Zo zet je een afwezigheidsmelding in Outlook: stappen voor elke versie

By Mirko Peters · 2026-11-12

Zo zet je een afwezigheidsmelding in Outlook met automatische antwoorden: stappen voor Windows, web, Mac en mobiel, plus gedeelde postvakken en oplossingen wanneer antwoorden niet worden verzonden.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Om een afwezigheidsmelding in Outlook in te stellen, open je de instellingen voor automatische antwoorden, zet je ze aan, kies je de data waarop je weg bent en typ je je bericht. In klassieke Outlook doe je dat via Bestand, Automatische antwoorden. In de nieuwe Outlook ga je naar Instellingen weergeven, Accounts, Automatische antwoorden. In de webversie en op een telefoon vind je het onder Instellingen. Dit artikel is bedoeld voor Outlook-gebruikers die voor een paar dagen of weken weggaan en de exacte stappen voor hun versie willen. Het bevat ook een gedeelte voor beheerders die antwoorden moeten instellen voor het postvak van iemand anders of een gedeeld postvak.

Belangrijkste punten

• Kies in klassieke Outlook Bestand, Automatische antwoorden, Automatische antwoorden verzenden. Stel een periode in, schrijf aparte berichten voor binnen en buiten de organisatie en selecteer OK.
• Ga in de nieuwe Outlook naar Instellingen weergeven, Accounts, Automatische antwoorden, zet de schakelaar aan, stel de periode in en sla op.
• Automatische antwoorden vereisen een Exchange- of Microsoft 365-account. Gmail, Yahoo en andere POP- of IMAP-accounts worden niet ondersteund.
• Tijdens je afwezigheid krijgt elke afzender maar één antwoord, en spam die in Ongewenste e-mail terechtkomt, krijgt helemaal geen antwoord.
• Afwezigheidsmeldingen zijn regels op de server, dus ze blijven werken als je laptop dicht is. Beheerders kunnen ze voor een gebruiker of gedeeld postvak instellen in de beheercentra.

Controleer eerst je account

Automatische antwoorden draaien op de postvakserver, dus ze zijn afhankelijk van een Exchange Online- of Exchange-account. Op Microsofts pagina over automatische afwezigheidsberichten staat dat de ingebouwde functie een Exchange- of Microsoft 365-account voor werk of school vereist. Daar staat ook dat automatische antwoorden niet worden ondersteund voor Gmail, Yahoo of andere POP- of IMAP-accounts. Outlook voor Mac werkt met Exchange-, Outlook.com-, Hotmail- en Office 365-accounts. De mobiele apps werken met Microsoft 365-, Exchange-, Exchange-hybride- en Outlook.com-accounts.

Heb je alleen een IMAP- of POP-account, dan is de workaround van Microsoft een regel. Het addertje: volgens dezelfde pagina moet Outlook tijdens je afwezigheid blijven draaien. Dat maakt het een slechte keuze voor een lange reis.

Welke Outlook gebruik je? Zie je linksboven een menu Bestand, dan gebruik je klassieke Outlook. Zie je een tandwiel voor Instellingen en geen menu Bestand, dan gebruik je de nieuwe Outlook of de webversie. De onderstaande stappen volgen die indeling.

Zo zet je een afwezigheidsmelding in klassieke Outlook voor Windows

1. Selecteer Bestand en daarna Automatische antwoorden.
2. Selecteer Automatische antwoorden verzenden.
3. Vink Alleen verzenden tijdens deze periode aan en stel de begin- en eindedatum en -tijd in. Sla je dit over, dan moet je de antwoorden zelf uitzetten.
4. Typ je bericht. Met een werk- of schoolaccount zie je twee tabbladen: Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie. Vul beide in.
5. Selecteer OK.

Om automatische antwoorden eerder uit te zetten, selecteer je Uitschakelen in de berichtbalk onder het lint. In het venster Automatische antwoorden staat ook een knop Regels voor geavanceerde situaties, bijvoorbeeld als je bepaalde afzenders anders wilt behandelen. Controleer of er geen oude regel voor afwezigheid meer staat.

Zo stel je een afwezigheidsmelding in via de nieuwe Outlook voor Windows

1. Selecteer op het tabblad Weergave de optie Weergave-instellingen.
2. Ga naar Accounts en vervolgens naar Automatische antwoorden.
3. Zet de schakelaar Automatische antwoorden aan.
4. Als je de data kent, kies je de optie voor een tijdsperiode en vul je de begin- en eindtijd in.
5. Als je alleen wilt antwoorden aan externe personen die je kent, kies je Antwoorden alleen verzenden naar contactpersonen.
6. Selecteer Opslaan.

De optie 'alleen contactpersonen' is het waard om te kennen. Microsoft waarschuwt dat als je antwoorden stuurt naar iedereen buiten je organisatie, elk binnenkomend e-mailbericht een antwoord krijgt, ook nieuwsbrieven, advertenties en mogelijk spam. De pagina adviseert om antwoorden te beperken tot contactpersonen.

Outlook op het web, Mac en mobiel

Outlook op het web en Outlook.com

De webstappen van Microsoft voor de nieuwe ervaring zijn:

1. Selecteer Instellingen (het tandwiel), vervolgens Accounts en daarna Automatische antwoorden.
2. Zet Automatische antwoorden inschakelen aan.
3. Vink eventueel Antwoorden alleen verzenden binnen een bepaalde periode aan en vul de begin- en eindtijd in. Zonder deze optie blijven de antwoorden aan staan totdat je ze uitzet.
4. Gebruik eventueel de agenda-opties: Mijn agenda voor deze periode blokkeren, Nieuwe uitnodigingen voor gebeurtenissen in deze periode automatisch afwijzen en Mijn vergaderingen in deze periode afwijzen en annuleren.
5. Typ het bericht. Je kunt de opmaak aanpassen.
6. Vink Antwoorden verzenden buiten je organisatie aan als je ook afzenders van buiten je organisatie wilt meenemen.
7. Selecteer Opslaan.

In de oudere weblayout loopt het pad via Instellingen, Account, Automatische antwoorden en daarna Automatische antwoorden verzenden. Om antwoorden in de nieuwe layout uit te zetten, schakel je de schakelaar uit. In de oudere layout kies je Geen automatische antwoorden verzenden.

Outlook voor Mac

Microsoft beschrijft dit in het Mac-artikel over automatische afwezigheidsantwoorden.

1. Klik in het navigatiedeelvenster op Mail.
2. Kies in het menu Extra de optie Automatische antwoorden.
3. Kies het account in de vervolgkeuzelijst en zet Automatische antwoorden verzenden aan.
4. Typ je antwoord onder Bericht voor binnen je organisatie.
5. Wil je een datumbereik gebruiken, zet dan de schakelaar Instellen voor de tijdsperiode aan, vink Tijdsperiode aan en kies een begin- en einddatum.
6. Wil je antwoorden aan afzenders van buiten de organisatie, vink dan Bericht voor buiten je organisatie aan, kies Alleen naar mijn contactpersonen verzenden of Naar iedereen verzenden en typ de tekst. Deze optie verschijnt alleen als je Exchange-beheerder deze heeft ingeschakeld.
7. Sluit het venster Automatische antwoorden.

Als je een eindtijd hebt ingesteld, stoppen de antwoorden vanzelf na dat moment. Om ze eerder uit te zetten, ga je terug naar Extra, Automatische antwoorden en schakel je Automatische antwoorden verzenden uit. Microsoft meldt ook dat de ondersteuning voor de oudere Outlook voor Mac eindigt in oktober 2026.

Outlook voor iOS en Android

Op de telefoon stel je automatische antwoorden per account in. Open Instellingen, selecteer het account, selecteer Automatische antwoorden en zet de schakelaar aan. Het mobiele artikel van Microsoft noemt deze opties: een tijdsperiode met begin- en eindtijd, een agendablokkade die je als afwezig toont, de keuze om vergaderingen in die periode te wissen of af te wijzen, antwoorden naar iedereen of alleen naar mensen in je organisatie, en aparte berichten voor interne en externe afzenders.

Microsoft beschrijft afwezigheidsantwoorden als serverregels, dus een antwoord dat je op de telefoon instelt, draait net als elke andere regel op de server. Open de instelling na het opslaan één keer in een andere client om te controleren of die goed staat.

Wat je moet schrijven

Het bericht doet het echte werk, dus neem er even de tijd voor.

• Vermeld dat je afwezig bent en hoelang, met concrete data.
• Noem een persoon die kan helpen, met een e-mailadres of telefoonnummer, voor alles wat dringend is.
• Vermeld wanneer je weer reageert.
• Houd het externe bericht kort. Een klant hoeft niet te weten waar je naartoe gaat op vakantie of hoe je interne project heet.

Een eenvoudige sjabloon: "Bedankt voor je bericht. Ik ben er van [datum] tot en met [datum] niet en reageer pas weer vanaf [datum]. Neem bij dringende zaken contact op met [naam] via [e-mailadres]."

Schrijf het interne bericht anders. Je collega's hebben meer detail nodig: wie welk project overneemt, waar de bestanden staan en welke vergaderingen verplaatst zijn. Als je twee tabbladen of twee velden hebt, gebruik ze dan bewust allebei.

Waar je de aan- en uitschakelaar vindt

Elke versie heeft er een. In klassieke Outlook toont de berichtbalk onder het lint de status en een knop Uitschakelen. In het web zet je de schakelaar om. Op de Mac schakel je Automatische antwoorden verzenden uit in het menu Extra. De eenvoudigste manier om te voorkomen dat het blijft draaien na je terugkomst, is altijd een einddatum instellen. Heb je dat niet gedaan, zet dan een herinnering in je agenda voor de dag dat je terug bent.

Waarom je automatische antwoord niet werkt

Microsofts artikel over het oplossen van problemen met OOF-antwoorden legt de werking uit. Antwoorden bij afwezigheid zijn regels aan serverkant, dus ze werken ook als je Outlook niet open hebt staan. Ze worden per afzender één keer verzonden. De geschiedenis van afzenders wordt gewist wanneer je de instelling aan- of uitzet of de regel bewerkt.

Die regel "één keer per afzender" misleidt veel testers. Als je test met je eigen tweede adres en twee e-mails stuurt, krijg je maar één antwoord. Test daarom met een nieuw adres.

Dit zijn de gebruikelijke redenen waarom er geen antwoord komt:

1. Spam. Als een bericht als spam is gemarkeerd en in Ongewenste e-mail terechtkomt, wordt geen automatisch antwoord gegenereerd.
2. Het accounttype. Gmail, Yahoo en andere POP- of IMAP-accounts worden niet ondersteund.
3. Tijdsperiode. De begin- of einddatum is onjuist of al verstreken. Controleer de datums en de tijdzone.
4. Doorsturen. Als SMTP-doorsturen voor de postbus is ingeschakeld, worden er geen antwoorden gegenereerd.
5. Instellingen voor externe domeinen. Een beheerinstelling met de naam AutoReplyEnabled op een extern domein blokkeert antwoorden naar dat domein, en die overschrijft de instellingen van de postbus. In Exchange Online staat deze standaard op true voor nieuwe externe domeinen en het ingebouwde Default-domein.
6. Transportregels. Berichten over afwezigheid gebruiken een lege retourpad. Een regel die "Buiten de organisatie" op basis van de envelopafzender herkent, kan ze blokkeren.
7. Dubbele regels. Controleer in de client via Bestand, Automatische antwoorden, Regels of er nog een andere regel voor automatische antwoorden bij afwezigheid is.
8. Antwoorden die toch worden verzonden terwijl het is uitgeschakeld. Microsoft geeft aan dat antwoorden alsnog kunnen uitgaan als iemand de regel handmatig heeft aangemaakt op basis van de sjabloon voor afwezigheid.

Beheerders kunnen een berichtenspoor uitvoeren om een automatisch antwoord bij afwezigheid te volgen. In het spoor verschijnt de oorspronkelijke afzender als ontvanger. Een drop-gebeurtenis met de tekst "RESOLVER.OOF.IntToExt" is normaal: Exchange genereert zowel interne als externe antwoorden en laat het antwoord vallen dat niet van toepassing is.

Als je bij elk bericht een antwoord wilt in plaats van één per afzender, wijst Microsoft op een serverregel voor de postbus waarmee de server met een specifiek bericht antwoordt. Dat is een ander hulpmiddel dan de instelling voor afwezigheid, dus bouw het zorgvuldig op.

Beheerders: instellen voor een gebruiker of gedeelde postbus

Soms kan de persoon die het antwoord nodig heeft het zelf niet instellen, omdat die al weg is of omdat de postbus gedeeld is. Microsofts artikel over het instellen van automatische antwoorden voor een gebruikers- of gedeelde postbus beschrijft deze methoden.

1. Microsoft 365 beheercentrum. Ga naar Gebruikers, dan naar Actieve gebruikers, selecteer een gebruiker met een Exchange-postvak en kies in het zijpaneel Mailinstellingen en Automatische antwoorden. Voor een gedeeld postvak ga je naar Groepen, dan naar Gedeelde postvakken, en selecteer je Automatische antwoorden in het zijpaneel.
2. Exchange beheercentrum. Ga onder Ontvangers, dan naar Postvakken, selecteer het postvak, vervolgens Overige en daarna Automatische antwoorden beheren.
3. Exchange Online PowerShell. Gebruik Set-MailboxAutoReplyConfiguration met de identity, -AutoReplyState (Disabled, Enabled of Scheduled) en de begin- en eindtijden voor geplande antwoorden. Raadpleeg de cmdletreferentie voor de volledige parameterlijst en voer het uit via Exchange Online PowerShell.

De instelling ExternalAudience bepaalt wie buiten het bedrijf een antwoord krijgt. De waarde Known stuurt externe antwoorden alleen naar personen in de contacten van de gebruiker.

Voor een gedeeld postvak dat externe afzenders altijd moet antwoorden, kun je overwegen of een automatisch antwoord wel het juiste hulpmiddel is. Het is bedoeld voor afwezigheid, met een begin- en einddatum. Een permanente bevestiging is meestal beter op een andere manier in te richten.

Veelgemaakte fouten

• De einddatum vergeten. Zonder tijdsperiode blijven antwoorden doorgaan totdat iemand ze uitzet.
• Maar één bericht invullen. Werk- en schoolaccounts hebben aparte berichten voor binnen en buiten de organisatie. Een leeg tabblad voor buiten betekent dat externe afzenders niets krijgen.
• Iedereen buiten de organisatie antwoorden. Dat omvat ook nieuwsbrieven en spam. Alleen contacten is veiliger.
• Testen met een afzender die al een antwoord heeft gehad. Elke afzender krijgt er maar één, dus gebruik een nieuw adres.
• Te veel prijsgeven. Een extern bericht met je reisplannen of het privénummer van je collega helpt niemand.
• Ervan uitgaan dat een POP- of IMAP-postvak werkt. Dat werkt niet. Gebruik een regel en houd Outlook open, of stap over naar een ondersteund account.

Gerelateerde onderwerpen om te verkennen

• Mail plannen terwijl je weg bent. Als je berichten op een bepaalde dag wilt laten verzenden, lees dan hoe je een e-mail inplant in Outlook.
• Antwoorden vanuit een gedeeld postvak. Bepaal wie het antwoord voor een teamadres instelt en wie het weer verwijdert.
• Beheerinstellingen die antwoorden blokkeren. Instellingen voor externe domeinen, transportregels en doorstuurinstellingen zijn de gebruikelijke verdachten wanneer externe antwoorden mislukken.
• Agenda-blokkering. De web- en mobiele apps kunnen je agenda blokkeren en vergaderingen in dezelfde periode afwijzen.

Volgende stap

Open vandaag nog je instellingen voor automatische antwoorden, ook als de reis over weken is, en controleer of de datums en beide berichten kloppen. Stuur daarna een testbericht vanaf een adres dat nog nooit contact met je heeft gehad, zodat je weet hoe je een afwezigheidsbericht in Outlook instelt op een manier die ook voor externe afzenders werkt.