איך לזכור הודעת אימייל ב-Outlook: Windows, Mac, רשת ונייד

By Mirko Peters · 2026-11-12

איך לזכור הודעת אימייל ב-Outlook: השלבים המדויקים ל-New Outlook, ל-Outlook הקלאסי, ל-Mac ולנייד, מי יכול להשתמש בזכירת הודעה, ומה לעשות כשהיא נכשלת.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

כדי לזכור הודעה ב-Outlook, פתחו את ההודעה שנשלחה מהתיקייה פריטים שנשלחו בחלון משלה, ובחרו Recall Message (ב-New Outlook) או Recall This Message (ב-Outlook הקלאסי). כמה דקות לאחר מכן יגיע לתיבת הדואר דוח זכירת הודעה שמציין אם הפעולה הצליחה. הזכירה פועלת רק אם שניכם מחזיקים בחשבון עבודה או לימודים של Microsoft 365 באותו ארגון, ו-Microsoft קובעת שהנמען לא יכול לפתוח את ההודעה לפני כן. המאמר מיועד למשתמשי Outlook יומיומיים ששלחו בטעות הודעה שגויה, ולמנהלים שמקבלים אחר כך את שאלות ההמשך.

עיקרי הדברים

• כדי לזכור הודעה ב-Outlook, פתחו את ההודעה מפריטים שנשלחו בחלון משלה ובחרו Recall Message, ואז עקבו אחר תיבת הדואר לדוח זכירת הודעה.
• הזכירה פועלת רק כששניכם מחזיקים בחשבונות עבודה או לימודים של Microsoft 365 באותו ארגון. כתובות ב-Gmail, ב-Hotmail וב-Outlook.com אינן ניתנות להגעה.
• דפי התמיכה של Microsoft' קובעים שהנמען לא יכול לפתוח את ההודעה. האם אפשר לזכור הודעות שנקראו הוא הגדרה של מנהל.
• Outlook ל-Mac תומך בזכירת הודעה מגרסה 16.94 (Build 25010522); ה-Outlook הישן ל-Mac אינו תומך בה.
• אם הזכירה נכשלת, שלחו מיד תיקון קצר, והודיעו לצוות ה-IT או לצוות האבטחה כשהטעות כוללת מידע רגיש.

מה זכירת Outlook יכולה לעשות ומה לא

זכירה אינה כפתור ביטול. מדובר בבקשה ש-Exchange מנסה לבצע ברקע. כשאתם זוכרים הודעה, שירות ב-Exchange Online מנסה למחוק את המקור מתיבות הדואר של הנמענים, ולפי התיעוד של Microsoft מדובר במחיקה קשיחה. לאחר מכן ההודעה של הזכירה עצמה נמחקת, ולכן הנמען בדרך כלל לא רואה "בקשת זכירה" שהגיעה. השירות ממשיך לנסות עד 24 שעות לפני שהוא מוותר.

דף הדרישות וההגבלות של זכירת הודעה של Microsoft מונה שלושה תנאים:

• שניכם מחזיקים בחשבון עבודה או לימודים של Microsoft 365 באותו ארגון.
• הנמען לא פתח את ההודעה.
• אתם משתמשים ב-New Outlook, ב-Outlook הקלאסי ל-Windows או ב-Outlook ברשת. ל-Mac ולנייד יש מאמרים משלהם, שמוזכרים בהמשך.

חשבונות אישיים כמו Gmail, Hotmail ו-Outlook.com אינם יכולים להשתמש בזכירת הודעה. עבורם Microsoft מפנה להשהיית השליחה באמצעות Undo Send, ואחזור לכך בהמשך.

יש שני סוגים של זכירה. זכירה רגילה מוחקת את המקור. זכירה והחלפה מוחקת את המקור ואז שולחת את הגרסה המתוקנת שלכם בדרך הדואר הרגילה, כך שההודעה החדשה מגיעה כמו כל מייל אחר. בשני המקרים הנמען רואה רק את ההודעה שנשארה.

איך לזכור הודעת אימייל ב-Outlook ל-Windows

השלבים תלויים בגרסת Outlook שאתם משתמשים בה. דף התמיכה העדכני של Microsoft מתעד קודם את New Outlook, ושומר את השלבים הקלאסיים בלשונית נפרדת.

New Outlook for Windows

1. בחרו ב-Sent Items בחלונית התיקיות השמאלית.
2. לחצו פעמיים על ההודעה כדי לפתוח אותה בחלון נפרד. כל השלבים של Microsoft מתחילים מהודעה שנפתחה בחלון משלה, ולא מחלונית הקריאה.
3. בסרט הכלים, בחרו ב-Recall Message, ואז בחרו ב-OK בתיבת האישור.
4. המתינו מספר דקות ופתחו את תיבת הדואר הנכנס. מצאו את Message Recall Report ובחרו בקישור שבתוכו. הדוח מציין אם הביטול הצליח, ממתין לביצוע או נכשל.

אם אינכם רואים את הלחצן Recall Message,ייתכן שעדיין אינכם משתמשים ב-new Outlook. במקרה כזה Microsoft ממליצה להשתמש בשלבים של הגרסה הקלאסית.

Classic Outlook for Windows

Classic Outlook היא הגרסה עם סרט הכלים המלא ותפריט File. עבדו שוב מתוך Sent Items ופתחו את ההודעה בחלון נפרד. פקודת הביטול נמצאת בלשונית Message של ההודעה הפתוחה, תחת Actions, ונקראת Recall This Message. לאחר מכן תבחרו בין מחיקת עותקים שלא נקראו לבין מחיקת עותקים שלא נקראו והחלפתם בהודעה חדשה. אם תבחרו בהחלפה, Outlook יפתח עותק של המקורית שתערכו ותשלחו. ייתכן שהתוויות יהיו שונות מעט בין גרסאות בנייה, ולכן אם אינכם מוצאים את הפקודה, בדקו את הלשונית Classic Outlook בעמוד הביטול של Microsoft recall page.

יש שתי מגבלות חשובות ב-classic Outlook. הראשונה: התיעוד של Microsoft ל-Exchange Online קובע שביטול אינו פועל כאשר Outlook פועל במצב Online, או כאשר מוגדרים כמה חשבונות Exchange באותו פרופיל Outlook. השנייה: אם הפקודה חסרה, בדקו קודם את סוג החשבון. המאמר של Microsoft מקשר לבדיקה קצרה שמראה אם פרופיל ה-classic Outlook שלכם משתמש בחשבון Exchange, והביטול תלוי בכך.

איך לבטל הודעת אימייל ב-Outlook for Mac

התמיכה ב-Mac חדשה יותר מזו של Windows, ויש לה רף גרסה מינימלי. מאמר הביטול של Microsoft ל-Outlook for Mac קובע שנדרשת גרסה 16.94 (Build 25010522) ומעלה של Outlook for Mac. הוא גם מציין שהתכונה אינה נתמכת ב-legacy Outlook for Mac.

1. בחרו ב-Sent בחלונית התיקיות.
2. לחצו פעמיים על ההודעה שנשלחה כדי לפתוח אותה בחלון נפרד.
3. בסרט הכלים, בחרו ב-Recall ואז ב-OK. אפשר גם ללחוץ לחיצה ימנית עם מקש Control על ההודעה ולבחור ב-Recall מתפריט ההקשר.
4. בדקו בתיבת הדואר הנכנס את Message Recall Report ובחרו בקישור כדי לראות את התוצאה.

אם הלחצן Recall אינו מופיע בסרגל הכלים, הוסיפו אותו על ידי התאמה אישית של סרגל הכלים. המאמר של Microsoft על Mac מקשר לשלבים לכך.

אותו כלל חשבון חל גם ב-Mac: גם אתם וגם הנמען צריכים להשתמש בחשבונות Microsoft 365 של עבודה או לימודים באותו ארגון. לא ניתן לבטל הודעות שנשלחו אל כתובות Hotmail, Gmail או live.com או ממנן.

ביטול בדפדפן ובנייד

עצות ישנות מציינות שביטול הוא תכונה למחשב בלבד. זה כבר לא נכון. התיעוד של Microsoft ל-Exchange Online מפרט את הלקוחות הבאים כנתמכים לביטול: classic Outlook, new Outlook, Outlook בדפדפן, Outlook for Mac ו-Outlook for Android ו-iOS.

בטלפון, עמוד הביטול הנייד של Microsoft מתאר את הדרך הבאה: פתחו את ההודעה מתיקיית הנשלחות, הקישו על תפריט האפשרויות הנוספות (שלוש נקודות) בפינה הימנית העליונה, והקישו על Recall. תקבלו הודעת דוא"ל שתציין אם הביטול הצליח. באותו עמוד נכתב שביטול עלול להיכשל אם ההודעה ישנה מאוד, או אם מנהל ה-IT כיבה את התכונה.

מתחילים את הביטול באחד הלקוחות הנתמכים שבהם אתם שולחים. לפי Microsoft, המחיקה מתבצעת בתיבת הדואר של הנמען, ולכן הנמען אינו זקוקללקוח מיוחד. מה שחשוב הוא סוג החשבון, והאם ההודעה כבר נפתחה.

למה ביטול נכשל

רוב הכשלונות נובעים מקבוצה קצרה של סיבות. בדקו אותן לפני שאתם מאשימים את Outlook.

• הנמען כבר פתח את ההודעה. זו הסיבה המספר אחת לפי הדרישות של Microsoft עצמה. ל-Exchange יש הגדרה ברמת הארגון, RecallReadMessagesEnabled, שקובעת אם אפשר בכלל לשלוף הודעות שנקראו, והתיעוד לא מציין ברירת מחדל. אל תסתמכו על כך.
• הנמען מחוץ לארגון שלכם או בחשבון אישי. לא ניתן להגיע לנמענים ב-Gmail, Outlook.com או Hotmail. הודעות לדייר אחר של Microsoft 365 ניתנות לשליפה רק אם מנהל הדייר המקבל הפעיל שליפה בין דיירים והתיר את מזהה הדייר שלכם. ההגדרה הזו כבויה כברירת מחדל.
• תיבת הדואר של הנמען נמצאת בשרת מקומי. בסביבה היברידית, תיבות דואר בענן לא יכולות לשלוף הודעות שנשלחו לסביבת Exchange המקומית.
• ההודעה הועברה הלאה. העברה אוטומטית בתוך הארגון ניתנת לשליפה. העברה ידנית על ידי הנמען, העברה באמצעות כלל תיבת דואר, והעברה אוטומטית אל מחוץ לארגון – אינן ניתנות לשליפה.
• ההודעה ישנה מדי. מנהלים יכולים להגדיר גיל מקסימלי להודעות הניתנות לשליפה. ברירת המחדל המתועדת היא 365 ימים, וטווח הערכים המותר נע בין חמש דקות לעשר שנים. אם תנסו לשלוף הודעה ישנה יותר, תקבלו הודעה שההודעה ישנה מדי.
• השליפה כבויה. מנהלים יכולים להשבית את התכונה באמצעות Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $false.
• רשימת הנמענים היא תיקיית ציבורית עם דואר מופעל. שליפה אליה אינה נתמכת.

הודעות מוצפנות ראויות להערה קצרה. Microsoft מציינת ששליפה של הודעות מוצפנות ב-OME או ב-MIP נתמכת אם לשולח יש את תוכנית השירות Premium Encryption in Office 365, והשליפה מתבצעת מ-Outlook באינטרנט או מ-New Outlook.

מה הנמען רואה ומה צוות ה-IT יכול לראות

מכיוון שהמקור נמחק לצמיתות מתיבת הדואר, נמען שלא פתח את ההודעה לא יראה דבר חריג. אם מנהל הפעיל התראות לנמענים, הם יקבלו התראה. ההגדרה כבויה כברירת מחדל, וניתן להגביל אותה להודעות שכבר נקראו. התיעוד אינו מתאר את נוסח ההתראה, לכן בדקו אותו לפני שאתם מבטיחים משהו להנהלה לחוצה.

לאנשי הציות, החלק הזה חשוב יותר מהמבט של הנמען. התיעוד של Microsoft קובע שתיבות דואר שנמצאות תחת Litigation Hold או In-Place Hold עדיין מציגות הודעות ששולפו ב-eDiscovery, וששליפות אינן מופיעות בלוגי הביקורת של תיבות הדואר בשלב זה. כלומר, שליפה לא גורמת להודעה להיעלם מנקודת מבט משפטית. אם שלפתם הודעה משום שהכילה מידע אישי או סוד, צוות ה-IT עדיין צריך לדעת על כך.

הערות למנהל עבור Exchange Online

אם אתם מנהלים את הדייר, הנה מה שכדאי לבדוק לפני שפנייה הראשונה לשליפת הודעה תגיע לשולחן שלכם.

1. התחברו ל-Exchange Online PowerShell וקראו את ההגדרות הנוכחיות באמצעות Get-OrganizationConfig.
2. ודאו ששליפה מופעלת: Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $true.
3. קבעו מדיניות לגבי שליפה של הודעות שנקראו באמצעות -RecallReadMessagesEnabled. התייחסו לכך כהחלטת מדיניות ולא כברירת מחדל.
4. החליטו אם הנמענים צריכים לקבל התראה באמצעות -MessageRecallAlertRecipientsEnabled.
5. ודאו ש-Office365Reports@microsoft.com אינו חסום. דוחות השליפה מגיעים מהשולח הזה, וכלל דואר שמסנן אותם יגרום לכך שהשליפות ייראו כאילו אינן פועלות.
6. דעו כיצד לאמת שליפה באמצעות message trace. הודעת שליפה במעקב מציגה לעיתים קרובות את הסטטוס Failed, וזה תקין, משום ש-Transport מסיר אותה לאחר השלמת השליפה. פירוט האירוע Drop מציג את התוצאה האמיתית, שהיא Result:Success או Result:Failed.

תיבות דואר משותפות ומואצלות פועלות עם מגבלות. לפי Microsoft, אפשר לנסות לשלוף הודעות שנשלחו מתוך תיבת דואר משותפת, אבל דוח הסטטוס נפתח רק בדפדפן ודורש כניסה באמצעות פרטי הכניסה של תיבת הדואר הבעלים. הכניסה בחשבון המשותף עצמו לא עובדת. דוח סטטוס השליפה מוגבל גם לכ-50,000 נמענים, אף שהשליפה עצמה מנסה לפעול עבור כל נמען זכאי. הפרטים המלאים נמצאים במאמר של Microsoft על שליפת הודעות מבוססת ענן, ושווה לשמור אותו במועדפים.

טעויות נפוצות

• מחכים לראות אם מישהו שם לב. התחילו את השליפה בדקה הראשונה. הנמען צריך לפתוח את ההודעה אחרי שלחצתם על שליחה, ולעשות זאת לפני שהשירות ימחק אותה.
• שליפה מתוך חלונית הקריאה. השלבים של Microsoft מתחילים מההודעה הפתוחה בחלון משלה. בחירה בה בתיקיית הפריטים שנשלחו לא מספיקה.
• הנחה שאפשר לשלוף הודעה ל-Gmail. זה לא יעבוד, ודוח שליפת ההודעות יאשר זאת.
• התייחסות ל"ממתין" כאל "נכשל". השירות ממשיך לנסות עד 24 שעות. תנו לו זמן לפני שתכתבו הודעת המשך שעלולה להחמיר את המצב, אלא אם התוכן רגיש. במקרה כזה פעלו מיד.
• דילוג על הודעת המשך. שליפה שהצליחה אינה נראית לאף אחד, אבל שליפה שנכשלה משאירה את המקורית בתיבת הדואר של הנמען. שלחו בכל זאת תיקון של שתי שורות כשהטעות גדולה.
• שכחה של ההשהיה. הפתרון הטוב ביותר עבור רוב השולחים אינו שליפה כלל. זו השהיה של כמה שניות לפני שההודעה יוצאת.

ביטול שליחה: רשת הביטחון הטובה יותר

ביטול שליחה אינו שליפה. הוא מחזיק את ההודעה כמה שניות לפני שהיא יוצאת מתיבת היוצאות שלכם. ב-Outlook for Mac מגדירים אותו תחת Outlook > Settings > Composing, עם השהיה של 5, 10, 15 או עד 120 שניות. אחרי השליחה מופיעה הודעה בתחתית החלון, ובוחרים Undo כדי לבטל. לפי Microsoft, זו אינה שליפה אמיתית, והיא זמינה רק עם רישיונות מנוי של Microsoft 365 ובחשבונות Outlook.com. דף השליפה של Microsoft מזכיר גם השהיית ביטול שליחה ב-new Outlook for Windows וב-Outlook.com לחשבונות אישיים, כך שכדאי לחפש אותה בהגדרות כתיבה.

נושאים קשורים לחקור

• מה לעשות אחרי שליפה שנכשלה. שלחו תיקון קצר, הוסיפו את הקובץ המצורף החסר או בקשו מהנמען למחוק את ההודעה, וספרו לצוות ה-IT אם הטעות כללה מידע אישי.
• אילו לקוחות תומכים בשליפה. new Outlook, Outlook קלאסי, Outlook on the web, Mac והנייד מופיעים כולם ברשימה, אבל ב-Mac נדרשת גרסה 16.94 ומעלה.
• איך שליפה משתלבת עם כלי ציות. השמות לשמירה משפטית (Holds), eDiscovery ומדיניות השמירה ב-Exchange Online עדיין רואים הודעות ששלפתם, לכן כדאי לדבר עם בעל התפקיד האחראי על הציות לגבי הדרך לטפל בהודעות הרגישות.
• איך מנהלים עוקבים אחרי שליפות. מעקב הודעות (Message trace) ודוח השליפה נותנים לכם את העובדות. כדאי ללמוד את פרטי אירוע Drop לפני ההסלמה הראשונה.

הצעד הבא

פתחו את Outlook, עברו לפריטים שנשלחו ומצאו את ההודעה האחרונה ששלחתם לעמית. בדקו אם הגרסה שלכם מציגה את פקודת השליפה, והפעילו גם השהיה קצרה של ביטול שליחה. כך, בפעם הבאה שתצטרכו לדעת איך לשלוף הודעת דואר ב-Outlook, כבר תדעו איפה הכפתור.