Häufige Herausforderungen bei der SharePoint-Migration meistern

Von Mirko Peters · 2026-08-12

Willkommen zurück zum Podcast! Wenn Sie unsere letzten Folgen verfolgt haben, wissen Sie, dass wir viel Zeit darauf verwenden, Ihren digitalen Arbeitsbereich optimal zu nutzen. Heute erweitern wir ein Thema, das nahezu jeden IT-Administrator, Projektmanager und Geschäftsverantwortlichen betrifft: den Umzug Ihrer Inhalte von den alten Arbeitsweisen in die neue Ära der Zusammenarbeit. Konkret geht e

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Willkommen zurück zum Podcast! Wenn Sie unsere letzten Folgen verfolgt haben, wissen Sie, dass wir viel Zeit darauf verwenden, Ihren digitalen Arbeitsbereich optimal zu nutzen. Heute erweitern wir ein Thema, das nahezu jeden IT-Administrator, Projektmanager und Geschäftsverantwortlichen betrifft: den Umzug Ihrer Inhalte von den alten Arbeitsweisen in die neue Ära der Zusammenarbeit. Konkret geht es um die Hürden beim Wechsel von klassischen zu modernen SharePoint-Umgebungen.

In diesem Beitrag tauchen wir tief in die Themen Datenkompatibilität, komplexe Berechtigungen und Anpassungshürden ein. Außerdem zeigen wir Ihnen Best Practices, mit denen Sie Ihre Inhalte sicher und gut strukturiert halten, damit Ihre Umstellung so reibungslos wie möglich verläuft.

Wenn Sie die grundlegenden Diskussionen zu diesem Thema nachholen möchten, hören Sie unbedingt unsere passende Folge Classic vs Modern SharePoint: Which Should You Use? Doch nun tauchen wir in die Details Ihres Migrationsprojekts ein!

Einführung in die SharePoint-Migration

Die Migration der Inhalte Ihrer Organisation ist nie einfach ein „Kopieren und Einfügen“. Sie ist ein evolutionärer Schritt für Ihre Geschäftsprozesse, Sicherheitsmodelle und Ihre Teamkultur. Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten in die Zukunft verlagern, renovieren Sie im Grunde Ihr digitales Büro. Ihr Ziel ist ein stabiles Fundament, logisch organisierte Räume und Mitarbeitende, die wissen, wo sie ihre Werkzeuge finden.

Projekte dieser Größenordnung bringen jedoch Reibungsverluste mit sich. Ohne eine klare Landkarte stecken Organisationen oft mitten in der Migration fest und kämpfen mit defekten Links, fehlenden Berechtigungen und frustrierten Anwendern, die das alte System schlicht deshalb bevorzugen, weil sie es kennen. Die typischen Hindernisse frühzeitig zu verstehen, ist Ihr bester Schutz vor Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen.

Der Wandel verstehen: Klassisches vs. modernes SharePoint

Bevor Sie Migrationsprobleme lösen können, müssen Sie verstehen, worin sich die moderne Erfahrung von der klassischen Architektur unterscheidet, auf die sich Ihre Organisation womöglich seit über einem Jahrzehnt stützt. Klassisches SharePoint basierte auf einem serverseitigen Framework, das eine tiefgreifende, granulare Kontrolle über Code, Masterseiten und benutzerdefinierte Layouts ermöglichte. Das gab Entwicklern enorme Möglichkeiten, erzeugte aber auch massive technische Schulden.

Modernes SharePoint setzt auf einen cloud-first-Ansatz, Responsive Design und ein clientseitiges Paradigma. Seiten laden schneller, Layouts passen sich nahtlos an mobile Geräte an, und die Benutzeroberfläche wirkt frisch und intuitiv. Außerdem hat sich die Website-Architektur grundlegend verändert. Statt tiefer, komplizierter hierarchischer Strukturen mit Unterwebsites und vererbten Berechtigungen, die zum Albtraum werden, setzen moderne Umgebungen auf eine flache Architektur, in der jede Website eigenständig steht und über Microsoft 365-Hubsites verbunden ist.

Häufige Migrationsherausforderungen

Der Übergang von klassisch zu modern ist eine lohnende Reise, aber selten ein Umlegen eines einfachen Schalters ohne Aufwand. Organisationen stoßen typischerweise auf drei große Hürdenkategorien: Datenkompatibilität, komplexe Berechtigungen und Anpassungshürden. Schauen wir uns jede dieser Herausforderungen im Detail an und wie Sie sie meistern können.

Datenkompatibilität und komplexe Berechtigungen

Eines der unmittelbarsten Kopfzerbrechen bei einer SharePoint-Migration ist die Datenkompatibilität. Über die Jahre haben sich in Ihren klassischen Websites vermutlich doppelte Dateien, veraltete Dokumente, defekte Ordnerstrukturen und wichtige Metadaten angesammelt, auf die Ihre Geschäftsprozesse angewiesen sind. Wenn Sie unsaubere Daten einfach unverändert in eine moderne Umgebung verschieben, verlagern Sie lediglich Ihr digitales Durcheinander an eine neue Adresse.

Darüber hinaus ist die Integrität der Metadaten ein großes Thema. Wenn benutzerdefinierte Spalten, Taxonomiebegriffe oder Inhaltstypen nicht korrekt auf Ihre modernen Bibliotheken abgebildet werden, verlieren Ihre Teams wichtigen geschäftlichen Kontext. Die Folge sind Dokumente, die sich mit modernen Suchwerkzeugen kaum noch finden lassen.

Dann stellt sich die Frage der Berechtigungen. Klassische Umgebungen weisen häufig tief verschachtelte Berechtigungsstrukturen auf, die von übergeordneten Websites und Unterwebsites vererbt wurden. Wenn Sie zu einer flachen, modernen Architektur wechseln, lassen sich diese vererbten Regeln nicht immer sauber übertragen. Eine schlecht umgesetzte Migration der Berechtigungen kann zwei gravierende Sicherheitsrisiken nach sich ziehen:

• Benutzer erhalten unbefugten Zugriff auf vertrauliche Finanz-, Personal- oder Führungsdokumente.
• Benutzer werden versehentlich von Dateien ausgesperrt, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

So gehen Sie vor: Führen Sie vor der Migration eine gründliche Inhaltsprüfung durch. Identifizieren Sie veraltete Dateien, archivieren oder löschen Sie Duplikate und bereinigen Sie Ihre Ordnerstrukturen. Testen Sie mit Pilotmigrationen, wie sich Ihre Metadaten und Berechtigungsgruppen in der modernen Zielumgebung verhalten, bevor Sie die Migration in Ihrer gesamten Organisation ausrollen.

Hürden durch Anpassungen

Wenn Ihre Organisation die klassische SharePoint-Umgebung stark angepasst hat, etwa mit InfoPath-Formularen, SharePoint-Designer-Workflows, benutzerdefinierten Masterseiten und serverseitigen Webparts, steht Ihnen eine erhebliche Hürde für die Modernisierung bevor. Keine dieser Legacy-Technologien wird im modernen Erlebnis in gleicher Weise unterstützt.

Klassische Seiten stützten sich stark auf serverseitigen Code und umfangreiche Masterseiten, die jedes Detail des Designs festlegten. Modernes SharePoint hingegen setzt auf clientseitige Webparts, die mit dem SharePoint Framework (SPFx) erstellt werden, und wendet das Branding über unterstützte Designs und Websitevorlagen an, nicht über benutzerdefinierte Masterseiten. Das verbessert zwar die Stabilität bei Upgrades und die Darstellung auf mobilen Geräten, bedeutet aber auch, dass Ihre alten individuellen Lösungen nicht mehr funktionieren werden.

So gehen Sie vor: Prüfen Sie alle vorhandenen Anpassungen bereits in der frühen Planungsphase. Ermitteln Sie, welche individuellen Funktionen tatsächlich noch vom Fachbereich genutzt werden. Sie werden feststellen, dass ein großer Anteil der Altanpassungen überholt ist. Für die Funktionen, die Sie beibehalten müssen, ersetzen Sie klassische Workflows durch Power Automate, tauschen InfoPath-Formulare gegen Power Apps aus und bauen benutzerdefinierte Benutzeroberflächen mit SPFx-Webparts neu auf.

Bewährte Methoden für eine sichere und strukturierte Migration

Die Herausforderungen zu kennen, ist erst die halbe Miete. Damit Ihre Migration erfolgreich verläuft, benötigen Sie eine strukturierte Strategie, die auf bewährten Branchenpraktiken beruht. So bringen Sie Ihre Organisation sicher ans Ziel:

1. Einen umfassenden Migrationsplan erstellen

Überstürzen Sie die Umsetzung nicht. Nehmen Sie sich in der frühen Phase Zeit, Ihre Ziele festzulegen, Ihre Websites nach geschäftlicher Bedeutung zu kategorisieren und einen realistischen Zeitplan zu erstellen. Teilen Sie das Projekt in überschaubare Migrationswellen auf, anstatt alles über Nacht verschieben zu wollen.

2. Die richtigen Werkzeuge nutzen

Verschieben Sie Datenmengen in Unternehmensgröße nicht manuell. Nutzen Sie dedizierte Migrationswerkzeuge und Hilfsprogramme wie ShareGate, den Microsoft Migration Manager, den SharePoint Modernization Scanner und das Microsoft Page Transformation Tool. Diese Werkzeuge helfen dabei, Ihre Bereitschaft zu analysieren, Inhalte präzise zuzuordnen und sich wiederholende Transformationsaufgaben zu automatisieren.

3. Governance- und Sicherheitsrichtlinien modernisieren

Der Wechsel zu einer modernen, flachen Architektur erfordert einen neuen Ansatz für Governance. Definieren Sie neue Regeln für die Bereitstellung von Websites, Namenskonventionen und die externe Freigabe. Stellen Sie sicher, dass Vertraulichkeitsbezeichnungen, Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) und Aufbewahrungspläne in Microsoft Purview aktiv angewendet werden, um sensible Unternehmensdaten in der Cloud zu schützen.

4. Die Benutzerakzeptanz und Schulung stark in den Fokus rücken

Die beste Technologie der Welt scheitert, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie sie nutzen sollen, oder sich dem Wandel aktiv widersetzen. Sichern Sie frühzeitig die Unterstützung der Führungsebene, identifizieren Sie begeisterte „Super User“ in den verschiedenen Abteilungen, die als Multiplikatoren im Kollegenkreis fungieren, und bieten Sie klare Schulungen an, die den Nutzen der neuen Plattform verdeutlichen.

Fazit und nächste Schritte

Die Migration von klassischem zu modernem SharePoint ist zweifellos ein großes Unterfangen. Sie erfordert sorgfältige Planung, die Bereitschaft, technische Altlasten abzubauen, und ein klares Bekenntnis zu Schulung und Governance. Der Lohn ist jedoch enorm. Mit dem modernen Erlebnis erhalten Sie blitzschnelle Leistung, eine hervorragende Darstellung auf mobilen Geräten, robuste Sicherheitsstandards und eine nahtlose Integration in die gesamte Microsoft-365-Suite, einschließlich Microsoft Teams, OneDrive und Power Automate.

Lassen Sie nicht zu, dass Migrationsängste Ihre Organisation in der Vergangenheit festhalten. Gehen Sie Phase für Phase vor, nutzen Sie automatisierte Migrationstools und halten Sie Ihre Benutzer bei jedem Schritt auf dem Laufenden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz transformieren? Dann schauen Sie sich den Podcast an und hören Sie sich unsere vollständige Folge an: Classic vs Modern SharePoint: Which Should You Use?