למה חיפוש ב-Outlook לא עובד? תיקונים שבאמת עובדים

By Mirko Peters · 2026-11-12

חיפוש ב-Outlook לא עובד או לא מציג תוצאות? בדקו את היקף החיפוש, את סטטוס האינדוקס ואת Windows Search, ואז בנו מחדש את קטלוג החיפוש ותקנו נתונים פגומים.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

אם חיפוש ב-Outlook לא עובד, בדקו את היסודות בסדר הבא: היקף החיפוש והמסננים, הפעלה מחדש מלאה, סטטוס האינדוקס ושירות Windows Search. אם זה לא עוזר, בנו מחדש את קטלוג החיפוש ואז בדקו פרופיל חדש. מאמר זה מיועד למשתמשי Outlook ולצוותי תמיכה שמקבלים תוצאות ריקות או חלקיות, או תיבת חיפוש שאף פעם לא מסיימת. רוב התוכן חל על Outlook ב-Windows, כי שם נמצאות בעיות האינדוקס. השלבים של Microsoft שונים בין Outlook הקלאסי ל-Outlook החדש, ולכן כל סעיף מציין על איזה מהם הוא מדבר.

עיקרי הדברים

• התחילו מהבדיקות הפשוטות: היקף החיפוש, המסננים, הפעלה מחדש מלאה וסטטוס האינדוקס, כי רוב התוצאות החסרות נובעות מאחת מאלה.
• ב-Outlook הקלאסי ל-Windows, פתחו את Search Tools ואז את Indexing Status. אם מספר הפריטים שנותרו לא יורד לאחר כמה דקות, האינדוקס תקוע.
• בנו מחדש את קטלוג החיפוש דרך לוח הבקרה, אפשרויות אינדוקס, Advanced. הפעולה מוחקת ויוצרת מחדש את אינדקס Windows, ולכן החיפושים יישארו חלקיים עד לסיומה.
• חיפוש בכמה חשבונות או בתיבות דואר משותפות מתנהג אחרת: ב-Outlook החדש מחפשים חשבון אחד בכל פעם, וה-All Mailboxes עלול לא להחזיר דבר עבור תיבת דואר משותפת.
• הפעילו את Inbox Repair רק אם Outlook מתקשה לפתוח קובץ .pst, וגבו את הקובץ קודם. פרופיל חדש ותיקון Office באים לפני התקנה מחדש.

כדי להבדיל ביניהם, הסתכלו על הסרט העליון. אם אתם רואים את Settings, אתם ב-Outlook החדש. אם לא, אתם ב-Outlook הקלאסי. Microsoft משתמשת באותו מבחן במדריך לפתרון בעיות חיפוש ב-Outlook, שהוא המקור העיקרי לשלבים שלהלן.

גלו איזה סוג של בעיית חיפוש יש לכם

אל תתחילו בשינוי הגדרות. הקדישו שתי דקות להבנה מדויקת של הבעיה, כי "החיפוש שבור" מכסה לפחות ארבע בעיות שונות.

הקלידו מילה שאתם יודעים שמופיעה בהודעה אחרונה. אחר כך הקלידו מילה מהודעה ישנה. לבסוף נסו שם שולח. כמה דפוסים חוזרים שוב ושוב:

• לא נמצא כלום, אפילו לדואר שהגיע היום. זה מצביע על האינדקס או על שירות Windows Search.
• דואר חדש נמצא, דואר ישן לא. זה בדרך כלל מצביע על כמות הדואר שהורדה למחשב, או על היקף החיפוש.
• החיפוש עובד בתיבת הדואר הנכנס אבל לא בארכיון או בתיבת דואר משותפת. זו מגבלה של היקף או תכנון, לא תקלה.
• החיפוש נתקע או מציג הודעה שהתוצאות עשויות להיות חלקיות. ככל הנראה האינדוקס עדיין פועל.

בדקו גם את אותו חיפוש במקום אחר. היכנסו ל-Outlook на האינטרנט עם אותו חשבון והריצו את השאילתה. אם האינטרנט מוצא את ההודעה והאפליקציה לשולחן העבודה לא, תיבת הדואר תקינה והבעיה נמצאת ב-Outlook המקומי, בפרופיל או באינדקס של Windows. אם אף אחד מהם לא מוצא אותה, בדקו אם ההודעה הועברה או נמחקה, ואם היקף החיפוש מחריג את התיקייה שבה היא נמצאת.

אם אתם משתמשים בכמה חשבונות, בדקו כל אחד בנפרד. בעיה שפוגעת רק בחשבון אחד אומרת הרבה יותר מ"Outlook שבור".

תיקונים מהירים: היקף, מסננים והפעלה נקייה

אלה לא עולים כלום, והם פותרים יותר מקרים משציפיתם.

1. בדקו את היקף החיפוש. ב-Outlook הקלאסי, תיבת החיפוש מציעה היקפים כמו Current Folder, Current Mailbox ו-All Mailboxes. אם חיפשתם רק בתיבת הדואר הנכנס, הודעה שנמצאת בתיקיית משנה לא תופיע. הרחיבו את ההיקף, או בחרו את התיקייה שאתם באמת רוצים.
2. נקו מסננים. מסנן ישן, כמו הצגת הודעות שלא נקראו בלבד או שולח אחד, מצמצם בשקט כל חיפוש. הסירו אותו והריצו את השאילתה שוב.
3. הפעילו מחדש כראוי. סגרו את Outlook דרך File > Exit, ולא רק בלחיצה על ה-X של החלון. פתחו את Task Manager ובדקו שלא נשאר תהליך OUTLOOK.EXE. אם נשאר, סיימו אותו. המתינו כמה שניות, ואז הפעילו את Outlook שוב.
4. נסו שאילתה חדשה וקצרה. חפשו מילה בודדת ומובהקת במקום ביטוי. אם זה עובד, פשוט הביטוי המקורי לא תאם.
5. השביתו תוספות לצורך בדיקה. הפעילו את Outlook במצב בטוח על ידי החזקת Ctrl בזמן לחיצה על הסמל שלו. אם החיפוש עובד שם, תוספת מפריעה. כבו את התוספות דרך File > Options > Add-ins והפעילו אותן מחדש אחת אחת.

ב-New Outlook ההגדרות המקבילות נמצאות תחת Settings > General > Search. המאמר של Microsoft מפרט את הבדיקות הבאות עבור New Outlook ב-Windows:

1. שנו את היקף החיפוש ל-Current Folder אם All Folders אינו מחזיר את מה שאתם רוצים.
2. השתמשו במסננים כדי לצמצם את השאילתה, שכן קבוצת תוצאות גדולה מאוד עלולה להסתיר פריטים ישנים יותר.
3. בחרו Include deleted items תחת Search results, ואז בחרו Save.
4. תחת Settings > General > Offline, הגדילו את Days of email to save, ואז בחרו Save.

New Outlook לא מחפש במספר חשבונות בבת אחת. בחרו כל חשבון בתורו וחפשו ב-All Folders. הוא גם מחפש בארכיונים מקוונים באופן אוטומטי, כך שאין שם מה להפעיל.

בדקו אם האינדוקס הסתיים

Outlook הקלאסי נשען על אינדקס החיפוש של Windows. אם האינדקס לא שלם, גם התוצאות לא יהיו שלמות, ולעיתים הפתרון הוא פשוט להמתין. שלב זה אינו חל על New Outlook, שבמאמר של Microsoft אין לו מקבילה.

כדי לראות את מצב האינדקס:

1. לחצו בתוך תיבת החיפוש ב-Outlook.
2. בלשונית Search, בחרו Search Tools, ואז Indexing Status.
3. קראו את ההודעה. אם כתוב שנותרו פריטים, רשמו את המספר, המתינו חמש דקות והציצו שוב.

אם המספר יורד, האינדוקס פועל. הוא פשוט עסוק. תיבות דואר גדולות, חשבון שנוסף זה עתה או קובץ נתונים ששוחזר לאחרונה מעסיקים אותו זמן מה, ודיסק קשיח איטי מחמיר את המצב. השאירו את המחשב דולק ותנו לו להשלים, רצוי בלילה אם המספר גבוה. אם המספר נשאר זהה או עולה, האינדוקס תקוע, ויש להמשיך לשלבים שלהלן.

יש מקרה אחד שראוי לאזכור מיוחד. לאחר שדרוג ל-Windows 11, אינדקס החיפוש של Outlook נמחק ונבנה מחדש. Microsoft מכנה זאת התנהגות צפויה, וקובעת שהחיפושים לא יחזירו דבר עד להשלמת הבנייה מחדש. התופעה משפיעה על חשבונות המאוחסנים מקומית בקבצי PST או OST, וזה כולל חשבונות POP ו-IMAP וגם העותק הלא מקוון של תיבות דואר של Exchange ושל Microsoft 365. הפרטים מופיעים בהערה של Microsoft בנושא Outlook search not returning results after an upgrade to Windows 11. אם אתם נמצאים במצב כזה, בדקו את מצב האינדוקס ותנו לו זמן לפני ששונים משהו.

לאחר מכן, ודאו ש-Outlook אכן כלול באינדקס.

1. ב-Outlook הקלאסי, בחרו Search Tools > Locations to Search, וודאו שכל קובץ נתונים ברשימה מסומן.
2. סגרו את Outlook, פתחו את Indexing Options ב-Control Panel, וחפשו את Microsoft Outlook תחת Included Locations. אם הוא חסר, בחרו Modify, סמנו אותו, ואז בחרו OK ו-Close.
3. פתחו את services.msc, אתרו את Windows Search, ובדקו שסוג ההפעלה הוא Automatic (Delayed Start) והסטטוס הוא Running. אם השירות מופסק, בחרו בStart.

Microsoft ממליצה גם להריץ את פותר הבעיות המובנה של האינדקסר לפני כל זה. ב-Windows 11 הוא נמצא תחת Start > Settings > Privacy & security > Searching Windows > Indexer troubleshooter. ב-Windows 10 הוא נמצא תחת Settings > Update & Security > Troubleshoot > Search and Indexing. ההרצה נמשכת דקה ולעיתים מתקנת את השירות בעצמה.

בניית מחדש של קטלוג החיפוש

אם האינדוקס תקוע או שהאינדקס פגום, בניית מחדש היא התיקון הסטנדרטי. הפעולה מוחקת את האינדקס הנוכחי ובונה חדש, ולכן צפו שהחיפוש לא יהיה מלא למשך זמן מה. התחילו אותה בסוף יום העבודה.

המאמר של Microsoft על בניית מחדש של קטלוג Instant Search מציג את השלבים הבאים:

1. סגרו את Outlook.
2. פתחו את Control Panel ובחרו ב-Indexing Options. הקלדת "Indexing" בתיבת החיפוש של לוח הבקרה תגיע לשם מהר יותר.
3. אם אתם צריכים לשנות אילו מיקומים מאונדקסים, סמנו את המיקום הרצוי תחת Change selected locations ובחרו ב-OK.
4. בחרו ב-Advanced. בלשונית Index Settings, תחת Troubleshooting, בחרו ב-Rebuild.
5. בחרו ב-OK בתיבת הדו-שיח Rebuild Index. התיבה מזהירה שהאינדוקס עשוי להימשך זמן רב.

אל תפתחו מחדש את Outlook ותשפטו את התוצאה after חמש דקות. בדקו שוב את מצב האינדוקס לאחר זמן מה, ובדקו כמה חיפושים רק כשהספירה ירדה לאפס או לקרוב אליו. צעד יחיד זה מנקה רוב המקרים הממושכים.

ישנה הגדרה נוספת ש-Microsoft מציינת ל-Outlook הקלאסי, עבור מי שקבצי .msg השמורים שלו לא מופיעים בחיפוש של Windows. סגרו את Outlook, עברו אל Indexing Options > Advanced > File Types, בחרו ב-msg, ובחרו ב-Index Properties and File Contents. תיאור המסנן צריך להיות Office Outlook MSG IFilter. אם הוא אינו מופיע כך, Microsoft ממליצה לפנות לתמיכה.

תיקונים מעמיקים יותר: פרופיל, תיקון Office וקבצי נתונים

כאשר בנייה מחדש לא עוזרת, הנזק נמצא בדרך כלל בפרופיל, בהתקנת Office או בקובץ נתונים. עברו על אלה לפי הסדר, ועצרו כשהחיפוש פועל.

בדיקה עם פרופיל חדש

פרופיל חדש מראה במהירות אם הפרופיל הישן הוא הבעיה.

1. ב-Outlook הקלאסי, בחרו ב-File > Account Settings > Manage Profiles. אפשר גם לפתוח את Mail בלוח הבקרה.
2. בחרו ב-Show Profiles, ואז ב-Add, ותנו לפרופיל שם.
3. הזינו את פרטי החשבון ובחרו ב-Finish.
4. הגדירו את "Prompt for a profile to be used", הפעילו מחדש את Outlook, בחרו את הפרופיל החדש וחכו לסנכרון. לאחר מכן בדקו את החיפוש.

אם החיפוש פועל, הפרופיל הישן פגום. הגדירו את החדש כברירת המחדל והעבירו את מה שאתם צריכים. עבור תיבת דואר ב-Exchange Online זה פשוט, כי הדואר נמצא בשרת וOutlook מוריד אותו שוב.

תיקון Office

תיקון מחליף קבצי תוכנה פגומים ושומר על הנתונים שלכם. לחצו לחיצה ימנית על Start, פתחו את Installed apps ב-Windows 11 או את Apps and Features ב-Windows 10, בחרו במוצר Office שלכם ובחרו ב-Modify. בהתקנת Click-to-Run תראו את האפשרויות Quick Repair ו-Online Repair. Quick Repair מהיר יותר, אך מחליף רק קבצים פגומים, לכן השתמשו ב-Online Repair אם החיפוש עדיין תקוע. התיקון חל על חבילת Office כולה, ולא על Outlook בלבד.

תיקון קובץ PST פגום

כלי תיקון תיבת הדואר הנכנס, SCANPST.EXE, מיועד לבעיה שונה מ"החיפוש לא מוצא כלום". Microsoft מתארת אותו למקרים שבהם Outlook אינו מצליח לפתוח קובץ נתונים או את התיקיות שבו, או כאשר הקובץ עשוי להיות פגום. השתמשו בו כאשר יש סימפטומים כאלה.

מדריך התיקון של Microsoft לקבצי נתונים של Outlook מציין את התיקייה של Outlook 2019 ו-2016 כ-C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16. הדף אינו מספק נתיב לגרסאות אחרות, לכן אם הקובץ לא נמצא שם, חפשו את SCANPST.EXE בתיקיות Program Files. השלבים הם:

1. סגרו את Outlook והעתיקו את קובץ ה-.pst למקום בטוח. Microsoft ממליצה לגבות לפני הפעלת הכלי.
2. פתחו את SCANPST.EXE ונווטו לקובץ. אם אינכם יודעים היכן הוא נמצא, עברו אל File > Account Settings > Account Settings > Data Files.
3. בחרו Start. אם הכלי מוצא שגיאות, בחרו Repair. ייתכן שיהיה צורך להריץ אותו יותר מפעם אחת.
4. פתחו את Outlook עם הפרופיל שמשתמש בקובץ המתוקן.

הדף מתאר את השלבים לקובצי .pst בלבד. עבור חשבון Exchange או Microsoft 365, הוא מציין שניתן למחוק את קובץ ה-.ost המקומי במצב אופליין, וש-Outlook ייצור אותו מחדש בפעם הבאה שתפתחו את התוכנה. עשו זאת רק עבור תיבת דואר שנמצאת בשרת, משום שקובץ .ost מכיל עותק ולא את המקור.

מוצא אחרון: התקנה מחדש

אם שום דבר אחר לא עוזר, השלבים הסופיים של Microsoft הם להסיר את Office באמצעות כלי פתרון הבעיות להסרה ולהתקין אותו מחדש. פעולה זו דורשת Windows 10 ומעלה, ואינה יכולה להסיר את Office 2024. יש להתייחס לכך כסוף הרשימה ולא כהתחלה.

חיפוש שנכשל רק בחלק מהמקומות

יש מקרים שאינם תקלות. Microsoft מתעדת אותם כמגבלות, וההכרה בכך חוסכת שעות רבות.

הודעות ישנות לא נמצאות

Outlook יכול לחפש רק במה שנשמר אצלו מקומית. ב-Outlook הקלאסי, בדקו שתי הגדרות אלה:

1. בחרו File > Options > Search, סמנו את האפשרות לכלול הודעות מהתיקייה Deleted Items בעת חיפוש ב-All Items, בחרו OK והפעילו מחדש את Outlook.
2. בחרו File > Account Settings > Account Settings, פתחו את הכרטיסייה Email, בחרו את החשבון שלכם, לחצו על Change והזיזו את המחוון Download email for the past לתקופה ארוכה יותר או ל-All. בחרו Next ולאחר מכן Done, והפעילו מחדש את Outlook.

תיקיות ארכיון הן מקרה מיוחד. היקפים כמו All Mailboxes או All Outlook Items מחזירים תוצאות ארכיון מוגבלות. בחרו בתיקיית הארכיון עצמה וחפשו עם Current Folder. חפשו בתת-התיקיות בנפרד.

תיבות דואר משותפות

אם אתם מחפשים עם היקף All Mailboxes ותיבת דואר משותפת אינה מחזירה דבר, לפי Microsoft מדובר במגבלת תכנון. בחרו בתיבת הדואר המשותפת וחפשו עם Current Folder. אם זה לא מספיק, Microsoft מתארת פתרון עוקף: הסירו את תיבת הדואר המשותפת מתיבות הדואר הנוספות של חשבון Exchange, ולאחר מכן הוסיפו אותה מחדש כחשבון עצמאי דרך File > Add Account. הזינו את כתובת תיבת הדואר המלאה, בחרו Sign in with another account בחלון הסיסמה, והשתמשו בפרטי הזדהות שיש להם גישה לתיבת הדואר.

מספר חשבונות בפרופיל אחד

לכל חשבון יש קובץ נתונים משלו ומצב אינדקס משלו, לכן בדקו את מצב האינדוקס לאחר הוספת חשבון, וודאו שקובץ הנתונים החדש מסומן תחת Locations to Search. ב-Outlook החדש אין כלל חיפוש בין חשבונות, כפי שצוין לעיל.

מחשבים איטיים או ישנים

מאמר Microsoft אינו קובע דרישות חומרה לחיפוש, ולכן אין מספר קסם לצטט. מה שניתן לומר על סמך אופן פעולת האינדוקס: תיבת דואר גדולה על דיסק איטי דורשת זמן רב יותר לאינדוקס, ומחשב שנכנס לשינה או נסגר מדי ערב עלול לעולם לא לסיים. אם החיפוש איטי אך מדויק, תנו לאינדקס זמן, השאירו את המחשב פועל וארכבו דואר שאינכם צריכים. הפחתת כמות הפריטים שיש לאנדקס היא המנוף היחיד שבשליטתכם.

טעויות נפוצות

• בניית מחדש של האינדקס ובדיקת החיפוש כעבור עשר דקות. הבנייה מחדש נמשכת זמן רב בתיבת דואר גדולה, והתוצאות נשארות חלקיות עד לסיומה.
• הפעלת כלי התיקון Inbox Repair משום שהחיפוש ריק. הכלי נועד לקובצי נתונים פגומים או כאלה שאי אפשר לפתוח, ולא לבעיית אינדקס.
• מחיקת קובץ .ost או פרופיל בחשבון POP או IMAP מבלי לבדוק היכן מאוחסן הדואר. ב-POP, קובץ הנתונים המקומי עשוי להכיל הודעות שאינן קיימות בשום מקום אחר.
• חיפוש בתיבת דואר משותפת עם All Mailboxes והסקת המסקנה שהתיבה ריקה. חפשו בה עם Current Folder.
• דילוג על בדיקת הרשת. עשר שניות ב-Outlook on the web יגידו לכם אם הבעיה בתיבת הדואר או במחשב.
• התקנה מחדש של Office כשלב ראשון. תיקון והפרופיל החדש קודמים, והם לוקחים הרבה פחות זמן.

נושאים קשורים לחקירה

• חיפוש במחשב עם מפרט נמוך. למה דיסק איטי ותיבת דואר גדולה מעכבים את האינדוקס, וכיצד ארכיון מפחית את העומס. התחילו משלבי בדיקת מצב האינדוקס שלמעלה.
• תיבות דואר משותפות ומואצלות. למה ההיקף וההרשאות קובעים מה החיפוש יכול לראות בתיבת דואר צוותית ב-Exchange Online.
• כמה חשבונות בפרופיל אחד. איך לבדוק את האינדקס לכל חשבון ולשמור על כל קובץ נתונים ברשימת המיקומים לחיפוש.
• הגדרות שפה ואזור. למה אי-התאמה בין שפת Windows לשפת Office יכולה לשנות את אופן התאמת המילים בחיפוש. בדקו זאת אם רק חלק מהמונחים נכשלים.

הצעד הבא

אם החיפוש ב-Outlook לא עובד היום, פתחו קודם את מצב האינדוקס ורשמו את המספר. לאחר מכן עברו על הרשימה הזו צעד אחר צעד, ורשמו איזה שלב פתר את הבעיה, כדי שתוכלו לטפל במקרה הבא מהר יותר.