دليل المبتدئين للبدء مع SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-23

مرحباً بك في دليلك الشامل للمبتدئين في SharePoint. سواء كنت جديداً تماماً أو تحاول فك تشابك سنوات من الخرافات المتداولة في بيئة العمل، فهذا هو المكان المناسب للبدء. نشرح SharePoint بلغة بسيطة ونعرض كل خطوة بالتفصيل، دون الحاجة إلى شهادة تقنية أو مصطلحات رنانة أو استشارة قسم تقنية المعلومات في كل خطوة. ستتعرف على دور SharePoint في المؤسسات، وكيفية إنشاء أول موقع لك، وتنظيم الملفات، وضبط الأذونات، و

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

مرحباً بك في دليلك الشامل للمبتدئين في SharePoint. سواء كنت جديداً تماماً أو تحاول فك تشابك سنوات من الخرافات المتداولة في بيئة العمل، فهذا هو المكان المناسب للبدء. نشرح SharePoint بلغة بسيطة ونعرض كل خطوة بالتفصيل، دون الحاجة إلى شهادة تقنية أو مصطلحات رنانة أو استشارة قسم تقنية المعلومات في كل خطوة. ستتعرف على دور SharePoint في المؤسسات، وكيفية إنشاء أول موقع لك، وتنظيم الملفات، وضبط الأذونات، ورفع إنتاجيتك دون أن تقع في الارتباك. تابع القراءة، فالبدء مع SharePoint يمكن أن يكون سهلاً وخالياً من المتاعب عندما تتوفر لك الإرشادات الصحيحة وبعض النصائح العملية.

يرشدك هذا الدليل خلال كل مفهوم أساسي، ويوضح لك أساسيات الميزات الرئيسية، ويزودك بخطوات عملية تالية. إذا كنت تريد مساراً واضحاً من "لم أستخدم SharePoint من قبل" إلى "أنا قادر على ذلك!"، فأنت في المكان الصحيح. هيا نبدأ.

ما الذي يميز SharePoint؟

SharePoint هي منصة Microsoft القوية لتخزين المحتوى ومشاركته وتنظيمه. انطلقت قبل عشرين عاماً كنظام لإدارة المستندات، لكنها أصبحت اليوم العمود الفقري لبيئات العمل الرقمية الحديثة حول العالم. وسر تميزها؟ يجمع SharePoint بين مشاركة الملفات بسهولة، والتعاون في الوقت الفعلي، والتكامل الكامل مع Microsoft 365 في نظام واحد يتسع من الفرق الصغيرة إلى المؤسسات العالمية.

تلجأ الشركات إلى SharePoint لأنه مركز آمن ومشترك يعمل فيه الأشخاص معاً، من خلال التأليف المشترك للملفات، ومتابعة المشاريع، وإدارة المعلومات دون سلاسل لا تنتهي من رسائل البريد الإلكتروني أو فقدان المرفقات. ومرونته، من تخزين المستندات البسيط إلى مواقع الإنترانت الغنية، تجعله منصة شاملة للعمل الجماعي. إذا كنت تبحث عن منصة تجمع إدارة المحتوى والتعاون والتواصل، فإن SharePoint يتميز بين الخيارات ويحافظ على تزامن كل شيء مع نمو مؤسستك.

SharePoint Online مقابل SharePoint Server: أيهما يناسبك؟

قبل التعمق، عليك أن تعرف أي إصدار من SharePoint تستخدم. SharePoint Online خدمة سحابية مضمنة في اشتراكات Microsoft 365. كل شيء موجود على خوادم Microsoft، لذلك لا داعي للقلق بشأن تثبيت البرامج أو صيانة الخوادم أو التحديثات. وهو مثالي إذا كان فريقك يريد وصولاً بسيطاً من أي مكان ويحتاج إلى تكامل سلس مع تطبيقات مثل Teams وOutlook وOneDrive. تصل التحديثات تلقائياً، فتحصل دائماً على أحدث الميزات وتصحيحات الأمان.

أما SharePoint Server فيُثبَّت ويُدار على الأجهزة الخاصة بمؤسستك، وهو الإصدار التقليدي المحلي. يمنح هذا الخيار أقسام تقنية المعلومات مزيداً من التحكم في التخصيصات وتخزين البيانات والأمان، لكنه يتطلب جهداً أكبر في الصيانة والترقية. أنت هنا صاحب القرار، وهو ما تفضله بعض القطاعات الخاضعة للتنظيم أو المؤسسات الكبيرة، خاصة تلك التي تملك قواعد امتثال صارمة.

بالنسبة لمعظم المؤسسات اليوم، ولا سيما تلك التي تسعى إلى تبسيط عملياتها وخفض التكاليف ودعم العمل عن بُعد أو العمل الهجين، يُعد SharePoint Online الخيار الأول. فهو متصل دائماً ببقية منظومة Microsoft 365 ويتكيف مع نمو مؤسستك. ومع ذلك، إذا احتاجت شركتك إلى حلول مخصصة أو تحكم كامل، أو لم ترغب في الانتقال إلى السحابة بعد، فقد يظل SharePoint Server هو الخيار المناسب. إن فهم الإصدار الذي يناسب احتياجات مؤسستك سيحدد مسار عملك في SharePoint بالكامل منذ البداية.

البدء مع مواقع SharePoint

يبدأ بناء أساسك في SharePoint بالمواقع. تخيّل موقع SharePoint كنادٍ رقمي لفريقك، فهو المكان الذي يخزن فيه الفريق ملفاته، ويتابع مهامه، ويشارك تحديثاته، ويتعاون فيه كله في موقع رقمي واحد منظم. إن التعرف على المواقع هو الخطوة الأولى لكل مستخدم جديد في SharePoint.

لا يقتصر فهم المواقع على النقر على "موقع جديد". فالمواقع تتعلق بالبنية، أي استخدام مساحات عمل تجعل المعلومات سهلة الوصول إليها والتعاون حولها وتنظيمها. في هذا القسم، سنناقش ماهية موقع SharePoint، ونشرح عناصره الأساسية (مثل مكتبات المستندات والقوائم)، ونرشدك إلى الخطوات العملية الأولى لتشغيل موقعك. هل أنت مستعد لإنشاء مساحة يرغب فريقك فعلاً في استخدامها؟ هيا نبدأ.

ما هو موقع SharePoint وكيف تنشئه؟

موقع SharePoint هو مساحة مخصصة تتشارك فيها الفرق والأقسام أو المشاريع المعلومات وتخزّنها. يشبه الأمر مكتباً افتراضياً يضم كل شيء في مكانه المناسب، من مستندات وقوائم وإعلانات وتقاويم وغيرها. يمكنكم استخدام موقع SharePoint كمركز لإدارة مشروع، أو كإنترانت لقسم معيّن، أو كمكان مركزي لسياسات الشركة.

لإنشاء موقع، اختاروا من بين قوالب مثل "Team site" (لموقع العمل الجماعي) أو "Communication site" (لموقع نشر المعلومات). ما عليكم سوى النقر على "Create site" في SharePoint Online، ثم تسمية الموقع، وتحديد إعدادات الخصوصية، واختيار القالب. يحصل كل موقع على صفحته الرئيسية الخاصة ومكتبة مستندات وميزات قابلة للتخصيص. وبضع نقرات فقط تُهيّئون الأساس لعمل فريقكم، دون الحاجة إلى خبرة تقنية معقدة.

فهم المكتبات والقوائم في مواقع SharePoint

عند الدخول إلى موقع SharePoint، ستلاحظون وجود عنصرين أساسيين: مكتبات المستندات والقوائم. تُستخدم مكتبات المستندات لتخزين الملفات وتنظيمها ومشاركتها، مثل ملفات Word وجداول Excel وملفات PDF، ويمكن اعتبارها مجلدات مطوّرة تتضمن الأذونات وسجل الإصدارات وخصائص أخرى.

تُستخدم القوائم لتتبع البيانات المنظمة، بدءاً من المهام وجهات الاتصال وصولاً إلى المخزون وتذاكر الدعم الفني. تعمل القوائم كجداول بيانات مع خيارات قوية، مثل الأعمدة المخصصة والمرشحات والأتمتة والمشاركة بسهولة. إن إدراك الفرق بينهما يتيح لكم إدارة المستندات والبيانات دون تداخل أو فوضى، ويمهّد لتحقيق إنتاجية حقيقية منذ البداية.

إضافة مكتبة مستندات إلى موقع SharePoint

1. الانتقال إلى موقع SharePoint: انتقلوا إلى الصفحة الرئيسية للموقع وانقروا على رمز الإعدادات (الترس)، ثم اختاروا "Add an app" أو حدّدوا "New" > "Document library"، حسب إصدار SharePoint لديكم.
2. تسمية المكتبة: امنحوها اسماً واضحاً ومعبّراً، مثل "Project Plans" أو "HR Forms". فالاسم الجيد يساعد جميع أعضاء الفريق على معرفة ما يُحفظ في كل مكان فوراً.
3. تحديد الأذونات: قرّروا منذ البداية من يمكنه عرض هذه المكتبة أو تحريرها. يمكنكم منح الأذونات لمستخدمين أو مجموعات محددة للحفاظ على أمان الملفات الحساسة، مع إبقاء الملفات العامة متاحة للفريق.
4. إنشاء مجلدات أولية: أنشئوا مجلدات أولية عند الحاجة، مثل "2024 Invoices" أو "Team Photos". فالتنظيم منذ اليوم الأول يوفّر عليكم المشكلات لاحقاً.
5. تخصيص الإعدادات: اضبطوا إعدادات الإصدارات وأعراف التسمية، وتحديد من يتلقى الإشعارات عند تغيير الملفات. يسهّل تخصيص المكتبة إدارتها مع نمو احتياجاتكم.

بعد الإعداد، تصبحون جاهزين لرفع الملفات والبدء بالتعاون، دون عوائق، بل بعمل جماعي سلس منذ اليوم الأول.

كيفية رفع الملفات وتنظيمها في مكتبات SharePoint

1. رفع الملفات: اسحبوا ملفاً واحداً أو عدة ملفات وأفلتوها مباشرة داخل مكتبة المستندات، أو استخدموا زر "Upload" لاختيار الملفات والمجلدات مباشرة من جهاز الكمبيوتر. نصيحة سريعة: الرفع الجماعي فعّال جداً، فما عليكم سوى تحديد عدة ملفات وإفلاتها دفعة واحدة.
2. إنشاء المجلدات واستخدامها: أنشئوا مجلدات لتجميع الملفات ذات الصلة، مثل مراحل المشروع أو الفرق أو السنوات. لكن لا تبالغوا في عدد المجلدات، فالمستويات الكثيرة تُفضي سريعاً إلى الفوضى.
3. إضافة البيانات الوصفية: استخدموا الأعمدة (مثل "Status" أو "Owner" أو "Due Date") لوسم الملفات. تُعد البيانات الوصفية سلاحكم السري للفرز والتجميع والتصفية، وتجعل العثور على الملف المناسب أمراً سهلاً، حتى بعد سنوات من عمليات الرفع.
4. التنظيم المنتظم: راجعوا المحتوى ونظّموه باستمرار، ولا تنتظروا حتى تخرج الأمور عن السيطرة. انقلوا الملفات القديمة إلى مجلدات الأرشيف، ودمجوا النسخ المكررة، وراقبوا العناصر الأسرع نمواً.
5. الاستفادة من المرشحات والعروض: أنشئوا عروضاً ومرشحات مخصصة لإظهار ما يهم الآن فقط، فهذا يزيل الفوضى من العمل اليومي ويجعل مكتبة SharePoint أقرب إلى مجموعة أدوات منظمة جيداً منها إلى مستودع مزدحم.

إن تنظيم الملفات منذ البداية يجعل SharePoint أداة لتوفير الوقت، لا مجرد درج رقمي للفوضى. ومع نمو المكتبة، يصبح العمل الجماعي والعثور على الملفات أسهل.

نسخ الملفات والمجلدات ونقلها ومزامنتها

1. نسخ الملفات أو نقلها: حدّدوا الملف أو المجلد، ثم اختاروا خيار "Copy to" أو "Move to" من شريط الأدوات. ستظهر لوحة لاختيار الوجهة، سواء داخل المكتبة نفسها أو عبر مواقع SharePoint مختلفة. يفيد ذلك كثيراً عند إعادة التنظيم بعد إطلاق مشروع جديد أو عند الحفاظ على ترتيب المجلدات السنوية.
2. الإجراءات الجماعية: يمكنكم تحديد عدة ملفات ومجلدات دفعة واحدة لنقلها أو نسخها جماعياً، وهو أمر ضروري عند تنظيف مشاريع كاملة أو نقل المحتوى بين الفرق.
3. مزامنة المكتبات للوصول دون اتصال: هل تريد توفر الملفات على حاسوبك دون تنزيلها يدويًا في كل مرة؟ انقر على «مزامنة» في المكتبة، وستظهر الملفات في مستكشف Windows (أو Finder على نظام Mac) عبر OneDrive for Business. تتم مزامنة التغييرات التي تجريها أثناء العمل دون اتصال بمجرد عودتك إلى الاتصال.
4. سيناريوهات شائعة: استخدم «نقل إلى» لأرشفة ملفات العام الماضي أو لنسخ القوالب إلى مساحة عمل فريق جديدة. تجعل «مزامنة» مستندات ومجلدات SharePoint بنفس سهولة مجلدات سطح المكتب المعتادة، دون الحاجة إلى شبكة Wi-Fi لمواصلة الإنتاجية.

تحافظ هذه الميزات على نظافة مساحتك في SharePoint، وتساعد على تجنب التكرارات، وتتيح لك العمل بالطريقة التي تفضلها، متصلًا أو غير متصل.

التعاون الفوري مع SharePoint

لا يقتصر SharePoint على تخزين الملفات، بل صُمم لتعزيز العمل الجماعي الفعلي. يكمن السحر في أن يتمكن فريقك من العمل على المستندات معًا في الوقت الفعلي، دون انتظار انتهاء أحد الزملاء قبل أن تبدأ، ودون أن يتداخل أحد مع عمل الآخر. وعند إضافة التحكم في الإصدارات وقوالب المستندات والمشاركة السهلة، تحصل على وصفة للتعاون السلس حقًا.

في القسم التالي، سنتناول كيف ترفع التأليف المشترك الفوري وأدوات مثل سجل الإصدارات مستوى العمل الجماعي لديك. يساعد SharePoint الفرق على البقاء متزامنة، وتجنب الكتابة فوق البيانات عن طريق الخطأ، وتوحيد طريقة العمل معًا، سواء كنت تتعامل مع قوائم المهام اليومية أو التقارير ربع السنوية الكبيرة.

كيفية عمل التأليف المشترك الفوري في مكتبات مستندات SharePoint

يتيح SharePoint لعدة أشخاص تحرير المستند نفسه في Word أو Excel أو PowerPoint في الوقت ذاته، دون عناء معرفة «من لديه أحدث إصدار؟». عند وجود المستند في مكتبة SharePoint، افتحه إما في المتصفح أو في تطبيق سطح المكتب. يرى الجميع التحديثات مباشرة، مع وضوح أسماء زملائهم عليها.

يمكنك أيضًا إضافة تعليقات، واقتراح تغييرات، والتراجع عن التعديلات إذا خرجت الأمور عن السيطرة. يُفضّل استخدام التأليف المشترك مع الملفات بتنسيقات Microsoft 365. وبينما يعمل التحرير الفوري بسلاسة في معظم الأوقات، تجنب تحرير الفقرة نفسها التي يحررها زميل آخر للحفاظ على سير العمل بسلاسة. هل تريد معرفة المزيد عن العمل بذكاء عبر مجموعة Microsoft 365 بأكملها؟ اطّلع على هذا المرجع حول مطالبات Copilot الفعّالة لتطبيقات Microsoft 365 لرفع إنتاجيتك أكثر.

استخدام سجل الإصدارات وقوالب المستندات لتحسين التعاون

• تفعيل سجل الإصدارات واستخدامه: يتم تتبع كل تغيير تجريه في مكتبة مستندات SharePoint. انقر بزر الماوس الأيمن على الملف واختر «سجل الإصدارات» لمعرفة من غيّر ماذا، ومتى. يمكنك استعادة الإصدارات القديمة إذا احتجت إلى التراجع عن الأخطاء أو استعادة البيانات المفقودة.
• إنشاء قوالب المستندات وإعادة استخدامها: أنشئ قوالب للتقارير أو النماذج أو العروض التقديمية واحفظها في مكتبتك. يمكن لأي شخص يحتاج إلى إنشاء ملف جديد أن يبدأ من قالب موحّد، مما يوفر الوقت ويحافظ على توحيد التنسيقات.
• نصائح عملية للتعاون: شجّع فريقك على استخدام سجل الإصدارات لتجنب الكتابة فوق البيانات عن طريق الخطأ. استخدم القوالب لتسريع المهام الروتينية والتأكد من أن ملفات الجميع تتوافق مع معايير علامتك التجارية أو عملياتك.

بفضل هذه الميزات، يمكن لفريقك التحرير بثقة، وتقليل الوقت المستغرق في تصحيح خلط الإصدارات أو أخطاء التنسيق.

إدارة الوصول والأذونات في SharePoint

• فهم مستويات الأذونات: يتيح لك SharePoint التحكم في من يمكنه عرض المحتوى أو تحريره أو إدارته، من خلال تعيين مستويات أذونات مختلفة، مثل «قراءة» و«تحرير» و«تحكم كامل»، على المواقع أو المكتبات أو المجلدات أو الملفات الفردية.
• مشاركة المحتوى بأمان: استخدم زر «مشاركة» لإرسال الروابط إلى الزملاء أو الضيوف. حدد ما إذا كنت تريد منهم التحرير أو العرض فقط، وعيّن تواريخ انتهاء الصلاحية للمحتوى الحساس للغاية.
• تعيين الوصول إلى المجموعات: بدلًا من إدارة كل ملف على حدة، أنشئ مجموعات أو استخدم مجموعات موجودة (مثل «فريق الموارد البشرية» أو «المديرون») لمنح مجموعات من المستخدمين الأذونات المناسبة بسرعة. اجعل إدارة الوصول بسيطة، حتى مع تغيّر الفرق.
• المشاركة مع مستخدمين خارجيين (إذا كان مسموحًا): يمكن لـ SharePoint السماح للشركاء أو الموردين من خارج مؤسستك بالوصول إلى محتوى معين. تأكد فقط من اتباع نهج الأمان الخاصة بمؤسستك، واستخدم روابط الضيوف بحكمة.
• أفضل الممارسات لتحقيق التوازن بين التعاون والأمان: شارك فقط ما هو ضروري. راجع الأذونات بانتظام لمنع «تضخّم الأذونات». تبقى معلومات الأعمال الحساسة مقفلة بإحكام، بينما تبقى مساحات عمل الفرق مفتوحة حيثما يكون ذلك مناسبًا. هل تريد معرفة كيف يُحسّن الحوكمة أمانَ الفرق ومساءلتها؟ اطّلع على هذا الشرح المعمّق لحوكمة Microsoft Teams، فكثير من هذه المبادئ تنطبق على SharePoint أيضًا.

يُبقي إعداد الأذونات الصحيح معلوماتك خاصة ويقلّل الفوضى إلى الحد الأدنى، فيعمل فريقك بكفاءة أكبر دون مخاطر أمنية أو تسريبات غير مقصودة.

استخدام بحث SharePoint للعثور على ما تحتاجه

• استخدم شريط البحث: يوجد في أعلى كل موقع SharePoint مربع بحث. ابدأ بكتابة الكلمات المفتاحية، وستظهر لك الملفات والمجلدات والمواقع أو الأشخاص بسرعة.
• طبّق عوامل التصفية: قلّص النتائج حسب نوع الملف أو تاريخ آخر تعديل أو الموقع، وهذا مفيد جدًا في البيئات الكبيرة التي تضم محتوى وفيرًا.
• استخدم الاستعلامات المتقدمة: إذا كنت تعرف مؤلف الملف أو وسمه، أو حتى عبارة واردة داخل المستند، فأضفها إلى مصطلحات البحث للحصول على نتائج دقيقة للغاية.
• احفظ العروض المخصصة: أنشئ عروضًا مخصصة في القوائم والمكتبات واحفظها كإشارات مرجعية لتتمكن من «ضبط» عمليات البحث المتكررة مسبقًا. بذلك يصبح ما تحتاجه الأكثر أهمية على بُعد نقرة واحدة.

مع هذه الأدوات والحيل، لن تشعر بالضياع في SharePoint أبدًا، حتى لو نما محتوى مؤسستك إلى آلاف الملفات.

تخطيط حوكمة SharePoint وبنية المواقع

لا يقتصر إعداد SharePoint الصحيح على تحديد مكان وضع الملفات. فتخطيط بنية المواقع والتنقل وسياسات الحوكمة مسبقًا يجعل النظام قابلاً للتوسع ويمنع الفوضى الرقمية لاحقًا. فمن دون خطة، تتراكم بسرعة فوضى المحتوى وثغرات الأمان.

يمهّد هذا القسم للقرارات الرئيسية المتعلقة بكيفية تجميع المواقع، وإدارة التنقل عبر مواقع المحور، وتعيين مالكي المحتوى لتحقيق المساءلة والامتثال. الأمر يتعلق بوضع أساس متين، تمامًا كوضع قواعد واضحة لورشة عمل منظمة. إذا سبق لك أن رأيت ما يحدث عندما يبدأ كل مشروع من صفحة بيضاء، فستدرك أن البنية والقواعد الواضحة طوق نجاة. للحصول على نظرة أوسع حول الحوكمة في التعاون الرقمي، اطّلع على هذا الدليل حول حوكمة Microsoft Teams، فكثير من الممارسات الذكية نفسها تنطبق هنا أيضًا.

كيفية تصميم هيكل مواقع SharePoint قابل للتوسع

1. جمّع المواقع حسب القسم أو المشروع أو الغرض: بدلًا من تشتيت المواقع في كل مكان، نظّمها منطقيًا حسب وحدة الأعمال أو المشروع أو الوظيفة الرئيسية. هذا يجعل التنقل أسهل للجميع.
2. استخدم مواقع المحور لتحقيق الاتساق من الأعلى إلى الأسفل: اربط المواقع ذات الصلة بمحور «واحد» بحيث يبقى الهوية البصرية والتنقل والأذونات متسقة. تربط المحاور الجهود المتفرقة للمستخدمين والمسؤولين على حد سواء.
3. خطّط لتنقل بسيط وقابل للتنبؤ: أبقِ قوائم المواقع قليلة المستويات وسهلة الفهم. استخدم أسماء واضحة واحرص على تقليل عدد النقرات اللازمة للوصول إلى المحتوى المهم.
4. وثّق البنية: أنشئ خريطة أو مخططًا انسيابيًا بسيطًا (واستخدمه فعلًا)، ليعرف أنت والآخرون دائمًا أين توجد الأمور وكيف ترتبط المواقع ببعضها.
5. امنع تكاثر المواقع: اشترط تقديم طلبات أو اعتماد أساسي لإنشاء مواقع جديدة، ولا تترك كل فريق يُنشئ موقعًا جديدًا وفق هواه.

هل تبحث عن أفكار لحوكمة المساحات الرقمية؟ إليك طريقة تعامل Microsoft Teams مع الأمر، فالدروس نفسها تُبقي SharePoint منظمًا.

تحديد ملكية المحتوى وسياسات الاستبقاء منذ اليوم الأول

• عيّن مالكي المواقع: يحتاج كل موقع ومكتبة إلى شخص محدد يُرجع إليه في الأسئلة والصيانة والاعتمادات.
• حدّد مالكي المستندات: وثّق من المسؤول عن كل ملف أو مجلد مهم، خاصة تلك المرتبطة بالامتثال أو بالجوانب القانونية.
• اضبط تسميات الاستبقاء: استخدم الأدوات المدمجة للاحتفاظ بالمحتوى أو أرشفته أو حذفه تلقائيًا بعد فترة محددة، فذلك يقلل الفوضى ويلبي المتطلبات التنظيمية.
• ارسم نماذج أولية لسياسات مبكرًا: حتى السياسات البسيطة المتعلقة بمدة الاحتفاظ بملفات المشروع تمنع الالتباس لاحقًا.
• راجع الملكية والسياسات بانتظام: تحقّق من الملكيات وقواعد الاستبقاء كل ربع سنة، أو بعد التغييرات الكبيرة في الموظفين. للاطلاع على التفاصيل، يشرح دليل حوكمة Teams هذا سبب أهمية دورات المراجعة.

تساعد هذه العادات على الحفاظ على موقع SharePoint منظّم ومتوافق مع المتطلبات، ويستطيع التوسع مع نمو فريقك أو عملك.

تخصيص SharePoint لتعزيز الإنتاجية الشخصية والجماعية

لا يُعد SharePoint أداة تخزين “تناسب الجميع”، إذ يمكنك تشكيله بما يتوافق مع طريقة عمل فريقك وأسلوبك الشخصي. فالصفحات المخصصة، ومنشورات الأخبار، والإشعارات تحوّل SharePoint الأساسي إلى أداة حيّة تُبقي فريقك متفاعلاً ومنظّماً.

في الأقسام القادمة، ستتعرّف على كيفية إنشاء صفحات جذابة، ومشاركة التحديثات، وإعداد تنبيهات للتغييرات المهمة، واستخدام عوامل التصفية أو العروض المخصصة في سير عملك اليومي. تتجاوز هذه الأدوات المحسّنة للإنتاجية الأساسيات، وتساعد المستخدمين والمسؤولين على حد سواء على الاستفادة القصوى من كل موقع SharePoint.

إنشاء الصفحات ومنشورات الأخبار لإشراك فريقك

1. أنشئ صفحة جديدة أو منشور أخبار: انقر فوق “جديد” واختر “صفحة” أو “منشور أخبار” من الصفحة الرئيسية لموقعك. اختر تخطيطاً لبدء إنشاء تحديثات أو مراكز بصرية جذابة.
2. خصّصها باستخدام أدوات الويب: أضف أقساماً للنصوص والصور والتقاويم وروابط المستندات أو أدوات مخصصة، وتُسمّى “أدوات الويب”، لعرض المعلومات بالطريقة التي يفضّلها جمهورك.
3. اجعلها مميزة: استخدم الصور والبانرات والألوان بما يتماشى مع أسلوب فريقك أو هويته البصرية. فالعناصر المرئية لا تبدو جذابة فحسب، بل تساعد أيضاً على إبراز الإعلانات المهمة.
4. تواصل بشكل متسق: استخدم منشورات الأخبار لتحديثات المشاريع والإنجازات أو تغييرات السياسات، لتكون سهلة المتابعة للجميع بنظرة سريعة.
5. أتمتة قياس التفاعل: هل تسعى إلى تطوير تواصلك عبر Microsoft 365؟ فكّر في استراتيجيات النشرات الإخبارية. اطّلع على هذا الدليل حول النشرات الإخبارية الداخلية باستخدام Outlook للحصول على نصائح حول رسائل مخصصة وموجّهة تحمل هويتك.

من خلال تخصيص الصفحات والأخبار، ستمنح فريقك سبباً للبدء بيومه في SharePoint، والاطلاع فعلاً على المستجدات.

ابقَ منظّماً باستخدام التنبيهات وعوامل التصفية والعروض الشخصية

1. إعداد تنبيهات البريد الإلكتروني: احصل على إشعار عند تغيّر الملفات في مكتبة، أو عند إضافة شخص عنصراً جديداً إلى قائمتك. ستكون أول من يعلم عندما يكون الأمر مهماً.
2. إنشاء عروض مخصصة: خصّص القوائم أو المكتبات لعرض ما تحتاجه فقط، مثل “مهامي” أو “المستندات العاجلة” أو “تحديثات هذا الأسبوع”. ضع إشارة مرجعية على هذه العروض للوصول السريع إليها.
3. استخدم عوامل التصفية للتركيز: طبّق عوامل تصفية الأعمدة لتحديد حالات أو مالكين أو مواعيد نهائية بعينها. تحمي عوامل التصفية من الغرق في معلومات غير ذات صلة.
4. تابع المحتوى المهم: ضع علامة “متابَع” على المستندات أو القوائم الحرجة ليتم تثبيتها في صفحتك الرئيسية في SharePoint للوصول السريع.
5. اجمع الميزات لتحقيق أقصى إنتاجية: التنبيهات + العروض المخصصة + عوامل التصفية = معلومات في متناول يدك، متى احتجت إليها وبالطريقة التي تحتاجها.

حوّل SharePoint إلى مركز قيادتك الشخصي، لا مجرد مستودع للتخزين. تساعدك هذه الأدوات على البقاء متقدماً طوال اليوم.

أتمتة سير العمل البسيط في SharePoint باستخدام Power Platform

تخيّل أن مهام SharePoint المتكررة تُنجز تلقائياً بينما تركّز على ما هو أهم حقاً. مع Microsoft Power Platform، ولا سيما Power Automate وPower Apps، يمكن حتى للمبتدئين بناء سير عمل بسيط دون كتابة أكواد، يوفّر الوقت ويقلّل الالتباس.

يقدّم هذا القسم أساسيات الأتمتة: تفعيل الإشعارات، وإنشاء نماذج سهلة الاستخدام، وبدء الموافقات لحظة رفع أي ملف. إذا كنت مستعداً للانتقال من تتبّع الحالات يدوياً إلى أتمتة المهام اليومية، فتابع القراءة للاطلاع على مكاسب تمهيدية سهلة. وللاطلاع على كيفية مساهمة الحوكمة واسعة النطاق وأتمتة العمليات في الحفاظ على منصات التعاون منظّمة، اطّلع على هذا المرجع حول انتشار Microsoft Teams وPower Platform.

البدء باستخدام Power Automate لمهام SharePoint

1. اختر قالب أتمتة: افتح Power Automate (flow.microsoft.com) وابحث عن قوالب SharePoint مثل “Send an email when a new file is added.” ابدأ بالتدفقات الجاهزة لتوفير الوقت.
2. اربط الموقع والمكتبة: وجّه القالب إلى موقع SharePoint والمكتبة الخاصة بك. لا حاجة لكتابة أي شيفرة، فكل ما تحتاجه بضع نقرات لربط الحقول والمستلمين.
3. خصّص القواعد والمستلمين: عدّل المشغّلات (مثل ملف جديد أو تحديث عنصر) ومن يتلقى الإشعار، كقادة الفرق أو مقدمي الطلبات أو المجموعة بأكملها.
4. مكاسب سريعة: أتمتة الموافقات على طلبات الإجازة، أو إرسال تذكيرات عند اقتراب المواعيد النهائية، أو نشر رسائل في Teams للتحديثات المهمة، كل ذلك دون كتابة أي سطر من الشيفرة.

ابدأ ببساطة، وسرعان ما ستتمكن من أتمتة كل تلك المهام التي تتمنى أن تتم تلقائيًا، لتعمل SharePoint لصالحك لا العكس.

إنشاء نماذج أساسية باستخدام Power Apps وMicrosoft Forms

1. أنشئ نماذج إدخال مخصصة: استخدم Power Apps لبناء نماذج سهلة الاستخدام مرتبطة بقوائم SharePoint الخاصة بك. اسحب الحقول وأفلتها للاستطلاعات أو تسجيلات الحضور أو الطلبات، فهي مناسبة تمامًا لغير المختصين بالتقنية.
2. جرّب Microsoft Forms للاستطلاعات السريعة: استخدم Microsoft Forms لجمع الملاحظات أو تقديم الطلبات، وتُرسل النتائج مباشرة إلى SharePoint أو Excel للمتابعة الفورية.
3. سيناريوهات نماذج شائعة: أنشئ طلبات دعم تقنية، وتتبّع طلبات الإجازات، وسجّل تسجيلات حضور الزوار، أو شغّل متتبعات حالة المشاريع، وكل ذلك باستخدام قوالب جاهزة.
4. تكامل سلس: تُطلق النماذج سير عمل في Power Automate أو تُحدّث قوائم SharePoint، فتصبح الردود قابلة للتنفيذ فورًا.

لا تقتصر النماذج على جمع المعلومات بكفاءة أكبر، بل تقلل أيضًا من عناء رسائل البريد الإلكتروني المرهقة والأوراق المنسية، فيبقى سير عمل فريقك حديثًا وسلسًا.

دليل المبتدئ إلى SharePoint: ما ستتعلمه وتتدرب عليه

• المهارات الأساسية التي اكتسبتها: أصبحت تفهم كيف تدير SharePoint إدارة المستندات ومشاركة الملفات والتعاون الجماعي على كل المستويات. وصرت قادرًا على إعداد المواقع والمكتبات والقوائم، والتعامل مع الأذونات باحترافية.
• الملفات والتعاون: يمكنك رفع الملفات وتنظيمها ومشاركتها، إضافةً إلى استخدام التحرير المشترك وسجل الإصدارات والقوالب لتحقيق عمل جماعي خالٍ من الأخطاء.
• التنقل والبحث: تعرف كيف تنظّم المواقع لتسهيل التنقل، وكيف تستخدم مواقع المحاور لتحقيق الوضوح، وكيف تبقي المعلومات متاحة بفضل أدوات البحث الذكية.
• الإنتاجية والتخصيص: أنت على دراية بتخصيص الصفحات ومنشورات الأخبار والتنبيهات والعروض الشخصية لتتوافق مع أسلوب عملك وفريقك الأمثل.
• الأتمتة والنماذج: خطوت خطواتك الأولى في Power Automate وPower Apps، وبدأت في تشغيل سير العمل وبناء نماذج تحقق مكاسب إنتاجية حقيقية.
• مسارات التعلم: استمر بعد ذلك في التدرب عبر بيئات الاختبار (Sandbox) والمشاريع الموجهة خطوة بخطوة ووحدات Microsoft Learn. لا تكتفِ بالقراءة، بل جرّب التنقل، وأنشئ مواقع تجريبية، واختبر أمثلة من الواقع العملي (كإنشاء نموذج طلب إجازة أو صفحة إعلانات للفريق).
• مصادر موصى بها: تُعد دورات Microsoft التدريبية حول SharePoint، ومنتديات المجتمع، وشروحات YouTube، والأدلة التي يقدمها الناشرون، مصادر قيّمة للغاية. وتذكّر أن المكاسب الصغيرة تتراكم بسرعة في SharePoint، فكل مهارة تفتح الباب لما بعدها.

إذا واصلت المحاولة وجرّبت الميزات الجديدة في حالات استخدام فعلية، ستصبح مؤهلاً للعمل في وقت قصير. وأفضل طريقة للنمو؟ التدرب، وطرح الأسئلة، ومواصلة استكشاف الأدوات الجديدة مع تطور SharePoint.

التدريب العملي والمشاريع الموجهة في SharePoint

• التدريب يصنع الإتقان: إن الاختبار في بيئات Sandbox أو موقع “الملعب” الخاص بك يساعدك على بناء الثقة دون التسبب في أي ضرر للمؤسسة.
• مصادر المشاريع الموجهة: استخدم المختبرات التفاعلية من Microsoft، أو مشاريع Sandbox في LinkedIn Learning، أو مشاريع التحديات المجتمعية عبر الإنترنت، لتكتسب خبرة عملية حقيقية.
• أفكار مشاريع: أنشئ موقعًا لتأهيل أعضاء الفريق الجدد، أو أتمت الموافقات على الملفات، أو أنشئ مركزًا لمشاركة الموارد، أو جرّب لوحة إعلانات رقمية للأخبار. فكلما طبّقت سيناريوهات تشبه عملك الفعلي، أتقنت الأداة أسرع.
• الجاهزية السريعة للعمل: امزج المشاريع الرسمية خطوة بخطوة مع مشكلات من عملك الفعلي، وأحضر تحدياتك الخاصة للتدرب عليها. ستنطلق بسرعة عندما تفرض عليك المسؤولية نفسها.

النقاط الرئيسية والدعم الإضافي لمبتدئي SharePoint

أوه! لقد غطّينا الكثير، لكنّك ما زلت في بداية الطريق. كل الخطوات الأساسية، من إعداد الموقع وإدارة الملفات إلى التعاون والتنظيم والأتمتة، أصبحت الآن في جعبتك. والخطوة التالية؟ طبّقها بفضول وصبر.

هل تحتاج إلى مساعدة، أو علقت في مشكلة، أو تريد أن ترى ما ينجح مع الآخرين؟ اطّلع على الأسئلة المتداولة، وتحقق من منتديات المجتمع، وانضم إلى مجتمعات التعلّم. دائماً هناك من يساعد، سواء من دورات Microsoft التعليمية، أو زملائك في العمل، أو عشّاق SharePoint المتحمسين الذين يحرصون على مشاركة حيلة مفيدة. وللمزيد حول كيف تُرسّخ الحوكمة التعاون وتُبقي الأمور تسير بسلاسة، راجع هذا الدليل حول حوكمة Microsoft Teams، فهذه الدروس لا تقل قيمة عند الحديث عن نجاح SharePoint.

الأسئلة المتداولة وموارد المجتمع

• كيف أعيد تعيين كلمة مرور SharePoint الخاصة بي؟ يتم ذلك عادةً عبر مسؤول Microsoft 365 في مؤسستك. ابحث عن رابط "نسيت كلمة المرور" أو اسأل فريق الدعم الفني في تقنية المعلومات.
• هل يمكنني مشاركة الملفات مع أشخاص خارج شركتي؟ نعم، إذا كان المسؤول يسمح بذلك. استخدم روابط الضيوف الآمنة للشركاء أو الموردين، ولكن تحقق دائماً من نهج الشركة أولاً.
• أين يمكنني العثور على المزيد من الدروس التعليمية والدعم؟ جرّب الوثائق الرسمية لـ SharePoint من Microsoft، ومقاطع الفيديو التعليمية على YouTube، والأسئلة المتبادلة بين الأقران في المنتديات التقنية مثل Microsoft Community أو مساحة SharePoint على Reddit.
• كيف أطلب ميزة جديدة أو أبلغ عن خلل؟ استخدم نظام تذاكر الدعم الفني الداخلي في مؤسستك، أو بالنسبة للملاحظات العامة، منتديات UserVoice أو Tech Community التابعة لـ Microsoft.
• تحتاج إلى يد العون؟ يمكن للدورات التدريبية بإشراف مدرب، وورش العمل عبر الإنترنت، وفعاليات مجموعات المستخدمين المحلية أن تساعدك على التعلّم المباشر أو اللحاق بما فاتك من خلال التسجيلات. وغالباً ما تكون المراجعات والشروحات العملية من مسؤولين ذوي خبرة أفضل من الوثائق الرسمية عند البحث عن نصائح تطبيقية.

عالم SharePoint ودود، ولستَ وحدك. سواء من خلال الزملاء أو الخبراء أو قاعدة المعرفة الضخمة لدى Microsoft، فإن إجابتك التالية لا تبعد عنك سوى نقرة واحدة.