Copilot ونهج الاستبقاء: ما ينبغي لكل مسؤول في Microsoft 365 معرفته

By Mirko Peters · 2026-03-17 · Updated 2026-03-24

Microsoft 365 Copilot: نهج الاستبقاء. تعرّف على نهج الاستبقاء في Microsoft 365 الخاصة بدردشات Copilot وTeams وتفاعلات Copilot.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

إذا كنت مسؤولاً في عالم Microsoft 365، فأنت تدرك أن المخاطر المتعلقة بالامتثال باتت أعلى من أي وقت مضى. ومع إدماج Microsoft Copilot وغيره من أدوات الذكاء الاصطناعي مباشرةً في Microsoft 365، لم تعد إدارة نهج الاستبقاء مجرد إجراء شكلي، بل أصبحت جوهر الحفاظ على أمان مؤسستك وامتثالها وجاهزيتها للتدقيق.

لا يكتفي Copilot بالنظر إلى المستندات أو رسائل البريد الإلكتروني، فهو يتعامل مع بياناتك بطرق جديدة تُنشئ مخاطر فريدة تتعلق بدورة حياة البيانات وحوكمتها والجوانب القانونية. وماذا تغيّر؟ الكثير. فضوابط الاستبقاء التقليدية التي نجحت مع Exchange أو SharePoint تحتاج إلى التطور لتشمل الطريقة التي يخزّن بها Copilot بيانات التفاعل ويعيد استخدامها ويحذفها. وتجاهل ذلك قد يعرّضك لمخاطر قانونية أو تسريبات للبيانات أو مخالفات تنظيمية.

يحتاج المسؤولون اليوم إلى مواءمة نهج الاستبقاء في Copilot ليس فقط لحماية البيانات وعمليات تدقيق الامتثال، بل أيضاً لتجنب مفاجآت مزعجة مثل البيانات الظلّية وثغرات النهج غير المكتشفة. يمكن لـاستراتيجيات حوكمة Copilot الفعّالة والإنفاذ التقني الآمن أن يساعداك على طرح الذكاء الاصطناعي بأمان، مع عقود قوية وضوابط وصول وامتثال آلي مدمج. دعنا نفصّل ما يجعل الاستبقاء في Copilot مختلفاً، ولماذا لا يمكنك أن تترك الأمر للصدفة.

1. الاستبقاء قد يؤثر في اقتراحات النموذج: مكان الاحتفاظ بسجل الشيفرة أو المطالبات وطريقته ومدته قد يغيّر السياق الذي يستخدمه Copilot، فيعدّل اقتراحاته حتى مع المطالبات المتطابقة.
2. قد يكون استبقاء بيانات المؤسسة أطول مما تتوقع: السجلات وبيانات القياس عن بُعد المرتبطة بـ Copilot قد يُحتفظ بها لأسباب تتعلق بالامتثال لأشهر أو سنوات، وليس لنوافذ تصحيح الأخطاء المؤقتة فقط.
3. الفصل بين البيانات الشخصية وبيانات المؤسسة ليس مطلقاً: حتى عندما يفصل Copilot بين البيانات الشخصية وبيانات المؤسسة، قد تُنشئ أنظمة الاستبقاء والنسخ الاحتياطية نسخاً متداخلة تحتاج إلى ضوابط نهج.
4. نهج الاستبقاء تؤثر في الاكتشاف القانوني: البيانات التي يحتفظ بها Copilot (مقتطفات الشيفرة والمطالبات وسجل الدردشة) قد تكون قابلة للاكتشاف في الدعاوى القضائية أو عمليات التدقيق إذا حافظت نهج الاستبقاء عليها.
5. الاستبقاء القصير يقلّل من إمكانية رؤية "تعلّم" النموذج: نوافذ الحذف المتشددة قد تحدّ من القدرة على تدقيق سبب تقديم Copilot توصيات بعينها، مما يعقّد تصحيح الأخطاء والتحقيقات المتعلقة بالسلامة.
6. إعدادات الاستبقاء قد تكون نقاط هجوم: الاستبقاء المُهيّأ بشكل خاطئ (طويل جداً أو متاح للوصول) يزيد من تعرّض الشيفرة الخاصة والأسرار والبيانات الشخصية القابلة للتعريف (PII) التي ربما رآها Copilot أو سجّلها.
7. الاستبقاء يتفاعل مع الضبط الدقيق والقياس عن بُعد: البيانات المحتفظ بها لأغراض القياس عن بُعد أو خطوط الضبط الدقيق قد تؤثر في سلوك النموذج مستقبلاً، ما لم تُستثنَ صراحةً بموجب نهج.
8. ميزات Copilot المختلفة لها قواعد استبقاء مختلفة: إكمال الشيفرة ونصوص الدردشة والملاحظات والقياس عن بُعد غالباً ما تتبع جداول استبقاء منفصلة ومعالجة قانونية مختلفة.
9. اختيارات نهج الاستبقاء تؤثر في ثقة المستخدمين وتبنّيهم: الاستبقاء الشفاف والمتشدد يرفع بشكل كبير رغبة المطوّرين في استخدام Copilot في المشاريع الحساسة، بينما يقلل الاستبقاء المتساهل من تبنّي المؤسسات له.

فهم نهج الاستبقاء في Microsoft Copilot

ظلّت نهج الاستبقاء دائماً أساساً للامتثال في Microsoft 365، لكن Copilot يُحدث تغييراً جذرياً. فعلى عكس الملفات التقليدية التي تبقى ساكنة، يُنشئ Copilot بيانات تفاعل جديدة ويعالجها ويخزّنها مع كل مطالبة من المستخدم وكل رد يولّده الذكاء الاصطناعي. وهكذا لم تعد البيانات مجرد شيء يُنشأ ثم يُنسى، بل أصبحت جزءاً نشطاً من سير العمل، تتدفق باستمرار عبر مسارات بيانات جديدة.

إذن، ما الأمر المهم؟ Copilot يتعامل مع البيانات بطرق تكسر النمط التقليدي. فلا تكفي الضوابط التي يديرها المسؤول للرسائل الإلكترونية والمستندات وحدها، بل تحتاج أيضاً إلى سجلات دردشة المستخدمين والنصوص التي يولّدها الذكاء الاصطناعي والسياق الذي يجمعه Copilot. مؤقتات الاستبقاء المعتادة؟ تنطبق هنا أيضاً، لكن عليك أن تعرف بدقة متى تبدأ هذه المؤقتات وكيف، خاصةً عندما يكون الذكاء الاصطناعي التوليدي حاضراً.

مع كل هذه التغييرات، لم يعد كافياً تطبيق نهج احتفاظ شامل واحد لكل شيء. أنت بحاجة الآن إلى استراتيجية تراعي الطبيعة متعددة المنصات لـ Copilot، وأنواع البيانات المختلفة المعنية، وتعقيد التوقيت: متى يبدأ الاستبقاء، ومتى يجب فرض الحذف؟ اعتبر هذا طبقة جديدة في حوكمة Microsoft 365 لديك، وهي تتطلب متابعة مستمرة وإعداداً مقصوداً.

في الأقسام التالية، ستطلع على الشكل الفعلي لنهج الاحتفاظ الخاصة بـ Copilot، وتتعرف على مبادئها الأساسية، وتكتشف كيف تعمل إدارة دورة الحياة من البداية إلى النهاية. هذا دليلك لتجاوز فجوات النهج قبل أن تظهر، والتأكد من عدم إفلات أي شيء من المراقبة، وضمان أن بيئتك المدعومة بالذكاء الاصطناعي آمنة ومتوافقة مع المتطلبات بالقدر الذي تحتاجه فعلاً.

المفاهيم الأساسية لنهج الاحتفاظ ببيانات Copilot

1. تعريف نهج الاحتفاظ لـ Copilot: تحدد نهج الاحتفاظ المدة التي يحتفظ فيها Copilot بمطالبات المستخدمين، والمخرجات التي يولّدها الذكاء الاصطناعي، وبيانات التعريف الخاصة بالتفاعل. صُممت هذه النهج لضمان عدم الاحتفاظ بالبيانات لمدة أطول من اللازم لأسباب تتعلق بالامتثال أو الأمان أو سياسة المؤسسة.
2. أنواع بيانات Copilot المشمولة: تشمل الأنواع الشائعة للبيانات استعلامات المستخدمين، والردود التي يولّدها Copilot بالذكاء الاصطناعي، والسياق الأساسي الذي يُجمع لأغراض المعالجة، وأحياناً محتوى المستندات الملخّص أو المُشار إليه. ينطبق الاستبقاء على كل هذه الأنواع، وليس على سجلات الدردشة وحدها.
3. متى تبدأ نهج الاحتفاظ؟ تبدأ مدة الاستبقاء عادةً عند الإنشاء، أي عند حدوث تفاعل مع Copilot، أو عند تخزين البيانات في مجلد بريد مخفي مرتبط بها أو في مستودع بيانات التطبيق. هذا التوقيت مهم جداً لجدولة الحذف.
4. مبادئ توقيت نهج الاحتفاظ: تعكس فترات الاستبقاء لـ Copilot فترات خدمة Microsoft 365 المدمج معها، مثل Exchange أو SharePoint أو Teams، لكن قد تحتاج عناصر Copilot الفريدة إلى قواعد توقيت صريحة خاصة بها لتجنب التداخل والالتباس.
5. فرض النهج والاستثناءات: يمكن ضبط نهج الاحتفاظ بحيث تقتصر على الاستبقاء فقط، أو الحذف فقط، أو الاستبقاء ثم الحذف. يجب أن تلتزم بيانات Copilot بهذه النهج، لكن يمكن للمسؤولين فرض استثناءات في حالات الحجز القانوني أو الامتثال، وغالباً عبر Purview أو الضوابط ذات الصلة.
6. مثال من الواقع: لنفترض أن مؤسستك تطبّق حجزاً قانونياً لمدة 7 سنوات على رسائل البريد الإلكتروني المالية. تصبح الملخصات أو التوصيات التي يولّدها Copilot استناداً إلى تلك الرسائل خاضعة لنفس الاستبقاء. وإذا تفاعل Copilot مع بيانات من عدة أحمال عمل، فإن المواءمة عبر المنصات ضرورية لمنع الفجوات.
7. التكامل مع حوكمة Microsoft 365 الأوسع: لا تعمل نهج الاحتفاظ الخاصة بـ Copilot بمعزل عن غيرها، بل تعمل جنباً إلى جنب مع إعدادات SharePoint وOneDrive وExchange. قد يؤدي عدم التوافق بينها إلى مخاطر امتثال، لذا ينبغي مراجعة النهج واختبارها كلما تطورت ميزات Copilot.

إدارة دورة حياة البيانات لـ Copilot

1. التقاط المطالبات: تبدأ دورة الحياة عندما يتفاعل المستخدم مع Copilot، سواء بكتابة استعلام، أو توليد مستند، أو طلب ملخص. يُلتقط هذا الإدخال، وأي محتوى يسحبه Copilot، كسجل ضمن أحمال العمل ذات الصلة (مثل Exchange أو SharePoint).
2. تخزين البيانات: بعد الالتقاط، تُخزَّن بيانات التفاعل، غالباً في مجلد بريد مخفي أو في قاعدة بيانات مشفّرة مرتبطة بالمستخدم أو بحمل العمل. ويؤثر موقع التخزين في كيفية تطبيق نهج الاستبقاء ومراجعتها.
3. فترة الاستبقاء: بمجرد تخزينها، تنتظر بيانات Copilot انقضاء فترة الاستبقاء المحددة. يمكن ضبط هذه الفترة في Purview، مع مدد محددة لكل نوع محتوى. وخلال هذه الفترة، قد تكون البيانات قابلة للاكتشاف لأغراض التحقيقات أو التدقيق، لكنها محمية من الحذف المبكر.
4. الإدارة المستمرة والمراقبة: يمكن للمسؤولين متابعة حالة دورة الحياة عبر لوحات الامتثال، وسجلات التدقيق، والمهام المجدولة التي تُنبّه إلى قرب انتهاء الاستبقاء، مما يتيح الوقت للتدخل إذا لزم الأمر لتطبيق حجز قانوني أو استثناء يدوي.
5. الحذف النهائي: عند انتهاء فترة الاستبقاء، ودون وجود استثناءات أو حجوزات، تقوم مهمة خلفية (مثل مهمة مجدولة في Exchange أو SharePoint) بوضع علامة على بيانات Copilot للحذف النهائي. هذا الحذف لا رجعة فيه، وهو ما يدعم تقليل البيانات والامتثال للخصوصية.
6. تصوّر دورة الحياة: تخيّل بيانات Copilot تتدفق عبر "نهر" يحكمه النهج؛ تدخل عند التقاط الطلب، وتتوقف مؤقتًا في جزر التخزين، وتبقى لفترة أثناء الاستبقاء، وأخيرًا تصل إلى شلال الحذف. كل خطوة من هذه الخطوات خاضعة للرقابة لضمان الامتثال.
7. التدخل في دورة الحياة: يمكن للمسؤولين اعتراض دورة الحياة أو إيقافها مؤقتًا عند النقاط الرئيسية، سواء بتطبيق عمليات الحجز، أو تصحيح تكوينات النهج الخاطئة، أو إنشاء تقارير لتتبع الامتثال. يوفّر ذلك مرونة وضمانًا في آن واحد، وهو أمر بالغ الأهمية للصناعات الخاضعة للتنظيم. للاطلاع على منظور أوسع حول انضباط حوكمة Microsoft 365، يمكنكم الاطلاع على هذا النقاش.

شرح تخزين بيانات Copilot وممارسات الأمان

وجود البيانات أمر، أما الحفاظ عليها آمنة وإدارتها بالشكل الصحيح فأمر آخر تمامًا. عندما تُدخل Microsoft Copilot إلى بيئتك، فأنت لا تضيف مجرد مساعد ذكي بارع، بل تضيف بيانات جديدة، ومواقع تخزين جديدة، واعتبارات أمنية جديدة ربما لم تتعامل معها من قبل.

تقيم بيانات Copilot في مواقع قد تمرّ دون أن تُلاحظ: مجلدات بريد مخفية، أو تخزين مضمّن داخل التطبيقات، أو قواعد بيانات مشفّرة مرتبطة بالمستخدمين والخدمات. إن إقامة البيانات (أي مكان تخزينها جغرافيًا) ليست تفصيلًا تقنيًا فحسب، بل قد تحدد مدى امتثالك لكل شيء بدءًا من القانون الأمريكي وصولًا إلى اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

من ناحية الأمان، يتجاوز نهج Microsoft مجرد التشفير الأساسي. فقد أضافت طبقات من عناصر التحكم في الوصول، وقيود على وصول الموظفين، وحماية صارمة للبيانات الحساسة الموسومة. أما المشاركة مع أطراف خارجية فممنوعة تمامًا افتراضيًا بالنسبة لمحتوى Copilot، لكن ستحتاج إلى معرفة كيفية تدقيق هذا الأمر وفرضه بدقة، خاصة مع طرح نقاط تكامل جديدة.

في الأقسام التالية، ستتعرّف على المكان الذي تُخزَّن فيه بيانات Copilot فعليًا، وكيف تحافظ Microsoft على تأمينها، وما ينبغي أن تعرفه عن وصول الموظفين، والمشاركة الخارجية، والحماية من التسريب. ولأن بنية Copilot تختلف عن أحمال عمل Exchange أو SharePoint التقليدية، فإن فهم هذه التغييرات ليس خيارًا، بل ضرورة لكل مسؤول يدير المخاطر والامتثال اليوم.

مواقع تخزين بيانات Copilot والاعتبارات الجغرافية

إن المكان الذي تنتهي إليه بيانات Copilot ليس أمرًا ثانويًا، بل هو محوري في معالجة مخاطر الامتثال والمخاطر التنظيمية. تخزّن Microsoft Copilot معظم بيانات التفاعل في مستودعات خاصة بالمستخدم أو بأحمال العمل، وغالبًا ما تكون "مخفية" عن الوصول المباشر للمستخدمين. فعلى سبيل المثال، عندما يعمل Copilot مع Outlook أو Teams، تُخزَّن سجلات التفاعل والمخرجات المُولَّدة عادةً في المجلدات المخفية لـ Exchange Online أو في قواعد بيانات خاصة بالتطبيق مرتبطة بحسابات المستخدمين.

لإقامة البيانات أهمية كبيرة هنا. وفقًا لوثائق Microsoft، تُخزَّن بيانات Copilot في مركز البيانات الإقليمي نفسه الذي تُخزَّن فيه أحمال عمل Microsoft 365 الأصلية. لذلك، إذا كانت بيانات Exchange في مؤسستك موجودة في مركز بيانات في الولايات المتحدة، فإن البيانات المرتبطة بـ Exchange من Copilot ستكون كذلك. وجد تقرير حديث صادر عن Gartner أن 67% من المؤسسات صنّفت إقامة البيانات بوصفها أبرز مخاوف الامتثال المتعلقة بالذكاء الاصطناعي لعام 2024، لا سيما عند التعامل مع المعلومات الحساسة المتعلقة بالمرضى أو المعلومات المالية في الولايات المتحدة.

تُظهر دراسات الحالة أن المؤسسات ذات متطلبات الإقامة الصارمة للبيانات داخل الولايات المتحدة فقط يمكنها الاعتماد على التزامات Microsoft بالتحديد الجغرافي (geo-fencing) لخدمات Copilot؛ ومع ذلك، ينبغي للمسؤولين التحقق مرة أخرى من إعدادات إقامة أحمال العمل لـ SharePoint أو OneDrive أو Teams لتجنب تسرب البيانات عبر المناطق بشكل غير مقصود. قد يختلف أسلوب التخزين المادي لـ Copilot عن مستودعات SharePoint/OneDrive التقليدية، إذ قد تكون بيانات التطبيقات أكثر تجزئة، مما يساعد في تقليل البيانات إلى الحد الأدنى لكنه قد يعقّد عمليات eDiscovery.

يوصي الخبراء بمراجعة التزامات Microsoft الإقليمية بخصوص التخزين سنويًا، إذ قد تتغير البنية مع الميزات الجديدة أو التغييرات التنظيمية. وفي نهاية المطاف، صُممت بيانات Copilot لتتماشى مع إعدادات المستأجر لديك، لكن مهمة المسؤول هي التحقق من الاستثناءات ومراقبتها، لا سيما عند التكامل مع فرق عابرة للحدود أو الصناعات الحساسة الخاضعة للتنظيم.

حماية البيانات الحساسة وعناصر التحكم في وصول الموظفين

1. تسميات الحساسية لمحتوى Copilot: توسّع Microsoft نطاق تسميات الحساسية من Purview ليشمل المحتوى الذي يُنشئه Copilot أو يشير إليه. فإذا تعلّق طلب المستخدم أو إجابة Copilot ببيانات سرية، فإن تسميات الحساسية تقيّد ما يمكن القيام به، فتحظر إعادة التوجيه أو النسخ، بل وحتى الوصول للقراءة، باستثناء الموظفين المصرّح لهم.
2. وصول محدود للموظفين لدى Microsoft: لا يملك مهندسو الواجهة الخلفية وموظفو مراكز البيانات في Microsoft وصولاً دائماً إلى بيانات Copilot الخاصة بالمستأجر. يخضع الوصول الطارئ لبروتوكولات "كسر الزجاج" الصارمة، ويخضع للتدقيق، ويتطلب تفويضاً صريحاً. وهذا يقلل من خطر التسرب الداخلي.
3. التحكم في الوصول استناداً إلى الأدوار (RBAC) وEntra ID: يمكن للمسؤولين ضبط دقيق لتحديد من في مؤسستكم يستطيع الوصول إلى بيانات Copilot، باستخدام Entra ID وRBAC. ولا يقتصر ذلك على بيانات المستخدمين النهائيين، بل يشمل أيضاً سجلات تدقيق المسؤولين وعمليات تصدير eDiscovery، مع تقييد الوصول خلال التهيئة الأولية للمستخدمين، وتغيير الأدوار، وحالات مغادرة الموظفين.
4. تشفير بيانات Copilot: تُشفَّر جميع بيانات Copilot، سواء في حالة السكون أو أثناء النقل، باستخدام خوارزميات بمستوى المؤسسات. وحتى لو حاول طرف غير مصرح له اعتراض المحتوى، فسيكون غير قابل للاستخدام رياضياً.
5. التدقيق الآلي والتنبيه: تسجّل Microsoft كل عملية وصول إلى بيانات Copilot، سواء من قِبل المستخدمين أو المسؤولين أو العمليات الآلية، وذلك لتوفير مسار تدقيق موثوق في حال إجراء أي تحقيق. لمزيد من الرؤى حول أمن البيانات على المستوى الدقيق وأفضل ممارسات الأتمتة، راجع استراتيجيات أمان Dataverse.
6. منع الإفصاح غير المصرح به: توجد ضوابط للحيلولة دون الإفصاح العرضي عن المخرجات الحساسة التي ينشئها Copilot، وتشمل قيوداً مستندة إلى النهج، وقواعد DLP، والتنبيه عند أنماط الوصول الشاذة، بما يضمن عدم خروج بياناتكم الحساسة عبر الباب الافتراضي.

إدارة المشاركة مع الأطراف الخارجية ومعالجة بيانات التطبيقات

• لا توجد مشاركة افتراضية مع الأطراف الخارجية: بشكل افتراضي، لا تُتاح بيانات Copilot لأطراف خارجية أو تطبيقات خارج Microsoft 365. يُبقي هذا النهج مطالبات المستخدمين وردودهم داخل المؤسسة، مما يقلل من خطر التسريب.
• معالجة صارمة لبيانات التطبيقات: تبقى بيانات تطبيقات Copilot محصورة في خدمة M365 ذات الصلة، ضمن حدود تطبيق صريحة، بما يضمن عدم انكشافها عن غير قصد عبر روبوتات Teams أو استدعاءات API أو الموصلات.
• تدقيق طلبات الوصول الخارجية: يمكنك استخدام التدقيق المحسّن لمراقبة أي محاولات للمشاركة غير المصرح بها أو الخطرة مع أطراف خارجية، والإبلاغ عنها، تماماً مثل ضوابط SharePoint/OneDrive المتقدمة الموضحة هنا.
• القيود التي يفرضها المسؤولون: يملك المسؤولون الأدوات اللازمة لتشديد المشاركة، عبر إصدار نهج جديدة، وتعطيل الموصلات الخطرة، ومراجعة سجلات تدقيق المشاركة الخاصة بأحمال عمل Copilot بشكل استباقي.

متطلبات الامتثال والتنظيم لبيانات Copilot

إذا كنتم تستهدفون الامتثال الكامل في عصر Microsoft Copilot، فلا يمكنكم افتراض أن سياساتكم القديمة ستكفي. تزداد المتطلبات التنظيمية المتعلقة بالذكاء الاصطناعي والمحتوى الذي يُنشئه المستخدمون صرامةً باستمرار، ولا سيما بالنسبة للجهات الحكومية في الولايات المتحدة، والرعاية الصحية، والمؤسسات المالية. يجلب Copilot فئة جديدة كلياً من البيانات، وهذا يستلزم إعادة النظر في فرض السياسات وفي منظومة التدقيق معاً.

يقدم هذا القسم نظرة عامة على المعايير التنظيمية مثل GDPR وHIPAA وغيرها، ويوضح موضع Copilot منها وما الذي يتغير. ستتعرفون على كيفية مواءمة ضوابط Copilot مع الاحتفاظ القانوني على مستوى المؤسسة، وحماية الخصوصية، ومتطلبات التدقيق. فالأمر لا يقتصر على التأكد من وجود السياسات، بل يتعلق بتنفيذها بشكل سليم في كل خطوة، والقدرة على إثبات ذلك أمام المدققين أو الجهات التنظيمية.

سنتناول أيضاً كيف يمكن لأدوات مثل Purview وDefender for Cloud توحيد مراقبة الامتثال والتقارير المستمرة، بحيث لا تجدون أنفسكم في حالة لحاق دائم عند وصول أي تدقيق. إذا كنتم ترغبون في التعمق في المزالق الشائعة المتعلقة بالاحتفاظ بالبيانات وانحراف الامتثال، فاطلعوا على هذه الحلقة حول انحراف الامتثال في Microsoft 365، فهي تفتح الأعين حقاً.

تابعوا القراءة لتعرفوا اللوائح الرئيسية التي تهم Copilot، وكيف تربط Microsoft الضوابط بكل منها، وكيف تعززون سير عمل eDiscovery والتدقيق لديكم للحفاظ على سلامة مؤسستكم إذا طرق المحامون أو الجهات التنظيمية الباب.

الامتثال لمتطلبات الولايات المتحدة والمعايير التنظيمية العالمية

• الامتثال للائحة GDPR: يجب أن يضمن Copilot معالجة بيانات المقيمين في الاتحاد الأوروبي بشكل قانوني، وتخزينها مع تحديد واضح للغرض منها، وإمكانية حذفها أو تصديرها عند الطلب. يُعد مكان تخزين البيانات والموافقة عنصرين أساسيين للامتثال للائحة GDPR.
• ضمانات HIPAA لبيانات الرعاية الصحية: بالنسبة لمقدمي الرعاية الصحية في الولايات المتحدة، يجب أن تلتزم تفاعلات Copilot التي تتضمن معلومات صحية محمية (PHI) بقواعد HIPAA الخاصة بالأمان والخصوصية. تُشفَّر عمليات نقل البيانات، وتُطبَّق ضوابط الوصول للحفاظ على سلامة المعلومات الصحية المحمية.
• إدارة الامتثال الخاصة بالولايات المتحدة: تحتاج الوكالات الفيدرالية والولائية والمحلية إلى أن يدعم Copilot إطار FedRAMP وCJIS وأطر الامتثال الأخرى الخاصة بالولايات المتحدة. تُخزَّن البيانات داخل البلاد، وتُلبى متطلبات سجلات التدقيق والإبلاغ عن الحوادث باستخدام ضوابط Microsoft الأصلية.
• الامتداد عبر الحدود والمناطق المتعددة: يجب أن تتأكد المؤسسات متعددة الجنسيات من أن Copilot لا يُحدث تعارضًا غير مقصود في النُهج بين مناطق الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة ومنطقة آسيا والمحيط الهادئ. يُعد ضبط إعدادات المستأجر ومراجعة النُهج أمرًا بالغ الأهمية لمنع تعارضات مكان تخزين البيانات أو الوصول.
• أفضل الممارسات للتوافق التنظيمي: استخدم مزيجًا من Purview DLP والتسمية التلقائية وRBAC وتقارير التدقيق لسد الثغرات بين Copilot والخدمات مثل Exchange وSharePoint. يُعد هذا النهج الموحد ضروريًا للامتثال الشامل. للمراقبة المستمرة والمعالجة الآلية، اطلع على إدارة الامتثال باستخدام Defender for Cloud.
• توثيق النُهج وجمع الأدلة: احتفظ بتوثيق كامل لتصميم نُهج Copilot وتطبيقها ومعالجة الحوادث المرتبطة بها لأغراض التدقيق. اختبر النُهج بشكل استباقي، وحافظ على خريطة واضحة للمسؤوليات عبر وحدات الأعمال العالمية.

تفعيل إمكانات eDiscovery والتدقيق لـ Copilot

• تكامل eDiscovery: يتم فهرسة المحتوى والمطالبات والردود التي ينشئها Copilot لأغراض eDiscovery الخاص بالامتثال، مما يتيح للفرق القانونية وفرق الموارد البشرية أو الأمن تنفيذ عمليات بحث عبر تفاعلات المستخدمين تمامًا كما يحدث مع رسائل البريد الإلكتروني أو الدردشات.
• سير عمل الحجز القانوني: عند تفعيل الحجز القانوني، يتم وضع علامة على بيانات Copilot الخاضعة لهذا الحجز والحفاظ عليها بغض النظر عن إعدادات الاستبقاء الأخرى. لا يُحذف المحتوى حتى يُرفع الحجز، مما يقلل من المخاطر القانونية.
• إدارة سجل التدقيق في Purview: يمكن تتبع كل تفاعل مع Copilot باستخدام سجلات التدقيق، والتي توثق إجراءات المستخدمين وتغييرات المسؤولين ومهام الاستبقاء والحذف في الخلفية. تتمتع الفرق التي تستخدم Purview Premium بإمكانات استبقاء ممتدة وتتبع جنائي. هل تهتم بممارسات التدقيق المتقدمة؟ اطلع على الشرح المعمّق لتدقيق Purview.
• تقارير قابلة للدفاع عنها أمام الجهات التنظيمية: تساعد أدوات eDiscovery والتدقيق المستشارين القانونيين ومسؤولي الامتثال على إنتاج تقارير مؤرخة وغير قابلة للتلاعب، وهي عنصر أساسي للاستجابة لطلبات الجهات التنظيمية أو المحاكم بثقة.
• مراقبة الامتثال الاستباقية: تكتشف التنبيهات الآلية والفحوصات المستمرة للنُهج أي انحراف محتمل عنها قبل أن يتحول إلى مشكلة تجارية. ويرفع التكامل مع أدوات SIEM وSOAR مستوى الجاهزية الجنائية والكشف عن المخاطر في الوقت الفعلي.
• تصور تدقيق دورة حياة البيانات: تتيح لوحات المعلومات والسجلات للمسؤولين تتبع دورة حياة بيانات Copilot من المطالبة وحتى الحذف، وإظهار محفزات الاستبقاء والأحجزة وجداول الحذف بنظرة واحدة.

حذف البيانات وإلغاء تهيئة المستخدمين في Copilot

يُعد إعداد سير عمل متين لحذف البيانات وإلغاء تهيئة المستخدمين في Copilot أمرًا بالغ الأهمية. فالبيانات لا تُحذف من تلقاء نفسها، وقد تبقى محتويات الموظفين السابقين دون معالجة بسهولة، فتتحول إلى قنبلة موقوتة للامتثال أو مصدر مسؤولية إذا لم تُدَر بشكل صحيح. يوفر Copilot، كما هو الحال في بقية Microsoft 365، عدة أدوات قائمة على النُهج لضمان حذف المعلومات عند انتهاء المدة المحددة، أو الاحتفاظ بها إذا اقتضى الأمر ذلك قانونيًا.

الأهم هو فهم طريقة عمل الحذف في بيئة Copilot. الأمر أعمق من مجرد إفراغ سلة المحذوفات. تلعب تجاوزات نهج الاستبقاء ومهام المؤقتات ومراجعات مسارات المحتوى دورًا في ضمان تنظيف المحتوى دون استثناء. يصبح توقيت النُهج اعتبارًا تكتيكيًا: متى تبدأ المدة الزمنية لعناصر Copilot، وماذا يمكنك أن تفعل إذا احتاج أحد العناصر إلى إزالة أسرع من المعتاد أو الاحتفاظ به لمدة أطول؟

أما إنهاء الحسابات (Offboarding)، فيعني التدقيق في كل التفاصيل عند مغادرة الموظفين: التأكد من سحب الصلاحيات، والاحتفاظ بالبيانات أو حذفها وفقًا للنهج المعتمدة، والتحقق من الامتثال في كل خطوة. فإغفال صندوق بريد واحد أو مجلد مخفي قد يعود بالضرر عليكم أثناء التدقيق، أو ما هو أسوأ، أثناء النزاعات القانونية.

سنرشدكم إلى كيفية إعداد نهج الحذف والتجاوزات وسير العمل المخصص لسيناريوهات Copilot الرئيسية. كما ستحصلون على قائمة مرجعية بأفضل الممارسات لإنهاء الحسابات، للحفاظ على مؤسستكم منظمة وممتثلة وجاهزة لأي مستجدات.

كيفية إعداد تجاوزات حذف البيانات والاستبقاء

1. تحديد مسارات محتوى بيانات Copilot: قبل إعداد الحذف، حددوا أماكن وجود بيانات Copilot، مثل مجلدات صندوق البريد المخفية، ودردشات Teams، وقواعد بيانات التطبيقات، والملفات المتكاملة مع SharePoint. استخدموا Purview ولوحات الامتثال للتأكد من عدم إغفال أي مسار للبيانات.
2. إعداد نهج الحذف فقط: في السيناريوهات التي لا يلزم فيها الاستبقاء، قوموا بإعداد نهج الحذف فقط في Purview أو عبر PowerShell. حددوا المشغلات والأطر الزمنية بوضوح، مثل حذف مطالبات Copilot بعد 30 يومًا إذا لم تحتوِ على بيانات خاضعة للتنظيم.
3. تطبيق ضوابط الاستبقاء ثم الحذف: في القطاعات الخاضعة للتنظيم، ادمجوا الاستبقاء والحذف: حددوا فترة استبقاء إلزامية، ثم اذكروا الشروط المحددة التي يجب بموجبها إزالة بيانات Copilot نهائيًا. تأكدوا من تفعيل مهام المؤقت لبدء الحذف تلقائيًا عند انتهاء فترة الاستبقاء.
4. الاستفادة من تجاوزات الاستبقاء: عندما تتغير المتطلبات القانونية أو متطلبات الامتثال، طبقوا تجاوزات النهج على مستوى حاوية البيانات أو المستخدم. ويمكن للتجاوز إيقاف عمليات الحذف مؤقتًا (باستخدام حجز قانوني)، أو تمديد فترة الاستبقاء لسجلات محددة. وتظهر التجاوزات في سجلات التدقيق لتعزيز القدرة على الدفاع عن الإجراءات.
5. مراقبة سير عمل الحذف: استخدموا سجلات النشاط وتقارير مهام المؤقت لتتبع الموعد المجدول لحذف بيانات Copilot، والتحقق من حدوث الإزالة فعليًا. اختبروا النهج بتشغيل مهام المراجعة وعمليات التدقيق العشوائي للتأكد من أن الامتثال ليس نظريًا فقط.
6. التخصيص لسيناريوهات Copilot الفريدة: بالنسبة لميزات Copilot المتكاملة مع عدة أحمال عمل، تأكدوا من توافق النهج عبر جميع المنصات ذات الصلة (Exchange وTeams وSharePoint) لتجنب فجوات الاستبقاء أو التعارضات، وهي خطوة أساسية في حوكمة متعددة المنصات.
7. مثال تطبيقي: لنفترض أن مديرًا يغادر المؤسسة قد أشارت مطالبات Copilot الخاصة به إلى مستندات موارد بشرية حساسة. ستراجعون مسارات المحتوى، وتطبقون أي حجوزات قانونية مطلوبة، وتضعون المطالبات في قائمة الحذف المجدول، مستخدمين نهج "الاستبقاء ثم الحذف" لإغلاق الدورة وحماية مؤسستكم.

استراتيجيات إنهاء حسابات المستخدمين والاستبقاء لبيانات Copilot

• استبقاء البيانات القائم على النهج للموظفين المغادرين: طبقوا نهج الاستبقاء (أو الحذف) على بيانات Copilot المرتبطة بحسابات الموظفين السابقين، وتأكدوا من وضع علامات مناسبة على صناديق بريد الموظفين السابقين (بما في ذلك المجلدات المخفية).
• سحب الوصول تلقائيًا: استخدموا Entra ID أو PowerShell لتعطيل وإزالة الوصول إلى أحمال عمل Copilot أثناء إنهاء الحساب، لإغلاق أي منافذ للتعرض العرضي أو الخبيث.
• تدقيق وتوثيق إجراءات إنهاء الحساب: احتفظوا بسجلات تفصيلية لتطبيق النهج والحذف وإزالة الوصول، للدفاع عن عمليتكم في المراجعات التنظيمية. للاطلاع على نصائح تأمين حسابات الضيوف والموظفين السابقين، راجعوا هذا الدليل حول التعامل مع حسابات ضيوف M365.
• سجلات قانونية قابلة للدفاع: تأكدوا من إمكانية تدقيق جميع خطوات إنهاء الحساب والتحقق منها وإعادة إنتاجها كأدلة امتثال في حال النزاعات القانونية أو طلبات الوصول إلى بيانات الشخص المعني.

معالجة بيانات Copilot واستخدامها في تدريب الذكاء الاصطناعي

سؤال يشغل بال كثير من المسؤولين: إلى أين تذهب بيانات Copilot بعد الضغط على "Enter"، وهل تُستخدم لتغذية نماذج الذكاء الاصطناعي الخاصة بـ Microsoft؟ إن فهم النهج التقني لـ Copilot في معالجة البيانات أمر بالغ الأهمية، ليس فقط للامتثال، بل للخصوصية وثقة المستخدمين. فالبيانات لا تُعالج ثم تُهمل ببساطة، بل قد تنتقل إلى ملفات السجلات والمجلدات المخفية، وقد تُنظر، حسب النهج المطبق، في استخدامها لتدريب الذكاء الاصطناعي مستقبلًا إذا لم تكن الضمانات اللازمة موجودة.

تسير Microsoft على حبل مشدود بين تمكين Copilot من التعلّم والتحسّن، والتأكد من عدم إساءة استخدام بيانات المستخدمين أو تعرّضها دون قصد لتعلّم الآلة خارج مؤسستك. يوجد إطار عمل متين يفعّل مزيدًا من التدقيق بحسب حساسية البيانات ومصدرها أو إعدادات موافقة المستخدم.

سيشرح القسمان التاليان كيفية تعامل Copilot مع مدخلات المستخدم، من لحظة الاستلام حتى التخزين الآمن، وسيعرضان النهج الدقيقة التي تطبّقها Microsoft لضمان بقاء معظم بيانات Copilot خارج مجموعة تدريب الذكاء الاصطناعي افتراضيًا. كما سيحصل المسؤولون على نظرة عملية على ضوابط الذكاء الاصطناعي المسؤول، وآليات إلغاء الاشتراك، وما تعنيه عملية الإدراج والاستثناء في عمليات النشر الفعلية.

مع تزايد اهتمام الجهات التنظيمية عامًا بعد عام بشفافية الذكاء الاصطناعي ونظافة بيانات تدريب النماذج، لم تعد معرفة هذه التدفقات مجرد معلومات تقنية عامة، بل أصبحت عنصرًا أساسيًا في الدفاع عن وضعك في مجال الذكاء الاصطناعي إذا طُرحت أسئلة تتعلق بالخصوصية، أو جاء المدققون يطلبون التوضيح.

التفاصيل التقنية لمعالجة بيانات Copilot

يعالج Copilot مطالبات المستخدم عبر استيعاب النص الذي تكتبه، وسحب السياق المرتبط به من أحمال العمل المتصلة، ثم توليد النتائج عبر خوادم آمنة. تُحفظ المطالبات والردود المولّدة على هيئة سجلات منظمة، وغالبًا ما تُخزَّن في مجلدات بريد مخفية أو قواعد بيانات مخصصة، وذلك بحسب حمل عمل Microsoft 365 المعني. تُشفَّر البيانات أثناء التخزين وأثناء النقل لمنع الوصول غير المصرّح به.

منطق الاستبقاء مدمج في خط معالجة البيانات. بمجرد إنشاء المطالبة والرد، تحدد مهام التوقيت أو محركات النهج المدة التي يبقى فيها التفاعل مخزّنًا قبل حذفه وفقًا لنهج الاستبقاء في مؤسستك. ولا يعالج Copilot البيانات ولا يخزنها خارج البيئات المصرّح بها، وذلك لضمان احترام حدود الامتثال.

النهج المتعلقة ببيانات تدريب الذكاء الاصطناعي وقيود استخدام البيانات

1. الاستثناء الافتراضي من تدريب نموذج الذكاء الاصطناعي: افتراضيًا، لا يستخدم Copilot في Microsoft 365 بيانات المستخدمين المؤسسية، سواء كانت مطالبات أو ردودًا أو سياقًا، لتدريب نماذج ذكاء اصطناعي عامة أو مشتركة. ويحمي ذلك المعلومات التجارية والشخصية الحساسة من إعادة استخدامها لتحسين نماذج الذكاء الاصطناعي خارج المستأجر الخاص بك.
2. التدريب على الذكاء الاصطناعي بموافقة صريحة فقط: في برامج خاصة أو بناءً على استثناء يفرضه المسؤول، قد تُدرس بعض بيانات Copilot لتحسينات الذكاء الاصطناعي، ولكن فقط بعد منح موافقة صريحة من المستخدم أو المؤسسة. وتجعل لافتات الاشتراك وإعدادات النهج هذه العملية شفافة وقابلة للتدقيق.
3. ضوابط الذكاء الاصطناعي المسؤول: تُستبعد تلقائيًا من أي مجموعة تدريب البيانات المُعلَّمة بأنها حساسة أو المصنّفة بوسوم سرية عالية، بغض النظر عن إعدادات المستخدم الفردية. وتفرض Microsoft ذلك من خلال مزيج من منطق النهج والضوابط التقنية وعمليات التدقيق الامتثالي.
4. التدقيق والإشراف على استخدام البيانات: يمكن للمسؤولين مراجعة سجلات إدراج تدريب الذكاء الاصطناعي وحالة إلغاء الاشتراك لكل مستخدم أو حمل عمل. وتساعد التقارير مسؤولي الامتثال على إثبات، عند الحاجة، أن تفاعلات Copilot الحساسة لم تغادر حدود المؤسسة أبدًا. للاطلاع على منظور عملي حول الذكاء الاصطناعي المسؤول، اطّلع على دور مجالس الحوكمة في إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي.
5. تعديلات النهج الديناميكية: يمكن لتسميات الحساسية وتحليلات المخاطر ومحفزات دورة الحياة أن تعدّل تلقائيًا ما إذا كانت بيانات Copilot معينة تُعتبر لتعلّم الذكاء الاصطناعي. فإذا تغيّر دور المستخدم، أو أُعيد تصنيف البيانات، يمكن لنهج الاستبقاء وإدراج الذكاء الاصطناعي أن تتكيف فورًا، مما يحافظ على الامتثال في البيئات المتغيرة.
6. الاستثناء من تدريب النماذج التابعة لجهات خارجية: لا تُشارَك بيانات Copilot أبدًا مع منصات ذكاء اصطناعي تابعة لجهات خارجية، مثل ChatGPT Enterprise أو نماذج Microsoft Foundry الخارجية، إلا بموجب موافقات تعاقدية صريحة للغاية ومسجّلة. ومعظم المؤسسات، افتراضيًا، لن ترى بياناتها في Copilot تغادر السحابات الآمنة لشركة Microsoft.
7. الإشراف المستمر على النهج: تُعد مجالس الحوكمة ونهج مستوى التحكم أمرًا حيويًا لمراقبة الاستخدام المسؤول وفرضه. وكما نوقش بالتفصيل في هذا الدليل حول الحوكمة الآمنة للذكاء الاصطناعي، فالأمر لا يقتصر على الإعداد التقني، بل يشمل المراجعة المستمرة، والفصل بين مستويي التشغيل والتحكم، والتخفيف الاستباقي لمخاطر الذكاء الاصطناعي.

الأسئلة المتداولة: microsoft 365 copilot ونهج الاستبقاء

ما العلاقة بين Microsoft 365 Copilot ونهج الاستبقاء؟

يستخدم Microsoft 365 Copilot المحتوى الموجود في خدمات Microsoft 365، لذلك تظل نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء المُهيّأة في Microsoft Purview سارية على المحتوى الذي يستطيع Copilot الوصول إليه. ويعني الاستبقاء بالنسبة إلى Copilot أن العناصر الأساسية (رسائل البريد الإلكتروني، وملفات SharePoint، ومحادثات Teams، وتفاعلات Copilot) تبقى خاضعة لقواعد الاستبقاء والحذف. ويُهيّأ نهج الاستبقاء ويُطبّق من خلال بوابة Microsoft Purview لتلبية متطلبات الامتثال ومنع فقدان البيانات غير المرغوب فيه.

كيف تؤثر نهج الاستبقاء الخاصة بـ Copilot في محادثات Teams وتفاعلات Copilot؟

يمكن أن تشمل نهج الاستبقاء الخاصة بـ Teams محادثات Teams والقنوات وتسجيلات الاجتماعات. وعندما ينشئ Copilot في Teams محتوى تفاعل أو يخزّنه، يخضع هذا المحتوى للنهج نفسها المطبّقة على الفرق. وإذا كان النهج مُهيّأً للاستبقاء ثم الحذف، فسيُحفظ المحتوى المرتبط بـ Copilot طوال مدة الاستبقاء، ثم يُحذف عند انتهائها، وبذلك يتحقق الامتثال مع تقليل الاحتفاظ المفرط بالبيانات.

كيف أنشئ نهج استبقاء لبيانات Copilot وأُهيّئه؟

لإنشاء نهج استبقاء، انتقل إلى بوابة Microsoft Purview، ثم أنشئ نهج الاستبقاء وهيّئه بحيث يستهدف المواقع التي توجد فيها بيانات Microsoft 365 Copilot (Exchange وSharePoint وOneDrive وTeams). استخدم نطاقات نهج ثابتة للاستبقاء، أو حدّد مجموعات Microsoft 365 وصناديق بريد محددة. ثم هيّئ إجراءات النهج: الاستبقاء فقط، أو الاستبقاء ثم الحذف. واضبط مدد الاستبقاء، وفعّل النهج للاستبقاء عند الجاهزية. للاطلاع على إرشادات خطوة بخطوة، راجع مقالات الاستبقاء في Microsoft Learn.

كم يستغرق بدء سريان الاستبقاء بعد تطبيق نهج ما؟

يبدأ الاستبقاء فور نشر نهج الاستبقاء، لكن التطبيق الفعلي قد يستغرق وقتاً، إذ قد تحتاج النهج إلى 24 ساعة أو أكثر لتسري بالكامل على جميع المواقع. وتبدأ مدة الاستبقاء عادةً عند إنشاء العنصر أو تعديله، وذلك بحسب تهيئة النهج. لذلك ينبغي فهم متى تبدأ مدة الاستبقاء، وكيف تتفاعل إعدادات الاستبقاء المتعددة (التسميات والنهج) داخل المستأجر لديك.

ماذا يحدث إذا طُبّقت عدة نهج استبقاء أو تسميات على المحتوى نفسه الخاص بـ Copilot؟

عند تطبيق عدة نهج استبقاء، يختار منطق الاستبقاء في Microsoft 365 الإعداد الأكثر تقييداً، أي الإعداد الذي يحفظ المحتوى لأطول مدة. وإذا طُبّقت تسمية استبقاء على محتوى، وشمله نهج استبقاء أيضاً، فعادةً ما تكون الأولوية للنهج التي تحتفظ بالمحتوى لمدة أطول أو تمنع حذفه. ويمكنك مراجعة التعارضات بين النهج في بوابة Microsoft Purview لضمان النتيجة المطلوبة لمحتوى Copilot، وتعرّف على نهج الاستبقاء في Microsoft 365 لتخطيط سيناريوهات نهج واحد أو عدة نهج.

هل يستطيع Copilot الوصول إلى محتوى خاضع لحجز الاستبقاء أو الحجز القانوني؟

نعم، يستطيع Copilot الوصول إلى المحتوى لأغراض الإنشاء والتلخيص إذا كان المستخدم يملك الأذونات اللازمة للوصول إليه. أما حجوزات الاستبقاء والحجوزات القانونية فتمنع الحذف وتحفظ المحتوى في موقعه. والحجوزات منفصلة عن نهج الاستبقاء، وهي جزء من ضوابط الأمان والامتثال في Microsoft 365. وإذا كان المحتوى خاضعاً للاستبقاء أو للحجز القانوني، فسيظل متاحاً لتلبية متطلبات الامتثال، ولن تزيله إجراءات الحذف المرتبطة بالاستبقاء.

كيف تعمل نهج الاستبقاء وسياسات منع فقدان البيانات (DLP) معاً مع Copilot؟

تركز نهج الاستبقاء على الاحتفاظ بالمحتوى أو حذفه وفق قواعد الامتثال، بينما تمنع ضوابط منع فقدان البيانات كشف البيانات الحساسة. وبالنسبة إلى Copilot وتطبيقات الذكاء الاصطناعي، اجمع بين نهج الاستبقاء الخاصة ببيانات Microsoft 365 Copilot وسياسات DLP لتقليل مخاطر فقدان البيانات: هيّئ قواعد DLP لمحادثات Teams وتفاعلات Copilot، وقيّد المشاركة، وراقب استخدام Copilot. واستخدم Copilot Studio وضوابط الحوكمة للحد مما يمكن لـ Copilot استيعابه، وتأكد من فرض متطلبات الامتثال.

أين يمكن للمسؤولين الاطلاع على معلومات الاستبقاء الخاصة بـ Copilot والتحقق من تهيئة النهج؟

ينبغي للمسؤولين الرجوع إلى Microsoft Learn وبوابة Microsoft Purview للتعرف على نهج الاستبقاء، والاستبقاء والحذف، وتفاصيل مواقع تطبيق نهج الاستبقاء. وفي بوابة Purview يمكنكم إنشاء نهج استبقاء، والتحقق من أن نهج الاستبقاء مُعدّ بشكل صحيح، والاطلاع على العناصر الخاضعة للاستبقاء، ومراقبة عملية نشر النهج. أما للإرشادات الخاصة بـ Copilot، فراجعوا الوثائق المتعلقة بـ Copilot for Microsoft 365 وCopilot Studio لفهم كيفية التعامل مع بيانات Microsoft 365 Copilot، وكيف تتكامل نهج الاستبقاء الخاصة بـ Copilot مع مسارات الامتثال القائمة.