שליטה בבקרות שיתוף פעולה חיצוני ב-Microsoft Teams

By Mirko Peters · 2026-03-13 · Updated 2026-03-24

שליטה בבקרות שיתוף פעולה חיצוני ב-Microsoft Teams: למדו לנהל גישה חיצונית, להזמין אנשים מחוץ לארגון שלכם ולהגדיר הגדרות במרכז הניהול של Teams לשיתוף פעולה מאובטח ב-Microsoft

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

אם העסק שלכם תלוי בעבודת צוות חלקה עם שותפים, לקוחות או ספקים, שליטה בבקרות שיתוף הפעולה החיצוני ב-Microsoft Teams היא לא רק תוספת נחמדה, אלא הכרח. בסביבת העבודה הדיגיטלית של היום, אנשים עובדים מעבר לארבעת הקירות של הארגון, וזה מביא עמו גם שיפורי פרודוקטיביות משמעותיים וגם סיכונים רציניים בתחומי הנתונים, הפרטיות והתאימות לרגולציה.

שיתוף פעולה חיצוני נכון ב-Teams אומר שהמידע הרגיש שלכם מוגן, תהליכי העבודה יעילים, והמבקרים שלכם מרוצים. ותאמינו לי, כשההגדרות מבוצעות בצורה חכמה, העובדים שלכם יכולים לנוע מהר בלי למסור את מפתחות הממלכה הדיגיטלית שלכם. במדריך הזה תעברו על כל מה שחשוב לדעת, החל מהיסודות של גישת משתמשים ועד אסטרטגיות של ממשל, אבטחה ותאימות בעולם האמיתי. כל חלק מפרט את מה שחשוב ביותר, כך שתהיו מוכנים להתמודד עם דרישות שיתוף פעולה חדשות ולשמור על העסק בטוח, יהיה הקצב של הצמיחה אשר יהיה.

1. הרשאות אורח מפורטות שונות מגישה חיצונית: בקרות שיתוף הפעולה החיצוני של Teams מפרידות בין הרשאות "אורח" (זכויות מפורטות בדומה לחבר צוות בתוך צוות) לבין "גישה חיצונית" (פדרציה ברמת הדומיין), וכך מאפשרות לארגונים להתיר צ'אט ברמת הדומיין תוך המשך הגבלת הגישה לקבצים ולמשאבים.
2. גישה מותנית יכולה לחסום משתמשים חיצוניים בלי לחסום אורחים: מדיניות הגישה המותנית ב-Azure AD יכולה להתייחס למשתמשים חיצוניים ולאורחים בצורה שונה, כך שארגון יכול לאכוף אימות מחמיר יותר למשתפי פעולה חיצוניים, ובמקביל לאפשר לתהליכי אורחים פנימיים להמשיך לפעול.
3. קיימות מגבלות שיתוף ברמת הערוץ: גם כאשר שיתוף פעולה חיצוני מופעל ברמת הדייר, הגדרות ספציפיות לערוץ (ערוצים פרטיים ומודל החברות בהם) יכולות למנוע ממשתמשים חיצוניים גישה לשיחות או לקבצים מסוימים, וליצור פערי גישה בלתי צפויים.
4. מחזור החיים של המשתמש החיצוני אינו מסונכרן אוטומטית עם הדייר הביתי שלו: מאפייני משתמש האורח וחברויות הקבוצה מאוחסנים בדייר המארח; אם הסטטוס של המשתמש החיצוני משתנה בדייר הביתי שלו, דייר המארח לא יבטל את הגישה באופן אוטומטי, אלא אם הוגדרו ניהול מחזור חיים או סקירות זכויות (entitlement reviews).
5. מדיניות של Teams יכולה לחסום תכונות חיצוניות בשקט: מדיניות לקוח ומדיניות הודעות של Teams יכולות לבטל הצטרפות חיצונית לפגישה, הצטרפות אנונימית או צ'אט מאוחד, באופן עצמאי מהגדרות Azure AD. המשמעות היא שמנהלים עשויים להפעיל שיתוף פעולה חיצוני באופן רחב ועדיין לחסום בטעות תרחישים חיצוניים מסוימים.

הבנת שיתוף הפעולה החיצוני ב-Microsoft Teams

לפני שנכנסים ומתחילים לפתוח דלתות למשתמשים חיצוניים, חכם להבין בדיוק מה המשמעות של "שיתוף פעולה חיצוני" בעולם של Teams. בקצרה: מדובר באפשרות לאנשים מחוץ לארגון, כמו שותפים, לקוחות ויועצים, לעבוד איתכם באותה סביבה של Teams, ולשתף הודעות, קבצים, פגישות ועוד.

עבודה חיצונית אינה זהה לעבודה עם אנשים של הארגון עצמו. צריך לאזן בין שיתוף פעולה פתוח לבין המציאות שלפיה לא כולם צריכים לקבל את אותה גישה מאחורי הקלעים. ארגונים שמשתמשים ב-Microsoft Teams מסתמכים על שיתוף פעולה חיצוני כדי לגשר על פערים מול ספקים, לספק צרכים של לקוחות או להניע פרויקטים במהירות. המפתח הוא להבין מה הופך משתתף למשתתף "חיצוני", ולקבוע מעקות בטיחות חכמים לניהול הסיכון. מכאן נעמיק באופן שבו Teams מטפל בכך באמצעות גישה חיצונית וגישת אורחים.

תכונות מרכזיות של גישה חיצונית וגישת אורחים

1. גישה חיצונית (בעבר "פדרציה"): התכונה מאפשרת למשתמשי Teams שלכם לשוחח ולהתקשר עם אנשים מארגונים אחרים, גם אם לאנשים אלה יש דיירים שונים של Microsoft 365. הייחודיות היא שמשתמשים חיצוניים נשארים בספריה של הארגון שלהם. הם אינם מקבלים גישה ל-Teams שלכם או לערוצים שלכם, אך הם יכולים לשלוח הודעות, לבצע שיחות ולראות סטטוס נוכחות. זה אידיאלי אם אתם רוצים לדבר עם שותפים או לקוחות בלי לאפשר להם לשוטט בקבצים או בפרויקטים שלכם. אתם נשארים במרחב שלכם, והם נשארים במרחב שלהם: נקי ופשוט.
2. גישת אורחים:האפשרות הזו מכניסה משתמשים חיצוניים ל"בית" שלכם. הם מתווספים לצוותות שלכם כמשתמשי אורח, עם חשבונות שנוצרים בסביבת Azure AD שלכם. אורחים יכולים לגשת לערוצים, לקבצים משותפים, לצ'אטים ואפילו לשתף פעולה בפגישות כמעט כמו עובדים פנימיים, אם כי עם הרשאות מוגבלות יותר. אפשר לשלוט בהרשאות האורחים בפירוט: אילו קבצים הם רואים, לאילו ערוצים הם מצטרפים ואפילו אם הם יכולים להשתמש בצ'אט פרטי. גישת אורחים מתאימה במיוחד לשיתוף פעולה מתמשך, כמו פרויקטים שוטפים עם יועצים חיצוניים, או כשגורם שותף עובד לצד הצוותות שלכם במשך כמה חודשים.
3. הרשאות ומגבלות:יש הבדל גדול במה שכל סוג גישה מאפשר. לגישה חיצונית יש תמיכה רק בצ'אט ובשיחות, ללא שיתוף של צוותות, קבצים או פגישות (מעבר לתקשורת אחד-על-אחד). גישת אורחים מעניקה שילוב הרבה יותר עמוק, אבל צריך להיזהר מסיכוני אבטחה, למשל שיתוף קבצים בטעות או פערים במדיניות שמאפשרים לגורמים חיצוניים לראות יותר ממה שהתכוונתם. תכננו בקפידה אילו אפשרויות (או שתיהן) להפעיל, כדי שלא תפתחו יותר ממה שתכננתם.
4. השלכות אבטחה:לשתי האפשרויות יש בעיות אבטחה משלהן. בגישה חיצונית, הסיכון נוגע בעיקר לניטור דפוסי תקשורת וחסימת דומיינים בעייתיים. גישת אורחים דורשת ממשל הדוק, עם תוויות רגישות, סקירות גישה וביקורות שוטפות כדי למנוע "התפשטות אורחים". בחירת השילוב הנכון והגדרת בקרות הדוקות היא הכרחית לשיתוף פעולה מאובטח.

הגדרת הגדרות שיתוף פעולה חיצוני במרכז הניהול של Teams

השליטה בשיתוף פעולה חיצוני מתחילה במדיניות הנכונה במרכז הניהול של Teams. כאן מנהלי IT מחליטים מי נכנס ומה מותר לו לעשות, באמצעות התאמת הרשאות, הגדרת רשימות דומיינים מותרות וחסומות וכוונון הגישה של המשתמשים. אם תגדירו את ההגדרות האלה נכון, תהיו כבר בדרך טובה להגנה על הסביבה שלכם, בלי לעצור את שיתוף הפעולה.

מרכז הניהול מאפשר להגדיר כללים לגבי הדומיינים החיצוניים שהמשתמשים שלכם יכולים לתקשר איתם, בין אם באמצעות גישה חיצונית ובין אם כאורחים שהוזמנו. הוא גם לוח הבקרה שלכם לממשל שוטף: סקירה של מי יש לו איזו גישה, התאמה לשינויים בצרכים העסקיים, ווידוא שמדיניות שיתוף הפעולה נאכפת. לתמונה מלאה יותר על שימוש בממשל כדי להפוך כאוס לשיתוף פעולה בטוח ובטוח בעצמו, כדאי לקרוא את המדריך הזה על ממשל Teams. מנהלי IT מתקדמים או משתמשי כוח לוקחים את הדברים צעד קדימה ופונים ל-PowerShell לצורך אוטומציה ושינויים המוניים, וזה מה שנבחן בהמשך.

תצורה מתקדמת של PowerShell לשיתוף פעולה חיצוני

1. עדכוני מדיניות המוניים ואוטומציה:אם אתם מנהלים ארגון גדול, הקלקה במרכז הניהול נעשית מייגעת במהירות. PowerShell מאפשר להריץ סקריפטים, למשל לאשר או לחסום דומיינים חיצוניים מסוימים בהמוניים, להפעיל בדיקות ביקורת או לאפס הרשאות לעשרות צוותות בבת אחת. אוטומציה מפחיתה טעויות וחוסכת זמן, במיוחד ככל שסביבת Teams שלכם גדלה.
2. בקרות מפורטות מעבר לממשק הגרפי:לא כל ההגדרות נמצאות במרכז הניהול. עם PowerShell אפשר לנהל מדיניות גישה חיצונית ברמת הדייר או ברמת הצוות, להגדיר הגדרות שיתוף ולהחיל גישה מותנית בדרכים שהממשק הגרפי פשוט לא מאפשר. לדוגמה, אפשר להתאים מדיניות למחלקות או למיקומים מסוימים שזקוקים לכללים מחמירים יותר (או מקלים יותר).
3. שילוב עם ניהול מחזור החיים:רוצים לרסן התפשטות של צוותות או להפוך משימות של מחזור חיים לאוטומטיות? PowerShell עובד היטב עם פתרונות כמו Power Platform ו-Microsoft Graph API. המשמעות היא שאפשר לתקנן בקשות לצוותות חדשים, להריץ סקירות אוטומטיות לצוותות נטושים או לאורחים שנשכחו, ולוודא שמטא-נתונים נאכפים בקנה מידה גדול. רוצים דוגמה? תהליך העבודה הזה לבקרת התפשטות של Teams מראה כיצד אוטומציה ואישורים מתוקננים שומרים על הכול בשליטה.
4. פתרון תקלות בקלות רבה יותר:כשדברים מתקלקלים, למשל כשמשתמש חיצוני לא יכול לגשת לקובץ או כשדומיין אינו מאוחד (federation), PowerShell מאפשר לבדוק הגדרות במהירות, לאפס חיבורים או לאסוף לוגים לתיקון מהיר. שליטה אפילו בקומץ פקודות PowerShell מאפשרת לטפל כמעט בכל תרחיש של שיתוף פעולה עם גורמים חיצוניים.

אבטחת שיתוף פעולה חיצוני באמצעות תוויות רגישות ותנאי גישה מותנית

כשפותחים את הדלתות ומכניסים גורמים חיצוניים, ולו במעט, האבטחה חייבת להיות בעדיפות עליונה. כאן נכנסים לתמונה תוויות רגישות ומדיניות גישה מותנית. הכלים האלה מבטיחים שרק האנשים הנכונים יקבלו גישה למידע חסוי, ושכל שיתוף פעולה נשאר בתוך אזורים מהימנים.

בעזרת בקרות האבטחה האלה תוכלו להגביל את מה שמשתמשים חיצוניים רואים, להגביל שיתוף לפי צוות, ולאכוף באופן אוטומטי כללים לגבי מי, מתי ואיך ניתן לגשת למידע. זה לא רק עניין של מנעולים וצופרים, אלא של איזון בין פרודוקטיביות להגנה מוחלטת. להעמקה באסטרטגיית אבטחה רב-שכבתית ל-Teams, מדריך Teams Security Hardening מסביר בדיוק מדוע ההגדרות ברירת המחדל אינן מספיקות, וכיצד לחזק כל שכבה של ההגנה.

הטמעת מניעת אובדן מידע (DLP) עבור משתמשים חיצוניים

• החלת מדיניות DLP על פני Teams:הגדירו מדיניות Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP) לניטור וחסימה של שיתוף מידע רגיש, כגון מספרי כרטיסי אשראי, מסמכים חסויים או סודות מסחריים, בעת שיתוף פעולה עם גורמים חיצוניים. DLP בודק הן הודעות והן קבצים, ומתריע (או חוסם) מיד כאשר כלל מופעל.
• התאמה אישית של מדיניות לפי משתמש או צוות:DLP מאפשר למקד צוותות או משתמשים שצפויים לטפל במידע רגיש. ניתן להחמיר כללים עבור משאבי אנוש או כספים, ולאפשר יותר חופש בשיווק או בהסברה. הגמישות הזו תורמת רבות לאיזון בין אבטחה לשמישות.
• ניטור באמצעות התראות ודוחות:הפעילו התראות בזמן אמת או דוחות קבועים כדי לעקוב אחר שיתוף מסוכן והפרות מדיניות. כך ניתן לזהות לא רק תאונות, אלא גם דפוסים שעשויים לאותת על איומים פנימיים או על חשבונות שנפרצו. למידע נוסף על האופן שבו DLP משתלב במסגרת אבטחה רחבה יותר, ראו את פרק האבטחה של Teams DLP.
• שילוב עם מרכז הציות:מדיניות DLP משולבת במלואה במרכז הציות של Microsoft 365, כך שתוכלו לנהל, לבקר ולשנות את אבטחת המידע שלכם בין Teams, SharePoint ועוד, הכול מלוח מחוונים אחד.

הבטחת ציות והגנה על מידע בשיתוף פעולה חיצוני

• תכננו מדיניות שמכבדת רגולציה:בנו את כללי השיתוף תוך התחשבות במסגרות כמו GDPR או HIPAA. הגדירו בבירור מה ניתן ומה אסור לשתף עם גורמים חיצוניים, ועדכנו את המדיניות באופן קבוע בהתאם לרגולציות חדשות.
• אכיפת ממשל גישה לקבצים:הגבילו מי יכול לצפות, להדפיס או להעביר קבצים ששותפו ב-Teams. השתמשו בכלים כמו תוויות רגישות כדי לסמן תוכן חסוי ולהחיל באופן אוטומטי בקרות בהתאם לרמתו.
• הפקת דוחות ציות מקיפים:השתמשו ביומני הביקורת של Microsoft 365 ובתכונות הדיווח על ציות כדי לעקוב אחר מי ניגש למה, מתי ואיך. דוחות אלה לא רק עוזרים לזהות הפרות, הם גם הכרחיים אם תצטרכו להוכיח ציות בביקורת רגולטורית.
• הדרכת משתמשים מתמשכת:הדריכו את העובדים באופן קבוע על הרגלי שיתוף תואמים, והסבירו את ה"למה" ולא רק את ה"מה". כשהאנשים שלכם מכירים את "הסיכונים והכללים", טעויות לא מכוונות יפחתו באופן משמעותי, והארגון שלכם ישמור על הצד הנכון של החוק.

ניהול פגישות חיצוניות ובקרות לפגישות אנונימיות

קיום פגישות עם גורמים חיצוניים מביא רעיונות חדשים, ולעיתים גם בלגן גדול, אם מכניסים את האנשים הלא נכונים. אנשי IT צריכים לשמור על איזון בין גישה חלקה לשותפים לבין אבטחה מוחלטת מפני אורחים לא מזוהים או לא רצויים. Microsoft Teams מעניק שליטה על מי יכול להצטרף, מי ממתין בלובי, והאם בכלל מותרים משתמשים אנונימיים.

לארגונים עם פרויקטים חסויים או דיונים רגישים, הגדרת הבקרות האלה נכון משמעה שמירה על סודיות השיחות הפרטיות ומניעת הפתעות לא נעימות. נראה איך לנהל הגדרות לובי, להגביל הצטרפות אנונימית, ולשמור תיעוד של מי נמצא בחדר, וכל זה בלי ליצור צווארי בקבוק שמתסכלים את הצוותים או את השותפים שלכם.

אם תרצו לשדרג את הפגישות שלכם ב-Teams עוד יותר, שקלו להוסיף אוטומציה של תהליכי עבודה או אפליקציות מותאמות אישית. הפתרונות האלה, שמתוארים לעומק במדריך ההרחבה המתקדם לפגישות Teams הזה, מאפשרים לייעל את שיתוף הפעולה ולהדק את האבטחה במהלך פגישות בזמן אמת.

בקרות לתקשורת ולהודעות חיצוניות לתקשורת מאובטחת

• הגדרת מדיניות הודעות חיצוניות:הגדירו מי בתוך הארגון רשאי לשוחח עם משתמשים חיצוניים, וקבעו כללים לתקשורת בין ארגונים. הגבילו צ'אט חיצוני במחלקות רגישות, או פתחו אותו בתנאים מבוקרים ומנוטרים.
• ניטור איומים ומילות מפתח:הפעילו כלי לזיהוי איומים שסורקים צ'אטים חיצוניים לאיתור קישורים מסוכנים, שפה חשודה או סימנים להתחזות לגורם אחר (phishing). ניטור פרואקטיבי עוצר בעיות בעודן בראשיתן, לפני שהן הופכות להפרות יקרות.
• חסימת דומיינים לא מהימנים או מסוכנים:עדכנו באופן קבוע את רשימות החסימה וההיתר כדי לשמור על גורמים זדוניים מחוץ לארגון. קל לבטל גישה לדומיינים חשודים, ולנתק שיחות מסוכנות לפני שנגרם נזק.
• ביקורת ותגובה להתנהגויות מסוכנות:השתמשו ביומני ביקורת של Teams ובדוחות פעילות כדי לעקוב אחר מי מדבר עם מי, ולסמן פעילות הודעות "חריגה". תגובה מהירה היא המפתח אם מתגלה הפרה.

שיתוף בין ענני Cloud ותכונות של ארגון מרובה דיירים

בימים אלה כמעט שלא נתקלים בארגון שמריץ הכול על דייר אחד ומסודר של Microsoft 365. מיזוגים, פיצולים ורשתות שותפים מורכבות פירושם שייתכן שתצטרכו לעבוד על פני ענני Cloud שונים או בתצורות מרובות דיירים. Microsoft Teams מספק מענה לכך: הוא תומך בשיתוף בין ענני Cloud, בפגישות בין דיירים, ובערוצים משותפים, כך שתוכלו לשתף פעולה בצורה חלקה, בלי מעבר אינסופי בין דיירים ובלי שאדום Shadow IT יצוץ.

ערוצים משותפים, למשל, מציעים דרך גמישה להכניס אנשים מחברות אחרות לשיחות ספציפיות (ולא לצוות כולו), וכך הופכים פרויקטים לפשוטים ובטוחים יותר. להשוואה מעשית בין מתי כדאי לבחור בערוצים משותפים לעומת ערוצים פרטיים או צוותי Teams ייעודיים, ראו את המדריך המעשי הזה על ערוצים משותפים לעומת ערוצים פרטיים וגם את הסקירה הזו של ערוצים פרטיים לעומת ערוצים משותפים.

תרחישים מרובי דיירים נפוצים יותר בארגונים גדולים או מפוקחים מאוד, אבל גם עסקים קטנים יכולים להפיק תועלת מהבנת הבקרות האלה. עם תכונות כמו B2B Direct Connect וגישה מבוססת תפקידים, אפשר לבנות תהליכי שיתוף פעולה המותאמים למחלקות שונות, ליחידות עסקיות או אפילו למותגים חיצוניים.

ביקורת וניטור של פעילויות שיתוף פעולה חיצוניות

אי אפשר לאבטח מה שאי אפשר לראות. כל צוות IT חכם יודע שברגע שמפעילים שיתוף פעולה חיצוני, צריך לשדרג את משחק הניטור. פיקוח אינו עניין של פרנויה בלבד, אלא של אחריותיות, עמידה בדרישות רגולציה ומוכנות לבקשות ביקורת בכל רגע.

עם כלי הביקורת והניטור של Microsoft 365 תקבלו נראות לכל לחיצה, שיתוף קובץ, צ'אט והזמנת אורח שכוללים משתמשים חיצוניים. התראות פעילות בזמן אמת מסמנות מהלכים מסוכנים מיד, ויומני הביקורת מספקים את עקבות הנייר שתצטרכו לחקירות או לדיווח רגולטורי. דאגו שתוכנית תגובה לאירועים שלכם תכלול בדיקות של מי ניגש למה ומתי, במיוחד בפרויקטים קריטיים או בנתונים מפוקחים.

רוצים לראות איך בקרות הביקורת משתלבות באסטרטגיית אבטחה רחבה יותר? העמיקו בערך של יומני ביקורת ובאבטחה רב-שכבתית ב-מדריך שיטות העבודה המומלצות לאבטחת Teams הזה. ניטור פרואקטיבי לא רק מונע מהעסק שלכם בעיות, אלא גם בונה אמון עם השותפים והלקוחות שלכם, ומראה שאתם לוקחים הגנה על נתונים ברצינות.

שאלות נפוצות: Microsoft 365: שיתוף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון באמצעות Microsoft Entra ID ומשתמשי אורח

מהן בקרות שיתוף פעולה חיצוני ב-Teams, ולמה הן חשובות?

בקרות שיתוף פעולה חיצוני ב-Teams הן ההגדרות והמדיניות שמאפשרות למנהלים לנהל כיצד משתמשים בארגון שלכם יכולים לתקשר עם אנשים מחוץ לארגון ב-Microsoft Teams. הן כוללות שיתוף פעולה B2B, גישה חיצונית ל-Microsoft Teams, משתמשי אורח, פגישות עם אנשים מחוץ לארגון, וצ'אט עם אנשים וארגונים. הבקרות האלה חשובות כי הן מאזנות בין יכולות שיתוף הפעולה לבין האבטחה: הן מאפשרות למשתמשים לעבוד עם שותפים חיצוניים, תוך הגנה על נתוני הארגון והתאמה להגדרות הגישה ולמדיניות הארגונית.

איך פועלים משתמשי אורח ו-Microsoft Entra ID (Microsoft Entra B2B) בשיתוף פעולה חיצוני?

משתמשי אורח הם זהויות חיצוניות שמוזמנות לארגון ה-Microsoft 365 שלכם באמצעות שיתוף פעולה של Microsoft Entra B2B. Microsoft Entra ID (Azure AD) מנהל את הזהויות האלה ומאפשר לארגונים להעניק גישה לערוצים, לקבצים ולפגישות ב-Teams, תוך אכיפת גישה מותנית, אימות רב-שלבי וסקירות גישה. שיתוף פעולה ב-Entra B2B מאפשר למשתמשים חיצוניים להזדהות באמצעות הארגון הביתי שלהם או באמצעות זהויות חברתיות, והמנהלים שולטים במה שמשתמשים בארגון שלכם יכולים לשתף עם אורחים.

מה ההבדל בין גישה חיצונית לגישת אורח ב-Teams?

גישה חיצונית (פדרציה) מאפשרת למשתמשים בארגון שלכם למצוא, להתקשר ולשוחח עם משתמשים בארגונים חיצוניים באמצעות חשבונות Teams שלהם, בלי להוסיף אותם כאורחים. גישת אורח מוסיפה אדם מחוץ לארגון כמשתמש אורח בדייר שלכם, ומעניקה גישה ישירה יותר לצוותות, לערוצים, לקבצים ולפגישות. גישה חיצונית ל-Microsoft Teams פשוטה יותר לתקשורת מהירה בין ארגונים; משתמשי אורח נדרשים כאשר נחוץ שיתוף פעולה מעמיק יותר וגישה למשאבים.

איך אני שולט בפגישות ובצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון שלי?

השתמשו במרכז הניהול של Teams ובהגדרות שיתוף הפעולה החיצוני של Microsoft 365 כדי לנהל פגישות וצ'אט עם אנשים. הגדירו מדיניות לפגישות עם אנשים מחוץ לארגון, קבעו מי רשאי לתזמן פגישות עם משתתפים חיצוניים, הגבילו שיתוף תוכן בפגישות, והגדירו הרשאות צ'אט לאנשים מחוץ לארגון שלכם. גישה מותנית והגדרות לובי הפגישה עוזרות לאכוף אבטחה בפגישות ובצ'אט עם אנשים וארגונים.

אילו כלי ניהול יכולים לנהל הגדרות שיתוף פעולה חיצוני וגישה ל-Teams?

הכלים העיקריים כוללים את מרכז הניהול של Teams, את מרכז הניהול של Microsoft Entra ואת מרכזי הציות והאבטחה של Microsoft 365. מרכז הניהול של Teams מפשט את ניהול הגדרות הגישה החיצונית, המדיניות למשתמשי אורח, לפגישות ולצ'אט, וההגבלות על שיתוף הפעולה. Microsoft Entra ID שולט בהקצאת משתמשים וקבוצות, בהגדרות Entra B2B ובסקירות גישה; יחד הם מנהלים את הגישה למשאבי Microsoft בסביבות הענן של Microsoft 365.

אילו סיכונים כדאי לארגונים לשקול כשהם מאפשרים שיתוף פעולה עם משתמשים חיצוניים?

הסיכונים כוללים דליפת נתונים, גישה לא מורשית למשאבים פנימיים, IT צללים והפרות של דרישות ציות. כדי לצמצם אותם, יש ליישם גישת אורח עם הרשאות מינימליות, גישה מותנית, אימות רב-שלבי, מדיניות מניעת אובדן נתונים (DLP), תוויות רגישות לערוצים ולקבצים ב-Teams, וסקירות גישה קבועות. הגבילו שיתוף חיצוני לדומיינים מנוהלים, ואכפו הגבלות שיתוף פעולה על משתמשים שאינם זקוקים לגישה חיצונית.

איך אני יכול לאפשר רק לארגונים או לאנשים חיצוניים מסוימים לשתף פעולה עם המשתמשים שלי?

השתמשו ברשימות מותרות וחסומות בהגדרות הגישה החיצונית, והגדירו מדיניות Microsoft Entra B2B כדי להגביל הזמנות לדומיינים מסוימים או לארגונים מאומתים. אפשר להגביל גישת אורחים רק למשתמשים שהוזמנו, לדרוש אישורים לשיתוף חיצוני, ולהשתמש בגישה מותנית כדי לאפשר שיתוף פעולה רק ממכשירים מנוהלים או תואמים. הבקרות האלה מבטיחות שרק ארגונים חיצוניים ואנשים מחוץ לארגון שלכם שאתם סומכים עליהם יוכלו לשתף פעולה.

מהן שיטות העבודה המומלצות לשיתוף ערוצים וקבצים ב-Teams עם משתמשי אורח?

צרו צוותים או ערוצים נפרדים לשיתוף פעולה חיצוני, החילו תוויות רגישות ומדיניות מותנית, וצמצמו את ההרשאות של האורחים לרמה הנדרשת בלבד. השתמשו בערוצים שמיועדים לגורמים חיצוניים, במקום להוסיף אורחים לצוותים הפנימיים המרכזיים. נטרו את פעילות האורחים ואכפו ניהול מחזור חיים באמצעות סקירות תקופתיות של הגישה של האורחים. שלבו את הגדרות Teams עם Entra B2B וממשל Microsoft 365 כדי לשלוט בגישה לערוצים ולקבצים של Teams.

איך אני מפתח בעיות כאשר משתמשים לא יכולים לשוחח או להיפגש עם אנשים מחוץ לארגון שלהם?

בדקו את הגישה החיצונית ואת מדיניות האורחים במרכז הניהול של Teams, בדקו את הגדרות Microsoft Entra ID B2B, וודאו שגישה מותנית או הגבלות רשת לא חוסמות את החיבורים. עיינו ברשימות ההיתר והחסימה של הגישה החיצונית, וודאו שהפדרציה של הדומיין מוגדרת אם אתם משתמשים בגישה חיצונית, ואשרו את החשבון של המשתמש החיצוני ואת תצורת הדייר שלו. השתמשו ביומני Teams ובתיעוד של Microsoft Learn, ופנו לתמיכה הטכנית אם הבעיות נמשכות.

איך מתחילים ליישם שיתוף פעולה חיצוני תוך שמירה על אבטחה?

התחילו בהגדרת דרישות שיתוף הפעולה ורמת הסיכון המקובלת, ואז אפשרו גישה חיצונית בסיסית או גישת אורחים לקבוצת פיילוט. החילו מדיניות בסיס: Entra B2B לניהול אורחים, גישה מותנית, MFA, DLP והגדרות לובי בפגישות. השתמשו במרכז הניהול של Teams ובממשל Microsoft 365 כדי לנטר ולדייק את הבקרות, תעדו נהלים להזמנת משתמשים מארגונים חיצוניים, והסתמכו על משאבי Microsoft Learn ועל התמיכה הטכנית כדי להרחיב את השימוש בבטחה לכלל המשתמשים בארגון.