OneDrive לעומת Teams: בחירת פתרון שיתוף הקבצים הנכון ב-Microsoft 365

By Mirko Peters · 2026-04-22

בחירת המקום הטוב ביותר לקבצים שלכם ב-Microsoft 365 אינה פשוטה כמו בחירת חטיף אהוב, וכרוכה בשיקול דעת לא מבוטל. OneDrive ו-Teams הם שניהם שחקנים מרכזיים, אבל לא נבנו לאותה משימה. המדריך הזה מפרט בדיוק מה OneDrive ו-Teams מציעים, וכיצד הם משתלבים במסגרת הרחבה של Microsoft 365 שעליה ארגונים נשענים לצורך שיתוף פעולה ופרודוקטיביות.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Titelbild: OneDrive vs Teams: Choosing the Right Microsoft 365 File Collaboration Solution

בין אם אתם מנהלים את המסמכים האישיים שלכם ובין אם אתם מגבשים מדיניות לצוות שלם, תראו כיצד שני הכלים האלה מתייחסים לאחסון קבצים, לבעלות, לשיתוף ולאבטחה. בסופו של דבר תדעו בבירור מתי כדאי להשתמש ב-OneDrive ומתי ב-Teams, וכיצד SharePoint פועל בשקט מאחורי הקלעים. בואו נכריע איזה כלי מתאים לצרכים שלכם, לפני שהקבצים שלכם ימצאו את דרכם לפינה הלא נכונה בענן.

הבנת OneDrive, Teams ו-SharePoint ב-Microsoft 365

Microsoft 365 מעניק לכם שלושה כלים מרכזיים לאחסון קבצים ולשיתוף פעולה עליהם: OneDrive, Teams ו-SharePoint. לכל אחד מהם יש אופי משלו, וכל אחד ממלא צורך מסוים בעולם העבודה. בואו נבהיר את היסודות, כדי שלא נערבב תפוחים, תפוזים ו...ובכן, חוות שרתים.

OneDrive הוא כמו הכספת הדיגיטלית האישית שלכם. הוא שומר על קבצי העבודה שלכם, על טיוטות ועל כל מה שאינכם מוכנים לשתף עדיין. חשבו עליו כעל התיקייה "המסמכים שלי" שאולי זוכרים ממעבדות המחשבים בלימודים, רק שעכשיו היא נמצאת בענן ונעה איתכם לכל מקום.

Teams, לעומת זאת, הוא המקום שבו קבוצות מבצעות את העבודה שלהן במשותף. מדובר בהרבה יותר מצ'אט: הוא יוצר מרחבי קבצים משותפים, ערוצי פרויקטים, ועובד יד ביד עם פגישות ושיחות. אם אתם חלק מפרויקט, ממחלקה או מצוות רב-תחומי, סביר מאוד שהקבצים המשותפים שלכם נמצאים ב-Teams (אבל הנה ההפתעה: מבחינה טכנית הם מאוחסנים ב-SharePoint).

ונחזור ל-SharePoint, עמוד השדרה השקט. SharePoint היא פלטפורמה חזקה לניהול מסמכים ולאינטרנט הארגוני, והיא למעשה מאחסנת את הקבצים שמופיעים בערוצי Teams. ייתכן שלעולם לא תפתחו את SharePoint ישירות, אבל הספריות שלו מפעילות את רוב שיתוף הקבצים, הארכיון ועריכת המסמכים המשותפת בכל Microsoft 365. הכירו את הפלטפורמות שלכם; הן עובדות יחד הרבה יותר ממה שאתם חושבים.

מבט מעמיק על מערכת שיתוף הקבצים של Microsoft

מערכת שיתוף הקבצים של Microsoft 365 אינה רק כלי אחד שמדבר עם עצמו. OneDrive, Teams ו-SharePoint שזורים זה בזה בחוזקה, ומאפשרים לקבצים לזרום בין מרחבים אישיים למרחבי צוות, ותומכים בכל סוגי סגנונות שיתוף הפעולה. אתם לא כלואים באפליקציה אחת, ההפך הוא הנכון.

קבצים שאתם שומרים ב-OneDrive הם פרטיים כברירת מחדל, אבל בכמה קליקים תוכלו לשתף קישורים עם עמיתים לעבודה ואפילו עם שותפים חיצוניים. זה אידיאלי לשיתוף אישי, לטיוטות או לשיתוף אד-הוק. אולם ברגע שמעורבים יותר אנשים ופרויקטים, הקבצים עוברים באופן טבעי ל-Teams או ל-SharePoint, שם גישה קבוצתית ומעקב אחר גרסאות מובנים וקלים הרבה יותר לשליטה.

הנה הטריק האמיתי: Teams לא מאחסן את הקבצים בעצמו. בכל פעם שאתם מעלים משהו לערוץ Teams, הוא נוחת בספריית המסמכים של SharePoint המחוברת לצוות. כך הקבצים זוכים אוטומטית לתאימות ברמת ארגון, לניהול מסמכים ולהרשאות מדויקות. SharePoint הוא איש הבמה שמזיז את האביזרים, בעוד Teams הוא השחקן הראשי שזוכה לכל המחיאות כפיים.

השילוב הזה מאפשר לכם להתחיל טיוטה לבד ב-OneDrive, להעביר אותה לאתר SharePoint לצורך שיתוף פעולה, ולגשת אליה או לערוך אותה ישירות מתוך צ'אט ב-Teams, בלי לשלוח קבצים מצורפים במייל ובלי לאבד את מעקב הגרסאות. מאחורי הקלעים ועד הבמה המרכזית, שלישיית שיתוף הקבצים של Microsoft עובדת הכי טוב כששואבים מהחוזקות של כל אחד מהם יחד.

השוואת אחסון ובעלות על קבצים: OneDrive לעומת Teams

כשאתם מחליטים איפה לשמור את הקבצים שלכם, ב-OneDrive או ב-Teams, ההבדל המשמעותי ביותר נוגע לשאלה מי "הבעלים" של הקבצים ואיך הם מנוהלים מאחורי הקלעים. הבעלות, מיקום האחסון והאחריות לניהול הנתונים משתנים בהתאם לפתרון Microsoft 365 שבו אתם משתמשים.

אם אתם עובדים לבד על קובץ, OneDrive הופך את זה לפשוט ופרטי. אבל הדינמיקה משתנה כשקבצים הופכים חשובים לצוות שלם, למחלקה או לארגון. ב-Teams (וגם ב-SharePoint), התוכן שייך לקבוצה, וכל מי שיש לו גישה יכול לצפות במסמכים, לערוך אותם או לנהל אותם, בכפוף להרשאות שהוגדרו ברמת האתר או הערוץ.

ההבחנות האלה חשובות. הן משפיעות על אופן הגיבוי של הקבצים, על מי יכול לשחזר אותם, ואפילו על השאלה אם הם יהיו גלויים לאחרים לאחר שתחליפו תפקיד או תעזבו את הארגון. חשבו על זה כעל ההבדל בין משהו במגירה הפרטית שלכם לבין משהו על מדף שכולם במשרד משתמשים בו.

הבנה של זה עוזרת לארגונים לתכנן את ארכיטקטורת המידע שלהם, החל ממרחבי עבודה אישיים ועד למאגרי צוות, כך שהממשל התאגידי יישמר והידע לא יאבד כשאנשים מצטרפים לארגון או עוזבים אותו. בהמשך נפרט את ההבדלים הספציפיים בבעלות על קבצים ובארכיטקטורת האחסון הטכנית ב-OneDrive, ב-Teams וב-SharePoint.

כיצד קבצים בבעלות אנשים וצוותים

קבצים שמאוחסנים ב-OneDrive קשורים לחשבון של משתמש בודד. הם פרטיים, אלא אם כן שותפו במפורש. למשתמש יש שליטה מלאה, החל מעריכה ועד מחיקה, וכאשר אותו אדם עוזב, על ה-IT להחליט מה יקרה לקבצים שלו.

לעומת זאת, קבצים שנשמרים ב-Teams (ובאתרי SharePoint שבבסיסם) שייכים במשותף לקבוצה או לצוות. הגישה נשמרת גם אם חברים בודדים עוזבים. מודל זה מבטיח שעבודה חשובה לא תאבד בשל שינויים בכוח האדם, ולכן Teams/SharePoint מתאימים יותר לפרויקטים שיתופיים ארוכי טווח.

ארכיטקטורת אחסון ב-SharePoint, ב-Teams וב-OneDrive

מבחינה טכנית, OneDrive הוא אחסון ענן אישי שמוקצה לכל משתמש ב-Microsoft 365. לכל משתמש יש מרחב משלו, שהוא למעשה ספריית מסמכים מיוחדת של SharePoint הקשורה ישירות אליו, וזה מאפשר שמירה חלקה של טיוטות, הערות אישיות וקבצים שעדיין לא מוכנים לשיתוף עם הצוות.

Teams ואתרי SharePoint סטנדרטיים משתמשים ב-SharePoint Online לאחסון קבצים. כשקובץ מועלה לערוץ ב-Teams, הוא למעשה נשמר בספריית מסמכים שבתוך אתר ה-SharePoint המשויך לצוות. מבנה זה מספק כברירת מחדל ניהול גרסאות חזק, יכולות חיפוש ארגוניות ותכונות ציות מתקדמות.

זה לא רק הבדל טכני, הוא משפיע על מדיניות הגיבוי, על שמירת הנתונים ועל המקום שבו כללי הציות נכנסים לתוקף. לדוגמה, קבצים שנמחקים מ-OneDrive עוברים לסל מחזור אישי (ולבסוף לסל מחזור שנגיש רק למנהלים), ואילו קבצים ב-Teams/SharePoint מציעים אפשרויות שחזור מרובות שלבים ומדיניות שמירה משלהם. עבור אנשי IT וציות, הפרטים האלה קובעים עד כמה קל לשחזר, לבצע ביקורת או להגן על נתונים.

הבק-אנד המאוחד אומר גם שניתן להציג קבצים ב-Microsoft Search או לאנדקס אותם לצורך eDiscovery, מה שתומך בכל דבר, החל משיתוף פעולה יומיומי ועד לחקירות רגולטוריות. בין אם אתם מודעים לכך ובין אם לא, SharePoint Online הוא מנוע האחסון האמיתי שמפעיל גם את העבודה האישית וגם את העבודה הצוותית ב-Microsoft 365.

חקירת שיתוף קבצים ובקרות גישה

שיתוף קבצים ב-Microsoft 365 אינו רק לחיצה על "שלח" בתקווה לטוב. מדובר בידיעה מי יכול לראות ולערוך את הקבצים שלכם, ואיך זה משתנה בין אם אתם ב-OneDrive ובין אם אתם עובדים ב-Teams (או ב-SharePoint). ארגונים זקוקים לבהירות לגבי מי הבעלים של מה ומה משותף, והמשתמשים רוצים אפשרויות פשוטות וגמישות לשיתוף עם עמיתים, צוותים ואפילו שותפים חיצוניים.

הדרך שבה משתפים קובץ או תיקייה תלויה במידה רבה במקום שבו הם נמצאים. OneDrive נותן לכם שליטה ישירה על הקבצים שלכם, בעוד ש-Teams ו-SharePoint מספקים שיתוף פעולה מובנה, אך מסתמכים על הרשאות קבוצתיות ותפקידים מובנים. לכל גישה יש יתרונות משלה, במיוחד כשמדובר בניהול רגישות, בקביעת רמות הגישה הנכונות או בוידוא שהקבצים לא נופלים לידיים הלא נכונות.

ההבנה של ההבדלים האלה אינה עניין של נוחות למשתמש בלבד, אלא גם של ציות וממשל תאגידי. למעשה, הגדרת מדיניות גישה והרשאות חזקות היא אחת הדרכים המרכזיות להפוך כאוס לשיתוף פעולה מאורגן ובטוח. תוכלוללמוד עוד על אופן ביצוע הדבר ב-Teams מתוך הסקירה הזו על שינוי סביבות עבודה ב-Teams באמצעות ממשל תאגידי.

אנחנו עומדים לבחון איך שיתוף קבצים פועל בפועל בכל פלטפורמה — אילו אפשרויות יש למשתמשים — ואיך בקרות הרשאות מפורטות עוזרות לארגונים לשמור על סדר, על עמידה בדרישות הרגולציה ועל אבטחה ב-Microsoft 365.

שיתוף קבצים ב-SharePoint, ב-Teams וב-OneDrive

שיתוף ב-OneDrive: לאחר בחירת קובץ או תיקייה, המשתמשים יכולים ליצור קישור שיתוף (מוגבל לאנשים מסוימים או פתוח לכל מי שיש לו את הקישור) או להזמין אנשים בודדים באמצעות דואר אלקטרוני. הבעלים מנהל מי יכול לצפות בתוכן המשותף או לערוך אותו, וניתן לבטל את השיתוף בכל עת.
שיתוף בערוץ של Teams/SharePoint: כאשר מוסיפים קבצים לערוץ ב-Teams, הם הופכים אוטומטית לזמינים לכל מי שיש לו גישה לערוץ. לשיתוף רחב יותר או חיצוני, המשתמשים יכולים ליצור קישורי שיתוף (לרוב עם מגבלות נוספות) או לנהל הרשאות באמצעות האפשרות "ניהול גישה" ב-SharePoint.
שיתוף חיצוני: שלוש הפלטפורמות מאפשרות שיתוף עם אורחים או שותפים שמחוץ לארגון, אך ב-Teams וב-SharePoint נדרשים בדרך כלל בקרות מנהל או תהליכי אישור. הארגונים יכולים להגדיר מדיניות כללית לגבי מה מותר לצאת מחוץ לארגון.
הזמנה לעומת קישור: ב-OneDrive וב-SharePoint המשתמשים יכולים להחליט אם להזמין אנשים מסוימים (שיצטרכו להזדהות) או לשתף קבצים או תיקיות באמצעות קישורים אנונימיים. ב-Teams, מטבע הדברים, הגישה מבוססת על חברות — כל מי שנמצא בצוות רואה את קבצי הצוות כברירת מחדל.
ביטול גישה: בכל עת, בעלי הקבצים (או מנהלי האתרים) יכולים לשלול גישה, להסיר קישורי שיתוף או להדק הרשאות. זה מעניק שליטה מדויקת, חשובה במיוחד לתוכן רגיש או סודי.

בקרות הרשאות מפורטות וניהול גישה ב-M365

גישה מבוססת תפקידים: ב-Teams וב-SharePoint המשתמשים מאורגנים בתפקידים (חברים, בעלים, אורחים), והתפקיד קובע מי יכול לקרוא, לערוך או לנהל קבצים בהתאם למעמדו של המשתמש בארגון.
הרשאות ברמת הפריט: ב-SharePoint וב-OneDrive ניתן להגדיר הרשאות ברמת הקובץ או התיקייה, כך שניתן לשתף מסמך בודד ולהגביל את הגישה לאחרים באותה ספרייה.
מדיניות שיתוף ו-Governance: מנהלים יכולים לאכוף כללים — למשל חסימת קישורים אנונימיים או דרישה שלכל הקבצים המשותפים יהיה תאריך תפוגה — כדי לשמור על שיתוף מאובטח ותואם. למידע נוסף על חשיבות ה-governance עבור Teams, ראו את סקירת ה-governance של Teams.
כלי ביקורת וניטור: שתי הפלטפורמות מגיעות עם יומני ביקורת ומעקב אחר פעילות, כך שהארגונים יכולים לראות מי עשה מה, מתי ואיפה — קריטי לעמידה בדרישות רגולציה ולאיתור שימוש לרעה.
שיתוף פרטי של קבצים: OneDrive מצטיין בשיתוף פרטי באמת; קבצים משותפים נראים רק למשתמשים שנבחרו. ב-Teams וב-SharePoint, הגישה נקבעת בדרך כלל לפי חברות בצוות או באתר, וזה תומך בשקיפות ובשיתוף פעולה קבוצתי.

מתי להשתמש ב-OneDrive או ב-Teams לאחסון קבצים

בחירת המקום לשמירת הקובץ — OneDrive או Teams — יכולה לעשות הבדל גדול בפרודוקטיביות, באבטחת הקבצים ובהצלחת שיתוף הפעולה. לכל פלטפורמה יש את נקודת החוזק שלה, ובחירה נכונה עוזרת לצמצם בלבול, לשמור על סדר בעבודה ולנעול תוכן רגיש.

OneDrive מתאים במיוחד למסמכים אישיים, לדברים שעדיין לא מוכנים לשיתוף, או לעבודה שנמצאת בשלבי טיוטה מוקדמים. כאשר מסמכים צריכים לעבור לפרויקטים צוותיים, לסקירות קבוצתיות או לכל דבר שיש לו רלוונטיות ארוכת טווח לאחרים, Teams (וגם SharePoint) הופכים לסביבה הנכונה. הם מספקים גישה משותפת, גרסאות אוטומטיות ומרחב משותף לדיונים ולשיתוף פעולה.

העיקר הוא לא רק מה שנוח יותר היום, אלא מה שתומך בזרימת העבודה שלכם, שומר על יכולת איתור הידע ומבטיח בהירות לאורך צוותים ופרויקטים משתנים. בהמשך תמצאו רשימות מעשיות של משימות ותרחישים שמתאימים ל-OneDrive, לעומת כאלה שנהנים באמת מגישה דרך Teams או SharePoint.

וחשוב לזכור: שיתוף פעולה מסודר יכול גם להקל על ניהול הממשל ושחזור קבצים, דבר שארגונים מעריכים יותר ויותר לאורך זמן. אם אתם מעוניינים להבין כיצד ממשל איתן הופך את Teams מכאוס לסביבות עבודה ברורות ומאובטחות, עיינו במקור זה להעמקה נוספת.

מקרי השימוש המומלצים ביותר לניהול קבצים אישי ב-OneDrive

טיוטות ועבודה פרטית: שמרו עבודות בתהליך, הערות סיעור מוחות וטיוטות ראשוניות שעדיין אינכם מוכנים לשתף עם אחרים.
קבצי עזר אישיים: שמרו משאבים, תבניות או קבצים של פרויקטים אישיים שאתם צריכים לגשת אליהם באופן קבוע בלבד.
אחסון זמני: השתמשו ב-OneDrive למסמכים שאתם צריכים לערוך במספר מכשירים באופן פרטי, לפני שתעבירו אותם למרחב צוות.
מסמכים פרטיים או חסויים: אחסנו חומרים של משאבי אנוש, כספים או חומרים רגישים אחרים שאסור שיהיו גלויים לצוותים רחבים יותר (אך זכרו שמנהל המערכת עדיין יכול לגשת אליהם במידת הצורך).

תרחישים אידיאליים לשיתוף פעולה ב-SharePoint וב-Teams

סביבות עבודה של צוות או פרויקט: השתמשו ב-Teams או ב-SharePoint לקבצים הקשורים לפרויקטים מתמשכים, יוזמות מחלקתיות או קמפיינים. כך הגישה, היסטוריית הגרסאות ושיתוף הפעולה מרוכזים, ואף אחד לא נשאר מחוץ לתמונה.
עריכה משותפת של מסמכים: כאשר מספר אנשים צריכים לערוך או לבדוק קובץ יחד, מרחבי שיתוף פעולה ב-Teams/SharePoint הופכים את העריכה המשותפת בזמן אמת לחלקה ושקופה.
יוזמות חוצות מחלקות: אתרי SharePoint ו-Teams אידיאליים לגישור על silos כאשר אנשים מתחומים שונים צריכים להביע דעה או לשתף ידע.
מאגרי ידע ארגוניים: אחסנו מדיניות, נהלים וידע מוסדי ב-Teams או ב-SharePoint, כך שהידע יישאר גם כאשר אנשים עוזבים או מחליפים תפקיד.
שיתוף פעולה חיצוני ואורחים: כאשר עובדים עם שותפים, ספקים או לקוחות, מרחבים משותפים עם הרשאות ספציפיות שומרים על שיתוף הפעולה מאובטח ומסודר. לפרטים נוספים על ניהול סביבות אלה, עיינו בהשפעת הממשל של Teams על שיתוף הפעולה.

שימוש ב-SharePoint, ב-Teams וב-OneDrive לזרימות עבודה מאוחדות

אם אתם שואפים לשיתוף פעולה חלק, במקום לתהות "איפה שמתי את הקובץ?", כדאי להשתמש ב-OneDrive, ב-Teams וב-SharePoint יחד. Microsoft תכננה את היישומים הללו כך שישלימו זה את זה, וייצרו זרימות עבודה מאוחדות המתאימות הן לצרכים אישיים והן לצרכי צוות.

לדוגמה, ייתכן שתתחילו בטיוטות ובמחקר אישי ב-OneDrive. כשהמסמך יהיה מוכן, העבירו אותו לערוץ Teams או לאתר SharePoint לקבלת משוב קבוצתי, בקרת גרסאות ואחסון לטווח ארוך. כל מעבר תוכנן כך שיתאים לאופן שבו העבודה מתקדמת מרעיון ועד למאמץ צוותי מלא.

גישה משולבת זו מגבירה את הפרודוקטיביות ומסייעת לשמור על רשומות מאובטחות וניתנות לאיתור, גם כאשר הצוותים גדלים, משתנים או מתארגנים מחדש. היא תומכת גם בהמשכיות עסקית ובגישה נוחה מכל המכשירים – מחשב שולחני, דפדפן ונייד. בחלק הבא נציג דרכים מעשיות להעברת קבצים ולשמירה על הרשאות ועל שלמות הנתונים במעברים בין אפליקציות Microsoft 365 אלה.

העברת קבצים בין OneDrive לבין SharePoint או Teams

בחירת הקבצים: ב-OneDrive, בחרו את הקבצים או התיקיות שברצונכם להעביר – בדרך כלל אלה המוכנים לשיתוף פעולה רחב יותר או לארכוב.
שימוש באפשרות 'העברה אל' או 'העתקה אל': גם ממשקי הרשת של OneDrive וגם של SharePoint כוללים אפשרויות להעברה או העתקה של תוכן ישירות לאתר Teams או SharePoint. כך הקבצים שומרים, ככל האפשר, על המטא-דאטה וההרשאות החיוניים.
בדיקת הרשאות: לאחר ההעברה, אמתו את הגדרות הגישה של המשתמשים. קבצים יורשים את ההרשאות של המיקום החדש (Teams/SharePoint), ולכן התאימו אותן אם נדרשות הגבלות נוספות.
שמירה על היסטוריית גרסאות: העברת קבצים בתוך Microsoft 365 שומרת בדרך כלל על הגרסאות, אך כדאי לוודא אם בארגון שלכם קיימות מדיניות מותאמת אישית או זרימות עבודה מתקדמות.
לקוחות סנכרון לעבודה אופליין: השתמשו בלקוח הסנכרון של OneDrive כדי לגשת הן לספריות האישיות והן לספריות הצוות במכשיר שלכם, מה שמאפשר עריכה אופליין וניהול קבצים נוח יותר בנייד או במחשב שולחני.

השלכות אבטחה וציות של ניהול קבצים ב-OneDrive וב-Teams

אבטחה וציות אינם סיסמאות שיווקיות בלבד – הם שיקולים חיוניים בבחירת המקום לשמירה ושיתוף של קבצים ב-Microsoft 365. פרטיות, הרשאות, ניטור ושמירה פועלים אחרת ב-OneDrive (שמתמקד בשליטה אישית) לעומת Teams ו-SharePoint (שבהם כללים, תפקידים ומדיניות מגנים על קבוצות שלמות או על הארגון כולו).

הסיכונים גבוהים עוד יותר עבור ארגונים בתעשיות מפוקחות או ארגונים שמטפלים במידע רגיש. מדיניות כמו Data Loss Prevention (DLP) ורישום ביקורת מופעלות באופן שונה, בהתאם לשאלה אם הקובץ נמצא ב-OneDrive או באתר צוות שיתופי. ההבדלים האלה משפיעים על האופן שבו מוגן מידע רגיש, ועל האופן שבו מנוטרות פעילויות לצורך ציות או חקירות.

מסגרות ממשל ברורות הן המפתח לניהול הסיכונים האלה. תפקידים מוגדרים היטב, הגדרות אבטחה וכלי ניטור הופכים סיכון ציות פוטנציאלי לתהליך עבודה חלק וניתן להגנה. לפרטים נוספים על האופן שבו כללים חזקים ומנגנוני הגנה הופכים את Teams לסביבה מאובטחת ומאורגנת – ומה המשמעות של זה עבור הקבצים שלכם – עיינו בניתוח המעמיק על ממשל Teams.

בהמשך נבחן כיצד נאכפות מדיניות DLP ומעקב ביקורת ב-OneDrive לעומת Teams/SharePoint, ומה המשמעות של זה לציות, למניעת אובדן מידע ולשמירה על העסק מחוץ לבעיות.

Data Loss Prevention ומעקב פעילות ב-Microsoft 365

Data Loss Prevention (DLP) ב-OneDrive: מדיניות DLP ב-Microsoft 365 מנטרת קבצים ב-OneDrive לאיתור תוכן רגיש, כגון מספרי כרטיסי אשראי או מזהים סודיים. המדיניות יכולה להגביל שיתוף עם גורמים חיצוניים או להפעיל התראות למשתמשים כאשר מזוהה הפרה של המדיניות.
DLP ב-Teams/SharePoint: ב-Teams וב-SharePoint, DLP פועל על כל הקבצים המאוחסנים באתרי צוות ובערוצים, ומחיל מדיניות מבוססת קבוצה כדי למנוע שיתוף או חשיפה בשוגג של מידע מוגן. ניתן להגדיר מדיניות מדויקת יותר עבור צוותים ספציפיים בהתאם לרגישות.
הבדלים ברישום ביקורת: פעילות ב-OneDrive – עריכות קבצים, שיתופים והורדות – נרשמת לצורך ביקורת ציות. ב-Teams/SharePoint נרשמים פרטים רבים עוד יותר, כולל שיחות בערוצים הקשורות לפעילות על קבצים, מה שהופך חקירות או תגובות רגולטוריות לממצות יותר.
ניטור אבטחה: Teams ו-SharePoint נהנים מניטור מרכזי על ידי אנשי IT וקציני ציות, בעוד שהיומנים של OneDrive נוטים להתמקד יותר בפעילות של משתמש בודד. הדבר מאפשר פיקוח רחב יותר על קבצים משותפים ופרויקטים בסיכון גבוה.
מיקום הקובץ ואכיפת מדיניות: מיקום האחסון, הפיזי והלוגי (אישי לעומת צוותי/משותף), קובע אילו כללים, התראות ובקרות יחולו. הכרת המקום שבו נמצאים הקבצים הרגישים ביותר מבטיחה שאסטרטגיות ה-DLP, השמירה והניטור שלכם אכן יפעלו כפי שתוכננו.