Superar los desafíos habituales de migración en SharePoint

By Mirko Peters · 2026-08-12

¡Bienvenido de nuevo al podcast! Si has seguido nuestros últimos episodios, sabes que dedicamos mucho tiempo a hablar de cómo sacar el máximo partido a tu espacio de trabajo digital. Hoy vamos a profundizar en un tema que toca de cerca a casi todos los administradores de TI, jefes de proyecto y responsables de negocio: trasladar tu contenido de las formas de trabajo antiguas a la nueva era de la c

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Titelbild: Overcoming Common Migration Challenges in SharePoint

En esta entrada analizaremos en detalle la compatibilidad de los datos, los permisos complejos y los obstáculos de personalización. También veremos las mejores prácticas para mantener tu contenido seguro y organizado, de modo que la transición sea lo más fluida posible.

Si quieres repasar los debates fundamentales sobre este tema, no dejes de escuchar nuestro episodio relacionado, Classic vs Modern SharePoint: Which Should You Use? Y ahora, ¡vamos a entrar en los detalles para superar tu proyecto de migración!

Introducción a la migración de SharePoint

Migrar el contenido de tu organización nunca es un simple ejercicio de "copiar y pegar". Es un paso evolutivo para tus procesos de negocio, sus modelos de seguridad y la cultura de tus equipos. Cuando decides llevar tus datos empresariales a una nueva plataforma, en realidad estás renovando tu oficina digital. Quieres asegurarte de que la base sea sólida, de que los espacios estén organizados con lógica y de que todos sepan dónde encontrar sus herramientas.

Sin embargo, los proyectos de esta envergadura tienen fricciones. Sin un mapa claro, las organizaciones suelen quedarse a medio camino de la migración, lidiando con enlaces rotos, permisos perdidos y usuarios frustrados que prefieren el sistema heredado simplemente porque es el que conocen. Entender de antemano los obstáculos habituales es tu mejor defensa frente a retrasos en el proyecto y sobrecostes en el presupuesto.

Entender el cambio: SharePoint clásico frente a SharePoint moderno

Antes de poder solucionar los desafíos de la migración, debes entender qué hace que la experiencia moderna sea tan diferente de la arquitectura clásica en la que tu organización podría haberse apoyado durante más de una década. SharePoint clásico se construyó sobre un marco del lado del servidor que permitía un control granular profundo sobre el código, las páginas maestras y los diseños personalizados. Aunque esto daba a los desarrolladores un enorme poder, también generó una gran deuda técnica.

SharePoint moderno avanza hacia un paradigma basado primero en la nube, adaptable y del lado del cliente. Las páginas se cargan más rápido, los diseños se adaptan sin problemas a los dispositivos móviles y la interfaz resulta fresca e intuitiva. Además, la arquitectura de sitios ha cambiado de forma drástica. En lugar de estructuras jerárquicas profundas y complicadas, llenas de subsitios y de pesadillas de permisos heredados, los entornos modernos utilizan una arquitectura plana en la que cada sitio es independiente y todos se conectan a través de los sitios concentradores de Microsoft 365.

Desafíos habituales de la migración

Pasar de clásico a moderno es un viaje gratificante, pero rara vez es un interruptor que se activa sin esfuerzo. Las organizaciones suelen encontrarse con tres grandes categorías de obstáculos: compatibilidad de datos, permisos complejos y obstáculos de personalización. Vamos a desglosar cada uno de ellos y a ver cómo superarlos.

Compatibilidad de datos y permisos complejos

Uno de los dolores de cabeza más inmediatos durante una migración de SharePoint es la compatibilidad de los datos. A lo largo de los años, tus sitios clásicos probablemente han acumulado archivos duplicados, documentos obsoletos, estructuras de carpetas rotas y metadatos críticos de los que dependen tus procesos de negocio. Si simplemente trasladas datos desordenados a un entorno moderno, solo estarás mudando tu desorden digital a una nueva dirección.

Además, la integridad de los metadatos es una preocupación importante. Si las columnas personalizadas, los términos de taxonomía o los tipos de contenido no se asignan correctamente a tus bibliotecas modernas, tus equipos perderán contexto empresarial vital. Esto provoca documentos que son casi imposibles de encontrar con las herramientas de búsqueda modernas.

Luego está el tema de los permisos. Los entornos clásicos suelen tener estructuras de permisos muy anidadas, heredadas de sitios padre y subsitios. Al pasar a una arquitectura moderna y plana, esas reglas heredadas no siempre se trasladan de forma limpia. Una migración de permisos mal ejecutada puede provocar dos riesgos de seguridad graves:

Que usuarios obtengan acceso no autorizado a documentos sensibles de finanzas, recursos humanos o dirección.
Que usuarios queden bloqueados por error en archivos que necesitan para hacer su trabajo diario.

Cómo solucionarlo: Realiza una revisión exhaustiva del estado del contenido antes de migrar. Identifica los archivos obsoletos, archiva o elimina los duplicados y limpia tu estructura de carpetas. Ejecuta migraciones piloto para comprobar cómo se comportan tus metadatos y grupos de permisos en el entorno moderno de destino antes de lanzar la migración a toda la organización.

Obstáculos de personalización

Si tu organización personalizó mucho su entorno clásico de SharePoint con formularios de InfoPath, flujos de trabajo de SharePoint Designer, páginas maestras personalizadas y web parts del lado del servidor, te enfrentas a una barrera de modernización importante. Ninguna de estas herramientas heredadas es compatible con la experiencia moderna de la misma forma.

Las páginas clásicas dependían en gran medida de código del lado del servidor y de páginas maestras pesadas que controlaban cada píxel de la imagen de marca. SharePoint moderno, en cambio, se basa en web parts del lado del cliente creados con el SharePoint Framework (SPFx) y aplica la imagen de marca mediante temas y diseños de sitio compatibles, en lugar de páginas maestras personalizadas. Aunque esto mejora la estabilidad de las actualizaciones y la adaptación a dispositivos móviles, implica que tus soluciones personalizadas antiguas dejarán de funcionar.

Cómo solucionarlo: Audita todas las personalizaciones existentes durante la fase inicial de planificación. Determina qué funcionalidades personalizadas sigue utilizando realmente el negocio; a menudo descubrirás que un porcentaje elevado de las personalizaciones heredadas está obsoleto. Para las funcionalidades que sí debes conservar, sustituye los flujos de trabajo clásicos por Power Automate, cambia los formularios de InfoPath por Power Apps y reconstruye las interfaces de usuario personalizadas con web parts de SPFx.

Buenas prácticas para una migración segura y ordenada

Conocer los desafíos es solo la mitad de la batalla. Para que tu migración tenga éxito, necesitas una estrategia estructurada basada en las buenas prácticas del sector. Así es como puedes guiar a tu organización con seguridad hasta la meta:

1. Establece un plan de migración completo

No te precipites en la fase de ejecución. Dedica tiempo en la fase inicial a definir tus objetivos, clasificar tus sitios según su impacto en el negocio y elaborar un calendario realista. Divide el proyecto en oleadas de migración manejables en lugar de intentar trasladarlo todo de golpe.

2. Aprovecha las herramientas adecuadas

No intentes mover volúmenes de datos de nivel empresarial de forma manual. Utiliza herramientas y utilidades de migración específicas, como ShareGate, Microsoft Migration Manager, SharePoint Modernization Scanner y Microsoft Page Transformation Tool. Estas utilidades ayudan a analizar tu nivel de preparación, asignar el contenido con precisión y automatizar tareas de transformación repetitivas.

3. Moderniza tus directivas de gobernanza y seguridad

Pasar a una arquitectura moderna y plana exige un enfoque renovado de la gobernanza. Define nuevas reglas para el aprovisionamiento de sitios, las convenciones de nombres y el uso compartido externo. Asegúrate de que las etiquetas de cumplimiento de Microsoft Purview, las directivas de prevención de pérdida de datos (DLP) y los calendarios de retención se apliquen de forma activa para proteger los datos sensibles de la organización en la nube.

4. Prioriza la adopción por parte de los usuarios y la formación

La mejor tecnología del mundo fracasará si los empleados no saben usarla o se resisten activamente al cambio. Consigue el patrocinio de la dirección desde el principio, identifica a los "Super Users" entusiastas de los distintos departamentos para que actúen como embajadores entre sus compañeros y ofrece sesiones de formación claras que destaquen las ventajas de la nueva plataforma.

Conclusión y próximos pasos

Migrar de SharePoint clásico a SharePoint moderno es, sin duda, un proyecto de gran envergadura. Requiere una planificación cuidadosa, disposición a dejar atrás la deuda técnica heredada y un fuerte compromiso con la formación de los usuarios y la gobernanza. Sin embargo, la recompensa es enorme. Al pasar a la experiencia moderna, obtienes un rendimiento vertiginoso, una excelente adaptación a dispositivos móviles, estándares de seguridad robustos e integración fluida con todo el ecosistema de Microsoft 365, incluidos Microsoft Teams, OneDrive y Power Automate.

No dejes que el miedo a la migración mantenga a tu organización anclada en el pasado. Avanza por fases, apóyate en herramientas de migración automatizadas y mantén informados a tus usuarios en cada paso.

¿Quieres saber más sobre cómo transformar tu entorno de trabajo digital? Dirígete al podcast y escucha el episodio completo: Classic vs Modern SharePoint: Which Should You Use?