수와 예외 사례가 줄어듭니다.
7. Teams 거버넌스와 통합: SharePoint 스토리지 전략을 Teams 거버넌스 계획과 맞추십시오. 아이디어가 필요하다면 Teams 거버넌스가 자신감 있는 협업을 어떻게 이끄는지를 참고하십시오.

이 프레임워크를 갖추면 스토리지 거버넌스는 사후 정리나 위기 대응보다는 예방과 활성화에 초점을 맞추게 됩니다.

스토리지의 보안 및 데이터 개인정보 보호 유지

• 역할 기반 액세스 활용: 개별 사용자가 아닌 역할을 기준으로 액세스를 부여하여 권한을 단순화하고 실수로 인한 데이터 유출을 줄이십시오. Microsoft Purview와 기본 제공 제어 기능이 이러한 규칙을 적용하는 데 도움이 됩니다.
• 개인정보 보호 중심 설계 채택: 개인정보 보호 설정을 정기적으로 검토하고, 민감도 레이블과 같은 기능을 사용하여 민감한 문서를 보호하십시오. AI 도구의 개인정보 보호 관행에 대한 자세한 내용은 Copilot의 데이터 개인정보 보호 개요를 참고하십시오.
• 데이터 경계 모니터링: Microsoft의 테넌트 격리 및 데이터 상주 도구를 사용하여 파일이 승인된 사용자와 위치에만 머물도록 하고, Copilot처럼 새로운 통합 기능을 사용하는 경우에도 규정 준수를 유지하십시오(데이터 경계에 대한 자세한 내용은 여기에서 확인하십시오).
• 최소 권한 원칙 적용: 사용자에게는 필요한 액세스 권한만 부여하고, 위험을 줄이기 위해 권한을 정기적으로 강화하십시오.

저장소 거버넌스 정책에 대한 사용자 교육

효과적인 저장소 거버넌스를 위해서는 사용자 교육이 필수적입니다. 사용자가 규칙을 모르면 규칙을 따를 수 없고, 문제가 위험으로 커지기 전에 발견할 수도 없습니다. 조직의 저장소 정책을 명확하고 간결한 언어로 안내하고, 이 지침을 쉽게 찾을 수 있도록 하십시오.

기대되는 행동을 보여 주는 짧은 가이드, 동영상 실습, 대화형 세션 등 실제 시나리오 중심의 교육 자료를 정기적으로 만드십시오. 올바른 실천을 인정하고 실수는 신속하게 바로잡아 준수 행동을 강화하십시오. 지속적인 인식 제고 프로그램은 의도하지 않은 무분별한 콘텐츠 증식을 줄이고, 무단 공유를 최소화하며, 사용자가 SharePoint를 체계적이고 안전하게 유지하는 데 적극적으로 참여하도록 돕습니다.

SharePoint 저장소 거버넌스와 Teams 통합

최신 협업 환경에서는 SharePoint 저장소 거버넌스와 Microsoft Teams를 함께 관리하는 것이 필수입니다. Teams 채널 파일, 모임 녹화본, 채팅 첨부 파일은 사라지지 않고 조직의 SharePoint 저장소에 쌓입니다. 시간이 지나면 이 콘텐츠는 빠르게 늘어날 수 있으므로, SharePoint에 적용하는 정책은 Teams와 연결된 파일에도 확장되어야 합니다.

여기서 거버넌스란 Teams가 파일을 어디에 저장하는지(일반적으로 각 팀의 기본 SharePoint 사이트) 이해하고, 적절한 권한을 보장하며, 두 플랫폼 전반에 보존 및 규정 준수 정책을 일관되게 적용하는 것을 의미합니다. 예를 들어 모임 녹화본은 저장 공간을 많이 차지하므로, 초과 사용을 막기 위해 명확한 수명 주기 규칙에 따라 관리해야 합니다.

오늘날 프로젝트 작업은 한 곳에만 머무르지 않으므로, 보고, 감사, 사용자 교육 측면에서도 플랫폼을 아우르는 거버넌스가 필요합니다. Teams와 SharePoint 거버넌스를 맞추는 방법을 더 자세히 알아보려면 이러한 전략이 Microsoft 365에서 안전하고 생산성 높은 협업을 어떻게 높이는지를 참고하십시오. 거버넌스를 일관되게 유지하면 예상치 못한 문제가 줄고, 데이터 보호가 강화되며, 전반적인 리소스 관리가 더 스마트해집니다.

SharePoint 저장소 거버넌스를 위한 서드파티 도구

• AvePoint: SharePoint 및 Teams 환경을 위해 자동화된 정책 적용, 세분화된 보고, 강력한 마이그레이션 지원을 제공합니다.
• ShareGate: 사용하기 쉬운 대시보드와 일괄 작업으로 사이트 관리, 할당량 모니터링, 정리 작업을 간소화합니다.
• Metalogix: 강력한 마이그레이션 도구와 콘텐츠 수명 주기 관리로 알려져 있으며, 규정 준수 및 아카이빙 시나리오를 지원합니다.
• SysKit Point: 저장소 사용량, 권한, 활동에 대한 심층 인사이트를 제공하고, 위험한 패턴에 대한 자동 알림을 제공합니다.
• Quest: 거버넌스 자동화와 감사에 중점을 두며, 기본 SharePoint 제어 기능과 통합되어 완전한 규정 준수 현황을 제공합니다.

이들 도구는 모두 기본 SharePoint 거버넌스 기능을 강화, 자동화 또는 확장할 수 있으며, 조직이 더 나은 결정을 내리고 수동 관리 작업을 줄이도록 돕습니다.

SharePoint 저장소 거버넌스에 대한 자주 묻는 질문

SharePoint 저장소 거버넌스란 무엇이며 왜 중요합니까?

SharePoint 저장소 거버넌스는 사이트 전반의 저장소 사용량을 모니터링 및 관리하고, 저장소 한도를 설정하며, 저장소를 최적화하는 데 사용되는 정책, 역할, 프로세스의 집합입니다. 이를 통해 사용 가능한 저장 공간을 효율적으로 활용하고, 추가 저장소 비용을 줄이며, 보존 및 삭제 규칙을 시행하고, Microsoft SharePoint와 Microsoft 365의 SharePoint에서 성능과 규정 준수를 유지할 수 있습니다.

테넌트의 사용 가능한 저장소와 사용된 저장소는 어떻게 확인합니까?

테넌트 수준의 사용 가능한 저장소와 사용된 저장소는 Microsoft 365 관리 센터의 SharePoint 설정과 스토리지 메트릭에서 확인할 수 있습니다. 사이트 수준의 세부 정보는 SharePoint 관리 센터를 사용하거나 사이트 설정 > 사이트 정보 및 스토리지 메트릭을 확인하십시오. 저장소 보고서를 찾는 방법과 GB 값을 해석하는 방법은 Microsoft Learn의 단계별 가이드에서 확인할 수 있습니다.

사이트와 새 사이트의 저장소 한도는 어떻게 설정합니까?

SharePoint 관리자는 SharePoint 관리 센터에서 사이트별 저장용량 제한을 설정하여 저장공간을 할당할 수 있습니다. 새로 만드는 사이트에 기본 저장용량 제한을 구성할 수 있으며, 활성 사이트별로 제한을 개별 조정할 수 있습니다. 풀링된 저장공간을 사용하는 테넌트라면 Microsoft 365 관리 센터에서 전체 풀을 관리하고, "저장용량 제한 설정" 옵션을 사용해 사이트별 사용량을 통제합니다.

저장공간을 모니터링하고 관리하는 데 어떤 도구가 도움이 됩니까?

SharePoint 관리 센터의 보고서, Microsoft 365 관리 센터의 사용량 보고서, PowerShell cmdlet(SharePoint Online Management Shell), 그리고 서드파티 도구를 사용해 저장공간을 모니터링하고 관리할 수 있습니다. 이러한 도구를 사용하면 사이트별로 필터링하거나, 사용 중인 저장용량을 조회하거나, 버전 기록의 크기를 확인하거나, 파일 크기를 기준으로 큰 파일을 찾아 저장공간을 확보할 수 있습니다.

사용량이 많은 사이트에서 저장공간을 최적화하고 확보하려면 어떻게 해야 합니까?

오래된 콘텐츠는 비용이 낮은 스토리지나 아카이브 시스템으로 보관하고, 사용하지 않는 파일과 중복 파일은 삭제하며, 버전 기록은 정리합니다. 또한 적절한 경우 사용자가 대용량 파일을 OneDrive나 Azure Blob에 저장하도록 권장합니다. 보존 정책을 시행하고 최종 사용자에게 파일 크기 제한과 저장 옵션을 교육하면 추가 저장공간 구매의 필요성을 줄일 수 있습니다.

콘텐츠는 언제 보관하고, 언제 삭제해야 합니까?

기록은 유지해야 하지만 접근 빈도가 낮은 경우에는 콘텐츠를 보관합니다. 이때 해당 콘텐츠는 아카이브 사이트나 외부 아카이브 스토리지로 옮깁니다. 업무, 법률, 규정 준수 측면에서 더 이상 필요하지 않은 콘텐츠는 삭제합니다. 거버넌스에서는 보존 기간, 아카이브 규칙, 삭제 절차를 정의하여 실수로 인한 데이터 손실을 방지해야 합니다.

활성 사이트의 저장공간 사용량은 구체적으로 어떻게 모니터링하고 관리합니까?

활성 사이트에서는 사이트 수준의 스토리지 메트릭을 사용하도록 설정하고, SharePoint 관리 센터에서 사용 중인 저장용량, 파일 수, 버전 기록에 대한 보고서를 실행합니다. 임계값 초과에 대한 알림을 구성하고 정기 점검을 예약하십시오. 보고서를 활성 사이트 기준으로 필터링하고 마지막 수정 날짜로 조회하면 정리 작업의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.

저장공간 거버넌스에서 최종 사용자는 어떤 역할을 해야 합니까?

최종 사용자는 불필요한 중복 파일을 피하고, 버전 기록을 관리하며, 대용량 파일을 압축하고, 용도에 맞는 저장 옵션을 사용하는 등 모범 사례를 따라야 합니다. 개인 파일은 OneDrive에, 협업 작업은 Teams에 저장하는 방식입니다. 교육을 제공하고 사이트 설정 지침을 명확히 안내하면 최종 사용자가 저장공간 확보에 참여하고 정책을 준수하게 됩니다.

추가 저장공간 요청과 GB 증설에 따른 예산은 어떻게 처리합니까?

저장공간 추세를 추적해 필요량을 예측한 다음, 한도에 가까워지면 Microsoft 365 관리 센터에서 추가 저장공간을 요청합니다. 먼저 사용 가능한 저장공간을 재배정하거나 사용량을 최적화하는 방법을 검토하고, GB당 비용을 계산하십시오. 거버넌스에는 라이선스 수나 업무상 필요성에 연계된 추가 저장공간 요청 승인 워크플로가 포함되어야 합니다.

사용하지 않는 파일이나 대용량 파일 정리를 자동화할 수 있습니까?

예, 가능합니다. PowerShell 스크립트, Microsoft Purview 보존 레이블 및 정책, 또는 서드파티 도구를 사용해 사용하지 않는 파일과 대용량 파일을 식별하고 처리할 수 있습니다. 자동화를 통해 항목을 아카이브로 이동하거나, 버전 기록을 정리하거나, 검토 후 파일을 삭제할 수 있습니다. 실수로 삭제되는 일을 막으려면 자동화된 작업을 기술 지원과 거버넌스 규칙에 포함해야 합니다.

버전 기록과 파일 크기는 저장공간 사용량에 어떤 영향을 줍니까?

사용자가 자주 변경 사항을 저장하면 버전 기록이 저장공간 사용량을 배가시킵니다. 각 버전이 공간을 차지하기 때문입니다. GB 단위의 대용량 파일은 할당량을 빠르게 소모합니다. 버전 설정을 관리하고 보관할 버전 수를 제한하며, 사용자에게 파일 크기 모범 사례를 교육하면 저장공간 증가를 줄일 수 있습니다.

사이트별 저장공간 할당과 풀링된 테넌트 저장공간 할당의 모범 사례는 무엇입니까?

유연한 할당과 간편한 관리를 위해서는 풀링된 테넌트 저장공간을 사용하되, 사용량이 많거나 민감한 프로젝트에는 사이트별 할당량을 설정하십시오. 사이트의 목적, 예상 콘텐츠 증가량, 활성 사용자 수를 기준으로 할당합니다. 정기적인 점검과 저장공간 사용량 모니터링 및 관리를 통해 할당량이 계속 적절하게 유지되도록 하십시오.

저장공간을 확보하기 위해 콘텐츠를 안전하게 삭제하려면 어떻게 해야 합니까?

거버넌스에서 승인한 삭제 절차를 따르십시오. 보존 요구 사항을 확인하고, 소유자에게 알린 뒤, 필요하면 백업을 수행하고, 삭제한 다음 휴지통을 비웁니다. 사이트 저장공간을 모니터링하여 공간이 실제로 확보되었는지 확인하십시오. 중요한 콘텐츠는 단계적으로 삭제하고, 감사 및 규정 준수를 위해 로그를 보관하십시오.

SharePoint 관리자가 정기적으로 실행해야 하는 모니터링 보고서에는 무엇이 있습니까?

사이트별 저장소 사용량, 증가 추세, 가장 큰 파일, 버전 기록의 영향, 활성 사이트의 사용량, 사용 가능한 저장 공간을 보여 주는 보고서를 실행하십시오. SharePoint 관리 센터와 Microsoft 365 관리 센터에서 이 보고서를 예약하고, 필터와 쿼리를 사용해 문제가 있는 사이트에 집중하십시오. 권장 보고서에 관한 지침은 Microsoft Learn에서 확인할 수 있습니다.

보안 업데이트나 규정 준수 요구 사항이 저장소 거버넌스에 어떤 영향을 미칩니까?

보안 업데이트와 규정 준수 규칙에 따라 특정 레코드를 더 오래 보관하거나 변경할 수 없도록 보관해야 할 수 있으며, 이로 인해 저장소 요구량이 늘어납니다. 거버넌스는 보안 팀 및 규정 준수 팀과 협력하여 보존 정책을 설정하고, 아카이브 전략을 정하며, 기술 지원 팀이 저장소 한도를 위반하지 않고 필수 제어 기능을 구현할 수 있도록 해야 합니다.

Microsoft 365 관리자와 SharePoint 관리자는 저장소 정책에 대해 어떻게 협업합니까?

Microsoft 365 관리자는 테넌트 수준의 할당량과 추가 저장소에 대한 청구를 관리하고, SharePoint 관리자는 사이트 수준 설정을 구현하고, 저장소를 모니터링 및 관리하며, 거버넌스를 적용합니다. 정기적인 협업을 통해 할당량, 저장소 한도 설정, 보안 정책이 조직의 요구 사항과 라이선스(라이선스 수)에 맞게 조정되도록 해야 합니다.

SharePoint 저장소를 관리할 때 흔히 저지르는 실수는 무엇이며, 이를 어떻게 방지할 수 있습니까?

흔한 실수로는 저장소 추세를 모니터링하지 않는 것, 버전 기록을 무시하는 것, 새 사이트를 통제 없이 만들도록 두는 것, 삭제 정책이 없는 것 등이 있습니다. 명확한 거버넌스를 적용하고, 저장소를 모니터링하고 관리하는 도구를 사용하며, 최종 사용자를 교육하고, 아카이브와 삭제를 위한 자동화된 정책을 설정하면 이를 방지할 수 있습니다.

SharePoint 저장소 관리를 위한 단계별 문서와 도구는 어디에서 찾을 수 있습니까?

Microsoft Learn에서는 SharePoint 저장소 관리와 Microsoft 365 관리 센터 사용에 관한 문서를 제공합니다. 도구로는 SharePoint 관리 센터, PowerShell cmdlet, Microsoft가 제공하는 보고서를 활용하십시오. 복잡한 요구 사항이 있다면 기술 지원 팀이나 저장소 최적화를 전문으로 하는 타사 솔루션에 문의하십시오.

SharePoint 저장소 거버넌스 개선을 위한 다음 단계

1. 현재 상태를 평가하십시오: 변경하기 전에 모든 SharePoint 및 Teams 사이트의 저장소 사용량, 정책, 위험을 검토하십시오.
2. 새 정책을 시범 적용하십시오: 전사 배포 전에 일부 사용자 그룹을 대상으로 저장소 할당량, 수명 주기 자동화, 규정 준수 레이블을 테스트하십시오.
3. 이해관계자를 참여시키십시오: 정책이 실용적이고 널리 채택되도록 IT 사용자와 비즈니스 사용자를 모두 참여시키십시오. IT의 일방적인 지시에 그쳐서는 안 됩니다.
4. 지속적인 검토를 약속하십시오: 비즈니스 요구는 바뀌고, 저장소 사용 패턴도 함께 바뀝니다. 정책과 사용량을 정기적으로 점검하는 일정을 잡으십시오.
5. 사용자 교육에 투자하십시오: Microsoft 365가 발전함에 따라 거버넌스 모범 사례를 온보딩과 지속적인 학습의 일부로 만드십시오.

지속적인 개선은 SharePoint 저장소를 지금뿐 아니라 앞으로도 안전하고, 규정을 준수하며, 비용 효율적으로 유지해 줍니다.

SharePoint 저장소 거버넌스 체크리스트

이 체크리스트를 사용하여 Microsoft 365 테넌트 사이트 저장소 한도에 대한 SharePoint 저장소 거버넌스를 계획하고, 모니터링하고, 시행하십시오.