So erstellen Sie eine E-Mail-Gruppe in Outlook (Schritte für Kontaktlisten)

Von Mirko Peters · 2026-11-12

So erstellen Sie eine E-Mail-Gruppe in Outlook mit einer Kontaktliste oder Kontaktgruppe: Schritte für das neue Outlook, das klassische Outlook, Outlook im Web und Mac sowie Hinweise, wann sich eine Microsoft 365-Gruppe eignet.

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Um eine E-Mail-Gruppe in Outlook zu erstellen, legen Sie eine Kontaktliste an: Öffnen Sie Personen, wählen Sie Neue Kontaktliste, geben Sie ihr einen Namen, fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Mitglieder hinzu und speichern Sie die Liste. Im klassischen Outlook heißt dasselbe Kontaktgruppe und finden Sie unter Personen, Start, Neue Kontaktgruppe. Danach geben Sie den Namen der Gruppe in das Feld An ein, und Outlook fügt alle Mitglieder ein. Dieser Artikel richtet sich an Outlook-Nutzer, die immer wieder an dieselben Personen schreiben, sowie an Administratoren, denen die Frage „Kannst du mir eine Gruppe für das Team anlegen?“ gestellt wird. Er erklärt die Schritte in jeder Version und zeigt, wie Sie zwischen einer persönlichen Liste und einer gemeinsamen Gruppe wählen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine persönliche E-Mail-Gruppe in Outlook heißt im neuen Outlook Kontaktliste und im klassischen Outlook Kontaktgruppe. Es ist dieselbe Funktion, und manche Leute nennen sie Verteilerliste.
• Wählen Sie im neuen Outlook Personen, öffnen Sie den Pfeil neben Neuer Kontakt, wählen Sie Neue Kontaktliste, geben Sie ihr einen Namen, fügen Sie Empfänger hinzu und klicken Sie auf Erstellen.
• Öffnen Sie im klassischen Outlook Personen, klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Kontaktgruppe, fügen Sie Mitglieder hinzu und klicken Sie auf Speichern & schließen.
• Um an die Gruppe zu senden, geben Sie ihren Namen im Feld An einer neuen Nachricht ein. Wenn Sie eine Liste löschen, wird nur die Liste entfernt, die Kontakte bleiben erhalten.
• Eine Microsoft 365-Gruppe ist etwas anderes: Sie teilt ein Postfach, einen Kalender und Dateien und wird im Admin Center erstellt und verwaltet.

Kontaktliste, Kontaktgruppe, Verteilerliste: dasselbe?

Die Begriffe sorgen für die meiste Verwirrung, deshalb beginnen wir damit. Microsofts Seite zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen einer Kontaktliste hält fest, dass Kontaktlisten im klassischen Outlook früher als Kontaktgruppen bezeichnet wurden. Dort werden Kontaktgruppen bzw. Verteilerlisten außerdem als schnelle Möglichkeit beschrieben, Personen zu kontaktieren, denen Sie regelmäßig schreiben. Es gibt also drei Namen für eine persönliche Funktion.

Eine Verteilerliste im administrativen Sinne ist etwas anderes. Es handelt sich um eine E-Mail-aktivierte Gruppe, die ein Administrator erstellt und die alle in der Organisation nutzen können. Ihre persönliche Liste ist dagegen eine Sammlung von E-Mail-Adressen in Ihren eigenen Kontakten. Niemand sonst sieht sie.

Welche brauchen Sie? Wenn Sie eine Liste für den eigenen Gebrauch verwalten, erstellen Sie eine Kontaktliste. Wenn das gesamte Unternehmen an „Personen in Gebäude A“ schreiben soll, bitten Sie Ihren Administrator um eine Verteilergruppe. Wenn ein Team ein gemeinsames Postfach, einen gemeinsamen Kalender und gemeinsame Dateien braucht, ist das eine Microsoft 365-Gruppe, die weiter unten behandelt wird.

So erstellen Sie eine E-Mail-Gruppe im neuen Outlook für Windows

1. Wählen Sie im Seitenbereich Personen aus.
2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü neben Neuer Kontakt und wählen Sie anschließend Neue Kontaktliste.
3. Geben Sie einen Namen ein, fügen Sie Empfänger über Name oder E-Mail-Adresse hinzu und geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
4. Klicken Sie auf Erstellen.

Um später Kontakte hinzuzufügen, wählen Sie Personen und dann Ihre Kontaktlisten, bewegen den Mauszeiger über die Liste und wählen das Bearbeitungssymbol Bearbeiten (Stift). Geben Sie unter Empfänger hinzufügen Namen oder E-Mail-Adressen ein und wählen Sie anschließend Speichern. Um jemanden zu entfernen, öffnen Sie dieselbe Bearbeitungsansicht, wählen das X neben dem Kontakt und anschließend Speichern. Um eine Liste umzubenennen, bearbeiten Sie sie und ändern den Namen.

Um eine Liste zu löschen, wählen Sie Personen und dann Ihre Kontaktlisten, bewegen den Mauszeiger über die Liste und wählen die Schaltfläche Löschen (Papierkorb). Um mehrere Listen gleichzeitig zu löschen, aktivieren Sie deren Kontrollkästchen und wählen im Menüband Löschen. Bestätigen Sie mit noch einmal Löschen. Beim Löschen einer Liste wird nur die Liste entfernt. Die Kontakte bleiben erhalten.

Klassisches Outlook für Windows

Die Schulungsseite von Microsoft zum Erstellen einer Kontaktgruppe beschreibt diese Schritte.

1. Öffnen Sie Personen in der Navigationsleiste.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neue Kontaktgruppe.
3. Geben Sie im Feld Kontaktgruppe einen Namen ein.
4. Wählen Sie Kontaktgruppe und dann Mitglieder hinzufügen. Wählen Sie anschließend Aus Outlook-Kontakten, Aus Adressbuch oder Neuer E-Mail-Kontakt.
5. Wählen Sie die gewünschten Personen aus. Halten Sie Strg gedrückt, um mehrere auszuwählen, und wählen Sie anschließend OK.
6. Wählen Sie Speichern und schließen.

Das war's. Die Gruppe befindet sich nun in Ihren Kontakten. Um ihr eine E-Mail zu senden, wechseln Sie zu Start, wählen Neue E-Mail und dann An. Geben Sie den Namen der Gruppe in das Feld Suchen ein, doppelklicken Sie auf den Gruppennamen, um ihn dem Feld An hinzuzufügen, und wählen Sie OK.

Outlook im Web und Outlook.com

Die Microsoft-Seite zu Kontaktlisten in Outlook.com beschreibt die Schritte für das Web.

1. Wählen Sie unten links das Symbol Personen.
2. Wählen Sie in der Symbolleiste den Pfeil neben Neuer Kontakt und dann Neue Kontaktliste.
3. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie Namen oder E-Mail-Adressen hinzu.
4. Wählen Sie Erstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, später Personen hinzuzufügen. Bei der ersten wählen Sie Alle Kontaktlisten, markieren die Liste, wählen Bearbeiten, geben Namen oder Adressen ein und wählen Speichern. Bei der zweiten wählen Sie zuerst die Kontakte aus, wählen in der Symbolleiste Zu Liste hinzufügen und anschließend die Liste mit dem Pluszeichen. Um jemanden zu entfernen, öffnen Sie die Liste, wählen Bearbeiten, wählen das x neben der Person und anschließend Speichern.

Hinweise von derselben Seite: Eine Kontaktliste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen. Daher können nur Kontakte mit einer E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Listen werden in Ihrem Standardordner „Kontakte“ gespeichert und erscheinen unter Alle Kontaktlisten. Wenn Sie Kontakte für andere Zwecke als E-Mails gruppieren möchten, empfiehlt Microsoft stattdessen, einen Ordner anzulegen. Um einen anderen Ordner für die Liste zu verwenden, wählen Sie diesen Ordner aus, bevor Sie Neue Kontaktliste auswählen.

Outlook für Mac

Der Microsoft-Artikel zu Mac sagt:

1. Wählen Sie die Schaltfläche Personen in der seitlichen Navigationsleiste.
2. Wählen Sie den Ordner Kontakte unter dem Konto, in dem die Liste angelegt werden soll. Bewegen Sie den Mauszeiger über Neuer Kontakt und wählen Sie anschließend Neue Kontaktliste.
3. Geben Sie einen Namen ein.
4. Geben Sie unter Mitglieder hinzufügen die E-Mail-Adresse eines Kontakts ein und wählen Sie Hinzufügen. Wiederholen Sie dies für jeden Kontakt.
5. Wählen Sie Speichern.

Um ein Mitglied zu entfernen, wählen Sie die Papierkorb-Schaltfläche neben dem Kontakt und anschließend Speichern. Die Synchronisierung von Kontaktlisten mit dem Server funktioniert nur mit Microsoft 365- und Outlook.com-Konten. Bei einem POP- oder IMAP-Konto verwenden Sie den Ordner Kontakte unter Auf meinem Computer. Ist Neue Kontaktliste ausgegraut, aktivieren Sie diese Ordner: Wählen Sie Outlook, Einstellungen, dann unter Schnelleinstellungen die Option Anzeige und aktivieren Sie unter Seitenleiste die Option Ordner „Auf meinem Computer“ anzeigen. Die Unterstützung für das klassische Outlook für Mac endet im Oktober 2026.

Mit Ihrer Gruppe arbeiten

Um eine Nachricht an die Gruppe zu senden, beginnen Sie eine neue Nachricht und geben den Namen der Gruppe in der Zeile An ein. Outlook erweitert ihn um die Mitglieder. Eine Nachricht an eine Kontaktliste geht an alle Empfänger in der Liste. Sie können eine Kontaktliste auch zu Besprechungsanfragen und zu anderen Kontaktlisten hinzufügen.

Zwei Punkte sollten Sie bedenken, bevor Sie auf Senden klicken.

Erstens der Datenschutz. Bei einem normalen Versand über die Zeile „An“ sieht jeder Empfänger die anderen. Wenn die Liste groß ist, Personen kombiniert werden, die sich nicht kennen, oder externe Adressen enthalten sind, setzen Sie die Gruppe in Bcc. Microsoft weist auf eine Nebenwirkung hin: Wenn Sie eine Verteilerliste in Bcc setzen, können Regeln der Empfänger nicht mehr greifen, die E-Mails anhand des Listennamens in „An“ oder „Cc“ sortieren. Unser Leitfaden zum Thema BCC in Outlook erklärt die Details.

Zweitens die Limits. In Exchange Online zählt eine Verteilergruppe im freigegebenen Adressbuch bei der Obergrenze pro Nachricht als ein Empfänger. Mitglieder einer Gruppe in Ihrem persönlichen Ordner „Kontakte“ werden dagegen einzeln gezählt. Eine persönliche Kontaktliste mit 400 Namen belegt also 400 der pro Nachricht erlaubten Empfänger. Das ist wichtig, wenn Sie an große Listen senden.

Wann Sie stattdessen eine Microsoft 365-Gruppe verwenden sollten

Die Microsoft-Seite zum Vergleich der Gruppentypen in Microsoft 365 stellt die Optionen gegenüber. Kurz zusammengefasst:

• Microsoft 365-Gruppen dienen der Zusammenarbeit zwischen Benutzern innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens. Jede Gruppe erhält eine Gruppen-E-Mail-Adresse und einen gemeinsamen Arbeitsbereich für Unterhaltungen, Dateien und Kalenderereignisse und kann mit Teams verbunden werden.
• Verteilergruppen senden E-Mail-Benachrichtigungen an einen festen Kreis von Personen, zum Beispiel an „Personen in Gebäude A“.
• Dynamische Verteilergruppen senden E-Mails an Personen, die bestimmten Attributen wie Abteilung oder Standort entsprechen. Die Mitgliedschaft wird zum Zeitpunkt des Versands ermittelt.
• E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen gewähren denselben Benutzern Zugriff auf Ressourcen und senden ihnen E-Mail-Benachrichtigungen.
• Freigegebene Postfächer ermöglichen mehreren Personen den Zugriff auf ein Postfach, zum Beispiel für eine Support-Adresse oder den Empfang.

Die Microsoft-Seite zu Kontaktlisten warnt außerdem davor, sie mit Microsoft 365-Gruppen zu verwechseln. Diese stellt Microsoft als die stärkere Option dar, die einen gemeinsamen Posteingang, Kalender und Dateien bieten kann.

Einige Einschränkungen aus dem Vergleich sollten Sie kennen. Microsoft 365-Gruppen können keine Mitglieder von Verteilergruppen oder Sicherheitsgruppen sein. Externe Benutzer können Microsoft 365-Gruppen beitreten und ihnen E-Mails senden, aber nur, wenn der Administrator diese Funktionen aktiviert. Freigegebene Postfächer lassen sich nicht in Microsoft 365-Gruppen migrieren. Und wenn Sie eine Verteilergruppe einem Teams-Team hinzufügen, werden nur deren Mitglieder hinzugefügt, nicht die Gruppe selbst.

Meine Faustregel: persönliche Liste für den eigenen Serienversand, Verteilergruppe für unternehmensweite Ankündigungen, Microsoft 365-Gruppe, wenn Menschen gemeinsam arbeiten müssen.

Eine Gruppe gesund halten

• Geben Sie einen klaren Namen. „Projekt-Kickoff-Team“ ist besser als „Gruppe 1“. Folgen Sie der Namenskonvention Ihres Unternehmens, falls es eine gibt.
• Prüfen Sie die Mitgliedschaft. Entfernen Sie Personen, die das Unternehmen verlassen haben, und kontrollieren Sie die Adressen. Ein Tippfehler in einer einzigen Adresse führt zu einer Unzustellbarkeitsnachricht an Sie.
• Achten Sie auf das Konto. Listen in einem Microsoft 365- oder Outlook.com-Konto werden auf dem Server gespeichert und erscheinen daher auch in anderen Outlook-Clients. Auf einem Mac mit einem POP- oder IMAP-Konto bleiben Listen unter „Auf meinem Computer“.
• Fügen Sie Mitgliederlisten nicht in Nachrichten ein. Wenn Sie die Namen einer ganzen Liste an Außenstehende senden, tritt genau das Datenleck ein, das Sie vermeiden wollten.
• Fragen Sie für unternehmensweite Listen zuerst die IT. Eine Liste, die alle verwenden müssen, ist keine persönliche Kontaktliste.

Häufige Fehler

• Den Befehl suchen Sie in E-Mail. Der Befehl befindet sich unter Personen, nicht in der Ansicht E-Mail.
• Alle Gruppen gleich benennen. Eine Kontaktliste, eine Verteilergruppe und eine Microsoft 365-Gruppe verhalten sich unterschiedlich.
• Eine Person ohne E-Mail-Adresse hinzufügen. Eine Kontaktliste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen, daher können Kontakte ohne Adresse nicht hinzugefügt werden.
• Eine große Liste in „An“ senden. Dann sieht jeder jeden. Verwenden Sie Bcc.
• Vergessen, dass das Löschen einer Liste nicht das Löschen der Kontakte bedeutet. Nur die Liste wird entfernt. Das ist erfreulich, aber die Mitglieder bleiben in Ihrem Adressbuch erhalten.
• Sie erwarten, dass eine persönliche Liste geteilt wird. Ihre Kollegen können sie nicht nutzen, solange Sie ihnen die Adressen nicht schicken.

Verwandte Themen zum Vertiefen

• Empfänger verbergen. Erfahren Sie, wie Bcc funktioniert und wie sich seine Grenzen auf Gruppen auswirken.
• Vom Administrator erstellte Verteilerlisten. In Exchange Online können Administratoren solche Verteilerlisten erstellen und festlegen, wer an sie senden darf.
• Freigegebene Postfächer für Team-Adressen. Eine support@-Adresse benötigt in der Regel ein freigegebenes Postfach und keine Liste.
• Dynamische Gruppen. Wenn sich die Mitgliedschaft nach Abteilung oder Standort richten soll, fragen Sie Ihren Administrator nach einer dynamischen Verteilerliste.

Nächster Schritt

Öffnen Sie in Outlook die Personen, erstellen Sie eine Kontaktliste mit zwei Ihrer eigenen Adressen und senden Sie daran eine Testnachricht. Sobald Sie gesehen haben, wie eine Nachricht an die Gruppe ankommt, wissen Sie, wie Sie in Outlook eine E-Mail-Gruppe erstellen, die sich so verhält, wie Sie es erwarten.