Comment activer le message d’absence dans Outlook : étapes pour chaque version

Par Mirko Peters · 2026-11-12

Comment activer le message d’absence dans Outlook avec les réponses automatiques : étapes pour Windows, le web, Mac et mobile, ainsi que pour les boîtes aux lettres partagées et les solutions lorsque les réponses ne partent pas.

Traduit automatiquement par IA à partir de l'article original. Lire l'original en anglais

Pour activer le message d’absence dans Outlook, ouvrez les paramètres de réponses automatiques, activez-les, choisissez les dates de votre absence et rédigez votre message. Dans Outlook classique, il faut passer par Fichier, puis Réponses automatiques. Dans le nouvel Outlook, c’est Paramètres d’affichage, Comptes, Réponses automatiques. Sur le web et sur téléphone, les réponses se trouvent dans Paramètres. Cet article s’adresse aux utilisateurs de Outlook qui vont s’absenter quelques jours ou quelques semaines et qui veulent les étapes exactes pour leur version, ainsi qu’aux administrateurs qui doivent configurer les réponses pour la boîte aux lettres d’un autre utilisateur ou d’une boîte partagée.

Points clés

• Dans Outlook classique, choisissez Fichier, Réponses automatiques, Envoyer des réponses automatiques, définissez une plage de dates, rédigez deux messages distincts, l’un pour l’intérieur et l’autre pour l’extérieur de l’organisation, puis sélectionnez OK.
• Dans le nouvel Outlook, accédez à Paramètres d’affichage, Comptes, Réponses automatiques, activez le bouton, définissez la période et enregistrez.
• Les réponses automatiques nécessitent un compte Exchange ou Microsoft 365. Les comptes Gmail, Yahoo et autres comptes POP ou IMAP ne sont pas pris en charge.
• Pendant votre absence, chaque expéditeur ne reçoit qu’une seule réponse, et les spams placés dans le dossier Courrier indésirable ne reçoivent aucune réponse.
• Les réponses d’absence sont des règles côté serveur : elles continuent de fonctionner lorsque votre ordinateur portable est fermé. Les administrateurs peuvent les configurer pour un utilisateur ou une boîte partagée depuis les centres d’administration.

Vérifiez d’abord votre compte

Les réponses automatiques s’exécutent sur le serveur de messagerie et dépendent donc d’un compte Exchange Online ou Exchange. La page de Microsoft consacrée aux réponses automatiques d’absence indique que cette fonctionnalité intégrée nécessite un compte professionnel ou scolaire Exchange ou Microsoft 365, et précise qu’elle n’est pas prise en charge pour les comptes Gmail, Yahoo ou autres comptes POP ou IMAP. Outlook pour Mac fonctionne avec les comptes Exchange, Outlook.com, Hotmail et Office 365. Les applications mobiles fonctionnent avec les comptes Microsoft 365, Exchange, Exchange hybride et Outlook.com.

Si vous ne disposez que d’un compte IMAP ou POP, la solution de contournement proposée par Microsoft consiste à créer une règle. Mais, selon la même page, Outlook doit rester ouvert pendant votre absence : ce n’est donc pas un bon choix pour un long déplacement.

Quelle version d’Outlook utilisez-vous ? Si vous voyez un menu Fichier en haut à gauche, vous utilisez Outlook classique. Si vous voyez une icône d’engrenage Paramètres et aucun menu Fichier, vous utilisez le nouvel Outlook ou la version web. Les étapes ci-dessous suivent cette distinction.

Comment activer le message d’absence dans Outlook classique pour Windows

1. Sélectionnez Fichier, puis Réponses automatiques.
2. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.
3. Cochez Envoyer uniquement pendant cette plage horaire et définissez la date et l’heure de début et de fin. Si vous ne le faites pas, vous devrez désactiver les réponses manuellement.
4. Rédigez votre message. Avec un compte professionnel ou scolaire, deux onglets apparaissent : Dans mon organisation et En dehors de mon organisation. Remplissez les deux.
5. Sélectionnez OK.

Pour désactiver les réponses automatiques avant l’heure prévue, sélectionnez Désactiver dans la barre de messages située sous le ruban. La fenêtre Réponses automatiques contient aussi un bouton Règles pour les cas plus complexes, par exemple lorsque vous souhaitez traiter différemment certains expéditeurs. Vérifiez qu’aucune ancienne règle d’absence du bureau n’y subsiste.

Comment définir une absence du bureau dans le nouvel Outlook pour Windows

1. Dans l’onglet Affichage, sélectionnez Paramètres d’affichage.
2. Accédez à Comptes, puis à Réponses automatiques.
3. Activez le bouton Réponses automatiques.
4. Si vous connaissez vos dates, choisissez l’option de période et saisissez les heures de début et de fin.
5. Si vous souhaitez répondre uniquement aux personnes externes que vous connaissez, choisissez Envoyer les réponses uniquement aux contacts.
6. Sélectionnez Enregistrer.

L’option « contacts uniquement » mérite d’être connue. Microsoft avertit que si vous envoyez des réponses à toutes les personnes extérieures à votre organisation, chaque e-mail entrant reçoit une réponse, y compris les newsletters, les publicités et éventuellement les courriers indésirables. La page recommande de limiter les réponses aux contacts.

Outlook sur le web, Mac et mobile

Outlook sur le web et Outlook.com

Les étapes Web de Microsoft pour la nouvelle expérience sont les suivantes :

1. Sélectionnez Paramètres (l’icône en forme de roue dentée), puis Comptes, puis Réponses automatiques.
2. Activez Activer les réponses automatiques.
3. Vous pouvez cocher Envoyer les réponses uniquement pendant une période et saisir les heures de début et de fin. Sans cette option, les réponses restent actives jusqu’à ce que vous les désactiviez.
4. Vous pouvez utiliser les options d’agenda : Bloquer mon agenda pour cette période, Refuser automatiquement les nouvelles invitations pour les événements se déroulant pendant cette période et Refuser et annuler mes réunions pendant cette période.
5. Rédigez le message. Vous pouvez le mettre en forme.
6. Cochez Envoyer les réponses en dehors de votre organisation si vous souhaitez inclure les expéditeurs externes.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Dans l’ancienne disposition Web, le chemin est Paramètres, Compte, Réponses automatiques, puis Envoyer des réponses automatiques. Pour désactiver les réponses dans la nouvelle disposition, désactivez le bouton. Dans l’ancienne disposition, choisissez Ne pas envoyer de réponses automatiques.

Outlook pour Mac

Microsoft le documente dans son article Mac sur les réponses automatiques d’absence du bureau.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Courrier.
2. Dans le menu Outils, choisissez Réponses automatiques.
3. Sélectionnez le compte dans la liste déroulante et activez Envoyer des réponses automatiques.
4. Sous Message pour les personnes de votre organisation, saisissez votre réponse.
5. Pour utiliser une plage de dates, activez le bouton Définir pour la période, cochez Période et choisissez une date de début et de fin.
6. Pour répondre aux expéditeurs externes, cochez Message pour les personnes extérieures à votre organisation, choisissez Envoyer uniquement à mes contacts ou Envoyer à tout le monde, puis saisissez le texte. Cette option n’apparaît que si votre administrateur Exchange l’a activée.
7. Fermez la fenêtre Réponses automatiques.

Si vous avez défini une heure de fin, les réponses s’arrêtent automatiquement à ce moment-là. Pour les désactiver plus tôt, revenez à Outils, Réponses automatiques et désactivez Envoyer des réponses automatiques. Microsoft indique également que la prise en charge de l’ancien Outlook pour Mac prend fin en octobre 2026.

Outlook pour iOS et Android

Sur téléphone, les réponses automatiques se configurent compte par compte. Ouvrez Paramètres, sélectionnez le compte, sélectionnez Réponses automatiques et activez le bouton. L’article Microsoft consacré aux applications mobiles énumère les options suivantes : une plage horaire avec heures de début et de fin, un blocage de l’agenda qui vous affiche comme absent, le choix d’effacer ou de refuser les réunions sur cette plage, des réponses à tout le monde ou uniquement aux personnes de votre organisation, ainsi que des messages distincts pour les expéditeurs internes et externes.

Microsoft décrit les réponses d’absence du bureau comme des règles côté serveur : une réponse configurée sur téléphone s’exécute donc sur le serveur, comme toute autre règle. Après l’enregistrement, ouvrez une fois le paramètre dans un autre client pour vérifier.

Que rédiger

Le message fait tout le travail, alors prenez le temps de le soigner.

• Indiquez que vous êtes absent et pour combien de temps, avec des dates précises.
• Désignez une personne joignable en cas d’urgence, avec une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.
• Indiquez à partir de quand vous serez de nouveau disponible pour répondre.
• Gardez le message externe court. Un client n’a pas besoin de connaître vos dates de congés ni le nom de votre projet interne.

Un modèle simple : « Merci pour votre message. Je suis absent(e) du [date] au [date] et répondrai à mon retour, le [date]. Pour toute demande urgente, veuillez contacter [nom] à l’adresse [e-mail]. »

Rédigez le message interne différemment. Votre équipe peut avoir besoin de plus de détails : qui prend en charge quel projet, où se trouvent les fichiers, quelles réunions ont été déplacées. Si deux onglets ou deux champs sont disponibles, utilisez-les à bon escient.

Où trouver le bouton d’activation et de désactivation

Chaque version en propose un. Dans Outlook classique, la barre de messages sous le ruban indique l’état et propose un bouton Désactiver. Sur le web, vous basculez le commutateur. Sur Mac, désactivez Envoyer les réponses automatiques dans le menu Outils. Le moyen le plus simple d’éviter que la réponse continue à s’envoyer après votre retour est de toujours définir une date de fin. Si vous ne l’avez pas fait, créez un rappel dans votre agenda pour le jour de votre retour.

Pourquoi votre réponse d’absence ne fonctionne pas

Le article de Microsoft sur le dépannage des réponses d’absence explique le fonctionnement. Les réponses d’absence sont des règles côté serveur : elles fonctionnent que votre Outlook soit ouvert ou non. Une seule réponse est envoyée par expéditeur. L’historique des expéditeurs est effacé lorsque vous activez ou désactivez le paramètre, ou lorsque vous modifiez la règle.

Cette règle « une réponse par expéditeur » piège beaucoup de testeurs. Si vous testez avec une seconde adresse qui vous appartient et envoyez deux e-mails, vous ne recevrez qu’une seule réponse. Testez plutôt avec une adresse vierge.

Voici les raisons habituelles pour lesquelles aucune réponse n’arrive :

1. Courrier indésirable. Si un message est marqué comme spam et placé dans les Éléments indésirables, aucune réponse automatique n’est générée.
2. Le type de compte. Les comptes Gmail, Yahoo et d’autres comptes POP ou IMAP ne sont pas pris en charge.
3. La période. La date de début ou de fin est erronée, ou déjà passée. Vérifiez les dates ainsi que le fuseau horaire.
4. Le transfert. Si le transfert SMTP est activé pour la boîte aux lettres, aucune réponse n’est générée.
5. Paramètres des domaines distants. Un paramètre d’administration nommé AutoReplyEnabled sur un domaine distant bloque les réponses vers ce domaine, et il prime sur les paramètres de la boîte aux lettres. Dans Exchange Online, sa valeur par défaut est true pour les nouveaux domaines distants et pour le domaine par défaut intégré.
6. Règles de transport. Les messages d’absence utilisent un chemin de retour vide. Une règle qui cible « En dehors de l’organisation » d’après l’expéditeur de l’enveloppe peut les bloquer.
7. Règles en double. Vérifiez la présence d’une autre règle de réponse d’absence dans le client, sous Fichier, Réponses automatiques, Règles.
8. Réponses envoyées alors que la fonction est désactivée. Microsoft indique que des réponses peuvent encore être envoyées si quelqu’un a créé la règle manuellement à partir du modèle de réponse d’absence.

Les administrateurs peuvent exécuter un suivi de messages pour suivre une réponse d’absence. Dans le suivi, l’expéditeur d’origine apparaît comme destinataire. Un événement de suppression portant le texte « RESOLVER.OOF.IntToExt » est normal : Exchange génère à la fois les réponses internes et externes, et supprime celle qui ne s’applique pas.

Si vous souhaitez une réponse à chaque message plutôt qu’une seule par expéditeur, Microsoft recommande une règle de boîte aux lettres côté serveur, qui fait répondre le serveur à l’aide d’un message précis. Il s’agit d’un outil différent du paramètre de réponse d’absence : mettez-le en place avec précaution.

Administrateurs : configurer la réponse pour un utilisateur ou une boîte aux lettres partagée

Il arrive que la personne qui doit répondre ne puisse pas configurer la réponse, parce qu’elle est déjà partie ou parce que la boîte aux lettres est partagée. L’article de Microsoft sur la configuration des réponses automatiques pour une boîte aux lettres d’utilisateur ou partagée présente ces méthodes.

1. Centre d’administration Microsoft 365. Accédez à Utilisateurs, puis à Utilisateurs actifs, sélectionnez un utilisateur disposant d’une boîte aux lettres Exchange, puis, dans le volet latéral, choisissez Paramètres de messagerie et Réponses automatiques. Pour une boîte aux lettres partagée, accédez à Groupes, puis à Boîtes aux lettres partagées, et sélectionnez Réponses automatiques dans le volet latéral.
2. Centre d’administration Exchange. Sous Destinataires, puis Boîtes aux lettres, sélectionnez la boîte aux lettres, puis Autres, puis Gérer les réponses automatiques.
3. Exchange Online PowerShell. Utilisez Set-MailboxAutoReplyConfiguration avec l’identité, -AutoReplyState (Disabled, Enabled ou Scheduled) ainsi que les heures de début et de fin pour les réponses planifiées. Consultez la référence de la cmdlet pour la liste complète des paramètres, et exécutez-la via Exchange Online PowerShell.

Le paramètre ExternalAudience détermine qui, à l’extérieur, reçoit une réponse. La valeur Known n’envoie les réponses externes qu’aux personnes figurant dans les contacts de l’utilisateur.

Pour une boîte aux lettres partagée qui doit répondre en permanence aux personnes extérieures, demandez-vous si une réponse d’absence est le bon outil. Elle est conçue pour les absences, avec des dates de début et de fin. Un accusé de réception permanent se met généralement en place autrement.

Erreurs courantes

• Oublier la date de fin. Sans période définie, les réponses continuent jusqu’à ce que quelqu’un les désactive.
• Ne renseigner qu’un seul message. Les comptes professionnels et scolaires disposent de messages distincts pour les destinataires internes et externes. Un onglet externe vide signifie que les expéditeurs extérieurs ne reçoivent rien.
• Répondre à tout le monde à l’extérieur. Cela inclut les lettres d’information et les courriers indésirables. Limiter la réponse aux contacts est plus prudent.
• Tester avec un expéditeur ayant déjà reçu une réponse. Chaque expéditeur n’en reçoit qu’une seule, utilisez donc une nouvelle adresse.
• Trop en dire. Un message externe qui mentionne vos déplacements ou le numéro personnel de votre collègue n’aide personne.
• Supposer qu’une boîte aux lettres POP ou IMAP fonctionne. Ce n’est pas le cas. Utilisez une règle et gardez Outlook ouvert, ou passez à un compte pris en charge.

Sujets connexes à explorer

• Planifier l’envoi de messages pendant votre absence. Si vous souhaitez que les messages partent un jour donné, apprenez à planifier un courriel dans Outlook.
• Réponses depuis une boîte aux lettres partagée. Décidez qui définit la réponse pour une adresse d’équipe et qui la supprime.
• Paramètres d’administration qui bloquent les réponses. Le domaine distant, les règles de transport et les paramètres de transfert sont les coupables habituels lorsque les réponses externes échouent.
• Blocage de l’agenda. Les applications web et mobiles peuvent bloquer votre agenda et refuser des réunions sur la même période.

Prochaine étape

Ouvrez dès aujourd’hui vos paramètres de réponses automatiques, même si le déplacement est dans plusieurs semaines, et vérifiez que les dates ainsi que les deux messages sont corrects. Envoyez ensuite un test depuis une adresse qui ne vous a jamais écrit, afin de savoir comment configurer un message d’absence dans Outlook de façon à ce qu’il fonctionne aussi pour les expéditeurs externes.