Copilot ומדיניות שמירה: מה כל מנהל Microsoft 365 צריך לדעת

By Mirko Peters · 2026-03-17 · Updated 2026-03-24

Microsoft 365 Copilot: מדיניות שמירה. למדו על מדיניות שמירה של Microsoft 365 עבור Copilot וצ'אטים של Teams ואינטראקציות עם Copilot.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

אם אתם מנהלים בעולם Microsoft 365, אתם כבר יודעים שהסיכונים בתחום הציות גבוהים מאי פעם. עם Microsoft Copilot וכלי AI נוספים שמשולבים כעת ישירות ב-M365, ניהול מדיניות השמירה אינו עניין של סימון תיבה בלבד – הוא מהווה את הליבה של שמירה על הארגון שלכם, על הציות לתקנות ועל מוכנות לביקורת.

Copilot אינו מסתכל רק על מסמכים או על הודעות דוא"ל. הוא מתקשר עם הנתונים שלכם בדרכים חדשות, והדבר יוצר סיכוני מחזור חיי נתונים, ממשל וסיכונים משפטיים ייחודיים. מה השתנה? הרבה. בקרות שמירה קלאסיות שעבדו עבור Exchange או SharePoint צריכות להתפתח כך שיכסו את האופן שבו Copilot מאחסן, משתמש מחדש ומוחק נתוני אינטראקציה. התעלמות מכך עלולה לחשוף אתכם לסיכון משפטי, לדליפות נתונים או להפרות רגולטוריות.

מנהלים כיום חייבים ליישר את מדיניות השמירה ב-Copilot לא רק לצורך הגנה על נתונים וביקורות ציות, אלא גם כדי להימנע מהפתעות לא נעימות כמו נתונים צללים או פערים לא מזוהים במדיניות. אסטרטגיות ממשל יעילות ל-Copilot ואכיפה טכנית מאובטחת יכולות לעזור לכם להטמיע AI בבטחה, עם חוזים חזקים, בקרות גישה וציות אוטומטי מובנה. בואו נפרק מה הופך את השמירה ב-Copilot לשונה – ומדוע אינכם יכולים להשאיר אותה לַמַּזָּל.

1. שמירה עשויה להשפיע על הצעות המודל: המקום והאופן שבהם נשמרים קוד או היסטוריית הנחיות, וכמה זמן הם נשמרים, יכולים לשנות את ההקשר ש-Copilot משתמש בו, ולכן הם עשויים לשנות את ההצעות שהוא מציג גם עבור הנחיות זהות.
2. שמירה ארגונית עשויה להיות ארוכה יותר מכפי שציפיתם: יומנים וטלמטריה ארגוניים הקשורים ל-Copilot עשויים להישמר לצורכי ציות במשך חודשים או שנים, ולא רק לחלונות זמן קצרים לצורך ניפוי שגיאות.
3. ההפרדה בין נתונים אישיים לנתונים ארגוניים אינה מוחלטת: גם כאשר Copilot מפריד בין נתונים אישיים לנתונים ארגוניים, מערכות השמירה והגיבוי עלולות ליצור עותקים חופפים שדורשים בקרות מדיניות.
4. מדיניות שמירה משפיעה על גילוי משפטי: נתונים ש-Copilot שומר (קטעי קוד, הנחיות, היסטוריית צ'אט) עשויים להיות נחשפים בהליכים משפטיים או בביקורות, אם מדיניות השמירה משמרת אותם.
5. שמירה קצרה מפחיתה את היכולת לראות "למידה" של המודל: חלונות מחיקה אגרסיביים עלולים להגביל את היכולת לבדוק מדוע Copilot סיפק המלצות מסוימות, וכך להקשות על ניפוי שגיאות ועל חקירות בטיחות.
6. הגדרות שמירה עלולות להפוך לווקטורי תקיפה: שמירה שהוגדרה בצורה שגויה (ארוכה מדי או נגישה מדי) מגדילה את החשיפה של קוד קנייני, סודות או מידע מזהה אישי (PII) ש-Copilot אולי ראה או תיעד.
7. שמירה משתלבת באימון מדויק ובטלמטריה: נתונים שנשמרים לצורכי טלמטריה או לצורך צינורות אימון מדויק עלולים להשפיע על התנהגות המודל בעתיד, אלא אם מדיניות תחריג אותם במפורש.
8. לתכונות שונות של Copilot יש כללי שמירה שונים: השלמת קוד, תמלילי צ'אט, משוב וטלמטריה פועלים לרוב לפי לוחות זמנים נפרדים לשמירה ולפי טיפול משפטי נפרד.
9. בחירות במדיניות שמירה משפיעות על אמון המשתמשים ועל האימוץ: שמירה שקופה ומגבילה מגדילה משמעותית את נכונותם של מפתחים להשתמש ב-Copilot בפרויקטים רגישים, ואילו שמירה רופפת מפחיתה את האימוץ הארגוני.

הבנת מדיניות שמירה ב-Microsoft Copilot

מדיניות שמירה תמיד הייתה הבסיס לציות ב-Microsoft 365, אך Copilot מערער את המצב. בניגוד לקבצים קלאסיים שפשוט נמצאים שם, Copilot יוצר, מעבד ומאחסן נתוני אינטראקציה חדשים עם כל הנחיית משתמש וכל תגובה שנוצרה על ידי AI. פתאום הנתונים אינם רק משהו שנוצר ונשכח – הם חלק פעיל מתהליך העבודה, וזורמים כל הזמן בנתיבים חדשים.

אז מה הדבר הגדול? Copilot מתקשר עם נתונים בדרכים ששוברות את המסגרת המסורתית. לא מספיק לשלוט על מיילים או מסמכים, אלא צריך גם לשלוט על היסטוריית הצ'אטים של המשתמשים, על טקסט שנוצר על ידי AI ועל ההקשר שאותו Copilot אוסף יחד. מנגנוני השמירה הרגילים? הם חלים גם כאן – אך צריך לדעת בדיוק מתי וכיצד מתחילים הספירות האלה, במיוחד כאשר מעורב AI יוצר.

עם כל התנועה הזו, כבר לא מספיק להגדיר מדיניות שמירה אחת כוללת לכל הנתונים. היום נדרשת אסטרטגיה שמתחשבת באופי הרב-פלטפורמי של Copilot, בסוגי הנתונים השונים שמעורבים, ובמורכבות התזמון: מתי מתחילה השמירה, ומתי צריך לאכוף מחיקה? יש לראות בזה שכבה חדשה בממשל של Microsoft 365 שדורשת תשומת לב מתמשכת והגדרה מדויקת.

בסעיפים הבאים תראו איך נראות מדיניות שמירה של Copilot בפועל, תלמדו את העקרונות המרכזיים שלהן, ותכירו איך מתנהל מחזור החיים של הנתונים מההתחלה ועד הסוף. זהו המדריך שלכם לזיהוי פערים במדיניות לפני שהם הופכים לבעיה, להבטחה שדבר לא נשמט דרך הסדקים, ולוידוא שסביבת ה-AI שלכם מאובטחת ותואמת לדרישות הנדרשות באמת.

מושגי יסוד במדיניות שמירת נתונים של Copilot

1. הגדרת מדיניות שמירה ל-Copilot: מדיניות שמירה קובעת כמה זמן Copilot שומר פרומפטים של משתמשים, תוצרים שנוצרו על ידי AI ומטא-נתונים של אינטראקציות. המטרה היא לוודא שנתונים לא נשמרים זמן רב יותר מהנדרש מסיבות של תאימות, אבטחה או מדיניות ארגונית.
2. סוגי הנתונים של Copilot שמכוסים: סוגי הנתונים הנפוצים כוללים שאילתות משתמשים, תשובות שנוצרו על ידי AI של Copilot, ההקשר הנלווה שנאסף לצורך עיבוד, ולעיתים גם תוכן מסוכם או מתייחס של מסמכים. השמירה חלה על כל אלה, ולא רק על יומני צ'אט.
3. מתי מדיניות השמירה מתחילה? שעון השמירה מתחיל בדרך כלל ביצירה: כאשר מתבצעת אינטראקציה עם Copilot, או כאשר הנתונים נשמרים בתיקייה מוסתרת בתיבת הדואר המשויכת או במאגר הנתונים של היישום. תזמון זה קריטי לתכנון המחיקה.
4. עקרונות תזמון מדיניות שמירה: תקופות השמירה של Copilot משקפות את אלה של שירות Microsoft 365 שאליו הוא משולב, כמו Exchange, SharePoint או Teams. עם זאת, ארטיפקטים ייחודיים של Copilot עשויים לדרוש כללי תזמון מפורשים משלהם, כדי למנוע חפיפה ובלבול.
5. אכיפת מדיניות ודריסות: ניתן להגדיר מדיניות שמירה כשמירה בלבד, מחיקה בלבד, או שמירה ולאחר מכן מחיקה. נתוני Copilot חייבים לכבד כללים אלה, אך מנהלים יכולים לאכוף דריסות עבור השבתה משפטית (legal hold) או מצבים רגולטוריים, לרוב דרך Purview או בקרות קשורות.
6. דוגמה מהעולם האמיתי: נניח שלארגון שלכם יש legal hold של 7 שנים על הודעות דוא"ל פיננסיות. סיכומים או המלצות שנוצרו על ידי Copilot על בסיס הודעות אלה נכללים באותה מדיניות שמירה. אם Copilot מתממשק עם נתונים ממספר שירותים, יישור בין הפלטפורמות הוא הכרחי כדי למנוע פערים.
7. שילוב עם ממשל רחב של Microsoft 365: מדיניות שמירה עבור Copilot אינה פועלת בנפרד; היא עובדת יחד עם ההגדרות של SharePoint, OneDrive ו-Exchange. חוסר התאמה עלול ליצור סיכוני תאימות, ולכן יש לבחון ולבדוק את המדיניות מחדש ככל ש-Copilot מתפתח.

תהליך ניהול מחזור חיי הנתונים עבור Copilot

1. לכידת פרומפטים: מחזור החיים מתחיל כאשר משתמש מתקשר עם Copilot, בין אם בהקלדת שאילתה, ביצירת מסמך או בבקשת סיכום. הקלט הזה, וכל תוכן ש-Copilot שולף, נלכד כרשומה בתוך השירות הרלוונטי (כמו Exchange או SharePoint).
2. אחסון נתונים: לאחר הלכידה, נתוני האינטראקציה נשמרים, לרוב בתיקייה מוסתרת בתיבת הדואר או במסד נתונים מוצפן המשויך למשתמש או לשירות. מיקום האחסון משפיע על האופן שבו מדיניות השמירה מיושמת ונבדקת.
3. תקופת שמירה: לאחר האחסון, נתוני Copilot "ממתינים" לתום תקופת השמירה שנקבעה. ניתן להגדיר זאת ב-Purview, עם משכי זמן ספציפיים לכל סוג תוכן. בתקופה זו ניתן לאתר את הנתונים לצורך חקירות או ביקורות, והם מוגנים מפני מחיקה מוקדמת.
4. ניהול שוטף וניטור: מנהלים יכולים לעקוב אחר מצב מחזור החיים דרך לוחות בקרת תאימות, יומני ביקורת ומשימות תזמון שמסמנות תפוגות שמירה קרובות, ומאפשרות להם להתערב בזמן אם נדרשת השבתה משפטית או דריסה ידנית.
5. מחיקה סופית: כאשר תקופת השמירה מסתיימת, ואין דריסות או השבתות פעילות, משימת רקע (כמו משימת תזמון ב-Exchange או SharePoint) מסמנת את נתוני Copilot למחיקה סופית. מחיקה זו אינה הפיכה, וזה תומך בצמצום נתונים ובתאימות לפרטיות.
6. ויזואליזציה של מחזור החיים: דמיינו את הנתונים של Copilot זורמים במעין "נהר" מונחה מדיניות: הם נכנסים בשלב לכידת ההנחיה, עוברים דרך איי אחסון, נשארים לתקופת השמירה ולבסוף מגיעים למפל המחיקה. כל שלב נשלט כדי לעמוד בדרישות הציות.
7. התערבות במחזור החיים: מנהלים יכולים לעצור או להשהות את מחזור החיים בנקודות מפתח, באמצעות הטלת השהיות (holds), תיקון הגדרות שגויות של מדיניות, או יצירת דוחות למעקב אחר הציות. הדבר מעניק גם גמישות וגם ביטחון, וזה קריטי לתעשיות מפוקחות. לתפיסה רחבה יותר של משמעת הממשל ב-Microsoft 365, מומלץ לעיין בדיון הזה.

אחסון נתוני Copilot ופרקטיקות אבטחה, בהסבר

עצם קיומם של נתונים הוא עניין אחד, אבל לשמור עליהם בטוחים ומנוהלים כראוי זה עניין אחר לגמרי. כשמביאים את Microsoft Copilot לסביבה שלכם, אתם לא רק מוסיפים עוזר בינה מלאכותית חכם, אתם מוסיפים נתונים חדשים, מיקומי אחסון חדשים ושיקולי אבטחה חדשים שכנראה לא התמודדתם איתם עד היום.

נתוני Copilot שוכנים במקומות שעלולים להתפספס מתחת לרדאר: תיקיות נסתרות בתיבות הדואר, אחסון מוטמע באפליקציות, או מסדי נתונים מוצפנים המקושרים למשתמשים ולעומסי עבודה. מקום מגורי הנתונים (היכן הם מאוחסנים מבחינה גיאוגרפית) הוא הרבה מעבר לפרט טכני; הוא עשוי לקבוע את עמידתכם בכל דבר, החל מחוקי ארצות הברית ועד ל-GDPR.

מבחינת אבטחה, הגישה של Microsoft חורגת מהצפנה בסיסית. היא כוללת שכבות של בקרות גישה, הגבלות על גישת עובדים והגנה מחמירה על נתונים רגישים באמצעות תוויות. שיתוף עם צדדים שלישיים הוא "לא" נחרץ לתוכן של Copilot כברירת מחדל, אבל כדאי לדעת בדיוק כיצד זה נבדק ונאכף, במיוחד ככל שנקודות שילוב חדשות עולות לאוויר.

בסעיפים הבאים תראו היכן מאוחסנים נתוני Copilot מבחינה פיזית, כיצד Microsoft שומרת עליהם נעולים, ומה כדאי לדעת על גישת עובדים, שיתוף חיצוני והגנה מפני דליפות. מאחר שהארכיטקטורה של Copilot שונה מעומסי העבודה הקלאסיים של Exchange או SharePoint, הבנת השינויים האלה אינה אופציונלית, אלא חיונית לכל מנהל שאחראי על סיכון וציות בימינו.

מיקומי אחסון של נתוני Copilot ושיקולים גיאוגרפיים

המקום שבו נתוני Copilot מסתיימים אינו מחשבה שנייה, אלא מרכזי לטיפול בסיכוני ציות ורגולציה. Microsoft Copilot שומר את רוב נתוני האינטראקציה במאגרים ספציפיים למשתמש או לעומס העבודה, שלרוב אינם נגישים ישירות למשתמשים. לדוגמה, כש-Copilot עובד מול Outlook או Teams, יומני האינטראקציה והפלטים שנוצרו מאוחסנים בדרך כלל בתיקיות נסתרות ב-Exchange Online, או במסדי נתונים ייעודיים לאפליקציה המקושרים לחשבונות המשתמשים.

מקום מגורי הנתונים חשוב כאן. לפי התיעוד של Microsoft, נתוני Copilot מאוחסנים באותו מרכז נתונים אזורי כמו עומס העבודה המקורי של M365. לכן, אם נתוני Exchange של הארגון שלכם נמצאים במרכז נתונים בארצות הברית, גם הנתונים של Copilot המקושרים ל-Exchange יהיו שם. דוח עדכני של Gartner מצא ש-67% מהארגונים דירגו את מקום מגורי הנתונים כדאגת ציות מרכזית בתחום הבינה המלאכותית לשנת 2024, במיוחד כשמדובר במידע רפואי או פיננסי רגיש של אזרחים אמריקאים.

מקרי בוחן מראים שארגונים עם דרישות מחמירות למגורי נתונים בארצות הברית בלבד יכולים להסתמך על התחייבויות הגיאו-גידור של Microsoft לשירותי Copilot. עם זאת, מנהלים צריכים לבדוק פעמיים את הגדרות מקום מגורי הנתונים של SharePoint, OneDrive או Teams, כדי למנוע דליפות נתונים בלתי מכוונות בין אזורים. הגישה לאחסון הפיזי של Copilot עשויה להיות שונה ממאגרי SharePoint/OneDrive הקלאסיים: נתונים ספציפיים לאפליקציה עשויים להיות מפולחים יותר, וזה עוזר לצמצום מזעור הנתונים, אבל עלול להקשות על eDiscovery.

מומחים ממליצים לבחון את התחייבויות האחסון האזורי של Microsoft אחת לשנה, שכן הארכיטקטורה עשויה להשתנות עם תכונות חדשות או שינויים רגולטוריים. בסופו של דבר, אחסון נתוני Copilot מתוכנן להתאים להגדרות הדייר שלכם, אבל תפקידו של המנהל הוא לאמת ולנטר חריגות, במיוחד בעת שילוב עם צוותים חוצי גבולות או בתעשיות מפוקחות ורגישות.

הגנה על נתונים רגישים ובקרות גישה של עובדים

1. תוויות רגישות לתוכן של Copilot: Microsoft מרחיבה את תוויות הרגישות מ-Purview אל התוכן שנוצר ומוזכר על ידי Copilot. אם ההנחיה של המשתמש או התשובה של Copilot נוגעות בנתונים חסויים, תוויות הרגישות מגבילות את הפעולות שניתן לבצע: חסימת העברה, העתקה, ואפילו קריאה, למעט לצוות מורשה.
2. גישה מוגבלת לעובדים ב-Microsoft: מהנדסי תשתית ואנשי מרכז הנתונים ב-Microsoft אינם מחזיקים בגישה קבועה לנתוני Copilot של הדייר. גישת חירום פועלת לפי פרוטוקולי „שבירת זכוכית" קפדניים, נבדקת ביקורתית, וחייבת לקבל אישור מפורש. כך מצטמצם הסיכון לדליפות מבפנים.
3. בקרת גישה מבוססת תפקידים (RBAC) ו-Entra ID: מנהלים יכולים לכוונן במדויק מי בארגון שלכם יכול לגשת לנתוני Copilot, באמצעות Entra ID ו-RBAC. הבקרה חלה לא רק על נתוני המשתמשים הקצה, אלא גם על יומני הביקורת של המנהלים ועל ייצואי eDiscovery, ומאפשרת לנעול את הגישה בזמן קליטת עובדים, שינויי תפקיד ועזיבה.
4. הצפנה של נתוני Copilot: כל נתוני Copilot, הן במנוחה והן בתנועה, מוצפנים באלגוריתמים ברמה ארגונית. גם אם גורם לא מורשה ינסה ליירט את התוכן, הוא יהיה חסר שימוש מבחינה מתמטית.
5. ביקורת ותרעות אוטומטיות: Microsoft מתעדת כל גישה לנתוני Copilot, בין אם מצד משתמשים, מנהלים או תהליכים אוטומטיים, כך שיהיה לכם מסלול ביקורת הניתן להגנה במקרה של חקירה. לתובנות נוספות על אבטחת נתונים ברמת פירוט גבוהה ועל שיטות עבודה מומלצות לאוטומציה, ראו אסטרטגיות אבטחה ל-Dataverse.
6. מניעת חשיפות בלתי מורשות: קיימות בקרות שמונעות שחרור מקרי של תוצרים רגישים שנוצרו על ידי Copilot, לרבות הגבלות מבוססות מדיניות, כללי DLP והתראות על דפוסי גישה חריגים. כך מובטח שהנתונים הרגישים שלכם לא יצאו דרך הדלת הווירטואלית.

ניהול שיתוף עם צדדים שלישיים וטיפול בנתוני אפליקציות

• ללא שיתוף ברירת מחדל עם צדדים שלישיים: כברירת מחדל, נתוני Copilot אינם זמינים לגורמים חיצוניים או לאפליקציות מחוץ ל-Microsoft 365. מדיניות זו שומרת על הנחיות המשתמשים והתשובות בתוך הארגון, ומפחיתה את הסיכון לדליפות.
• טיפול מחמיר בנתוני אפליקציות: נתוני האפליקציות של Copilot נשארים מוגבלים לשירות ה-M365 הרלוונטי, עם גבולות אפליקציה מפורשים, כך שהם לא ייחשפו בשוגג באמצעות בוטים של Teams, קריאות API או מחברים.
• ביקורת על בקשות גישה חיצוניות: ניתן להשתמש בביקורת מוגברת כדי לנטר ולסמן כל ניסיון לשיתוף בלתי מורשה או מסוכן עם צדדים שלישיים, בדומה לבקרות המתקדמות של SharePoint/OneDrive המתוארות כאן.
• הגבלות שמובלות על ידי מנהלים: למנהלים יש את הכלים להדק את השיתוף עוד יותר: הנפקת מדיניות חדשה, השבתת מחברים מסוכנים וסקירה יזומה של יומני הביקורת לשיתוף עבור עומסי העבודה של Copilot.

דרישות ציות ורגולציה לנתוני Copilot

אם אתם שואפים לציות מלא בעידן Microsoft Copilot, אי אפשר פשוט להניח שהמדיניות הישנה שלכם תכסה אתכם. הדרישות הרגולטוריות סביב בינה מלאכותית ותוכן שנוצר על ידי משתמשים רק הולכות ומחמירות, במיוחד בארגוני המגזר הציבורי בארה"ב, בבריאות ובפיננסים. Copilot מביא עמו סוג חדש לגמרי של נתונים, ולכן צריך לחשוב מחדש הן על אכיפת המדיניות והן על משחק הביקורת.

הסעיף הזה ייתן לכם מבט כולל על תקני רגולציה כמו GDPR, HIPAA ועוד, ויראה היכן Copilot משתלב ומה משתנה. תקבלו בהירות לגבי יישור הבקרות של Copilot עם צווי שימור משפטיים בכל הארגון, הגנות פרטיות ודרישות ביקורת. מדובר לא רק בכך שהמדיניות קיימת, אלא בביצוע נכון שלה בכל שלב ובהיכולת להוכיח זאת לביקורת או לרגולטורים.

נבחן גם כיצד כלים כמו Purview ו-Defender for Cloud יכולים לאחד ניטור ציות ודיווח רציף, כך שלא תהיו תקועים במרדף אחרי הזמן כשמגיעה ביקורת. אם תרצו להעמיק בטעויות נפוצות בשימור ובסחף ציות, שימו לב לפרק הזה על סחף ציות ב-Microsoft 365, שחושף תובנות חשובות.

המשיכו לקרוא כדי לראות אילו רגולציות מרכזיות חשובות ל-Copilot, כיצד Microsoft ממפה בקרות לכל אחת מהן, ואיך לשדרג את תהליכי ה-eDiscovery והביקורת שלכם, כדי לשמור על הארגון מוגן אם עורכי הדין, או הרגולטורים, יתדפקו על הדלת.

עמידה בדרישות ציות אמריקאיות ובתקני רגולציה גלובליים

• התאמה ל-GDPR: Copilot חייב לוודא שנתוני תושבי האיחוד האירופי מעובדים כחוק, נשמרים למטרות מוגדרות בבירור, וניתנים למחיקה או לייצוא לפי בקשה. מיקום הנתונים והסכמה הם קריטיים לעמידה ב-GDPR.
• אמצעי הגנה ל-HIPAA בנתוני בריאות: עבור ספקי שירותי בריאות בארצות הברית, אינטראקציות של Copilot הכוללות מידע רפואי מזהה מוגן (PHI) חייבות לעמוד בכללי האבטחה והפרטיות של HIPAA. העברות הנתונים מוצפנות, ובקרות גישה נאכפות כדי לשמור על בטיחות ה-PHI.
• ניהול התאמה ספציפי לארצות הברית: סוכנויות פדרליות, מדינתיות ומקומיות זקוקות ל-Copilot שיתמוך ב-FedRAMP, ב-CJIS ובמסגרות התאמה נוספות הספציפיות לארצות הברית. הנתונים נשמרים בתוך גבולות המדינה, ודרישות יומני הביקורת ודיווח על אירועים מתמלאות באמצעות בקרות מקוריות של Microsoft.
• טביעות רגל חוצות גבולות ורב-אזוריות: ארגונים רב-לאומיים חייבים לוודא ש-Copilot לא יוצר חוסר התאמה מקרי במדיניות בין אזורי האיחוד האירופי, ארצות הברית ואסיה-פסיפיק. תצורת הדייר וסקירת המדיניות הן קריטיות כדי למנוע התנגשויות במיקום הנתונים או בגישה אליהם.
• שיטות עבודה מומלצות ליישור עם רגולציה: השתמשו בשילוב של Purview DLP, תיוג אוטומטי, RBAC ודוחות ביקורת כדי לסגור פערים בין Copilot לבין עומסי עבודה כמו Exchange או SharePoint. הגישה המאוחדת הזו חיונית לעמידה כוללת בדרישות. למעקב רציף ותיקון אוטומטי, כדאי לעיין ב-ניהול התאמה עם Defender for Cloud.
• תיעוד מדיניות ואיסוף ראיות: שמרו תיעוד מלא של תכנון המדיניות של Copilot, אכיפתה וטיפול באירועים לצורך ביקורות. בדקו מדיניות באופן יזום, ושמרו מפה ברורה של האחריות על פני יחידות עסקיות גלובליות.

הפעלת יכולות eDiscovery וביקורת עבור Copilot

• שילוב eDiscovery: תוכן, פרומפטים ותגובות שנוצרו על ידי Copilot מאונדקסים לצורך eDiscovery לצרכי התאמה, וכך צוותים משפטיים, משאבי אנוש או אבטחה יכולים לחפש באינטראקציות של משתמשים בדיוק כמו בהודעות דוא"ל או בצ'אטים.
• תהליך השבתה משפטית (Legal Hold): כאשר מופעלת השבתה משפטית, נתוני Copilot שכפופים לה מסומנים ונשמרים ללא קשר להגדרות השמירה האחרות. התוכן אינו נמחק עד להסרת ההשבתה, וכך מצטמצם החשיפה המשפטית.
• ניהול יומן ביקורת של Purview: כל אינטראקציה של Copilot ניתנת למעקב באמצעות יומני ביקורת, המתעדים פעולות משתמשים, שינויים שביצעו מנהלים ותהליכי שמירה ומחיקה ברקע. צוותים שמשתמשים ב-Purview Premium זוכים ליכולות מורחבות של שמירה ומעקב פורנזי. מעוניינים בפרקטיקות ביקורת מתקדמות? ראו את הרחבה המעמיקה על Purview Audit.
• דיווח ניתן להגנה בפני רגולטורים: כלי eDiscovery והביקורת מסייעים ליועצים המשפטיים ולמנהלי ההתאמה להפיק דוחות עם חותמות זמן ועמידים בפני שינוי, וזה המפתח לעמידה בדרישות של רגולטורים או של בית המשפט בביטחון מלא.
• ניטור התאמה יזום: התראות אוטומטיות ובדיקות מדיניות שוטפות תופסות סטייה אפשרית ממדיניות לפני שהיא הופכת לבעיה עסקית. השילוב עם כלי SIEM/SOAR מעלה את הרמה מבחינת מוכנות פורנזית וזיהוי סיכונים בזמן אמת.
• הדמיית יומן ביקורת לאורך מחזור החיים של הנתונים: לוחות מחוונים ויומנים מאפשרים למנהלים לעבור על מחזור החיים של נתוני Copilot מהפרומפט ועד המחיקה, ולראות במבט אחד את הטריגרים לשמירה, ההשבתות ולוחות הזמנים למחיקה.

מחיקת נתונים והסרת משתמשים מ-Copilot

הגדרת תהליך מסודר למחיקת נתונים ולהסרת משתמשים מ-Copilot היא קריטית. נתונים אינם נמחקים מעצמם, ותוכן של עובדים לשעבר עלול להישאר בקלות ולהפוך לפצצת זמן התאמה או לחבות אם לא מטפלים בו נכון. כמו שאר Microsoft 365, Copilot מציע לכם מספר כלים מבוססי מדיניות שמבטיחים שמידע יימחק כשהזמן מגיע, או יישמר אם עורכי הדין קובעים כך.

העניין החשוב ביותר הוא להבין איך המחיקה פועלת בעולמו של Copilot. מדובר ביותר מריקון סל המיחזור. עקיפות שמירה, משימות תזמון וסקירות של נתיבי תוכן ממלאים כולם תפקיד בוודא שהתוכן ינוקה, ללא יוצא מן הכלל. תזמון המדיניות הופך לשיקול טקטי: מתי מתחילה לרוץ השעון עבור פריטי Copilot, ומה ניתן לעשות אם יש צורך להסיר משהו מוקדם יותר (או לשמור אותו זמן רב יותר) מהרגיל?

תהליך עזיבת עובדים, מצד שני, דורש דיוק בכל פרט: ביטול הגישה, שמירה או מחיקה של מידע בהתאם למדיניות, ובדיקת העמידה בדרישות הציות בכל שלב. פספוס של תיבת דואר אחת או תיקייה מוסתרת אחת עלול לחזור ולהכאיב בביקורת, או גרוע מכך, במהלך הליך משפטי.

נעבור איתכם על אופן הגדרת מדיניות מחיקה, חריגות וזרימות עבודה מותאמות לתרחישי Copilot מרכזיים. תקבלו גם רשימת בדיקה של פעולות עזיבה מומלצות, כדי לשמור על הארגון נקי, תקין מבחינה משפטית ומוכן לכל מה שיבוא אחר כך.

הגדרת חריגות למחיקת נתונים ולשמירה

1. זיהוי נתיבי תוכן של נתוני Copilot: לפני הגדרת מחיקה, מפו היכן נתוני Copilot מאוחסנים: תיקיות מוסתרות בתיבת הדואר, צ'אטים ב-Teams, מסדי נתונים של יישומים או קבצים משולבי SharePoint. השתמשו ב-Purview ובלוחות הבקרה של הציות כדי לוודא שלא הוחמץ אף נתיב נתונים.
2. הגדרת מדיניות מחיקה בלבד: בתרחישים שבהם אין צורך בשמירה, הגדירו מדיניות מחיקה בלבד ב-Purview או באמצעות PowerShell. הגדירו טריגרים ברורים ומסגרות זמן, למשל מחיקת הנחיות Copilot לאחר 30 יום אם אינן מכילות נתונים מוסדרים.
3. החלת בקרות של שמירה ואז מחיקה: בענפים מפוקחים, שלבו שמירה ומחיקה. קבעו תקופת שמירה חובה, ולאחריה פרטו את התנאים הספציפיים שבהם יש לבצע מחיקה סופית של נתוני Copilot. ודאו שמשימות תזמון מופעלות כדי להתחיל את המחיקה אוטומטית כשחלון השמירה נסגר.
4. שימוש בחריגות שמירה: כאשר הדרישות המשפטיות או הרגולטוריות משתנות, החילו חריגות מדיניות ברמת מאגר הנתונים או ברמת המשתמש. חריגה יכולה להשהות מחיקות (באמצעות השהיה משפטית) או להאריך את השמירה של רשומות מסוימות. החריגות נראות ביומני הביקורת, וכך ניתן להגן על התהליך.
5. ניטור זרימות המחיקה: השתמשו ביומני פעילות ובדוחות משימות התזמון כדי לעקוב אחר מועדי המחיקה המתוזמנים של נתוני Copilot ולוודא שההסרה אכן מתבצעת. בדקו מדיניות על ידי הרצת משימות סקירה וביקורות דגימה, כדי לוודא שהציות אינו רק תיאורטי.
6. התאמה אישית לתרחישי Copilot ייחודיים: בתכונות Copilot המשולבות במספר שירותים, וודאו שהמדיניות מיושרת בין כל הפלטפורמות הרלוונטיות (Exchange, Teams, SharePoint), כדי למנוע פערי שמירה או התנגשויות. זהו שלב מרכזי בממשל רב-פלטפורמי.
7. דוגמה מהמציאות: נניח שהנחיות Copilot של מנהל שעוזב מתייחסות למסמכי משאבי אנוש רגישים. תבדקו את נתיבי התוכן, תחילו השהיות משפטיות נדרשות, ותתזמנו את ההנחיות למחיקה מתוכננת, תוך שימוש במדיניות "שמירה ואז מחיקה" כדי לסגור את המעגל ולהגן על הארגון.

אסטרטגיות לעזיבת משתמשים ושמירת נתוני Copilot

• מדיניות שמירת נתונים מונחית לעובדים עוזבים: החילו מדיניות שמירה (או מחיקה) על נתוני Copilot המשויכים לחשבונות של עובדים לשעבר, וודאו שתיבות הדואר של עובדים לשעבר (כולל תיקיות מוסתרות) מסומנות כראוי.
• ביטול גישה אוטומטי: השתמשו ב-Entra ID או ב-PowerShell כדי להשבית ולהסיר גישה לשירותי Copilot במהלך תהליך העזיבה, וסגרו כל ערוץ לחשיפה מקרית או זדונית.
• ביקורת ותיעוד של פעולות עזיבה: שמרו יומנים מפורטים של החלת מדיניות, מחיקות והסרת גישה, כדי להגן על התהליך בבדיקות רגולטוריות. לטיפים לאבטחת חשבונות אורח ושל עובדים לשעבר, ראו מדריך זה לניהול חשבונות אורח ב-M365.
• תיעוד משפטית הגנתי: ודאו שכל שלבי העזיבה ניתנים לביקורת, לאימות ולשחזור כראיה לציות, במקרה של הליך משפטי או בקשת גישה של נושא מידע.

עיבוד נתוני Copilot ושימוש באימון AI

שאלה שמעסיקה רבים מהמנהלים: לאן הולכים נתוני Copilot אחרי שלוחצים על "Enter", והאם הם משמשים להזנת מודלי ה-AI של Microsoft? הבנת הגישה הטכנית של Copilot לעיבוד נתונים חיונית, לא רק לציות, אלא גם לפרטיות ולאמון של המשתמשים. הנתונים אינם רק מעובדים ונזרקים הצידה. הם עלולים לעבור לקבצי יומן, לתיקיות מוסתרות, ותלוי במדיניות, אף עשויים להיחשב לאימון AI עתידי אם אמצעי הגנה מסוימים אינם במקומם.

מיקרוסופט צועדת על חבל דק בין לאפשר ל-Copilot ללמוד ולהשתפר, לבין לוודא שנתוני משתמשים לא ינוצלו לרעה או ייחשפו בטעות ללמידת מכונה מחוץ לארגון שלכם. קיימת מסגרת מקיפה שמפעילה בדיקה מעמיקה נוספת בהתאם לרגישות הנתונים, למקורם או להגדרות ההסכמה של המשתמשים.

שני החלקים הבאים יסבירו כיצד Copilot מטפל בקלט של משתמשים — מרגע הקליטה ועד לאחסון מאובטח — וירכזו את המדיניות המדויקת שמיקרוסופט מיישמת כדי להבטיח שרוב נתוני Copilot יישארו מחוץ למאגר האימון של הבינה המלאכותית כברירת מחדל. מנהלים יקבלו גם תובנות לגבי מנגנוני ההגנה האחראיים של AI, אפשרויות ההסרה מהשימוש, ומה משמעות תהליך ההכללה וההוצאה בפריסות בעולם האמיתי.

ככל שהרגולטורים מתמקדים מדי שנה יותר בשקיפות של בינה מלאכותית ובניקיון נתוני אימון המודלים, הבנת הזרימות הללו אינה רק ידע טכני שולי — היא מפתח להגנה על מצב ה-AI שלכם כאשר יעלו שאלות בנושא פרטיות, או כאשר מבקרים יגיעו לבדוק.

פרטים טכניים על עיבוד הנתונים של Copilot

Copilot מעבד הנחיות משתמשים על ידי קליטת הטקסט שאתם מקלידים, שליפת הקשר רלוונטי משירותים מחוברים, ויצירת תוצאות באמצעות שרתים מאובטחים. הנחיות המשתמשים והתגובות שנוצרו נשמרות כרשומות מובנות, לעיתים בתיקיות דואר מוסתרות או במסדי נתונים ייעודיים, בהתאם לעומס העבודה של Microsoft 365 הרלוונטי. הנתונים מוצפנים הן במנוחה והן במעבר, כדי למנוע גישה בלתי מורשית.

לוגיקת השמירה מובנית בתוך צינור עיבוד הנתונים. לאחר שההנחיה והתגובה נוצרו, משימות מתוזמנות או מנועי מדיניות קובעים כמה זמן האינטראקציה תישמר לפני מחיקתה, בהתאם למדיניות השמירה של הארגון שלכם. Copilot עצמו אינו מעבד או שומר נתונים מחוץ לסביבות מורשות, כדי להבטיח שמגבלות הציות נשמרות.

מדיניות בנוגע לנתוני אימון של AI ולהגבלות שימוש בנתונים

1. החרגה כברירת מחדל מאימון מודל AI: כברירת מחדל, Copilot ב-Microsoft 365 אינו משתמש בנתוני המשתמשים הארגוניים — הנחיות, תגובות או הקשר — לאימון מודלי AI ציבוריים או משותפים. הדבר מונע שימוש חוזר במידע עסקי ואישי רגיש לצורך שיפור מודלי AI מחוץ לדייר שלכם.
2. אימון AI על בסיס הסכמה מפורשת בלבד: בתוכניות מיוחדות או בחריגה שמנהל מפעיל, ייתכן שנתוני Copilot מסוימים ייבחנו לשיפורי AI, אך רק לאחר שניתנה הסכמה מפורשת של המשתמש או של הארגון. באנרים להסכמה והגדרות מדיניות הופכים תהליך זה לשקוף וברי ביקורת.
3. מנגנוני הגנה אחראיים ל-AI: נתונים שסומנו כרגישים או שתויגו בתוויות סודיות גבוהה מוחרגים אוטומטית מכל מאגר אימון, ללא קשר להגדרות של כל משתמש. מיקרוסופט אוכפת זאת באמצעות שילוב של לוגיקת מדיניות, בקרות טכניות ובדיקות ציות.
4. ביקורת ופיקוח על שימוש בנתונים: מנהלים יכולים לבדוק יומני הכללה לאימון AI ואת סטטוס ההסרה לכל משתמש או עומס עבודה. הדוחות מסייעים לקציני ציות להוכיח, במידת הצורך, שאינטראקציות רגישות של Copilot מעולם לא יצאו מגבולות הארגון. לנקודת מבט מעשית על Responsible AI, כדאי לקרוא על תפקידן של ועדות ממשל בניהול סיכוני AI.
5. התאמות מדיניות דינמיות: תוויות רגישות, אנליטיקת סיכונים ומפעילי מחזור חיים יכולים לשנות אוטומטית האם נתוני Copilot מסוימים נלקחים בחשבון ללמידת AI. אם תפקידו של משתמש משתנה, או אם נתונים מסווגים מחדש, מדיניות השמירה וההכללה ב-AI יכולות להסתגל בזמן אמת, ולשמור על הציות בסביבות משתנות.
6. החרגה מאימון מודלים של צדדים שלישיים: נתוני Copilot לעולם אינם משותפים עם פלטפורמות AI של צד שלישי — כמו ChatGPT Enterprise או מודלים חיצוניים של Microsoft Foundry — אלא אם ניתנו הסכמות מפורשות וחוזיות ונרשמו ביומן. רוב הארגונים, כברירת מחדל, לעולם לא יראו את נתוני Copilot שלהם יוצאים מהענן המאובטח של מיקרוסופט.
7. פיקוח מתמשך על מדיניות: ועדות ממשל ומדיניות של מישור הבקרה הן קריטיות לניטור ולאכיפה של שימוש אחראי. כפי שנדון לעומק במדריך זה לממשל בטוח של AI, מדובר לא רק בהגדרות טכניות, אלא גם בסקירה מתמשכת, בהפרדה בין מישורי התפעול לבקרה, ובהפחתה יזומה של סיכוני AI.

שאלות נפוצות: Microsoft 365 Copilot ומדיניות שמירה

מה הקשר בין Microsoft 365 Copilot למדיניות שמירה?

Microsoft 365 Copilot משתמש בתוכן השוכן בשירותי Microsoft 365, ולכן מדיניות שמירה ותוויות שמירה שהוגדרו ב-Microsoft Purview ממשיכות לחול על התוכן שאליו Copilot יכול לגשת. שמירה עבור Copilot משמעה שהפריטים הבסיסיים (הודעות דוא"ל, קבצים ב-SharePoint, צ'אטים ב-Teams ואינטראקציות עם Copilot) נשארים כפופים לכללי שמירה ומחיקה, ומדיניות שמירה מוגדרת ונאכפת דרך הפורטל של Microsoft Purview כדי לעמוד בדרישות תאימות ולמנוע אובדן נתונים לא רצוי.

איך מדיניות שמירה עבור Copilot משפיעה על צ'אטים ב-Teams ועל אינטראקציות עם Copilot?

מדיניות שמירה ל-Teams יכולה לכלול צ'אטים של Teams, ערוצים והקלטות של פגישות. כאשר Copilot ב-Teams יוצר או שומר תוכן של אינטראקציה, התוכן הזה כפוף לאותן מדיניות שמירה שחלות על הצוותים. אם מדיניות שמירה הוגדרה לשמור ואז למחוק, התוכן הקשור ל-Copilot יישמר לאורך תקופת השמירה וימחק בתום התקופה, מה שמבטיח תאימות ומפחית שמירת יתר של מידע.

איך אני יוצר ומגדיר מדיניות שמירה עבור נתוני Copilot?

כדי ליצור מדיניות שמירה, היכנסו לפורטל של Microsoft Purview וצרו והגדירו מדיניות שמירה שמכוונת למיקומים שבהם נמצאים נתוני Microsoft 365 Copilot (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams). השתמשו בהיקפי מדיניות סטטיים לשמירה, או כללו קבוצות Microsoft 365 או תיבות דואר ספציפיות. הגדירו את פעולות המדיניות (שמירה בלבד או שמירה ואז מחיקה), קבעו את תקופות השמירה, ושחררו את המדיניות לשמירה כשהיא מוכנה. למדריך מפורט שלב אחר שלב, עיינו בנושא שמירה ב-Microsoft Learn.

כמה זמן לוקח עד שהשמירה מתחילה לפעול לאחר החלת מדיניות?

השמירה פועלת מיד עם פרסום מדיניות השמירה, אך היישום המעשי עשוי לקחת זמן: מדיניות עשויה להזדקק עד 24 שעות או יותר כדי לחול במלואה על כל המיקומים. תקופת השמירה בדרך כלל מתחילה במועד היצירה או השינוי של הפריט, בהתאם להגדרות המדיניות, ולכן חשוב להבין מתי מתחילה תקופת השמירה וכיצד הגדרות שמירה מרובות (תוויות ומדיניות) מתקשרות זו עם זו בדייר שלכם.

מה קורה אם מספר מדיניות שמירה או תוויות חלים על אותו תוכן של Copilot?

כאשר חלות מספר מדיניות שמירה, לוגיקת השמירה של Microsoft 365 בוחרת בהגדרה המגבילה ביותר, כלומר זו ששומרת את התוכן הכי הרבה זמן. אם תווית שמירה הוחלה על תוכן, ומדיניות שמירה מכסה גם היא את אותו פריט, מדיניות ששומרת למשך זמן ארוך יותר או שמונעת מחיקה תגבר בדרך כלל. ניתן לבדוק התנגשויות בין מדיניות בפורטל של Microsoft Purview כדי לוודא את התוצאה הרצויה לתוכן של Copilot, ולקרוא על מדיניות שמירה ב-Microsoft 365 כדי לתכנן תרחישים של מדיניות שמירה יחידה או מרובה.

האם Copilot יכול לגשת לתוכן שנמצא תחת השהיית שמירה או השהיית משפט (litigation hold)?

כן, Copilot יכול לגשת לתוכן לצורך יצירה וסיכום אם למשתמש יש הרשאה לתוכן זה, אבל השהיות שמירה והשהיות משפטיות מונעות מחיקה ושומרות את התוכן במקומו. השהיות נפרדות ממדיניות שמירה והן חלק מבקרי האבטחה והתאימות של Microsoft 365. אם תוכן כפוף לשמירה או להשהיה משפטית, הוא יישאר זמין כדי לעמוד בדרישות תאימות ולא יוסר על ידי פעולות מחיקה של מדיניות השמירה.

כיצד מדיניות שמירה ומניעת אובדן נתונים (DLP) פועלות יחד עם Copilot?

מדיניות שמירה מתמקדת בשימור או מחיקה של תוכן על בסיס כללי תאימות, ואילו מניעת אובדן נתונים (DLP) ובקרות אובדן נתונים מונעות חשיפה של מידע רגיש. עבור Copilot ואפליקציות AI, שלבו מדיניות שמירה לנתוני Microsoft 365 Copilot עם מדיניות DLP כדי להפחית סיכוני אובדן נתונים: הגדירו כללי DLP לצ'אטים של Teams ולאינטראקציות עם Copilot, הגבילו שיתוף, ועקבו אחר השימוש ב-Copilot. השתמשו ב-Copilot Studio ובבקרות ממשל כדי להגביל את המידע ש-Copilot יכול לקלוט, ולוודא שדרישות התאימות נאכפות.

היכן מנהלים יכולים ללמוד על שמירה עבור Copilot ולוודא את הגדרות המדיניות?

על מנהלים להשתמש ב-Microsoft Learn ובפורטל Microsoft Purview כדי להכיר את מדיניות השמירה, את השמירה והמחיקה, ואת הפרטים הספציפיים של מיקומי מדיניות השמירה. בפורטל Purview ניתן ליצור מדיניות שמירה, לוודא שמדיניות שמירה הוגדרה כראוי, לצפות בפריטים הכפופים לשמירה ולנטר את פריסת המדיניות. להנחיות ספציפיות ל-Copilot, כדאי לעיין במסמכי העזר של copilot for Microsoft 365 ו-copilot studio כדי להבין כיצד מטופלים הנתונים של Microsoft 365 Copilot וכיצד מדיניות שמירה עבור Copilot משתלבת בתהליכי הציות הקיימים.