Mengatasi Tantangan Umum dalam Migrasi SharePoint

By Mirko Peters · 2026-08-12

Selamat datang kembali di podcast! Jika Anda telah mengikuti episode terbaru kami, Anda tahu bahwa kami banyak membahas cara memaksimalkan ruang kerja digital Anda. Hari ini, kami membahas topik yang sangat relevan bagi hampir setiap administrator IT, manajer proyek, dan pemimpin bisnis: memindahkan konten Anda dari cara lama ke era kolaborasi yang baru. Secara khusus, kami akan membahas berbagai

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Titelbild: Overcoming Common Migration Challenges in SharePoint

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tantangan terkait kompatibilitas data, izin yang kompleks, dan hambatan kustomisasi. Kami juga akan membahas praktik terbaik untuk menjaga keamanan dan keteraturan konten Anda agar transisi berjalan semulus mungkin.

Jika Anda ingin mengikuti diskusi dasar mengenai topik ini, pastikan Anda mendengarkan episode terkait kami, Classic vs Modern SharePoint: Which Should You Use? Sekarang, mari kita bahas detail untuk menaklukkan proyek migrasi Anda!

Pengantar Migrasi SharePoint

Memigrasikan konten organisasi Anda tidak pernah sekadar latihan "salin dan tempel" yang sederhana. Ini adalah langkah evolusioner bagi proses bisnis, model keamanan, dan budaya tim Anda. Ketika Anda memutuskan untuk memajukan data perusahaan, pada dasarnya Anda sedang merenovasi ruang kantor digital Anda. Anda ingin memastikan fondasinya stabil, ruangannya tertata secara logis, dan setiap orang tahu di mana menemukan alat mereka.

Namun, proyek dengan skala seperti ini tidak lepas dari gesekan. Tanpa peta yang jelas, organisasi sering kali terjebak di tengah jalan migrasi, menghadapi tautan yang rusak, izin yang hilang, dan pengguna yang frustrasi karena lebih memilih sistem lama hanya karena itulah yang mereka kenal. Memahami hambatan umum sejak awal adalah pertahanan terbaik Anda terhadap keterlambatan proyek dan pembengkakan anggaran.

Memahami Pergeseran: SharePoint Klasik vs. Modern

Sebelum Anda dapat mengatasi tantangan migrasi, Anda harus memahami apa yang membuat pengalaman modern begitu berbeda dari arsitektur klasik yang mungkin telah digunakan organisasi Anda selama lebih dari satu dekade. SharePoint klasik dibangun di atas kerangka kerja sisi server yang memungkinkan kontrol mendalam dan terperinci atas kode, master page, dan tata letak kustom. Meskipun hal ini memberi pengembang kekuatan yang luar biasa, hal ini juga menciptakan utang teknis yang besar.

SharePoint modern beralih ke paradigma yang berorientasi cloud, responsif, dan sisi klien. Halaman dimuat lebih cepat, tata letak menyesuaikan diri dengan mulus pada perangkat seluler, dan antarmuka pengguna terasa segar serta intuitif. Selain itu, arsitektur situs telah berubah secara drastis. Alih-alih struktur hierarki yang dalam dan rumit yang dipenuhi subsitus dan mimpi buruk izin yang diwariskan, lingkungan modern memanfaatkan arsitektur datar di mana setiap situs berdiri sendiri, terhubung melalui situs Hub Microsoft 365.

Tantangan Migrasi Umum

Beralih dari klasik ke modern adalah perjalanan yang bermanfaat, tetapi jarang sekali berupa sakelar yang bisa diubah tanpa usaha. Organisasi biasanya menghadapi tiga kategori utama hambatan: kompatibilitas data, izin yang kompleks, dan hambatan kustomisasi. Mari kita uraikan masing-masing tantangan ini dan lihat bagaimana Anda dapat mengatasinya.

Kompatibilitas Data dan Izin yang Kompleks

Salah satu sakit kepala paling langsung selama migrasi SharePoint adalah kompatibilitas data. Selama bertahun-tahun, situs klasik Anda kemungkinan telah menumpuk file duplikat, dokumen usang, struktur folder yang rusak, dan metadata penting yang diandalkan oleh proses bisnis Anda. Jika Anda sekadar memindahkan data yang berantakan ke lingkungan modern, Anda hanya memindahkan kekacauan digital ke alamat baru.

Selain itu, integritas metadata merupakan perhatian besar. Jika kolom kustom, istilah taksonomi, atau tipe konten tidak terpetakan dengan benar ke pustaka modern Anda, tim Anda akan kehilangan konteks bisnis yang sangat penting. Hal ini menyebabkan dokumen yang hampir mustahil ditemukan menggunakan alat pencarian modern.

Selanjutnya, ada masalah izin. Lingkungan klasik sering memiliki struktur izin bertingkat yang dalam, yang diwariskan dari situs induk dan subsitus. Saat Anda beralih ke arsitektur modern yang datar, aturan warisan tersebut tidak selalu dapat dipindahkan dengan mulus. Migrasi izin yang dijalankan dengan buruk dapat menimbulkan dua risiko keamanan yang serius:

Pengguna memperoleh akses tidak sah ke dokumen keuangan, sumber daya manusia, atau eksekutif yang sensitif.
Pengguna terkunci secara tidak sengaja dari file yang mereka butuhkan untuk pekerjaan sehari-hari.

Cara mengatasinya: Lakukan pemeriksaan kesehatan konten secara menyeluruh sebelum migrasi. Identifikasi file yang sudah usang, arsipkan atau hapus duplikat, dan rapikan struktur folder Anda. Jalankan migrasi percontohan untuk menguji bagaimana metadata dan grup izin berperilaku di lingkungan target modern sebelum memindahkan seluruh organisasi.

Hambatan Kustomisasi

Jika organisasi Anda banyak melakukan kustomisasi pada lingkungan SharePoint klasik menggunakan formulir InfoPath, alur kerja SharePoint Designer, master page kustom, dan web part sisi server, Anda menghadapi hambatan modernisasi yang signifikan. Tidak satu pun alat lama ini didukung dengan cara yang sama di pengalaman modern.

Halaman klasik sangat bergantung pada kode sisi server dan master page berat yang mengatur setiap piksel tampilan branding. Sebaliknya, SharePoint modern mengandalkan web part sisi klien yang dibangun dengan SharePoint Framework (SPFx) dan menerapkan branding melalui tema dan desain situs yang didukung, bukan master page kustom. Meski ini meningkatkan stabilitas pembaruan dan responsivitas seluler, solusi kustom lama Anda akan rusak.

Cara mengatasinya: Audit semua kustomisasi yang ada selama fase perencanaan awal. Tentukan fitur kustom mana yang masih benar-benar digunakan oleh bisnis. Anda sering kali akan menemukan bahwa sebagian besar kustomisasi lama sudah usang. Untuk fitur yang harus dipertahankan, ganti alur kerja klasik dengan Power Automate, ganti formulir InfoPath dengan Power Apps, dan bangun ulang antarmuka pengguna kustom menggunakan web part SPFx.

Praktik Terbaik untuk Migrasi yang Aman dan Terorganisir

Memahami tantangan hanyalah setengah dari perjuangan. Untuk memastikan migrasi Anda berhasil, Anda memerlukan strategi terstruktur yang berakar pada praktik terbaik industri. Berikut cara Anda memandu organisasi melewati garis finis dengan aman:

1. Susun Rencana Migrasi yang Komprehensif

Jangan terburu-buru dalam tahap eksekusi. Luangkan waktu pada tahap awal untuk menentukan tujuan, mengelompokkan situs berdasarkan dampak bisnis, dan menyusun linimasa yang realistis. Pecah proyek menjadi gelombang migrasi yang dapat dikelola, alih-alih mencoba memindahkan semuanya sekaligus.

2. Manfaatkan Alat yang Tepat

Jangan mencoba memindahkan volume data tingkat perusahaan secara manual. Gunakan alat dan utilitas migrasi khusus seperti ShareGate, Microsoft Migration Manager, SharePoint Modernization Scanner, dan Microsoft Page Transformation Tool. Alat-alat ini membantu menganalisis kesiapan Anda, memetakan konten secara akurat, dan mengotomatisasi tugas transformasi yang berulang.

3. Modernkan Kebijakan Tata Kelola dan Keamanan Anda

Berpindah ke arsitektur modern yang datar memerlukan pendekatan baru terhadap tata kelola. Tentukan aturan baru untuk penyediaan situs, konvensi penamaan, dan berbagi eksternal. Pastikan label kepatuhan Microsoft Purview, kebijakan pencegahan kehilangan data (DLP), dan jadwal retensi diterapkan secara aktif untuk melindungi data sensitif organisasi di cloud.

4. Fokus Besar pada Adopsi dan Pelatihan Pengguna

Teknologi terbaik di dunia akan gagal jika karyawan tidak tahu cara menggunakannya atau secara aktif menolak perubahan. Amankan dukungan eksekutif sejak dini, identifikasi "Super User" yang antusias di berbagai departemen untuk berperan sebagai juara rekan kerja, dan selenggarakan sesi pelatihan yang jelas yang menyoroti manfaat platform baru.

Kesimpulan dan Langkah Selanjutnya

Bermigrasi dari SharePoint klasik ke modern tidak diragukan lagi merupakan pekerjaan besar. Dibutuhkan perencanaan yang cermat, kesediaan untuk melepaskan utang teknis lama, dan komitmen kuat terhadap pelatihan pengguna serta tata kelola. Namun, imbalannya sangat besar. Dengan beralih ke pengalaman modern, Anda membuka performa yang sangat cepat, responsivitas seluler yang indah, standar keamanan yang kokoh, serta integrasi yang mulus dengan seluruh rangkaian Microsoft 365, termasuk Microsoft Teams, OneDrive, dan Power Automate.

Jangan biarkan kekhawatiran terhadap migrasi membuat organisasi Anda terjebak di masa lalu. Lakukan secara bertahap, satu fase demi satu fase, manfaatkan alat migrasi otomatis, dan tetap informasikan pengguna di setiap langkah.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang transformasi digital workplace Anda? Silakan kunjungi podcast dan dengarkan episode lengkap kami: Classic vs Modern SharePoint: Which Should You Use?