כך מגדירים ממשל במרכז הניהול של Microsoft Teams ‏2026

By Mirko Peters · 2026-03-13 · Updated 2026-03-24

למדו כיצד להגדיר ממשל עבור הצוות שלכם במרכז הניהול של Teams. פעלו לפי שיטות העבודה המומלצות לממשל ב-Microsoft Teams כדי לנהל את סביבת Microsoft Teams שלכם.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

אם הוטל עליכם לסדר את Microsoft Teams בארגון, הממשל הוא המקום שבו קורה הקסם. מדריך זה הוא התחנה האחת שלכם להפיכת סביבות Teams כאוטיות ובלתי מסודרות למרחבי שיתוף פעולה נקיים, תואמי רגולציה ומאובטחים. נפרק יחד את המסגרות, המדיניות, הבקרות, התבניות והכלים המתקדמים שייתנו לכם את השליטה, הכול מתוך מרכז הניהול של Teams.

צעד אחר צעד תראו כיצד ממשל טוב מסיר את הבלגן: פחות צוותים לא מבוקרים, הרשאות הדוקות יותר, תוכן בטוח יותר ופחות כאבי ראש בנושא עמידה ברגולציה. בין אם אתם מתחילים מהיסודות ובין אם אתם מוכנים לאוטמט ביקורת ומחזור חיים, תקבלו ידע מעשי בכל שלב. בסוף תדעו כיצד לנהל, לנטר ולהכין את Teams לעתיד, בלי לאבד שינה בלילה.

1. בקרות ממשל מרוכזות: מרכז הניהול של Teams מאפשר למנהלים להחיל הגדרות ממשל ברמת הארגון (מדיניות, תבניות ובקרות מחזור חיים), כך שתוכלו לראות בדיוק כיצד להגדיר ממשל במרכז הניהול של Teams ממסך אחד.
2. מיקוד מדיניות למשתמשים ולקבוצות: המדיניות אינה גלובלית בלבד. ניתן להפנות אותה למשתמשים, לקבוצות או לקבוצות Azure AD מסוימות, כדי לאכוף כללי ממשל שונים בלי כתיבת סקריפטים מורכבים.
3. תבניות צוות אוכפות ממשל ביצירה: תבניות צוות מובנות ומותאמות אישית יכולות להגדיר מראש ערוצים, אפליקציות ומדיניות, כך שהממשל יוחל אוטומטית כאשר צוותים נוצרים.
4. ניהול אוטומטי של מחזור החיים של צוותים: מרכז הניהול של Teams תומך בהגדרות תפוגה וחידוש לצוותים, ומאפשר ניקוי אוטומטי וממשל של מרחבי שיתוף פעולה שאינם בשימוש.
5. שילוב תוויות רגישות: תוויות רגישות שהוגדרו ב-Microsoft 365 יכולות לשמש לשליטה בהתנהגות של Teams (פרטיות, גישה חיצונית, חברות), וכך הממשל מתרחב לתחומי ציות והגנה על מידע.
6. ניתן לנהל הגבלות של ערוצים פרטיים וחברות: מנהלים יכולים לצפות בהגדרות של ערוצים פרטיים ולשנות אותן, וכן להגדיר מגבלות חברות, כדי להתאים לצרכי הממשל ולציפיות הביצועים.
7. בקרות אורחים וגישה חיצונית מדויקות: ניתן לכוונן את שיתוף הפעולה החיצוני בדיוק רב, מחסימה מלאה של אורחים ועד הרשאה רק לדומיינים מסוימים, ישירות במרכז הניהול של Teams.
8. אנליטיקה ותובנות שימוש לקבלת החלטות בממשל: דוחות וניתוחים מובנים חושפים אימוץ, פעילות ומגמות צמיחה, ועוזרים לתעדף פעולות ממשל ולמדוד את השפעת המדיניות.
9. PowerShell ו-Graph מרחיבים את אוטומציית הממשל: בעוד שמרכז הניהול מספק בקרות גרפיות, ניתן לאוטמט משימות ממשל מורכבות (הקצאת מדיניות בכמות גדולה, דיווח, פעולות מחזור חיים) באמצעות PowerShell ו-Microsoft Graph להשגת היקף ושחזור.

היכולות הללו מסבירות מדוע ארגונים רבים שואלים "how to configure governance in teams admin center". הקונסולה משלבת כלים למדיניות, מחזור חיים, אבטחה ואוטומציה כדי לאכוף ממשל על פני Teams.

הבנת מסגרת הממשל של Microsoft Teams

בואו נתחיל מהתמונה הגדולה: ממשל ב-Teams אינו עניין של הפעלת כמה מתגים בקונסולת הניהול. בליבתו, ממשל ב-Microsoft Teams עוסק בהצבת כללים ומעקות בטיחות, כך ששיתוף הפעולה יפרח והכאוס לא ישתלט. זו הדרך לשמור על צוותים שעובדים ביעילות, על מידע רגיש מוגן ועל כך שכולם פועלים לפי המדיניות, בלי להפריע לעבודה היומיומית.

למה זה חשוב? Teams עלול להפוך למערב פרוע דיגיטלי אם לא מפקחים עליו. עלולים להיווצר מאות צוותי "רפאים", אורחים שאינם בשליטה וקבצים במקומות הלא נכונים. אסטרטגיית ממשל איתנה עוזרת להחזיר סדר לבלגן, ומניחה את היסוד לתקשורת חכמה יותר, לאספקת פרויקטים מהירה יותר ולהרבה פחות דאגות בנושא ציות.

עמודי התווך של ממשל Teams נשענים על שלושה עקרונות עיקריים: מדיניות שמגדירה את "כללי הדרך", אמצעי ציות שמגינים עליכם מכאבי ראש משפטיים ורגולטוריים, וניהול מחזור חיים שמשמר סדר מהרגע שבו נוצר צוות ועד לניקוי שלו. לפני שצוללים לתצורה, כדאי להבין מה כל עמוד תורם. האמינו לנו, הבנה נכונה של היסודות האלה תכין אתכם להצלחה כשתעברו להגדרה מעשית, לשיפורי אבטחה ולאוטומציה של מדיניות בפרקים הבאים. אם תרצו להעמיק באופן שבו ממשל טוב של Teams הופך סביבות עבודה מכאוס לשיתוף פעולה בביטחון, עיינו במקרה הבוחן המעשי הזה.

מדיניות ממשל ושיטות עבודה מומלצות ל-Teams

1. הגדירו שימוש מקובל ומדיניות שימוש
2. קבעו כללים ברורים לגבי מה Teams צריך לשמש (ומה לא). למשל, האם Teams מיועד אך ורק לפרויקטים עסקיים, או שאפשר להשתמש בו גם לקבוצות חברתיות? ככל שמדיניות השימוש המקובלת שלכם ברורה יותר, כך ייווצר פחות בלבול בהמשך. זה גם עוזר למנוע Shadow IT ומבטיח שכולם מסתכלים על אותו דבר.
3. אחידות ביצירת צוותים ובשמות
4. החליטו כיצד נוצרים צוותים חדשים ומי רשאי ליצור אותם. אולי כל צוות חדש דורש סיבה עסקית או אישור של מנהל. שלבו זאת עם מוסכמת שמות הגיונית, כדי שלא תמצאו את עצמכם עם עשרים צוותים בשם "Test123" שמציפים את הסביבה. עקביות משפרת חיפוש ובהירות לגבי בעלות.
5. קביעת בעלות ואחריות
6. לכל צוות צריכים להיות בעלים ברורים שאחראים על חברות, על אישור אורחים ועל ניהול התוכן. הפכו את התפקידים האלה לרשמיים והזכירו לבעלים את חובותיהם באופן קבוע. כך מובטח שתמיד יהיה מישהו שעוקב אחרי כל צוות.
7. קביעת גבולות באמצעות מדיניות גישה ואורחים
8. הגדירו מי רשאי להזמין אורחים, אילו מידע נגיש, ואילו צוותים מאפשרים שיתוף פעולה חיצוני. האיזון בין פתיחות לאבטחה מאפשר לשותפים להיכנס, בלי לחשוף מידע רגיש.
9. תיעוד ופרסום קבוע של המדיניות
10. תמיד שמרו את המדיניות שלכם בכתב, באינטראנט הארגוני, בהכשרה לעובדים חדשים וככרטיסייה נוחה ב-Teams, ועדכנו אותה כשהצרכים משתנים. שקיפות היא החבר הטוב ביותר שלכם להובלת אימוץ ואמון.

שיטות העבודה האלה עוזרות להימנע מהתפשטות לא מבוקרת של Teams ומאחריות לא ברורה. צריכים דוגמה מהעולם האמיתי לכך שממשל עקבי חשוב? עיינו בסיפור הזה, שמתאר את ההבדל בין שיתוף פעולה כאוטי לבין סביבה מנוהלת היטב שפועלת בצורה חלקה, בונה אחריות ושומרת על מידע רגיש.

יסודות האבטחה והציות ל-Teams

1. דרישות ציות רגולטוריות
2. הגדירו כללי ציות חובה לתעשייה שלכם (GDPR, HIPAA וכדומה). ודאו שהגדרות Teams מתיישבות עם הרגולציה הרלוונטית, והשתמשו בכלים המובנים כמו Microsoft Purview DLP או eDiscovery כשמטפלים במידע רגיש או אישי. התחילו בחוזקה עם שילוב הציות מההתחלה.
3. בקרות גישה חזקות
4. אכפו אימות רב-שלבי (MFA) לכל המשתמשים. הגדירו הרשאות מדויקות ל-Teams, לערוצים ולקבצים, כך שרק אנשים מורשים יראו תוכן חסוי. נהלו בזהירות את הגישה של אורחים, כי הגדרה שגויה כאן היא הדרך שבה סודות החברה יוצאים החוצה.
5. שמירת הודעות מאובטחת והצפנת נתונים
6. Teams מציעה שמירת הודעות והצפנה הן במנוחה והן במעבר. כוונון מדויק של ההגדרות האלה מגן על השיחות והקבצים מפני עיניים סקרניות וחשיפות בשוגג, ובו בזמן מאפשר לאחזר את נתוני ההודעות לצורך השמה משפטית ובדיקות ביקורת.
7. ביקורת מתמשכת ורישום פעילות
8. השתמשו ב-Teams Admin Center ובפורטל הציות כדי לפקח על הפעילויות: מי נוסף, הוסר או שונה, ואילו קבצים הועברו ממקום למקום. הגדירו התראות מונעות-מדיניות או דוחות אוטומטיים באופן קבוע כדי להישאר צעד לפני פעילות חשודה או סיכונים פוטנציאליים.
9. בקרות אבטחה ופרטיות מבוססות מדיניות
10. הגדירו מדיניות אבטחה לערוצים פרטיים ומשותפים, לגישה ליישומים ולתהליכי עבודה רגישים. נצלו הגדרות פרטיות ושמירה כדי שיתאימו לתרבות הפרטיות של הארגון שלכם. להעמקה בחיזוק הגדרות האבטחה של Teams, המדריך המפורט הזה מכסה הכול, מגישה מותנית ועד DLP וניהול אורחים.

עם היסודות האלה, תחזקו את Teams כסביבת עבודה מאובטחת ותואמת תקנות. אם אתם בוחנים שילובי AI מאובטחים כמו Copilot ב-Teams, כדאי להבין את מסגרת הפרטיות של נתוני Microsoft 365. מידע על אופן יישום "privacy by design" ב-Copilot וב-Teams תמצאו במאמר ההסבר הזה.

עיקרי ההגדרה הראשונית במרכז הניהול של Teams

מרכז הניהול של Teams הוא מרכז הפיקוד שלכם לממשל. מכאן שולטים במי יכול לעשות מה, מנהלים צוותים, אוכפים כללי מתן שמות ועוד הרבה. בין אם אתם חדשים בכך ובין אם אתם רוצים לוודא שההגדרות היסודיות תקינות, הכרת הסביבה של מרכז הניהול היא הצעד הראשון של כל מנהל Teams.

במרכז הניהול תמצאו את כל האזורים המרכזיים: הגדרות, מדיניות, משתמשים ואנליטיקה, שכולם נועדו לעזור לכם לארגן את מערכת Teams בהתאם לצרכי החברה. קל להיבהל מהכמות, אבל ברגע שמכירים את המפה, רוב המשימות השוטפות הופכות למהירות וחוזרות על עצמן.

כשתלמדו לנווט במרכז, לסמן את שלבי ההגדרה המרכזיים וליצור ולאכוף מדיניות צוותים, תוכלו למנוע בעיות לפני שהן מתחילות. מהתהליכים והאפשרויות שכאן תלוי שהמערכת לא תתדרדר לכאוס, והם מהווים את עמוד השדרה של כל דבר, מיצירה אוטומטית של צוותים ועד ניהול מחזור חיים ותיעוד ביקורת. עכשיו, בואו נפרק את חוויית מרכז הניהול ונגדיר את משימות ההתחלה שלכם.

ניווט במרכז הניהול של Microsoft Teams

מרכז הניהול של Microsoft Teams הוא מרכז הבקרה מבוסס הדפדפן לניהול כל היבטי סביבת Teams שלכם. ניגשים אליו דרך מרכז הניהול של Microsoft 365, ואז פותחים את סביבת העבודה הייעודית לניהול Teams.

במבט ראשון תראו את לוח הבקרה הראשי, עם קישורים מהירים לניהול צוותים, משתמשים, מדיניות, הגדרות, אנליטיקה וניהול מכשירים. ניווט בתפריט הצדדי מאפשר לעבור ישירות לכל אזור, בין אם אתם מגדירים מדיניות ובין אם בודקים דוחות שימוש.

לניהול צוותים ומשתמשים תמצאו תפריטים מסומנים בבירור לצפייה, עריכה ומעקב אחר צוותים קיימים. יש כרטיסיות ייעודיות להגדרות ברמת הארגון, לגישה חיצונית ולתכונות אבטחה. גם אם אתם חדשים, הממשק בנוי כך שיוביל אתכם, וכך תוכלו להגדיר את היסודות תוך דקות.

רשימת בדיקה להגדרה ראשונית של ממשל Teams

1. הקצאת תפקידי ניהול: העניקו תפקידי ניהול Teams רק לאנשי IT מהימנים. הגבלת הגישה הרחבה מפחיתה טעויות ומחזקת את האבטחה.
2. הגדרת הגדרות ברמת הארגון: קבעו מדיניות בסיס להודעות, שיחות, פגישות, גישת אורחים ושילוב אפליקציות, בהתאם לצרכי החברה ולתקני התעשייה.
3. הפעלה וביטול של תכונות: החליטו אילו תכונות (כמו גישת אורחים, שיתוף קבצים או אפליקציות צד שלישי) יותרו, תוך התחשבות באבטחה ובציות לתקנות.
4. קביעת מדיניות למתן שמות וליצירת צוותים: קבעו כללים לאופן מתן השמות לצוותים החדשים ולמי מותר ליצור אותם, כדי להבטיח מבנה עקבי ומסודר מהיום הראשון.

מדיניות יצירה וניהול של צוותים במרכז הניהול

במרכז הניהול של Teams מחליטים מי רשאי ליצור צוותים חדשים ובאילו תנאים. כברירת מחדל, כמעט כל אחד בדייר שלכם יכול להקים צוות חדש. זה נשמע נוח, אבל בדרך כלל מתברר שהתוצאה היא בלגן, כשצוותים כפולים ונטושים מצטברים.

כדי לשלוט בכך, מנהלים יכולים להגביל את הרשאות יצירת הצוותים, לדרוש אישור או לצמצם את היכולת לקבוצות נבחרות. השתמשו במדיניות שמות כדי לאחד את האופן שבו הצוותים מופיעים ברשימות ובתוצאות חיפוש, למשל על ידי הוספת קידומות מחלקה או קודי פרויקט, כך ש-"Sales_East2024" יהיה מזוהה מיד במקום "BestTeamEver".

תמצאו גם הגדרות מתקדמות לניהול מחזור החיים של צוותות – כלומר, אפשר להפעיל תזכורות אוטומטיות כשצוותות נכנסים למצב לא פעיל, לשלוח תזכורת לבעלים לניקוי, או להגדיר מדיניות לארכוב ומחיקה אוטומטיים. יישום הבקרות האלה עוזר למנוע את תופעת "הפיזור של הצוותות", שבה מתקבלים צוותות שאינם בשימוש, ללא בעלים או כפולים, שמאטים את הפרודוקטיביות ומעמיסים על סביבת העבודה.

אם אתם רוצים לקחת ברצינות את המאבק בפיזור, כדאי לבחון שילוב עם כלים כמו Power Platform, ‏Graph API ו-Power BI, כפי שמוסבר במדריך הממשל המתקדם – אוטומציה בשלבי הבקשה, האישור, היצירה וניהול מחזור החיים מפחיתה משמעותית את הכאבי ראש ושומרת על סביבות עבודה מסודרות. לחלופין, תוכלו לגלות כיצד המדיניות הנכונה והמנגנונים הניהוליים הנסתרים יכולים "לתקן" את הפיזור במקורו בהמשאב הזה.

בקרת גישה וניהול משתמשים

כשמדובר בניהול Teams, הגישה של המשתמשים היא המקום שבו הדברים מתחממים מהר מאוד. העניין אינו רק מי נמצא באיזה צוות – אלא איך שומרים על מידע רגיש שלא ידלוף למשתמשים לא מורשים, לשותפים חיצוניים, או even לעמיתים בעלי כוונות טובות שפשוט לא יודעים מה נכון.

בקרות גישה מוצקות וניהול חברות הם ההבדל בין אבטחה לבין "אופס, רשומות הלקוחות האלה הגיעו לעובד לשעבר". תזדקקו לאסטרטגיות שיטפלו לא רק באורחים ובשותפים חיצוניים, אלא גם בתרחישים הבלתי נמנעים: צוותות ללא בעלים, פרויקטים שמסתיימים בשקט, והבטחה שאף אחד לא נשאר עם הרשאות מיותרות.

סעיף זה מפנה אתכם לחובות החשובות: הגדרת גישה לאורחים ולגורמים חיצוניים, ניהול חברות משתמשים, העברת בעלות וטיפול במחזור החיים של הצוות מהיצירה ועד לסיום. אם תעשו זאת נכון, תבנו חומה הגנתית סביב הממלכה הדיגיטלית שלכם – צעד הכרחי בכל מסגרת Teams מאובטחת.

בקרות גישה לאורחים ב-Microsoft Teams

גישה לאורחים מאפשרת לאנשים מחוץ לארגון שלכם – ספקים, לקוחות ושותפים – לעבוד ב-Teams לצד העובדים שלכם. אפשר להפעיל או לכבות גישה לאורחים ברמת הארגון במרכז הניהול של Teams, ובכך לקבוע מי יכול להיכנס מבחוץ.

מנהלים מגדירים בקרות מפורטות לגבי הצוותות שיכולים לקבל אורחים, מה האורחים יכולים לראות או לעשות, והאם הם יכולים להשתמש בצ'אט, לשתף קבצים או ליצור ערוצים. הגבלות אלה עוזרות לאזן בין שיתוף פעולה פתוח לבין חומת האבטחה החזקה שנדרשת כדי להגן על סודות עסקיים.

כשבוחרים בין ערוצים פרטיים לערוצים משותפים, ההגדרה הנכונה היא קריטית. ערוצים פרטיים שומרים על שיחות רגישות בצורה מוקפדת – מושלמים לשימוש פנימי בלבד. ערוצים משותפים, לעומת זאת, אידיאליים לפרויקטים עם שותפים חיצוניים, כפי שמוסבר במדריך ההחלטה. תמיד בחנו את הצרכים שלכם לפני שמפעילים את המתג; מדיניות גישה חכמה לאורחים פותחת את הדלתות הנכונות בלי לסכן את המנעולים על הנתונים שלכם.

מתלבטים אם ערוצים פרטיים, ערוצים משותפים או even צוותות נפרדים עדיפים מבחינת ממשל ותאימות? כדאי להציץ בפירוט המעשי הזה – הוא מפרט את התרחישים, שיקולי התאימות והפשרות לכל גישה.

ניהול חברות ומחזור החיים של הצוות

1. הוספה והסרה של חברים בצורה יעילה
2. השתמשו במרכז הניהול כדי לנהל את חברות הצוות במהירות. אפשר להוסיף משתמשים בכמות גדולה, להסיר חברים לא פעילים, או להעניק גישה זמנית להשתתפות בפרויקט. שמירה על צוותות רזים מקלה מאוד על הממשל והביקורת.
3. מעבר בעלות וגיבוי בעלים
4. כשבעל צוות עוזב או משנה תפקיד, חשוב להעביר את הבעלות מיד. הגדרת בעלים מגבים מונעת מצב שבו צוותות נותרים "ללא בעלים", מה שמוביל לסיכוני ממשל משמעותיים ולנתונים יתומים.
5. ניטור וניהול משתמשי אורח
6. בצעו ביקורת שוטפת של גישת האורחים – הסירו כל מי שמעורבותו אינה נדרשת עוד. ודאו שרק האנשים הנכונים מחוץ לארגון שומרים על גישה לפרויקטים ולמידע המרכזיים.
7. אכיפת מדיניות מחזור חיים אוטומטית
8. הגדירו כללים לחידוש, לתפוגה ולארכוב של צוותים. ניתן להגדיר את Teams כך שיבקש מהבעלים לחדש צוות לאחר תקופת אי-פעילות, יארכב אוטומטית צוותים רדומים, או ימחק צוותים שאינם בשימוש כלל. כך הדייר שלכם לא יתפשט מעבר לשליטה.
9. התאימו את מחזור החיים לצרכים הארגוניים
10. ארגונים גדולים או דינמיים נהנים מכללי מחזור חיים כמו חברות דינמית, אישור אוטומטי לפרויקטים פנימיים, או בדיקה מחמירה יותר לצוותים בסיכון גבוה. התאימו את המדיניות שלכם לסדרי העדיפויות הייחודיים של העסק כדי להשיג את התוצאות הטובות ביותר.

ארגון תוכן ותקני שמות

הייתם פעם ב-Teams והרגשתם שנכנסתם לארון תיקים אחרי טורנדו? זה מה שקורה כשמדלגים על תקני שמות או מתעלמים מסיווג תוכן. סטנדרטיזציה אינה עניין של הערמת כללים לשם הכיף – היא הדרך להפוך מידע לקל למציאה, לשמור על התאמה לרגולציה, ולהפסיק את אותה פיזור מעצבן שבו הכול אובד.

סעיף זה בוחן מדוע מוסכמות שמות, סיווג נתונים ותוויות רגישות הופכים את הניווט ב-Teams לפשוט. כשאתם יודעים מה יש בצוות במבט חטוף (הודות למדיניות השמות!) או מזהים תוכן חסוי לפי תווית, החיים נהיים קלים יותר – גם למנהלים וגם למשתמשי הקצה.

כאן תמצאו הצצה לצעדים מעשיים לארגון צוותים, להחלת תוויות ומדיניות תוכן, ולהכנת החברה לגילוי תוכן חלק, לניקיונות מחזוריים ולבדיקות התאמה לרגולציה ללא לחץ. מעוניינים לראות דוגמה לארגון פרויקט? מצאו עוד טיפים מעשיים במדריך השלב-אחר-שלב הזה.

הגדרת מדיניות ומוסכמות שמות ל-Teams

1. יצירת תבנית שמות אחידה
2. פתחו תבנית פשוטה ועקבית לכל הצוותים החדשים – שקלו לכלול קודי מחלקה, פרויקט או אזור גיאוגרפי. לדוגמה, "HR-Onboarding-2024" ברור יותר מ-"Team9". ניתן לאכוף תבניות מדיניות ישירות במרכז הניהול של Teams.
3. שימוש בתכונות מדיניות שמות לאוטומציה
4. מנפו את כלי מדיניות השמות המובנים של Microsoft כדי להוסיף אוטומטית קידומות או סיומות (כמו "IT-", "NYC-" או "_Confidential") לכל הצוותים החדשים. כך נמנעת מהמשתמשים המצאת שמות שאינם תואמים את המדיניות או יוצרים בלבול בהמשך.
5. תיעוד והעברת כללי השמות
6. הפכו את הנחיות השמות לזמינות לכול – צרו כרטיסייה ב-Teams, פרסמו באינטרנט הפנימי, והדריכו משתמשים חדשים על התקנים בעת ההטמעה. הבהירות מבטיחה שכולם חותרים לכיוון אחד.
7. אכיפת שמות לצורכי התאמה לרגולציה וחיפוש
8. מוסכמת שמות קבועה ונאכפת עושה יותר מסדר בלבד. היא משפרת את החיפוש והנראות בכל הארגון, תומכת באוטומציה של מחזור החיים, ומבטיחה זיהוי מהיר לצורכי התאמה לרגולציה או ביקורת. כשצוותים מארכבים או נמחקים, למנהלים ולמבקרים ברור בדיוק מה מדובר.
9. ניטור ובחינה מחודשת של המדיניות לפי הצורך
10. ככל שהארגון גדל או משתנה, בדקו שמוסכמות השמות עדיין מתאימות. שנו ועדכנו אותן באופן קבוע כך שימשיכו לשרת אתכם ולא יהיו מקור לתסכול.

ניהול תוכן ותוויות רגישות ב-Teams

שמירה על סדר ב-Teams אינה עניין של שמות בלבד – היא עניין של מבנה ואבטחה של התוכן שבתוכו. ניהול תוכן ב-Teams פירושו להחליט היכן המידע נמצא, מי יכול לגשת אליו, וכיצד הוא משותף בין המשתמשים והערוצים.

מרכז הניהול של Teams עוזר להגדיר כללים לאחסון מסמכים, לגישה לקבצים ולשמירת הודעות. סיווג נתונים הוא חלק מרכזי בכך: באמצעות תוויות רגישות ניתן לתייג תוכן כך שרק גורמים מורשים יראו מידע רגיש, או שנתונים קריטיים לא ישותפו בטעות מחוץ לארגון.

ניהול תוכן נכון אינו מתאים לכולם באותה מידה. קבצים מסוימים דורשים בקרות מחמירות – למשל מסמכים פיננסיים או רשומות משאבי אנוש. אחרים, כמו הודעות כלליות, עשויים להיות נגישים לקהל רחב יותר. תוויות רגישות ומדיניות תוכן דואגות לכך שהגישה למידע תהיה נכונה ושדרישות הרגולציה ייענו בכל הארגון. בהמשך תראו כיצד להקצות ולנהל את התוויות האלה צעד אחר צעד, כך שתשיגו שליטה אמיתית בסביבת Teams שלכם.

הקצאה וניהול של תוויות רגישות ב-Teams

תוויות רגישות ב-Teams הן בקרות שעוזרות לסווג ולהגן על מידע ברמת הצוות והערוץ. באמצעות Microsoft Purview (המשולב בתוך Teams ובתוך Microsoft 365), מנהלים יכולים ליצור תוויות כמו „סודי”, „לשימוש פנימי בלבד” או „ציבורי”, ולאחר מכן להקצות אותן בהתאם לצרכי האבטחה של כל מרחב עבודה.

לאחר שתווית רגישות מוחלת על צוות או על ערוץ, Teams אוכפת הגבלות באופן אוטומטי: למשל, הגבלת שיתוף עם גורמים חיצוניים, דרישה להצפנת קבצים או הגדרת גישה מחמירה יותר. התווית הנכונה מבטיחה שרק האנשים הנכונים יוכלו להיכנס או לראות מידע רגיש. ניתן להקצות תוויות כחלק מתהליך היצירה, או לעדכן אותן כאשר הצרכים העסקיים משתנים.

גישת סיווג זו חשובה במיוחד לארגונים שמטפלים בנתונים מוסדרים, במידע על לקוחות או בקניין רוחני. בפועל, תוויות רגישות עוזרות למנהלים לעמוד בדרישות הציות, לחסום דליפות מידע מסוכנות ולייעל תהליכי ממשל. לתובנות נוספות על גבולות נתונים ופרטיות בפריסות מתקדמות של Teams (כגון עם Microsoft Copilot), היכנסו למאמר על גבולות הנתונים של Microsoft Copilot.

כלי ממשל מתקדמים וניטור ב-Teams

לפעמים הכלים המובנים מספיקים כדי לשמור על הסדר ב-Teams. אבל ככל שהסביבה או דרישות הציות שלכם גדלות, ייתכן שתצטרכו עוצמה נוספת, במיוחד לניטור, לביקורת ולאכיפה חזקה של מדיניות. כאן נכנסים לתמונה כלי ממשל מתקדמים ותוכנות ניטור.

סעיף זה מציג כיצד מנהלים יכולים להשתמש ביומני הפעילות המובנים של Teams ובפתרונות הציות לניטור בסיסי, וכן מה כלים מסחריים כמו CoreView ו-Syskit Point מציעים אם אתם זקוקים לאנליטיקה, לדיווח ויכולות ציות מעמיקות יותר. הבנה של מה שניתן לעשות עם הכלים המובנים – ומתי כדאי לשקול פתרון מיוחד – תעזור לכם להרחיב את הממשל בלי להיטבע בעבודה ידנית ובכאוס של נתונים.

תראו גם כיצד ניטור מוגבר לא רק מסייע במניעת סיכונים, אלא גם מספק את שביל הביקורת החיוני כאשר הרגולטורים או ההנהלה דורשים מידע. חשבו על זה כארגז הכלים שלכם לראיית מה שקורה ב-Teams מאחורי הקלעים – ולפעולה לפני שבעיות קטנות הופכות לגדולות.

ניטור וביקורת של פעילויות ממשל ב-Teams

1. הפעלת יומני פעילות במרכז הניהול
2. השתמשו במרכז הניהול של Teams כדי לתעד שינויים, בקשות גישה ומחיקות. היומנים האלה משמשים כקו ההגנה הראשון שלכם בעקבות פעילות חשודה.
3. בדיקת אנליטיקה של שימוש בצוותים
4. לוח המחוונים המובנה לאנליטיקה מציג צוותים פעילים, מעורבות משתמשים ופעילות הודעות. זה כלי בעל ערך רב לזיהוי צוותים שאינם בשימוש (או שעמוסים מדי) ולאיתור המקומות שדורשים תשומת לב.
5. הגדרת דוחות ציות אוטומטיים
6. תזמנו דוחות ציות ופעילות שיספקו לצוותי ה-IT והציות תובנות שניתן לפעול לפיהן, תוך הדגשת סיכונים קיימים והפרות מדיניות אפשריות.
7. ניטור צוותים לא פעילים וצוותים ללא בעלים
8. חפשו צוותים ללא פעילות לאחרונה או ללא בעלים מוקצים; אלה סימני אזהרה לחשיפה בממשל ולאבטחה. ניתן להפעיל תזכורות אוטומטיות או להתחיל ניקוי לפי הצורך.
9. ביקורת מול מדיניות מחזור חיים ואבטחה
10. השוו את המצב הנוכחי של הצוותים למדיניות שהגדרתם. ביקורות קבועות עוזרות לסגור פערים, לשמור על סנכרון הממשל בכל הדייר ולהוכיח ציות לקראת בדיקות רגולטוריות. לקריאה נוספת על ממשל מחזור חיים אוטומטי ועל היתרונות המעשיים של ביקורת, ראו כיצד Power Platform ו-Power BI ממלאים תפקיד במקרה המבחן הזה על התפשטות Teams.

השוואת כלי ממשל: CoreView ו-Syskit Point

• CoreView: מציע ניהול רב-דיירים, אכיפת מדיניות מפורטת, דיווח מפורט ואוטומציה של תהליכי עבודה. משתלב בצורה חלקה עם מרכז הניהול של Teams ומעניק שליטה רבה יותר בציות, בביקורת ובשימוש במשאבים – אידיאלי לארגונים גדולים ולספקי שירותים מנוהלים (MSP).
• Syskit Point: מתמחה בדיווח על הרשאות, בסקירות גישה, בניהול מחזור חיים ובביקורת מפורטת בכל Microsoft 365. הממשק הידידותי שלו מייעל את ניהול המדיניות, במיוחד לצורך עמידה בדרישות רגולטוריות ובאישורים תקופתיים.
• מתי להשתמש בכלים האלה: אם ניטור Teams המובנה שלכם אינו מספיק לצרכי ציות, ניהול נתונים, או שאתם רוצים תהליכי מחזור חיים של "הגדרה והשארה לנפשה" שמתנהלים מעצמם, הפתרונות האלה ישדרגו את היכולות שלכם בלי עקומת למידה תלולה.

תבניות Teams והגדרת תפקידי מנהל

תבניות ותפקידי מנהל הם הנשק הסודי שלכם לארגון Teams מהרגע הראשון. במקום להקים כל צוות מאפס, או גרוע מכך, לתת למשתמשים לבנות לעצמם הגדרות באופן חופשי, תוכלו להפיץ תבניות סטנדרטיות ומוגדרות מראש שיחסכו לכולם הרבה צרות.

תפקידי מנהל, מצד שני, מביאים פיקוח לפריסת Teams שלכם. הם מאפשרים לכם להאציל אחריות כמו אישורים ואכיפת מדיניות, ובאותו הזמן מבטיחים שתמיד יהיה מישהו שעוקב אחרי התהליך. יחד, תבניות ותהליכי אישור בתהליך העבודה עוזרים לאכוף מבנה, לצמצם התפשטות לא מבוקרת של צוותים, ולשמור על מדיניות ממשל תקפה מהיום הראשון.

הסעיף הזה מציג את הרעיונות של שימוש בתבניות צוות כדי לאכוף שיטות עבודה מומלצות, וכיצד להגדיר תפקידי מנהל כדי שהכול ימשיך לעבוד בצורה חלקה. את פרטי ה"איך" נשאיר לסעיפים הבאים. מוכנים? בואו נביא סדר לתוך הכאוס הדיגיטלי.

שימוש בתבניות Teams לפריסות סטנדרטיות

תבניות Teams הן הגדרות מוכנות מראש שמציינות ערוצים, כרטיסיות, אפליקציות, הגדרות ואף קבצים מוטמעים מראש. על ידי פריסת צוותים מתבניות, הארגון מטמיע ממשל ומבנה בכל סביבת עבודה חדשה. כאן אין מערב פרוע.

מרכז הניהול מאפשר להגדיר תבניות ולשלוט במי רשאי להשתמש באילו מהן. לדוגמה, תוכלו ליצור תבנית "צוות פרויקט" עם ערוצים מסוימים (כמו "כללי", "תכנון" ו"תוצאות"), כרטיסיות סטנדרטיות (כמו Planner ו-OneNote), והגדרות פרטיות ברירת מחדל. כשמשתמשים מבקשים צוותים חדשים, הם בוחרים מתוך הרשימה שלכם, ובום, עקביות בכל הארגון.

המהלך הזה מצמצם שגיאות תצורה, מפחית את הצורך בהדרכה, ומבטיח שכל צוות יתחיל עם המבנה המאושר שלכם. להרחבה בארגונים גדולים, שימוש בתבניות הוא הכרחי להפחתת התפשטות לא מבוקרת של צוותים, להבטחת ציות ולהפיכת ניהול מחזור החיים לעניין פשוט.

הגדרת תפקידי מנהל Teams ותהליכי אישור

1. הגדרת תפקידי מנהל מותאמים אישית
2. הקצו הרשאות מנהל או מאשר במרכז הניהול. לא כל אחד צריך להיות מסוגל לאשר יצירת צוות חדש. בדרך כלל, מנהלי יחידות עסקיות, אנשי IT או קציני ציות ממלאים תפקיד זה, כדי להבטיח פיקוח.
3. הגדרת תהליכי אישור
4. הגדירו תהליכי עבודה ליצירת צוותים, לשינויי שמות ולפעולות אחרות הרגישות מבחינת ממשל. משתמשים מגישים בקשות; מנהלים בוחנים ומאשרים (או דוחים) על בסיס הצורך והתאמה למדיניות.
5. מדיניות לדוגמה: בקשה לצוות פרויקט
6. לדרוש הסבר ובחירת תבנית. האישור חייב להגיע ממנהל המחלקה של המשתמש המבקש, כדי לצמצם צוותים מיותרים ולהבטיח רלוונטיות עסקית.
7. אישור והסמכה מחדש
8. תזמנו סקירות תקופתיות לבעלי צוותים ולמנהלים, כדי לאשר מחדש את הצורך המתמשך, החברות וההרשאות המתאימות. השתמשו בתזכורות כדי לעורר פעולה ולייעל את הממשל.
9. איזון בין שיתוף פעולה לפיקוח
10. אל תיצרו צוואר בקבוק באישורים. מצאו את נקודת האיזון בין מתן עצמאות למשתמשים לבין שמירה על שליטה. אישור אוטומטי לתבניות בסיכון נמוך, סקירה ידנית לצוותים רגישים או בולטים, ונתיבי הסלמה ברורים כשצריך.

הגדרת מדיניות מותאמת אישית ותנאי גישה מותנית במרכז הניהול של Teams

לחלק מהארגונים נדרש יותר מבקרות גנריות. הסעיף המתקדם הזה בוחן כיצד להעלות את רמת הממשל ב-Teams על ידי יצירה והקצאה של מדיניות מותאמת אישית, וכן כללי גישה מותנית שמגיבים לתפקידי משתמשים, לסיכונים עסקיים או לצרכים ארגוניים ספציפיים.

גישה מותנית היא כלי חזק במיוחד. היא מאפשרת לומר "כן, אבל רק אם…" – למשל, לאפשר גישה ל-Teams רק ממכשירים מנוהלים, או לחסום כניסות ממיקומים בסיכון גבוה. אלה סוגי המדיניות החכמה שמתאימה את עצמה לסיכונים האמיתיים שהעסק שלכם מתמודד איתם, במקום להיות "מידה אחת שמתאימה לכולם".

תמצאו מענים מפורטים צעד אחר צעד על התאמת הקצאת מדיניות, אכיפת בקרות גישה מותאמות אישית, ומעקב אחר עמידה בציות באמצעות דיווח – הכול דרך מרכז הניהול של Teams וכלים מקושרים. אם אתם רוצים ממשל שמסתגל באופן דינמי בלי להקדיש את כל הזמן לפתרון תקלות, המשיכו לקרוא.

הגדרת גישה מותנית על בסיס סיכון עבור Teams

1. הערכה וזיהוי סיכונים
2. התחילו בבדיקת דפוסי השימוש שלכם ב-Teams: האם משתמשים מתחברים ממדינות מרוחקות, ממכשירים לא מאושרים, או עובדים עם מידע רגיש? אתרו איפה נמצאים הסיכונים האמיתיים.
3. יצירת מדיניות גישה מותנית
4. השתמשו ב-Microsoft Entra ID (שנקרא בעבר Azure AD) כדי להגדיר מדיניות שמסדירה את הגישה ל-Teams על בסיס גורמים כמו תקינות המכשיר, סיכון המשתמש, מיקום או התנהגות התחברות. לדוגמה, ייתכן שתדרשו MFA כאשר זוהה סיכון בהתחברות, או תחסמו לחלוטין סשנים מסוכנים.
5. שיוך המדיניות לקבוצות משתמשים או לתפקידים
6. שייכו את המדיניות החדשה לקבוצות, למחלקות או לתפקידים ספציפיים כדי לכוון אותה בדיוק – כך שלא כל משתמש יתמודד עם אותן הגבלות. לדוגמה, ייתכן שמשאבי אנוש יקבלו בקרות הדוקות יותר מאשר שיווק.
7. ניטור והדמיית השפעת המדיניות
8. לפני העלייה לאוויר, הריצו את מדיניות הגישה המותנית במצב "דוח בלבד" כדי לזהות חסימות או הפרעות לא צפויות. השתמשו בדוחות של מרכז הניהול של Teams לניטור בזמן אמת.
9. איטרציה והתאמה
10. השתמשו בניתוחים כדי לכייל את שיוך המדיניות ואת הסף שהגדרתם. אם משתמשים לגיטימיים נחסמים, הרפו. אם איומים חומקים דרך, הקשיחו את ההגבלות. המטרה היא גישה ממוקדת ללא כאב ראש מיותר.

ניטור תאימות למדיניות וניהול חריגים

• הסתמכו על כלי דיווח תאימות: בדקו באופן קבוע את לוחות המחוונים של תאימות המדיניות במרכז הניהול של Teams או ב-Microsoft Entra ID כדי לעקוב אחר העמידה בכללים ולזהות חריגים.
• ביקורת חריגים מהמדיניות: אתרו צוותים או משתמשים שקיבלו חריגים והעריכו את ההצדקה העסקית שלהם. סקירות תקופתיות מונעות מהחריגים להצטבר ללא בקרה.
• אוטומציה של התראות על אי-עמידה: הגדירו הודעות כאשר משתמשים מפרים מדיניות מרכזית, כך שיתאפשר זמן תגובה בזמן אמת לתיקון הבעיות.
• תיעוד מחזורי סקירה ואישור מחדש: הגדירו תזכורות אוטומטיות למנהלים לסקור ולאשר מחדש חריגים במרווחי זמן קבועים, כדי להפחית את הסיכון של "הגדר ושכח".

אוטומציה של תהליכי ממשל ושל ניהול מחזור החיים

ממשל יכול להיות מייגע אם עושים הכול ידנית – במיוחד ככל שסביבת ה-Teams שלכם גדלה וגדלה. שם נכנסת האוטומציה להציל את המצב. אוטומציה של חידוש, תפוגה והסרת הקצאה מפחיתה טעויות, שומרת על הכול עדכני ומשחררת את צוות ה-IT מהעומס של עבודות ניהול ידניות.

בסעיף זה נסביר כיצד להגדיר תהליכי "הגדר ושכח" במרכז הניהול של Teams, לחבר אותם לממשל הזהויות של Azure AD, או אפילו להשתמש בכלי Power Platform כדי לאוטומט שלבי הקצאה, סקירה וניקוי לאורך מחזור החיים כולו. אוטומציה פירושה פחות צוותים שנשכחו או התיישנו, והרבה פחות זמן שמושקע בבדיקות חוזרות.

אם אתם צריכים הוכחה לכך שאוטומציה היא הפתרון לעומס של Teams, קראו את המדריך המפורט הזה, שמסביר כיצד ממשל מחזור חיים אוטומטי מצמצם את התפשטות הצוותים, משפר את איכות המטא-דאטה ושומר על תאימות – בקנה מידה גדול, ועם הרבה פחות טרחה ידנית.

טריגרים אוטומטיים לחידוש ולתפוגה של צוותים

1. הפעלת מדיניות תפוגה: הגדירו מדיניות כך שכל הצוותים (או קבוצות נבחרות) יפוגו אוטומטית לאחר תקופה מוגדרת של חוסר פעילות. כך בעלי הצוותים יתבקשו לאשר אם הצוות עדיין נחוץ.
2. הגדרת תזכורות חידוש אוטומטיות: הבעלים יקבלו תזכורות לפני התפוגה, ויוכלו לחדש את הצוות או לאפשר לו לפוג – כך השליטה (וגם האחריות) חוזרת לידיהם.
3. הגדרת ארכוב אוטומטי לצוותים לא פעילים: במקום למחוק צוותים שהתיישנו, ארכבו אותם. כך נשמרת ההיסטוריה למטרות תאימות, והם לא מופיעים ברשימות הפעילות.
4. אוטומציה של הקצאת בעלים ותזכורות: תזמנו בדיקות אוטומטיות שמוודאות שלכל צוות יש לפחות בעלים אחד מוקצה. שלחו התראה כאשר צוות עלול להפוך ל"ללא בעלים".

שילוב אוטומציית ממשל עם Azure AD ו-Power Automate

• הקמה אוטומטית של צוותים: השתמשו בתהליכי Power Automate או בחבילות גישה של Azure AD כדי להקים צוותים על בסיס תבניות סטנדרטיות – כך מצטמצמת העבודה הידנית ונאכפות פרקטיקות ממשל מומלצות.
• סקירת חברויות באמצעות אישורים אוטומטיים: צרו תהליכי עבודה מתוזמנים שמבקשים מהבעלים לסקור ולאשר את חברויות המשתמשים ואת גישת האורחים במרווחי זמן קבועים.
• ניקוי והסרה אוטומטיים: שלבו אוטומציה שמפעילה ניקוי או מחיקה של צוותים לאחר תום התוקף, עם התראות ודיווח חזרה ל-IT.
• הרחבה קלה בין מחלקות: הרחיבו את האוטומציה כך שתתאים למבני ארגון מורכבים או לדרישות ספציפיות של מחלקות, ותאפשרו לכל אזור להפעיל תהליכי עבודה המותאמים לצרכים הייחודיים שלו.

הגדרת מניעת אובדן נתונים ורגישות עבור Teams

עם כל השיחות ושיתוף הקבצים ב-Teams, קל מאוד שמידע עסקי רגיש ייצא מהדלת הוירטואלית. מדיניות למניעת אובדן נתונים (DLP) ותוויות רגישות הן ארגז הכלים שלכם לעצירת דליפות ולוודא שרק האנשים הנכונים רואים את הנתונים הנכונים.

בחלק זה תקבלו סקירה של הסיבות לכך ש-DLP חיוני ל-Teams, וכן את היסודות של האופן שבו תוויות רגישות עוזרות להגביל גישה, לאכוף הצפנה או לוודא שמידע חסוי מסומן ככזה. ההגדרה מתבצעת הן במרכז הניהול של Teams והן בפורטל הציות, והחיבור ביניהם יוצר ניהול נתונים מקיף.

חשוב לזכור: צרכים מתקדמים של DLP ותיוג נלווים בדרך כלל להקשחת אבטחה רחבה יותר (למשל Conditional Access, DLP ויומני ביקורת). כדאי לראות כיצד הגדרה בת חמש שכבות ופריסה בעולם האמיתי מחזקים את Teams בפודקאסט המעשי הזה: Teams Security Hardening Best Practices.

החלת תוויות רגישות ב-Teams ובערוצים

תוויות רגישות ב-Teams ובערוצים מאפשרות לסווג תוכן לצורך אבטחה וציות. מגדירים תוויות כמו "Confidential" או "Internal Only" ב-Microsoft Purview, ואז מחילים אותן לפי הצורך בזמן יצירת צוות או ערוץ.

התוויות האלה מפעילות אוטומטית הגדרות אבטחה, למשל חסימת גישה חיצונית לצוותים חסויים או דרישה להצפנת קבצים. הן תומכות בבקרות גישה מדויקות ומקצרות את סקירות הציות, כי ניתן לראות מיד אילו מידע מוגן. למידע נוסף על האופן שבו Microsoft שומרת על מידע רגיש ומופרד בסביבות כמו Copilot, ראו המדריך הזה על גבולות הנתונים של Microsoft Copilot.

בניית מדיניות DLP לתוכן Teams ואכיפתה

1. יצירת מדיניות בפורטל הציות: התחילו במרכז הציות של Microsoft 365 וצרו מדיניות DLP חדשה שמכוונת לצ'אט, לקבצים או לערוצים של Teams.
2. הגדרת פעולות אכיפה: בחרו פעולות כמו חסימת שליחת הודעה, שליחת התראה למנהלים או הכנסת קבצים בסיכון להסגר כאשר מזוהים סוגי נתונים מסוימים (כמו מספרי כרטיסי אשראי).
3. החלה על צוותים או משתמשים ממוקדים: מכוונים מדיניות לפי קבוצה, מיקום או רגישות נתונים. להגנה חזקה יותר, השתמשו בסטים שונים של כללים להנהלה, לצוותי כספים או לצוותי פרויקטים.
4. ניטור וביקורת על הפרות: השתמשו במרכז הניהול של Teams ובדיווחי הציות כדי לסמן, לבדוק ולתקן התאמות למדיניות. התראות אוטומטיות יעזרו לכם להקדים פריצות נתונים מקריות (או מכוונות).

את המדריך המלא והאסטרטגיות להקשחת Teams באמצעות DLP תמצאו בפרק ההעמקה הזה, מושלם למנהלים שמכוונים לציות מלא: this deep dive episode.

שיטות עבודה מומלצות לממשל ב-Microsoft Teams ותוכנית ממשל

איך מגדירים תוכנית ממשל במרכז הניהול של Teams כדי להגדיר מי רשאי ליצור צוותים?

פתחו את מרכז הניהול של Teams, עברו אל הגדרות Teams או מדיניות Teams, והגדירו את יצירת הצוותים על ידי קישור או הגבלה של יצירת קבוצות Microsoft 365. השתמשו במדיניות כדי להגדיר מי רשאי ליצור צוותים (משתמשים, קבוצות או תפקידים ספציפיים), החילו תוכנית ממשל הכוללת מוסכמות שמות, מדיניות הקצאה וכללי מחזור חיים, ואכפו זאת באמצעות הגדרות קבוצות Microsoft 365 ותפקידי Azure AD כדי לשלוט ביצירת צוותים חדשים.

מהן שיטות העבודה המומלצות לניהול צוותים וממשל יעיל ב-Microsoft Teams?

אמצו תוכנית ממשל מוצקה ל-Microsoft Teams הכוללת בעלות ברורה וכללי מחזור חיים, השתמשו בתבניות למבנה צוות עקבי, אכפו מוסכמות שמות ותוויות רגישות, הגדירו מדיניות לתפוגה ולארכוב של צוותים לא פעילים, והקצו מנהלי צוותים. שלבו את תכונות הממשל במרכז הניהול של Teams עם ממשל, אבטחה וציות של Microsoft 365 כדי להבטיח יעילות תפעולית ולצמצם צוותים מיושנים.

איך מנהלים משתמשים חיצוניים וגישה חיצונית באמצעות הגדרות הממשל במרכז הניהול של Teams?

במרכז הניהול של Teams, הגדירו מדיניות גישה חיצונית ומדיניות גישת אורחים כדי לשלוט ביכולות הפדרציה והאורחים. השתמשו בהגדרות ברמת הדייר כדי לאפשר או לחסום דומיינים חיצוניים, להגדיר הרשאות אורחים לערוצים ולקבצים, ולעקוב אחר שיתוף הנתונים של הצוותים. שלבו הגדרות אלה עם בקרות ממשל וציות ב-Microsoft 365 כדי להפחית סיכונים הנובעים ממשתמשים חיצוניים, תוך שמירה על יכולת שיתוף פעולה.

איך אפשר לארכב צוותים לא פעילים וליישם ניהול מחזור חיים לצוותים מיושנים?

השתמשו בתוויות שמירה ובמדיניות מחזור חיים במרכז הניהול של Teams ובמרכז הציות של Microsoft 365 כדי לזהות ולארכב אתרי צוותים לא פעילים. הגדירו קריטריונים (פעילות אחרונה, מספר חברים, ספי שימוש בצוותים) בתוכנית הממשל של Microsoft Teams שלכם, והגדירו התראות אוטומטיות לבעלים לפני הארכוב. ארכוב צוותים משמר את הנתונים שלהם ומסיר אותם מהניווט הפעיל.

אילו מדיניות ממשל כדאי להחיל על השימוש באפליקציות של Teams וביישומי צד שלישי?

יישמו מדיניות הרשאות אפליקציות ומדיניות הגדרת אפליקציות במרכז הניהול של Teams כדי לשלוט באילו אפליקציות של Teams ואפליקציות צד שלישי זמינות. הגבילו את התקנת האפליקציות לאפליקציות מאושרות בלבד, החילו מדיניות הגדרת אפליקציות כדי לקבוע את חוויית ברירת המחדל, ועקבו אחר השימוש באפליקציות כדי לוודא שהשימוש ביכולות של Teams עולה בקנה אחד עם דרישות האבטחה והציות ב-Microsoft. נהלו מלאי של האפליקציות כחלק מאסטרטגיית הממשל שלכם.

איך מבטיחים אבטחה וציות תוך אפשרות לצוותים ציבוריים ולשיתוף פעולה רחב?

עבור צוותים ציבוריים, כפו תוויות רגישות, מניעת אובדן נתונים (DLP) ומדיניות גישה מותנית כדי להגן על הנתונים של הצוותים. צרו מדיניות ממשל שמגבילה את מה שצוותים ציבוריים יכולים לשתף, דורשת אישור בעלים או סיווג, ומשתמשת בביקורת ובגילוי אלקטרוני (eDiscovery) דרך Microsoft 365 כדי לשמור על ממשל וציות. איזנו בין פתיחות לבין בקרות כדי להפחית סיכונים.

איך אפשר להשתמש במרכז הניהול של Teams כדי לנטר את השימוש בצוותים ואת מספר הצוותים בסביבת Microsoft 365 שלכם?

נצלו אנליטיקה ודוחות במרכז הניהול של Teams ובדוחות השימוש של Microsoft 365 כדי לעקוב אחר השימוש בצוותים, משתמשים פעילים, הודעות, פגישות ומספר הצוותים. השתמשו בתובנות אלה כדי לחדד את אסטרטגיית הממשל של Microsoft Teams, לזהות מגמות צמיחה, לאתר צוותים לא פעילים או כפולים, ולקבל החלטות לגבי ארכוב צוותים וניהול מחזור החיים שלהם.

אילו צעדים כדאי לנקוט כדי ליישם אסטרטגיית ממשל ל-Microsoft Teams התומכת בניהול ובממשל של צוותים בקנה מידה גדול?

צרו תוכנית ממשל הכוללת מדיניות ליצירת צוותים חדשים, ניהול צוותים מבוסס תפקידים, מוסכמות שמות, תוויות רגישות וכללי ארכוב. השתמשו במרכז הניהול של Teams כדי לאכוף מדיניות, שלבו עם בקרות של קבוצות Microsoft 365 ו-Azure AD, אטמטו הקמה באמצעות תבניות, ותעדו שיטות עבודה לניהול מחזור החיים של Microsoft Teams, כדי להבטיח ניהול יעיל של Microsoft Teams בכל הארגון.