Wie Sie eine E-Mail in Outlook terminieren: Alle Versionen erklärt

Von Mirko Peters · 2026-11-12

So terminieren Sie eine E-Mail in Outlook: Senden planen im neuen Outlook, im Web und auf dem Mac, Übermittlung verzögern im klassischen Outlook, wo die Nachricht wartet und wann das Terminieren fehlschlägt.

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Um eine E-Mail in Outlook zu terminieren, schreiben Sie Ihre Nachricht, öffnen den Dropdown-Pfeil neben „Senden“, wählen „Senden planen“, legen Datum und Uhrzeit fest und klicken auf „Senden“. Diesen Weg gibt es im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook für Mac. Das klassische Outlook für Windows nennt die Funktion „Übermittlung verzögern“ und blendet sie auf der Registerkarte „Optionen“ ein. Dieser Artikel richtet sich an Outlook-Nutzer, die eine E-Mail jetzt schreiben und später zustellen lassen möchten. Er erklärt, wo die wartende Nachricht liegt, wie Sie sie abbrechen, warum die Option fehlen kann und was Sie für wöchentliche oder monatliche E-Mails verwenden können.

Das Wichtigste in Kürze

• Im neuen Outlook und in Outlook im Web öffnen Sie den Dropdown-Pfeil neben „Senden“, wählen „Senden planen“, legen eine Uhrzeit fest und klicken auf „Senden“.
• Das klassische Outlook verwendet „Übermittlung verzögern“ auf der Registerkarte „Optionen“. Die Nachricht wartet dann im Postausgang, daher muss Outlook geöffnet sein.
• Terminierte Nachrichten im neuen Outlook, im Web und in Outlook für Mac bleiben bis zu ihrem Zustellzeitpunkt im Ordner „Entwürfe“.
• Das Terminieren ist für IMAP- oder POP-Konten nicht verfügbar. Die klassische Funktion „Übermittlung verzögern“ für eine einzelne Nachricht setzt außerdem ein Exchange-Konto voraus.
• Outlook bietet kein integriertes wiederkehrendes Senden. Ein geplanter Cloudflow in Power Automate mit der Aktion „Send an email“ deckt wöchentliche oder monatliche E-Mails ab.

Welches Outlook verwenden Sie?

Der Wortlaut und die Position der Schaltfläche hängen von der Version ab, und die Microsoft-Seiten sind genauso aufgeteilt. Das neue Outlook für Windows und Outlook im Web verwenden Senden planen. Auch Outlook für Mac verwendet Senden planen. Laut Microsoft hieß die Funktion in früheren Mac-Versionen „Später senden“. Das klassische Outlook für Windows (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 und 2016) verwendet Übermittlung verzögern.

Wenn Sie oben links im Fenster ein Menü „Datei“ sehen, verwenden Sie das klassische Outlook. Wenn Sie ein Einstellungszahnrad und ein vereinfachtes Menüband sehen, verwenden Sie das neue Outlook oder das Web. Wenn die Schritte für das neue Outlook nicht zu Ihrem Bildschirm passen, verwenden Sie laut Microsoft wahrscheinlich noch nicht das neue Outlook und sollten die klassischen Schritte nutzen.

Für alle Versionen gilt dieselbe Regel: Das Terminieren ist für IMAP- oder POP-Konten nicht verfügbar. Wenn Ihr Postfach ein über IMAP verbundenes Gmail-, Yahoo- oder iCloud-Konto ist, fehlt die Option.

Senden planen im neuen Outlook und in Outlook im Web

Dies sind die Schritte aus Microsofts Seite zum Verzögern oder Terminieren von E-Mail-Nachrichten und aus der Seite zu „Senden planen“ für das Web.

1. Beginnen Sie eine neue Nachricht und schreiben Sie sie wie gewohnt, mit mindestens einem Empfänger.
2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Senden und wählen Sie dann Senden planen.
3. Wählen Sie eine der Standardzeiten oder legen Sie ein eigenes Datum und eine eigene Uhrzeit fest.
4. Klicken Sie auf Senden.

Dieser letzte Klick wird leicht mit „Jetzt senden“ verwechselt. Das ist aber nicht der Fall. Die Nachricht landet im Ordner Entwürfe und bleibt dort bis zum Zustellzeitpunkt. Wenn Sie prüfen möchten, ob sie eingereiht wurde, sehen Sie dort nach.

Um eine geplante Nachricht in der neuen Outlook-App früher zu senden, wechseln Sie zu Entwürfe, öffnen die Nachricht, wählen Senden abbrechen und anschließend Senden. Im Web führt der von Microsoft dokumentierte Weg in denselben Ordner: Öffnen Sie die geplante Nachricht, wählen Sie das Stiftsymbol Bearbeiten und dann Jetzt senden. Die Seite beschreibt nicht, wie Sie die Zustellzeit im Web ändern. Öffnen Sie die Nachricht daher aus den Entwürfen und sehen Sie nach, welche Optionen der Editor bietet. Testen Sie das zuvor mit einer unwichtigen E-Mail.

Verzögerte Zustellung in klassischem Outlook

Die Anleitungen von Microsoft für das klassische Outlook beschreiben zwei Wege, E-Mails zurückzuhalten.

Eine einzelne Nachricht verzögern

1. Verfassen Sie die Nachricht.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Weitere Optionen die Schaltfläche Zustellung verzögern. Das Dialogfeld Eigenschaften wird geöffnet.
3. Setzen Sie unter Übermittlungsoptionen ein Häkchen bei Nicht zustellen vor und geben Sie Datum und Uhrzeit ein.
4. Schließen Sie das Dialogfeld und wählen Sie Senden.

Laut Microsoft gilt diese Verzögerung für einzelne Nachrichten nur für Exchange-Konten, und Sie müssen sie für jede Nachricht erneut festlegen. Nach dem Klick auf Senden wartet die Nachricht im Postausgang. Dort können Sie prüfen, ob sie eingereiht ist.

Muss Outlook geöffnet bleiben? Microsoft sagt das für die folgende Regel ausdrücklich. Für eine einzelne verzögerte Nachricht heißt es auf der Seite nur, dass sie im Postausgang gehalten wird. Behandeln Sie den Postausgang als clientseitige Warteschlange: Lassen Sie Outlook bis zur Zustellzeit geöffnet und online. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Nachricht versendet wird, wenn Sie den Laptop herunterfahren. Testen Sie das vor einem wichtigen Versand mit Ihrem eigenen Konto.

Jede Nachricht mit einer Regel verzögern

Wenn Sie bei allem, was Sie senden, einen kurzen Sicherheitspuffer möchten, erledigt eine Regel das für jeden Kontotyp.

1. Wählen Sie Datei, dann Regeln und Benachrichtigungen verwalten und anschließend Neue Regel.
2. Wählen Sie unter Mit einer leeren Regel beginnen die Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden und klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie erneut auf Weiter und bestätigen Sie mit Ja, wenn Outlook warnt, dass die Regel für jede gesendete Nachricht gilt.
4. Aktivieren Sie die Zustellung um eine bestimmte Anzahl von Minuten verzögern.
5. Klicken Sie auf den unterstrichenen Text eine bestimmte Anzahl, geben Sie einen Wert von 1 bis 120 ein und wählen Sie OK.
6. Wählen Sie Fertig stellen und anschließend OK.

Laut Microsoft wird diese Regel clientseitig ausgeführt, daher muss Outlook laufen, damit die Verzögerung greift. Eine Verzögerung von zwei Minuten ist ein günstiges Sicherheitsnetz: Sie haben ein Zeitfenster, um einen fehlenden Anhang zu bemerken, ohne etwas zurückrufen zu müssen. Das ist allerdings nicht dasselbe wie eine Planung für morgen früh, weil der Höchstwert bei 120 Minuten liegt.

Versand planen in Outlook für Mac

Microsofts Artikel zu Versand planen in Outlook für Mac beschreibt diese Schritte.

1. Verfassen Sie Ihre Nachricht und tragen Sie mindestens einen Empfänger in der Zeile An: ein.
2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche Senden und wählen Sie Versand planen.
3. Geben Sie Datum und Uhrzeit für die Zustellung ein.
4. Klicken Sie auf OK.

Die Nachricht bleibt bis zum geplanten Zeitpunkt in Entwürfe. Laut Microsoft wird sie auch dann gesendet, wenn Outlook nicht geöffnet ist. Das ist ein echter Unterschied zum klassischen Windows-Outlook. Zum Abbrechen öffnen Sie die Nachricht in den Entwürfen, klicken auf Versand abbrechen und bestätigen mit Ja. Die Nachricht öffnet sich wieder, sodass Sie sie sofort senden oder neu planen können.

Es gibt Voraussetzungen. Laut dem Artikel benötigen Sie ein Microsoft-365-Abonnement, Outlook 2019 für Mac oder Outlook 2021 für Mac sowie ein Exchange-Konto, etwa Outlook.com, gehostet auf Microsoft 365, oder Exchange 2016 CU5 oder höher. Ihre Version prüfen Sie unter Outlook > Info zu Outlook. Regeln zur verzögerten Zustellung aller Nachrichten sind auf dem Mac nicht verfügbar. Das Planen funktioniert nur für einzelne Nachrichten und nicht mit IMAP- oder POP-Konten wie Gmail, Yahoo oder iCloud.

Was ist mit Outlook auf dem Smartphone?

Hier muss ich vorsichtig sein. Die Microsoft-Seiten, die ich für diesen Artikel geöffnet habe, enthalten keine Schritte zum Planen eines Versands in Outlook für iOS oder Android. Sie sagen allerdings auch nicht, dass diese Funktion fehlt. Prüfen Sie daher die App selbst: Öffnen Sie eine neue Nachricht, sehen Sie sich die Optionen neben dem Sendepfeil an und prüfen Sie, was Ihre Version bietet.

Verwechseln Sie es nicht mit der anderen Funktion „Senden planen“ auf dem Smartphone. Die Microsoft-Seite „What does it mean to schedule an email?“ beschreibt etwas anderes: In Outlook für Android und iOS wischen Sie eine Nachricht im Posteingang und wählen, wann sie wieder erscheinen soll (in ein paar Stunden, heute Abend, morgen früh oder zu einem eigenen Zeitpunkt). Das ist ein Zurückstellen empfangener E-Mails, kein Verzögern selbst geschriebener. Die Wischoption muss zuerst aktiviert werden.

Wenn Sie einen garantierten Sendezeitpunkt vom Smartphone aus brauchen, schreiben Sie die Nachricht in Outlook im Web in einem mobilen Browser oder verwenden Sie ein anderes Gerät.

E-Mails mit geplantem Versand finden, ändern und abbrechen

Wo eine geplante E-Mail liegt, hängt davon ab, wie Sie sie geplant haben.

• Neues Outlook, Web und Mac: der Ordner Entwürfe.
• Klassisches Outlook mit verzögerter Zustellung oder Regel: der Ordner Postausgang.

In das neue Outlook holen Sie mit Senden rückgängig machen eine Nachricht zurück, damit Sie sie bearbeiten oder erneut senden können. Auf dem Mac öffnen Senden rückgängig machen und Ja die Nachricht wieder. In classic Outlook öffnen Sie die Nachricht im Postausgang, wechseln auf der Registerkarte Optionen zu Verzögerte Zustellung und legen eine neue Uhrzeit fest. Alternativ löschen Sie die Nachricht, um den Versand abzubrechen.

Wenn eine geplante Nachricht nicht zugestellt werden kann, verhält sie sich wie jede andere unzustellbare E-Mail. Im Posteingang erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht des Mailsystems, und der gewählte Zeitpunkt hat keinen Einfluss darauf, wie die Rücksendung behandelt wird. Prüfen Sie die Empfängeradresse, korrigieren Sie sie und senden Sie die Nachricht erneut.

Warum die Option „Senden planen“ fehlt

Wenn die Schaltfläche nicht angezeigt wird, prüfen Sie die folgenden Ursachen der Reihe nach.

1. Ihr Konto ist ein IMAP- oder POP-Konto. Microsoft zufolge ist das Planen für diese Kontotypen nicht verfügbar, und das Planen auf dem Mac setzt ein Exchange-Konto voraus.
2. Sie verwenden classic Outlook und suchen das Dropdownmenü. In classic Outlook finden Sie die Option Verzögerte Zustellung auf der Registerkarte Optionen. Ein Dropdownmenü neben Senden gibt es dafür nicht.
3. Sie verwenden eine ältere Mac-Version. Der Microsoft-Artikel nennt Outlook für Microsoft 365 für Mac, Outlook 2024 für Mac und Outlook 2021 für Mac und erwähnt außerdem Outlook 2019 für Mac. Frühere Versionen nannten die Funktion „Send Later“.
4. Sie verwenden ein anderes Outlook als angenommen. Wechseln Sie zwischen dem neuen und dem klassischen Outlook und prüfen Sie es erneut.
5. Ihr Administrator hat etwas geändert. Wenn die ersten vier Punkte die Ursache nicht erklären, fragen Sie die IT-Abteilung. Die Microsoft-Seiten, die ich gelesen habe, beschreiben keine Administratoreinstellung, die das Planen deaktiviert. Behandeln Sie das daher als Frage an die IT und nicht als bekannten Schalter.

Wiederkehrende E-Mails: Outlook kann das nicht allein

Outlook bietet keinen integrierten wiederkehrenden Versand. Für einen wöchentlichen Bericht oder eine monatliche Erinnerung ist die saubere Lösung von Microsoft Power Automate.

Das Tutorial zu Cloud-Flows von Microsoft erstellt einen geplanten Flow, der eine E-Mail nach Zeitplan sendet. Das Beispiel läuft am ersten Tag jedes Monats zu einer festgelegten Uhrzeit. Der Flow beginnt mit dem Trigger Wiederholung und verwendet die Aktion E-Mail senden über eine Verbindung zu Office 365 Outlook. Sie können an mehrere Personen senden, indem Sie weitere Adressen im Feld An eintragen.

Die Schritte des Tutorials in Kurzform:

1. Melden Sie sich bei Power Automate an und beschreiben Sie den Flow oder erstellen Sie ihn mit einem Trigger „Wiederholung“.
2. Legen Sie Zeitplan, Empfänger, Betreff und Text fest.
3. Bestätigen Sie die Verbindung zu Office 365 Outlook und melden Sie sich an, falls Sie dazu aufgefordert werden.
4. Wählen Sie Flow erstellen und dann Speichern.

Testen Sie den Flow zuerst mit Ihrer eigenen Adresse. Wenn Copilot den Flow erstellt hat, empfiehlt das Microsoft-Tutorial, dass eine Person das Ergebnis auf Richtigkeit prüft, bevor er tatsächlich läuft. Ich habe keine Microsoft-Seite gefunden, die einen sicheren Weg für wiederkehrenden Versand über Outlook-Regeln beschreibt. Bauen Sie darauf deshalb nicht auf.

Geplanter Versand und Risiko

Geplante E-Mails bergen ein stilles Risiko: Sie sehen sie nicht so, wie Sie gesendete E-Mails sehen. Eine Nachricht liegt im Ordner Entwürfe oder Postausgang über Stunden oder Tage, und in dieser Zeit kann sich die Lage ändern. Zwei Gewohnheiten helfen.

• Lesen Sie jede Nachricht, die länger als einen Tag wartet, bevor der Zeitpunkt erreicht ist, besonders wenn Personen, Preise oder Termine darin vorkommen.
• Halten Sie vertrauliche Anhänge aus Nachrichten heraus, die länger als nötig im Ordner Entwürfe warten.

Wenn Ihre Organisation Aufbewahrungs- oder Compliance-Regeln hat, fragen Sie Ihren Administrator, wie mit Entwürfen umgegangen wird. Das kann ich anhand der Seiten, die ich geöffnet habe, nicht sagen, daher rate ich nicht.

Welche Methode passt zu welcher Aufgabe?

Es hilft, das Werkzeug zum Problem passend auszuwählen, denn die Optionen sind nicht austauschbar.

• Morgen früh, nächsten Montag oder nach einem Feiertag senden. Verwenden Sie „Senden planen“ in der neuen Outlook-Version, in Outlook im Web oder in Outlook für Mac. Die Nachricht wartet in den Entwürfen und wird zu der eingestellten Zeit gesendet.
• Tippfehler und fehlende Anlagen abfangen. Nutzen Sie eine kurze Verzögerung. In klassischem Outlook ist das die Regel, die die Zustellung um 1 bis 120 Minuten verzögert. Auf einem Mac bietet die Microsoft-Einstellung „Senden rückgängig machen“ unter „Verfassen“ Verzögerungen von 5 bis 120 Sekunden. Microsoft weist jedoch darauf hin, dass es sich nicht um einen echten Rückruf handelt. Außerdem benötigen Sie dafür eine Microsoft 365-Abonnementlizenz oder ein Outlook.com-Konto.
• Eine einzelne Nachricht in einem klassischen Exchange-Postfach. Verwenden Sie „Zustellung verzögern“ auf der Registerkarte „Optionen“.
• Dieselbe E-Mail jede Woche oder jeden Monat. Verwenden Sie einen Power Automate-Flow mit einem Wiederholungstrigger.
• E-Mails, die Sie empfangen haben und später erneut ansehen möchten. Dafür gibt es in den mobilen Apps „Snooze“. Das ist keine Terminplanung.

Wenn Ihr Postfach über IMAP oder POP angebunden ist, gelten keine der Optionen für „Senden planen“. Die Regel zur Verzögerung aller Nachrichten ist das Einzige, was Microsoft für alle Kontotypen beschreibt. Sie setzt voraus, dass Outlook weiterhin ausgeführt wird.

Die richtige Uhrzeit wählen

Die Minute wählen Sie selbst, und ein paar Gewohnheiten ersparen Ihnen peinliche Situationen. Prüfen Sie die Zeitzone des Empfängers, bevor Sie die Stunde festlegen. Eine Zustellung um 9:00 Uhr auf Ihrer Uhr kann für die Gegenseite mitten in der Nacht sein. Vermeiden Sie den frühen Morgen, wenn die Nachricht gut durchdacht sein muss, und den Freitagabend, wenn Sie eine Antwort erwarten. Kontrollieren Sie AM und PM zweimal: Eine Sendung um 19 Uhr, obwohl Sie 7 Uhr morgens meinten, ist ein häufiger Fehler. Öffnen Sie nach dem Einplanen der Nachricht einmal die Entwürfe oder den Postausgang und prüfen Sie die dort angezeigte Uhrzeit.

Häufige Fehler

• Den letzten Klick auf „Senden“ als Versand betrachten. Bei „Senden planen“ wählen Sie Senden, um die Nachricht einzuplanen. Sie wird erst später versendet.
• Outlook bei einer klassischen Verzögerung schließen. Der Postausgang benötigt ein laufendes Outlook. Microsoft zufolge wird die Verzögerungsregel auf Ihrem Computer ausgeführt.
• In „Gesendet“ nachsehen. Die Nachricht befindet sich dort noch nicht. Prüfen Sie die Entwürfe oder den Postausgang.
• Terminplanung über ein IMAP- oder POP-Konto. Diese Option ist dort nicht verfügbar. Verwenden Sie ein Microsoft 365- oder Exchange-Postfach.
• Erwarten, dass eine Regel für morgen planen kann. Die klassische Regel verzögert höchstens um 1 bis 120 Minuten.
• Die Uhrzeit des Empfängers vergessen. Prüfen Sie die Zeitzone des Empfängers, bevor Sie die Uhrzeit festlegen. Eine Zustellung um 9:00 Uhr für Sie kann für jemand anderes mitten in der Nacht sein.

Verwandte Themen zum Vertiefen

• Eine Nachricht zurückrufen, die zu früh verschickt wurde. Die Zustellungsverzögerung verschafft Ihnen nur wenige Minuten. Wenn die Nachricht bereits abgegangen ist, hängen die Rückruf-Regeln in Exchange Online von den Konten und davon ab, ob der Empfänger die Nachricht geöffnet hat.
• Abwesenheitsnotizen. Wenn Sie planen, weil Sie abwesend sein werden, richten Sie automatische Antworten für denselben Zeitraum ein.
• Wiederkehrende E-Mails mit Power Automate. Lernen Sie, wie Trigger und Verbindungen funktionieren, bevor Sie einen Flow E-Mails an einen Verteiler senden lassen.
• Zur besten Zeit des Empfängers senden. Prüfen Sie Zeitzonen und Arbeitszeiten, bevor Sie eine Uhrzeit festlegen.

Nächster Schritt

Öffnen Sie einen Entwurf in der Outlook-Version, die Sie tatsächlich nutzen, und suchen Sie den Befehl „Senden planen“ oder „Zustellung verzögern“. Stellen Sie dann eine Test-E-Mail an sich selbst für fünf Minuten ab jetzt in die Warteschlange. So erfahren Sie, wo geplante Nachrichten in Ihrer Umgebung liegen und ob die Nachricht pünktlich abgeht, bevor Sie sich bei etwas Wichtigem auf „E-Mail in Outlook planen“ verlassen.