So teilen Sie Ihren Outlook-Kalender: Berechtigungen, Bearbeiten und Delegieren

Von Mirko Peters · 2026-11-12

So geben Sie Ihren Outlook-Kalender im neuen Outlook, im Web, auf dem Mac und mobil frei: die richtige Berechtigung wählen, außerhalb Ihrer Organisation freigeben und die Freigabe beenden.

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Um Ihren Outlook-Kalender freizugeben, wählen Sie Kalender aus, klicken auf der Registerkarte Start auf Kalender freigeben, geben den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, wählen im Dropdown-Menü eine Berechtigung aus und klicken auf Freigeben. Die Person erhält eine E-Mail-Einladung, und sobald sie annimmt, erscheint Ihr Kalender in ihrer Liste. In Outlook im Web finden Sie die Schaltfläche Freigeben in der Symbolleiste des Kalenders, auf dem Smartphone das Zahnradsymbol neben dem Kalender. Dieser Artikel richtet sich an Outlook-Nutzer, die einen Terminplan mit einer Kollegin, einem Kollegen, einer Assistenz oder einer Person außerhalb des Unternehmens teilen möchten. Er erklärt, welche Berechtigung Sie wählen sollten, damit Sie nicht mehr preisgeben als beabsichtigt.

Das Wichtigste in Kürze

• Wählen Sie im neuen Outlook Kalender aus, klicken Sie dann auf der Registerkarte Start auf Kalender freigeben, geben Sie einen Namen ein, wählen Sie im Dropdown-Menü eine Berechtigung aus und klicken Sie auf Freigeben.
• Die Stufen lauten: Kann Zeiten anzeigen, in denen ich beschäftigt bin, Kann Titel und Orte anzeigen, Kann alle Details anzeigen, Kann bearbeiten und Delegieren.
• Bearbeiten- oder Delegierungsrechte können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation nicht geben. Die externe Freigabe beschränkt sich auf die Optionen mit reinem Leserecht.
• Die Freigabe innerhalb eines Microsoft 365-Mandanten wird sofort synchronisiert. Bei einer Freigabe an einen anderen Mandanten dauert die Synchronisierung etwa drei Stunden, bei Gmail kann es 24 bis 48 Stunden dauern.
• Um die Freigabe zu beenden, öffnen Sie die Freigabeeinstellungen und klicken neben der Person auf Entfernen. Bei einem veröffentlichten Kalender verwenden Sie stattdessen Veröffentlichung aufheben.

Die fünf Berechtigungsstufen

Überlegen Sie vor dem Klick auf Freigeben, wie viel die andere Person sehen soll. Der Microsoft-Artikel zur Kalenderfreigabe in Microsoft 365 listet die vereinfachten Stufen in aktuellen Outlook-Clients auf.

• Kann Zeiten anzeigen, in denen ich beschäftigt bin. Nur frei- und belegt-Zeiten. Keine Titel, keine Orte.
• Kann Titel und Orte anzeigen. Belegte Zeiten sowie Titel und Ort jedes Termins.
• Kann alle Details anzeigen. Alles im Kalender. Die Person kann es sehen, aber nicht ändern.
• Kann bearbeiten. Die Person kann Ihren Kalender ändern.
• Delegieren. Bearbeitungsrechte plus das Recht, in Ihrem Namen Besprechungen zu planen und darauf zu antworten.

Außerdem gibt es die Stufe Benutzerdefiniert für Zwischenrollen wie Autor, Mitwirkender oder Veröffentlichungs-Editor. Laut Microsoft können nur Administratoren diese Rollen festlegen, und zwar mit den Cmdlets Add-MailboxFolderPermission oder Set-MailboxFolderPermission in Exchange Online PowerShell.

Termine, die Sie als Privat markieren, zeigen den meisten Personen nur ihre Zeit an. Ausnahme ist ein Delegierter, dem Sie erlauben, private Termine zu sehen.

Meine Faustregel: Für Kolleginnen und Kollegen starten Sie mit „Kann Titel und Orte anzeigen“, für alle außerhalb Ihres Teams mit „Kann Zeiten anzeigen, in denen ich beschäftigt bin“. Erweitern Sie die Berechtigung nur, wenn jemand danach fragt und einen guten Grund dafür hat.

So geben Sie Ihren Kalender im neuen Outlook für Windows frei

Diese Schritte stammen von der Microsoft-Seite zu Kalenderfreigabe mit reinem Leserecht.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich Kalender aus.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Kalender freigeben. Wenn Sie mehr als einen Kalender haben, wählen Sie aus, welchen.
3. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse oder Kontaktnamen eingeben den Empfänger ein. Wählen Sie den Namen aus der Liste aus oder drücken Sie die Eingabetaste.
4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü neben dem Namen und wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
5. Wählen Sie Freigeben. Um den Vorgang vor der Freigabe abzubrechen, wählen Sie Entfernen.

Der Empfänger erhält eine Einladung per E-Mail. Nach der Annahme kann er Ihren Kalender in seiner eigenen Ansicht hinzufügen. Falls Sie die Schritte auf Ihrem Bildschirm nicht sehen, verwenden Sie möglicherweise das klassische Outlook, dessen Menüs abweichen.

Freigegebene Kalender und Delegierungskalender sind auf der Empfängerseite standardmäßig nicht sichtbar. Der Empfänger wählt in der Kalenderliste Alle anzeigen, findet den Kalender unter Kalender von Personen und wählt ihn aus. Mit Geteilte Ansicht im Menüband lassen sich mehrere Kalender nebeneinander anzeigen.

Microsoft weist außerdem darauf hin, dass das direkte Hinzufügen eines fremden Kalenders (Kalender, Kalender hinzufügen, Aus Verzeichnis hinzufügen) nur mit Geschäfts- oder Schulkonten funktioniert. Personen mit privaten Konten benötigen eine Einladung.

Outlook im Web

Die Microsoft-Seite zum Freigeben Ihres Kalenders in Outlook im Web beschreibt diese Schritte.

1. Wählen Sie das Symbol Kalender.
2. Wählen Sie in der Symbolleiste Freigeben und dann den Kalender aus. Sie können nur Kalender freigeben, deren Eigentümer Sie sind.
3. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.
4. Wählen Sie eine Berechtigungsstufe aus.
5. Wählen Sie Freigeben.

Um die Freigabe zu ändern oder zu beenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender unter Kalender, wählen Sie Freigabe und Berechtigungen und legen Sie eine neue Stufe fest oder klicken Sie auf das Entfernen-Symbol. Wenn Ihr Bildschirm nicht übereinstimmt, verwenden Sie möglicherweise das klassische Outlook im Web, dessen Menüs abweichen und bei dem das Delegieren nur für Ihren primären Kalender verfügbar ist.

Outlook für Mac

In der Kalenderansicht finden Sie Ihren Kalender in der linken Navigation. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kontonamen, klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...) oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Freigabeberechtigungen. Klicken Sie im Fenster „Kalendereigenschaften“ auf die Schaltfläche Plus (+), geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie in der Dropdownliste „Berechtigungen“ eine Stufe aus, zum Beispiel „Kann Verfügbarkeit anzeigen“, „Kann alle Details anzeigen“ oder „Kann bearbeiten“. Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen und dann auf Fertig. Dieser Hinweis stammt aus dem Microsoft-Artikel zu Delegierung und freigegebenen Kalendern in Outlook für Mac, laut dem ein Microsoft-Exchange-Server-Konto erforderlich ist. Um die Freigabe zu beenden, wählen Sie die Person aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Minus (-).

Outlook für iOS und Android

Die mobile Microsoft-Seite besagt, dass Sie Ihren eigenen Kalender auch in der App freigeben können:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Kalender.
2. Öffnen Sie das Menü in der oberen linken Ecke.
3. Tippen Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Kalender, den Sie freigeben möchten.
4. Tippen Sie auf Personen hinzufügen und wählen Sie aus, wem Sie den Kalender freigeben möchten.
5. Tippen Sie auf eine Person, um ihre Berechtigungen zu ändern oder ihren Zugriff zu entfernen.
6. Bestätigen Sie Ihre Änderungen.

Um einen Kalender zu öffnen, den Ihnen jemand freigegeben hat, tippen Sie auf dasselbe Zahnradsymbol und dann auf Freigegebenen Kalender hinzufügen. Geben Sie den Namen der Person ein und tippen Sie neben dem Eintrag auf das Pluszeichen. Eine der Microsoft-Seiten trägt die Bezeichnung für Outlook für iOS, daher können die Schritte unter Android geringfügig abweichen.

Klassisches Outlook für Windows

Das klassische Outlook bietet in der Registerkarte Start der Kalenderansicht den Befehl Kalender freigeben. Die von mir geöffneten Microsoft-Seiten zeigen die klassischen Schritte auf einer separaten Registerkarte, die ich nicht laden konnte. Falls Ihr Menüband anders aussieht, prüfen Sie daher die Registerkarte „Klassisches Outlook“ auf den oben verlinkten Seiten. Die Berechtigungsnamen entsprechen der oben stehenden Liste. Die älteren Bezeichnungen entsprechen Frei/Gebucht, Frei/Gebucht mit Betreff und Ort, Prüfer und Bearbeiter.

Was die andere Person tun muss

Freigabe ist eine Aufgabe mit zwei Seiten, und viele Meldungen, dass es „nicht funktioniert“, stammen von der Empfängerseite. Die Person erhält eine E-Mail-Einladung und muss sie annehmen. In der neuen Outlook-Version ist ein freigegebener Kalender oder Delegierungskalender standardmäßig nicht sichtbar. Sie wählt in der Kalenderliste Alle anzeigen, findet den Kalender unter Kalender von Personen und wählt ihn aus. Alternativ kann sie Kalender hinzufügen und dann Aus Verzeichnis hinzufügen verwenden und Sie auswählen. Microsoft weist jedoch darauf hin, dass dieser direkte Weg nur mit Geschäfts- oder Schulkonten funktioniert. Nutzer mit privaten Konten müssen auf Ihre Einladung warten.

Auf dem Smartphone tippt die Person oben links auf das Kalendermenü, dann auf das Zahnrad und anschließend auf Freigegebenen Kalender hinzufügen. Sie gibt Ihren Namen ein und tippt daneben auf das Pluszeichen. Um Ihre Verfügbarkeit in einer selbst gewählten Farbe zu sehen, tippt sie auf das Zahnradsymbol neben Ihrem Namen. Sie sieht nur, was Sie freigegeben haben. Ein Betrachter mit der Berechtigung „Nur Zeitblöcke anzeigen, wenn ich beschäftigt bin“ sieht also lediglich Zeitblöcke und sonst nichts.

Freigeben oder veröffentlichen?

Die beiden Begriffe klingen ähnlich, funktionieren aber unterschiedlich.

• Freigeben sendet eine Einladung an eine bestimmte Person. Sie wählen deren Berechtigung, können sie später ändern und die Freigabe auch wieder entfernen. Innerhalb Ihrer Organisation wird sie sofort synchronisiert.
• Veröffentlichen erstellt einen Link. Jeder, der den Link besitzt, kann den Kalender in der von Ihnen gewählten Detailstufe sehen. Der Link gibt es in zwei Formen: HTML zum Anzeigen im Browser und ICS zum Abonnieren in einem anderen Kalenderprogramm. Beide sind nur lesbar. Wie oft ein ICS-Kalender aktualisiert wird, hängt vom E-Mail-Anbieter des Empfängers ab.

Hat die Person ein Microsoft 365- oder Outlook.com-Konto, geben Sie den Kalender frei. Nutzt sie Gmail, Apple Kalender oder etwas anderes und benötigt nur Ihre Zeiten, ist Veröffentlichen der praktische Weg. Dabei nehmen Sie in Kauf, dass Sie nicht nachvollziehen können, wer den Link öffnet. Wählen Sie die geringste Detailstufe und heben Sie die Veröffentlichung auf, sobald das Projekt endet.

Bearbeiten oder Delegieren: Welche Berechtigung?

Hier geben Menschen oft zu viel frei.

Bearbeiten bedeutet, dass die Person Ihren Kalender anzeigen und ändern kann. Bearbeiter lassen sich Ihrem Hauptkalender oder selbst erstellten Kalendern zuweisen. Delegieren umfasst dasselbe wie Bearbeiten, zusätzlich das Recht, in Ihrem Namen Besprechungen zu planen und darauf zu antworten. Delegierte lassen sich nur Ihrem Hauptkalender zuweisen.

Die Microsoft-Seite zu Berechtigungen zum Bearbeiten und Delegieren beschreibt die Schritte im neuen Outlook:

1. Wählen Sie im Navigationsbereich Kalender aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben aus.
2. Geben Sie auf der Seite Freigabe und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein. Sie können jeweils nur eine Person hinzufügen.
3. Öffnen Sie das Dropdownmenü neben dem Namen und wählen Sie Kann bearbeiten oder Delegieren aus.
4. Für einen Delegierten können Sie optional Delegierten erlauben, private Termine anzuzeigen und Delegierten erlauben, Kategorien zu verwalten aktivieren.
5. Wählen Sie Freigeben aus.
6. Wählen Sie unter Delegierte neben Einladungen und Antworten senden an eine Option aus: Nur Delegierte, Delegierte und mir eine Kopie senden oder Sowohl meinen Delegierten als auch mir. Wiederholen Sie dies für jeden Delegierten.

Voraussetzung: Der Delegiertenzugriff benötigt ein Geschäfts- oder Schulkonto in Microsoft 365 oder Exchange Online. Microsoft empfiehlt außerdem einen Delegierten pro Kalender, da mehrere Delegierte für einen Kalender nicht als Ziel des Designs vorgesehen sind.

Der Klassiker für eine Delegation ist die Assistenz einer Führungskraft. Ein Kollege, der lediglich Ihre Verfügbarkeitszeiten braucht, benötigt weder Bearbeiten noch erst recht Delegieren.

Freigabe außerhalb Ihrer Organisation

Sie können Kalender auch mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens teilen, allerdings mit weniger Optionen.

• Einschränkungen bei den Berechtigungen. Laut Microsoft können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation keine Bearbeitungs- oder Delegierungsrechte geben. Der externe Zugriff beschränkt sich auf die reinen Anzeigeoptionen.
• Schalter für Administratoren. Im Microsoft 365 Admin Center legt ein Administrator unter Einstellungen, Organisationseinstellungen, Dienste, Kalender fest, ob Benutzer Personen außerhalb der Organisation, die Office 365 oder Exchange nutzen, Kalender freigeben dürfen und ob Kalender über eine E-Mail-Einladung für jeden zugänglich sein dürfen. Für anonymen Zugriff bestimmt der Administrator, wie viele Details sichtbar sind: nur Verfügbarkeit mit Zeitangaben, Zeit mit Betreff und Ort oder alle Termininformationen. Die Details stehen im Administratorartikel von Microsoft zu Kalenderfreigabe für externe Benutzer.
• Gmail und andere Anbieter. Im Web können Personen außerhalb von Outlook, etwa Gmail-Nutzer, Einladungen nur mit einem Microsoft 365- oder Outlook.com-Konto annehmen. Andernfalls können Sie den Kalender veröffentlichen und einen HTML-Link (Anzeige im Browser) oder einen ICS-Link (Abonnement) senden. Beide sind nur lesbar.
• Veröffentlichen. In der Web-App wählen Sie Einstellungen, Freigegebene Kalender und unter Einen Kalender veröffentlichen den Kalender und die Detailstufe aus. Anschließend wählen Sie Veröffentlichen. Zum Rückgängigmachen wählen Sie an derselben Stelle Veröffentlichung aufheben. In der neuen Outlook-App für Windows lautet der Pfad Ansicht, Kalendereinstellungen, Kalender, Freigegebene Kalender.

Behandeln Sie einen veröffentlichten Link wie einen Schlüssel, der weitergegeben werden könnte. Sie können nicht wissen, wer ihn besitzt. Veröffentlichen Sie deshalb einen separaten Kalender, der nur die Details enthält, die Sie öffentlich zugänglich machen möchten.

Wie schnell wird die Freigabe synchronisiert?

Laut dem Microsoft-Artikel zur Freigabe erfolgt die Freigabe zwischen Microsoft-365-Benutzern im selben Mandanten sofort. Die Freigabe an einen anderen Microsoft-365-Mandanten erfolgt periodisch, etwa alle drei Stunden. Von Microsoft 365 zu Outlook.com läuft die Freigabe über ein ICS-Abonnement, ebenfalls etwa alle drei Stunden. Die Freigabe an Dritte wie Gmail erfolgt ebenfalls über ein ICS-Abonnement, wobei Gmail alle 24 bis 48 Stunden aktualisieren kann. Wenn jemand meldet, dass Ihr neuer Termin fehlt, prüfen Sie dies zuerst. Microsoft-365-Gruppen werden für die Kalenderfreigabe noch nicht unterstützt, einzelne Benutzer und Sicherheitsgruppen hingegen schon.

Eine Freigabe beenden

Wählen Sie in der neuen Outlook-App Kalender und auf der Registerkarte Start Kalender freigeben. Wählen Sie den richtigen Kalender aus und klicken Sie neben der Person auf Entfernen. Berechtigungen für Kalender, die anderen gehören, können Sie nicht entfernen. Innerhalb Ihrer Organisation wird der Kalender aus deren Liste entfernt, es sei denn, die Standardgruppe „Meine Organisation“ hat weiterhin Zugriff. In diesem Fall behalten sie ihn auf der Standardstufe. Außerhalb Ihrer Organisation bleibt deren Kopie erhalten, sie wird aber nicht mehr synchronisiert und erhält keine Aktualisierungen. Ein veröffentlichter Kalender wird entfernt, sobald Sie Veröffentlichung aufheben wählen.

Probleme bei der Freigabe beheben

1. Die Einladung ist nie angekommen. Bitten Sie die Person, den Junk-Ordner und andere Ordner zu prüfen. Entfernen Sie die Person anschließend und geben Sie den Kalender erneut frei.
2. Falsche Detailstufe. Öffnen Sie Freigabe und Berechtigungen und ändern Sie die Stufe. Beachten Sie, dass private Elemente nur ihre Zeit anzeigen.
3. Fehlende Termine oder langsame Aktualisierungen. Prüfen Sie die Synchronisierungstabelle oben. Aktualisierungen über Mandantengrenzen hinweg und zu Gmail sind systembedingt verzögert.
4. Mac-Kalender-App. Laut Microsoft wird die sofortige Synchronisierung für EWS-basierte Clients nicht unterstützt, einschließlich der Kalender-App unter Mac OS X.
5. Externe Freigabe ist blockiert. Fragen Sie Ihren Administrator. Die Freigabe kann durch die Einstellungen Ihrer Organisation eingeschränkt sein.
6. Freigegebener Kalender ist ausgeblendet. Wählen Sie in der Kalenderliste Alle anzeigen und sehen Sie unter Kalender von Personen nach.

Häufige Fehler

• Bearbeiten gewähren, obwohl Anzeigen ausreicht. Wer Bearbeiten-Rechte hat, kann Ihre Besprechungen verschieben oder löschen.
• Ihren Hauptkalender für Kunden freigeben. Verwenden Sie für externe Parteien einen separaten Kalender.
• Private Elemente übersehen. Markieren Sie vertrauliche Einträge als Privat, bevor Sie freigeben. Die meisten Personen sehen dann nur die Zeit.
• Sofortige Aktualisierungen überall erwarten. Verbindungen über Mandantengrenzen hinweg und ICS-Links werden verzögert aktualisiert.
• Mehrere Delegierte hinzufügen. Microsoft empfiehlt einen einzigen.
• Freigaben nicht überprüfen. Personen wechseln ihre Aufgaben. Sehen Sie die Liste alle paar Monate durch und entfernen Sie jeden, der den Zugriff nicht mehr benötigt.

Verwandte Themen zum Vertiefen

• Einrichtung von Delegierten für Assistenzen. Die Delegiertenoptionen, einschließlich der Frage, wer Besprechungsantworten erhält, verdienen eine eigene Anleitung.
• Steuerung der externen Freigabe. Administratoren in Exchange Online legen fest, was externe Personen sehen können.
• Freigegebene Postfächer und Ressourcenkalender. Laut Microsoft kommt jeder freigebbare Kalender infrage, einschließlich der Kalender von freigegebenen Postfächern und Ressourcenpostfächern.
• Den Kalender im Web verwenden. Die Menüs von Outlook im Web entsprechen den Angaben im Administrator-Artikel von Microsoft.

Nächster Schritt

Öffnen Sie noch heute die Freigabeeinstellungen Ihres Kalenders und prüfen Sie die Liste der Personen, die ihn sehen können. Entfernen Sie alle, die keinen Zugriff benötigen, und senken Sie jede Berechtigung, die über das Erforderliche hinausgeht. Dann wissen Sie, wie Sie Ihren Outlook-Kalender sicher freigeben und was jede Person damit tatsächlich tun kann.