איך ליצור קבוצת דוא"ל ב-Outlook (שלבים מרשימת אנשי קשר)

By Mirko Peters · 2026-11-12

איך ליצור קבוצת דוא"ל ב-Outlook מרשימת אנשי קשר או מקבוצת אנשי קשר: השלבים ב-Outlook החדש, ב-Outlook הקלאסי, בגרסת הרשת וב-Mac, ומתי קבוצה של Microsoft 365 מתאימה.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

כדי ליצור קבוצת דוא"ל ב-Outlook, צרו רשימת אנשי קשר: פתחו את אנשים, בחרו באפשרות רשימת אנשי קשר חדשה, תנו לה שם, הוסיפו את כתובות הדוא"ל של החברים ושמרו. ב-Outlook הקלאסי אותו דבר נקרא קבוצת אנשי קשר, ונמצא תחת אנשים, דף הבית, קבוצת אנשי קשר חדשה. לאחר מכן, הקלידו את שם הקבוצה בשדה אל, ו-Outlook ימלא את כל החברים. מאמר זה מיועד למשתמשי Outlook שכותבים שוב ושוב לאותם אנשים, ולמנהלים שמקבלים את השאלה "אפשר ליצור לי קבוצה לצוות?". הוא מסביר את השלבים בכל גרסה וכיצד לבחור בין רשימה אישית לקבוצה משותפת.

עיקרי הדברים

• קבוצת דוא"ל אישית ב-Outlook נקראת רשימת אנשי קשר ב-Outlook החדש, וקבוצת אנשי קשר ב-Outlook הקלאסי. מדובר באותה תכונה, ויש שקוראים לה גם רשימת תפוצה.
• ב-Outlook החדש, בחרו באנשים, פתחו את החץ שליד אניית קשר חדש, בחרו ברשימת אנשי קשר חדשה, תנו לה שם, הוסיפו נמענים ובחרו ביצירה.
• ב-Outlook הקלאסי, פתחו את אנשים, בחרו בקבוצת אנשי קשר חדשה בכרטיסייה דף הבית, הוסיפו חברים ובחרו בשמירה וסגירה.
• כדי לשלוח לקבוצה, הקלידו את שמה בשדה אל של הודעה חדשה. מחיקת רשימה מוחקת רק את הרשימה, ואנשי הקשר נשארים.
• קבוצה של Microsoft 365 הוא דבר אחר: היא משתפת תיבת דואר, לוח שנה וקבצים, ונוצרת ומנוהלת במרכז הניהול.

רשימת אנשי קשר, קבוצת אנשי קשר, רשימת תפוצה: האם מדובר באותו דבר?

המונחים הללו הם שגורמים לרוב הבלבול, ולכן כדאי להתחיל מהם. דף התמיכה של Microsoft בנושא יצירה, עריכה ומחיקה של רשימת אנשי קשר מציין שרשימות אנשי קשר נקראו בעבר קבוצות אנשי קשר ב-Outlook הקלאסי. הוא גם מתאר קבוצות אנשי קשר, או רשימות תפוצה, כדרך מהירה לשלוח הודעות לאנשים שאתם פונים אליהם שוב ושוב. כלומר, שלושה שמות לתכונה אישית אחת.

רשימת תפוצה במשמעות של מנהל היא דבר אחר. מדובר בקבוצה בעלת דואר שמנהל יוצר, וכל אחד בארגון יכול להשתמש בה. הרשימה האישית שלכם היא אוסף של כתובות דוא"ל השמורות באנשי הקשר שלכם. איש אחר אינו רואה אותה.

מה אתם צריכים? אם אתם מנהלים רשימה לשימוש אישי, צרו רשימת אנשי קשר. אם כל החברה צריכה לכתוב ל"אנשים בבניין א'", בקשו מהמנהל שלכם קבוצת תפוצה. אם צוות צריך תיבת דואר, לוח שנה וקבצים משותפים, מדובר בקבוצה של Microsoft 365, שנסביר עליה בהמשך.

איך ליצור קבוצת דוא"ל ב-Outlook החדש ל-Windows

1. בחרו ב-אנשים בחלונית הצדדית.
2. פתחו את התפריט הנפתח שליד אניית קשר חדש, ואז בחרו ב-רשימת אנשי קשר חדשה.
3. הזינו שם, הוסיפו נמענים לפי שם או כתובת דוא"ל, ואם תרצו, תיאור.
4. בחרו ב-יצירה.

כדי להוסיף אנשי קשר בהמשך, בחרו אנשים, ואז רשימות אנשי הקשר שלך, העבירו את הסמן מעל הרשימה ובחרו בסמל העיפרון עריכה. הזינו שמות או כתובות דוא"ל תחת הוספת נמענים, ואז בחרו שמירה. להסרת אדם, פתחו את תצוגת העריכה באותו אופן, בחרו ב-X שליד איש הקשר ובחרו שמירה. כדי לשנות את שם הרשימה, ערכו אותה ושנו את השם.

כדי למחוק רשימה, בחרו אנשים, ואז רשימות אנשי הקשר שלך, העבירו את הסמן מעל הרשימה ובחרו בלחצן פח האשפה מחיקה. כדי למחוק כמה רשימות יחד, סמנו את תיבות הסימון שלהן ובחרו מחיקה בסרגל הכלים. אשרו שוב באמצעות מחיקה. מחיקת רשימה מסירה רק את הרשימה עצמה. אנשי הקשר נשארים.

Classic Outlook for Windows

דף ההדרכה של Microsoft בנושא יצירת קבוצת אנשי קשר מציג את השלבים הבאים.

1. פתחו את אנשים בשורת הניווט.
2. בכרטיסייה בית, בחרו קבוצת אנשי קשר חדשה.
3. הזינו שם בתיבה קבוצת אנשי קשר.
4. בחרו קבוצת אנשי קשר, ואז הוספת חברים, ובחרו מאנשי הקשר של Outlook, מספר הכתובות או איש קשר חדש בדוא"ל.
5. בחרו את האנשים הרצויים. החזיקו את Ctrl כדי לבחור כמה אנשים, ואז בחרו אישור.
6. בחרו שמירה וסגירה.

זהו. הקבוצה נמצאת כעת באנשי הקשר שלכם. כדי לשלוח אליה דוא"ל, עברו אל בית, בחרו דוא"ל חדש, ואז אל, הקלידו את שם הקבוצה בתיבה חיפוש, לחצו לחיצה כפולה על שם הקבוצה כדי להוסיף אותה לתיבה אל ובחרו אישור.

Outlook on the web and Outlook.com

דף של Microsoft בנושא רשימות אנשי קשר ב-Outlook.com מתאר את השלבים בדפדפן.

1. בחרו בסמל אנשים בפינה השמאלית התחתונה.
2. בשורת הכלים, בחרו בחץ שליד איש קשר חדש, ואז רשימת אנשי קשר חדשה.
3. הזינו שם והוסיפו שמות או כתובות דוא"ל.
4. בחרו יצירה.

יש שתי דרכים להוסיף אנשים בהמשך. בדרך הראשונה, בחרו כל רשימות אנשי הקשר, בחרו את הרשימה, בחרו עריכה, הזינו שמות או כתובות ובחרו שמירה. בדרך השנייה, בחרו תחילה את אנשי הקשר, בחרו הוספה לרשימה בשורת הכלים ובחרו את הרשימה לפי סימן הפלוס. כדי להסיר אדם, פתחו את הרשימה, בחרו עריכה, בחרו ב-x שליד האדם ובחרו שמירה.

הערות מאותו דף: רשימת אנשי קשר היא אוסף של כתובות דוא"ל, ולכן ניתן להוסיף רק אנשי קשר שיש להם כתובת דוא"ל. הרשימות נשמרות בתיקיית אנשי הקשר שברירת המחדל שלכם ומופיעות תחת כל רשימות אנשי הקשר. אם תרצו לקבץ אנשי קשר למטרה אחרת מדוא"ל, Microsoft ממליצה ליצור תיקייה במקום זאת. כדי להשתמש בתיקייה אחרת עבור הרשימה, בחרו בתיקייה לפני שתבחרו רשימת אנשי קשר חדשה.

Outlook for Mac

המאמר של Microsoft על Mac קובע:

1. בחרו בלחצן אנשים בשורת הניווט הצדדית.
2. בחרו בתיקייה אנשי קשר תחת החשבון שבו תרצו את הרשימה. העבירו את הסמן מעל איש קשר חדש, ואז בחרו רשימת אנשי קשר חדשה.
3. הקלידו שם.
4. תחת הוספת חברים, הקלידו כתובת דוא"ל של איש קשר ובחרו הוספה. חזרו על הפעולה עבור כל איש קשר.
5. בחרו שמירה.

כדי להסיר חבר, בחרו בלחצן פח האשפה שליד איש הקשר ובחרו שמירה. סנכרון רשימות אנשי קשר מהשרת פועל רק עם חשבונות Microsoft 365 ו-Outlook.com. עבור חשבון POP או IMAP, השתמשו בתיקייה אנשי קשר תחת במחשב שלי. אם רשימת אנשי קשר חדשה אינה זמינה (אפורה), הפעילו את התיקיות הללו: בחרו Outlook, הגדרות, ואז תחת הגדרות מהירות בחרו תצוגה, ותחת חלונית ניווט הפעילו את הצג תיקיות במחשב שלי. התמיכה ב-Outlook for Mac הישן מסתיימת באוקטובר 2026.

שימוש בקבוצה שלכם

כדי לשלוח הודעה לקבוצה, התחילו הודעה חדשה והקלידו את שם הקבוצה בשדה אל. Outlook מרחיב אותה לחברי הקבוצה. הודעה שנשלחת לרשימת אנשי קשר מגיעה לכל הנמענים ברשימה. אפשר גם להוסיף רשימת אנשי קשר לבקשות פגישה ולרשימות אנשי קשר אחרות.

יש שני דברים לחשוב עליהם לפני שלוחצים על שליחה.

ראשית, פרטיות. בשליחה רגילה בשדה אל, כל הנמענים רואים את האחרים. אם הרשימה גדולה, כוללת אנשים שאינם מכירים זה את זה, או מכילה כתובות חיצוניות, שימו את הקבוצה בשדה העתק מוסתר. Microsoft מזהירה מפני תופעת לוואי: הכנסת רשימת תפוצה להעתק מוסתר עלולה לשבור כללים אצל הנמענים שממיינים דואר לפי שם הרשימה בשדה אל או העתק. המדריך שלנו על שימוש ב-BCC ב-Outlook מסביר את הפרטים.

שנית, מגבלות. ב-Exchange Online, קבוצת הפצה בספר הכתובות המשותף נספרת כנמען אחד למגבלת הנמענים להודעה, אבל חברי קבוצה בתיקיית אנשי הקשר האישיים שלכם נספרים בנפרד. לכן רשימת אנשי קשר אישית עם 400 שמות צורכת 400 מתוך הנמענים המותרים בכל הודעה. זה משנה כששולחים לרשימות גדולות.

מתי כדאי להשתמש בקבוצה של Microsoft 365 במקום

דף ההשוואה של Microsoft על השוואת סוגי קבוצות ב-Microsoft 365 מפרט את האפשרויות. בקצרה:

• קבוצות Microsoft 365 מיועדות לשיתוף פעולה בין משתמשים בתוך הארגון ומחוצה לו. לכל קבוצה יש כתובת דואר משותפת, מרחב עבודה משותף לשיחות, קבצים ואירועי יומן, והיא יכולה להתחבר ל-Teams.
• קבוצות הפצה שולחות הודעות דואר לקבוצה קבועה של אנשים, למשל "אנשים בבניין A".
• קבוצות הפצה דינמיות שולחות דואר לאנשים שמתאימים לתכונות כמו מחלקה או מיקום, כאשר החברות נקבעת בזמן השליחה.
• קבוצות אבטחה עם דואר אלקטרוני מעניקות גישה למשאבים והודעות דואר לאותם משתמשים.
• תיבות דואר משותפות מאפשרות לכמה אנשים לגשת לתיבת דואר אחת, כמו כתובת תמיכה או דלפק קבלה.

דף הרשימות של Microsoft מזהיר גם מפני בלבול בינן לבין קבוצות Microsoft 365, שמוצגות כאפשרות החזקה יותר, שיכולה לשתף תיבת דואר, יומן וקבצים.

כדאי להכיר כמה מגבלות מדף ההשוואה. קבוצות Microsoft 365 לא יכולות להיות חברות בקבוצות הפצה או בקבוצות אבטחה. משתמשים חיצוניים יכולים להצטרף לקבוצות Microsoft 365 ולשלוח להן דואר רק אם המנהל מפעיל את התכונות האלה. לא ניתן להעביר תיבות דואר משותפות לקבוצות Microsoft 365. וקבוצת הפצה שמתווספת לצוות ב-Teams מוסיפה רק את חבריה, ולא את הקבוצה עצמה.

הכלל שלי: רשימה אישית לדיוור שלכם, קבוצת הפצה להודעות לכלל החברה, וקבוצה של Microsoft 365 כשאנשים צריכים לעבוד יחד.

שמירה על קבוצה תקינה

• תנו לה שם ברור. "צוות תחילת הפרויקט" עדיף על "קבוצה 1". הקפידו על סגנון השמות של הארגון, אם יש כזה.
• בדקו את החברות. הסירו אנשים שעזבו, ובדקו את הכתובות. טעות הקלדה בכתובת אחת תגרום לכך שההודעה תחזור אליכם.
• בדקו את החשבון. רשימות בחשבון Microsoft 365 או Outlook.com נשמרות בשרת, ולכן הן מופיעות בלקוחות Outlook אחרים. ב-Mac עם חשבון POP או IMAP, הרשימות נשארות ב-On My Computer.
• אל תדביקו רשימות חברים בהודעות. שליחת שמות של רשימה שלמה לגורמים חיצוניים היא בדיוק הדליפה שניסיתם למנוע.
• שאלו את צוות ה-IT לפני שמכינים רשימה לכלל החברה. רשימה שכולם חייבים להשתמש בה אינה רשימת אנשי קשר אישית.

טעויות נפוצות

• מחפשים את הפקודה בדואר. הפקודה נמצאת ב-People ולא בתצוגת הדואר.
• קוראים לכל קבוצה באותו שם. רשימת אנשי קשר, קבוצת הפצה וקבוצה של Microsoft 365 מתנהגות בצורה שונה.
• הוספת אדם ללא כתובת דואר אלקטרוני. רשימת אנשי קשר היא אוסף של כתובות דואר, ולכן לא ניתן להוסיף אליה אנשי קשר כאלה.
• שליחת רשימה גדולה בשדה אל. כולם רואים את כולם. השתמשו בהעתק מוסתר.
• שוכחים שמחיקת רשימה אינה מחיקת אנשי הקשר. נמחקת רק הרשימה. זו בשורה טובה, אבל החברים נשארים בספר הכתובות שלכם.
• ציפייה שרשימה אישית תשותף. עמיתיך לא יוכלו להשתמש בה אלא אם תשלח להם את הכתובות.

נושאים קשורים לחקור

• הסתרת נמענים. ראו איך פועל Bcc, וכיצד המגבלות שלו חלות על קבוצות.
• קבוצות הפצה שנוצרו על ידי מנהלים. ב-Exchange Online מנהלים יכולים ליצור אותן ולהגביל מי רשאי לשלוח אליהן.
• תיבות דואר משותפות לכתובות צוות. כתובת מסוג support@ זקוקה בדרך כלל לתיבת דואר משותפת, ולא לרשימה.
• קבוצות דינמיות. אם החברות בקבוצה צריכה להתעדכן לפי מחלקה או מיקום, שאלו את המנהל שלכם על קבוצת הפצה דינמית.

הצעד הבא

פתחו את People ב-Outlook שלכם, צרו רשימת אנשי קשר עם שתי כתובות משלכם ושלחו אליה הודעת בדיקה. לאחר שתראו כיצד הודעה לקבוצה מגיעה ליעדה, תדעו איך ליצור קבוצת דוא"ל ב-Outlook שתתנהג כפי שאתם מצפים.