Come cifrare le email in Outlook: Purview, S/MIME e Non inoltrare

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come cifrare le email in Outlook con Purview Message Encryption o S/MIME: passaggi per ogni versione, cosa vedono i destinatari e cosa controllare se manca Cifra.

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Per cifrare un'email in Outlook, avvia un nuovo messaggio, seleziona Opzioni, quindi Cifra, e scegli Cifra o Non inoltrare prima di inviare. In questo modo si utilizza Microsoft Purview Message Encryption. Se la tua azienda ha emesso degli ID digitali, puoi invece usare S/MIME. Questo articolo è rivolto agli utenti di Outlook che devono inviare contenuti riservati, e agli amministratori che si sentono chiedere "perché non c'è il pulsante Cifra sul mio schermo?" Illustra entrambi i metodi, le differenze tra le versioni, cosa vedrà il destinatario e come risolvere la mancanza del pulsante.

Punti chiave

• Outlook offre due modi effettivi per cifrare un messaggio: Microsoft Purview Message Encryption (Opzioni, quindi Cifra) e S/MIME, che richiede un ID digitale sul computer.
• Cifra mantiene il messaggio protetto ma consente l'inoltro all'interno del servizio; Non inoltrare blocca anche la copia, la stampa e l'inoltro.
• Gli abbonati Microsoft 365 Personale e Famiglia possono inviare messaggi Cifra e Non inoltrare da Outlook.com e dalla nuova Outlook per Windows.
• I destinatari che usano altri servizi di posta ricevono un link a un portale e accedono con un account Microsoft, Google o Yahoo oppure usano un passcode monouso.
• Se manca il pulsante Cifra, verifica l'abbonamento, la versione di Outlook e le impostazioni dell'amministratore prima di cercare soluzioni alternative.

Due modi per cifrare: Purview Message Encryption e S/MIME

Outlook offre due metodi principali, che funzionano in modo molto diverso. L'articolo Microsoft su come proteggere i messaggi di posta in Outlook li confronta.

Microsoft Purview Message Encryption cifra il messaggio tramite Microsoft 365. I destinatari che usano la maggior parte delle versioni di Outlook possono leggere direttamente i messaggi solo cifrati, mentre i destinatari di altri servizi di posta ricevono un link a un portale. Richiede un abbonamento Microsoft 365 idoneo e che l'organizzazione o l'account lo consentano. Non inoltrare rientra in questa famiglia: usa Information Rights Management per limitare ciò che il destinatario può fare.

S/MIME usa certificati digitali. Serve un ID digitale verificato da una terza parte e installato sul computer. Per cifrare occorre il certificato pubblico del destinatario. Il destinatario deve disporre di un'app di posta che supporti S/MIME e della chiave privata corrispondente. Senza quella chiave, il messaggio è solo testo illeggibile. La sola firma digitale dimostra chi ha inviato il messaggio e che non è stato modificato, e Microsoft precisa che l'inserimento di una firma cifra anche il messaggio.

Quale scegliere? Per la maggior parte delle persone che inviano messaggi a clienti o partner, Purview Message Encryption è più semplice, perché nessuno ha bisogno di un certificato. S/MIME si adatta alle aziende che gestiscono già un processo per i certificati. Il TLS semplice tra server di posta è un'altra cosa: cifra la connessione, non il messaggio. L'articolo di Microsoft sugli abbonamenti personali indica come predefinita l'impostazione «No permission set», che usa TLS opportunistico e non mantiene il messaggio cifrato una volta arrivato al provider del destinatario.

Come cifrare un messaggio di posta elettronica in il nuovo Outlook per Windows

Questi passaggi provengono dalla pagina di Microsoft su invio di messaggi cifrati con S/MIME o Purview.

Con Purview Message Encryption

1. Scrivi il messaggio.
2. Seleziona Opzioni, quindi Cifra.
3. Scegli una restrizione, ad esempio Cifra o Non inoltrare.
4. Completa il messaggio e seleziona Invia.

Microsoft afferma che Purview richiede una licenza Office 365 Enterprise E3 sul tuo server di posta; in caso contrario, indica S/MIME come alternativa. Le sue Domande frequenti su Message Encryption elencano altri piani (vedi la sezione sulle licenze più sotto). Un altro dettaglio della stessa pagina: non applicare S/MIME a un messaggio già protetto da Purview. Rimuovi prima eventuali firme o cifrature S/MIME.

Con S/MIME per un singolo messaggio

1. Nel messaggio, seleziona Opzioni, quindi Altre opzioni.
2. In Opzioni messaggio, seleziona Cifra questo messaggio (S/MIME). Puoi anche scegliere Firma digitalmente questo messaggio (S/MIME). Una richiesta di ricevuta richiede l'opzione di firma digitale.
3. Seleziona OK.
4. Se Outlook non riesce a verificare che tutti i destinatari possano decifrare il messaggio, compare un avviso. Puoi inviare comunque, rimuovere quei destinatari oppure ripetere la verifica.
5. Seleziona Invia.

Per i destinatari esterni, devi prima installare sul tuo computer il loro certificato.

Con S/MIME per tutti i messaggi

Vai su Impostazioni, Posta, S/MIME. Seleziona Cifra contenuto e allegati per tutti i messaggi che invio e, se vuoi, Aggiungi una firma digitale a tutti i messaggi che invio e Scegli automaticamente il certificato migliore per la firma digitale. Questa impostazione si applica a nuovi messaggi, risposte e inoltri. La pagina di Microsoft sulla configurazione di S/MIME precisa che il nuovo Outlook non importa automaticamente i certificati, quindi installa manualmente l'ID digitale oppure fallo distribuire dall'amministratore tramite criterio. Se un'opzione è disattivata, significa che l'amministratore l'ha disabilitata.

Outlook classico, web e Mac

Outlook classico per Windows. Il percorso funzionante è Opzioni, poi Cifra, poi Cifra oppure Non inoltrare. Microsoft documenta un problema noto con un percorso meno recente: in una determinata versione di Microsoft 365 Apps (canale corrente, versione 2511), cifrare tramite File, Cifra impediva ai destinatari di Outlook classico di aprire i messaggi solo cifrati. Il riquadro di lettura indicava che il messaggio con autorizzazioni limitate non poteva essere visualizzato, e compariva un allegato chiamato message_v2.rpmsg. Microsoft indica il problema come risolto nelle build successive. Il suo consiglio: aggiorna Microsoft 365 Apps e usa Opzioni, Cifra.

Outlook sul web. Le Domande frequenti di Microsoft includono Outlook sul web tra i client in grado di creare messaggi protetti. Il percorso esatto del menu non compare nelle pagine che ho consultato. Cerca il comando Cifra nelle opzioni della finestra di composizione e, se manca, considera la questione una verifica di licenza o di amministrazione, non un bug.

Outlook per Mac. L'articolo di Microsoft per Mac descrive S/MIME e non menziona un pulsante Purview.

1. Scegli Outlook, quindi Account. Seleziona l'account, quindi Sicurezza.
2. In Certificato, seleziona il tuo certificato. Compaiono solo i certificati presenti nel portachiavi del Mac che sono validi per la firma o la cifratura.
3. Scegli OK e chiudi la finestra Account.
4. In un nuovo messaggio, scegli Visualizza altri elementi (i puntini di sospensione), poi S/MIME, quindi Cifra con S/MIME. Se S/MIME non è elencato, aggiungilo alla barra degli strumenti con Barra degli strumenti personalizzabile.

Ti serve anche una copia del certificato di ogni destinatario, salvata con il suo contatto in Outlook. Se il destinatario si trova nella rubrica globale di Exchange, il certificato è pubblicato lì e disponibile automaticamente. L'articolo vale per Outlook per Microsoft 365 per Mac, Outlook 2024 per Mac e Outlook 2021 per Mac. Non fornisce i passaggi per Mac relativi a Purview Message Encryption.

Cifratura con un piano Microsoft 365 Personal o Family

Si sente dire spesso che i piani per utenti privati non permettono affatto la cifratura. L'articolo di Microsoft dice il contrario. Nella sua pagina dedicata agli abbonamenti personali e familiari, l'invio di messaggi cifrati è previsto per Outlook.com e per il nuovo Outlook per Windows. I passaggi:

1. Crea un nuovo messaggio.
2. Seleziona la scheda Opzioni.
3. Seleziona Cifra, quindi scegli Cifra oppure Non inoltrare.
4. Per rimuovere la cifratura, seleziona Nessun set di autorizzazioni.

Secondo Microsoft, le opzioni funzionano così:

• Non inoltrare. Il messaggio resta cifrato all'interno di Microsoft 365 e non può essere copiato né inoltrato. Gli allegati Word, Excel e PowerPoint restano cifrati dopo il download. I PDF e le immagini possono essere scaricati senza cifratura.
• Cifra. Il messaggio resta cifrato all'interno di Microsoft 365. I destinatari con account Outlook.com o Microsoft 365 possono scaricare gli allegati senza cifratura.
• Nessun set di autorizzazioni. L'impostazione predefinita, con solo TLS.

I destinatari possono leggere questi messaggi nel nuovo Outlook, in Outlook per Mac, in Outlook.com o nell'app Outlook per dispositivi mobili. Chi usa app di posta di terze parti riceve un'email con le istruzioni e accede con un account Microsoft. Gli utenti Google e Yahoo possono accedere con quell'account oppure usare un passcode temporaneo; gli utenti di altri provider, Microsoft cita Comcast e AOL come esempi, usano un passcode temporaneo inviato via email. Gli allegati possono essere visualizzati nel browser tramite il portale di Office Message Encryption.

Cosa vede il destinatario

Avvisa le persone che vedranno qualcosa di insolito. Un destinatario con Gmail non vedrà il messaggio nella casella di posta come un messaggio normale. Vedrà un avviso con un link, accederà o inserirà un passcode e leggerà il messaggio nel browser.

La FAQ di Microsoft su Message Encryption contiene alcuni dettagli utili.

• I destinatari interni ed esterni possono ricevere messaggi cifrati in Outlook per Windows, Outlook per Mac, Outlook sul web, Outlook per Android e Outlook per iOS, oppure tramite un portale web, indipendentemente dall'organizzazione. Il portale non richiede alcun download separato.
• I limiti di dimensione variano da pagina a pagina. La FAQ di Message Encryption indica 25 MB, allegati inclusi, mentre la pagina di Microsoft sui limiti di Exchange Online riporta 100 MB per Purview Message Encryption e 25 MB per il deprecato OME. Prima di inviare un file di grandi dimensioni, consulta la pagina dei limiti di Exchange Online per verificare il valore attuale.
• Si può allegare qualsiasi tipo di file, ma la protezione si applica solo ai formati supportati. I formati Office come docx, xlsx e pptx sono cifrati per impostazione predefinita. I vecchi formati 97-2003 non sono supportati. La cifratura dei PDF è disattivata per impostazione predefinita e un amministratore la attiva con Set-IRMConfiguration -EnablePdfEncryption $true.
• Gli allegati cloud da SharePoint e OneDrive non sono supportati. Viene cifrato solo il messaggio di posta.
• I destinatari possono continuare ad accedere al portale finché l'organizzazione del mittente è attiva e il messaggio non è impostato per scadere.

Se l'email con il passcode non arriva, Microsoft suggerisce di controllare la cartella della posta indesiderata, perché le impostazioni DKIM e DMARC possono far filtrare queste email come spam, e di controllare la quarantena nel portale Microsoft Purview, dato che i messaggi con passcode al primo invio finiscono spesso in quarantena. Avvisa i destinatari prima di inviare il primo messaggio.

Licenze: perché il pulsante potrebbe mancare

Se non trovi Cifra, esegui questi controlli in ordine.

1. Quale versione di Outlook stai usando? Gli abbonati Personal e Family hanno un supporto documentato in Outlook.com e nel nuovo Outlook per Windows. Le altre versioni possono mostrare opzioni diverse.
2. Quale abbonamento? Per gli account di lavoro o dell'istituto, le Domande frequenti sulla crittografia dei messaggi indicano come incluse Office 365 Enterprise E3 ed E5, Microsoft 365 Enterprise E3 ed E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 A1, A3 e A5, e Office 365 Government G3 e G5. Azure Information Protection Plan 1 può essere aggiunto a Exchange Plan 1, Exchange Plan 2, Office 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard o Office 365 Enterprise E1. Ogni utente che ne beneficia deve disporre di una licenza di crittografia dei messaggi.
3. Il tenant è pronto? Le Domande frequenti affermano che AD RMS deve prima essere migrato ad Azure Information Protection. Exchange Online con AD RMS non può abilitare queste funzionalità.
4. L'amministratore ha modificato qualcosa? Le pagine di Microsoft mostrano le opzioni di S/MIME disattivate dal criterio, quindi chiedi al reparto IT se la crittografia è gestita a livello centrale.

Spesso gli amministratori preferiscono sottrarre la decisione agli utenti tramite etichette di riservatezza in Microsoft Purview. Microsoft precisa che una sola etichetta non limita ciò che i destinatari possono fare. Per questo, abbina l'etichetta alla crittografia o a IRM.

Errori comuni

• Invio alla persona sbagliata. La crittografia protegge il contenuto dagli estranei, non da un errore di battitura nel campo A. Controlla prima i destinatari.
• Aspettarsi che Crittografa blocchi l'inoltro. Per questo serve Non inoltrare, e ricorda che Microsoft afferma che PDF e immagini possono comunque essere scaricati senza crittografia.
• Affidarsi a File, Crittografa in una build interessata. Usa Opzioni, Crittografa e aggiorna Microsoft 365 Apps.
• Applicare S/MIME sopra Purview. Microsoft consiglia di rimuovere prima la firma o la crittografia S/MIME.
• Allegare un file di grandi dimensioni o non supportato. Verifica prima il limite di dimensione e ricorda che i collegamenti a SharePoint o OneDrive non sono coperti dalla crittografia dei messaggi.
• Non avvisare il destinatario. Il primo messaggio crittografato sembra un'email di phishing a molte persone. Invia un breve avviso tramite un altro canale.

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Prossimo passo

Invia un messaggio di prova a te stesso su un indirizzo personale. Usa Opzioni, Crittografa, Non inoltrare, e aprilo come lo farebbe un cliente. Una volta visto come appare la posta crittografata in Outlook dal lato del destinatario, saprai cosa spiegare prima di inviare qualsiasi contenuto sensibile.