OneDriveとSharePointの使い分け

By Mirko Peters · 2026-05-27 · Updated 2026-07-16

個人の作業、チームでのコラボレーション、共同所有、ドキュメント管理、ガバナンス、セキュリティ、長期保存のそれぞれで、OneDriveとSharePointのどちらを使うべきかを解説します。

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ファイルをOneDriveに保存するべきか、SharePointに保存するべきか迷ったことがあるなら、あなただけではありません。適切なツールを選ぶことは、職場で何が一般的かという問題ではなく、どのように作業を進めるか、そして誰と一緒に仕事をするかという問題です。OneDriveとSharePointはどちらもMicrosoft 365の一部ですが、目的はかなり異なります。

個人の作業ファイルを安全に保管しておきたい場合もあれば、頻繁に更新をやり取りしながらチームプロジェクトを進める必要がある場合もあるでしょう。共同作業、アクセス許可、バージョン管理、共有は、混乱が生じやすい領域です。この記事では、そうした疑問を整理し、あいまいな部分を明確にします。また、OneDriveが適している場面と、SharePointが力を発揮する場面を示します。よくある利用シナリオから、ファイルを適切に保護する方法まで、IT用語に頼りすぎずに全体像を把握できるようにします。

OneDriveとSharePointの主な違いを理解する

• ファイルの所有者: OneDriveのファイルは個々のユーザーが所有します。個人のオフィスの引き出しのようなものと考えてください。出し入れを実質的に管理できるのは本人だけです。一方、SharePointのファイルは会社やチームが所有し、アクセス権を持つ全員が使える共有ワークスペースに保存されます。
• 想定利用者: OneDriveは個人利用、下書き、そして一般公開を想定していないファイル向けに設計されています。対してSharePointは、部門、プロジェクトチーム、さらには組織全体が連携し、リソースを共有するために設計されています。
• 共有機能: OneDriveからの共有は、少人数の特定のグループにファイルを送る場合や、一時的な共同作業に適しています。SharePointでは、多数のメンバーを管理し、役割とアクセス許可を設定し、構造化されたドキュメントライブラリを作成できます。多くの共同編集者が関わる場合や、機密データを扱う場合に最適です。
• 共同作業機能: SharePointには、バージョン履歴、チェックイン/チェックアウト、承認ワークフロー、Microsoft Teamsとの連携によるリアルタイムの作業など、さまざまなツールが備わっています。OneDriveも共同編集と基本的な共有には対応していますが、長期にわたるグループでのドキュメント管理向けには作られていません。
• Microsoft 365との連携: どちらのサービスもMicrosoft 365に組み込まれていますが、その方法は異なります。SharePointはMicrosoft Teamsのドキュメントライブラリを支え、チームサイトをホストします。一方、OneDriveは個人のプロファイルに直接紐づき、すべてのデバイス間でファイルを同期します。

これらの違いを理解すると、個人作業、チームプロジェクト、大規模な組織のライブラリなど、必要に応じてファイル管理、共有、共同作業に最適な判断ができるようになります。

OneDriveを使う主なシナリオ

OneDriveが最も力を発揮するのは、自分自身が主体となって、自分のファイルやアイデアを管理する場面です。古い「マイ ドキュメント」フォルダーを現代的に置き換えたもので、クラウド上にあり、どのデバイスでもすぐに使えます。チームに見せる前に初期の草稿を作成したり、アイデアを試したりする場合、OneDriveは個人用のサンドボックスとして最適です。

OneDriveでも共有はできますが、身内の範囲にとどめるのが最善です。例えば、少人数のグループ、手早いフィードバック、上司への草稿の共有などが該当します。まだ混み合ったチームフォルダーに入れたくないファイルを保存するための、シンプルな場所です。この先を読むと、広くコラボレーションを行う前に、個人のドキュメントを整理、保護、編集するうえで、OneDriveが明確に優れている場面がわかるでしょう。

OneDriveの代表的な利用ケース

• 個人ファイルの保存: 作業中のメモ、レポート、まだ共有する準備ができていない参考資料など、自分だけが必要とするファイルを保管するのに最適な場所です。
• ドキュメントの下書き: プロジェクトを開始する、非公開で編集する、またはチームサイトに移したり他者と共有したりする前に下書きを作成する場合に最適です。
• 限定的な共有: 上司や同僚など、少数の相手にファイルを送り、フィードバックやレビューを依頼します。広範囲のアクセスを開放したり、複雑なアクセス許可を設定したりする必要はありません。

コラボレーションにSharePointを選ぶべき場合

「ちょっと意見を聞かせて」から「チームとして一緒に進めよう」へと共同作業が進むとき、SharePointが主役になります。SharePointは、グループ プロジェクト、共有リソース、そして全員が活用できるナレッジ ベースを構築するためのハブです。チーム、部署、さらには会社全体が協力し、進捗を追跡し、すべてを整理された状態に保てる場所が必要であれば、SharePointはまさにそのために作られています。

ドキュメント ライブラリ、グループのアクセス許可、そして堅牢なアクセス制御が、SharePointの強みです。ファイルを一人だけでなく複数人で使い続ける必要があり、バージョン履歴や構造が重要になる動的なプロジェクトでは、SharePointによって、すべてが確実に見つけられ、管理された状態を保てます。次は、チームやプロジェクトでSharePointを活用するための優れたヒントを紹介します。メールのやり取りや整理されていないフォルダーを延々と探し回る人が出ないようにするためのヒントです。

チームとプロジェクトのためのSharePointベスト プラクティス

• ドキュメント ライブラリでファイルを整理する: 論理的なフォルダーとライブラリの設定で共同作業の構造を整えれば、全員が必要なものをすばやく見つけられます。
• バージョン管理を使用する: 変更を追跡し、過去のファイル バージョンを復元できるようにすることで、誤上書きやデータ消失への不安を減らします。
• 適切なアクセス許可を設定する: 誰がファイルを閲覧、編集、管理できるかを定義します。機密情報を安全に保ちつつ、柔軟なチームワークを可能にします。
• Microsoft Teamsと連携する: SharePointのライブラリをTeamsのチャネルに接続し、チャットを起点とするワークフローと、より簡単なドキュメントへのアクセスを実現します。安全なデジタル ワークスペースの構成について詳しくは、こちらのTeamsガバナンスに関するガイドをご覧ください。

Microsoft 365におけるOneDriveとSharePointの連携

OneDriveとSharePointは競合するように見えるかもしれませんが、実際には同じチームの一員として役割を分担しています。特にMicrosoft 365の中ではその傾向が顕著です。OneDriveは個人用のストレージ領域であり、SharePointはチームやプロジェクトのための共有クラウドです。ただし、両者の間では多くの行き来が可能です。

たとえば、OneDriveでドキュメントを作成し、広く共同作業を始める準備ができたら、SharePointのライブラリへ簡単に移動またはコピーできます。SharePointにあるファイルを、チームが外出先で編集する必要がある場合は、SharePointのライブラリをOneDriveのインターフェースに直接同期できます。オフラインでも、複数のデバイスでも、作業が滞ることはありません。

アクセス許可も強化されています。OneDriveは個々のファイル共有を扱いますが、SharePointでは、サイト管理者からゲストまで、よりきめ細かい制御が可能です。また、どちらもWord、Excel、Microsoft Teams、Outlookなどのツールと連携しているため、ファイルの出どころに関係なく、アクセスしやすく安全な状態が保たれます。両者がどのように補完し合うかを理解しておけば、より速く、安全に作業でき、「最新版を誰が持っているのか」という混乱も大幅に減らせます。

適切な選択: セキュリティ、ガバナンス、組織のニーズ

• セキュリティ要件を評価する: OneDriveとSharePointのどちらを選ぶ前に、ドキュメントの機密性を検討してください。SharePointは、アクセス許可とアクセスに対して高度な制御を提供します。一方、OneDriveは主に個々のユーザー向けにファイルを保護します。
• データ ガバナンスとコンプライアンス: SharePointは、監査ログ、データ保持、ポリシー管理といったコンプライアンス機能を必要とする組織に最適です。乱雑になったデジタル ワークスペースを安全な環境に変えるためのヒントについては、こちらのTeamsガバナンスに関するリソースをご覧ください。
• ユーザーのライフサイクル管理: 従業員が退職したり役割を変えたりしても、SharePointのファイルはチームからアクセスできる状態が保たれます。一方、OneDriveのコンテンツはユーザー アカウントに紐づいているため、アクセスを引き継ぐために追加の手順が必要になる場合があります。
• ポリシーと自動化: アーカイブやアクセス レビューなどのファイル管理ワークフローをSharePointで自動化し、重要なドキュメントにはメタデータや承認手順を適用できます。環境を健全に保つためのライフサイクル ガバナンス戦略については、Teamsの乱立を管理するためのガイドをご覧ください。
• 用途に合ったツールを選ぶ: ファイルが自分だけのものであったり、少人数との簡単な共有が目的であれば、OneDrive で十分です。部門をまたぐ長期的なコンテンツや、業務に欠かせないコンテンツには、安定して統制の効いた環境を提供する SharePoint が適しています。

OneDrive と SharePoint に関するよくある質問

• OneDrive と SharePoint の間でファイルを移行できますか? はい。ファイルの移動やコピーに対応しているため、まず個人で作業を始め、後から共有することも可能です。
• SharePoint は OneDrive よりも安全ですか? SharePoint にはより高度な制御機能やコンプライアンスのオプションがあります。ただし、どちらも Microsoft のセキュリティ基準を満たしています。
• 組織にとってどちらのほうが安価ですか? どちらも Microsoft 365 に含まれています。コストはプランとストレージの使い方によって異なります。
• ユーザーのトレーニングは必要ですか? 両方のプラットフォームで共有とアクセス許可を正しく使えるよう、基本的なトレーニングを実施することをお勧めします。
• 従業員が退職した場合、ファイルはどうなりますか? SharePoint のファイルはチームに残ります。一方、OneDrive のファイルは、移管やアーカイブのために管理者による対応が必要になる場合があります。

あわせて聴いていただきたいエピソード

OneDrive と SharePoint のどちらを使うべきかという判断は、本質的には所有権の問題です。個人の作業ファイルは OneDrive に、長く残すべきチームの知識は共有の場所に置くべきです。以下のエピソードでは、ガバナンスとアーキテクチャの観点を補足しています。

• Copilot を展開する前に Microsoft 365 のデータアクセスを監査する — ファイルの所有権、アクセス許可、過剰共有、データ境界の曖昧さが、セキュリティと AI への準備状況にどう影響するかを解説します。
• SharePoint の同期と OneDrive へのショートカット追加の比較 — 大規模な同期ライブラリがパフォーマンス、競合、ガバナンスのリスクを生む理由と、ショートカットがより適したモデルになる場面を解説します。
• SharePoint 検索で適切なファイルを最初に表示させる — メタデータ、ナビゲーション、情報アーキテクチャが、共有コンテンツの見つけやすさをどう高めるかを解説します。
• Microsoft 365 のガバナンスは人と所有権の問題である — 持続可能なガバナンスが、設定だけでなく、責任を持つ所有者と運用プロセスに依存する理由を解説します。