Power Automate richtig nutzen: Ihren ersten Flow erstellen, testen und korrigieren

Von Mirko Peters · 2026-11-12

So nutzen Sie Power Automate: Flow-Typ auswählen, einen Cloud-Flow mit Auslöser und Aktionen erstellen, ihn testen, den Ausführungsverlauf lesen und die häufigsten Fehler beheben.

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Um Power Automate zu nutzen, melden Sie sich unter make.powerautomate.com an, wählen Sie Erstellen, wählen Sie einen Auslöser, der Ihren Flow startet, fügen Sie die Aktionen hinzu, die danach folgen sollen, speichern Sie und wählen Sie Testen. Sie können den Flow auch in einfacher Sprache beschreiben und Copilot eine erste Version erstellen lassen. Dieser Artikel richtet sich an Personen, die mit Microsoft 365 arbeiten und Routineaufgaben automatisieren möchten, etwa eine Erinnerungs-E-Mail, eine Benachrichtigung bei einer Änderung oder ein wiederholtes Kopieren von Daten. Er erklärt die Flow-Typen, führt Sie durch einen ersten Flow, zeigt, wie Sie ihn testen und verwalten, und behandelt die Fehler, auf die Sie in den ersten Wochen stoßen werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Melden Sie sich unter make.powerautomate.com an und erstellen Sie dann einen Flow, entweder indem Sie ihn Copilot beschreiben oder über die Schaltfläche Erstellen mit einem leeren Flow oder einer Vorlage.
• Jeder Cloud-Flow hat einen Auslöser, der ihn startet, und Aktionen, die anschließend ausgeführt werden. Der Flow-Typ ist automatisiert, sofort oder geplant.
• Testen Sie den Flow über die Symbolleiste und öffnen Sie dann Meine Flows und Details, um den Ausführungsverlauf der letzten 28 Tage mit den Eingaben und Ausgaben jedes Schritts zu sehen.
• Ein rotes Ausrufezeichen in einer Ausführung zeigt den fehlgeschlagenen Schritt an. Der Fehler weist meist auf eine Verbindung, eine Einstellung oder ein vorübergehendes Dienstproblem hin.
• Einen Verbindungsfehler mit 401 oder 403 beheben Sie mit Erneut verbinden unter Verbindungen verwalten, anschließend mit Erneut senden.

Was Power Automate leistet und welchen Flow-Typ Sie wählen sollten

Power Automate erstellt Cloud-Flows. Microsofts Definition ist kurz: Ein Cloud-Flow führt eine oder mehrere Aktionen aus, wenn ein Ereignis eintritt. Zwei Begriffe sind von Anfang an wichtig. Ein Auslöser ist das Ereignis, das den Flow startet. Eine Aktion ist das, was der Flow nach dem Auslöser tut. Konnektoren verbinden Ihre Konten und Dienste, sodass der Flow mit Ihrer E-Mail, Ihren Dateien und anderen Apps kommunizieren kann.

Microsofts Übersicht nennt drei Arten von Cloud-Flows:

• Automatisiert. Der Flow wird durch ein Ereignis ausgelöst, etwa durch eine E-Mail eines bestimmten Absenders oder eine Erwähnung Ihres Unternehmens in sozialen Medien.
• Sofort. Sie starten den Flow per Klick auf eine Schaltfläche, zum Beispiel um eine Erinnerung an Ihr Team zu senden oder eine Genehmigung in Teams oder SharePoint zu starten.
• Geplant. Der Flow läuft nach einem Zeitplan, etwa für einen täglichen Datenupload nach SharePoint oder in eine Datenbank.

Legen Sie den Typ zuerst fest, noch bevor Sie etwas anderes wählen. Fragen Sie sich, was die Arbeit auslösen soll. Lautet die Antwort „Es passiert etwas“, nutzen Sie einen automatisierten Flow. Lautet sie „Ich entscheide“, nutzen Sie einen Sofortflow. Lautet sie „jeden Montag um neun“, nutzen Sie einen geplanten Flow. Wenn Sie Copilot zum Erstellen des Flows verwenden, bestimmt laut Microsoft Ihre Eingabeaufforderung den Typ.

Sie können Flows auch mit Power Apps kombinieren. Dafür gibt es bei Microsoft den Artikel Cloud-Flow zu einer App hinzufügen, der sich als zweites Projekt anbietet, sobald Ihr erster Flow funktioniert.

Power Automate richtig nutzen: Ihren ersten Cloud-Flow erstellen

Es gibt zwei Wege. Microsoft zufolge ist Copilot standardmäßig aktiviert, Administratoren können es jedoch deaktivieren, daher sehen Sie es unter Umständen nicht. Der zweite Weg ohne Copilot führt über die Schaltfläche Erstellen.

Option 1: Flow mit Copilot beschreiben.

1. Melden Sie sich unter https://make.powerautomate.com an.
2. Stellen Sie im linken Navigationsbereich sicher, dass Startseite ausgewählt ist.
3. Geben Sie im Feld Automatisierung mit Copilot erstellen eine präzise Anweisung ein. Das Microsoft-Tutorial verwendet einen zeitgesteuerten Newsletter: Die Anweisung nennt den Tag, die Uhrzeit, die Zeitzone, den Empfänger, den Betreff und den Text.
4. Wählen Sie Generieren. Copilot schlägt einen Auslöser und Aktionen vor. Im Tutorial sind das der Auslöser Wiederholung und die Aktion E-Mail senden.
5. Wählen Sie Behalten und fortfahren.
6. Prüfen Sie die Verbindungen. Ein grünes Häkchen bedeutet, dass eine Verbindung gültig ist. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie Anmelden.
7. Wählen Sie Flow erstellen und anschließend Speichern.

Ersetzen Sie die Beispieladresse durch Ihre eigene, damit Sie die Ergebnisse selbst sehen. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass eine Person von KI generierte Inhalte auf Richtigkeit prüfen sollte.

Option 2: Selbst im Designer erstellen. Wählen Sie Erstellen, um mit einem leeren Flow oder einer Vorlage zu beginnen. Fügen Sie dann Schritte hinzu. Das Microsoft-Beispiel verwendet den Auslöser Wenn ein neuer Tweet gepostet wird. Die Schritte sind bei anderen Auslösern dieselben:

1. Wählen Sie das Pluszeichen nach dem Auslöser.
2. Geben Sie unter Nach einer Aktion oder einem Connector suchen send email ein.
3. Wählen Sie unter Office 365 Outlook die Aktion E-Mail senden (V2).
4. Geben Sie Ihre Adresse im Feld An ein.
5. Geben Sie im Feld Betreff einen festen Text ein. Um einen Wert aus dem Auslöser einzufügen, wählen Sie das Blitzsymbol und einen Eintrag wie Getwittert von aus. Wenn er nicht angezeigt wird, wählen Sie Weitere anzeigen.
6. Füllen Sie den Bereich Text auf die gleiche Weise aus.
7. Wählen Sie Speichern.

Microsofts Empfehlung lautet, E-Mail senden (V2) zu verwenden, wenn Sie Formatierungen wie Fettdruck, Listen oder Links in der Nachricht benötigen.

Power Automate verfügt über einen neuen Designer, der standardmäßig aktiv ist, sowie über einen klassischen Designer. Copilot funktioniert nur im neuen Designer, die Schritte sind in beiden Designern ähnlich.

Den Flow vor dem Erstellen auf Papier planen

Fünf Minuten Planung sparen im Designer eine Stunde. Schreiben Sie vier Zeilen, bevor Sie den Editor öffnen.

1. Der Auslöser. Welches Ereignis oder welcher Zeitplan startet den Flow? Seien Sie genau, zum Beispiel „eine neue Datei in diesem Ordner“ oder „jeden Montag um 8:00 Uhr“.
2. Das Ergebnis. Was soll nach dem Durchlauf des Flows anders sein? Eine E-Mail in einem Postfach, eine Zeile in einer Liste, eine Nachricht in einem Kanal.
3. Die Daten dazwischen. Welche Werte aus dem Auslöser benötigt die Aktion? Im Designer wählen Sie diese Werte als dynamischen Inhalt über das Blitzsymbol aus. Daher müssen Sie wissen, welche Werte der Auslöser bereitstellt.
4. Der Fehlerfall. Was passiert, wenn die Aktion nicht ausgeführt werden kann, und wer erfährt davon?

Wenn Sie Zeile 2 nicht in einem Satz formulieren können, ist der Flow für einen ersten Versuch zu groß. Teilen Sie ihn in zwei auf. Zwei kleine Flows, die jeweils eine Aufgabe erledigen, lassen sich leichter testen, leichter korrigieren und leichter an einen Kollegen übergeben als ein großer Flow mit zwanzig Schritten.

Außerdem hilft es, festzulegen, wer den Flow besitzt. Flow-Besitzer erhalten die E-Mails mit Reparaturtipps. Stellen Sie daher sicher, dass der Besitzer diese E-Mails auch liest. Tragen Sie den Namen des Besitzers in die Beschreibung des Flows ein.

Flow testen und ausführen

Ein gespeicherter Flow funktioniert erst, wenn Sie ihn getestet haben. Das Microsoft-Tutorial beschreibt dafür folgende Schritte:

1. Wählen Sie in der Symbolleiste Testen.
2. Wählen Sie im Bereich Flow testen die Option Manuell und anschließend Testen.
3. Wählen Sie im Bereich Flow ausführen die Option Flow ausführen.
4. Wenn der Durchlauf beginnt, wählen Sie Fertig. Die Meldung „Ihr Flow wurde erfolgreich ausgeführt“ wird angezeigt.
5. Um zu den Flow-Details zurückzukehren, verwenden Sie den Pfeil Zurück unterhalb der Titelleiste Power Automate und nicht die Zurück-Schaltfläche des Browsers.

Um einen Flow später auszuführen, wählen Sie im linken Menü Meine Flows, bewegen den Mauszeiger über den Flow und wählen das Symbol Ausführen und anschließend im Bereich Flow ausführen. Bei ereignisbasierten Flows lösen Sie das Ereignis selbst aus, zum Beispiel durch das Senden der Test-E-Mail, und warten anschließend. Laut Microsofts Beispiel sollte die Benachrichtigung nach etwa einer Minute eintreffen.

Der Detailbereich zeigt den Besitzer, das Erstellungsdatum, den Flow-Typ, die Verbindungen und den Ausführungsverlauf der letzten 28 Tage. Diesem Bereich entnehmen Sie, ob Ausführungen erfolgreich waren, fehlgeschlagen sind oder noch laufen.

Flows verwalten

Öffnen Sie Meine Flows im linken Navigationsbereich. Wählen Sie bei einem Flow das vertikale Auslassungszeichen, um die Optionen anzuzeigen:

• Ausschalten hält einen Flow an, Einschalten setzt ihn wieder fort.
• Bearbeiten oder das Stiftsymbol öffnet den Flow im Designer.
• Details zeigt den Ausführungsverlauf.
• Löschen entfernt den Flow nach einer zweiten Bestätigung.

Die Microsoft-Seite nennt eine Grenze von 600 Flows pro Konto. Wenn Sie diese erreichen, löschen Sie einen Flow, bevor Sie einen neuen erstellen. Löschen Sie Testflows, sobald Sie damit fertig sind, damit Sie sich dieser Zahl nie nähern. Benennen Sie Ihre Flows nach ihrem Zweck, etwa „Erinnerung an wöchentlichen Bericht“, damit Sie sie auch in sechs Monaten noch finden.

Einen fehlgeschlagenen Flow beheben

Flows schlagen fehl, meist aus gewöhnlichen Gründen. Die Fehlerbehebungsseite von Microsoft beschreibt eine klare Vorgehensweise.

1. Wählen Sie Meine Flows und danach den fehlgeschlagenen Flow.
2. Wählen Sie im 28-tägigen Ausführungsverlauf das Datum der fehlgeschlagenen Ausführung. Mindestens ein Schritt zeigt ein rotes Ausrufezeichen.
3. Öffnen Sie den fehlgeschlagenen Schritt und lesen Sie die Fehlermeldung. Der rechte Bereich zeigt Details und Hinweise zur Behebung.
4. Erweitern Sie bei der fehlgeschlagenen Aktion Eingaben und Ausgaben, um zu sehen, was gesendet wurde und was zurückkam.

Ordnen Sie den Fehler dann einer Lösung zu:

• 401 Unauthorized oder 403. Ein Problem mit der Verbindung. Wählen Sie unter Verbindungen die Option Bearbeiten und danach Verbindungen verwalten, suchen Sie die fehlerhafte Verbindung und wählen Sie Erneut verbinden. Wählen Sie Ihre Anmeldedaten aus und senden Sie den Vorgang bei Bedarf erneut.
• 400 Bad Request oder 404 Not Found. Ein Problem in den Einstellungen des Flows. Wählen Sie Bearbeiten, korrigieren Sie die Definition, wählen Sie Speichern und danach Erneut senden.
• 500 Internal Server Error oder 502 Bad Gateway. Diese Fehler sind meist vorübergehend. Wählen Sie Erneut senden.

Auf der Seite wird außerdem erwähnt, dass Flow-Besitzer E-Mails mit Reparaturtipps erhalten, wenn ein Flow fehlschlägt. Wählen Sie in der E-Mail Meinen Flow reparieren, um den Schritten zu folgen, oder deaktivieren Sie die E-Mails im Menü mit den Eigenschaften des Flows. Im neuen Designer kann Copilot Fehler außerdem zusammenfassen und, soweit möglich, Korrekturen vorschlagen.

Häufige Fehler

• Mit einem großen Prozess beginnen. Erstellen Sie zuerst einen Flow, der nur eine Aufgabe erledigt. Eine geplante E-Mail vermittelt Ihnen in zehn Minuten die Grundlagen von Auslösern, Aktionen und Verbindungen.
• Nur den Idealfall testen. Testen Sie einmal einen leeren Wert oder eine fehlende Datei, damit Sie sehen, wie ein Fehler aussieht.
• Verbindungen ignorieren. Die Fehler 401 und 403 verweisen auf die Verbindung, wie die Fehlerbehebungsseite erklärt. Prüfen Sie bei jeder Verbindung das grüne Häkchen.
• Beim Testen an echte Personen senden. Verwenden Sie Ihre eigene Adresse, bis der Flow funktioniert.
• Testflows weiterlaufen lassen. Schalten Sie Flows, die Sie nicht benötigen, aus oder löschen Sie sie.
• Annehmen, dass es keine Lizenzfrage gibt. Die Seiten, die ich für diesen Artikel geprüft habe, behandeln keine Lizenzierung. Fragen Sie Ihren Administrator, welchen Plan Sie haben, bevor Sie etwas erstellen, von dem andere abhängen.

Verwandte Themen zum Vertiefen

• Aufgaben nach Zeitplan ausführen: Microsoft hat eine Seite mit dem Titel „Aufgaben nach Zeitplan ausführen“ für tägliche, datumsbasierte und intervallbasierte Flows.
• Schritte und Bedingungen hinzufügen: Die Seite „Schritte hinzufügen“ zeigt, wie sich mehrstufige Flows erstellen lassen.
• Datums- und Uhrzeitformate: Datumsangaben aus Auslösern müssen oft formatiert werden, was die Funktion formatDateTime übernimmt.
• Auslöser und Aktionen im Detail: Das Tutorial für Cloud-Flows verweist auf eine Seite zur Arbeit mit Auslösern und Aktionen.
• Fehlerbehebung: Die Seite zum Beheben von Flow-Fehlern geht tiefer auf Verbindungs- und Conditional-Access-Fehler ein.

Nächster Schritt

Um Power Automate zu nutzen, erstellen Sie diese Woche einen kleinen Flow: eine geplante E-Mail an sich selbst, getestet mit Testen und geprüft im Ausführungsverlauf. Lesen Sie das Tutorial für Cloud-Flows und die Übersicht über Cloud-Flow-Typen von Microsoft. Wählen Sie dann eine echte Aufgabe aus und erstellen Sie sie auf dieselbe Weise.