Microsoft 365 DLP でセキュリティと生産性のバランスを取る

By Mirko Peters · 2026-08-12

ポッドキャストへようこそ。デジタルワークスペースのセキュリティを掘り下げるシリーズを続けてお届けします。組織をどこまで厳格に制限するかと、ユーザーの使いやすさを保つことのあいだで悩んだことがあるなら…

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

ポッドキャストへようこそ。デジタルワークスペースの保護を取り上げる、継続中のディープダイブ・シリーズへのお越しをお待ちしておりました。組織の機密資産を守ることと、チームが実際に業務を進められるようにすることの間で板挟みになった経験があるなら、あなただけではありません。現代の IT とコンプライアンス管理における、究極のバランス調整の一つです。この記事では、先日のポッドキャストでの議論をさらに掘り下げます。関連するエピソードを聴いて、より多くの知見を得たい場合は、こちらをご覧ください: Purview で Microsoft 365 DLP ポリシーを構成する。

データ損失防止（DLP）は、もはや単なる企業のバズワードではなく、デジタルファーストの世界で生き残るための必須要件です。リモートワーク、共同作業型のクラウドプラットフォーム、AI ツールの普及が進む中で、社員に負担をかけすぎずに会社の知的財産や機密性の高い顧客データを守るには、慎重な戦略、的確なツール選定、そして段階的な展開アプローチが必要です。データ侵害を防ぎながら日々の業務を滞りなく回せる、堅牢な DLP ポリシーをどのように設計し展開できるかを、順を追って解説します。

Microsoft 365 DLP の概要

データ損失防止とは

ポリシーを設定する前に、データ損失防止を理解しておく必要があります。データ損失防止（DLP）は、機密情報が組織の外に流出するのを防ぐためのセキュリティ戦略です。Microsoft 365 DLP は、ポリシーベースのルール、コンテンツの検査、機械学習を利用して、不正なデータ共有を検出し、阻止します。DLP は電子メール、ドキュメント、チャットをリアルタイムでスキャンします。クレジットカード番号、医療記録、社外秘のビジネスデータなどの情報を探します。DLP が機密コンテンツを見つけると、それを分類しラベルを付けます。このプロセスにより、セキュリティ制御を適用し、データを安全に保つことができます。

ヒント: DLP は Exchange、SharePoint、OneDrive、Teams などのプラットフォーム全体で機能します。データがどこにあっても保護できます。

Microsoft 365 DLP の主要なコンポーネントは次のとおりです。

• ポリシーの作成: 機密データを特定するためのルールを定義します。
• コンテンツの検査: DLP は指定した条件に基づいて情報をスキャンします。
• 分類とラベル付け: DLP は保護が必要な機密データにマークを付けます。
• 監視と適用: DLP はデータのやり取りを監視し、漏えいを防ぐためにポリシーを適用します。

Microsoft 365 で DLP が重要な理由

DLP は Microsoft 365 において重要な役割を果たします。データ侵害、規制への非準拠、内部脅威といったリスクに直面しています。DLP は、機密情報が組織内でどのように移動するかを制御することで、これらのリスクへの対処を支援します。

• データ侵害: DLP ポリシーは、不正アクセスや誤った漏えいを防ぎます。
• 規制への非準拠: DLP は機密データを適切に管理することで、データ保護法への準拠を確実にします。
• 内部脅威: DLP は組織内のユーザーによる有害な行為を検出し、ブロックします。

DLP を効果的に使用すれば、企業の評判を守り、高額な罰金を回避できます。Microsoft 365 DLP には、データを監視および制御するためのツールが備わっているため、セキュリティの隙を気にすることなく業務に集中できます。

ポリシーの意図と計画

ポリシーを設定する前に、その目的を明確にする必要があります。計画を立てることで、ビジネスニーズに合ったポリシーを作成し、不必要な制限を避けることができます。次の手順に沿って進めてください。

以下の手順に従うと、Microsoft 365 DLP の強固な基盤を構築できます。慎重に計画を立てることで、生産性を損なうことなく、ポリシーでデータを保護できます。

コンプライアンス センターへのアクセス

データ損失防止 (DLP) ポリシーを設定または管理するには、まず Microsoft 365 環境内の適切な場所にアクセスする必要があります。コンプライアンス センターは、すべてのセキュリティおよびコンプライアンスの作業を行う中心的なハブです。このポータルで DLP ポリシーの作成、編集、監視を行います。この領域の操作方法を理解しておくと、時間を節約でき、ミスも防げます。

DLP の設定への移動

まず、Microsoft 365 アカウントにサインインします。ダッシュボードで、左上隅にあるアプリ起動end ツールを探します。利用可能なアプリの一覧から Microsoft Purview コンプライアンス ポータル を選択します。このポータルには、DLP を含むすべてのコンプライアンス機能が集約されています。

ポータルに入ると、左側にナビゲーション メニューが表示されます。「ソリューション」セクションを見つけ、「データ損失防止」を選択します。このセクションから、すべての DLP ポリシーと設定にアクセスできます。既存のポリシーの確認、新しいポリシーの作成、ポリシーアラートの確認が行えます。画面構成は分かりやすいため、必要な項目をすばやく見つけられます。

ヒント: コンプライアンス ポータルをブックマークしておくと、今後すばやくアクセスできます。ポリシーの更新や確認が必要になったときに、この小さな作業が時間の節約につながります。

アクセス許可とロール

DLP の設定へアクセスして構成するには、適切なアクセス許可が必要です。Microsoft 365 はロールベースのアクセス制御を使用します。つまり、DLP ポリシーを変更する前に、特定のロールが割り当てられている必要があります。適切なロールを割り当てることで、機密データ保護の設定を管理できるのは許可されたユーザーのみになります。

主なロールとその責任を示す表は次のとおりです。

これらのロールのいずれも持っていない場合、選択肢が限られたり、DLP の設定にアクセスしようとしたときにエラーが表示されたりすることがあります。必要に応じて、IT 管理者に適切なロールの割り当てを依頼できます。

注: 組織内でこれらのロールを持つユーザーを常に確認してください。必要な人だけにアクセスを限定することで、データの安全性を保てます。

機密データの特定

データ分類の基本

データを保護する前に、どのようなデータを保有しているかを把握する必要があります。データ分類は、機密性に基づいてファイルを整理し、ラベルを付けるのに役立ちます。この手順は、堅牢なデータ損失防止戦略の基礎となります。Microsoft Purview を使うと、この作業の多くが自動化され、簡単になります。クレジットカード番号や健康診断記録などの機密情報の種類を対象に、ファイルやメールをスキャンするルールを設定できます。

優れた分類体系では、明確なカテゴリを使用します。多くの組織は、「公開」「社内限定」「機密」「極秘」など、3 段階または 4 段階のレベルを採用しています。各レベルには秘密度ラベルを適用できます。これらのラベルにより、データを表示、編集、共有できるユーザーを制御できます。自動ラベル付けポリシーを使用すると、特定のパターンに一致するファイルに自動的にタグを付けられるため、時間を節約できます。

ヒント: 秘密度ラベルで暗号化とコンテンツ マーキングを併用してください。これにより、最も重要なデータを守る保護が一層強化されます。

Microsoft 365 でデータを分類するためのベスト プラクティスは次のとおりです。

• Microsoft Purview を使用してデータ分類を適用し、自動化します。
• 機密レベルを明確に定めたデータ分類の分類体系を定義します。
• 暗号化とコンテンツ マーキングを備えた秘密度ラベルを展開します。
• 自動ラベル付けポリシーを使用して、データ分類を効率化します。
• データ損失防止ポリシーを適用し、データ漏えいを防止します。
• 過剰共有を抑制するため、共有の既定のリンクの種類を設定します。

データとポリシー要件の対応付け

データを分類したら、ポリシー要件に対応付ける必要があります。これは、業務データを適切な DLP ルールに結び付けることを意味します。まず Microsoft Information Protection と Azure Information Protection を使用して、ファイルに秘密度ラベルを適用します。これらのツールを使うと、正しいラベルが付いていないファイルをブロックまたは制限できます。

Microsoft 365 コンプライアンス センターで データ損失防止ポリシーを作成できます。このポリシーは、必要な秘密度ラベルが付いていないファイルをブロックまたは拒否できます。これは Office ドキュメントやその他のサポートされているファイル形式で最も効果的に機能する点に注意してください。PDF などのファイルには、追加のソリューションが必要になる場合があります。

Microsoft 365 DLP ポリシーの作成

Microsoft 365 の DLP ポリシーを設定すると、組織内で機密情報がどのように移動するかを制御できます。ポリシー テンプレートを使用する方法と、カスタム ポリシーを作成する方法から選べます。どちらの方法にも、それぞれメリットと課題があります。

ポリシー テンプレートの使用

Microsoft 365 DLP には、一般的なシナリオ向けの事前構成済みテンプレートが用意されています。これらのテンプレートを使うと、財務データや医療データなどの機密情報の種類を、少ない手間で保護できます。テンプレートはすぐにデプロイでき、ニーズに合わせてカスタマイズできます。テンプレートにはベスト プラクティスが含まれており、地域固有の要件にも対応しています。

カスタム ポリシーの設定

カスタム ポリシーでは、ゼロからルールを作成したり、テンプレートを変更して独自の要件に合わせたりできます。業務プロセスに合わせて、条件、アクション、適用方法を調整できます。カスタム ポリシーは作業量が多くなりますが、より高い柔軟性が得られます。

Microsoft 365 でカスタム DLP ポリシーを作成するには、次の手順に従います。

1. Microsoft 365 コンプライアンスに移動し、[データ損失防止] を選択します。
2. [カスタム] オプションを選択して、ポリシーを作成します。
3. ポリシーに名前を付けて、説明を追加します。
4. 必要に応じて管理単位を割り当てます。
5. 適用するサービスの場所を選択します (Exchange、SharePoint、OneDrive など)。
6. 機密情報の種類に基づいて、ルールとアクションをカスタマイズします。
7. ポリシーを保存して有効にします。

ポリシーの命名とスコープの設定

効果的な命名とスコープの設定は、DLP ポリシーを管理し、混乱を避けるうえで役立ちます。ポリシーの目的、場所、重大度がわかる明確な名前を使用してください。スコープでは、ポリシーの適用範囲と、その影響を受けるユーザーを定義します。

データ損失防止の場所

Microsoft 365 では、多くの場所で機密データを保護できます。場所ごとに機能と課題が異なるため、効果的な DLP ポリシーを設定するには、これらの違いを理解する必要があります。

メール (Exchange)

メールは、機密データが組織の外に流出する最も一般的な経路の 1 つです。Exchange Online では、メールと添付ファイルに DLP ポリシーを適用できます。メッセージをスキャンして、クレジットカード番号、医療記録、社外秘の事業計画を検出できます。DLP が機密コンテンツを検出すると、メッセージをブロックしたり、送信者に警告したり、管理者に通知したりできます。

SharePoint と OneDrive

SharePoint と OneDrive には、組織の大量のファイルが保存されています。これらのプラットフォームはコラボレーションを支援しますが、データ漏えいのリスクも高めます。SharePoint と OneDrive の DLP ポリシーを使うと、機密文書へのアクセスや共有を誰が行えるかを制御できます。

Teams とその他の場所

Microsoft Teams は、チャット、会議、ファイル共有を統合します。Teams の DLP ポリシーは、チャット メッセージとチャネル メッセージに重点を置いています。メッセージをスキャンして機密情報を検出し、ユーザーがリアルタイムで共有するのを防止できます。メッセージのスキャンを有効にするには Teams の特定のライセンスが必要なため、ポリシーを設定する前にプランを確認してください。

DLP ルールとアクションの定義

条件と例外

DLPポリシーを設定する際は、どの条件でルールを適用するかを決める必要があります。条件を使うと、機密情報の保護が必要な特定のシナリオを対象にできます。ビジネスニーズに合わせて、多くのオプションから選択できます。

• 送信者が特定のメールボックスである
• 送信者が指定したグループのメンバーである
• 送信者のIPアドレスが範囲に一致する
• 送信者のアドレスに特定の単語が含まれる
• 送信者のアドレスがパターンに一致する
• 送信者のドメインが指定した値に一致する
• 送信者の範囲が内部または外部である
• 送信者のプロパティに特定の単語が含まれる、またはパターンに一致する

アクション: ブロック、制限、通知

条件を定義したら、DLPポリシーが機密情報の種類を検出した場合の動作を選択する必要があります。Microsoft 365には、ルールを適用するためのアクションがいくつか用意されています。each アクションは、ユーザーへの影響がそれぞれ異なります。

ルールの優先順位

複数のDLPポリシーを作成する場合は、それぞれの優先順位を設定する必要があります。Microsoft 365はルールを順番に確認し、最も制限の厳しいものを最初に適用します。複数のポリシーが同じコンテンツに一致する場合は、最も厳格なアクションが適用されます。

ユーザーへの通知とインシデントレポート

エンドユーザー向けアラートのカスタマイズ

Microsoft 365のDLPポリシーでエンドユーザー向けアラートをカスタマイズすると、ユーザーがより適切な判断を下せるようになります。ユーザーが機密情報を共有しようとした場合は、明確なガイダンスを提供する必要があります。ポリシーのヒントは、穏やかなリマインダーとして機能します。機密データを組織外に送信するなどの危険な操作をユーザーが行うと、ポップアップメッセージとして表示されます。

エンドユーザー向けアラートをカスタマイズするためのベストプラクティスには、次のものがあります。

• ユーザーにアラートが表示される頻度を設定します。多すぎるメッセージでユーザーを圧倒しないようにしてください。
• アラートを受け取る相手を選択します。ポリシー違反について通知すべき適切なユーザーだけが受け取るようにしてください。
• 通知メッセージをカスタマイズします。平易な言葉で、何が起きたのか、ユーザーが次に何をすべきかを説明してください。
• アラートに役立つアドバイスを追加します。コンプライアンスルールと安全なデータの取り扱いについて、ユーザーに注意を促してください。
• ポリシーのヒントを頻繁に活用します。DLPを操作をブロックする手段としてだけでなく、教育ツールとして活用してください。

管理者への通知

DLPのインシデントについて、管理者に情報を common 継続的に提供する必要があります。Microsoft 365では、これらのイベントに対してメール通知を設定できます。これらの通知により、データ漏えいの可能性に迅速に対応できます。

エンドポイントDLPの構成

エンドポイントDLPは、ノートPCやデスクトップなど、ユーザーのデバイス上の機密データを保護するのに役立ちます。エンドポイントDLPを使用すると、オフラインで作業している場合や社内ネットワークの外にいる場合でも、重要なファイルに対するユーザーの操作を監視および制御できます。

エンドポイント設定へのアクセス

エンドポイントDLPを使い始めるには、Microsoft Purviewポータルで有効にする必要があります。設定にアクセスして構成するには、次の手順に従ってください。

1. Microsoft Purviewポータルを開き、データ損失防止 > 概要に移動します。
2. 右上隅にある設定オプションを見つけて選択します。
3. 設定ページで、エンドポイントの設定を選択します。
4. オンボードされたサーバーのエンドポイントDLPサポートという名前のセクションを展開します。
5. トグルをオンに設定して、エンドポイントDLPを有効にします。

エンドポイントポリシーの適用

エンドポイントDLPを有効にしたら、ユーザーがデバイス上で機密情報をどのように扱うかを制御するポリシーを作成する必要があります。Microsoft 365では、組織固有の運用ニーズに合わせてカスタムルールを作成できます。

ポリシーのテストと検証

Microsoft 365のDLPポリシーを組織全体に適用する前に、テストすることは非常に重要な手順です。日常業務を妨げることなく、ルールによって機密情報が確実に保護されるかを確認する必要があります。

テストモードと適用モード

新しいDLPポリシーを作成する際は、まずテストモードから始めます。このモードでは、コンテンツをブロックしたり制限したりすることなく、ポリシーの動作を確認できます。ポリシーの一致を監視し、ルールがユーザーの作業フローにどのように影響するかを把握できます。

• テストモードでは、ポリシーに一致した項目にフラグが付けられますが、コンテンツの送信は一切妨げられません。
• ユーザーの作業フローに悪影響がないことを確認するため、まずテストモードを使用してください。
• 適用モードでは、構成されたルールに従ってデータの共有を積極的にブロックまたは制限します。

レポートとログの確認

DLP ポリシーをテストしたら、レポートとログを確認して、その有効性を検証する必要があります。Microsoft 365 は、ポリシーの一致やインシデントに関する詳細な情報を収集します。このデータを使ってポリシーを調整し、機密情報を安全に保護できます。

DLP のベスト プラクティス

しきい値の微調整

DLP の展開は、ポリシーのしきい値を微調整することで改善できます。まずはテスト モードまたは監視モードでポリシーの展開を開始してください。このアプローチなら、業務を妨げることなく、ルールが日常の業務にどう影響するかを確認できます。

セキュリティと生産性のバランス

DLP ポリシーを展開する際は、セキュリティと生産性のバランスを取る必要があります。ポリシーを厳しくしすぎると、業務の進行が遅くなるおそれがあります。逆に緩すぎると、セキュリティに穴が生じます。

定期的なポリシーの見直し

DLP ポリシーは定期的に見直すべきです。データや業務上のニーズは時間とともに変化します。四半期ごとに、または組織に大きな変更があったあとに、ポリシーの見直しをスケジュールしてください。

避けるべきよくある落とし穴

Microsoft 365 のデータ保護を設定する際は、セキュリティを弱めたり、チームを疲弊させたりする一般的なミスを避けたいところです。

過度に制限的なポリシー

厳格なルールこそが最善の保護だと考えるかもしれません。しかし実際には、過度に制限的なポリシーは チームの作業を遅らせるだけでなく、ユーザーが安全でない回避策を探すよう仕向けることで、新たなリスクを生み出します。

ユーザーのフィードバックの無視

チームは毎日このポリシーと接しています。そのフィードバックを無視すると、ポリシーが正当な業務プロセスにどう影響しているかについての貴重な知見を見逃すことになります。

ポリシーの更新の怠り

ポリシーは一度設定したら終わりではありません。変化する組織構造や新たなコンプライアンス要件に対応するため、定期的に見直して更新する必要があります。

継続的な DLP の管理

ポリシーの有効性の監視

データ損失防止の展開が計画どおりに機能しているかを確認する必要があります。Microsoft Purview のダッシュボードを使用して、パフォーマンス指標とインシデントの傾向を時系列で追跡してください。

インシデントへの対応

展開でポリシー違反が検出された場合は、すぐに対処する必要があります。自動アラートを設定し、Activity Explorer を活用して、統合インシデント キュー内でアラートを管理してください。

トレーニングと啓発

展開が成功するかどうかは、チームがポリシーを理解し、やるべきことを把握しているかにかかっています。継続的なトレーニング、わかりやすいユーザー ガイド、フィードバックのための開かれた連絡手段を提供してください。

Microsoft 365 の DLP ポリシーの設計と管理は、一度で終わる IT 作業ではなく、継続的な取り組みです。計画的な準備、テスト モードの活用、しきい値の調整、そしてユーザーからのフィードバックを受け付ける窓口の維持によって、業務の効率を損なうことなく組織を確実に保護できます。これらの手法についてさらに詳しく知りたい方は、ポッドキャストのエピソード Configure Microsoft 365 DLP Policies in Purview もぜひお聴きください。