Jak zaszyfrować e-mail w Outlooku: Purview, S/MIME i opcja Nie przekazuj dalej

By Mirko Peters · 2026-11-12

Jak zaszyfrować e-mail w Outlooku za pomocą szyfrowania wiadomości Purview lub S/MIME: kroki dla poszczególnych wersji, co zobaczy odbiorca i co sprawdzić, gdy brakuje przycisku Szyfruj.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Aby zaszyfrować wiadomość w Outlooku, utwórz nową wiadomość, wybierz Opcje, następnie Szyfruj, i przed wysłaniem wybierz Szyfruj lub Nie przekazuj dalej. Do tego służy szyfrowanie wiadomości Microsoft Purview. Jeśli Twoja firma wystawiła cyfrowe identyfikatory, zamiast tego możesz użyć S/MIME. Ten artykuł jest przeznaczony dla użytkowników Outlooka, którzy muszą wysłać poufną informację, oraz dla administratorów, do których trafia pytanie „dlaczego na moim ekranie nie ma przycisku Szyfruj?”. Omawia obie metody, różnice między wersjami, to, co zobaczy odbiorca, oraz sposób naprawienia brakującego przycisku.

Najważniejsze wnioski

• Outlook oferuje dwa rzeczywiste sposoby szyfrowania wiadomości: szyfrowanie wiadomości Microsoft Purview (Opcje, a następnie Szyfruj) oraz S/MIME, który wymaga cyfrowego identyfikatora na Twoim komputerze.
• Opcja Szyfruj zachowuje ochronę wiadomości, ale pozwala na przekazywanie jej w obrębie usługi; opcja Nie przekazuj dalej blokuje także kopiowanie, drukowanie i przekazywanie.
• Abonenci planów Microsoft 365 Personal i Family mogą wysyłać wiadomości z opcjami Szyfruj i Nie przekazuj dalej z poziomu Outlook.com oraz nowego Outlooka dla systemu Windows.
• Odbiorcy korzystający z innych usług pocztowych otrzymują link do portalu i logują się kontem Microsoft, Google lub Yahoo albo używają jednorazowego kodu dostępu.
• Jeśli brakuje przycisku Szyfruj, sprawdź subskrypcję, wersję Outlooka i ustawienia administratora, zanim zaczniesz szukać obejść.

Dwa sposoby szyfrowania: szyfrowanie wiadomości Purview i S/MIME

Outlook oferuje dwie główne metody, które działają zupełnie inaczej. Artykuł firmy Microsoft na temat zabezpieczania wiadomości e-mail w Outlooku porównuje je.

Szyfrowanie wiadomości Microsoft Purview szyfruje wiadomość za pośrednictwem usług Microsoft 365. Odbiorcy większości wersji Outlooka mogą bezpośrednio odczytać wiadomości z samym szyfrowaniem, a odbiorcy z innych usług pocztowych otrzymują link do portalu. Wymaga to kwalifikującej się subskrypcji Microsoft 365, a organizacja lub konto musi na to zezwalać. Opcja Nie przekazuj dalej należy do tej rodziny: korzysta z usługi Information Rights Management, aby ograniczyć, co odbiorca może zrobić z wiadomością.

S/MIME korzysta z certyfikatów cyfrowych. Potrzebujesz cyfrowego identyfikatora zweryfikowanego przez zewnętrznego dostawcę i zainstalowanego na komputerze. Aby zaszyfrować wiadomość, potrzebujesz publicznego certyfikatu odbiorcy. Odbiorca potrzebuje aplikacji pocztowej obsługującej S/MIME oraz pasującego klucza prywatnego. Bez tego klucza wiadomość jest nieczytelnym tekstem. Sam podpis cyfrowy potwierdza, kto wysłał wiadomość i że nie została zmieniona, a firma Microsoft zaznacza, że dodanie podpisu powoduje również zaszyfrowanie wiadomości.

Którą wybrać? W większości przypadków, gdy wysyłasz wiadomości do klientów lub partnerów, Purview Message Encryption jest prostsze, bo nikt nie potrzebuje certyfikatu. S/MIME sprawdza się w firmach, które już prowadzą proces certyfikacyjny. Zwykły protokół TLS między serwerami pocztowymi to trzecia opcja: szyfruje połączenie, a nie wiadomość. W artykule Microsoft o subskrypcjach osobistych nazwano to ustawieniem domyślnym „No permission set”. Używa ono opportunistic TLS i nie utrzymuje wiadomości w stanie zaszyfrowanym po dotarciu do dostawcy usługi odbiorcy.

Jak zaszyfrować wiadomość e-mail w nowym programie Outlook dla systemu Windows

Poniższe kroki pochodzą ze strony Microsoft dotyczącej wysyłania wiadomości zaszyfrowanych za pomocą S/MIME lub Purview.

Za pomocą Purview Message Encryption

1. Napisz wiadomość.
2. Wybierz Opcje, a następnie Szyfruj.
3. Wybierz ograniczenie, na przykład Szyfruj lub Nie przekazuj dalej.
4. Dokończ wiadomość i wybierz Wyślij.

Microsoft podaje, że Purview wymaga licencji Office 365 Enterprise E3 na serwerze pocztowym, a w przeciwnym razie kieruje do S/MIME. Jego FAQ dotyczące Message Encryption wymienia więcej planów (zob. sekcja o licencjach poniżej). Jeszcze jeden szczegół z tej samej strony: nie stosuj S/MIME do wiadomości już chronionej przez Purview. Najpierw usuń wszelkie podpisywanie lub szyfrowanie S/MIME.

Za pomocą S/MIME dla jednej wiadomości

1. W wiadomości wybierz Opcje, a następnie Więcej opcji.
2. W sekcji Opcje wiadomości wybierz Zaszyfruj tę wiadomość (S/MIME). Możesz też wybrać Podpisz cyfrowo tę wiadomość (S/MIME). Żądanie potwierdzenia wymaga opcji podpisu cyfrowego.
3. Wybierz OK.
4. Jeśli Outlook nie może sprawdzić, czy wszyscy odbiorcy mogą odszyfrować wiadomość, pojawi się ostrzeżenie. Możesz wysłać ją mimo to, usunąć tych odbiorców lub ponowić sprawdzenie.
5. Wybierz Wyślij.

W przypadku odbiorców zewnętrznych najpierw musisz zainstalować ich certyfikat na swoim komputerze.

Za pomocą S/MIME dla każdej wiadomości

Przejdź do Ustawienia, Poczta, S/MIME. Wybierz Szyfruj zawartość i załączniki we wszystkich wysyłanych przeze mnie wiadomościach, a opcjonalnie Dodaj podpis cyfrowy do wszystkich wysyłanych przeze mnie wiadomości oraz Automatycznie wybieraj najlepszy certyfikat do podpisu cyfrowego. Dotyczy to nowych wiadomości, odpowiedzi i przekazywania. Strona Microsoft dotycząca konfiguracji S/MIME dodaje, że nowy program Outlook nie importuje certyfikatów automatycznie, dlatego identyfikator cyfrowy trzeba zainstalować ręcznie lub poprosić administratora o wdrożenie go przez zasady. Jeśli opcja jest wyszarzona, oznacza to, że administrator ją wyłączył.

Klasyczny Outlook, wersja w przeglądarce i Mac

Klasyczny Outlook dla systemu Windows. Działa ścieżka Opcje, następnie Szyfruj, a potem Szyfruj lub Nie przekazuj dalej. Microsoft dokumentuje znany problem ze starszą ścieżką: w jednej z aktualizacji pakietu Microsoft 365 Apps (kanał bieżący, wersja 2511) szyfrowanie przez Plik, Szyfruj uniemożliwiało odbiorcom klasycznego Outlooka otwarcie wiadomości typu Encrypt Only. Ich panel odczytu informował, że wiadomości z ograniczonymi uprawnieniami nie można wyświetlić, a pojawiał się też załącznik o nazwie message_v2.rpmsg. Microsoft oznacza ten problem jako naprawiony w nowszych wersjach. Jego zalecenie: zaktualizować Microsoft 365 Apps i używać ścieżki Opcje, Szyfruj.

Outlook w przeglądarce. FAQ Microsoft wymienia Outlooka w przeglądarce jako klienta, który może tworzyć chronione wiadomości. Dokładnej ścieżki menu nie ma na stronach, które otworzyłem. Szukaj polecenia Szyfruj w opcjach okna tworzenia wiadomości. Jeśli go brakuje, potraktuj to jako kwestię licencji lub administracyjną, a nie błąd.

Outlook dla komputerów Mac. Artykuł Microsoft o Macu opisuje S/MIME i nie wspomina o przycisku Purview.

1. Wybierz Outlook, a następnie Konta. Wybierz konto, a potem Zabezpieczenia.
2. W sekcji Certyfikat wybierz swój certyfikat. Pojawiają się tylko certyfikaty z pęku kluczy na Macu, które są ważne do podpisu lub szyfrowania.
3. Wybierz OK i zamknij okno Konta.
4. W nowej wiadomości wybierz Wyświetl więcej elementów (wielokropek), następnie S/MIME, a potem Szyfruj za pomocą S/MIME. Jeśli S/MIME nie jest na liście, dodaj go do paska narzędzi poleceniem Dostosuj pasek narzędzi.

Potrzebujesz też kopii certyfikatu każdego odbiorcy zapisanej wraz z jego kontaktem w programie Outlook. Jeśli odbiorca znajduje się w globalnej liście adresów usługi Exchange, certyfikat jest tam publikowany i jest dostępny automatycznie. Artykuł dotyczy programów Outlook dla Microsoft 365 dla komputerów Mac, Outlook 2024 dla komputerów Mac i Outlook 2021 dla komputerów Mac. Nie zawiera kroków dla komputerów Mac w usłudze Purview Message Encryption.

Szyfrowanie w planie Microsoft 365 Personal lub Family

Popularne twierdzenie głosi, że plany dla klientów indywidualnych w ogóle nie pozwalają na szyfrowanie. Artykuł Microsoft mówi co innego. Na swojej stronie dotyczącej subskrypcji osobistych i rodzinnych opisano wysyłanie zaszyfrowanej poczty w usługach Outlook.com i nowym programie Outlook dla systemu Windows. Kroki są następujące:

1. Utwórz nową wiadomość.
2. Wybierz kartę Opcje na wstążce.
3. Wybierz Szyfruj, a następnie wybierz Szyfruj lub Nie przekazuj dalej.
4. Aby usunąć szyfrowanie, wybierz Brak zestawu uprawnień.

Według Microsoft opcje działają w następujący sposób:

• Nie przekazuj dalej. Wiadomość pozostaje zaszyfrowana w usłudze Microsoft 365 i nie można jej kopiować ani przekazywać dalej. Załączniki programów Word, Excel i PowerPoint pozostają zaszyfrowane po pobraniu. Pliki PDF i obrazy można pobrać bez szyfrowania.
• Szyfruj. Wiadomość pozostaje zaszyfrowana w usłudze Microsoft 365. Odbiorcy z kontami Outlook.com lub Microsoft 365 mogą pobierać załączniki bez szyfrowania.
• Brak zestawu uprawnień. Ustawienie domyślne, z szyfrowaniem wyłącznie TLS.

Odbiorcy mogą czytać te wiadomości w nowym programie Outlook, w programie Outlook dla komputerów Mac, w usłudze Outlook.com lub w aplikacji Outlook na urządzenia mobilne. Osoby korzystające z aplikacji poczty innych firm otrzymują wiadomość e-mail z instrukcjami i logują się przy użyciu konta Microsoft. Użytkownicy Google i Yahoo mogą zalogować się tym kontem lub użyć tymczasowego kodu dostępu, a użytkownicy innych dostawców, których Microsoft wymienia jako przykłady, Comcast i AOL, używają tymczasowego kodu dostępu wysyłanego e-mailem. Załączniki można wyświetlić w przeglądarce za pośrednictwem portalu Office Message Encryption.

Co widzi odbiorca

Uprzedź odbiorców, że mogą zobaczyć coś nietypowego. Odbiorca korzystający z Gmaila nie zobaczy Twojej wiadomości w skrzynce odbiorczej tak jak zwykłej. Zobaczy powiadomienie z linkiem, zaloguje się lub wpisze kod dostępu i przeczyta wiadomość w przeglądarce.

Lista najczęstszych pytań Microsoft dotyczących Message Encryption zawiera kilka przydatnych szczegółów.

• Wewnętrzni i zewnętrzni odbiorcy mogą otrzymywać zaszyfrowaną pocztę w programach Outlook dla Windows, Outlook dla komputerów Mac, Outlook w sieci Web, Outlook dla Androida i Outlook dla iOS lub za pośrednictwem portalu internetowego, niezależnie od organizacji. Portal nie wymaga oddzielnego pobierania.
• Limity rozmiaru różnią się w zależności od strony. Lista najczęstszych pytań dotyczących Message Encryption podaje 25 MB łącznie z załącznikami, natomiast strona Microsoft dotycząca limitów Exchange Online podaje 100 MB dla usługi Purview Message Encryption i 25 MB dla wycofywanego OME. Przed wysłaniem dużego pliku sprawdź aktualną wartość na stronie limitów Exchange Online.
• Można dołączyć plik dowolnego typu, ale ochrona obowiązuje wyłącznie dla obsługiwanych formatów. Formaty pakietu Office, takie jak docx, xlsx i pptx, są domyślnie szyfrowane. Starszych formatów 97–2003 nie obsługiwano. Szyfrowanie plików PDF jest domyślnie wyłączone, a administrator może je włączyć poleceniem Set-IRMConfiguration -EnablePdfEncryption $true.
• Załączniki w chmurze z usług SharePoint i OneDrive nie są obsługiwane. Szyfrowana jest wyłącznie wiadomość e-mail.
• Odbiorcy mogą nadal logować się do portalu, o ile organizacja nadawcy jest aktywna, a wiadomość nie została ustawiona na wygaśnięcie.

Jeśli wiadomość z kodem dostępu nie dotrze, Microsoft radzi sprawdzić folder wiadomości-śmieci, ponieważ ustawienia DKIM i DMARC mogą powodować filtrowanie tych wiadomości jako spam, oraz sprawdzić kwarantannę w portalu Microsoft Purview, gdyż wiadomości z kodem dostępu wysyłane po raz pierwszy są często objęte kwarantanną. Uprzedź odbiorców przed wysłaniem pierwszej wiadomości.

Licencjonowanie: dlaczego przycisk może nie być widoczny

Jeśli nie możesz znaleźć przycisku Szyfruj, wykonaj poniższe sprawdzenia w podanej kolejności.

1. Którego programu Outlook dotyczy problem? Subskrybenci planów Personal i Family mają udokumentowaną obsługę w usługach Outlook.com i w nowym programie Outlook dla systemu Windows. Inne wersje mogą wyświetlać inne opcje.
2. Która subskrypcja? W przypadku kont służbowych lub szkolnych według FAQ dotyczącego szyfrowania wiadomości uwzględnione są: Office 365 Enterprise E3 i E5, Microsoft 365 Enterprise E3 i E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 A1, A3 i A5 oraz Office 365 Government G3 i G5. Usługę Azure Information Protection Plan 1 można dodać do Exchange Plan 1, Exchange Plan 2, Office 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard lub Office 365 Enterprise E1. Każdy użytkownik, który z tego korzysta, potrzebuje licencji na szyfrowanie wiadomości.
3. Czy dzierżawa jest gotowa? FAQ mówi, że najpierw trzeba przeprowadzić migrację z AD RMS do Azure Information Protection. Exchange Online z AD RMS nie może włączyć tych funkcji.
4. Czy administrator coś zmienił? Strony Microsoftu pokazują opcje dla S/MIME wyszarzone przez zasady, więc zapytaj dział IT, czy szyfrowanie jest kontrolowane centralnie.

Administratorzy często wolą odebrać użytkownikom decyzję za pomocą etykiet poufności w Microsoft Purview. Microsoft zaznacza, że sama etykieta nie ogranicza tego, co odbiorcy mogą zrobić. Do tego trzeba połączyć etykietę z szyfrowaniem lub IRM.

Częste błędy

• Wysłanie do niewłaściwej osoby. Szyfrowanie chroni treść przed osobami z zewnątrz, a nie przed literówką w polu Do. Najpierw sprawdź odbiorców.
• Oczekiwanie, że Szyfruj zatrzyma przekazywanie. Do tego służy opcja Nie przekazuj dalej, a pamiętaj, że według Microsoftu pliki PDF i obrazy nadal można pobrać bez szyfrowania.
• Zaufanie funkcji Plik, Szyfruj w dotkniętej wersji. Użyj opcji Opcje, Szyfruj i zaktualizuj aplikacje Microsoft 365.
• Stosowanie S/MIME na wierzchu Purview. Microsoft zaleca najpierw usunąć podpisywanie lub szyfrowanie S/MIME.
• Załączanie dużego lub nieobsługiwanego pliku. Najpierw sprawdź limit rozmiaru i pamiętaj, że linki do SharePoint lub OneDrive nie są objęte szyfrowaniem wiadomości.
• Brak informacji dla odbiorcy. Pierwsza zaszyfrowana wiadomość wygląda dla wielu osób jak phishing. Wyślij krótką informację innym kanałem.

Powiązane tematy do zgłębienia

• Dlaczego brakuje przycisku Szyfruj. Zacznij od subskrypcji i wersji Outlooka, a następnie zaangażuj administratora.
• Konfiguracja S/MIME i certyfikaty. Dowiedz się, skąd firma pobiera certyfikaty cyfrowe i kto je wdraża.
• Etykiety poufności, które szyfrują automatycznie. Administratorzy mogą stosować szyfrowanie za pomocą etykiet, dzięki czemu użytkownicy nie muszą nic wybierać.
• Jak odbiorcy otwierają chronione wiadomości. Wyślij jedną wiadomość na adres Gmail i jedną na adres Outlook, aby poznać oba doświadczenia.

Następny krok

Wyślij wiadomość testową do siebie na prywatny adres. Użyj opcji Opcje, Szyfruj, Nie przekazuj dalej i otwórz ją tak, jak zrobiłby to klient. Gdy zobaczysz, jak wygląda szyfrowanie wiadomości e-mail w Outlooku od strony odbiorcy, będziesz wiedzieć, co wyjaśnić, zanim wyślesz cokolwiek wrażliwego.