איך לשתף את יומן Outlook שלך: הרשאות, עריכה והאצלה

By Mirko Peters · 2026-11-12

איך לשתף גישה ליומן Outlook בגרסה החדשה של Outlook, באינטרנט, ב-Mac ובנייד: לבחור את ההרשאה הנכונה, לשתף מחוץ לארגון ולהפסיק שיתוף.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

כדי לשתף את יומן Outlook שלך, בחרו ב״יומן״, לחצו על ״שתף יומן״ בכרטיסייה ״דף הבית״, הקלידו את שמו או כתובת הדוא״ל של האדם, בחרו הרשאה מהרשימה הנפתחת ולחצו על ״שתף״. האדם יקבל הזמנה בדוא״ל, וברגע שיאשר אותה, היומן שלך יופיע ברשימה שלו. ב-Outlook באינטרנט זהו לחצן ״שתף״ בסרגל הכלים של היומן, ובטלפון זהו סמל גלגל השיניים לצד היומן. מאמר זה מיועד למשתמשי Outlook שרוצים לשתף לוח זמנים עם עמית, עוזר או מישהו מחוץ לחברה, והוא מסביר איזו הרשאה לבחור כדי לא לתת יותר ממה שהתכוונתם.

עיקרי הדברים

• בגרסה החדשה של Outlook, בחרו ב״יומן״, לאחר מכן ב״שתף יומן״ בכרטיסייה ״דף הבית״, הזינו שם, בחרו הרשאה מהרשימה הנפתחת ולחצו על ״שתף״.
• הרמות הן: ״יכול לראות מתי אני עסוק״, ״יכול לראות כותרות ומיקומים״, ״יכול לראות את כל הפרטים״, ״יכול לערוך״ ו״האצלה״.
• אי אפשר לתת הרשאת עריכה או האצלה לאנשים מחוץ לארגון. שיתוף חיצוני מוגבל לאפשרויות צפייה בלבד.
• שיתוף בתוך דייר Microsoft 365 אחד מסתנכרן מיד; שיתוף עם דייר אחר מסתנכרן כל כשלוש שעות, ו-Gmail עשוי לדרוש בין 24 ל-48 שעות.
• כדי להפסיק שיתוף, פתחו את הגדרות השיתוף ובחרו ב״הסר״ לצד האדם, או השתמשו ב״בטל פרסום״ עבור יומן שפורסם.

חמש רמות ההרשאה

לפני שתלחצו על ״שתף״, החליטו כמה המשתמש השני צריך לראות. המאמר של Microsoft על שיתוף יומנים ב-Microsoft 365 מפרט את רמות ההרשאה הפשוטות בלקוחות Outlook העדכניים.

• יכול לראות מתי אני עסוק. שעות פנויות ותפוסות בלבד. ללא כותרות וללא מיקומים.
• יכול לראות כותרות ומיקומים. שעות תפוסות, בתוספת הכותרת והמיקום של כל פריט.
• יכול לראות את כל הפרטים. כל מה שביומן. האדם יכול לראות אך לא לשנות.
• יכול לערוך. האדם יכול לשנות את היומן שלך.
• האצלה. הרשאות עריכה, בתוספת הזכות לתזמן פגישות ולהשיב עליהן בשמך.

קיימת גם רמה מותאמת אישית לתפקידים ביניים כגון Author, Contributor או Publishing Editor. לפי Microsoft, רק מנהל מערכת יכול להגדיר אותן, באמצעות הפקודות Add-MailboxFolderPermission או Set-MailboxFolderPermission ב-Exchange Online PowerShell.

פריטים שסימנתם כפרטי מציגים לרוב רק את שעת הפעילות. היוצא מן הכלל הוא מיופה כוח שאישרתם לו לראות אירועים פרטיים.

הכלל שלי בעניין הזה: להתחיל עם ״יכול לראות כותרות ומיקומים״ לעמיתים, ועם ״יכול לראות מתי אני עסוק״ לכל מי שמחוץ לצוות שלכם. להעלות רמה רק כשמישהו מבקש ויש לו סיבה.

איך לשתף את היומן שלך בגרסה החדשה של Outlook ל-Windows

השלבים מבוססים על הדף של Microsoft על שיתוף יומן לצפייה בלבד.

1. בחלונית הניווט, בחרו ביומן.
2. בכרטיסייה בית, בחרו שתף יומן. אם יש לכם יותר מיומן אחד, בחרו איזה מהם לשתף.
3. בתיבה הזן כתובת דוא"ל או שם איש קשר, הקלידו את שם הנמען. בחרו אותו מהרשימה או לחצו על Enter.
4. פתחו את התפריט הנפתח שליד השם ובחרו רמת גישה.
5. בחרו שתף. כדי לבטל לפני השיתוף, בחרו הסר.

הנמען יקבל הזמנה בדוא"ל. לאחר שיאשר אותה, הוא יוכל להוסיף את היומן שלכם לתצוגה שלו. אם אינכם רואים את השלבים במסך שלכם, ייתכן שאתם משתמשים ב-Outlook הקלאסי, שבו התפריטים שונים.

יומנים משותפים ויומנים מואצלים אינם מוצגים כברירת מחדל בצד המקבל. המקבל בוחר הצג הכול ברשימת היומנים, מוצא את היומן תחת יומנים של אנשים ובוחר בו. הכרטיסייה תצוגה מפוצלת בסרגל הכלים מציגה כמה יומנים זה לצד זה.

לפי Microsoft, הוספה ישירה של יומן של מישהו אחר (יומן, הוסף יומן, הוסף מהספרייה) פועלת רק עם חשבונות עבודה או לימודים. אנשים עם חשבונות אישיים צריכים הזמנה.

Outlook בדפדפן

הדף של Microsoft על שיתוף היומן שלכם ב-Outlook בדפדפן מפרט את השלבים.

1. בחרו באייקון יומן.
2. בסרגל הכלים, בחרו שתף ובחרו את היומן. ניתן לשתף רק יומנים שבבעלותכם.
3. הזינו את שמו או כתובת הדוא"ל של האדם.
4. בחרו רמת הרשאה.
5. בחרו שתף.

כדי לשנות או להפסיק שיתוף, לחצו לחיצה ימנית על היומן תחת יומנים, בחרו שיתוף והרשאות ובחרו רמה חדשה או את אייקון ההסרה. אם המסך אינו תואם, ייתכן שאתם משתמשים ב-Outlook הקלאסי בדפדפן, שבו התפריטים שונים וההאצלה זמינה רק ליומן הראשי שלכם.

Outlook ל-Mac

בתצוגת לוח שנה, אתר את לוח השנה שלך בניווט השמאלי, העבר את הסמן מעל שם החשבון, לחץ על לחצן שלוש הנקודות (...) או לחץ לחיצה ימנית, ובחר הרשאות שיתוף. בחלון מאפייני לוח השנה, לחץ על לחצן הפלוס (+), הקלד את שמו או את כתובת הדוא"ל של האדם, בחר רמה בתפריט הנפתח הרשאות (למשל יכול להציג כשאני עסוק, יכול להציג את כל הפרטים או יכול לערוך), לחץ על הוסף ולאחר מכן על סיום. זהו מתוך מאמרו של Microsoft על האצלה ולוחות שנה משותפים ב-Outlook for Mac, שקובע כי נדרש חשבון Microsoft Exchange Server. כדי להפסיק את השיתוף, בחר את האדם ולחץ על לחצן המינוס (-).

Outlook ל-iOS ול-Android

הדף הנייד של Microsoft מציין שניתן לשתף את היומן שלכם מתוך האפליקציה:

1. פתחו את הכרטיסייה יומן.
2. פתחו את התפריט בפינה הימנית העליונה.
3. הקישו על אייקון גלגל השיניים שליד היומן שברצונכם לשתף.
4. הקישו על הוסף אנשים ובחרו עם מי לשתף.
5. הקישו על אדם כדי לשנות את הרשאותיו או להסיר את הגישה שלו.
6. אשרו את השינויים.

כדי לפתוח יומן ששותף איתכם, הקישו על אותו גלגל שיניים, ולאחר מכן על הוסף יומן משותף, הזינו את שם האדם והקישו על סימן הפלוס שלידו. אחד מדפי Microsoft מיועד ל-Outlook ל-iOS, ולכן השלבים עשויים להיות שונים מעט ב-Android.

Outlook הקלאסי ל-Windows

ל-Outlook הקלאסי יש פקודה שתף יומן בכרטיסייה בית בתצוגת היומן. הדפים של Microsoft שפתחתי מציגים את השלבים הקלאסיים בכרטיסייה נפרדת שלא הצלחתי לטעון, ולכן בדקו את הכרטיסייה Classic Outlook בדפים המקושרים לעיל אם הסרגל שלכם שונה. שמות ההרשאות זהים לאלה שברשימה שלמעלה, ושמות הישנים מתאימים כך: Free/Busy, Free/Busy with subject and location, Reviewer ו-Editor.

מה על האדם השני לעשות

שיתוף הוא תהליך דו-צדדי, ודיווחים רבים על "זה לא עובד" נובעים מהצד המקבל. האדם מקבל הזמנה בדוא"ל וצריך לאשר אותה. ב-Outlook החדש, יומן משותף או מואצל אינו מוצג כברירת מחדל. הוא בוחר הצג הכול ברשימת היומנים, מוצא את היומן תחת יומנים של אנשים ובוחר בו. הוא יכול גם להשתמש בהוסף יומן, ואז בהוסף מהספרייה ולבחור אתכם, אבל Microsoft מציינת שהדרך הישירה הזו פועלת רק עם חשבונות עבודה או לימודים. משתמשים עם חשבונות אישיים צריכים לחכות להזמנה שלכם.

בטלפון, האדם לוחץ על תפריט היומן שבפינה השמאלית העליונה, לוחץ על גלגל השיניים, ואז על Add a shared calendar, מזין את שמך ולוחץ על סימן הפלוס שליד. כדי לראות את מצב הפנוי או התפוס שלך בצבע שבחר, הוא לוחץ על סמל גלגל השיניים שליד שמך. הם רואים רק את מה שהרשית, כך שמציג עם ההרשאה Can view when I'm busy רואה בלוקים של זמן ולא שום דבר נוסף.

לשתף או לפרסם?

שתי המילים נשמעות דומה, אבל הן פועלות בצורה שונה.

• שיתוף שולח הזמנה לאדם מסוים. אתם בוחרים את ההרשאה שלו, ניתן לשנות אותה מאוחר יותר ואפשר להסיר אותו. בתוך הארגון השיתוף מסתנכרן מיד.
• פרסום יוצר קישור. כל מי שיש לו את הקישור יכול לראות את היומן ברמת הפירוט שבחרתם, והקישור זמין בשתי צורות: HTML לצפייה בדפדפן ו-ICS להרשמה מתוכנית יומן אחרת. שתיהן לקריאה בלבד, ותדירות הרענון של יומן ICS תלויה בספק הדואר של הנמען.

אם לאדם יש חשבון Microsoft 365 או Outlook.com, שתפו. אם הוא משתמש ב-Gmail, ב-Apple Calendar או בכל דבר אחר ורק צריך לראות את השעות שלכם, פרסום הוא הדרך המעשית, ומקבלים את העובדה שאי אפשר לדעת מי פתח את הקישור. בחרו ברמת הפירוט הנמוכה ביותר וביטלו את הפרסום כשהפרויקט מסתיים.

עריכה או האצלה: מה לבחור?

זה המקום שבו אנשים נותנים יותר מדי.

עריכה פירושה שהאדם יכול לצפות ולשנות את היומן שלכם. ניתן להגדיר עורכים ליומן הראשי שלכם או ליומנים שיצרתם. האצלה פירושה אותו דבר כמו עריכה, בתוספת הזכות לתזמן פגישות ולהגיב להן בשמכם, וניתן להגדיר מואצלים רק ליומן הראשי שלכם.

בדף של Microsoft על הרשאות עריכה והאצלה מתוארים הצעדים ב-New Outlook:

1. בחלונית הניווט, בחרו Calendar. בכרטיסייה Home, בחרו Share Calendar.
2. בדף Sharing and permissions, הזינו את שם האדם או את כתובת הדואר שלו. ניתן להוסיף אדם אחד בכל פעם בלבד.
3. פתחו את התפריט הנפתח שליד השם ובחרו Can edit או Delegate.
4. עבור מואצל, ניתן לסמן באופן אופציונלי את Let delegate view private events ו-Let delegate manage categories.
5. בחרו Share.
6. תחת Delegates, ליד Send invitations and responses to, בחרו אפשרות אחת: Delegate only, Delegate and send me a copy או Both my delegate and me. חזרו על הפעולה לכל מואצל.

דרישות: גישת אצלה דורשת חשבון עבודה או חינוך ב-Microsoft 365 או ב-Exchange Online. בנוסף, Microsoft ממליצה על מואצל אחד לכל יומן, מכיוון שריבוי מואצלים ביומן אחד אינו מטרה של התכנון.

העוזר של מנהל הוא מקרה הלימוד הקלאסי של מואצל. עמית שצריך רק לדעת מתי אתם פנויים או תפוסים לא זקוק לעריכה, וודאי לא להאצלה.

שיתוף מחוץ לארגון

ניתן לשתף עם אנשים מחוץ לחברה, אך באפשרויות מוגבלות יותר.

• מגבלות הרשאה. Microsoft מציינת שאי אפשר להעניק הרשאת עורך או מואצל לאנשים מחוץ לארגון. הגישה החיצונית מוגבלת לאפשרויות צפייה בלבד.
• מתג מנהל. במרכז הניהול של Microsoft 365, תחת Settings, Org Settings, Services, Calendar, מנהל שולט באפשרות של משתמשים לשתף עם אנשים מחוץ לארגון בעלי Office 365 או Exchange, ובשאלה אם כל אחד יכול לגשת ליומנים באמצעות הזמנה בדואר אלקטרוני. לגישה אנונימית, המנהל בוחר כמה מידע יוצג: מידע פנוי/תפוס עם השעות בלבד, שעות עם נושא ומיקום, או כל פרטי הפגישה. הפרטים מופיעים במאמר הניהול של Microsoft בנושא שיתוף יומנים עם משתמשים חיצוניים.
• Gmail וספקים אחרים. באינטרנט, אנשים מחוץ ל-Outlook, כמו משתמשי Gmail, יכולים לקבל הזמנות רק עם חשבון Microsoft 365 או Outlook.com. אחרת, ניתן לפרסם את היומן ולשלוח להם קישור HTML (צפייה בדפדפן) או קישור ICS (הרשמה). שניהם לקריאה בלבד.
• פרסום. באפליקציית הרשת עברו אל הגדרות, לוח שנה משותף, ותחת פרסום לוח שנה בחרו את הלוח ואת רמת הפירוט, ולאחר מכן בחרו פרסום. כדי לבטל, בחרו ביטול פרסום באותו מקום. ב-Outlook החדש ל-Windows הנתיב הוא תצוגה, הגדרות לוח שנה, לוח שנה, לוחות שנה משותפים.

התייחסו לקישור שפורסם כמו למפתח שעלול להעביר הלאה. אין לכם דרך לדעת מי מחזיק בו, ולכן פרסמו לוח שנה נפרד שיכלול רק את הפרטים שאתם מוכנים לחשוף לכל.

כמה מהר משתנה השיתוף?

לפי מאמר השיתוף של Microsoft, שיתוף בין משתמשי Microsoft 365 באותו דייר הוא מיידי. שיתוף עם דייר אחר של Microsoft 365 מתבצע באופן תקופתי, בערך כל שלוש שעות. שיתוף מ-Microsoft 365 ל-Outlook.com הוא מנוי ICS, בערך כל שלוש שעות. שיתוף לצד שלישי כמו Gmail הוא גם מנוי ICS, וב-Gmail העדכון עשוי להתבצע כל 24 עד 48 שעות. אם מישהו אומר שפגישה חדשה שלכם חסרה, זו הבדיקה הראשונה שכדאי לבצע. קבוצות של Microsoft 365 אינן נתמכות עדיין לשיתוף לוח שנה, אך משתמשים בודדים וקבוצות אבטחה נתמכים.

הפסקת שיתוף

ב-Outlook החדש בחרו לוח שנה, ואז שיתוף לוח שנה בכרטיסייה דף הבית. בחרו את הלוח הנכון, ולחצו על הסר לצד האדם הרלוונטי. לא ניתן להסיר הרשאות מלוחות שנה שבבעלות אחרים. בתוך הארגון, הלוח יוסר מהרשימה שלהם, אלא אם קבוצת ברירת המחדל "My Organization" עדיין מקבלת גישה, ואז הם ימשיכו לראות אותו ברמת ברירת המחדל. מחוץ לארגון, העותק שלהם נשאר אך מפסיק להתעדכן ולקבל שינויים. לוח שנה שפורסם נעלם כאשר בוחרים ביטול פרסום.

פתרון בעיות בשיתוף

1. ההזמנה מעולם לא הגיעה. בקשו מהאדם לבדוק בתיקיית הדואר הזבל ובתיקיות אחרות, ואז הסירו אותו ושתפו שוב.
2. רמת פירוט שגויה. פתחו את שיתוף והרשאות ושנו את הרמה. זכרו שפריטים פרטיים מציגים רק את שעת הפגישה.
3. אירועים חסרים או עדכונים איטיים. בדקו את טבלת הסנכרון שלמעלה. עדכונים בין דיירים ועדכונים ל-Gmail מתעכבים מטבעם.
4. אפליקציית היומן ב-Mac. לפי Microsoft, סנכרון מיידי אינו נתמך עבור לקוחות המבוססים על EWS, כולל אפליקציית היומן של Mac OS X.
5. שיתוף חיצוני חסום. פנו למנהל המערכת. ייתכן שההגדרות של הארגון מגבילות את השיתוף.
6. לוח שנה משותף מוסתר. בחרו הצג הכול ברשימת לוחות השנה, והסתכלו תחת לוחות שנה של אנשים.

טעויות נפוצות

• מתן הרשאת עריכה כשהצפייה מספיקה. כל מי שיש לו הרשאת עריכה יכול להזיז או למחוק את הפגישות שלכם.
• שיתוף לוח השנה הראשי עם לקוחות. השתמשו בלוח שנה נפרד עבור גורמים חיצוניים.
• שכחה של פריטים פרטיים. סמנו רשומות רגישות כפרטיות לפני השיתוף. רוב האנשים יראו אז רק את השעה.
• ציפייה לעדכונים מיידיים בכל מקום. שיתוף בין דיירים וקישורי ICS מתעדכנים באיחור.
• הוספת מספר מיופי כוח. Microsoft ממליצה על מיופה כוח אחד.
• אי בדיקה של השיתופים. אנשים מחליפים תפקידים. עברו על הרשימה every כמה חודשים והסירו מי שכבר אינו זקוק לגישה.

נושאים קשורים לחקור

• הגדרת מיופי כוח לעוזרים. אפשרויות מיופה הכוח, כולל מי מקבל תגובות לפגישות, ראויות למדריך משלהן.
• בקרות שיתוף חיצוני. מנהלים ב-Exchange Online קובעים מה גורמים חיצוניים יכולים לראות.
• לוחות שנה של תיבות דואר משותפות ומשאבים. לפי Microsoft, כל לוח שנה הניתן לשיתוף זכאי, כולל לוחות שנה של תיבות דואר משותפות ותיבות דואר של משאבים.
• שימוש בלוח השנה באינטרנט. התפריטים של Outlook on the web הם אלו שמאמר הניהול של Microsoft מפנה אליהם את המשתמשים.

הצעד הבא

פתחו today את הגדרות השיתוף של לוח השנה שלכם וקראו את רשימת האנשים שיכולים לראות אותו. הסירו כל מי שאינו זקוק לגישה, והורידו כל הרשאה הגבוהה מהנדרש לתפקיד. כך תדעו בביטחון כיצד לשתף את לוח השנה של Outlook, ומה כל אדם יכול לעשות בפועל איתו.