تبسيط سير العمل القانوني: كيف تقلّص وكلاء الذكاء الاصطناعي في SharePoint أوقات مراجعة العقود

By Mirko Peters · 2026-08-28

مرحباً بعودتكم إلى مدونة البودكاست! إذا شعرتَ يوماً بالإرهاق من كمية الأوراق الهائلة المرتبطة بإدارة مؤسسة حديثة، فأنت بالتأكيد لست…

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

مرحباً بعودتكم إلى مدونة البودكاست! إذا شعرتَ يوماً بالإرهاق من كمية الأوراق الهائلة المرتبطة بإدارة مؤسسة حديثة، فأنت بالتأكيد لست وحدك. ظلّت العمليات القانونية وإدارة العقود تاريخياً نقاط اختناق: بطيئة ويدوية وعرضة للأخطاء البشرية. لكن بيئة العمل الرقمية تتغير بسرعة. فمن خلال دمج التقنيات الذكية مباشرةً في الأدوات التي يستخدمها فريقك يومياً، نشهد تطوراً كبيراً في طريقة صياغة الاتفاقيات والتفاوض عليها وتتبعها وتنفيذها.

في هذه التدوينة، سنتعمق في كيفية تسريع سير عملك القانوني بشكل كبير من خلال الاستفادة من الذكاء الاصطناعي داخل SharePoint وضمن منظومة Microsoft 365 الأوسع. سنستعرض التحديات الفعلية لإدارة العقود اليدوية، ونتعرف على حلول الذكاء الاصطناعي المحددة المتاحة ضمن منظومات Microsoft، ونفصّل استراتيجيات تطبيق عملية. وإذا أردتم التعمق أكثر في هذا الموضوع تحديداً، فلا تفوّتوا الحلقة ذات الصلة من البودكاست Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents، حيث نشرح هذه المفاهيم المعمارية وتحسينات وقت التشغيل بالتفصيل.

التحديات في إدارة العقود

أوجه عدم الكفاءة في العمليات اليدوية

إدارة العقود يدوياً تخلق عقبات كثيرة تُبطئ عملك وتزيد المخاطر. كثيراً ما تعتمد على أساليب قديمة مثل رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات، وهي أساليب تؤدي إلى الأخطاء وتُهدر الوقت. وفي غياب عمليات موحّدة، تصبح صياغة العقود واعتمادها غير متسقة. وقد تواجه صعوبة في تتبع المحطات الرئيسية للعقود أو في التعاون بفعالية مع فريقك. كما يمكن أن تؤدي الأخطاء في إدخال البيانات أو في التحكم بالإصدارات إلى خسائر مالية أو مشكلات قانونية.

إليك ملخصاً لأبرز أوجه عدم الكفاءة التي قد تواجهها:

قد تُنفق ما بين 25-40% من وقتك على مهام لا علاقة لها بالعمل القانوني، ما يقلل من الإنتاجية. وتبلغ تكلفة إعداد عقد أساسي نحو 7,000 دولار، بينما قد تصل تكلفة العقود المعقدة إلى 49,000 دولار. وتستغرق المراجعة اليدوية للمستند نحو 92 دقيقة، في حين يمكن للذكاء الاصطناعي أن يختصرها إلى 26 ثانية فقط. وقد تكلّف أوجه عدم الكفاءة هذه مؤسستك ملايين، وتتسبب في فقدان تتبع عقود مهمة.

صعوبات استخراج البيانات

استخراج المعلومات الأساسية من العقود دون أدوات الذكاء الاصطناعي قد يشبه البحث عن إبرة في كومة قش. فقد تكون عقودك مبعثرة في مواقع متعددة، أو محفوظة بتنسيقات مختلفة، أو بإصدارات عديدة دون تتبع واضح. ويجعل هذا الوضع من الصعب العثور بسرعة على بيانات حاسمة، مثل تواريخ الانتهاء وشروط الدفع.

بدون الذكاء الاصطناعي، تقضي وقتاً مفرطاً في المراجعة اليدوية للعقود للعثور على البنود ذات الصلة. ويُبطئ ذلك إدارة دورة حياة العقد، ويزيد احتمال إغفال تفاصيل مهمة أثناء الصياغة أو المراجعة.

مسائل الامتثال والمخاطر

تؤدي إدارة العقود اليدوية غالباً إلى تحديات في الامتثال وارتفاع المخاطر. فقد تفتقر إلى مركز موحّد لمراقبة أنشطة العقود، ما يقلل من رؤيتك لحالة الامتثال. وقد يتسبب ذلك في تفويت مواعيد التجديد أو نشوء نزاعات أو فرض غرامات. كما أن الاعتماد المفرط على العمليات اليدوية يزيد من الأخطاء البشرية وعدم الكفاءة.

• عدم الوفاء بالالتزامات القانونية والتنظيمية يخلق مخاطر امتثال كبيرة.
• محدودية الرؤية على العقود ترفع احتمال التأخير والنزاعات.
• غياب سير العمل الموحّد يزيد من التباين والمخاطر.
• التواصل المنعزل بين الإدارات قد يؤدي إلى تضارب في شروط العقود.

يساعدك إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي على التغلب على هذه التحديات من خلال أتمتة إدارة الامتثال وتوفير رؤية واضحة لبيانات العقود. كما يدعم فرقك القانونية وفرق الامتثال بعمليات تحقق آلية ووصول مركزي، مما يقلل المخاطر ويحسّن الدقة.

ملاحظة: يحوّل استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة دورة حياة العقود عقودك من مستندات ثابتة إلى مصادر حقيقة ديناميكية يمكن استجوابها. يسرّع هذا التحول عمليات الصياغة ومراجعة المستندات والموافقة، ويعزز الامتثال ويقلل الأخطاء.

من خلال معالجة هذه التحديات بالذكاء الاصطناعي، يمكنك تحسين الكفاءة وتقليل المخاطر واكتساب تحكم أفضل في عقودك طوال دورة حياتها.

حلول الذكاء الاصطناعي في Microsoft 365

SharePoint لإدارة المستندات

يُعد SharePoint أداة قوية لإدارة المستندات في Microsoft 365. يتيح لك تخزين العقود وتنظيمها وإدارتها بكفاءة. ومن خلال مكتبات المستندات المدمجة، يمكنك الوصول إلى جميع عقودك بسهولة من مكان واحد. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي تعزز إدارة المستندات:

من خلال الاستفادة من هذه الميزات، يمكنك تبسيط إدارة دورة حياة العقود في بيئات Microsoft. يقلل هذا التكامل الوقت المستغرق في البحث عن المستندات ويعزز التعاون بين أعضاء الفريق.

Teams لتعزيز التعاون

يعمل Microsoft Teams كمركز رئيسي للتعاون أثناء إدارة العقود. ويتضمن ميزات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تعزز العمل الجماعي والتواصل. فعلى سبيل المثال، يمكن لـ Teams إرسال إشعارات آلية بشأن المواعيد النهائية الحرجة للعقود والموافقات. وهذا يُبقي جميع أصحاب المصلحة على اطلاع فوري. فيما يلي بعض الميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تحسّن التعاون:

يستخدم Microsoft Teams أيضاً وكلاء أذكياء طُوّروا عبر Microsoft Copilot Studio. تعزز هذه الوكلاء سير العمل التعاوني من خلال التصرف نيابةً عن الأفراد والفرق. تغيّر هذه الإمكانية طريقة إدارتك للعقود، فتجعل العملية أكثر كفاءة وفعالية.

Power Automate لأتمتة سير العمل

تلعب Power Automate دوراً محورياً في أتمتة سير العمل المرتبط بإدارة العقود. وتستخدم AI Builder لتبسيط استخراج بيانات العقود ومعالجتها. يساعدك هذا التكامل على التعامل مع البيانات غير المهيكلة بكفاءة، مما يقلل الإدخال اليدوي والأخطاء. إليك كيفية تعزيز Power Automate لأتمتة سير العمل:

• تستخدم Power Automate تقنية AI Builder لأتمتة استخراج بيانات العقود ومعالجتها.
• يساعد هذا التكامل في التعامل مع البيانات غير المهيكلة بكفاءة، مما يقلل الإدخال اليدوي والأخطاء.
• تتيح إجراءات AI Builder تحديد الحقول الحرجة للبيانات واستخراجها من عقود الإيجار غير المهيكلة.
• تُحوَّل البيانات المستخرجة إلى تنسيق JSON منظم لتسهيل معالجتها.
• تقلل الأتمتة الحاجة إلى الإشراف اليدوي، مما يتيح للفرق التركيز على الاستثناءات التي يحددها النظام.

لتطبيق ذلك، يمكنك إنشاء قالب عملية للعقود لضمان الاتساق في استخراج البيانات. ارفع العقد إلى الأداة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، فتستخرج البيانات الوصفية وتنسقها كملف JSON. ثم اضبط Power Automate لاستقبال البيانات الوصفية من أداة الذكاء الاصطناعي ودفعها إلى SharePoint. يعزز هذا النهج حلول إدارة العقود لديك بشكل ملحوظ.

ميزات معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي

تُحدث ميزات معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي في Microsoft 365 ثورة في طريقة تعاملك مع العقود. تقوم هذه الأدوات بأتمتة استخراج المعلومات الرئيسية من مستنداتك. يمكنك الوصول سريعاً إلى البيانات الحرجة دون تصفح صفحات من النصوص. فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي تعزز إدارة العقود لديك:

• معالجة اللغة الطبيعية (NLP): تتيح لكم هذه التقنية طرح الأسئلة بلغة عادية. يمكنكم الاستفسار عن بنود أو شروط محددة، ويقدّم الذكاء الاصطناعي إجابات دقيقة. على سبيل المثال، قد تسألون: "ما هي شروط الدفع في هذا العقد؟" وسيحدد الذكاء الاصطناعي القسم ذا الصلة ويعرضه عليكم.

• استخراج البيانات تلقائياً: يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي تحديد التفاصيل المهمة في العقود واستخراجها تلقائياً، ويشمل ذلك تواريخ الانتهاء وشروط التجديد وجداول الدفع. وبتحويل البيانات غير المهيكلة إلى تنسيقات مهيكلة، توفّرون الوقت وتقللون الأخطاء أثناء عملية المراجعة.

• إمكانيات البحث الذكي: باستخدام الذكاء الاصطناعي، يمكنكم إجراء عمليات بحث متقدمة عبر جميع عقودكم. يمكنكم البحث باستخدام الكلمات الرئيسية أو العبارات، والحصول على نتائج تُبرز الأقسام ذات الصلة. تُلغي هذه الميزة عناء البحث اليدوي وتسرّع عملية المراجعة.

• التكامل مع SharePoint: تتكامل معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي مع SharePoint بسلاسة. يتيح لكم هذا التكامل تخزين عقودكم وإدارتها في موقع مركزي واحد. ويمكنكم الوصول إلى البيانات المستخرجة بسهولة والحفاظ على تنظيم مستنداتكم.

• التحكم في الإصدارات والتتبع: تساعدكم أدوات الذكاء الاصطناعي على الحفاظ على التحكم في إصدارات عقودكم. يمكنكم تتبع التغييرات والتحديثات، مما يضمن أنكم تعملون دائماً على أحدث نسخة. تقلل هذه الميزة من مخاطر الأخطاء وسوء الفهم بين أعضاء الفريق.

باستخدام ميزات معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي هذه، ترفعون كفاءة إدارة العقود لديكم. يمكنكم التركيز على المهام الاستراتيجية بدلاً من الانشغال بالمراجعات اليدوية. ولا يقتصر هذا التحول على توفير الوقت، بل يحسّن الدقة والامتثال أيضاً.

نصيحة: راجعوا البيانات المستخرجة بانتظام للتأكد من دقتها. أدوات الذكاء الاصطناعي قوية، لكن الإشراف البشري ضروري للحفاظ على الجودة.

إن دمج الذكاء الاصطناعي في معالجة المستندات يحوّل عقودكم إلى رؤى قابلة للتنفيذ. ستحصلون على رؤية أوضح وتحكم أفضل في دورة حياة العقد، مما يؤدي إلى تحسين عملية اتخاذ القرار وتقليل المخاطر.

تطبيق إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي

تقييم العمليات الحالية

قبل تطبيق إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي، يجب تقييم عملياتكم الحالية. يساعدكم هذا التقييم على تحديد مجالات التحسين ووضع أساس متين للتكامل مع الذكاء الاصطناعي. اتبعوا الخطوات التالية لتقييم ممارسات إدارة العقود القائمة لديكم:

أثناء تقييم عملياتكم، ضعوا هذه النقاط في الاعتبار:

• حددوا نقاط الألم المحددة في عملية إدارة العقود الحالية.
• ضعوا أهدافاً قابلة للقياس لما تريدون تحقيقه بإدارة العقود بالذكاء الاصطناعي.
• رتّبوا الميزات والوظائف حسب أولوية احتياجات مؤسستكم.

يتيح هذا التقييم الشامل تخصيص حلول الذكاء الاصطناعي بفعالية، بما يضمن معالجتها للتحديات الخاصة بكم.

دمج أدوات الذكاء الاصطناعي

يمكن أن يعزز دمج أدوات الذكاء الاصطناعي في مسارات عمل إدارة العقود الحالية الكفاءة بشكل كبير. إليكم بعض أفضل الممارسات التي يمكنكم النظر فيها:

• يمكن للذكاء الاصطناعي أن يؤتمت استخراج بيانات العقود الرئيسية والبيانات الوصفية مباشرة داخل Microsoft 365. ويتيح ذلك ملء البيانات المهيكلة وأتمتة سير العمل.
• تقدم ملخصات العقود المدعومة بالذكاء الاصطناعي أبرز بنود العقد الجوهرية بلغة عادية. ويساعد ذلك أصحاب المصلحة على استيعاب الأحكام الأساسية بسرعة دون الحاجة إلى مراجعة المستند كاملاً.
• تتيح تحليلات الذكاء الاصطناعي باللغة الطبيعية الاستعلام عن مستودعات العقود الكبيرة. يمكنكم تحديد العقود حسب تاريخ الانتهاء أو البنود أو المراجع التنظيمية، وتفعيل التنبيهات وسير العمل الآلي.
• يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل سير عمل العقود السابقة لتحديد أوجه القصور. ويمكنه أيضاً اقتراح مسارات موافقة مبسطة لأنواع معينة من العقود.
• تعمل أدوات مثل AI Extraction Companion من Contracts 365 بشكل أصلي داخل Microsoft 365 لتعزيز إدارة بيانات العقود وأتمتتها.

علاوةً على ذلك، يساعد Copilot من Microsoft، المضمّن في تطبيقات Microsoft 365 مثل Word وOutlook، في صياغة النصوص النمطية وتلخيص الاتفاقيات واقتراح تحسينات في الصياغة. ويبسّط هذا الأسلوب إنشاء العقود وتحريرها ضمن سير العمل القائم، ما يوفر عليك الوقت ويقلل من الأخطاء.

إعداد سير عمل الموافقات

يُعدّ إعداد سير عمل الموافقات باستخدام الذكاء الاصطناعي في Microsoft 365 أمرًا أساسيًا لإدارة العقود بكفاءة. إليك طريقة إعداد سير عمل فعّال:

1. إضافة مرحلة ذكاء اصطناعي وإعدادها: تأكد من تخصيص أرصدة Copilot Studio Copilot Credits لديك. في عارض الموافقات، حدّد الزر "+" فوق المرحلة اليدوية، واختر AI stage، ثم أعد تسميتها. اكتب تعليمات واضحة لمرحلة الذكاء الاصطناعي لتمكينها من اتخاذ القرارات بفعالية.
2. الوظائف الرئيسية لموافقات المراحل المتعددة: تشمل مراحل الموافقة اليدوية للأطراف المعنية من البشر، ومراحل الموافقة بالذكاء الاصطناعي لاتخاذ القرارات الآلية، والموافقات الشرطية للتحكم في سير العمل وفقًا لمعايير محددة.
3. أفضل الممارسات في كتابة التعليمات: ركّز على عملية العمل، واستخدم نماذج ذكاء اصطناعي قوية للمهام المعقدة، ووضّح معايير القبول أو الرفض لتجنب الالتباس.

باتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء سير عمل موافقات متين يستفيد من إمكانات الذكاء الاصطناعي. ولا يسرّع هذا النهج دورة حياة العقد فحسب، بل يعزز الامتثال ويقلل المخاطر أيضًا.

تدريب الموظفين على الأنظمة الجديدة

يتطلب تطبيق أدوات الذكاء الاصطناعي في عمليات إدارة العقود أكثر من مجرد التقنية. ينبغي عليك أيضًا التركيز على تدريب موظفيك لاستخدام هذه الأنظمة الجديدة بفعالية. فالتدريب السليم يضمن قدرة فريقك على الاستفادة من إمكانات الذكاء الاصطناعي إلى أقصى حد. إليك بعض الخطوات الأساسية التي ينبغي مراعاتها عند تدريب موظفيك:

1. تحديد احتياجات التدريب: قيّم مستويات المهارة الحالية لدى فريقك. حدّد الفجوات المعرفية المتعلقة بأدوات الذكاء الاصطناعي وعمليات إدارة العقود. سيساعدك هذا التقييم على تصميم برنامج التدريب بما يلبي الاحتياجات المحددة.

2. وضع خطة تدريب: أنشئ خطة تدريب منظمة تحدد الأهداف والمحتوى والجدول الزمني. وضمّن طرق تدريب متنوعة، مثل ورش العمل والدورات عبر الإنترنت والجلسات العملية. هذا التنوع يلبي أنماط التعلم المختلفة.

3. الاستفادة من الخبراء: تواصل مع خبراء الذكاء الاصطناعي أو المستشارين الذين يمكنهم تقديم رؤى حول أفضل الممارسات. يمكنهم تقديم توجيه قيّم حول كيفية تعظيم فوائد الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود. فكّر في دعوتهم لقيادة الجلسات التدريبية أو ورش العمل.

4. تشجيع الممارسة العملية: اسمح لموظفيك بتجربة أدوات الذكاء الاصطناعي الجديدة في بيئة خاضعة للرقابة. فالخبرة العملية تعزز التعلم وتبني الثقة. شجّع أعضاء الفريق على استكشاف ميزات أنظمة الذكاء الاصطناعي وطرح الأسئلة.

5. تقديم الدعم المستمر: لا ينبغي أن يكون التدريب حدثًا لمرة واحدة. قدّم دعمًا مستمرًا من خلال دورات التنشيط وجلسات الأسئلة والأجوبة وإتاحة المصادر. سيساعد هذا الدعم المتواصل فريقك على مواكبة الميزات الجديدة وأفضل الممارسات.

6. جمع الملاحظات: بعد الجلسات التدريبية، اجمع ملاحظات المشاركين. ستساعدك هذه الملاحظات على تحديد مجالات التحسين في برنامج التدريب. عدّل نهجك استنادًا إلى الرؤى التي تحصل عليها.

7. متابعة التقدم: تابع تقدم فريقك مع بدئه باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في مهامه اليومية. راجع أداءهم بانتظام وقدّم تدريبًا إضافيًا عند الحاجة. ستضمن هذه المتابعة بقاء موظفيك متمكنين من استخدام الأنظمة الجديدة.

من خلال الاستثمار في تدريب شامل، تمكّن فريقك من تبنّي الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود. يؤدي هذا الاستثمار إلى تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء وتعزيز التعاون. تذكّر أن نجاح تطبيق الذكاء الاصطناعي يعتمد على مدى تكيّف موظفيك مع الأنظمة الجديدة.

نصيحة: شجّع ثقافة التعلم داخل مؤسستك. فعندما يشعر أعضاء الفريق بالدعم في تطورهم المهني، يصبحون أكثر ميلًا لتبنّي التقنيات والعمليات الجديدة.

التطبيقات العملية للذكاء الاصطناعي

استخراج البيانات من العقود

يُحدث الذكاء الاصطناعي نقلة كبيرة في طريقة استخراج البيانات من العقود. باستخدام الأدوات المدمجة في Microsoft 365، يمكنك تحديد نقاط البيانات الرئيسية واستخراجها تلقائيًا. تُوفّر هذه القدرة الوقت وتقلّل الأخطاء. فعلى سبيل المثال، تستخدم منصة Contracts 365 خدمة Microsoft Azure OpenAI لاستخراج البيانات الوصفية وترتيب المخاطر حسب أولويتها. إليك طريقة العمل:

تحوّل هذه الأتمتة عقودك إلى رؤى قابلة للتنفيذ، مما يتيح لك التركيز على القرارات الاستراتيجية بدلًا من إدخال البيانات يدويًا.

توجيه العقود تلقائيًا

يُسهم الذكاء الاصطناعي أيضًا في تبسيط توجيه العقود، مما يجعل عملية الموافقة أسرع وأكثر كفاءة. يقوم Microsoft Copilot بأتمتة طلبات العقود عبر تحديد المعتمِدين وتوجيه المستندات إلى أصحاب المصلحة. كما يرسل تذكيرات في حال تأخر الموافقات. إليك أبرز فوائد التوجيه الآلي:

• يقوم Microsoft Copilot بصياغة طلبات العقود وتحديد المعتمِدين.
• يقوم Power Automate بتوجيه العقود وإرسال إشعارات متابعة في حال عدم اتخاذ أي إجراء.
• تقلّل هذه الأتمتات المدفوعة بالذكاء الاصطناعي التأخيرات اليدوية وتخفف الأعباء الإدارية.

من خلال ضمان سير سير العمل دون عوائق، يمكنك تسريع أوقات المعالجة وتحسين الكفاءة العامة.

عمليات الموافقة المبسّطة

يعزز الذكاء الاصطناعي عملية الموافقة عبر أتمتة المهام الروتينية وتوجيه العقود بكفاءة. تؤدي هذه الأتمتة إلى تحسينات قابلة للقياس في السرعة والدقة. إليك كيفية تأثير الذكاء الاصطناعي في عمليات الموافقة لديك:

• يسرّع الذكاء الاصطناعي بشكل كبير الموافقة على العقود من خلال أتمتة المهام الروتينية.
• تسرّع اقتراحات البنود الذكية والقوالب المعتمدة مسبقًا عملية إعداد العقود.
• يحتفظ الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بسجل تدقيق كامل، مما يلغي الحاجة إلى التسجيل اليدوي.

تؤدي هذه التحسينات إلى إنجاز العقود بوتيرة أسرع وتعزيز الامتثال. تُوجّه سير العمل الآلية العقود فورًا إلى المعتمِد التالي، مما يقلّل زمن الموافقة بشكل ملحوظ. ومن خلال إلغاء عمليات التسليم اليدوية، يمكنك تحقيق موافقة على العقود وتوقيعها بوتيرة أسرع.

نصيحة: تبنَّ الذكاء الاصطناعي في عمليات إدارة العقود لديك لتعزيز الكفاءة وتقليل المخاطر. إن الانتقال من سير العمل اليدوي إلى الآلي يمكن أن يُحدث تحولًا في عملياتك.

التراخيص والمتطلبات التقنية

خيارات ترخيص Microsoft 365

للاستفادة من الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود بفعالية، تحتاج إلى فهم خيارات الترخيص المتاحة ضمن Microsoft 365. تقدم Microsoft خططًا متعددة تتضمن قدرات الذكاء الاصطناعي. إليك أبرز الخيارات:

• Microsoft 365 Business Standard: توفر هذه الخطة الأدوات الأساسية للشركات الصغيرة والمتوسطة، including Word وExcel وSharePoint.
• Microsoft 365 E3: تتضمن هذه الخطة ميزات أمان متقدمة وأدوات امتثال، مما يجعلها مناسبة للمؤسسات ذات الاحتياجات الأكثر تعقيدًا.
• Microsoft 365 E5: وهي الخطة الأشمل، وتوفر قدرات متقدمة في الذكاء الاصطناعي والتحليلات والأمان. وهي مثالية للمؤسسات التي ترغب في دمج الذكاء الاصطناعي بالكامل في عمليات إدارة العقود لديها.

يضمن اختيار خيار الترخيص المناسب حصولك على الأدوات اللازمة لدمج الذكاء الاصطناعي. قيّم احتياجات مؤسستك لاختيار الخطة الأنسب.

المتطلبات التقنية المسبقة لدمج الذكاء الاصطناعي

يتطلب دمج حلول الذكاء الاصطناعي في نظام إدارة العقود لديك استيفاء متطلبات تقنية محددة. إليك جدول يوضح هذه المتطلبات:

يتيح استيفاء هذه المتطلبات تحقيق أقصى استفادة من الذكاء الاصطناعي في عمليات إدارة العقود لديك.

غالبًا ما تواجه المؤسسات تحديات عند إعداد متطلبات الترخيص والمتطلبات التقنية لإدارة العقود بالذكاء الاصطناعي. إليك بعض المشكلات الشائعة:

• جودة البيانات وتوافرها: البيانات النظيفة والشاملة ضرورية لتحقيق رؤى فعّالة من الذكاء الاصطناعي.
• تعقيدات التكامل: التوافق السلس مع الأنظمة القائمة ضروري حتى يعمل الذكاء الاصطناعي بشكل صحيح.
• التحيّز الخوارزمي والشفافية: فهم عمليات اتخاذ القرار في الذكاء الاصطناعي ضروري لتجنب النتائج المتحيزة.
• مخاوف الأمان والخصوصية: حماية المعلومات الحساسة والالتزام باللوائح أمر بالغ الأهمية.
• نقص الكوادر المتخصصة: قد يعيق النقصُ في الخبرات المتعلقة بالذكاء الاصطناعي وعلم البيانات عمليةَ النشر.
• قابلية التوسع والأداء: يجب أن تتعامل أنظمة الذكاء الاصطناعي بكفاءة مع الأحجام المتزايدة من البيانات والمستخدمين.
• إدارة التغيير وتبني المستخدمين: هناك حاجة إلى استراتيجيات فعّالة لتسهيل قبول المستخدمين لحلول الذكاء الاصطناعي الجديدة.
• تطور نماذج الترخيص: يجب أن يتكيف الذكاء الاصطناعي مع أطر ترخيص البرمجيات الجديدة والمتغيرة.

من خلال معالجة هذه التحديات، يمكنكم ضمان تطبيق أكثر سلاسة للذكاء الاصطناعي في عمليات إدارة العقود لديكم.

فوائد الذكاء الاصطناعي في إدارة دورة حياة العقود

زيادة الكفاءة والدقة

تعزز أدوات الذكاء الاصطناعي الكفاءة والدقة في إدارة دورة حياة العقود بشكل كبير. فمن خلال أتمتة مهام مثل إدخال البيانات واستخراجها، تقلل الحاجة إلى العمل اليدوي وتحد من الأخطاء. وتقيّم الخوارزميات المتقدمة العقود لاكتشاف المخاطر وتقديم رؤى قابلة للتنفيذ تدعم اتخاذ القرارات المستنيرة. وإليك بعض الفوائد الرئيسية:

• تعزز أنظمة الذكاء الاصطناعي الرؤية والشفافية، وتتيح المراقبة الفورية للعقود.
• تساعد التنبيهات الآلية للمواعيد النهائية الحرجة على الحد من المخاطر وضمان الامتثال لبنود العقود.
• تدير منصات الذكاء الاصطناعي أحجامًا كبيرة من العقود بكفاءة، مما يحسّن سير العمل وقدرات اتخاذ القرار.

تؤدي هذه التحسينات إلى مراجعة العقود والموافقات عليها بشكل أسرع، وتحويل عمليات إدارة العقود لديكم إلى عملية أكثر انسيابية.

تعزيز الامتثال والحد من المخاطر

يسهم الذكاء الاصطناعي في تعزيز الامتثال والحد من المخاطر في إدارة العقود. ومع قدرته على معالجة أحجام كبيرة من العقود بسرعة، تُنبّه أدوات الذكاء الاصطناعي إلى المخاطر المحتملة بدقة. كما تضع المخاطر في سياقها من خلال شرح سبب كون بنود معينة إشكالية، واقتراح بدائل لها. وإليك بعض المزايا:

• تساعد الرؤى التنبؤية الصادرة عن الذكاء الاصطناعي على تحسين قوالب العقود واستراتيجيات التفاوض، مما يقلل من المفاجآت.
• تضمن الأنظمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي بقاءكم ملتزمين بالالتزامات القانونية والتنظيمية.
• من خلال تحديد المخاطر مبكرًا، يمكنكم اتخاذ إجراءات استباقية لمعالجتها قبل أن تتفاقم.

لا يقتصر هذا النهج الاستباقي على حماية مؤسستكم فحسب، بل يرسخ أيضًا ثقافة الامتثال والمساءلة.

تحسين التعاون والرؤى

تعزز إدارة العقود المدعومة بالذكاء الاصطناعي التعاون والرؤى بين الفرق. يوضح الذكاء الاصطناعي التوليدي العناصر الرئيسية للعقد، مما يمكّن أصحاب المصلحة الذين لا يملكون خبرة قانونية عميقة من فهم الشروط. كما يقترح صياغات تتوافق مع الشروط المفضلة للمؤسسة استنادًا إلى البيانات التاريخية، مما يسرّع إبرام العقود ويضمن الاتساق. وإليك بعض فوائد التعاون:

• تقدم منصات العقود المدعومة بالذكاء الاصطناعي لوحات معلومات مشتركة، وسير عمل آلي، ورؤى فورية.
• تمكّن هذه الميزات الفرق من التعاون بكفاءة، والقضاء على التأخيرات وصوامع المعلومات.
• يوفر الذكاء الاصطناعي منصة مشتركة تعزز التعاون بين فرق الشؤون القانونية والمشتريات والمبيعات.

من خلال اقتراح تعديلات على البنود وحل التعارضات، يقلل الذكاء الاصطناعي من الاختناقات، مما يؤدي إلى إغلاق الصفقات بشكل أسرع. وتعزز بيئة التعاون هذه فهمًا مشتركًا للآثار التعاقدية، مما يدفع في نهاية المطاف نحو نجاح الأعمال.

نصيحة: تبنَّ الذكاء الاصطناعي في إدارة دورة حياة العقود لتحقيق مستويات جديدة من الكفاءة والامتثال والتعاون. يمكن للانتقال من العمليات اليدوية إلى الحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي أن يحوّل عملياتكم.

إن دمج الذكاء الاصطناعي في عمليات إدارة العقود لديكم ضمن Microsoft 365 يمكن أن يحوّل عملياتكم. ويمكنكم تحقيق كفاءة محسّنة ودقة معززة وامتثال أفضل للوائح. ومن أبرز الفوائد:

• تقليل الجهد اليدوي في معالجة المستندات
• توفير التكاليف للمكاتب القانونية من خلال الأتمتة
• وضوح جاهز للتدقيق مع أدلة قابلة للتحقق

بالاستفادة من إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي، تُمكّن فريقك من التعامل مع أحجام أكبر من المستندات بكفاءة. ويؤدي ذلك إلى دعم أفضل لاتخاذ القرارات من خلال رؤى الذكاء الاصطناعي. فكّر في تطبيق هذه الحلول لتبسيط سير عملك وتعزيز فعاليتك الإجمالية.

تذكّر أن نجاح تبنّي الذكاء الاصطناعي يتطلب الاهتمام بجودة البيانات والتكامل والدعم المستمر.

الأسئلة المتداولة

ما هي إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي؟

تستخدم إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي تقنيات الذكاء الاصطناعي لأتمتة العمليات المرتبطة بإدارة العقود وتحسينها. وهي تُبسّط مهامًا مثل استخراج البيانات، وسير عمل الموافقات، وفحوصات الامتثال، مما يجعل إدارة العقود أكثر كفاءة.

كيف يحسّن الذكاء الاصطناعي كفاءة العقود؟

يحسّن الذكاء الاصطناعي كفاءة العقود من خلال أتمتة المهام المتكررة، وتقليل الأخطاء اليدوية، وتسريع مراجعة المستندات. وهذا يتيح لك التركيز على القرارات الاستراتيجية بدلًا من الانشغال بالأعمال الورقية.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد في قضايا الامتثال؟

نعم، يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد في قضايا الامتثال من خلال توفير فحوصات وتنبيهات آلية لالتزامات العقود. ويضمن ذلك بقاءك على اطلاع بالمواعيد النهائية والمتطلبات التنظيمية، مما يقلل من خطر عدم الامتثال.

ما الأدوات في Microsoft 365 التي تدعم إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي؟

تقدّم Microsoft 365 عددًا من الأدوات لإدارة العقود بالذكاء الاصطناعي، منها SharePoint لإدارة المستندات، وTeams للتعاون، وPower Automate لأتمتة سير العمل. وتعمل هذه الأدوات معًا على تعزيز عمليات العقود.

هل التدريب ضروري لاستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي؟

نعم، التدريب ضروري للاستخدام الفعّال لأدوات الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود. فالتدريب المناسب يضمن أن يفهم فريقك كيفية الاستفادة من هذه الأدوات، مما يعظّم فوائدها ويحسّن الكفاءة الإجمالية.

كيف يمكنني تقييم عمليات إدارة العقود الحالية لديّ؟

يمكنك تقييم العمليات الحالية من خلال دراسة دورة حياة العقد بأكملها، وتحديد الأدوار، وفهم حجم الوقت والميزانية المنفقين، وتحديد نقاط القوة ومجالات التحسين. يساعد هذا التقييم في تصميم حلول الذكاء الاصطناعي بما يناسب احتياجاتك.

ما خيارات الترخيص للذكاء الاصطناعي في Microsoft 365؟

تقدّم Microsoft 365 خيارات ترخيص متنوعة للذكاء الاصطناعي، منها خطط Business Standard وE3 وE5. تقدّم كل خطة ميزات مختلفة، لذا اختر الخطة التي تتوافق مع احتياجات مؤسستك 'لإدارة العقود بالذكاء الاصطناعي'.

كيف أدمج الذكاء الاصطناعي في سير العمل الحالي لديّ؟

ادمج الذكاء الاصطناعي من خلال أتمتة استخراج البيانات، وضبط سير عمل الموافقات، واستخدام الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي ضمن Microsoft 365. يعزز هذا التكامل الكفاءة ويبسّط عمليات إدارة العقود لديك.

🎧 استمع إلى هذه الحلقة

هل تريد شرحًا عمليًا لموضوع Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents؟ تشرح هذه الحلقة الموضوع بلغة واضحة، وتوضح سبب أهميته بالنسبة إلى Microsoft 365 وAzure وPower Platform والأمان والذكاء الاصطناعي وأساليب العمل الحديثة.

استمع إلى هذه الحلقة إذا كنت تريد أن:

• تفهم المفاهيم الأساسية وراء Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents
• تتعرّف على موقعه ضمن منظومة تقنيات Microsoft الأوسع
• تعرف أين يمكن أن يحقق قيمة عملية لمؤسستك

قد تستمتع أيضًا بحلقات M365 FM ذات الصلة:

• إدارة العقود بالذكاء الاصطناعي باستخدام SharePoint Premium وCopilot
• وكلاء الذكاء الاصطناعي - شرح مبسّط
• من البيانات إلى الوكلاء الأذكياء: بناء ذكاء اصطناعي مؤسسي موثوق باستخدام Microsoft AI Foundry مع Shubhangi Goyal [MVP]
• وكلاء Microsoft 365 Copilot: قيمة أعمال حقيقية مع Steve Corey [MVP]
• Microsoft Entra Agent ID: الهوية الآمنة لوكلاء الذكاء الاصطناعي

اكتشف المزيد من الحوارات العملية حول Microsoft على M365 FM.