SharePoint nutzen: Ein Einsteigerleitfaden zu Websites und Dateien

Von Mirko Peters · 2026-11-12

SharePoint für Einsteiger: wofür es genutzt wird, wie Websites, Bibliotheken und Listen zusammenspielen und welche zehn ersten Aufgaben vom Hochladen bis zum Freigeben anstehen.

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SharePoint ist ein sicherer Ort, an dem Sie Informationen von jedem Gerät aus speichern, ordnen, freigeben und abrufen können. Den Zugriff erhalten Sie über den App-Launcher in Microsoft 365. Um SharePoint als Einsteiger zu nutzen, sollten Sie vier Dinge kennen: Eine Website ist der Container. Eine Dokumentbibliothek enthält Ihre Dateien. Eine Liste verwaltet strukturierte Daten. Berechtigungen legen fest, wer was sehen darf. Dieser Artikel richtet sich an alle, die gerade einen Link zu einer SharePoint-Website erhalten haben und wissen möchten, was sie damit anfangen sollen, sowie an alle, die aufgefordert werden, etwas „auf SharePoint abzulegen“, ohne vorher eingewiesen worden zu sein. Sie lernen die wichtigsten Konzepte und die zehn Aufgaben kennen, die Microsoft als Grundlagen aufführt.

Das Wichtigste in Kürze

• SharePoint ist ein sicherer Ort, an dem Sie Informationen von jedem Gerät aus speichern, ordnen, freigeben und abrufen können. Sie öffnen es über den App-Launcher in Microsoft 365.
• Eine Website ist der Container. Dokumentbibliotheken enthalten Dateien, Listen enthalten Daten, Seiten und Neuigkeitsbeiträge bringen Informationen zu den Menschen.
• Laden Sie Dateien hoch, indem Sie sie in eine Bibliothek ziehen oder auf Hochladen klicken. Dokumente öffnen sich in der Webversion von Office, und mehrere Personen können gleichzeitig daran arbeiten.
• Geben Sie ein Dokument über das Menü mit den Auslassungspunkten (…) mit Freigeben weiter. Frühere Versionen bleiben über den Versionsverlauf verfügbar.
• Berechtigungen steuern, wer was sieht. Verwenden Sie für Dateien Bibliotheken und Ordner. Senden Sie keine Anhänge, wenn ein Link zur SharePoint-Datei den Zweck erfüllt.

Wofür SharePoint genutzt wird

Microsofts Einführung nennt folgende Möglichkeiten: Sie können damit Intranetseiten aufbauen sowie Seiten, Dokumentbibliotheken und Listen erstellen. Mit Webparts passen Sie Inhalte an, zeigen Neuigkeiten und Aktualisierungen an und finden sowie verfolgen Websites, Dateien und Personen im gesamten Unternehmen. Außerdem können Sie Dateien synchronisieren, damit Menschen zusammenarbeiten können. Auf der Seite Get started with SharePoint steht, dass ein Webbrowser ausreicht und zusätzlich eine mobile SharePoint-App verfügbar ist.

So sieht das im Arbeitsalltag aus: Ihre Abteilung hat eine Teamwebsite mit einer Bibliothek für Verträge, einer weiteren Bibliothek für Vorlagen und einer Seite, die festlegt, wer was macht. Das Unternehmen betreibt eine Kommunikationswebsite mit Neuigkeiten. Sie öffnen beides im Browser, ziehen Dateien hinein und teilen einen Link statt eines Anhangs. Damit nutzen die meisten Menschen den größten Teil von SharePoint.

Die Bausteine

• Websites. Eine Website ist der Container für alles Übrige. Sie können eine Website über die SharePoint-Startseite erstellen. Beim Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe in Outlook oder Microsoft 365 entsteht zugleich eine Teamwebsite.
• Dokumentbibliotheken. In Bibliotheken laden Sie Dateien hoch, öffnen sie und geben sie frei. Microsoft definiert eine Bibliothek als Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien hochladen, erstellen und aktualisieren sowie mit Teammitgliedern gemeinsam daran arbeiten können. Teamwebsites enthalten standardmäßig eine Bibliothek mit dem Namen Dokumente.
• Listen. Eine Liste enthält strukturierte Daten, zum Beispiel einen Aufgabentracker oder ein Problemprotokoll. In Microsoft 365 fügen Sie innerhalb einer Website über + Neu eine Liste oder eine Bibliothek hinzu.
• Seiten und Neuigkeiten. Eine Seite zeigt den Leuten, wofür die Website da ist. Ein Neuigkeitsbeitrag teilt Informationen mit Ihrer Organisation. In Microsoft 365 wählen Sie dafür Neuigkeitsbeitrag erstellen aus.
• Berechtigungen. Microsoft bezeichnet Berechtigungen als zentral für SharePoint, weil sie steuern, wer auf Websites, Listen und Bibliotheken zugreifen darf.

Unsere Übersicht zu SharePoint zeigt, wie diese Bestandteile in einen Mandanten passen.

SharePoint öffnen und Ihre Website finden

1. Melden Sie sich bei Microsoft 365 an.
2. Wählen Sie im App-Startprogramm oder in der oberen Leiste SharePoint oder Websites aus. Falls Sie die App nicht sehen, prüfen Sie Weitere Apps.
3. Auf der Startseite sehen Sie die Websites, denen Sie folgen, und die zuletzt verwendeten Websites. Eine neue Website, die Sie erstellen oder der Sie beitreten, erscheint dort.
4. Verwenden Sie das Suchfeld Suchen, um nach einer Website, einer Datei oder einer Person zu suchen.

Wenn die SharePoint-Kachel fehlt, enthält Ihr Abonnement SharePoint möglicherweise nicht oder Ihr Administrator hat die App nicht zugewiesen. Fragen Sie Ihren Microsoft 365-Administrator, bevor Sie etwas anderes versuchen.

Zehn erste Aufgaben

Die Microsoft-Seite „Erste Schritte“ nennt zehn Dinge, die Sie tun können. Sie eignen sich gut als Plan für die erste Woche.

1. Dateien hochladen. Ziehen Sie Dateien in eine Dokumentbibliothek oder wählen Sie Hochladen aus. Laut der Seite unterstützt Microsoft Edge zusätzlich das Hochladen von Ordnern.
2. Dokumente öffnen. Sie werden in Microsoft 365 für das Web geöffnet. Sie können sie auch in einer installierten Desktop-App bearbeiten.
3. Gemeinsam bearbeiten. Mehrere Personen können dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten. Die Anzahl der aktuellen Bearbeitenden wird oben rechts angezeigt.
4. Dokument freigeben. Wählen Sie die Auslassungspunkte (...) neben dem Dokument und anschließend Freigeben aus.
5. Website freigeben. Verwenden Sie Websiteberechtigungen und Mitglieder hinzufügen.
6. Teamwebsite erstellen. Starten Sie auf der SharePoint-Startseite oder erstellen Sie eine Microsoft 365-Gruppe.
7. Liste oder Bibliothek hinzufügen. Wählen Sie innerhalb einer Website + Neu aus.
8. Frühere Versionen behalten. Verwenden Sie Versionsverlauf, um frühere Versionen anzuzeigen oder wiederherzustellen.
9. Suchen. Verwenden Sie das Suchfeld Suchen.
10. Neuigkeiten teilen. Veröffentlichen Sie einen Beitrag mit Neuigkeitenbeitrag erstellen.

Erledigen Sie die ersten vier Punkte in Ihrer ersten Stunde. Die Punkte fünf bis sieben sind für Websitebesitzer gedacht. Die Punkte acht bis zehn benötigen Sie, sobald Sie eine falsche Bearbeitung oder eine verlorene Datei bemerkt haben.

Mit Dateien in einer Bibliothek arbeiten

Die meisten Einsteiger arbeiten täglich mit einer Bibliothek, deshalb lohnt es sich, sie gut zu kennen. Laut Microsoft-Seite What is a document library? können Sie Dateien, Ordner oder Links hinzufügen, bearbeiten und löschen, gemeinsam bearbeiten und Dokumente herunterladen, neue Ordner und Dokumente erstellen sowie Dateien per Drag-and-Drop verschieben. Außerdem können Sie zwischen den Ansichten Liste, Kompakt und Kacheln wechseln und eine benutzerdefinierte Ansicht speichern. Sie können Spalten hinzufügen und festlegen, welche angezeigt werden, den Detailbereich öffnen, um Eigenschaften, letzte Aktivitäten und die Freigabe einer Datei zu sehen, und mit Oben anheften Dateien hervorheben.

Diese Gewohnheiten sind wichtig:

• Link statt Anlage. Teilen Sie den SharePoint-Link, dann sieht jeder die neueste Version.
• Ordner sparsam einsetzen. Je mehr Ebenen, desto länger der Pfad. Unsere Übersicht zu SharePoint-Dokumentbibliotheken und der Artikel zu Ordnern erklären, wann Sie einen Ordner, eine Spalte oder eine Ansicht verwenden sollten.
• Versionsverlauf für freigegebene Dokumente aktivieren. Laut Microsofts Einführung in Bibliotheken können Bibliotheken frühere Versionen nachverfolgen, speichern und wiederherstellen. Für Teams, die gemeinsam bearbeiten, empfiehlt Microsoft mindestens die Hauptversionierung, damit sich frühere Inhalte nach einem Fehler wiederherstellen lassen.
• Auschecken nur bei Bedarf. Beim Auschecken erhält eine Person das exklusive Bearbeitungsrecht, bis die Datei wieder eingecheckt wird. Das verhindert die gemeinsame Bearbeitung. Microsoft empfiehlt es daher nur für vertrauliche oder streng nachverfolgte Dokumente.
• Warnungen nutzen. Warnungen, RSS-Feeds und das Folgen von Dokumenten informieren Sie über Änderungen.

Freigabe und Berechtigungen

Berechtigungen werden standardmäßig von der Website übernommen. Sie können einer Bibliothek oder einem Dokument eigene Berechtigungen zuweisen, um vertrauliche Inhalte zu schützen. Um einen Ordner freizugeben, wählen Sie dessen Kreissymbol aus, wählen Freigeben und anschließend Mit bestimmten Personen freigeben oder Link kopieren. Microsoft empfiehlt, Jeder-Links nur zu verwenden, wenn es unbedingt nötig ist. Ihr Administrator kann einige Linkoptionen auch ausgrauen.

Eine gute Faustregel für Einsteiger: Geben Sie möglichst wenig frei, nur an möglichst wenige Personen, und prüfen Sie vor dem Versand sensibler Inhalte, wer Zugriff hat. Der Detailbereich zeigt an, für wen eine Datei freigegeben ist.

Mit Ihrem Computer arbeiten

Nicht jeder mag den Browser. SharePoint bietet zwei Wege, im Datei-Explorer zu arbeiten, und Microsoft erklärt den Unterschied. Die Synchronisierung hält eine lokale Kopie vor, die stets aktualisiert wird und jederzeit verfügbar ist. Im Explorer öffnen ist dagegen ein einmaliger Vorgang. Um Dateien zwischen Bibliotheken zu verschieben oder zu kopieren, verwenden Sie Kopieren nach oder Verschieben nach.

Zum Synchronisieren öffnen Sie die Bibliothek, wählen die Auslassungspunkte (...) und anschließend Synchronisieren. Microsoft empfiehlt stattdessen, wenn verfügbar, eine Verknüpfung in OneDrive zu verwenden. Eine Verknüpfung funktioniert auf all Ihren Geräten und arbeitet zuverlässiger als die Schaltfläche „Synchronisieren“. Details finden Sie in unserer Anleitung zur Synchronisierung von OneDrive.

SharePoint, Teams und OneDrive: Wer macht was?

Die drei werden oft verwechselt. Kurz zusammengefasst und auf das beschränkt, was Microsofts Seiten sagen: SharePoint speichert Websites, Bibliotheken und Listen für Teams und Organisationen. OneDrive für Arbeit oder Schule ist der Ort für Ihre persönlichen Dateien, und die OneDrive-Synchronisierungsapp kann SharePoint-Bibliotheken auf Ihren PC bringen. Die Seite „Erste Schritte“ von Microsoft beschreibt die Verbindung zu Teams nicht im Detail. Bei Fragen zu Teams-Dateien lohnt sich daher ein Blick in die Teams-Dokumentation. Dort steht jedoch, dass beim Erstellen einer Microsoft-365-Gruppe auch eine Teamwebsite erstellt wird.

Häufige Fehler

• Dateien als Anhang versenden. Der Link zur Datei in SharePoint vermeidet das Versionschaos.
• Dateien auf dem Desktop speichern und „später hochladen“. Öffnen und bearbeiten Sie die Datei in der Bibliothek oder in einem synchronisierten Ordner.
• Alles öffentlich machen. Prüfen Sie den Linktyp, bevor Sie ihn kopieren.
• Tief verschachtelte Ordnerstrukturen anlegen. Halten Sie die Struktur flach und nutzen Sie Ansichten.
• Für alltägliche Dateien das Auschecken verwenden. Es blockiert die gleichzeitige Bearbeitung.
• Nicht nachfragen, wem die Website gehört. Wenn etwas nicht funktioniert, brauchen Sie den Besitzer.

Verwandte Themen zum Vertiefen

• Eine SharePoint-Website erstellen. Wählen Sie eine Teamwebsite oder eine Kommunikationswebsite, legen Sie die Sprache fest und fügen Sie Besitzer hinzu.
• Einen Ordner in SharePoint erstellen. Verwenden Sie + Neu und Ordner und erfahren Sie, wann eine Ansicht die bessere Wahl ist.
• Eine Website löschen und wiederherstellen. Gelöschte Websites werden 93 Tage aufbewahrt, und nur Administratoren können sie wiederherstellen.
• Mit dem PC synchronisieren. Die OneDrive-Synchronisierungsapp stellt Bibliotheken im Datei-Explorer bereit.
• Dateien finden, die für alle freigegeben sind. Übermäßige Freigaben sind ein häufiges Governance-Problem. Erfahren Sie, wie Sie Dateien finden, die für alle freigegeben sind, bevor Sie breit teilen.

Nächster Schritt

Öffnen Sie eine SharePoint-Website, die Sie nutzen, laden Sie eine Datei hoch, öffnen Sie sie im Browser und geben Sie sie per Link für eine Kollegin oder einen Kollegen frei. Prüfen Sie danach den Versionsverlauf dieser Datei. Nach dieser Übung kennen Sie die Grundlagen von SharePoint: hochladen, gemeinsam bearbeiten, freigeben und wiederherstellen.