Configurare Teams Phone: guida

By Mirko Peters · 2026-05-14 · Updated 2026-07-18

Scopri come configurare Teams Phone con indicazioni pratiche su impostazione, licenze, architettura, sicurezza, governance e utilizzo reale.

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Microsoft Teams Phone è il sistema di chiamata di Microsoft integrato direttamente in Microsoft Teams. Porta le piene funzionalità di telefonia aziendale in un'app che il tuo team conosce già, consentendoti di effettuare e ricevere chiamate, configurare code di chiamata o gestire le segreterie vocali, il tutto in un unico punto. Teams Phone collega le conversazioni di lavoro quotidiane alla rete telefonica tradizionale dell'organizzazione, rendendo tutto fluido che la persona si trovi alla scrivania o in movimento.

Questa guida ti accompagna in tutto ciò che serve per far funzionare Teams Phone, indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione. Trattiamo le basi fondamentali come licenze e ruoli di amministratore, mostriamo come configurare le chiamate esterne, illustriamo le funzionalità principali come le code di chiamata e le chiamate di emergenza, e condividiamo le best practice per la configurazione dei dispositivi degli utenti. Scoprirai anche le opzioni avanzate, dalla delega al collegamento dei telefoni fissi aziendali, così potrai evitare sorprese e ottenere il massimo valore da Teams Phone nel tuo ambiente di lavoro.

Primi passi con Teams Phone: prerequisiti e ruoli di amministratore

Prima di poter iniziare a effettuare chiamate da Microsoft Teams, serve una base solida: pensala come il progetto prima della costruzione. È qui che entrano in gioco prerequisiti, licenze e ruoli di amministratore. Senza una chiara comprensione di questi elementi essenziali, potresti incontrare ostacoli che rallentano l'implementazione di Teams Phone o che ti mettono in difficoltà proprio quando conta di più.

Fare chiarezza sulle licenze, sia per Microsoft 365 sia per Teams Phone in particolare, pone le basi per allineare gli strumenti di comunicazione alle esigenze del business. Assegnare i ruoli di amministratore e sapere chi gestisce la telefonia di Teams aiuta a mantenere ordine, sicurezza e conformità. Se la base è corretta, l'organizzazione funzionerà meglio, eviterà confusione e garantirà che le persone giuste possano gestire le funzionalità di chiamata quando necessario.

Regole chiare e ruoli definiti sono altrettanto essenziali per costruire fiducia e responsabilità all'interno del tuo ambiente Teams, come spiegato in questo approfondimento sulla governance di Teams. Nelle sezioni seguenti vedremo cosa serve, perché serve e come predisporre persone e sistemi prima di passare alla configurazione operativa di Teams Phone.

Prerequisiti principali e requisiti di licenza

1. Abbonamenti Microsoft 365: Serve un piano Microsoft 365 idoneo (ad esempio E3, E5 o i componenti aggiuntivi Business Voice). Solo alcuni piani includono o supportano Teams Phone, quindi verifica la disponibilità per la regione della tua organizzazione.
2. Licenza Teams Phone: Ogni utente che necessita di funzionalità di chiamata deve avere assegnata una licenza Teams Phone. Questo vale anche quando sono richieste chiamate esterne (PSTN) o funzionalità avanzate.
3. Regioni supportate e disponibilità del sistema telefonico: Assicurati che Teams Phone e l'opzione PSTN che preferisci siano disponibili nel tuo Paese. Alcune funzionalità o alcuni fornitori possono variare in base alla località.
4. Prerequisiti tecnici: La rete deve rispettare le raccomandazioni Microsoft per connettività, sicurezza e qualità del servizio (QoS). Considera la larghezza di banda, le impostazioni del firewall e una configurazione corretta per chiamate affidabili.

Allineando questi prerequisiti alle tue esigenze reali, predisponi un'implementazione di Teams Phone stabile e di successo, che non inciampi al primo ostacolo.

Assegnare le licenze e accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams

1. Assegnare le licenze Teams Phone: Vai al portale di amministrazione di Microsoft 365, individua gli account utente e assegna la licenza Teams Phone o Phone System corretta a ogni persona che necessita delle funzionalità di chiamata.
2. Verificare i ruoli di amministratore: Assicurati che il personale IT o gli amministratori di telefonia abbiano assegnati i ruoli di amministratore Teams corretti. Solo chi dispone delle autorizzazioni di amministratore può gestire criteri di chiamata, numeri e configurazione del sistema telefonico.
3. Accedi all'interfaccia di amministrazione di Teams: visita l'interfaccia di amministrazione di Teams (https://admin.teams.microsoft.com/) per gestire le licenze, configurare le impostazioni del telefono, creare criteri e risolvere i problemi. Questa dashboard centralizzata è il tuo pannello di controllo principale per la gestione di Teams Phone.

Impostare le licenze e usare i ruoli di amministratore corretti è il primo passo pratico prima di abilitare le funzionalità di chiamata o aggiungere numeri di telefono a Teams.

Configurare la connettività PSTN per Teams Phone

Una volta consolidate le basi, il passo successivo importante è far funzionare Teams Phone con il mondo esterno: qui entra in gioco la connettività PSTN. La rete telefonica pubblica commutata (PSTN, Public Switched Telephone Network) permette alle persone di chiamare numeri di telefono tradizionali dall'app Teams, non solo altri utenti Teams. È ciò che collega il cloud moderno alle linee telefoniche tradizionali.

Devi scegliere come connetterti: Microsoft Calling Plans offre un'opzione in cloud, in pacchetto, direttamente da Microsoft, mentre Direct Routing ti consente di usare un tuo operatore di telecomunicazioni o le linee telefoniche tradizionali. Scegliere il metodo PSTN giusto non è solo una questione tecnica: può incidere sul budget, sulla copertura delle chiamate e sulla flessibilità nella gestione dei numeri e delle integrazioni.

Nei prossimi approfondimenti analizzeremo nel dettaglio ciascuna opzione di connettività e ti guideremo tra le nozioni di base per gestire e assegnare numeri di telefono reali in Teams. In questo modo tutti potranno effettuare e ricevere chiamate di lavoro direttamente da Teams, indipendentemente da dove si trovino o dal dispositivo che stanno usando.

Opzioni di connettività PSTN in Microsoft Teams

1. Microsoft Calling Plans: Microsoft offre i propri Calling Plans, che includono i numeri di telefono e i servizi di chiamata direttamente nel cloud. Vantaggi: semplice da distribuire, gestito da Microsoft, include l'acquisizione dei numeri e la portabilità. Svantaggi: disponibile solo nei Paesi supportati e può costare di più per utente rispetto agli operatori locali.
2. Direct Routing: Direct Routing permette di collegare Teams alla PSTN tramite il tuo Session Border Controller (SBC) e il tuo operatore di telecomunicazioni. Vantaggi: maggiore flessibilità, possibilità di usare i numeri e i contratti esistenti oppure accedere a mercati non coperti dai Calling Plans. Svantaggi: richiede una configurazione più complessa, apparecchiature aggiuntive e competenze tecniche.
3. Operator Connect (opzione bonus): Alcune organizzazioni usano Operator Connect, che consente di scegliere un operatore approvato da Microsoft come via di mezzo. Unisce una configurazione più semplice alla flessibilità nella scelta dell'operatore, ma non è disponibile ovunque.

La scelta dipende da dove si trovano le sedi, dal team tecnico e dal budget. Le grandi aziende con esigenze complesse tendono a preferire Direct Routing, mentre le organizzazioni più piccole o quelle che cercano un'esperienza più semplice scelgono spesso Microsoft Calling Plans per ottenere risultati rapidi. Verifica sempre le normative locali, le opzioni di numerazione e il supporto alla migrazione prima di decidere.

Assegnare e gestire i numeri di telefono degli utenti

1. Acquisire numeri di telefono: Nell'interfaccia di amministrazione di Teams puoi richiedere nuovi numeri a Microsoft, acquistarli tramite operatori supportati oppure portare le linee aziendali esistenti. Verifica sempre la disponibilità per la tua località.
2. Assegnare i numeri agli utenti: Quando sono disponibili, assegna a ogni utente o servizio un numero di telefono univoco tra quelli disponibili. Lo fai nell'interfaccia di amministrazione, associando il numero all'account Teams della persona.
3. Gestione continua dei numeri: Gestisci le modifiche, trasferisci i numeri o riassegnali quando cambiano i ruoli del personale. Tieni sotto controllo i numeri disponibili, le date di scadenza e i criteri, per evitare interruzioni nel flusso delle chiamate.

Una gestione efficiente dei numeri di telefono consente a ogni dipendente di restare raggiungibile e favorisce una comunicazione fluida man mano che l'organizzazione cresce.

Distribuire le funzionalità essenziali di Teams Phone

Ora che le linee sono attive, è il momento di dare potere agli utenti e migliorare le comunicazioni aziendali con il set di funzionalità di Teams Phone. È qui che succede la magia: pensa alle chiamate di emergenza per la sicurezza, agli operatori automatici che guidano chi chiama e alle code di chiamata, così i clienti non restano in attesa mentre al tuo interno ci si riorganizza.

Le chiamate di emergenza non sono una semplice casella da spuntare: riguardano la sicurezza, la conformità e la possibilità di essere raggiunti quando conta di più. Funzionalità come gli operatori automatici e le code di chiamata permettono a chi chiama di raggiungere facilmente la persona giusta, di essere instradato rapidamente o anche di lasciare un messaggio in segreteria, senza che il tuo team debba correre a rispondere a ogni squillo.

Introducendo queste funzionalità in modo ponderato, prepari la tua organizzazione a una comunicazione più efficiente, sia internamente sia verso l'esterno. Ridurrai i colli di bottiglia, creerai delle reti di sicurezza e aiuterai tutti a concentrarsi sul lavoro vero invece di inseguire le chiamate perse. Nella prossima parte analizzeremo uno per uno questi strumenti, spiegando perché e come sono importanti per la tua configurazione.

Configurare le chiamate di emergenza in Teams

1. Configura gli indirizzi di emergenza: Imposta le sedi fisiche associate a numeri di telefono o utenti, così le chiamate di emergenza vengono instradate al centro di risposta più vicino. È fondamentale per la conformità e per ricevere aiuto più rapidamente in caso di emergenza.
2. Abilita i servizi di localizzazione dinamica: Usa il rilevamento della posizione di Teams per aggiornare gli indirizzi degli utenti quando sono in mobilità o da remoto. In questo modo, i soccorritori del 112 possono individuare con precisione la posizione dei dipendenti che lavorano in modalità ibrida.
3. Verifica le impostazioni dell'ID chiamante: Assicurati che le informazioni sull'ID chiamante siano corrette per ogni utente, così che i soccorritori vedano dati accurati quando viene effettuata una chiamata.

Configurando tutto correttamente, proteggi meglio i tuoi utenti e rispetti i requisiti normativi: qui non si può tagliare nessun angolo.

Configura gli operatori automatici e le code di chiamata per le chiamate in arrivo

1. Crea gli operatori automatici: Imposta receptionist virtuali che accolgono i chiamanti, offrono opzioni (come «Premi 1 per Vendite, 2 per Supporto») e instradano automaticamente le chiamate in base alla scelta del chiamante o all'orario di lavoro.
2. Crea le code di chiamata: Organizza le chiamate in arrivo in code di chiamata per reparti o team diversi. Durante l'attesa, i chiamanti possono ascoltare musica di attesa o ricevere aggiornamenti, così nessuno resta all'oscuro o viene mandato direttamente alla segreteria quando le linee sono occupate.
3. Collega la segreteria telefonica: Indirizza le chiamate senza risposta o le code non presidiate direttamente alla segreteria, così i messaggi importanti non vanno persi fuori orario o nei momenti di picco.
4. Personalizza l'instradamento delle chiamate e gli orari: Configura pianificazioni, messaggi di benvenuto per le festività e flussi di chiamata diversi in base all'ora del giorno o alle esigenze della tua organizzazione.

Configurare correttamente queste funzionalità garantisce che clienti e partner raggiungano sempre la persona giusta e abbiano la migliore impressione della tua azienda, anche nei giorni di maggiore lavoro.

Configurazione di Teams Phone a livello utente e integrazione dei dispositivi

La vera prova di qualsiasi configurazione di Teams Phone arriva quando le persone iniziano a rispondere alle chiamate dai propri dispositivi. Che siano alla scrivania, che chiamino da un telefono certificato per Teams o che usino lo smartphone in movimento, vuoi che le chiamate funzionino «senza intoppi».

Questa sezione è dedicata a rendere le chiamate quotidiane semplici e affidabili. Vedrai come gli utenti possono associare i dispositivi personali o condivisi, configurare Teams Phone Mobile e passare da un dispositivo all'altro senza perdere un colpo. Non riguarda solo il personale esperto di tecnologia: anche gli utenti comuni devono conoscere chiaramente queste basi, per evitare confusione e ticket di supporto.

Un'integrazione solida dei dispositivi significa meno grattacapi e più produttività. Vedremo il processo di configurazione e i modi per fare in modo che l'esperienza di chiamata sia fluida tanto a casa quanto in ufficio, indipendentemente dalla tecnologia che preferisce il personale.

Collega i dispositivi Teams e configura Teams Phone Mobile

1. Associa telefoni fisici e dispositivi certificati: Collega i telefoni da scrivania o i dispositivi delle sale riunioni certificati per Microsoft Teams, effettuando l'accesso con le credenziali utente tramite il menu del dispositivo. Il provisioning automatico garantisce che si colleghino al sistema in modo sicuro.
2. Configura Teams Phone Mobile: Scarica l'app Teams dall'App Store di Apple o da Google Play, accedi con le credenziali aziendali e abilita le autorizzazioni per le chiamate. L'app sincronizza contatti, cronologia e criteri per un utilizzo senza interruzioni.
3. Risolvi i problemi di integrazione: Se i dispositivi non si registrano, verifica la versione del firmware, le licenze e la compatibilità con la rete Wi-Fi o con la rete in generale. Riavvia o ripristina le impostazioni di fabbrica dei dispositivi, se necessario, per risolvere i problemi più comuni.

Una volta coperte le basi, gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate quasi ovunque con sicurezza.

Effettuare e gestire le chiamate su tutti i dispositivi Teams

1. Avvia le chiamate da qualsiasi dispositivo: Usa il tastierino di Teams per effettuare chiamate esterne o interne, che tu sia alla scrivania con il PC, nell'app mobile o con un telefono da scrivania certificato per Teams.
2. Trasferisci e cambia dispositivo: Trasferisci senza interruzioni le chiamate attive su un altro dispositivo, ad esempio dal desktop al cellulare, senza perdere la linea. Tocca «Trasferisci» o il pulsante di cambio dispositivo nei comandi di chiamata di Teams, quindi scegli il nuovo dispositivo.
3. Metti in attesa e riprendi le chiamate: Metti una chiamata in attesa («park») in modo che un altro membro del team possa riprenderla da un'altra postazione o sede. È utile durante i passaggi di consegne più intensi o quando si copre il turno di un collega.
4. Riprendi le chiamate e gestisci l'uplift: Se cambi dispositivo durante una chiamata, Teams mantiene attiva la conversazione (uplift). Trasferisci la chiamata sull'hardware che preferisci e riprendi esattamente da dove avevi lasciato.
5. Gestione avanzata delle chiamate: Usa i controlli durante la chiamata per disattivare l'audio, aggiungere partecipanti, separare le conference call o deviare le chiamate direttamente alla segreteria, senza dover ricominciare da capo o richiamare.

Padroneggiare queste opzioni dà al tuo team una flessibilità reale, permettendo alle chiamate di lavoro di seguire le persone ovunque debbano lavorare.

Funzionalità avanzate di Teams Phone: deleghe, linee condivise e accesso alla segreteria

Alcune organizzazioni hanno esigenze particolari: assistenti di direzione che gestiscono le chiamate, receptionist di team che rispondono per conto di più reparti o utenti che devono condividere una linea telefonica. Microsoft Teams Phone offre funzionalità avanzate come la delega delle chiamate, le linee condivise e l'accesso diretto alla segreteria per rendere tutto questo possibile.

La delega delle chiamate ti permette di assegnare a una persona (ad esempio un assistente amministrativo) la facoltà di rispondere o effettuare chiamate per conto di un'altra. Le linee condivise e la cronologia delle chiamate migliorano la collaborazione nei gruppi che gestiscono insieme le chiamate in arrivo. I controlli diretti della segreteria permettono di inviare le chiamate direttamente alla casella vocale di qualcuno quando non si vuole essere interrotti.

Grazie a queste funzioni, la tua infrastruttura telefonica può gestire flussi di lavoro sofisticati per dirigenti, team commerciali o chiunque abbia bisogno di una collaborazione più articolata, senza hardware aggiuntivo. Vediamo ora come queste funzionalità si combinano per semplificare gli scenari di comunicazione complessi nella tua organizzazione.

Configurare la delega delle chiamate e gestire le autorizzazioni del delegante

1. Assegnare i diritti di delega: Nel client Teams o nell'interfaccia di amministrazione, gli utenti possono nominare delegati che possono rispondere, effettuare o trasferire chiamate per loro conto. Questa funzione è spesso usata da dirigenti o manager con agende fitte.
2. Configurare le autorizzazioni dei delegati: Definisci cosa possono e non possono fare i delegati: se possono avviare chiamate, rispondere a quelle in arrivo o gestire le segreterie. Assegna le autorizzazioni in base alle esigenze aziendali e ai criteri di sicurezza.
3. Verificare e controllare le deleghe: Controlla periodicamente che solo le persone autorizzate abbiano l'accesso da delegato, per mantenere efficienza e conformità.

Impostare correttamente questa funzione aiuta i dirigenti a restare concentrati, mentre le chiamate vengono gestite con cura e controllo.

Uso delle linee condivise e accesso diretto alla segreteria

1. Abilitare le linee condivise: Configura i criteri di chiamata condivisa nell'interfaccia di amministrazione in modo che più utenti o team possano rispondere e gestire le chiamate da un unico numero, come la linea principale dell'ufficio.
2. Accedere alla cronologia delle chiamate condivisa: Tutti gli utenti di una linea condivisa vedono una cronologia comune delle chiamate in entrata e in uscita, così il team non perde mai la traccia di chi ha chiamato chi e quando.
3. Inviare le chiamate direttamente alla segreteria: Configura le chiamate in arrivo in modo che vadano direttamente alla casella vocale di un utente selezionato per le chiamate senza risposta, le richieste fuori orario o le situazioni in cui serve riservatezza.

Queste funzionalità aiutano i team a lavorare insieme in modo fluido, evitano messaggi persi e mantengono ordinate tutte le chiamate, anche nei momenti di maggiore carico.

Integrare Teams Phone con hardware telefonico di terze parti

Molte aziende hanno un mix di hardware vecchio e nuovo, magari qualche telefono da scrivania Cisco o Poly, o dispositivi SIP datati ancora in uso dai precedenti sistemi telefonici. Integrarli con Microsoft Teams Phone apre a soluzioni ibride, permette di continuare a utilizzare apparecchiature di valore e rende la transizione più sostenibile per il budget e per la pazienza di tutti.

Questa sezione colma una lacuna comune che non troverai trattata altrove: come collegare davvero i telefoni non Microsoft a Teams Phone, quale hardware è certificato e quali insidie evitare. Compatibilità e configurazione corretta sono fondamentali: se salti un passaggio, in seguito dovrai affrontare problemi di connessione o funzionalità non supportate.

Se la tua organizzazione dispone di hardware diverso da quello Microsoft (e sono in molte ad averlo), saper verificare lo stato dei dispositivi, aggiornare il firmware e effettuare il provisioning degli account per i marchi principali può fare la differenza. Vediamo insieme come far funzionare tutto il tuo hardware telefonico con Teams Phone.

Compatibilità e certificazione dei dispositivi di terze parti

1. Verificare la certificazione del dispositivo: Consulta l'elenco ufficiale di Microsoft per verificare se il tuo telefono, il telefono per conferenze o il dispositivo SIP è certificato per Teams. Solo i modelli approvati garantiscono piena compatibilità e supporto.
2. Aggiornare il firmware del dispositivo: Assicurati che l'hardware di terze parti abbia il firmware più recente compatibile con Teams. Il software non aggiornato causa problemi di integrazione o funzionalità mancanti.
3. Verifica il supporto di rete e delle funzionalità: anche se un dispositivo è nell'elenco, controlla se supporta tutte le funzioni di Teams Phone (come la messa in attesa di chiamata, la segreteria e così via), perché alcune funzionalità variano in base al modello o alla versione del firmware.

Trascurare i controlli di compatibilità può causare integrazioni non riuscite, che nel tempo fanno perdere tempo e generano frustrazione negli utenti.

Guida passo passo alla configurazione dei telefoni IP non Microsoft

1. Crea gli account dei dispositivi: nell'interfaccia di amministrazione di Teams crea o assegna gli account utente o di area comune corretti, assegnando loro le licenze per Teams Phone se necessario.
2. Registra il dispositivo in Teams: sul telefono IP (Yealink, Poly, Cisco e così via) scegli la modalità Microsoft Teams e accedi con le credenziali assegnate. Per i dispositivi gateway SIP, usa l'indirizzo MAC o il codice di provisioning pertinente fornito da Teams.
3. Risolvi i problemi più comuni: se la registrazione non riesce, controlla di nuovo la licenza, la compatibilità del dispositivo e le impostazioni di rete. Prova a riavviare o ripristinare le impostazioni di fabbrica del dispositivo, oppure aggiorna il firmware per avere il supporto più recente.

Se eseguiti correttamente, questi passaggi permettono di integrare nell'ecosistema di Teams Phone anche i telefoni meno recenti, ottimizzando il budget IT e rendendo la transizione più fluida per tutti.

Ascolta anche

Se stai studiando come configurare Teams Phone, questi episodi offrono un contesto pratico su architettura, operatività, sicurezza e governance:

• Teams Telephony – Simply Explained — Scopri l'architettura delle chiamate, il routing, i dispositivi e i compromessi operativi.
• Microsoft Teams Governance – The Illusion of Control — Collega le scelte su telefonia e collaborazione a responsabilità e governance.
• Azure Virtual Network – Simply Explained — Scopri le basi di rete alla base di una comunicazione cloud affidabile.
• Microsoft Defender XDR – Simply Explained — Aggiungi monitoraggio e risposta alla sicurezza al piano di implementazione.