איך מצפינים אימייל ב-Outlook: Purview, S/MIME ו-Do Not Forward

By Mirko Peters · 2026-11-12

איך מצפינים אימייל ב-Outlook באמצעות Purview Message Encryption או S/MIME: השלבים לפי גרסה, מה הנמען רואה ומה לבדוק אם האפשרות Encrypt חסרה.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

כדי להצפין אימייל ב-Outlook, התחילו הודעה חדשה, בחרו Options, לאחר מכן Encrypt, ובחרו Encrypt או Do Not Forward לפני השליחה. כך משתמשים ב-Microsoft Purview Message Encryption. אם הארגון שלכם הנפיק מזהים דיגיטליים, אפשר להשתמש ב-S/MIME במקום. מאמר זה מיועד למשתמשי Outlook שצריכים לשלוח מידע פרטי, ולמנהלים שמקבלים את השאלה "למה אין לי כפתור Encrypt על המסך?". המאמר מכסה את שתי השיטות, ההבדלים בין הגרסאות, מה הנמען יראה וכיצד לתקן כפתור חסר.

עיקרי הדברים

• ל-Outlook יש שתי דרכים אמיתיות להצפין הודעה: Microsoft Purview Message Encryption (Options, ואז Encrypt) ו-S/MIME, הדורש מזהה דיגיטלי במחשב שלכם.
• Encrypt שומר על ההודעה מוגנת אך מאפשר העברה בתוך השירות; Do Not Forward חוסם גם העתקה, הדפסה והעברה.
• מנויי Microsoft 365 Personal ו-Family יכולים לשלוח הודעות Encrypt ו-Do Not Forward מ-Outlook.com ומ-Outlook החדש ל-Windows.
• נמענים בשירותי דואר אחרים מקבלים קישור לפורטל ונכנסים עם חשבון Microsoft, Google או Yahoo, או משתמשים בקוד חד-פעמי.
• אם הכפתור Encrypt חסר, בדקו את המנוי שלכם, את גרסת Outlook ואת ההגדרות של המנהל לפני שתחפשו פתרונות עוקפים.

שתי דרכים להצפנה: Purview Message Encryption ו-S/MIME

ל-Outlook שתי שיטות עיקריות, והן פועלות בצורה שונה מאוד. המאמר של מיקרוסופט על אבטחת הודעות דואר והגנה עליהן ב-Outlook משווה ביניהן.

Microsoft Purview Message Encryption מצפין את ההודעה דרך Microsoft 365. נמענים שמשתמשים ברוב גרסאות Outlook יכולים לקרוא הודעות מוצפנות ישירות, ונמענים בשירותי דואר אחרים מקבלים קישור לפורטל. השיטה דורשת מנוי Microsoft 365 מתאים, והארגון או החשבון שלכם צריכים לאפשר אותה. Do Not Forward שייך למשפחה הזו: היא משתמשת ב-Information Rights Management כדי להגביל את מה שהנמען יכול לעשות.

S/MIME משתמש באישורים דיגיטליים. אתם צריכים מזהה דיגיטלי שאומת על ידי צד שלישי ומותקן במחשב שלכם. כדי להצפין, אתם צריכים את האישור הציבורי של הנמען. לנמען צריכה להיות אפליקציית דואר התומכת ב-S/MIME ואת המפתח הפרטי התואם. בלי המפתח הזה, ההודעה היא טקסט שאי אפשר לקרוא. חתימה דיגיטלית לבדה מוכיחה מי שלח את ההודעה ושהיא לא שונתה, ומיקרוסופט מציינת שהוספת חתימה מצפינה גם את ההודעה.

איזו שיטה לבחור? לרוב מי ששולח ללקוחות או לשותפים, Purview Message Encryption פשוטה יותר כי אף אחד לא צריך תעודה. S/MIME מתאים לחברות שכבר מנהלות תהליך תעודות. TLS רגיל בין שרתי הדואר הוא דבר שלישי: הוא מצפין את החיבור, לא את ההודעה. המאמר של Microsoft על מנויים אישיים קורא לזה ברירת המחדל, "No permission set", שמשתמשת ב-opportunistic TLS ואינה שומרת על הצפנת ההודעה לאחר שהיא מגיעה לספק של הנמען.

איך מצפינים הודעת דואר ב-new Outlook for Windows

השלבים הבאים מגיעים מהדף של Microsoft בנושא שליחת הודעות דוא"ל מוצפנות של S/MIME או Purview.

עם הצפנת הודעות של Purview

1. כתבו את ההודעה.
2. בחרו Options, ואז Encrypt.
3. בחרו הגבלה, למשל Encrypt או Do Not Forward.
4. סיימו את ההודעה ובחרו Send.

לפי Microsoft, Purview דורש רישיון Office 365 Enterprise E3 בשרת הדואר, ואחרת היא מפנה ל-S/MIME. ה-FAQ של Message Encryption מפרט תוכניות נוספות (ראו את סעיף הרישוי למטה). פרט נוסף מאותו דף: אין להחיל S/MIME על הודעה שכבר מוגנת על ידי Purview. יש להסיר תחילה כל חתימה או הצפנה של S/MIME.

עם S/MIME להודעה בודדת

1. בהודעה, בחרו Options, ואז More Options.
2. תחת Message options, בחרו Encrypt this message (S/MIME). אפשר גם לבחור Digitally sign this message (S/MIME). בקשת אישור קריאה דורשת את אפשרות החתימה הדיגיטלית.
3. בחרו OK.
4. אם Outlook אינו יכול לוודא שכל הנמענים יכולים לפענח את ההודעה, תופיע אזהרה. אפשר לשלוח בכל זאת, להסיר את אותם נמענים או לנסות שוב את הבדיקה.
5. בחרו Send.

עבור נמענים חיצוניים, יש להתקין תחילה את התעודה שלהם על המחשב.

עם S/MIME לכל ההודעות

עברו אל Settings, Mail, S/MIME. בחרו Encrypt contents and attachment for all messages I send, ואופציונלית Add a digital signature to all messages I send ו-Automatically choose the best certificate for digital signing. ההגדרה חלה על הודעות חדשות, תשובות והעברות. דף ההגדרה של S/MIME אצל Microsoft מוסיף כי ב-new Outlook תעודות אינן מיובאות אוטומטית, לכן יש להתקין את המזהה הדיגיטלי ידנית או לבקש ממנהל המערכת לפרוס אותו באמצעות מדיניות. אם אפשרות כלשהי אפורה, מנהל המערכת השבית אותה.

Outlook קלאסי, אינטרנט ו-Mac

Classic Outlook for Windows. הנתיב שעובד הוא Options, ואז Encrypt, ואז Encrypt או Do Not Forward. Microsoft מתעדת בעיה ידועה בנתיב ישן יותר: בעדכון מסוים של Microsoft 365 Apps (ערוץ Current, גרסה 2511), הצפנה דרך File, ואז Encrypt, השאירה נמענים ב-Outlook הקלאסי ללא יכולת לפתוח הודעות Encrypt Only. חלונית הקריאה שלהם הציגה שההודעה עם הרשאה מוגבלת לא ניתנת לצפייה, והופיע קובץ מצורף בשם message_v2.rpmsg. Microsoft מציינת שהבעיה תוקנה בבניינים מאוחרים יותר. ההמלצה שלה: לעדכן את Microsoft 365 Apps ולהשתמש ב-Options, ואז Encrypt.

Outlook on the web. ה-FAQ של Microsoft מונה את Outlook on the web כלקוח שיכול ליצור הודעות מוגנות. נתיב התפריט המדויק אינו מופיע בדפים שפתחתי. חפשו את הפקודה Encrypt באפשרויות חלון הכתיבה, ואם היא חסרה, התייחסו לכך כשאלה של רישיון או הרשאות מנהל, ולא כתקלה.

Outlook for Mac. המאמר של Microsoft על Mac מתאר את S/MIME ואינו מתאר לחצן של Purview.

1. בחרו Outlook, ואז Accounts. בחרו את החשבון, ואז Security.
2. תחת Certificate, בחרו את התעודה שלכם. מופיעות רק תעודות ב-Keychain של ה-Mac שתקפות לחתימה או להצפנה.
3. בחרו OK וסגרו את חלון Accounts.
4. בהודעה חדשה, בחרו See more items (סימן השלוש-נקודות), ואז S/MIME, ואז Encrypt with S/MIME. אם S/MIME אינו מופיע ברשימה, הוסיפו אותו לסרגל הכלים באמצעות Customizable Toolbar.

צריך גם עותק של התעודה של כל נמען, השמור יחד עם איש הקשר שלו ב-Outlook. אם הנמען נמצא ברשימת הכתובות הגלובלית של Exchange שלך, התעודה מפורסמת שם וזמינה באופן אוטומטי. המאמר חל על Outlook for Microsoft 365 עבור Mac, Outlook 2024 עבור Mac ו-Outlook 2021 עבור Mac. הוא אינו כולל הוראות Mac עבור Purview Message Encryption.

הצפנה עם תוכנית Microsoft 365 Personal או Family

טענה נפוצה קובעת שתוכניות לצרכנים לא יכולות להצפין כלל. מאמר התמיכה של Microsoft עצמה טוען אחרת. בדף שלה עבור מנויים אישיים ומשפחתיים, שליחת הודעות מוצפנות מכוסה עבור Outlook.com ועבור Outlook החדש ל-Windows. השלבים:

1. צור הודעה חדשה.
2. בחר בכרטיסייה Options.
3. בחר Encrypt, ואז בחר Encrypt או Do Not Forward.
4. כדי להסיר את ההצפנה, בחר No permission set.

לפי Microsoft, האפשרויות פועלות כך:

• Do Not Forward. ההודעה נשארת מוצפנת בתוך Microsoft 365 ואי אפשר להעתיק או להעביר אותה הלאה. קבצים מצורפים של Word, Excel ו-PowerPoint נשארים מוצפנים גם לאחר ההורדה. קבצי PDF ותמונות יכולים להירד בלי הצפנה.
• Encrypt. ההודעה נשארת מוצפנת בתוך Microsoft 365. נמענים עם חשבונות Outlook.com או Microsoft 365 יכולים להוריד קבצים מצורפים בלי הצפנה.
• No permission set. ברירת המחדל, עם TLS בלבד.

נמענים יכולים לקרוא הודעות אלה ב-Outlook החדש, ב-Outlook for Mac, ב-Outlook.com או באפליקציית Outlook לנייד. אנשים שמשתמשים באפליקציות דואר של צד שלישי מקבלים הודעת אימייל עם הוראות, ונכנסים באמצעות חשבון Microsoft. משתמשי Google ו-Yahoo יכולים להיכנס עם החשבון הזה או להשתמש בקוד גישה זמני, ומשתמשים אצל ספקים אחרים, ש-Microsoft מציינת את Comcast ו-AOL כדוגמאות להם, משתמשים בקוד גישה זמני שנשלח בדוא"ל. אפשר לצפות בקבצים מצורפים בדפדפן דרך הפורטל של Office Message Encryption.

מה הנמען שלך רואה

כדאי להכין את האנשים למשהו לא שגרתי. נמען ב-Gmail לא יראה את ההודעה שלך בתיבת הדואר שלו כמו הודעה רגילה. הוא יראה הודעה עם קישור, ייכנס או יזין קוד גישה, ויקרא את ההודעה שלך בדפדפן.

השאלות הנפוצות של Microsoft על Message Encryption מוסיפות כמה פרטים שימושיים.

• נמענים פנימיים וחיצוניים יכולים לקבל הודעות מוצפנות ב-Outlook for Windows, ב-Outlook for Mac, ב-Outlook על האינטרנט, ב-Outlook for Android וב-Outlook for iOS, או דרך פורטל אינטרנטי, ללא קשר לארגון. הפורטל אינו דורש הורדה נפרדת.
• מגבלות הגודל שונות מדף לדף. השאלות הנפוצות של Message Encryption מציינות 25 MB כולל קבצים מצורפים, ואילו דף המגבלות של Exchange Online של Microsoft מציין 100 MB עבור Purview Message Encryption ו-25 MB עבור OME המיושן. בדקו את הערך העדכני בדף מגבלות Exchange Online לפני שליחת קובץ גדול.
• אפשר לצרף כל סוג קובץ, אבל ההגנה חלה רק על פורמטים נתמכים. פורמטים של Office כמו docx, xlsx ו-pptx מוצפנים כברירת מחדל. הפורמטים הישנים 97-2003 אינם נתמכים. הצפנת PDF כבויה כברירת מחדל, ומנהל מפעיל אותה באמצעות Set-IRMConfiguration -EnablePdfEncryption $true.
• קבצים מצורפים בענן מ-SharePoint ו-OneDrive אינם נתמכים. רק הודעת הדואר מוצפנת.
• הנמענים יכולים להמשיך להיכנס לפורטל כל עוד הארגון של השולח פעיל וההודעה לא הוגדרה לפוג.

אם הודעת קוד הגישה לא מגיעה, Microsoft ממליצה לבדוק בתיקיית הספאם, משום שהגדרות DKIM ו-DMARC עלולות לגרום לסינון ההודעות האלה כספאם, ולבדוק את הבידוד בפורטל Microsoft Purview, שכן הודעות קוד גישה ראשונות נכנסות לעיתים קרובות לבידוד. כדאי להכין את הנמענים לפני שליחת הראשונה.

רישוי: למה הכפתור עשוי להיעלם

אם אינך מוצא את Encrypt, עבור על הבדיקות האלה לפי הסדר.

1. איזה Outlook זה? למנויים Personal ו-Family יש תמיכה מתועדת ב-Outlook.com וב-Outlook החדש ל-Windows. גרסאות אחרות עשויות להציג אפשרויות שונות.
2. איזה מנוי? עבור חשבונות עבודה או לימודים, שאלות הנפוצות על הצפנת הודעות מציינות כי הכלולים הם Office 365 Enterprise E3 ו-E5, Microsoft 365 Enterprise E3 ו-E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 A1, A3 ו-A5, ו-Office 365 Government G3 ו-G5. ניתן להוסיף את Azure Information Protection Plan 1 ל-Exchange Plan 1, ל-Exchange Plan 2, ל-Office 365 F3, ל-Microsoft 365 Business Basic, ל-Microsoft 365 Business Standard או ל-Office 365 Enterprise E1. לכל משתמש שנהנה מכך נדרש רישיון להצפנת הודעות.
3. האם הדייר מוכן? שאלות הנפוצות קובעות כי יש לבצע מעבר מ-AD RMS אל Azure Information Protection תחילה. Exchange Online עם AD RMS לא יכול להפעיל יכולות אלה.
4. האם המנהל שינה משהו? בדפי Microsoft מופיעות אפשרויות של S/MIME שמושבתות על ידי מדיניות. כדאי לשאול את צוות ה-IT האם ההצפנה נשלטת באופן מרכזי.

מנהלים מעדיפים לעיתים לקחת את ההחלטה מהמשתמשים באמצעות תוויות רגישות ב-Microsoft Purview. Microsoft מציינת כי תווית לבדה אינה מגבילה את הפעולות שהנמענים יכולים לבצע. לשם כך יש לשלב תווית עם הצפנה או עם IRM.

טעויות נפוצות

• שליחה לאדם הלא נכון. ההצפנה מגנה על התוכן מפני גורמים חיצוניים, לא מפני טעות הקלדה בשדה ״אל״. בדקו את הנמענים לפני השליחה.
• ציפייה ש-Encrypt יעצור העברה. לשם כך יש להשתמש ב-Do Not Forward, ולזכור ש-Microsoft מציינת כי קבצי PDF ותמונות עדיין ניתנים להורדה ללא הצפנה.
• סמכות על File, Encrypt בגרסה מושפעת. השתמשו ב-Options, Encrypt, ועדכנו את Microsoft 365 Apps.
• החלת S/MIME מעל Purview. Microsoft מציינת שיש להסיר תחילה את החתימה או ההצפנה של S/MIME.
• צירוף קובץ גדול או לא נתמך. בדקו תחילה את מגבלת הגודל, וזכרו שקישורים ל-SharePoint או ל-OneDrive אינם מכוסים על ידי הצפנת ההודעות.
• אי-עדכון הנמען. ההודעה המוצפנת הראשונה נראית לרבים כמו הודעת דיוג. שלחו הודעה קצרה מראש בערוץ אחר.

נושאים קשורים לחקירה

• מדוע כפתור Encrypt חסר. התחילו במנוי ובגרסת Outlook, ולאחר מכן פנו למנהל.
• הגדרת S/MIME ואישורים. למדו מהו המקור של תעודות הזהות הדיגיטליות בארגון שלכם ומי אחראי על הפריסה שלהן.
• תוויות רגישות שמצפינות אוטומטית. מנהלים יכולים להחיל הצפנה לפי תווית, כך שהמשתמשים לא צריכים לבחור.
• כיצד הנמענים פותחים הודעות מוגנות. בדקו הודעה אחת לכתובת Gmail והודעה אחת לכתובת Outlook, כדי להכיר את שתי החוויות.

הצעד הבא

שלחו הודעת בדיקה לעצמכם לכתובת אישית. השתמשו ב-Options, Encrypt, Do Not Forward, ופתחו אותה כפי שלקוח היה פותח אותה. לאחר שתראו כיצד להצפין דואר אלקטרוני ב-Outlook מצד הנמען, תדעו מה להסביר לפני שתשלחו מידע רגיש.