OneDrive와 SharePoint 중 언제 무엇을 사용해야 할까

By Mirko Peters · 2026-05-27 · Updated 2026-07-16

개인 업무, 팀 협업, 공동 소유, 문서 관리, 거버넌스, 보안, 장기 보관 관점에서 OneDrive와 SharePoint를 언제 사용해야 하는지 알아봅니다.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

파일을 OneDrive에 보관해야 할지 SharePoint에 보관해야 할지 고민해 본 적이 있다면, 여러분만 그런 것은 아닙니다. 적합한 도구를 고르는 일은 회사에서 무엇이 더 많이 쓰이는지의 문제가 아니라, 어떻게 일을 처리하고 누구와 함께 일하는지의 문제입니다. OneDrive와 SharePoint는 모두 Microsoft 365 아래에 있지만, 서로 꽤 다른 용도로 설계되었습니다.

개인 작업 파일을 안전하게 보관할 곳이 필요할 수도 있고, 업데이트가 수시로 오가는 팀 프로젝트를 정리해야 할 수도 있습니다. 팀워크, 권한, 버전 관리, 공유는 헷갈리기 쉬운 영역입니다. 이 글에서는 이러한 질문들을 하나씩 짚어 보고, 애매한 부분을 명확히 정리한 뒤, OneDrive가 적합한 경우와 SharePoint가 더 나은 경우를 보여 드립니다. 자주 쓰이는 사용 사례부터 파일을 올바르게 보호하는 방법까지 다루며, 어려운 IT 용어 없이 전체 그림을 파악하실 수 있습니다.

OneDrive와 SharePoint의 핵심 차이 이해하기

• 파일 소유권: OneDrive의 파일은 개별 사용자가 소유합니다. 개인 사무실 서랍과 같다고 생각하시면 됩니다. 무엇을 넣고 뺄지는 본인만 실질적으로 통제할 수 있습니다. 반면 SharePoint의 파일은 회사나 팀이 소유하며, 접근 권한이 있는 모든 사용자를 위한 공유 작업 공간에 저장됩니다.
• 대상 사용자: OneDrive는 개인 용도, 초안, 외부에 공개하지 않을 파일을 위해 설계되었습니다. 반면 SharePoint는 부서, 프로젝트 팀, 또는 조직 전체가 함께 일하고 리소스를 공유하도록 설계되었습니다.
• 공유 기능: OneDrive에서의 공유는 소수의 선별된 사람에게 파일을 보내거나 일회성 협업을 할 때 유용합니다. SharePoint에서는 많은 사용자를 관리하고, 역할과 권한을 설정하며, 구조화된 문서 라이브러리를 만들 수 있습니다. 많은 공동 작업자를 조율하거나 민감한 데이터를 다뤄야 할 때 가장 적합합니다.
• 협업 기능: SharePoint에는 버전 기록, 체크인/체크아웃, 승인 워크플로, 실시간 작업을 위한 Microsoft Teams 연동 같은 도구가 있습니다. OneDrive도 공동 작성과 기본적인 공유를 지원하지만, 장기간의 그룹 문서 관리를 위해 만들어진 것은 아닙니다.
• Microsoft 365와의 통합: 두 서비스 모두 Microsoft 365에 연결되어 있지만 방식이 다릅니다. SharePoint는 Microsoft Teams의 문서 라이브러리를 뒷받침하고 팀 사이트를 호스팅합니다. 반면 OneDrive는 개인 프로필에 직접 연결되며, 모든 기기 간에 파일을 동기화합니다.

이러한 차이를 이해하면 혼자 하는 작업, 팀 프로젝트, 대규모 조직 라이브러리 등 필요에 따라 파일 관리, 공유, 협업에 가장 적합한 선택을 할 수 있습니다.

OneDrive를 사용하는 주요 시나리오

OneDrive는 본인이 직접 운전대를 잡고 자신의 파일과 아이디어를 관리할 때 가장 빛을 발합니다. 예전의 "내 문서" 폴더를 현대적으로 대체한 것으로, 클라우드에 있으며 어떤 기기에서든 함께 움직일 준비가 되어 있습니다. 초안 작업을 하거나 팀에 공유하기 전에 아이디어를 테스트해 보려는 경우, OneDrive가 개인 샌드박스가 되어 줍니다.

OneDrive로도 공유할 수 있지만, 가까운 범위 안에서 사용하는 것이 가장 좋습니다. 소규모 그룹과의 빠른 피드백이나 관리자에게 초안을 보내는 경우가 여기에 해당합니다. 아직 복잡한 팀 폴더에 넣고 싶지 않은 파일을 보관하기에 간단한 공간입니다. 이어서 읽으시면, 더 넓은 협업에 앞서 개인 문서를 정리하고, 보호하고, 작업할 때 OneDrive가 확실한 선택이 되는 경우를 살펴보게 됩니다.

OneDrive의 적합한 사용 사례

• 개인 파일 보관: 작업 중인 메모, 보고서, 아직 공유할 준비가 되지 않은 참고 자료처럼 본인만 필요한 파일을 보관하기에 가장 좋은 곳입니다.
• 문서 초안 작성: 프로젝트를 시작하고, 비공개로 편집하고, 팀 사이트로 옮기거나 다른 사람과 공유하기 전에 초안을 만드는 데 적합합니다.
• 제한된 공유: 피드백이나 검토를 위해 상급자나 동료 등 소수에게만 파일을 보냅니다. 광범위한 접근 권한이나 복잡한 권한 설정 없이 가능합니다.

협업을 위해 SharePoint를 선택해야 할 때

협업이 "생각이 있으면 알려 주세요"에서 "이제 팀으로 함께 일해 봅시다"로 바뀌는 순간, SharePoint가 주목받기 시작합니다. SharePoint는 그룹 프로젝트, 공유 리소스, 그리고 모든 구성원이 활용할 수 있는 지식 베이스를 구축하는 허브입니다. 팀, 부서, 또는 회사 전체가 함께 작업하고 진행 상황을 추적하며 모든 것을 체계적으로 관리할 수 있는 공간이 필요하다면, SharePoint가 바로 그런 용도로 만들어졌습니다.

문서 라이브러리, 그룹 권한, 견고한 액세스 제어가 SharePoint를 차별화합니다. 파일이 한 사람을 넘어 공유되어야 하고 버전 기록과 구조가 중요한 역동적인 프로젝트에서 SharePoint는 모든 것을 쉽게 찾을 수 있고 통제 아래 있도록 보장합니다. 다음으로는 팀과 프로젝트에서 SharePoint를 효과적으로 활용하기 위한 핵심 팁을 살펴보겠습니다. 이를 통해 이메일 회신 체인이나 뒤죽박죽인 파일 폴더를 뒤적이는 사람이 없도록 할 수 있습니다.

팀과 프로젝트를 위한 SharePoint 모범 사례

• 문서 라이브러리에서 파일 정리: 논리적인 폴더와 라이브러리 설정으로 협업 구조를 갖추어, 모든 구성원이 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있도록 합니다.
• 버전 관리 사용: 변경 내용을 추적하고 이전 파일 버전을 복구하여, 실수로 덮어쓰거나 데이터를 잃을 걱정을 줄입니다.
• 적절한 권한 설정: 누가 파일을 보고, 편집하고, 관리할 수 있는지 정의하여 민감한 정보는 안전하게 보호하면서도 유연한 협업을 가능하게 합니다.
• Microsoft Teams와 연결: SharePoint 라이브러리를 Teams 채널에 연결하여 채팅 기반 워크플로와 더 쉬운 문서 액세스를 구현합니다. 디지털 작업 공간을 안전하게 구성하는 방법에 대해서는 Teams 거버넌스에 관한 이 가이드를 확인하세요.

Microsoft 365에서 OneDrive와 SharePoint가 함께 작동하는 방식

OneDrive와 SharePoint는 경쟁 관계처럼 보일 수 있지만, 실제로는 특히 Microsoft 365 안에서 같은 팀으로 함께 움직입니다. OneDrive는 개인 저장 공간 역할을 하고, SharePoint는 팀과 프로젝트를 위한 공용 클라우드입니다. 두 서비스 사이에서는 상당히 자유롭게 파일을 오갈 수 있습니다.

예를 들어 OneDrive에서 문서를 작성하기 시작했다면, 더 폭넓은 협업이 필요해질 때 SharePoint 라이브러리로 쉽게 이동하거나 복사할 수 있습니다. 팀이 이동 중에도 편집해야 하는 SharePoint 파일이 있나요? SharePoint 라이브러리를 OneDrive 인터페이스에 직접 동기화하면 오프라인이나 여러 기기에서도 끊김 없이 작업할 수 있습니다.

권한 관리도 한층 강화됩니다. OneDrive가 개별 파일 공유를 처리하는 반면, SharePoint는 사이트 관리자부터 게스트까지 더 세분화된 제어를 활용합니다. 두 서비스 모두 Word, Excel, Microsoft Teams, Outlook 같은 도구와 연결되므로, 파일이 어디에서 시작되든 필요한 사람이 접근할 수 있으면서도 안전하게 유지됩니다. 두 서비스가 서로를 어떻게 보완하는지 이해하면 더 빠르고 안전하게 일할 수 있으며, "최신 버전을 누가 가지고 있는가"에 대한 혼란도 훨씬 줄어듭니다.

올바른 선택: 보안, 거버넌스, 조직 요구 사항

• 보안 요구 사항 평가: OneDrive와 SharePoint 중에서 선택하기 전에 문서의 민감도를 고려하세요. SharePoint는 권한과 액세스에 대한 고급 제어를 제공하는 반면, OneDrive는 주로 개별 사용자의 파일을 보호합니다.
• 데이터 거버넌스 및 규정 준수: SharePoint는 감사 로그, 데이터 보존, 정책 관리처럼 규정 준수 기능이 필요한 조직에 이상적입니다. 어수선한 디지털 작업 공간을 안전한 환경으로 바꾸는 팁은 이 Teams 거버넌스 자료를 방문하세요.
• 사용자 수명 주기 관리: 직원이 퇴사하거나 역할이 바뀌어도 SharePoint 파일은 팀이 계속 액세스할 수 있는 반면, OneDrive 콘텐츠는 사용자 계정에 연결되어 있어 액세스를 이전하려면 추가 작업이 필요할 수 있습니다.
• 정책 및 자동화: SharePoint로 보관 및 액세스 검토 같은 파일 관리 워크플로를 자동화하고, 중요한 문서에는 메타데이터 또는 승인 단계를 적용하세요. 환경을 건강하게 유지하는 수명 주기 거버넌스 전략은 Teams 확산 관리에 관한 이 가이드를 참고하세요.
• 목적에 맞는 도구 선택: 파일을 개인적으로 보관하거나 한 명과 빠르게 공유하는 용도라면 OneDrive가 적합합니다. 여러 팀이 함께 쓰거나 장기간 보관해야 하거나 업무에 중요한 콘텐츠라면, SharePoint가 안정적이고 체계적으로 관리되는 환경을 제공합니다.

OneDrive와 SharePoint에 대한 자주 묻는 질문

• OneDrive와 SharePoint 사이에서 파일을 옮길 수 있나요? 네, 파일을 이동하거나 복사할 수 있으므로 개인 작업으로 시작한 뒤 나중에 공유할 수 있습니다.
• SharePoint가 OneDrive보다 더 안전한가요? SharePoint는 더 고급 제어 기능과 규정 준수 옵션을 제공하지만, 두 서비스 모두 Microsoft 보안 표준을 충족합니다.
• 조직 입장에서 어느 쪽이 더 저렴한가요? 두 서비스 모두 Microsoft 365에 포함되어 있으며, 비용은 사용 중인 요금제와 스토리지 활용 방식에 따라 달라집니다.
• 사용자 교육이 필요한가요? 두 플랫폼 모두에서 공유와 권한을 올바르게 사용하려면 기본적인 교육이 도움이 됩니다.
• 직원이 퇴사하면 파일은 어떻게 되나요? SharePoint 파일은 팀에 그대로 남지만, OneDrive 파일은 이전하거나 보관하려면 관리자의 조치가 필요할 수 있습니다.

함께 들어보면 좋은 에피소드

OneDrive와 SharePoint 중 언제 사용할지에 대한 결정은 본질적으로 소유권에 관한 결정입니다. 개인 작업 파일은 OneDrive에, 팀의 지속적인 지식은 공유 공간에 두어야 합니다. 다음 에피소드에서는 거버넌스와 아키텍처 관점을 더 자세히 다룹니다.

• Copilot 배포 전에 Microsoft 365 데이터 액세스 감사하기 — 파일 소유권, 권한, 과도한 공유, 불명확한 데이터 경계가 보안과 AI 준비 상태에 어떤 영향을 미치는지 살펴봅니다.
• SharePoint 동기화 vs OneDrive에 바로 가기 추가 — 대규모 동기화 라이브러리가 성능, 충돌, 거버넌스 위험을 초래하는 이유와 바로 가기 방식이 더 나은 경우를 알아봅니다.
• SharePoint 검색에서 올바른 파일이 먼저 나오도록 설정하기 — 메타데이터, 탐색, 정보 아키텍처가 공유 콘텐츠를 더 쉽게 찾을 수 있게 만드는 방법을 이해합니다.
• Microsoft 365 거버넌스는 사람과 소유권의 문제입니다 — 지속 가능한 거버넌스가 설정만이 아니라 책임 있는 소유자와 운영 프로세스에 달려 있는 이유를 알아봅니다.