Comment créer un groupe de messagerie dans Outlook (étapes avec la liste de contacts)

Par Mirko Peters · 2026-11-12

Comment créer un groupe de messagerie dans Outlook à partir d’une liste de contacts ou d’un groupe de contacts : étapes pour le nouvel Outlook, l’Outlook classique, le web et Mac, et cas où un groupe Microsoft 365 est plus adapté.

Traduit automatiquement par IA à partir de l'article original. Lire l'original en anglais

Pour créer un groupe de messagerie dans Outlook, créez une liste de contacts : ouvrez Personnes, choisissez Nouvelle liste de contacts, donnez-lui un nom, ajoutez les adresses e-mail de vos membres, puis enregistrez. Dans l’Outlook classique, la même fonctionnalité s’appelle groupe de contacts et se trouve sous Contacts, Accueil, Nouveau groupe de contacts. Ensuite, il vous suffit de saisir le nom du groupe dans la zone À : Outlook renseigne tous les membres. Cet article s’adresse aux utilisateurs d’Outlook qui écrivent sans cesse aux mêmes personnes, ainsi qu’aux administrateurs à qui l’on demande : « Pouvez-vous me créer un groupe pour l’équipe ? » Il décrit les étapes pour chaque version et explique comment choisir entre une liste personnelle et un groupe partagé.

Points clés

• Un groupe de messagerie personnel dans Outlook s’appelle liste de contacts dans le nouvel Outlook et groupe de contacts dans l’Outlook classique. Il s’agit de la même fonctionnalité, que certains désignent aussi par liste de distribution.
• Dans le nouvel Outlook, sélectionnez Personnes, ouvrez la flèche à côté de Nouveau contact, choisissez Nouvelle liste de contacts, donnez-lui un nom, ajoutez les destinataires puis sélectionnez Créer.
• Dans l’Outlook classique, ouvrez Contacts, sélectionnez Nouveau groupe de contacts dans l’onglet Accueil, ajoutez les membres puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
• Pour envoyer un message au groupe, saisissez son nom dans la zone À d’un nouveau message. La suppression d’une liste ne supprime que la liste : les contacts restent en place.
• Un groupe Microsoft 365 est tout autre chose : il partage une boîte de réception, un agenda et des fichiers, et il se crée et se gère dans le Centre d’administration.

Liste de contacts, groupe de contacts, liste de distribution : est-ce la même chose ?

Ces termes sont à l’origine de la plupart des confusions, commençons donc par là. La page de Microsoft consacrée à la création, la modification et la suppression d’une liste de contacts indique que les listes de contacts étaient auparavant appelées groupes de contacts dans l’Outlook classique. Elle décrit aussi les groupes de contacts, ou listes de distribution, comme un moyen rapide d’écrire à des personnes avec lesquelles vous êtes en contact régulièrement. Trois noms, donc, pour une seule fonctionnalité personnelle.

Une liste de distribution au sens administratif est tout autre chose. Il s’agit d’un groupe activé pour la messagerie, créé par un administrateur, que chacun dans l’organisation peut utiliser. Votre liste personnelle, en revanche, est un ensemble d’adresses e-mail enregistrées dans vos propres contacts. Personne d’autre ne la voit.

Laquelle vous faut-il ? Si vous gérez une liste pour votre usage personnel, créez une liste de contacts. Si l’ensemble de l’entreprise doit pouvoir écrire aux personnes du « Bâtiment A », demandez à votre administrateur un groupe de distribution. Si une équipe a besoin d’une boîte de réception, d’un agenda et de fichiers partagés, il s’agit d’un groupe Microsoft 365, présenté plus loin.

Comment créer un groupe de messagerie dans le nouvel Outlook pour Windows

1. Sélectionnez Personnes dans le volet latéral.
2. Ouvrez la liste déroulante à côté de Nouveau contact, puis choisissez Nouvelle liste de contacts.
3. Saisissez un nom, ajoutez des destinataires par leur nom ou leur adresse e-mail et, si vous le souhaitez, une description.
4. Sélectionnez Créer.

Pour ajouter des contacts plus tard, sélectionnez Personnes, puis Vos listes de contacts, placez le pointeur sur la liste et sélectionnez le crayon Modifier. Saisissez des noms ou des adresses e-mail sous Ajouter des destinataires, puis sélectionnez Enregistrer. Pour supprimer quelqu’un, ouvrez la même vue de modification, sélectionnez la croix X à côté du contact et sélectionnez Enregistrer. Pour renommer une liste, modifiez-la et changez son nom.

Pour supprimer une liste, sélectionnez Personnes, puis Vos listes de contacts, placez le pointeur sur la liste et sélectionnez le bouton corbeille Supprimer. Pour supprimer plusieurs listes à la fois, cochez leurs cases et choisissez Supprimer dans le ruban. Confirmez à nouveau avec Supprimer. La suppression d’une liste ne supprime que la liste. Les contacts restent en place.

Outlook classique pour Windows

La page de formation de Microsoft sur la création d’un groupe de contacts décrit ces étapes.

1. Ouvrez Personnes depuis la barre de navigation.
2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Nouveau groupe de contacts.
3. Saisissez un nom dans la zone Groupe de contacts.
4. Sélectionnez Groupe de contacts, puis Ajouter des membres, et choisissez À partir des contacts Outlook, À partir du carnet d’adresses ou Nouveau contact e-mail.
5. Sélectionnez les personnes souhaitées. Maintenez la touche Ctrl enfoncée pour en sélectionner plusieurs, puis sélectionnez OK.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

C’est terminé. Le groupe apparaît désormais dans vos contacts. Pour lui envoyer un e-mail, accédez à Accueil, sélectionnez Nouveau message, puis À, saisissez le nom du groupe dans la zone Rechercher, double-cliquez sur le nom du groupe pour l’ajouter à la zone À, puis sélectionnez OK.

Outlook sur le web et Outlook.com

La page de Microsoft sur les listes de contacts dans Outlook.com décrit les étapes sur le web.

1. Sélectionnez l’icône Personnes en bas à gauche.
2. Dans la barre d’outils, sélectionnez la flèche à côté de Nouveau contact, puis Nouvelle liste de contacts.
3. Saisissez un nom et ajoutez des noms ou des adresses e-mail.
4. Sélectionnez Créer.

Il existe deux façons d’ajouter des personnes plus tard. Dans la première, sélectionnez Toutes les listes de contacts, choisissez la liste, sélectionnez Modifier, saisissez des noms ou des adresses, puis sélectionnez Enregistrer. Dans la seconde, sélectionnez d’abord les contacts, sélectionnez Ajouter à la liste dans la barre d’outils et choisissez la liste avec le signe plus. Pour retirer quelqu’un, ouvrez la liste, sélectionnez Modifier, sélectionnez la croix x à côté de la personne, puis Enregistrer.

Remarques issues de la même page : une liste de contacts est un ensemble d’adresses e-mail, seuls les contacts disposant d’une adresse e-mail peuvent donc être ajoutés. Les listes sont enregistrées dans votre dossier Contacts par défaut et apparaissent sous Toutes les listes de contacts. Si vous souhaitez regrouper des contacts pour un usage autre que l’e-mail, Microsoft suggère plutôt de créer un dossier. Pour utiliser un autre dossier pour la liste, sélectionnez ce dossier avant de choisir Nouvelle liste de contacts.

Outlook pour Mac

L’article de Microsoft consacré à Mac indique :

1. Sélectionnez le bouton Personnes dans la barre de navigation latérale.
2. Sélectionnez le dossier Contacts sous le compte où vous souhaitez créer la liste. Placez le pointeur sur Nouveau contact, puis sélectionnez Nouvelle liste de contacts.
3. Saisissez un nom.
4. Sous Ajouter des membres, saisissez l’adresse e-mail d’un contact et sélectionnez Ajouter. Répétez l’opération pour chaque contact.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Pour retirer un membre, sélectionnez le bouton corbeille à côté de ce contact, puis sélectionnez Enregistrer. La synchronisation des listes de contacts depuis le serveur ne fonctionne qu’avec les comptes Microsoft 365 et Outlook.com. Pour un compte POP ou IMAP, utilisez le dossier Contacts sous Sur mon ordinateur. Si Nouvelle liste de contacts est grisé, activez ces dossiers : sélectionnez Outlook, Paramètres, puis sous Paramètres rapides, sélectionnez Affichage, et sous Volet latéral, activez Afficher les dossiers Sur mon ordinateur. La prise en charge de l’ancien Outlook pour Mac prend fin en octobre 2026.

Utiliser votre groupe

Pour envoyer un message au groupe, créez un nouveau message et saisissez le nom du groupe dans la ligne À. Outlook le développe en ses membres. Un message envoyé à une liste de contacts est remis à tous les destinataires de cette liste. Vous pouvez aussi ajouter une liste de contacts aux demandes de réunion et à d’autres listes de contacts.

Deux points méritent réflexion avant de cliquer sur Envoyer.

D’abord, la confidentialité. Dans un envoi classique avec la ligne À, chaque destinataire voit les autres. Si la liste est volumineuse, mêle des personnes qui ne se connaissent pas ou inclut des adresses externes, placez le groupe en Cci. Microsoft signale un effet de bord : placer une liste de distribution en Cci peut empêcher les règles de messagerie des destinataires qui trient les messages selon le nom de la liste dans les champs À ou Cc. Notre guide sur la façon d’utiliser la Cci dans Outlook détaille ce point.

Ensuite, les limites. Dans Exchange Online, un groupe de distribution figurant dans le carnet d’adresses partagé compte pour un seul destinataire au regard de la limite par message, alors que les membres d’un groupe présent dans votre dossier Contacts personnel sont comptés individuellement. Une liste de contacts personnelle de 400 noms consomme donc 400 des destinataires autorisés par message. Cela compte si vous envoyez à de grandes listes.

Quand privilégier un groupe Microsoft 365

La page de Microsoft sur la comparaison des types de groupes dans Microsoft 365 présente les différentes options. En résumé :

• Microsoft 365 Groups sont destinés à la collaboration entre utilisateurs internes et externes à l’entreprise. Chaque groupe dispose d’une adresse de messagerie de groupe, d’un espace de travail partagé pour les conversations, les fichiers et les événements de calendrier, et peut se connecter à Teams.
• Les groupes de distribution envoient des notifications par e-mail à un ensemble fixe de personnes, comme « Personnes du bâtiment A ».
• Les groupes de distribution dynamiques envoient des messages aux personnes correspondant à des attributs tels que le service ou l’emplacement, la composition du groupe étant déterminée au moment de l’envoi.
• Les groupes de sécurité activés pour la messagerie accordent l’accès à des ressources et envoient des notifications par e-mail aux mêmes utilisateurs.
• Les boîtes aux lettres partagées donnent à plusieurs personnes l’accès à une même boîte aux lettres, par exemple une adresse d’assistance ou un accueil.

La page de Microsoft sur les listes de contacts met aussi en garde contre leur confusion avec les Microsoft 365 Groups, présentés comme l’option la plus complète, capable de partager une boîte de réception, un calendrier et des fichiers.

Quelques limites relevées dans la page de comparaison méritent d’être connues. Les Microsoft 365 Groups ne peuvent pas être membres de groupes de distribution ou de groupes de sécurité. Les utilisateurs externes ne peuvent rejoindre des Microsoft 365 Groups et leur envoyer des e-mails que si l’administrateur active ces fonctionnalités. Les boîtes aux lettres partagées ne peuvent pas être migrées vers des Microsoft 365 Groups. Et un groupe de distribution ajouté à une équipe Teams n’ajoute que ses membres, pas le groupe lui-même.

Ma règle : liste personnelle pour vos propres envois, groupe de distribution pour les annonces à l’ensemble de l’entreprise, Microsoft 365 Group lorsque des personnes doivent travailler ensemble.

Bien entretenir un groupe

• Donnez-lui un nom clair. « Équipe lancement projet » vaut mieux que « Groupe 1 ». Suivez les conventions de nommage de votre entreprise si elle en a.
• Vérifiez les membres. Retirez les personnes qui ont quitté l’entreprise et contrôlez les adresses. Une faute de frappe dans une seule adresse vous renverra le message en erreur.
• Vérifiez le compte. Les listes d’un compte Microsoft 365 ou Outlook.com sont stockées sur le serveur et apparaissent donc dans les autres clients Outlook. Sur un Mac avec un compte POP ou IMAP, les listes restent dans « Sur mon ordinateur ».
• Ne collez pas les listes de membres dans les messages. Envoyer à des personnes extérieures les noms de toute une liste revient exactement à la fuite que vous vouliez éviter.
• Demandez d’abord à l’informatique pour une liste à l’échelle de l’entreprise. Une liste que tout le monde doit utiliser n’est pas une liste de contacts personnelle.

Erreurs courantes

• Vous cherchez la commande dans Courrier. Elle se trouve dans Personnes, et non dans l’affichage Courrier.
• Appeler tous les groupes de la même façon. Une liste de contacts, un groupe de distribution et un Microsoft 365 Group ne se comportent pas de la même manière.
• Ajouter une personne sans adresse e-mail. Une liste de contacts est un ensemble d’adresses e-mail : ces contacts ne peuvent donc pas être ajoutés.
• Envoyer une grande liste dans À. Chacun voit tout le monde. Utilisez la Cci.
• Oublier que supprimer une liste ne supprime pas les contacts. Seule la liste disparaît. C’est une bonne nouvelle, mais les membres restent aussi dans votre carnet d’adresses.
• Vous pensez partager une liste personnelle. Vos collègues ne peuvent pas l’utiliser, sauf si vous leur transmettez les adresses.

Sujets connexes à explorer

• Masquer les destinataires. Découvrez le fonctionnement de Cci et les limites de cette option lorsqu’elle s’applique aux groupes.
• Groupes de distribution créés par les administrateurs. Dans Exchange Online, les administrateurs peuvent créer ces groupes et limiter les personnes autorisées à leur envoyer des messages.
• Boîtes aux lettres partagées pour les adresses d’équipe. Une adresse de type support@ nécessite généralement une boîte aux lettres partagée, et non une liste.
• Groupes dynamiques. Si l’appartenance doit suivre le service ou l’emplacement, demandez à votre administrateur s’il est possible de créer un groupe de distribution dynamique.

Prochaine étape

Ouvrez Personnes dans Outlook, créez une liste de contacts avec deux de vos propres adresses et envoyez-leur un message de test. Une fois que vous aurez vu comment un message adressé au groupe est distribué, vous saurez créer un groupe de messagerie dans Outlook qui se comporte comme vous l’attendez.