SharePoint サイトの乱立を防ぐ: 効果的なガバナンスのための戦略

By Mirko Peters · 2026-04-17

SharePoint の乱立: Microsoft 365 コンテンツのベストプラクティス。Microsoft 365 でコンテンツの乱立を抑えましょう! Microsoft で乱立を防ぐための SharePoint ガバナンスのベストプラクティスを紹介します。

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Titelbild: SharePoint Site Sprawl Prevention: Strategies for Effective Governance

SharePoint サイトの乱立は、気づかないうちに急速に広がる厄介な問題です。放置すると新しいサイトが際限なく増え、整理された作業環境が混乱の極みへと変わってしまいます。これは単なる不便ではなく、現実的なリスクです。サイトが増えるほど、機密情報を安全に保つことや、必要な情報を見つけることが難しくなります。

Microsoft 365 を管理する立場であれば、これは単に整理整頓の問題にとどまりません。無秩序なサイトの乱立は生産性を損ない、ストレージコストを膨らませ、コンプライアンス上の重大な問題を招く恐れがあります。しっかりしたガバナンスによる予防的な対策は、コラボレーションをシンプルかつ安全に保つうえで欠かせません。このガイドでは、主導権を握るための実証済みの戦略とツールを解説します。消火活動に追われるのではなく、チームのために Microsoft 環境を活用することに集中できるようになるはずです。

SharePoint サイトの乱立とは何か、そしてなぜ問題なのか

SharePoint サイトの乱立は、組織が少ない制限のもとで新しいサイトの作成を許可した結果として起こります。チームサイト、プロジェクトサイト、ドキュメントライブラリが次々と作られ、時間の経過とともに、目的が重複したワークスペースや、放置されたワークスペースが入り混じった状態になります。

この乱立は、見た目の問題にとどまりません。管理されていない各サイトは、機密データが潜む場所になり得ます。特に、アクセス許可が最新の状態に保たれていない場合にそのリスクは高まります。コンテンツが多数の場所に分散すると検索性が低下し、従業員がドキュメント、プロジェクト情報、重要な記録を見つけにくくなります。これは非常にストレスがたまるうえ、日々の業務効率も少しずつ損なわれます。

目に見えるコストもかさみます。重複したコンテンツや古いコンテンツはストレージの上限を圧迫し、Microsoft 365 の費用を押し上げます。コンプライアンスや保持ポリシーがすべてのサイトに適用されていない場合は、監査リスクや罰金の可能性も生じます。これらの問題はすべて、混乱、リスク、無駄な労力へと行き着きます。しかも、検索パフォーマンスやデータのバージョン管理で問題が起きる前の段階での話です。

サイトの乱立は、本質的にはガバナンスの問題です。IT リーダーやビジネスリーダーにとって、デジタルコラボレーションを持続可能かつ安全で、コンプライアンスに沿った状態に保つ上での現実的な障壁となります。機密情報と組織の生産性を守るためには、乱立を事前に防ぐことが不可欠です。

Microsoft 365 環境で SharePoint サイトの乱立が起きる仕組み

Microsoft 365 の環境では、サイトの乱立はたいてい、多くの人がほとんど気に留めない初期設定から始まります。既定の状態では、SharePoint と Teams によって、誰でも簡単に新しいサイトやワークスペースを作成できます。本当に必要か、似たサイトがすでに存在しないかを確認するプロセスや、立ち止まって考える機会がないことも少なくありません。

チームの力を引き出すためのセルフサービスのサイト作成は、諸刃の剣です。新しい Microsoft Teams チームを作成すると、既定で独自の SharePoint サイトも作られます。さらに、人員の入れ替わり、部門横断型のプロジェクト、契約社員の出入りが加わると、ワークスペースの数はすぐに把握しきれないほど増えてしまいます。

もう一つの大きな要因は Microsoft 365 グループです。新しいプロジェクトごとにサイトとメールボックスが自動作成されるため、大きな重複が生じることがあります。明確なガバナンスがないと、同じ業務を扱いながらコンテンツやアクセス許可の設定が異なる、5 つのワークスペースが並んでしまうことも珍しくありません。

コラボレーションの文化も影響します。すべての取り組みごとに自分専用の場所を作ることが当たり前になっていると、サイトの無秩序な増加が常態化します。だからこそ、Microsoft Teams と SharePoint の強固なガバナンス（こちらで解説していますのような取り組み）が重要です。後から乱立を追いかけるのではなく、事前に防ぐことができます。

SharePoint サイトの乱立防止に関してよくある誤り

SharePoint サイトの乱立を理解し防止するには、ポリシー、ガバナンス、技術的な制御が必要です。以下は、SharePoint サイトの乱立防止に取り組む組織がしばしば犯す誤りと、それらがどのように取り組みを損なうかを示したものです。

明確なガバナンスモデルの欠如: SharePoint は自然に統制されると考えてしまうこと。所有者の定義、プロビジョニングのルール、ライフサイクルポリシー、承認ワークフローがないと、サイトは際限なく増えてしまいます。
サイト作成権限の制限がない、または不明確: 広範なユーザーグループにサイトやハブの作成を許可すると、重複した、冗長で管理されていないサイトが増え、SharePoint サイトの乱立を防ぐ取り組みが機能しなくなります。
プロビジョニングプロセスの省略: テンプレート、自動プロビジョニング、標準化されたサイトの種類を使用しないと、サイト間で構造、メタデータ、機能が一貫しなくなります。
命名規則とメタデータポリシーの不備: 命名と必須メタデータを強制しなければ、コンテンツの検索や統合が難しくなり、乱立がさらに進みます。
ライフサイクルやアーカイブポリシーの欠如: 保持、レビュー、削除のスケジュールを定義しないと、不要になったサイトが無期限に残り、乱立を悪化させます。
情報アーキテクチャとハブの計画の軽視: ハブ、ナビゲーション、コンテンツタイプを計画しないと、情報が分散し、サイトが重複します。
教育とコミュニケーションの不足: ポリシーやベストプラクティスを知らないユーザーは、既存のリソースを使う代わりに、利便性を理由にサイトを作成してしまいます。これでは SharePoint サイトの乱立を防ぐ取り組みが機能しなくなります。
監視とレポートの怠慢: 定期的な監査、利用状況の指標、サイト一覧がないと、乱立は大きなクリーンアッププロジェクトになるまで気づかれません。
手動による統制への過度な依存: 管理者がすべての要求を手作業で管理することは持続できません。プロビジョニング、ガバナンス、ライフサイクルの自動化が不可欠です。
業務プロセスとの整合性の欠如: 業務ニーズと対応付けずにサイトを作成すると、価値の低い短命なサイトが生まれ、環境が散らかります。
セキュリティとコンプライアンスとの連携不足: アクセスレビュー、アクセス許可の管理、コンプライアンスチェックを無視すると、管理されていないサイトがセキュリティとコンプライアンス上のリスクになります。
明確な成功指標の未設定: KPI(サイト数、アクティブなサイト、コンテンツの重複など)がないと、SharePoint サイトの乱立を防ぐ取り組みの効果を測定できません。

SharePoint のコンテンツ乱立に伴う一般的なリスクと課題

データの分散: コンテンツが複数のサイトやライブラリに散らばるため、必要なときに適切なファイルを見つけるのが困難になります。その結果、従業員がコンテンツを重複して作成し、混乱と時間の浪費を招きます。
セキュリティとコンプライアンスのギャップ: 使われていない、または忘れられたサイトはセキュリティ上の脅威になり得ます。アクセス許可が古いままになったり、機密文書が放置されたり、保持ポリシーが適用されなかったりして、監査とコンプライアンスのリスクが生じます。
バージョンの混乱: 至る所に重複があると、ユーザーが同じ文書の異なるバージョンで作業してしまいます。状況は混乱し、誤り、情報の不整合、更新の見落としにつながります。
ストレージコストの増加: 冗長なサイトやファイルが容量を消費し、Microsoft 365 のストレージ料金を押し上げます。さらに、乱立を放置する期間が長いほど、古いサイトや不要なサイトの整理は難しくなります。
検索パフォーマンースの低下: サイト数が増えると、検索ツールが関連するコンテンツを見つけにくくなります。ユーザーは必要な情報を探すのに苦労し、生産性が低下するほか、IT の統制を回避する回避策の習慣を生むことにもなります。
IT管理の負荷増大: サイトが増えるたびに、IT が監視、保護、サポートすべき対象も増えます。サイトが多いほど、保守、ポリシーの適用、アクセスレビュー、トラブルシューティングのすべてが難しくなり、より多くのリソースを必要とします。
ユーザーの混乱: 従業員は、どこを見ればよいのか、どのサイトが最新なのか、どれが「正式な」情報源なのかがわからなくなります。この混乱は生産性を損ない、デジタルツールへの信頼も損ないかねません。

SharePoint サイトの乱立を防ぐためのベストプラクティス

SharePoint サイトの乱立を防ぐことは、単一のツールやポリシーだけで実現できるものではありません。サイトの成長を健全な方向へ導く文化と仕組みを作ることが重要です。つまり、誰も見ていないところで乱立が入り込む余地をなくすために、技術的な統制と明確な組織的な実践を組み合わせる必要があります。

サイトの作成権限、作成のタイミング、作成理由を定義するポリシーを設定する必要があります。ここで自動化が力強い味方になります。作成から保管または削除までのサイトのライフサイクル全体を把握するのに役立ちます。もちろん、ポリシーやテクノロジーだけの問題ではありません。ユーザーへの教育と所有意識の醸成も、責任あるコラボレーションを実現する上で大きな差を生みます。

次のセクションでは、今すぐ使い始められる具体的な戦略とツールを紹介します。Microsoft 365 内の技術的なガードレールと、先手を打つための組織的な習慣の両方を扱います。これらのベストプラクティスを組み合わせることで、SharePoint 環境全体で持続可能かつ安全で管理しやすいコラボレーションの基盤が整います。

サイト作成のガバナンスポリシーを設定する

サイト作成権限の設定: ロールベースの制御を設定し、新しい SharePoint サイトを作成できるユーザーを制限します。サイト作成を制限することで、誤った重複を防ぎ、最初の段階から運用をシンプルに保てます。
承認ワークフローの定義: 新しいサイトの申請は、手動か自動かを問わず承認プロセスを経るようにします。Power Automate などの Microsoft 365 ガバナンスツールを使用して、承認を一貫して行えるようにします。
例外と標準の文書化: 一時的なプロジェクトやコンプライアンス上の必要性など、例外が認められる条件を明確に定めます。全員が同じ認識を持てるよう、これらを必ず文書化します。
ガバナンスフレームワークの活用: 混乱を減らし、新しいサイトごとに責任の所在を明確にするため、Teams ガバナンスに関する本格的な解説記事で紹介されているようなフレームワークとガードレールを導入します。
Power Platform による自動化: 標準化されたリクエストと自動化を取り入れ(こちらの Teams の乱立防止ガバナンスの例を参照)、サイト作成を効率的かつ監査可能なものにします。

SharePoint サイトのライフサイクル管理ツールを導入する

プロビジョニングの管理: 自動ワークフローを使って新しいサイトの作成方法を標準化し、必要なメタデータを取得するとともに、作成時点から明確な有効期限またはレビュー日を設定します。
アクティビティの自動レビュー: サイトのアクティビティと所有者の状況を定期的に確認するスケジュールを設定します。使われていないサイトについては、レビュー通知を送信したり、アーカイブの対象に設定したりできるため、IT 部門の負担を軽減できます。
アーカイブと有効期限のポリシー: 使われなくなったサイトを自動的にアーカイブまたは削除するポリシーを設定し、重複したコンテンツや管理者不在のコンテンツが時間とともに蓄積されないようにします。
ライフサイクル管理ツールの統合: SharePoint のネイティブ機能と、ライフサイクルガバナンスに関する記事で取り上げられているような Power Platform のソリューションを組み合わせ、サイトの健全性を自動的に維持・徹底します。

ユーザーの意識向上と所有意識の醸成

乱立のリスクについての教育: 生産性の低下からコンプライアンス上のリスクに至るまで、サイトが乱立することによる見えにくいコストと実際の危険性を、ユーザーに定期的に周知します。
所有者の責任の明確化: すべてのサイトには、活動的で責任を持つ所有者が必要であることを明確にします。所有者の役割には、アクセス許可の管理と古いコンテンツの整理が含まれます。
スチュワードシップの推進: サイトの賢い管理や整理整頓に優れたチームを表彰するなど、良きデジタル市民の行動を促進します。
ガイドラインの提供: コラボレーションワークスペースの利用、維持、廃止に関する実践的なベストプラクティスを共有し、ユーザーが期待される行動を把握できるようにします。

SharePoint および Teams 環境の監視と監査

継続的な監視は、SharePoint や Teams の乱立に対する切り札です。Microsoft 365 に組み込まれた分析機能は、最初の防御線となり、サイトの利用状況、ファイルへのアクセス、環境全体のアクティビティの傾向といった詳細を可視化します。

管理者が、サイトの乱立がどこで進んでいるか、ポリシーがどこで守られなくなりつつあるかを把握できる、高度なガバナンスダッシュボードで一歩進んだ対策を取りましょう。Microsoft 365 にネイティブに備わっている監査証跡を使うと、誰がサイトを作成したか、いつアクセス許可が変更されたか、数か月間更新されていないリソースはどれかを追跡できます。

定期的な事前監査を行えば、孤立したサイト、一貫性のないアクセス制御、制御されないコンテンツの増加などの問題が深刻な事態になる前に発見できます。このアプローチは見た目を整えるためだけのものではなく、規制コンプライアンスを徹底し、問題発生時の影響範囲を抑えるうえで重要です。

Microsoft Copilot で採用されているような堅実なガバナンス戦略（こちらのガイドで詳しく説明）と監視を組み合わせることで、デジタル環境を持続可能な状態に保てます。定期的なレビューと実用的なレポートがあれば、早期に対処し、ポリシーの更新を推進し、コラボレーションテクノロジーについてより賢明な判断を下せます。

SharePoint と Teams の監視と監査 — SharePoint サイトの乱立防止のチェックリスト

このチェックリストを使用して、SharePoint と Microsoft Teams 全体で SharePoint サイトの乱立防止、監視、監査を行いましょう。

SharePoint、OneDrive、Teams で統合監査ログ（Microsoft Purview）を有効にします。
コンプライアンス要件と保持スケジュールに合わせて、監査ログの保持ポリシーを構成します。
高リスクのアクティビティ（大量のサイト作成、アクセス許可の変更、外部共有、削除）に対するアラートを作成します。
外部共有の招待とゲストユーザーのアクティビティを毎週監視し、レポートします。
テンプレート、承認フロー、条件付きアクセスを使用して、セルフサービスによるサイトとチームの作成を制限します。
PowerShell またはプロビジョニングソリューションでサイトとチームの命名規則を適用し、重複を防ぎます。
自動化されたライフサイクルポリシーを実装します。作成時の分類、レビューのリマインダー、アーカイブと削除のワークフローが含まれます。
Azure AD Access Reviews を使用して、サイト所有者、メンバー、ゲストアカウントのアクセスレビューを定期的にスケジュールします。
昇格されたロールと固有のアクセス許可を監査し、使用されていないロールの割り当てを削除します。
ストレージ使用量を監視し、大規模または非アクティブなサイトとチームに対してクォータと通知を設定します。
利用状況分析と採用状況レポートを確認し、放置されている、または価値の低いサイトを特定して統合します。
Teams の構造を監査します。未使用のチーム、非アクティブなチャネル、管理されていないプライベートチャネルが対象です。
秘密度ラベルと保持ラベルを適用し、Teams と SharePoint 全体でコンテンツの共有とライフサイクルを制御します。
eDiscovery とコンテンツ検索の構成を確認し、重要なコンテンツの監査可能性を確保します。
サイトの作成率、外部共有、非アクティブなサイト、アクセス許可の変更に関する自動レポートをスケジュールします。
ネイティブ機能では不十分な場合は、サードパーティの監視ツールまたはガバナンスツールを統合します。
データ侵害、不適切な共有、サイトの急増に対するインシデント対応手順を定義します。
サイトとチームの所有者向けに、ガバナンス、監視、乱立防止に関するトレーニングとドキュメントを提供します。
監視ルール、監査ログ、保持設定、ガバナンスポリシーについて、レビューの頻度（毎月または四半期ごと）を定めます。
監査結果に基づいてアラート、しきい値、自動化を継続的に改善し、SharePoint サイトの乱立を減らします。

SharePoint サイトの乱立防止チェックリスト

サイト作成ポリシーを明確に定義する: 誰がサイトを作成できるかについてルールを定め、アクセス許可と承認ワークフローを使ってサイトの増加を管理します。
自動化されたライフサイクル管理を実装する: 定期的なサイトレビュー、自動アーカイブ、非アクティブまたは重複したサイトの削除のためのツールとプロセスを設定します。
中央インベントリを維持する: すべての SharePoint サイトと Teams サイトの最新のカタログを保持し、各サイトの所有者、アクティビティ、コンプライアンス状況を追跡します。
コンプライアンスとセキュリティを徹底する: リスクを減らし規制要件を満たすため、すべてのサイトでアクセス、アクセス許可、データ保持に関する一貫したポリシーを適用します。
ユーザーを教育し、力を与える: サイトを責任を持って管理するための分かりやすいガイドラインを提供し、あらゆるレベルで所有者意識を育てます。
監視、監査、最適化する: 組み込みの分析機能と高度な分析機能を使って乱立の傾向を検出し、サイトの利用状況を監査して、継続的な改善を推進します。
ポリシーと統制を定期的に見直す: ガバナンスは一度設定すれば終わりではありません。組織のニーズやコラボレーションの使い方の変化に合わせて、ポリシーと統制を見直してください。

SharePoint の乱立とコンテンツの乱立を防ぐ

SharePoint サイトの乱立防止とは何か、なぜ重要なのか?

SharePoint サイトの乱立防止とは、SharePoint Online、Teams、OneDrive 全体で、サイト、チーム、コンテンツが統制なく作成されることを防ぐための戦略と統制を指します。統制がないと、重複したコンテンツや、安全性が確保されていないコンテンツ、古くなったコンテンツが生まれます。Microsoft 365 で乱立が起きると、セキュリティリスク、コンプライアンス上のリスク、ストレージコストが増大し、コンテンツ管理とドキュメント管理の効率も低下するため、重要な対策です。

Microsoft 365 と SharePoint Online では、どのように乱立が始まるのか?

ユーザーがガバナンスやテンプレートなしで、Microsoft 365 グループ、Teams、SharePoint サイトを自由に作成できると、乱立が始まります。チームとサイトの作成機能、新規チームの作成、そして甘いアクセス許可とアクセス制御の結果として、Microsoft 365 テナント全体でチームが乱立し、非アクティブなチームや非アクティブな SharePoint サイトが生まれます。

コンテンツ、アクセス許可、アクセスの管理

SharePoint 管理センターには、乱立を防ぐためのどのような統制機能がありますか?

SharePoint 管理センターには、コンテンツの乱立を防ぐために、サイト作成ポリシー、サイトテンプレート、サイトの分類、有効期限ポリシー、自動サイトプロビジョニングが用意されています。一元的なコンテンツ管理、ライフサイクルポリシー、非アクティブなチームとサイトのレポートを活用して、SharePoint 環境を再び管理下に置いてください。

アクセス許可とアクセスに関する戦略は、SharePoint の乱立をどのように抑制しますか?

明確な所有者の割り当て、ロールベースのアクセス管理、ID とユーザーアクセス制御のための Microsoft Entra グループ、厳格なアクセス許可とアクセスレビューによって、サイトを作成したりコンテンツを追加したりできるユーザーを制限できます。最小特権の原則を徹底し、新規チームの作成には承認フローを使用し、グループのメンバーシップを監査してデータアクセスを管理してください。

コンテンツの乱立を防ぐための自動化

自動化によって Microsoft 365 のコンテンツの乱立を防げますか?

はい。Power Automate、テンプレート、スクリプトを使用して、サイトのプロビジョニング、ライフサイクルルール、アーカイブのワークフロー、保持ポリシーを自動化できます。自動化によって標準が適用され、メタデータが付与され、非アクティブな SharePoint サイトやチームに対してレビューや削除が自動的に実行されます。その結果、手作業の負担が減り、Microsoft 365 における乱立も抑えられます。

サイトテンプレートとプロビジョニングポリシーは、乱立の防止にどのように役立ちますか?

サイトテンプレートは、構造、アクセス許可、ストレージクォータを標準化するため、新しいサイトもガバナンスに従うようになります。承認を必須にしたり、テンプレートの選択を指定したりするプロビジョニングポリシーによって、ドキュメント管理の一貫性が保たれ、チームや SharePoint サイトでの無許可のサイト作成が減ります。

古いコンテンツとコンテンツ乱立の課題

コンテンツの乱立が管理者にもたらす最大の課題は何ですか?

主な課題は、非アクティブな SharePoint サイトとチームの特定、アクセス許可とアクセス制御の徹底、メタデータとドキュメントライブラリの維持、Microsoft 365 テナント全体でのコンプライアンスの確保、そして乱立した SharePoint 環境におけるストレージと検索パフォーマンスの管理です。

組織は SharePoint と OneDrive の古いコンテンツにどのように対処すべきですか?

保持ポリシーと削除ポリシーを実装し、ラベルを適用してコンテンツを分類し、定期的なコンテンツレビューをスケジュールしてください。自動ワークフローを使って SharePoint と OneDrive のコンテンツを移動またはアーカイブし、サイト所有者にはコンテンツの関連性を認証させることで、古いコンテンツの蓄積を防ぎます。

管理の回復と SharePoint 高度な管理機能

乱立がすでに起きてしまった後で、管理を取り戻すためにはどのような手順が有効ですか?

まず、SharePoint 管理センターと監査ツールを使って現状を把握し、サイトとチームを洗い出します。非アクティブなチームとサイトを特定し、明確な所有者を割り当て、アクセスの是正を適用します。古いサイトはアーカイブまたは削除し、今後の乱立を防ぐために、より厳格なプロビジョニングとレビューのプロセスを導入してください。

SharePoint 高度な管理機能は、防止とクリーンアップにどのように役立ちますか?

テナント全体の保持、ラベル、eDiscovery、レポートといった高度な機能により、コンテンツ管理とコンプライアンスを一元化できます。分析を使って高リスクのサイトを特定し、修復を自動化してください。さらに、Microsoft 365 Copilot を統合すると、コンテンツの乱立を管理するための洞察や推奨事項を得られます。

Microsoft 365 グループの乱立と Teams の乱立

Microsoft 365 グループの乱立とは何ですか?また、SharePoint の乱立とどのように関係しますか?

Microsoft 365 グループのスプロールは、ガバナンスなしにグループが作成されすぎることで発生します。各グループは Teams、SharePoint サイト、OneDrive へのアクセスをプロビジョニングできるため、スプロールが増幅されます。Microsoft 365 グループの作成を制御することで、テナント全体の Teams と SharePoint のスプロールを直接減らせます。

組織は、Microsoft 365 全体で Teams のスプロールをどのように防げばよいでしょうか。

新しいチームを作成できるユーザーを制限し、テンプレートと承認を必須にして、命名規則とライフサイクルのポリシーを適用します。非アクティブなチームを定期的に確認して廃止し、サイト所有者と連携するとともに、集中型のプロビジョニングを使って、チームとサイトを一貫した方法で作成します。

アクセス許可とアクセス制御、および明確な所有権

SharePoint サイトのスプロールを防ぐうえで、明確な所有権が重要なのはなぜですか。

明確な所有権により、コンテンツのライフサイクル、アクセス許可、コンプライアンスに対する責任が割り当てられます。サイト所有者が特定され、トレーニングを受けていれば、SharePoint ドキュメントライブラリを管理し、コンテンツ管理ポリシーを適用し、定期的な確認に参加して、無秩序な増加を防げます。

コンテンツのスプロールを防ぐうえで、アクセス管理はどのような役割を果たしますか。

アクセス管理により、承認されたユーザーだけがサイトやコンテンツを作成、変更、共有できるようになります。ID に Microsoft Entra を使用し、条件付きアクセスと定期的なアクセスレビューを実施すると、サイトの誤作成、過剰な共有、スプロールに関連するセキュリティリスクを減らせます。

コンテンツのスプロールを防ぎ、非アクティブなチームとサイトを確認する

組織は、非アクティブなチームとサイトをどのくらいの頻度で確認すべきですか。

利用状況とリスクプロファイルに応じて、四半期ごとまたは半期ごとにレビューを実施します。自動レポートを使って非アクティブな状態を検出し、サイト所有者に通知して、非アクティブな SharePoint サイトと非アクティブなチームに保持またはアーカイブのワークフローを適用し、不要なコンテンツとストレージのコストを減らします。

サイトをアーカイブするか削除するかを判断する基準は何ですか。

最終アクティビティの日付、法規制上の保持要件、コンテンツの関連性、サイトに特定された所有者がいるかどうかを考慮します。コンテンツを保持する必要があるもののアクセスがほとんどない場合はアーカイブします。保持ポリシーで認められており、コンテンツが不要になった場合は削除します。

コンテンツ管理とドキュメント管理のベストプラクティス

SharePoint のスプロールを防ぐためのドキュメント管理のベストプラクティスは何ですか。

一元化されたコンテンツ管理の原則を使用します。メタデータとコンテンツタイプを適用し、テンプレートでライブラリを標準化し、サイトの作成を制限し、保持ラベルを適用します。検索と分類を活用して、チームやサイトをまたいだ重複したライブラリを避けます。

Teams と SharePoint サイトはどのように連携し、それがスプロールにどう影響しますか。

Team を作成すると、通常は SharePoint サイトと関連するドキュメントライブラリがプロビジョニングされます。調整されていないチームの作成は、サイトとライブラリを増やします。Teams の作成を制御し、テンプレートを使用して、Teams のガバナンスを SharePoint のポリシーと整合させることで、サービスをまたぐスプロールを減らせます。

Microsoft 365 および Microsoft 365 Copilot などのツールによるスプロール

Microsoft 365 Copilot は SharePoint のスプロールの管理や防止に役立ちますか。

Microsoft 365 Copilot は、サイトの利用状況に関するインサイトを提示し、クリーンアップの操作を提案し、管理者やサイト所有者が重複した古いコンテンツを見つける支援をします。データに基づく推奨事項を示すことで、コンテンツのスプロールを管理するガバナンスを補完します。

Microsoft 365 テナントのスプロールを監視するには、管理者はどのようなツールを使うべきですか。

分析と自動化のために、SharePoint 管理センター、Microsoft 365 管理センターのレポート、Microsoft Graph、PowerShell、サードパーティ製ツールを使用します。これらに Microsoft Entra のポリシーと保持機能を組み合わせることで、Microsoft 365 のスプロールを検出して防止します。

SharePoint のスプロールを防ぐための最終的な推奨事項

SharePoint サイトのスプロールを防ぐために、組織が今日からすぐに実施できる対策は何ですか。

Microsoft 365 グループとチームのセルフサービスによる作成を直ちに制限し、標準化されたサイトテンプレートを展開し、SharePoint 管理センターでライフサイクルと保持ポリシーを有効にし、既存のサイトに明確な所有者を割り当て、定期的なレビューを計画して、コンテンツのスプロールを管理します。

コンテンツのスプロールを管理するために、組織は長期的なガバナンスをどのように構築すればよいですか。

サイトの作成、アクセス許可とアクセス制御、命名規則、メタデータ戦略、プロビジョニングとアーカイブの自動化、サイト所有者のトレーニングを網羅するガバナンス計画を作成します。スプロールの指標を定期的に測定し、ポリシーを繰り返し改善して、SharePoint と OneDrive の環境を管理下に保ちます。