So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook: Purview, S/MIME und Nicht weiterleiten

Von Mirko Peters · 2026-11-12

So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook mit Purview Message Encryption oder S/MIME: Schritte je Version, was Empfänger sehen und was Sie prüfen sollten, wenn die Schaltfläche „Verschlüsseln“ fehlt.

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Um eine E-Mail in Outlook zu verschlüsseln, erstellen Sie eine neue Nachricht, wählen Optionen und dann Verschlüsseln. Vor dem Senden wählen Sie Verschlüsseln oder Nicht weiterleiten. Dabei wird Microsoft Purview Message Encryption verwendet. Wenn Ihr Unternehmen digitale IDs ausgestellt hat, können Sie stattdessen S/MIME nutzen. Dieser Artikel richtet sich an Outlook-Nutzer, die vertrauliche Inhalte senden müssen, und an Administratoren, die die Frage erhalten: „Warum fehlt bei mir die Schaltfläche Verschlüsseln?“ Er behandelt beide Methoden, die Unterschiede zwischen den Versionen, was Ihr Empfänger sieht und wie Sie eine fehlende Schaltfläche beheben.

Das Wichtigste in Kürze

• Outlook bietet zwei echte Methoden zur Verschlüsselung einer Nachricht: Microsoft Purview Message Encryption (Optionen, dann Verschlüsseln) und S/MIME, das eine digitale ID auf Ihrem Computer benötigt.
• „Verschlüsseln“ schützt die Nachricht, erlaubt aber das Weiterleiten innerhalb des Dienstes. „Nicht weiterleiten“ blockiert zusätzlich das Kopieren, Drucken und Weiterleiten.
• Abonnenten von Microsoft 365 Personal und Family können Nachrichten mit „Verschlüsseln“ und „Nicht weiterleiten“ über Outlook.com und das neue Outlook für Windows senden.
• Empfänger bei anderen E-Mail-Diensten erhalten einen Link zu einem Portal und melden sich mit einem Microsoft-, Google- oder Yahoo-Konto an oder verwenden einen einmaligen Code.
• Wenn die Schaltfläche Verschlüsseln fehlt, prüfen Sie zuerst Ihr Abonnement, die Outlook-Version und die Einstellungen Ihres Administrators, bevor Sie nach Umgehungslösungen suchen.

Zwei Wege zur Verschlüsselung: Purview Message Encryption und S/MIME

Outlook bietet zwei Hauptmethoden, die sehr unterschiedlich funktionieren. Microsofts Artikel zu Schutz von E-Mail-Nachrichten in Outlook vergleicht beide Methoden.

Microsoft Purview Message Encryption verschlüsselt die Nachricht über Microsoft 365. Empfänger mit den meisten Outlook-Versionen können nur verschlüsselte Nachrichten direkt lesen, Empfänger bei anderen E-Mail-Diensten erhalten einen Link zu einem Portal. Dafür ist ein geeignetes Microsoft 365-Abonnement erforderlich, und Ihr Unternehmen oder Konto muss es zulassen. „Nicht weiterleiten“ gehört zu dieser Gruppe: Es nutzt Information Rights Management, um einzuschränken, was der Empfänger tun kann.

S/MIME arbeitet mit digitalen Zertifikaten. Sie benötigen eine von einem Drittanbieter überprüfte digitale ID, die auf Ihrem Computer installiert ist. Zum Verschlüsseln brauchen Sie das öffentliche Zertifikat des Empfängers. Der Empfänger benötigt eine E-Mail-App, die S/MIME unterstützt, sowie den dazu passenden privaten Schlüssel. Ohne diesen Schlüssel ist die Nachricht nur unlesbarer Text. Eine digitale Signatur allein belegt, wer die Nachricht gesendet hat und dass sie nicht verändert wurde. Microsoft weist allerdings darauf hin, dass das Hinzufügen einer Signatur die Nachricht auch verschlüsselt.

Welche Option passt? Für die meisten Fälle, in denen Sie an Kunden oder Partner senden, ist Purview Message Encryption einfacher, weil niemand ein Zertifikat benötigt. S/MIME eignet sich für Unternehmen, die bereits einen Zertifikatsprozess betreiben. Einfaches TLS zwischen Mailservern ist eine dritte Möglichkeit: Es verschlüsselt die Verbindung, nicht die Nachricht. In Microsofts Artikel zu persönlichen Abonnements wird dies als Standard bezeichnet, „No permission set“. Diese Einstellung nutzt opportunistisches TLS und sorgt nicht dafür, dass die Nachricht nach dem Eintreffen beim Anbieter des Empfängers verschlüsselt bleibt.

So verschlüsseln Sie eine E-Mail im neuen Outlook für Windows

Diese Schritte stammen von Microsofts Seite zum Senden von S/MIME- oder Purview-verschlüsselten E-Mails.

Mit Purview Message Encryption

1. Verfassen Sie Ihre Nachricht.
2. Wählen Sie Optionen und dann Verschlüsseln.
3. Wählen Sie eine Einschränkung, etwa Verschlüsseln oder Nicht weiterleiten.
4. Schließen Sie die Nachricht ab und wählen Sie Senden.

Microsoft gibt an, dass Purview auf Ihrem Mailserver eine Office 365 Enterprise E3-Lizenz erfordert. Andernfalls verweist Microsoft auf S/MIME. Die FAQ zu Message Encryption nennt weitere Pläne (siehe den Lizenzabschnitt weiter unten). Ein weiteres Detail auf derselben Seite: Wenden Sie S/MIME nicht auf eine Nachricht an, die bereits durch Purview geschützt ist. Entfernen Sie zuvor eine S/MIME-Signatur oder -Verschlüsselung.

Mit S/MIME für eine einzelne Nachricht

1. Wählen Sie in der Nachricht Optionen und dann Weitere Optionen.
2. Wählen Sie unter Nachrichtenoptionen die Option Diese Nachricht verschlüsseln (S/MIME). Alternativ können Sie Diese Nachricht digital signieren (S/MIME) wählen. Eine Lesebestätigung setzt die Option für die digitale Signatur voraus.
3. Wählen Sie OK.
4. Wenn Outlook nicht überprüfen kann, ob alle Empfänger die Nachricht entschlüsseln können, wird eine Warnung angezeigt. Sie können trotzdem senden, diese Empfänger entfernen oder die Prüfung erneut ausführen.
5. Wählen Sie Senden.

Bei externen Empfängern müssen Sie zuerst deren Zertifikat auf Ihrem Computer installieren.

Mit S/MIME für alle Nachrichten

Gehen Sie zu Einstellungen, E-Mail, S/MIME. Wählen Sie Inhalt und Anlagen aller von mir gesendeten Nachrichten verschlüsseln und optional Allen von mir gesendeten Nachrichten eine digitale Signatur hinzufügen sowie Für die digitale Signatur automatisch das beste Zertifikat auswählen. Dies gilt für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen. Microsofts Seite zur S/MIME-Einrichtung weist zudem darauf hin, dass das neue Outlook Zertifikate nicht automatisch importiert. Installieren Sie die digitale ID daher manuell oder lassen Sie Ihren Administrator sie per Richtlinie bereitstellen. Ist eine Option ausgegraut, hat Ihr Administrator sie deaktiviert.

Klassisches Outlook, Web und Mac

Klassisches Outlook für Windows. Der funktionierende Weg lautet Optionen, dann Verschlüsseln, dann Verschlüsseln oder Nicht weiterleiten. Microsoft dokumentiert ein bekanntes Problem mit einem älteren Weg: In einer bestimmten Aktualisierung von Microsoft 365 Apps (Current Channel, Version 2511) führte das Verschlüsseln über Datei, Verschlüsseln dazu, dass Empfänger im klassischen Outlook Nachrichten vom Typ „Encrypt Only“ nicht öffnen konnten. Im Lesebereich erschien die Meldung, dass die Nachricht mit eingeschränkter Berechtigung nicht angezeigt werden kann, und es erschien eine Anlage namens message_v2.rpmsg. Microsoft führt dieses Problem in späteren Builds als behoben auf. Der Rat lautet: Aktualisieren Sie Microsoft 365 Apps und verwenden Sie Optionen, Verschlüsseln.

Outlook im Web. Microsofts FAQ führt Outlook im Web als Client auf, mit dem sich geschützte Nachrichten erstellen lassen. Den genauen Menüpfad enthalten die Seiten, die ich geöffnet habe, nicht. Suchen Sie im Fenster zum Verfassen unter den Optionen nach dem Befehl Verschlüsseln. Fehlt er, sollten Sie dies eher als Lizenz- oder Administratorfrage betrachten als als Fehler.

Outlook für Mac. Microsofts Artikel zu Mac beschreibt S/MIME und keine Purview-Schaltfläche.

1. Wählen Sie Outlook und dann Konten. Wählen Sie das Konto und dann Sicherheit.
2. Wählen Sie unter Zertifikat Ihr Zertifikat aus. Es werden nur Zertifikate im Schlüsselbund Ihres Mac angezeigt, die für Signatur oder Verschlüsselung gültig sind.
3. Wählen Sie OK und schließen Sie den Dialog „Konten“.
4. Wählen Sie in einer neuen Nachricht Weitere Elemente anzeigen (die Auslassungspunkte), dann S/MIME und dann Mit S/MIME verschlüsseln. Wird S/MIME nicht aufgeführt, fügen Sie es über Anpassbare Symbolleiste zur Symbolleiste hinzu.

Sie benötigen außerdem eine Kopie des Zertifikats jedes Empfängers, das in Outlook bei dessen Kontakt gespeichert ist. Befindet sich der Empfänger in Ihrer globalen Adressliste von Exchange, wird das Zertifikat dort veröffentlicht und steht automatisch zur Verfügung. Der Artikel gilt für Outlook für Microsoft 365 für Mac, Outlook 2024 für Mac und Outlook 2021 für Mac. Schritte für Mac zu Purview Message Encryption enthält er nicht.

Verschlüsselung mit einem Microsoft 365 Personal- oder Family-Abonnement

Eine verbreitete Behauptung lautet, Verbraucherpläne könnten gar nicht verschlüsseln. Microsofts eigener Artikel sagt etwas anderes. Auf seiner Seite für persönliche und Family-Abonnements wird das Senden verschlüsselter E-Mails für Outlook.com und das neue Outlook für Windows beschrieben. So gehen Sie vor:

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht.
2. Wählen Sie das Menü Optionen aus.
3. Wählen Sie Verschlüsseln aus und anschließend Verschlüsseln oder Weiterleiten nicht zulassen.
4. Um die Verschlüsselung zu entfernen, wählen Sie Keine Berechtigungen festgelegt aus.

Laut Microsoft verhalten sich die Optionen wie folgt:

• Weiterleiten nicht zulassen. Die Nachricht bleibt innerhalb von Microsoft 365 verschlüsselt und kann nicht kopiert oder weitergeleitet werden. Anlagen in Word, Excel und PowerPoint bleiben nach dem Herunterladen verschlüsselt. PDFs und Bilder können unverschlüsselt heruntergeladen werden.
• Verschlüsseln. Die Nachricht bleibt innerhalb von Microsoft 365 verschlüsselt. Empfänger mit Outlook.com- oder Microsoft 365-Konten können Anlagen unverschlüsselt herunterladen.
• Keine Berechtigungen festgelegt. Die Standardeinstellung, nur mit TLS.

Empfänger können diese Nachrichten im neuen Outlook, in Outlook für Mac, Outlook.com oder in der Outlook-App für Mobilgeräte lesen. Personen mit E-Mail-Apps von Drittanbietern erhalten eine E-Mail mit Anleitung und melden sich mit einem Microsoft-Konto an. Google- und Yahoo-Nutzer können sich mit diesem Konto anmelden oder einen temporären Passcode verwenden. Nutzer anderer Anbieter, Microsoft nennt Comcast und AOL als Beispiele, verwenden einen temporären Passcode, der per E-Mail gesendet wird. Anlagen lassen sich über das Portal für Office Message Encryption im Browser anzeigen.

Was Ihr Empfänger sieht

Weisen Sie Ihre Empfänger darauf hin, dass etwas ungewöhnlich wirkt. Ein Empfänger bei Gmail sieht Ihre Nachricht nicht wie eine normale im Posteingang. Er sieht einen Hinweis mit einem Link, meldet sich an oder gibt einen Passcode ein und liest Ihre Nachricht im Browser.

Die FAQ von Microsoft zu Message Encryption enthält einige nützliche Details.

• Interne und externe Empfänger können verschlüsselte E-Mails in Outlook für Windows, Outlook für Mac, Outlook im Web, Outlook für Android und Outlook für iOS oder über ein Webportal empfangen, unabhängig von der Organisation. Das Portal erfordert keinen separaten Download.
• Die Größenbeschränkungen unterscheiden sich je nach Seite. Die FAQ zu Message Encryption nennt 25 MB einschließlich Anlagen, während die Seite zu den Exchange Online-Limits 100 MB für Purview Message Encryption und 25 MB für das veraltete OME angibt. Prüfen Sie vor dem Versand einer großen Datei den aktuellen Wert auf der Seite Exchange Online-Limits.
• Jeder Dateityp lässt sich anhängen, der Schutz gilt aber nur für unterstützte Formate. Office-Formate wie docx, xlsx und pptx werden standardmäßig verschlüsselt. Die alten Formate aus den Versionen 97 bis 2003 werden nicht unterstützt. Die PDF-Verschlüsselung ist standardmäßig deaktiviert. Ein Administrator aktiviert sie mit Set-IRMConfiguration -EnablePdfEncryption $true.
• Cloudanlagen aus SharePoint und OneDrive werden nicht unterstützt. Verschlüsselt wird nur die E-Mail-Nachricht.
• Empfänger können sich weiterhin am Portal anmelden, solange die Organisation des Absenders aktiv ist und die Nachricht nicht abläuft.

Wenn die E-Mail mit dem Passcode nicht ankommt, empfiehlt Microsoft, den Ordner für unerwünschte E-Mails zu prüfen, da DKIM- und DMARC-Einstellungen dazu führen können, dass diese E-Mails als Spam gefiltert werden. Prüfen Sie außerdem die Quarantäne im Microsoft Purview-Portal, da E-Mails mit Passcode beim ersten Versand häufig in Quarantäne landen. Informieren Sie Ihre Empfänger, bevor Sie die erste Nachricht senden.

Lizenzierung: Warum die Schaltfläche fehlen kann

Wenn Sie „Verschlüsseln“ nicht finden, gehen Sie die folgenden Prüfungen der Reihe nach durch.

1. Welches Outlook verwenden Sie? Für Personal- und Family-Abonnenten gibt es dokumentierte Unterstützung in Outlook.com und im neuen Outlook für Windows. Andere Versionen zeigen unter Umständen andere Optionen an.
2. Welches Abonnement? Für Geschäfts- oder Schulkonten sind laut der FAQ zur Nachrichtenverschlüsselung Office 365 Enterprise E3 und E5, Microsoft 365 Enterprise E3 und E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 A1, A3 und A5 sowie Office 365 Government G3 und G5 enthalten. Azure Information Protection Plan 1 lässt sich zu Exchange Plan 1, Exchange Plan 2, Office 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard oder Office 365 Enterprise E1 hinzufügen. Jeder Benutzer, der die Funktion nutzt, benötigt eine Lizenz für die Nachrichtenverschlüsselung.
3. Ist der Mandant bereit? Laut FAQ muss AD RMS zuerst zu Azure Information Protection migriert werden. Exchange Online mit AD RMS kann diese Funktionen nicht aktivieren.
4. Hat der Administrator etwas geändert? Microsofts Seiten zeigen für S/MIME Optionen, die durch eine Richtlinie ausgegraut sind. Fragen Sie deshalb die IT, ob die Verschlüsselung zentral gesteuert wird.

Administratoren nehmen Benutzern die Entscheidung oft mit Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Purview ab. Microsoft weist darauf hin, dass eine Bezeichnung allein nicht einschränkt, was Empfänger tun können. Kombinieren Sie eine Bezeichnung dafür mit Verschlüsselung oder IRM.

Häufige Fehler

• An die falsche Person gesendet. Die Verschlüsselung schützt den Inhalt vor Außenstehenden, nicht vor einem Tippfehler im Feld „An“. Prüfen Sie die Empfänger deshalb zuerst.
• Erwarten, dass Verschlüsseln die Weiterleitung stoppt. Verwenden Sie dafür „Weiterleitung nicht zulassen“. Denken Sie daran, dass Microsoft zufolge PDFs und Bilder weiterhin unverschlüsselt heruntergeladen werden können.
• Datei > Verschlüsseln in einer betroffenen Version vertrauen. Verwenden Sie Optionen, Verschlüsseln und aktualisieren Sie Microsoft 365 Apps.
• S/MIME zusätzlich zu Purview anwenden. Microsoft empfiehlt, zuerst die S/MIME-Signatur oder -Verschlüsselung zu entfernen.
• Eine große oder nicht unterstützte Datei anhängen. Prüfen Sie zuerst das Größenlimit. Denken Sie außerdem daran, dass SharePoint- oder OneDrive-Links nicht durch die Nachrichtenverschlüsselung abgedeckt sind.
• Den Empfänger nicht informieren. Die erste verschlüsselte E-Mail wirkt auf viele Menschen wie eine Phishing-Mail. Schicken Sie vorab auf einem anderen Weg eine kurze Information.

Weiterführende Themen

• Warum die Schaltfläche „Verschlüsseln“ fehlt. Prüfen Sie zuerst das Abonnement und die Outlook-Version und beziehen Sie dann Ihren Administrator ein.
• S/MIME-Einrichtung und Zertifikate. Klären Sie, woher Ihr Unternehmen digitale IDs bezieht und wer sie bereitstellt.
• Vertraulichkeitsbezeichnungen, die automatisch verschlüsseln. Administratoren können Verschlüsselung über eine Bezeichnung anwenden, sodass Benutzer nichts auswählen müssen.
• So öffnen Empfänger geschützte Nachrichten. Testen Sie eine Nachricht an eine Gmail-Adresse und eine an eine Outlook-Adresse, damit Sie beide Erfahrungen kennen.

Nächster Schritt

Senden Sie eine Testnachricht an sich selbst an eine private Adresse. Verwenden Sie Optionen, Verschlüsseln, Weiterleitung nicht zulassen, und öffnen Sie sie so, wie es ein Kunde tun würde. Wenn Sie die Verschlüsselung von E-Mails in Outlook aus Sicht des Empfängers einmal gesehen haben, wissen Sie, was Sie erklären müssen, bevor Sie sensible Inhalte versenden.