איך לתזמן הודעת דוא"ל ב-Outlook: כל הגרסאות מוסברות

By Mirko Peters · 2026-11-12

איך לתזמן הודעת דוא"ל ב-Outlook: Schedule send ב-Outlook החדש, באינטרנט וב-Mac, Delay Delivery ב-Outlook הקלאסי, היכן טיוטות ממתינות, ומתי התזמון נכשל.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

כדי לתזמן הודעת דוא"ל ב-Outlook, כתבו את ההודעה, לחצו על החץ הנפתח שליד Send, בחרו ב-Schedule send, בחרו תאריך ושעה ולחצו על Send. זהו המסלול ב-Outlook החדש, ב-Outlook באינטרנט וב-Outlook for Mac. Outlook הקלאסי ל-Windows קורא לזה Delay Delivery ומסתיר אותו בכרטיסיה Options. מאמר זה מיועד למשתמשי Outlook שרוצים לכתוב הודעה עכשיו ולהגיע לנמען מאוחר יותר. הוא מכסה היכן ההודעה הממתינה נמצאת, איך לבטל אותה, מדוע האפשרות עשויה להיעלם, ומה להשתמש בו לשליחת הודעות שבועיות או חודשיות.

עיקרי הדברים

• ב-Outlook החדש וב-Outlook באינטרנט, לחצו על החץ הנפתח שליד Send, בחרו ב-Schedule send, בחרו שעה ולחצו על Send.
• Outlook הקלאסי משתמש ב-Delay Delivery שבכרטיסיה Options, וההודעה ממתינה בתיבת היציאה (Outbox), ולכן Outlook חייב להיות פועל.
• הודעות מתוזמנות ב-Outlook החדש, באינטרנט וב-Outlook for Mac נשארות בתיקיית Drafts עד למועד המסירה.
• תזמון אינו זמין לחשבונות IMAP או POP, ו-Delay Delivery הקלאסי להודעה בודדת דורש חשבון Exchange.
• ל-Outlook אין שליחה חוזרת מובנית. זרימת ענן מתוזמנת ב-Power Automate עם הפעולה Send an email מכסה הודעות שבועיות או חודשיות.

איזו גרסה של Outlook יש לכם?

הניסוח ומיקום הכפתור תלויים בגרסה, ודפי התמיכה של מיקרוסופט מחולקים באותו אופן. Outlook החדש ל-Windows ו-Outlook באינטרנט משתמשים ב-Schedule send. גם Outlook for Mac משתמש ב-Schedule send, ומיקרוסופט מציינת שגרסאות Mac קודמות קראו לזה Send Later. Outlook הקלאסי ל-Windows (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 ו-2016) משתמש ב-Delay Delivery.

אם אתם רואים תפריט File בפינה השמאלית העליונה של החלון, אתם ב-Outlook הקלאסי. אם אתם רואים גלגל הגדרות ורצועת כלים פשוטה, אתם ב-Outlook החדש או באינטרנט. כשהשלבים של Outlook החדש אינם תואמים למסך שלכם, מיקרוסופט מציינת שכנראה עדיין אינכם ב-Outlook החדש, ועליכם להשתמש בשלבים של הגרסה הקלאסית.

כלל אחד חל על כולן: תזמון אינו זמין לחשבונות IMAP או POP. אם תיבת הדואר שלכם היא Gmail, Yahoo או iCloud המחוברים דרך IMAP, האפשרות לא תופיע.

Schedule send ב-Outlook החדש וב-Outlook באינטרנט

אלה השלבים מתוך דף מיקרוסופט על עיכוב או תזמון של הודעות דוא"ל ומתוך דף Schedule send באינטרנט.

1. התחילו הודעה חדשה וכתבו אותה כרגיל, עם לפחות נמען אחד.
2. לחצו על החץ הנפתח שליד Send, ואז בחרו ב-Schedule send.
3. בחרו באחת מהשעות ברירת המחדל, או הגדירו תאריך ושעה מותאמים אישית.
4. לחצו על Send.

הלחיצה האחרונה קלה לטעות ולחשוב שמדובר ב"שליחה מיידית". זה לא כך. ההודעה עוברת לתיקיית Drafts ונשארת שם עד למועד המסירה. חפשו אותה שם אם תרצו לוודא שהיא נכנסה לתור.

כדי לשלוח הודעה מתוזמנת מוקדם יותר ב-new Outlook, עברו לתיקייה Drafts, פתחו את ההודעה, בחרו Cancel send ואז Send. באינטרנט, הנתיב המתועד של Microsoft הוא באותה תיקייה: פתחו את ההודעה המתוזמנת, בחרו באייקון העיפרון Edit ואז Send now. הדף אינו מסביר כיצד לשנות את מועד המשלוח באינטרנט, ולכן פתחו את ההודעה מתוך Drafts והסתכלו על האפשרויות שהעורך מציע, ובדקו קודם כל עם הודעת מבחן בחשבון זמני.

השהיית משלוח ב-classic Outlook

ההוראות של Microsoft ל-classic Outlook מתארות שתי דרכים להשהות הודעות.

השהיית הודעה אחת

1. כתבו את ההודעה.
2. בכרטיסייה Options, בקבוצה More Options, בחרו Delay Delivery. תיבת הדו-שיח Properties תיפתח.
3. תחת Delivery options, סמנו את Do not deliver before והזינו את התאריך והשעה.
4. סגרו את תיבת הדו-שיח ובחרו Send.

Microsoft מציינת שהשהיה לכל הודעה בנפרד זמינה רק לחשבונות Exchange, ויש לחזור עליה עבור כל הודעה. לאחר שבחרתם ב-Send, ההודעה ממתינה בתיקייה Outbox. בדקו שם אם רוצים לוודא שההודעה בתור.

האם Outlook חייב להישאר פתוח? Microsoft קובעת זאת במפורש לגבי הכלל שמופיע להלן. להודעה מושהית בודדת, הדף רק מציין שההודעה נשמרת ב-Outbox. יש להתייחס ל-Outbox כתור בצד הלקוח: השאירו את Outlook פתוח ומחובר עד מועד המשלוח, ואל תסמכו על כך שההודעה תישלח אם תכבו את המחשב הנייד. כדאי לבדוק זאת בחשבון שלכם לפני שליחה חשובה.

השהיית כל ההודעות באמצעות כלל

אם אתם רוצים מרווח ביטחון קצר על כל מה שאתם שולחים, כלל יעשה זאת עבור כל סוג חשבון.

1. בחרו File, לאחר מכן Manage Rules & Alerts, ולאחר מכן New Rule.
2. תחת התחל מכלל ריק, בחרו ב-החל כלל על הודעות שאני שולח ולחצו על הבא.
3. לחצו שוב על Next ואשרו Yes כאשר Outlook מזהיר שהכלל חל על כל הודעה שאתם שולחים.
4. סמנו את השהה מסירה במספר דקות.
5. לחצו על a number of המקווקו והזינו ערך בין 1 ל-120, ואז בחרו OK.
6. בחרו Finish, ולאחר מכן OK.

Microsoft מציינת שהכלל פועל בצד הלקוח, ולכן Outlook חייב להיות פועל כדי שההשהיה תחול. השהיה של שתי דקות היא רשת ביטחון זולה: יש לכם חלון זמן לגלות קובץ מצורף חסר בלי לבטל שליחה. זו אינה תזמון לבוקר של מחר, כי המקסימום הוא 120 דקות.

תזמון שליחה ב-Outlook for Mac

המאמר של Microsoft בנושא Schedule send in Outlook for Mac מציג את השלבים הבאים.

1. כתבו את ההודעה והוסיפו לפחות נמען אחד בשורה To:.
2. לחצו על החץ הנפתח שליד הכפתור Send ובחרו Schedule send.
3. הזינו את התאריך והשעה למשלוח.
4. לחצו על OK.

ההודעה נשארת ב-Drafts עד למועד המתוזמן, ו-Microsoft מציינת שהיא נשלחת גם אם Outlook אינו פתוח. זה הבדל אמיתי לעומת classic Outlook ב-Windows. לביטול, פתחו את ההודעה ב-Drafts, לחצו על Cancel Send ואשרו עם Yes. ההודעה ייפתח מחדש כדי שתוכלו לשלוח אותה מיד או לתזמן אותה מחדש.

יש דרישות. המאמר מציין מנוי Microsoft 365, Outlook 2019 for Mac או Outlook 2021 for Mac, וחשבון Exchange, כגון Outlook.com המתארח ב-Microsoft 365, או Exchange 2016 CU5 ומעלה. כדי לבדוק את הגרסה, עברו אל Outlook > About Outlook. כללים להשהיית משלוח של כל ההודעות אינם זמינים ב-Mac. התזמון פועל רק על הודעות בודדות ואינו עובד עם חשבונות IMAP או POP כגון Gmail, Yahoo או iCloud.

מה לגבי Outlook בטלפון?

כאן צריך להיזהר. הדפים של Microsoft שפתחתי לצורך המאמר הזה אינם מכילים שלבים לתזמון שליחה מ-Outlook ל-iOS או ל-Android. הם גם אינם מציינים שהאפשרות חסרה, ולכן בדקו את האפליקציה עצמה: פתחו הודעה חדשה, הביטו באפשרויות שליד חץ השליחה, ובדקו מה הגרסה שלכם מציעה.

אל תבלבלו אותה עם תכונת ה"תזמון" האחרת בנייד. הדף של Microsoft "What does it mean to schedule an email?" עוסק במשהו אחר: ב-Outlook ל-Android וב-iOS אפשר להחליק על הודעה בתיבת הדואר הנכנס ולבחור מתי היא תופיע שוב (בעוד כמה שעות, הערב, מחר בבוקר או בזמן מותאם אישית). זו דחיית דואר שקיבלתם, ולא עיכוב של הודעה שאתם כותבים. אפשרות ההחלקה צריכה להיות מופעלת תחילה.

אם אתם צריכים זמן שליחה מובטח מהטלפון, כתבו את ההודעה ב-Outlook באינטרנט דרך דפדפן נייד, או השתמשו במכשיר אחר.

איתור, שינוי וביטול של הודעות מתוזמנות

המיקום של הודעה מתוזמנת תלוי באופן שבו תזמנתם אותה.

• Outlook החדש, אינטרנט ו-Mac: התיקייה Drafts (טיוטות).
• Outlook הקלאסי עם Delay Delivery או עם הכלל: התיקייה Outbox (תיבת יציאה).

ב-Outlook החדש, Cancel send מושך את ההודעה חזרה כך שתוכלו לערוך אותה או לשלוח אותה שוב. ב-Mac, Cancel Send ואחריו Yes פותחים אותה מחדש. ב-Outlook הקלאסי אפשר לפתוח את ההודעה בתיבת היציאה, לחזור אל Delay Delivery בכרטיסיה Options ולקבוע זמן חדש, או למחוק את ההודעה כדי לבטל אותה.

אם הודעה מתוזמנת נדחית, היא מתנהגת כמו כל דואר שלא ניתן לספק. תקבלו בתיבת הדואר הנכנס דוח אי-מסירה ממערכת הדואר, והזמן שבחרתם אינו משפיע על הטיפול בדחייה. בדקו את כתובת הנמען, תקנו אותה ושלחו שוב.

מדוע האפשרות Schedule send חסרה

כשהכפתור אינו מופיע, עברו על הסיבות הבאות לפי הסדר.

1. החשבון שלכם הוא IMAP או POP. Microsoft מציינת שתזמון אינו זמין עבור סוגי חשבונות אלה, ותזמון ב-Mac דורש חשבון Exchange.
2. אתם משתמשים ב-Outlook הקלאסי ומחפשים את הרשימה הנפתחת. בגרסה הקלאסית משתמשים ב-Delay Delivery בכרטיסיה Options, ולא ברשימה נפתחת לצד Send.
3. אתם משתמשים בגרסת Mac ישנה. המאמר של Microsoft מונה את Outlook for Microsoft 365 for Mac, את Outlook 2024 for Mac ואת Outlook 2021 for Mac, ומזכיר גם את Outlook 2019 for Mac. בגרסאות מוקדמות יותר האפשרות נקראה Send Later.
4. אתם משתמשים ב-Outlook אחר ממה שחשבתם. עברו בין החדש לקלאסי ובדקו שוב.
5. המנהל שלכם שינה משהו. אם ארבע הסיבות הראשונות אינן מסבירות את המצב, פנו ל-IT. הדפים של Microsoft שקראתי אינם מתארים הגדרת מנהל שמכבה תזמון, ולכן יש להתייחס לכך כשאלה ל-IT ולא כמתג ידוע.

הודעות חוזרות: Outlook לא יכול לבד

ל-Outlook אין שליחה חוזרת מובנית. לשליחת דוח שבועי או תזכורת חודשית, התשובה הנקייה מצד Microsoft היא Power Automate.

מדריך ה-cloud flow של Microsoft בונה תהליך מתוזמן ששולח הודעת דואר לפי לוח זמנים. הדוגמה שבו פועלת ביום הראשון של כל חודש בשעה קבועה. התהליך מתחיל בטריגר Recurrence ומשתמש בפעולה Send an email דרך חיבור Office 365 Outlook. אפשר לשלוח לכמה אנשים על ידי הוספת כתובות נוספות בשדה To.

שלבי המדריך, בקצרה:

1. היכנסו ל-Power Automate ותארו את התהליך, או בנו אותו מהטריגר Recurrence.
2. הגדירו את לוח הזמנים, הנמען, הנושא והגוף.
3. אשרו את החיבור ל-Office 365 Outlook והתחברו אם תתבקשו לעשות זאת.
4. בחרו Create flow ואז Save.

בדקו תחילה עם כתובת שלכם. אם Copilot יצר את התהליך, המדריך של Microsoft קובע שאדם צריך לבדוק את התוצאה לדיוק לפני שהיא פועלת באמת. לא מצאתי דף של Microsoft שמתאר דרך בטוחה לשליחות חוזרות באמצעות כללי Outlook, ולכן אל תבססו על כללים את הפתרון הזה.

תזמון וסיכון

דואר מתוזמן נושא סיכון שקט: אי אפשר לראות אותו כמו דואר שנשלח. הודעה יושבת בטיוטות או בתיבת היציאה במשך שעות או ימים, וביניים העולם יכול להשתנות. שתי הרגלים עוזרים.

• קראו כל הודעה שממתינה יותר מיום לפני שהזמן מגיע, במיוחד אם היא מזכירה אנשים, מחירים או תאריכים.
• אל תשאירו קבצים מצורפים רגישים בהודעות שממתינות בטיוטות יותר זמן ממה שנחוץ.

אם לארגון שלכם יש כללי שמירה או ציות, שאלו את המנהל כיצד מטופלות טיוטות. אני לא יכול לומר לכם זאת מהדפים שפתחתי, ולכן אני לא אנחש.

איזו שיטה מתאימה לאיזו משימה?

כדאי להתאים את הכלי לבעיה, כי האפשרויות אינן ניתנות להחלפה זו בזו.

• שליחה מחר בבוקר, ביום שני הבא או אחרי חג. השתמשו ב-Schedule send ב-Outlook החדש, ב-Outlook على האינטרנט או ב-Outlook for Mac. ההודעה נשמרת בתיקיית הטיוטות ונשלחת בזמן שקבעתם.
• לתפוס שגיאות כתיב וקבצים מצורפים שחסרים. השתמשו בעיכוב קצר. ב-Outlook הקלאסי זהו הכלל שמעכב את המסירה ב-1 עד 120 דקות. ב-Mac, ההגדרה Undo Send תחת Composing מציעה עיכובים של 5 עד 120 שניות, אך מיקרוסופט מציינת שזו אינה ביטול שליחה אמיתי, ונדרשת לכך רישיון מנוי ל-Microsoft 365 או חשבון Outlook.com.
• הודעה בודדת בתיבת דואר קלאסית של Exchange. השתמשו ב-Delay Delivery בכרטיסייה Options.
• אותו מייל מדי שבוע או חודש. השתמשו בתהליך Power Automate עם טריגר מסוג Recurrence.
• דואר שקיבלתם ורוצים לראות שוב מאוחר יותר. זו פונקציית Snooze באפליקציות הנייד, ולא תזמון.

אם הדואר שלכם מחובר ב-IMAP או POP, אף אחת מאפשרויות Schedule send אינה זמינה. הכלל לעיכוב כל ההודעות הוא הדבר היחיד שמיקרוסופט מתארת עבור כל סוג חשבון, והוא דורש שה-Outlook ימשיך לפעול.

בחירת השעה

בחירת הדקה היא באחריותכם, וכמה הרגלים חוסכים מבוכה. בדקו את אזור הזמן של הנמען לפני שתבחרו את השעה, כי שליחה בשעה 9:00 לפי השעון שלכם עלולה להיות שעת לילה מאוחרת אצלו. הימנעו מתחילת היום אם ההודעה דורשת מחשבה, והימנעו מערב יום שישי אם אתם מצפים לתשובה. בדקו פעמיים את AM ו-PM: שליחה ב-7 בערב כשכיוונתם ל-7 בבוקר היא טעות נפוצה. לאחר שתזמנתם את ההודעה, פתחו פעם אחת את תיקיית הטיוטות או תיבת היציאה, ואשרו את השעה המוצגת שם.

טעויות נפוצות

• לראות בלחיצה האחרונה על Send שליחה בפועל. ב-Schedule send בוחרים Send כדי להכניס את ההודעה לתור. היא תצא מאוחר יותר.
• סגירת Outlook בעיכוב קלאסי. תיבת היציאה דורשת ש-Outlook יפעל, ומיקרוסופט מציינת שכלל העיכוב פועל על המחשב שלכם.
• חיפוש בפריטים שנשלחו. ההודעה עדיין לא שם. בדקו בתיקיית הטיוטות או בתיבת היציאה.
• תזמון מחשבון IMAP או POP. האפשרות אינה זמינה שם. השתמשו בתיבת דואר של Microsoft 365 או Exchange.
• הצפייה שכלל יתזמן למחר. הכלל הקלאסי מעכב את המסירה ב-1 עד 120 דקות לכל היותר.
• שכחה של השעה אצל הנמען. בדקו את אזור הזמן של הנמען לפני בחירת השעה. שליחה ב-9:00 לפי השעון שלכם עלולה להיות שעת לילה מאוחרת אצל מישהו אחר.

נושאים קשורים לחקור

• ביטול הודעה שיצאה מוקדם מדי. Delay Delivery מעניק לכם דקות. אם ההודעה כבר יצאה, כללי הביטול ב-Exchange Online תלויים בסוגי החשבונות ובשאלה אם הנמען פתח את ההודעה.
• תשובות אוטומטיות של היעדרות. אם אתם מתזמנים משום שתהיו מחוץ למשרד, הגדירו תשובות אוטומטיות לאותה תקופה.
• מיילים חוזרים עם Power Automate. למדו כיצד פועלים טריגרים וחיבורים לפני שתאפשרו לתהליך לשלוח דואר לרשימת תפוצה.
• שליחה בזמן המיטבי של הנמען. בדקו אזורי זמן ושעות עבודה לפני בחירת שעה.

הצעד הבא

פתחו טיוטה בגרסת Outlook שבה אתם משתמשים בפועל, מצאו את הפקודה Schedule send או Delay Delivery, ותזמנו מייל בדיקה לעצמכם לעוד חמש דקות. כך תגלו היכן נשמרות הודעות מתוזמנות בהגדרות שלכם, והאם ההודעה יוצאת בזמן, לפני שתסתמכו על שיטת התזמון למייל חשוב.