Як зашифрувати електронний лист в Outlook: Purview, S/MIME і «Не пересилати»

By Mirko Peters · 2026-11-12

Як зашифрувати електронний лист в Outlook за допомогою Purview Message Encryption або S/MIME: кроки для кожної версії, що бачать одержувачі та що перевірити, якщо немає кнопки «Шифрувати».

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Щоб зашифрувати лист в Outlook, створіть новий лист, виберіть Параметри, потім Шифрувати, і перед надсиланням оберіть Шифрувати або Не пересилати. Так працює Microsoft Purview Message Encryption. Якщо ваша компанія видала цифрові ідентифікатори, можна натомість використати S/MIME. Ця стаття призначена для користувачів Outlook, яким потрібно надіслати конфіденційну інформацію, а також для адміністраторів, які отримують запитання «чому на моєму екрані немає кнопки „Шифрувати“?». Вона охоплює обидва методи, відмінності між версіями, що побачить ваш одержувач, і спосіб виправити відсутню кнопку.

Головне

• В Outlook є два реальні способи зашифрувати лист: Microsoft Purview Message Encryption («Параметри», потім «Шифрувати») і S/MIME, для якого на вашому комп'ютері потрібен цифровий ідентифікатор.
• «Шифрувати» зберігає захист листа, але дозволяє пересилання всередині сервісу; «Не пересилати» також блокує копіювання, друк і пересилання.
• Передплатники Microsoft 365 Personal і Family можуть надсилати листи «Шифрувати» та «Не пересилати» з Outlook.com і нового Outlook для Windows.
• Одержувачі в інших поштових сервісах отримують посилання на портал і входять за обліковим записом Microsoft, Google або Yahoo або використовують одноразовий код доступу.
• Якщо кнопки «Шифрувати» немає, перевірте свою передплату, версію Outlook і налаштування адміністратора, перш ніж шукати обхідні шляхи.

Два способи шифрування: Purview Message Encryption і S/MIME

В Outlook є два основні методи, і працюють вони зовсім по-різному. Стаття Microsoft про захист електронних листів в Outlook порівнює їх.

Microsoft Purview Message Encryption шифрує лист через Microsoft 365. Одержувачі більшості версій Outlook можуть читати листи лише з шифруванням безпосередньо, а одержувачі в інших поштових сервісах отримують посилання на портал. Для цього потрібна відповідна передплата Microsoft 365, і ваша організація або обліковий запис мають це дозволяти. До цього типу належить і «Не пересилати»: він використовує Information Rights Management, щоб обмежити дії одержувача.

S/MIME використовує цифрові сертифікати. Потрібен цифровий ідентифікатор, перевірений третьою стороною і встановлений на вашому комп'ютері. Для шифрування потрібен відкритий сертифікат одержувача. Одержувачу потрібен поштовий застосунок, що підтримує S/MIME, і відповідний закритий ключ. Без цього ключа лист є нечитабельним текстом. Лише цифровий підпис доводить, хто надіслав лист і що його не змінили, а Microsoft зазначає, що вставлення підпису також шифрує лист.

Який вибрати? Для більшості людей, які надсилають листи клієнтам або партнерам, Purview Message Encryption простіше, бо нікому не потрібен сертифікат. S/MIME підходить компаніям, які вже мають процес роботи з сертифікатами. Звичайний TLS між поштовими серверами — це третій варіант: він шифрує з'єднання, а не саме повідомлення. Стаття Microsoft про персональні підписки називає його типовим варіантом, «No permission set», який використовує opportunistic TLS і не зберігає повідомлення зашифрованим після того, як воно потрапило до провайдера одержувача.

Як зашифрувати електронний лист у новому Outlook для Windows

Ці кроки взяті зі сторінки Microsoft про надсилання листів, зашифрованих за допомогою S/MIME або Purview.

З шифруванням повідомлень Purview

1. Напишіть повідомлення.
2. Виберіть Параметри, а потім Шифрувати.
3. Оберіть обмеження, наприклад Шифрувати або Заборонити пересилання.
4. Завершіть лист і натисніть Надіслати.

Microsoft повідомляє, що для Purview на вашому поштовому сервері потрібна ліцензія Office 365 Enterprise E3; в іншому разі вона пропонує S/MIME. Її FAQ щодо шифрування повідомлень перелічує й інші плани (див. розділ про ліцензування нижче). Ще одна деталь з тієї самої сторінки: не застосовуйте S/MIME до повідомлення, яке вже захищене Purview. Спочатку приберіть будь-які підписи або шифрування S/MIME.

З S/MIME для одного повідомлення

1. У повідомленні виберіть Параметри, а потім Додаткові параметри.
2. У розділі Параметри повідомлення виберіть Зашифрувати це повідомлення (S/MIME). Також можна вибрати Підписати це повідомлення цифровим підписом (S/MIME). Для запиту на підтвердження одержання потрібна опція цифрового підпису.
3. Виберіть OK.
4. Якщо Outlook не може перевірити, що всі одержувачі можуть розшифрувати повідомлення, з'явиться попередження. Можна надіслати все одно, видалити цих одержувачів або повторити перевірку.
5. Виберіть Надіслати.

Для зовнішніх одержувачів спочатку потрібно встановити їхній сертифікат на ваш комп'ютер.

З S/MIME для кожного повідомлення

Перейдіть до Параметри, Пошта, S/MIME. Виберіть Шифрувати вміст і вкладення для всіх повідомлень, які я надсилаю, а за бажанням також Додавати цифровий підпис до всіх повідомлень, які я надсилаю і Автоматично вибирати найкращий сертифікат для цифрового підпису. Це стосується нових повідомлень, відповідей і пересилання. У сторінці Microsoft з налаштування S/MIME зазначено, що новий Outlook не імпортує сертифікати автоматично, тож встановіть цифровий ідентифікатор вручну або попросіть адміністратора розгорнути його через політику. Якщо опція неактивна, її вимкнув адміністратор.

Класичний Outlook, веб-версія та Mac

Класичний Outlook для Windows. Працює такий шлях: Параметри, потім Шифрувати, потім Шифрувати або Заборонити пересилання. Microsoft описує відому проблему зі старішим маршрутом: у певному оновленні Microsoft 365 Apps (канал Current Channel, версія 2511) шифрування через Файл, Шифрувати призводило до того, що одержувачі класичного Outlook не могли відкрити повідомлення «Тільки шифрування» (Encrypt Only). У їхній області читання з'являлося повідомлення, що лист із обмеженим дозволом неможливо переглянути, і виникало вкладення message_v2.rpmsg. Microsoft вказує, що в пізніших збірках це виправлено. Її порада: оновіть Microsoft 365 Apps і використовуйте Параметри, Шифрувати.

Outlook у веб-версії. FAQ Microsoft називає Outlook у веб-версії клієнтом, який може створювати захищені повідомлення. Точного шляху в меню на сторінках, які я відкривав, немає. Шукайте команду Шифрувати в параметрах вікна створення листа, а якщо її немає, вважайте це питанням ліцензії або адміністрування, а не помилкою.

Outlook для Mac. Стаття Microsoft для Mac описує S/MIME і не згадує кнопку Purview.

1. Виберіть Outlook, потім Облікові записи. Оберіть обліковий запис, а потім Безпека.
2. У розділі Сертифікат виберіть свій сертифікат. Відображаються лише сертифікати з вашої зв'язки ключів Mac, які дійсні для підписування або шифрування.
3. Натисніть OK і закрийте діалогове вікно облікових записів.
4. У новому листі виберіть Показати більше елементів (трикрапку), потім S/MIME, потім Шифрувати за допомогою S/MIME. Якщо S/MIME немає в списку, додайте його на панель інструментів через Налаштовувана панель інструментів.

Вам також потрібна копія сертифіката кожного отримувача, збережена разом з його контактом в Outlook. Якщо отримувач є у вашому глобальному списку адрес Exchange, сертифікат публікується там і доступний автоматично. Стаття стосується Outlook для Microsoft 365 для Mac, Outlook 2024 для Mac і Outlook 2021 для Mac. Кроків для Mac щодо Purview Message Encryption у ній немає.

Шифрування з планом Microsoft 365 Personal або Family

Поширена думка, що споживчі плани взагалі не можуть шифрувати листи. Сама Microsoft каже інакше. На сторінці для особистих і сімейних підписок описано надсилання зашифрованих листів для Outlook.com і нового Outlook для Windows. Кроки такі:

1. Створіть новий лист.
2. Відкрийте стрічку Параметри.
3. Натисніть Шифрувати, а потім виберіть Шифрувати або Не пересилати.
4. Щоб вимкнути шифрування, виберіть Набір дозволів не встановлено.

За словами Microsoft, ці параметри працюють так:

• Не пересилати. Лист залишається зашифрованим у межах Microsoft 365 і його не можна копіювати чи пересилати. Вкладення Word, Excel і PowerPoint залишаються зашифрованими після завантаження. PDF-файли та зображення можна завантажити без шифрування.
• Шифрувати. Лист залишається зашифрованим у межах Microsoft 365. Отримувачі з обліковими записами Outlook.com або Microsoft 365 можуть завантажувати вкладення без шифрування.
• Набір дозволів не встановлено. Типовий варіант, лише TLS.

Отримувачі можуть читати такі листи в новому Outlook, Outlook для Mac, Outlook.com або мобільному застосунку Outlook. Користувачі сторонніх поштових застосунків отримують лист з інструкціями і входять через обліковий запис Microsoft. Користувачі Google і Yahoo можуть увійти через цей обліковий запис або скористатися тимчасовим кодом доступу, а користувачі інших провайдерів, як приклади Microsoft називає Comcast і AOL, використовують тимчасовий код, надісланий електронною поштою. Вкладення можна переглянути в браузері через портал Office Message Encryption.

Що бачить ваш отримувач

Попередьте людей, що їх чекає щось незвичне. Отримувач у Gmail не побачить вашого листа у вхідних, як звичайний. Він побачить повідомлення з посиланням, увійде в систему або введе код доступу і прочитає ваш лист у браузері.

У FAQ Microsoft щодо Message Encryption є кілька корисних деталей.

• Внутрішні та зовнішні отримувачі можуть отримувати зашифровані листи в Outlook для Windows, Outlook для Mac, Outlook в інтернеті, Outlook для Android і Outlook для iOS або через веб-портал, незалежно від організації. Портал не потребує окремого завантаження.
• Обмеження розміру різняться залежно від сторінки. У FAQ Message Encryption вказано 25 МБ разом із вкладеннями, тоді як сторінка обмежень Exchange Online зазначає 100 МБ для Purview Message Encryption і 25 МБ для застарілого OME. Перед надсиланням великого файлу перевірте поточне значення на сторінці обмежень Exchange Online.
• Можна прикріпити файл будь-якого типу, але захист застосовується лише до підтримуваних форматів. Формати Office, як-от docx, xlsx і pptx, шифруються за замовчуванням. Старі формати 97–2003 не підтримуються. Шифрування PDF за замовчуванням вимкнено, і адміністратор вмикає його командою Set-IRMConfiguration -EnablePdfEncryption $true.
• Хмарні вкладення з SharePoint і OneDrive не підтримуються. Зашифровано лише поштове повідомлення.
• Отримувачі можуть і надалі входити в портал, доки організація відправника активна і термін дії листа не минув.

Якщо лист з кодом доступу не надходить, Microsoft радить перевірити папку «Спам», адже параметри DKIM і DMARC можуть призвести до того, що такі листи відфільтровуються як спам, а також перевірити карантин у порталі Microsoft Purview, бо повідомлення з кодом доступу під час першого використання часто потрапляють у карантин. Попередьте отримувачів до того, як надішлете перший такий лист.

Ліцензування: чому кнопка може бути відсутня

Якщо ви не можете знайти кнопку «Шифрувати», пройдіть такі перевірки по черзі.

1. Який це Outlook? Передплатники Personal і Family мають задокументовану підтримку в Outlook.com і новому Outlook для Windows. В інших версіях можуть бути інші параметри.
2. Яка підписка? Для облікових записів робочих або навчальних закладів у FAQ щодо шифрування повідомлень до включених належать Office 365 Enterprise E3 і E5, Microsoft 365 Enterprise E3 і E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 A1, A3 і A5 та Office 365 Government G3 і G5. Azure Information Protection Plan 1 можна додати до Exchange Plan 1, Exchange Plan 2, Office 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard або Office 365 Enterprise E1. Кожному користувачеві, який отримує від цього користь, потрібна ліцензія на шифрування повідомлень.
3. Чи готовий клієнт? У FAQ сказано, що спочатку AD RMS потрібно перенести до Azure Information Protection. Exchange Online з AD RMS не може ввімкнути ці можливості.
4. Чи щось змінив адміністратор? На сторінках Microsoft для S/MIME показано параметри, недоступні через політику. Тож запитайте ІТ-відділ, чи шифрування керується централізовано.

Адміністратори часто воліють забрати це рішення в користувачів за допомогою міток конфіденційності у Microsoft Purview. Microsoft зазначає, що сама мітка не обмежує те, що можуть робити отримувачі. Для цього поєднуйте мітку із шифруванням або IRM.

Типові помилки

• Надсилання не тій людині. Шифрування захищає вміст від сторонніх, але не від помилки в полі «Кому». Спочатку перевірте отримувачів.
• Очікування, що шифрування зупинить пересилання. Для цього використовуйте «Не пересилати», і пам’ятайте, що, за словами Microsoft, PDF-файли та зображення все ще можна завантажити без шифрування.
• Довіра до «Файл, Зашифрувати» у проблемній збірці. Скористайтеся параметрами «Параметри», «Зашифрувати» та оновіть Microsoft 365 Apps.
• Застосування S/MIME поверх Purview. Microsoft радить спочатку вимкнути підписування або шифрування S/MIME.
• Вкладення великого або непідтримуваного файлу. Спочатку перевірте обмеження розміру, і пам’ятайте, що посилання на SharePoint або OneDrive шифруванням повідомлень не охоплюються.
• Не попередити отримувача. Перший зашифрований лист багатьом людям здається фішинговим. Надішліть коротке попередження іншим каналом.

Пов’язані теми для вивчення

• Чому немає кнопки «Зашифрувати». Почніть із підписки та версії Outlook, а потім залучіть адміністратора.
• Налаштування S/MIME і сертифікати. Дізнайтеся, де ваша компанія отримує цифрові посвідчення і хто їх розгортає.
• Мітки конфіденційності, які шифрують автоматично. Адміністратори можуть застосовувати шифрування за міткою, тож користувачам не потрібно нічого обирати.
• Як отримувачі відкривають захищені повідомлення. Надішліть одне повідомлення на адресу Gmail і одне на адресу Outlook, щоб знати обидва сценарії.

Наступний крок

Надішліть тестовий лист собі на особисту адресу. Скористайтеся параметрами «Параметри», «Зашифрувати», «Не пересилати» і відкрийте лист так, як його відкрив би клієнт. Коли ви побачите, як шифрування електронної пошти в Outlook виглядає з боку отримувача, ви будете знати, що пояснити, перш ніж надсилати будь-що конфіденційне.